Trabajo de

Gestión secretarial

Elaborado por:
Ángel Gabriel j. Rodríguez s..
ATENCION Y SERVICIO AL
CLIENTE
 Temas en relación
 LA ESTRATEGIA DE SERVICIO

 LA SECRETARIA RELACIONISTA

 EL PREOTOCOLO
LA ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
 Nuestro propósito siguiente es definir los aspectos que se deben
tener en cuenta en al preparación de eventos externos .

 Los eventos reúnen personas con identidad de intereses. Son el

medio mas adecuado para intercambiar puntos de vista sobre
temas específicos. Por su complejidad y por la diversidad de
personas que en ellos intervienen, exigen una planeación
minuciosas , para logar resultados muy positivos .

 Aun cuando no es posible prever la totalidad de los pormenores

que se pueden presentar en la realización de un evento , si
podemos aproximarlos al éxito del mismo , si lo planificamos
cuidadosamente ; esto es , considerar todos los detalles, prever
todos los servicios y anticiparnos a solucionar posibles imprevistos.
 LAS PERSONAS QUE
INTERVIENEN EN LOS
EVENTOS
SE CLASIFICAN EN TRES
CATEGORIAS
1 Quienes se encargan de su organización son
responsables directamente de la ejecución del evento y
dependiendo de la magnitud del mismo. Se constituye
comités para alcanzar el éxito deseado.

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Quienes tienen a su cargo la parte académica o
técnica, denominados conferencistas
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 TO
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ASPECTOS A CONSIDERAR
5. Definir los objetivos
6. Programación académica y social
7. Duración
8. Numero de asistentes
DEFINIR LOS OBJETIVOS
Del fin que se persiga con la realización del mismo,
depende la fase de preparación. Por eso es
indispensable definir sus objetivos generales y
específicos.
 PROGRAMACION
ACADEMICA Y SOCIAL
Una vez establecidos los objetivos se entra a
definir un programa académico, con el cual se
pueda alcanzar el propósito del mismo. Como
parte integral de todo evento es necesario definir
también, en este momento, las posibles
actividades culturales y sociales que se
presentaran.
 DURACION
La programación académica y las actividades
culturales, son la base para determinar el tiempo
que se requiere para realizar el evento y una fecha
aproximada de realización, la cual no debe ser
inferior a seis meses para eventos nacionales. En
ocasiones, se definen los objetivos y se establece
de una vez la duración del evento.
 NUMERO DE ASISTENTES
Para seleccionar el sitio de reuniones es
indispensable hacer un análisis objetivo de los
posibles asistentes. Aun cuando estos eventos
generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope
máximo de asistentes.
 A L
E R
E N
G O
TO N T
E S V E
P U E
S U U N
R E D E
P
El costo total del evento y el valor de la inscripción se
determinan con base en los presupuestos elaborados
por los distintos comités, a los cuales se les asignara
esta y otras funciones a cumplir durante la
realización del evento .

El numero de comités y sus integrantes dependerá de

la magnitud del evento y de la disponibilidad de los
recursos que la organización pueda dedicar para este
fin.
 las siguientes son las actividades mínimas que
deben considerarse, para definir los costos del
evento.

 Salones de conferencias.

 Actos sociales

 Material impreso

 Transporte terrestre y aéreo.

 Invitados especiales

 Alquiler de recursos físicos como: SONIDO, FAX,EQUIPO DE

TRADUCCION.
qUna vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una
aproximación objetiva al valor total del evento.

LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

En primera instancia, debe haber un coordinador general del evento
con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador
conformado por cada uno de los responsables de los comités
definidos, quienes conjuntamente asignaran funciones y elaboraran
el plan general de trabajo, por lo mínimo de cuatro meses de
anticipación.

COMITÉ DE ADMINISTRACION
Tiene a su cargo la parte financiera del evento(movimiento de
cuentas, pagos, facturas, recaudos por inscripciones) el apoyo
logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de
instalación y clausura, sitios de reuniones y recursos físicos .
 qComité académico

Se encargara de hacer los contactos con los conferencistas,

ponentes, participantes en mesas redondas y relatoras y de
coordinar la recepción de las ponencias , conferencias, discursos
y conclusiones, harán parte de la memoria del evento.

qComité de relaciones publicas

Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento

de todos los comités, este es quizás el de mayor incidencia para
una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las
actividades de promoción, divulgación y atención directa a los
participantes y es por esto que debe constituir internamente
subcomités .
 O N
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G A
UL
I V
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Y
O N
C I
M O
R O
P
 Esta es la encargada de promover el evento, de enviar a sitios
estratégicos y con la debida anticipación los afiches del evento,
previamente definidos también por este comité. Así mismo debe
hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado,
folletos con toda la información, los cuales deben contener como
mínimo los siguientes datos:

q fecha y sede del evento

q objetos
q programa académico
q programa social
q Expositores
q tarifas de hoteles
q Solicitud
q valor y dirección de la inscripción
q fecha máxima de confirmación
q nombres de los integrantes del comité organizador.
INSCRIPCIONES
En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el
procedimiento es funcional y ágil, se establece un sentimiento de
confianza y si, por lo contrario, los tramites son confusos y
desordenados, los participantes se forman, de entrada , una imagen
negativa y de descontento, lo que dificultara el desarrollo normal del
evento.

El sitio de as inscripciones debe estar ubicado en un lugar visible con

suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un gran numero de
asistentes . Según el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar
tantos puestos de trabajo como los que exija el mismo.

qEscarapelas y materiales

La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la

utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se ha
familiarizado con ella.. La escarapela debe contener el nombre
completo del participante , procedencia (empresa-ciudad) y el cargo.
q Recepción, alojamiento e información

Este es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a

medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es
importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no
correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.
 TRANSPORTE
Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes,
funcionarios y personal den general que forme parte de del
evento. Debe prever la contratación de vehículos para transporte
individual, para asuntos relacionados directamente con la
organización y coordinación del evento.

ACTOS SOCIALES
Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social
del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de
instalación y clausura, actos culturales, visitas a sitios turísticos ,
refrigerios .

PROTOCOLO
Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados
especiales y por hacerles llegar la documentación necesaria sobre
el evento . Es el responsable de la organización de la mesa
principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus
nombres
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 Es el comité responsable de la recolección, elaboración de
originales, corrección, impresión, armada, distribución y archivo
de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y
conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar
todo documento que produzca el evento para la elaboración de
las memorias. Atiende además el eventual diligenciamiento,
envió, recibo y tramitación de correspondencia(correo, fax) de
los asistentes del evento.

Son sus funciones también elaborar circulares de promoción e

invitación al evento, actualización de listas y confrontación de
direcciones, elaborar fichas de inscripción, cuadro de
alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos
mecanográficos que surjan durante el evento.
 ETAPA POST-EVENTO
El objetivo de esta fase es analizar los resultados
obtenidos y elaborar un informe final sobre aspectos
positivos y negativos relevantes a nivel de evaluación y
como pauta para futuros eventos. La manera mas
objetiva de realizarlo es atreves de una reunión con
todos los integrantes de los comités.

üEs un compromiso del coordinador general del evento

enviar, cuanto antes, las memorias a cada uno de los
asistentes e invitados, en caso de no haber sido entregadas
al finalizar el evento. Igualmente enviar tarjetas de
agradecimiento por la asistencia y participación tanto a los
asistentes como a los expositores y entidades que
estuvieron vinculadas.
 Reglas del protocolo
Existen reglas que por norma o por tradición se deben
seguir dentro de la practica de las relaciones publicas.
Las siguientes son normas comunes a todos los actos,
trátense de inauguraciones, clausuras, aniversarios o
menciones especiales.
Himnos
Intervenciones
Mesa principal
Banderas
Atril
Acto social
Corte de cinta.
 UNA PRODUCCION DE :

ANGEL GABRIEL J. RODRIGUEZ S.

MODALIDAD: COMERCIO
SECCION: 10-07
FECHA: 04/11/08