Configura Outlook 2010 GTD

Cmo configurar Outlook 2010 para el GTD (Getting Things Done)
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El mtodo GTD Getting Things Done (ya desarrollado en anteriores artculos) es un sistema de organizacin de tareas desarrollado por David Allen que cuenta con millones de adeptos en todo el mundo. Diversos estudios han demostrado que incrementa la productividad y reduce el estrs laboral. En el siguiente artculo hacemos una propuesta de configuracin de nuestro correo electrnico Outlook 2010- para poder clasificar nuestros correos automticamente conforme a la filosofa GTD y crear las tareas correspondientes. Aunque no se comenta en este tutorial es evidente que podemos aprovechar las herramientas que por defecto incorpora Outlook 2010: de filtrado de tareas por fecha de inicio o vencimiento, de seguimiento de correos y tareas, lista de tareas pendientes, las posibilidades de visualizar conjuntamente el calendario y las tareas, etc. En la ltima pgina de este tutorial veremos algunas capturas de pantalla de ejemplo.

1) Creamos las 4 carpetas correspondientes a la fase de Organizar: prximo, proyecto, en espera y algn da. Haremos un clic izquierdo en la ficha Archivo y despus otro clic sobre el apartado Informacin del panel izquierdo. A continuacin nos dirigimos al panel central, clic sobre el botn desplegable Configuracin de la cuenta y finalmente otro sobre Configuracin de la cuenta.
En el siguiente cuadro contextual haremos un clic izquierdo sobre la pestaa Archivos de datos y a continuacin otro clic izquierdo sobre el botn Agregar.
A continuacin seleccionamos el apartado de Archivos de carpetas personales (.pst) de Office de Outlook mediante un clic izquierdo y despus otro sobre el botn Aceptar.
Seguidamente seleccionaremos una carpeta en nuestro disco duro para guardar el archivo de almacenamiento de datos (.pst), es conveniente crear una carpeta especfica, en este caso ser D:/GTD. Despus le proporcionamos un nombre a la carpeta raz, en este ejemplo GTD. Finalmente clic izquierdo sobre el botn Aceptar.
En el siguiente cuadro contextual escribiremos una contrasea para estas carpetas personales, no debemos olvidar marcar la casilla de verificacin Guardar contrasea en su lista de contraseas. Finalmente clic sobre el botn Aceptar.
Ahora vemos cmo ya hemos creado el archivo de carpetas personales GTD. Para finalizar haremos un clic izquierdo sobre el botn Cerrar.
A continuacin haremos un clic izquierdo sobre la ficha Inicio y veremos cmo ya se ha creado la carpeta raz GTD. Debemos desplegarla mediante un clic izquierdo sobre la flecha remarcada.
Seguidamente haremos un clic derecho sobre la carpeta GTD y en el cuadro desplegado otro clic izquierdo sobre el apartado Nueva carpeta.
Despus le proporcionamos el nombre a la carpeta, seleccionamos el archivo de carpetas GTD (el contenido de la carpeta sern los elementos de correo) y finalmente clic izquierdo sobre el botn Aceptar.
Repetiremos este ltimo paso para las otras tres carpetas, este sera el resultado final.
Tambin crearemos una carpeta llamada Archivo, la de eliminar no, ya que contamos por defecto con Elementos eliminados donde se ubicarn los correos que vayamos borrando.
2) Creamos las categoras para los correos que tambin se correspondern con la fase de Organizar: prximo, proyecto, en espera y algn da. Haremos un clic izquierdo en la ficha Inicio y despus otro sobre el botn desplegable Categorizar y en el cuadro desplegado otro clic sobre el apartado Todas las categoras.
En el siguiente cuadro contextual veremos todas las categoras.
Primero eliminaremos las que no necesitamos, haremos un clic izquierdo en las casillas de verificacin (a la izquierda de cada categora) en las que deseemos borrar y despus otro clic sobre el botn Eliminar.
En el siguiente cuadro de dilogo haremos clic izquierdo sobre el botn S y despus otro clic sobre el botn Aceptar del anterior cuadro contextual.
Despus desmarcaremos las casillas de verificacin destacadas y haremos clic izquierdo sobre el botn Aceptar.
Seguidamente vamos a cambiar el nombre a las categoras, iremos marcando en la casilla correspondiente de la categora a modificar y despus otro clic izquierdo sobre el botn Cambiar nombre, cuando hayamos finalizado con todas las categoras otro clic sobre el botn Aceptar.
En el siguiente cuadro vemos el resultado final. Observamos cmo tambin hemos creado una carpeta llamada Archivo.
Podremos ver las categoras creadas si desplegamos mediante un clic izquierdo el botn Categorizar (est ubicado en el grupo de botones etiquetas de la ficha de Inicio).
3) Creamos reglas de derivacin para los correos, para vincular la categora que le asignamos a un correo con su carpeta correspondiente. Haremos un clic en la ficha Inicio y nos dirigiremos a la esquina de la derecha de la Cinta de opciones. Despus otro clic sobre el botn desplegable de Reglas y otro en Administrar reglas y alertas. El cuadro de abajo est recortado para ocupar menos espacio.
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A continuacin haremos un clic sobre la ficha Reglas de correo electrnico y despus otro sobre el botn de Nueva regla.
En el siguiente cuadro contextual seleccionaremos el apartado de Aplicar regla a los mensajes que reciba y despus otro clic izquierdo sobre el botn de Siguiente>.
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A continuacin haremos un clic izquierdo en la casilla de verificacin de asignado a la categora. Seguidamente debemos hacer otro clic izquierdo en el apartado de categora (en la zona inferior del cuadro contextual)
En el siguiente cuadro seleccionaremos una categora del correo, en este caso la de Algn da, mediante un clic izquierdo en la casilla de verificacin. Finalmente otro clic sobre el botn de Aceptar.
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Debemos cerciorarnos que en la zona inferior aparezca la categora (en este ejemplo Algn da) que acabamos de seleccionar.
Tambin haremos un clic izquierdo en la casilla de verificacin de slo en este equipo. Por ltimo otro clic sobre el botn de Siguiente>.
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A continuacin haremos un clic izquierdo en la casilla de verificacin de mover a la carpeta especificada. Seguidamente debemos hacer otro clic izquierdo en el apartado de especificada (en la zona inferior del cuadro contextual)
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Despus seleccionaremos la carpeta Algn da y clic sobre el botn Aceptar.
Debemos comprobar que en la zona inferior aparezca la carpeta (en este ejemplo Algn da) que acabamos de seleccionar. Por ltimo otro clic sobre el botn de Siguiente>.
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En el siguiente cuadro contextual correspondiente a las excepciones de la regla general no estableceremos ninguna y haremos un clic izquierdo sobre el botn de Siguiente>.
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Para finalizar la creacin de la regla comprobaremos las propiedades de la misma, le daremos un nombre descriptivo de la regla (Algn da, en este ejemplo) y si todo es correcto haremos un clic izquierdo sobre el botn Finalizar.
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La siguiente pantalla nos muestra la regla que acabamos de crear y haremos un clic izquierdo sobre la casilla de verificacin para seleccionarla. Finalmente otro clic sobre el botn Aplicar y despus otro sobre Aceptar.
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Crearemos una regla para cada carpeta (seguiremos los pasos anteriormente detallados) y este sera el resultado final.
Cmo aplicamos todo esto en la prctica?

Seguiremos este procedimiento para ejecutar las fases 2 procesar y 3 organizar del GTD: a) Segn recibamos los correos iremos comprobndolos y clasificndolos en categoras. Haremos un clic derecho sobre cada uno de ellos para que se despliegue el cuadro contextual. Despus un clic izquierdo sobre el apartado de categorizar y finalmente otro sobre la categora correspondiente.
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b) Una vez que tengamos todos los correos clasificados, haremos un clic izquierdo sobre la ficha Carpeta y despus otro sobre el botn Ejecutar reglas ahora.
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c) Seguidamente haremos un clic izquierdo sobre el botn Seleccionar todo y despus otro clic en Ejecutar ahora.
Al hacer esto cada correo se insertar automticamente dentro de su carpeta correspondiente. Es cierto que podramos hacerlo arrastrando directamente el correo dentro de su carpeta, pero si recibimos bastantes correos todos los das esto puede llegar a resultar incmodo y tedioso. Adems con el sistema de reglas no tendremos errores en la clasificacin de los correos en carpetas, lo importante ser establecer correctamente la categora de cada correo inicialmente.
Para ejecutar la 4 fase del GTD revisar simplemente modificaremos la categora de los correos y despus volveremos a ejecutar las reglas. Los correos se reclasificarn en sus carpetas correspondientes automticamente. Veamos un ejemplo: a) Hacemos un clic sobre la carpeta correspondiente para acceder al correo. Despus haremos un clic derecho sobre el recuadro de la categora del correo para desplegar el siguiente cuadro contextual. Seguidamente haremos un clic izquierdo sobre el apartado Borrar todas las categoras.
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b) A continuacin volveremos a realizar un clic derecho sobre el recuadro de la categora para desplegar el cuadro contextual. Despus haremos un clic izquierdo sobre la categora que corresponda (en este ejemplo Prximo).
c) Seguidamente haremos un clic izquierdo sobre la ficha Carpeta y despus otro sobre el botn Ejecutar reglas ahora.
d) A continuacin haremos un clic izquierdo sobre el botn Seleccionar todo y despus otro clic en Ejecutar reglas ahora.
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As reubicamos los correos automticamente en sus carpetas correspondientes.
4) A continuacin vamos a crear las tareas del GTD, para aplicar las fases 2 procesar y 3 organizar del GTD. Seguiremos estos pasos:
a) Primero haremos un clic izquierdo sobre el icono de tareas, en la zona inferior de la ventana principal.
b) Despus haremos un clic izquierdo sobre la ficha Inicio y despus otro en el botn Nueva tarea.
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c) En la siguiente ventana haremos un clic sobre la ficha Tarea. Despus le daremos un nombre a la tarea, podremos establecer fechas de inicio y vencimiento, tambin podremos definir una prioridad, etc. Por ltimo marcaremos el tipo de categora de esta tarea (prximo, en este caso).
d) A continuacin veremos cmo podemos incorporar los anteriores correos que ya hemos clasificado a esta tarea. Haremos un clic izquierdo sobre la ficha Insertar y despus otro sobre el botn Elemento de Outlook.
e) En el siguiente cuadro contextual haremos un clic izquierdo sobre la carpeta correspondiente (Prximo, en este caso), despus un clic izquierdo sobre el correo que necesitemos insertar y finalmente otro clic sobre el botn Aceptar.
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f) En la siguiente pantalla comprobamos que se ha incorporado el correo (que recibimos en un primer momento) a nuestra tarea. Despus haremos un clic izquierdo sobre la ficha Tarea y despus otro sobre el botn Guardar y cerrar.
Ya hemos creado la tarea, podemos observar que se sita debajo de la categora de prximo.
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Crearemos el resto de tareas siguiendo los mismos pasos, este podra ser el resultado final.
Para ejecutar la 4 fase del GTD revisar simplemente modificaremos las categoras de las tareas. Seguiremos estos pasos: a) Haremos un clic izquierdo sobre la tarea que vayamos a cambiar. Una vez seleccionada la tarea haremos un clic izquierdo sobre el botn Categorizar y despus otro clic izquierdo sobre el apartado Borrar todas las categoras.
b) Continuamos con la misma tarea seleccionada y haremos un clic izquierdo sobre el botn Categorizar y despus otro clic izquierdo sobre la categora correspondiente Prximo (en este ejemplo)
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Este podra ser el resultado final.
Configuracin de la vista de tareas: Es importante dejar configurada la vista por categoras, para ello haremos un clic izquierdo sobre la ficha Vista y despus otro sobre el botn Categoras del grupo de botones Organizacin.
Utilizacin de las herramientas bsicas de Outlook 2010: Aunque no se comenta en este tutorial es evidente que podemos aprovechar las herramientas que por defecto incorpora Outlook 2010: de filtrado de tareas por fecha de inicio o vencimiento, de seguimiento de correos y tareas, lista de tareas pendientes, las posibilidades de visualizar conjuntamente el calendario y las tareas, etc. En la siguiente pgina veremos algunas capturas de pantalla de ejemplo.
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En el siguiente cuadro contextual veremos todas las categoras.

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Despus seleccionaremos la carpeta Algn da y clic sobre el botn Aceptar.

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Cmo aplicamos todo esto en la prctica?

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As reubicamos los correos automticamente en sus carpetas correspondientes.

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Este podra ser el resultado final.

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