PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

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1.

OBJETIVO

Estandarizar los parmetros de control de documentos internos y externos para su creacin, revisin, actualizacin y eliminacin, con el fin de asegurar la organizacin y disponibilidad de la informacin en la empresa Proyectos De Ingeniera Metal Mecnica Rojas.

2.

ALCANCE

Debe aplicar a toda la estructura documental del sistema de gestin de calidad de Proyectos De Ingeniera Metal Mecnica Rojas.

3.

DEFINICIONES

3.1 CALIDAD: La totalidad de las caractersticas de una entidad que le otorgan su aptitud para satisfacer necesidades establecidas e implcitas.

3.2 CONTROL DE DOCUMENTOS: Es el procedimiento principal que define los lineamientos para elaborar todas las dems normas de la empresa.

3.3 DIAGRAMA DE FLUJO: Metodologa para representar actividades de un proceso en forma grfica. Para efectos de control lo mnimo que debe contener es el nombre de la empresa y/o logo smbolo, el nombre del diagrama, el cdigo y versin.

3.4 ENTIDAD: Algo que se puede describir y considerar en forma individual.

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3.5

FORMATO: Documento en el cual se consigna informacin referente a una actividad realizada. Para efectos de control lo mnimo que debe contener es el nombre de la empresa y/o logo smbolo, el nombre del formato, el cdigo y versin.

3.6 GRUPO DE DOCUMENTACIN: Personal involucrado en el proceso a documentar y/o modificar; y Gestin de Calidad.

3.7

INSTRUCTIVO: Documento que describe detalladamente la forma como debe ejecutarse una actividad.

3.8 PROCEDIMIENTO: Una manera especificada de efectuar una actividad.

4.

GENERALIDADES

4.1 CODIFICACIN La codificacin de la documentacin del sistema de gestin integrada est compuesta por un cdigo alfanumrico que establece a que proceso

pertenece y que tipo de documento es. Tipo de documento

M = Manual P = Procedimiento I = Instructivo F = Formato

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T = Tabla R = Registro D= otro documento PC= plan de calidad

4.2 VERSIONES La versin de todo documento, comenzar con el nmero uno ( 01), escrito en nmero arbigo. A medida que se realicen modificaciones, este nmero se incrementa consecutivamente y se actualiza la fecha de vigencia.

4.3 ROTULO Todo documento y formato de Proyectos De Ingeniera Metal Mecnica Rojas Deben tener en su encabezado un rotulo as:

Nombre asignado al documento

CODIGO:

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Pg. 1 de

Dnde: Cdigo: corresponde a la identificacin nica del documento. Vigencia: corresponde a la fecha expresada en da, mes y ao en el formato dd-mes en letra minscula abreviado- aaaa separado por guiones, a partir de la cual el documento comienza a regir.

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Versin: es el nmero de veces que el formato u otro documento ha sido modificado.

5.

ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS

La elaboracin de procedimientos, instructivos

u otros documentos

puede ser desarrollado por cualquier colaborador que pertenezca a la empresa.

La revisin y aprobacin de documentos estarn a cargo del gerente y del grupo del sistema de gestin de calidad.

la vigencia de la documentacin entra al momento de su aprobacin.

6.

ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS

La actualizacin de documentacin se controlara mediante una tabla llamada Control de Cambios que aparece en la parte final del mismo. En dicha tabla se incorpora el nmero de versin, la fecha, el asunto, elaboracin, revisin y aprobacin.

Toda actualizacin que se realice en un documento da origen a una nueva revisin, aprobacin y distribucin. Las modificaciones a los

documentos deben ser efectuadas por las personas que los elaboran o, en su defecto, por quienes estn autorizados para cumplir sus funciones.

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7.

MANEJO Y DISPOSICIN DE DOCUMENTOS

La documentacin ser guardada en versin digital (Word, Excel, otro) La documentacin original se guarda en una ubicacin especial del

computador de gestin calidad, identificndolos adecuadamente. Los documentos fsicos sern archivados, identificados y protegidos para asegurar que no se deterioren, asignando un lugar que cumplan con las condiciones ambientales adecuadas para su conservacin. Cuando se actualizada se debe eliminar la versin anterior.

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8.

JERARQUIA DE LA DOCUMENTACION

La documentacin del sistema de gestin est formada jerrquicamente de la siguiente manera:

REGISTRO DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD PAN DE CALIDAD

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DOCUMENTOS ESPECIFICOS (MANUALES, INSTRUCTIVOS, PLANOS, FORMATOS, FLUJOGRAMAS, OTROS.)

DOCUMENTOS EXTERNOS

9.

CONTROL DE DOCUMENTOS

La legibilidad de los documentos es responsabilidad de todos los usuarios, por lo tanto se debe mantener en ptimo estado. Como control se llevara al final de cada documento una lista llamada tabla de control de cambios cuyo contenido es el nmero de versin, la fecha, el asunto, elaboracin, revisin y aprobacin.

Copias controladas