Taller Elaboracin de Procedimientos Operativos

Q.F. Alfredo A. Castillo Calle DAFAF Farmacia y Bioqumica UNMSM U.N.M.S.M.

Qu Q es un procedimiento? di i t ?
Los Procedimientos Operativos son documentos que recogen la interrelacin en el tiempo que existen entre diferentes d departamentos, t t normalizando li d l los procedimientos de actuacin y evitando las indefiniciones e improvisaciones que pueden p p producir p problemas o deficiencias en la realizacin del trabajo.

Qu Q es un procedimiento? di i t ?
Los Procedimientos Operativos son complementarios del Manual de Calidad y describen con detalle cmo, quin, cundo d , dnde d d , se realizan li l actividades las ti id d definidas en el Manual de Calidad. El Manual de Calidad debe hacer referencia a los Procedimientos. Procedimientos

Qu Q es un procedimiento? di i t ?
Los procedimientos aseguran: 1 Que 1. Q las l actividades ti id d se realizan li d una de forma independiente de la persona responsable de llevarlas a cabo. 2 Que se realizan de una forma ordenada y 2. sin improvisaciones. 3 Que 3. Q conducen d al l objetivo bj i cubierto bi por el l procedimiento.

Qu son las instrucciones de Q trabajo?

Las instrucciones de trabajo son documentos que recogen cmo deben desarrollarse cada una de las tareas i di d en los indicadas l procedimientos. di i t A diferencia de los Procedimientos Operativos, las instrucciones nicamente afectan a una unidad funcional

Cules son las ventajas de redactarlos fsicamente independiente? Facilita la comprensin de los procedimientos operativos, operativos evitando la redaccin de procedimientos demasiado extensos t que pudieran di entorpecer t l la comprensin del documento.

Cules son las ventajas de redactarlos fsicamente independiente? Facilita la gestin de la documentacin, reduciendo el nmero de documentos a editar. En efecto, si fuere necesario realizar algn l cambio bi que afectase f t a una instruccin existente, bastara con emitir una nueva revisin de la Instruccin, sin que modificar el p procedimiento como tener q tal.

Cules son las ventajas de redactarlos fsicamente independiente? Si no existiere la Instruccin de forma separada del Procedimiento, Procedimiento por ms pequeo que fuese el cambio a realizar, se d b de debera d emitir iti una nueva revisin i i del d l procedimiento completo, con todo el problema que ello acarrea, para la administracin de la documentacin del sistema.

Quin debe redactar los Q procedimientos?

En la redaccin de la documentacin del Sistema de Calidad se debe buscar la implicacin de todo el personal de la organizacin. De esta forma, se conseguir un sentido de pertenencia de todos los empleados hacia el Sistema de Calidad y lograremos que el sistema sea ms eficaz al ser elaborado en base a mayor informacin.

Quin debe redactar los Q procedimientos?

Los procedimientos deben ser redactados por las personas implicadas en el desarrollo de los procesos, pues sern quienes mejores j conozcan las l tareas t que da d a da d se llevan a cabo para el cumplimiento de los objetivos.

Quin debe redactar los Q procedimientos?

El gestor de la calidad debe liderar la redaccin de la documentacin del Sistema de Calidad, identificando que procedimientos di i t e instrucciones i t i d b ser deben redactados, la persona responsable de la redaccin y el plazo asignado para ello.

Quin debe redactar los Q procedimientos?

Los procedimientos operativos hacen referencia a la organizacin de los procesos y en su redaccin deben colaborar los mandos d i t intermedios di (j f (jefes d de rea, responsables de departamentos) o equipos interdepartamentales. En la redaccin de las instrucciones de trabajo colabora el personal de base.

Fases en la elaboracin de procedimientos

1. Fase de Elaboracin del borrador: el gestor de la calidad junto con las personas designadas para la elaboracin d procedimiento, de di i t realizan li una primer i borrador del documento, qu ser la revisin 0.

Fases en la elaboracin de procedimientos

2. Fase de Lanzamiento: El borrador redactado en la fase anterior, se distribuye a todas las personas afectadas por el mismo para que puedan sugerir modificaciones que mejoren la comprensin del procedimiento. procedimiento La fase de lanzamiento finaliza con la redaccin definitiva, definitiva en base al borrador y las sugerencias recibidas.

Fases en la elaboracin de procedimientos

3. Fase de Aprobacin: Antes de su distribucin el documento debe ser distribucin, aprobado por la persona responsable previamente i t asignada. i d

Fases en la elaboracin de procedimientos

4. Fase de Distribucin: Una vez aprobado el documento debe ser aprobado, distribuido de forma controlada a las personas o departamentos d t t i li d implicados, conservando un registro de su distribucin para asegurar que siempre se g mantiene la ltima versin vigente.

Fases en la elaboracin de procedimientos

5. Fase de Revisin: la revisin de los documentos puede ser puesta en marcha tanto a solicitud de un empleado como de un cliente, li t para mejorar j algn l aspecto t de d los mismos. En este caso, se seguiran las fases anteriormente expuestas. expuestas

Cmo redactar los procedimientos?

Es importante que los procedimientos sean escritos pensando en el destinatario. Los detalles excesivos y el uso de terminologa no familiar pueden afectar adversamente la implantacin, efectividad y eficacia del sistema de calidad. calidad Los procedimientos mal diseados son f fuente comn de d frustraciones f i y pueden d desprestigiar el sistema entero.

Cmo redactar los procedimientos?

A continuacin se ofrecen algunas recomendaciones generales para la redaccin de los procedimientos:
Evitar trminos ambiguos. Escribir las frases en presente y en orden cronolgico Ser exacto Plantear l l objetivos los bj i que se pretende d cubrir b i con el l procedimiento y una vez redactado, comprobar que el documento los cumple. Utilizar diagramas de flujo, que permita obtener una visin global del procedimiento.

Contenido de un procedimiento p tipo

A travs del desarrollo prctico de un Procedimiento para la Redaccin de Procedimientos, se ilustra la estructura y contenido de los procedimientos. Este procedimiento es slo un ejemplo, y aunque su estructura es valida para cualquier organizacin, los contenidos deben reflejar la forma de trabajar de cada organizacin.

PROCEDIMIENTOS
Q.F. Alfredo Castillo C. DAFAF Farmacia y Bioqumica U.N.M.S.M.

Obj ti Objetivo
Descripcin de las operaciones que d b deben realizarse, li l precauciones las i que deben tomarse y las medidas que deben aplicarse relacionadas directa o indirectamente con la fabricacin de un medicamento. medicamento

C Caractersticas t ti
Debe estar escrita. Cumplirla C li l escrupulosamente. l t Se modifica con la debida justificacin y aprobacin de los responsables. responsables Deben estar documentados. Controlados por Aseguramiento de la Calidad. Calidad

C Caractersticas t ti
Pueden ser de 2 tipos:
Procedimiento operativo estndar. estndar Procedimiento administrativo.

Pueden dividirse en procedimientos:

Generales: Afectan a todas las reas. reas Especficos: Afectan solo un rea o actividad. i id d

Procedimiento operativo p estndar

Objetivo. Responsabilidad. Frecuencia Frecuencia. Materiales. Procedimiento.

Procedimiento operativo p estndar

Objetivo. Describir de manera sencilla y breve qu es lo que se piensa lograr con su desarrollo y aplicacin. aplicacin Ejemplo: Limpieza de reas. Objetivo.Evitar el crecimiento y proliferacin de microorganismos.

Procedimiento operativo p estndar

Responsabilidad. Se declara aquellas reas o personas bajo las cuales recae recae Su ejecucin. Su seguimiento y supervisin.

Procedimiento operativo p estndar

Ejemplo: Limpieza de reas. Responsabilidad: Operario de (fabricacin, acabado, almacn, l etc.) t ) encargado d de d ejecutar j t la l limpieza de reas. Jefe de (fabricacin, acabado, almacn, ) responsable p de verificar el estricto etc.) cumplimiento del presente procedimiento.

Procedimiento operativo p estndar

Frecuencia. Indica la periodicidad con que se desarrolla el procedimiento. Ejemplo: Limpieza de reas. Frecuencia: Diaria.

Procedimiento operativo p estndar

Materiales. Se debe indicar en ste punto, todo lo que se necesita para poder llevar a cabo el procedimiento (utencilios, h herramientas, i t d documentos, t registros, it etc.). )

Procedimiento operativo p estndar

Ejemplo: Limpieza de reas. Materiales:
Pao. T Trapeador. d Balde. Escoba de cerdas. Recogedor. Agua de cao.

Procedimiento operativo p estndar

Procedimiento. Se S explica li paso a paso, cronolgicamente, en forma simple y directa, como se deben realizar las tareas. Se puede hacer uso de diagramas, para mejor j entendimiento t di i t d l del procedimiento.

P Procedimiento di i t administrativo d i i t ti
Objetivo. Alcance. Definiciones Definiciones. Condiciones iniciales. Procedimiento.

P Procedimiento di i t administrativo d i i t ti
Objetivo. Describe de manera sencilla y breve qu es lo que se piensa lograr con su desarrollo y aplicacin.

P Procedimiento di i t administrativo d i i t ti
Alcance. Se declara aquellas reas o personas a las cuales se aplica el procedimiento.

P Procedimiento di i t administrativo d i i t ti
Definiciones. Es opcional Pueden aclararse trminos trminos, abreviaturas, procesos, etc.

P Procedimiento di i t administrativo d i i t ti
Condiciones iniciales. Actividades o documentacin que deba completarse antes de iniciar el procedimiento.

P Procedimiento di i t administrativo d i i t ti
Procedimiento. Se explica la secuencia y modo de realizar un conjunto de acciones para la consecucin de un d t determinado i d fn. f

Procedimiento de operacin normalizados

Debe satisfacer una serie de Normas generales. Debe ser operativo o til como instrumento de comunicacin.

Procedimiento de operacin normalizados

Estructura. Redaccin. Verificacin. Aprobacin Aprobacin. Emisin y di ib i distribucin. Autenticidad y validez. Divulgacin. Di l i Revisin. Numeracin. Caducidad. C d id d

Procedimiento de operacin normalizados

Estructura.a) Identificativa, que configura un formato formato determinado e identifica claramente el procedimiento y otros datos bsicos.

Procedimiento de operacin normalizados

Estructura.b) Descriptiva, que incluye la descripcin completa del procedimiento, con toda clase de detalles y atendiendo a una norma o sistema bsicamente igual para t d los todos l tipos ti d P.O.N. de P O N posibles. ibl

Procedimiento de operacin normalizados

Redaccin. En un lenguaje fcil de entender por todos los que deben conocerlo y/o ejecutarlo. Se expondr todos los detalles de la operacin. p La responsabilidad ser del tcnico responsable del departamento correspondiente que emite el documento.

Procedimiento de operacin normalizados

Verificacin. Ser verificado por otro tcnico designado o Jefe del departamento. departamento

Procedimiento de operacin normalizados

Aprobacin. Por Direccin Tcnica o Director de Operaciones. Operaciones

Procedimiento de operacin normalizados

Emisin y distribucin. Luego de aprobado y firmado por los responsables. responsables Distribuido a los departamentos p implicados en la ejecucin o control t l del d l mismo. i

Procedimiento de operacin normalizados

Emisin y distribucin. Realizar R li tantas copias i como sean necesarias, enumerndolas d bid debidamente en orden d creciente i y firmndolas, asimismo la copia 0 se mantendr como original en el archivo del departamento que emita el documento.

Procedimiento de operacin normalizados

Emisin y distribucin. En el P.O.N. original se incluir un anexo final en el que se indicar el nmero total y destino de las copias realizadas.

Procedimiento de operacin normalizados

Autenticidad y validez. Todas las copias autorizadas, tienen la misma validez. validez No ser vlido sin sello o firma. No deber tener tachas ni enmendaduras.

Procedimiento de operacin normalizados

Divulgacin. Responsabilidad del jefe del departamento. departamento Divulgar g y hacer conocer a su personal implicado.

Procedimiento de operacin normalizados

Revisin.Eventual No prevista de antemano. antemano Modificacin en la operacin que se describe. Ejemplo: Cambio de nmero de muestras.

Procedimiento de operacin normalizados

Revisin.P Programadas d Segn g programa p g determinado de tiempo. Mantener actualizado cualquier tipo de procedimiento, mtodo o tcnica. Generalmente 2 aos, aos puede ser variable.

Procedimiento de operacin normalizados

Numeracin. Debern tener un nmero de identificacin. identificacin Codificacin numrica o alfanumrica.

Procedimiento de operacin normalizados

Caducidad. Los que no utilicen por falta de p o aquellos q que han sido q aplicacin revisados. Retirar R ti de d uso en cada d departamento. d t t El responsable p retirar las copias p en circulacin.

Preguntas?