UNIDAD 2.

LA PREVISION LA PREVISION Y LA ADMINISTRACION

IMPORTANCIA.- La actividad previsiva debe proporcionar en su trabajo la posibilidad de crear una gama de alternativas que, en trminos generales, le permitan derribar, evadir o eliminar el efecto negativo de las variables que lo afecten, y aprovechar al mximo aquellas que actan con efecto positivo. Le proporciona informacin sobre los efectos de muchas variables en su trabajo. Le permite adelantarse al futuro y conocer qu puede suceder. Facilita la tarea planificadora Da la base para tomar decisiones Permite plantear hiptesis y supuestos vlidos Ayuda a minimizar errores y fallas. UBICACIN DENTRO DEL PROCESO.- La ciencia como tal trabaja intentando descubrir, por medio de la investigacin y el razonamiento, basada en fenmenos que la inquietan y que son motivo de frecuente observacin, los hechos generales y particulares que la afecten y/o se puedan derivar de ellos. Conocer el pasado, entender el presente y predecir el futuro, permite al administrador tener un slido conocimiento de las situaciones que actan sobre su trabajo y, sobre esta base, estar en capacidad de tomar mejores decisiones.

BASADOS EN SITUACIONES REALES Y CONCRETAS, PODRA PLANTEAR SUPUESTOS VALIDAS.

La previsin sienta base para la toma de decisiones relacionada con la planeacin. NATURALEZA DE PREVISION No puede concretarse planes sin antes prever, dado que la previsin responde a la pregunta: Qu puede hacerse? Debe establecer con claridad el fin que desea alcanzar Debe investigar para recolectar toda la informacin necesaria y confiable sobre las variables que influencian el propsito Debe coordinar los diversos medios a su disposicin en la mejor forma posible, de bodoque le permitan escoger la base de sus planes

PRINCIPIOS GENERALES
PREVISIBILIDAD La previsin descansa sobre la base de un supuesto o hiptesis que se plantea de acuerdo a las probabilidades, las cuales sern mayores a la medida en que se apoye en datos reales, situaciones conocidas y ciertas, y se haga con utilizacin de mtodos estadsticos o de clculo eficientes Aplicar mtodos adecuados para la determinacin de los factores Hacer un estudio analtico de cada uno de los factores que han de intervenir en la determinacin de los hechos futuros de su trabajo. Utilizar instrumentos de investigacin que sean consistentes en el fenmeno que desea investigar. OBJETIVIDAD Ser objetivo en la apreciaciones que haga sobre los elementos que son motivo de investigacin MEDICION Entre mayor informacin se posea hay mayores probabilidades de acertar, con estudios estadsticos dando as un carcter tcnico y cientfico a su actividad, porque le permite determinar matemticamente las tendencias

INICIACION DEL CAMBIO EN EL AMBIENTE EMPRESATIAL

Factor Interno La investigacin del funcionamiento de las diversas reas de la compaa, han de permitirle la realizacin de un diagnostico que indique cules son las fuerzas, capacidades y potencialidades, los puntos dbiles, fallas o errores que la puedan colocar en una situacin de insuficiencia para la correcta consecucin de un determinado objetivo. Proporciona informacin que, comparada con el factor externo, presenta mayor ndice de confiabilidad. Es ms fcil el acceso a la informacin Es menos costosa la recoleccin de la informacin Es controlable y manejable por la empresa Factor externo Es importante que la informacin externa se integre con la referencia a las realidades internas de la empresa, ya que las dos situaciones deben necesariamente complementarse para establecer tanto la viabilidad de un objetivo como la forma de alcanzarlo. Proporciona informacin con un menor ndice de confiabilidad Presenta mayor dificultad de acceso a la informacin Es mas costosa la recopilacin de a informacin No es manejable ni controlable por la empresa

Para decidir sobre el curso de accin o sobre cualquier otro aspecto con base en la informacin recolectada, debe, necesariamente, hacerse la previa ponderacin de los dos factores: interno y el externo.

VARIABLES QUE INTERESA ANALIZAR

Sobre Que variables est interesado en obtener informacin Cul debe ser la amplitud de esa informacin Cuales variables presentan mayor dificultad de acceso o, en su defecto, ms facilidad para llegar a las fuentes. Cules son susceptibles de presentar mayor cantidades datos. Cules proporcionaran informacin ms confiable, etc.

PROCEDIMIENTOS GENERALES Y PARTICULARES DE PREVISION

Extrapolacin de tendencias Las correlaciones Las PROCEDIMIENTOS covariaciones PARTICULARES Las comparacion es y los auto controladores

Experimentacin La observacin Las encuestas

PROCEDIMIENTOS GENERALES

Anlisis de evolucin Anlisis de decisiones ndices de

coyuntura

LA INVESTIGACION PROCEDIMIENTOS GENERALES DE INVESTIGACION

Descansa sobre la idea de que una tendencia cualquiera del pasado puede renovarse, continuar vigente en la empresa siempre y cuando sea correctamente observada y se halle desprovista de variaciones de LA tipo de accidental o estacionario. EXTRAPOLACION El administrador debe tener acceso al conocimiento necesario para establecer una prolongacin de la curva de una funcin lineal. El tiempo designado debe ser corto con respecto al de referencia para tener mayor ndice de validez Es la existencia de una relacin entre dos variables de una distribucin estadstica, se utiliza para anlisis de factores de mercado. LA CORRELACION La correlacin mide las variaciones en las dos series de datos histricos. Es una medida ms precisa Perfeccionamiento de la correlacin. La variacin correlativa de las variables (2) no se manifiesta con un desfase ms o menos constante LA COVARIACION en el tiempo. Permite prever la fecha de evolucin ulterior de una variable a partir de la evolucin actual de otra.

LAS COMPARACIONES Compara en el espacio y en el tiempo el comportamiento de las variables consideradas como medio de previsin, le permitir contar Y LOS con datos MAS REALES y concretos AUTOCONTROLES PROCEDIMIENTOS PARTICULARES DE INVESTIGACION Es una forma de obtener informacin o decidir entre diferentes alternativas, experimentando o probando a ver qu sucede. El experimentador debe: Identificar perfectamente el fenmeno sobre el cual quiere investigar. Definir las caractersticas y las variables que intervienen en el fenmeno Introducir un cambio o transformacin en una de las variables, manteniendo las dems constantes. Si el fenmeno lo permite, debe rotar dicha transformacin LA por las otras variables, manteniendo siempre el resto EXPERIMENTACION constantes. Introducir todos los cambios que sean necesarios para la obtencin de informacin. Clasificar y tabular la informacin para permitir la toma de decisiones. Sucintamente: Cuando se introduce un cambio en una variable y las dems permanecen constantes, las reacciones de los elementos del fenmeno seran resultado nico y exclusivo de dicho cambio de dicha variable. Habiendo recopilado la informacin de cada experimento en las variables del fenmeno, se prodr tomar una decisin. LA OBSERVACION conjunto de operaciones mediante las cuales particularidades de un
Consiste en obtener informacin en forma directa, a travs de un

fenmeno se identifican, describen y se clasifican en forma correcta: Hechos: Se ajusta a la observacin de aquellos hechos que a usted le interesa analizar, para aplicarlos posteriormente a su labor administrativa. Reglas: Determinar con anterioridad los aspectos precisos del hecho que desea observar. Tomar notas breves de los datos ms importantes y de los detalles de su contenido Distinga los hechos observados de la interpretacin con otros le den a los comentarios que se hagan. Todo es til pero no debe confundirlos. Experiencias: Mirada retrospectiva del pasado Registro: Todo registro sistemtico llevado le servir como valioso medio de control

Medio que permite obtener informacin de la opinin de otros sobre determinados factores que a usted le interese analizar o verificar. Toda encuesta se prepara con una batera de preguntas consignadas en un cuestionario que facilita posteriormente su tabulacin. Debe referirse solamente a la parte del fenmeno que le interesa en la funcin administrativa. Formas Encuesta directa: certeza de quin la responde Encuesta telefnica Encuesta por correo LA ENCUESTA POR CUESTIONARIO
Determinar el mbito de lo que va a investigar Muestreo Formular el cuestionario Tamao Naturaleza de las preguntas Objetivo Secuencia lgica (encadenamiento de lo sencillo a lo complejo buscando el inters del encuestado) Claridad (lenguaje claro) Recolectar datos Tabular datos o Organizar el medio de tabulacin al momento de disear el formulario o Utilice nmeros ndices o Analizar e interpretar resultados

LA ENCUESTA

LA ENCUESTA POR ENTREVISTA

Depende de la habilidad del entrevistador. Poco costosa, experiencias de relaciones humanas e incremento de la capacidad de anlisis y criterio. Se utiliza para: o Admisin de personal o Salida de personal o Problemas del empleado o Colaboracin de los empleados o Particularidades de los accidente de trabajo o Cosechar opiniones para mejorar

EL DIAGNOSTICO
El principal objetivo del diagnostico empresarial es la localizacin y anlisis de las fallas existentes a distintos niveles en la empresa, y poder llegar al planteamiento de una gama de alternativas de solucin con base en un plan de accin que sea acorde con el anlisis integral de la organizacin. El diagnostico debe ser en el menor tiempo posible y el plan que elabore con este fin debe mostrar la forma de obtener buenos resultados, preferiblemente a corto plazo. El diagnostico preventivo: Se realiza peridicamente, respondiendo a polticas. Se presenta sin necesidad de que existan seales de algn mal funcionamiento y su finalidad es la de detectar problemas incipientes. El diagnstico correctiva: Se aplica cuando existe un problema en la compaa. Permite establecer cuales y de que tipo son las medidas correctivas necesarias para eliminar las caudas y hacer desaparecer tanto el sntoma como el problema.

FASES PARA LA ELABORACION DEL DIAGNOSTICO

La empresa debe preparar la informacin preliminar que le servir como base para su tarea. Se debe plantear a la gerencia cual ser un programa PREPARACION de accin, describiendo las actividades que se requieren para realizar el estudio. Programar reuniones con las personas que puedan colaborarle. Las reas de las compaas son interdependiente y por lo tanto el anlisis de todas y cada una de ellas constituye la base primordial del diagnostico para localizar los puntos dbiles y fuertes de cada rea. LAS GRAFICAS E INDICADORES SON SU VALIOSO INSTRUMENTO DE ANALISIS Con una lista de orden de importancia de las fallas principales de cada rea, para establecer el problema fundamental y las ramificaciones que se presentan en los puntos neurlgicos de la compaa. Es la formulacin de pautas de comportamiento y criterios sobre la forma de darle solucin al problema o problemas, en un determinado tiempo.

ANALISIS

DEFINICION DEL PROBLEMA PLAN DE ACCION

REDACCION Respuesta por escrito, respaldada por informacin verbal. Se inicia con la descripcin de los objetivos, los resultados obtenidos global y DEL INFORME especficamente, debe constar los cambios y modificaciones. METODOLOGIA PARA EL ANALISIS DEL DIAGNOSTICO Es el sistema de evaluacin de las actividades por medio de indicadores de resultados, utilizando la informacin estadstica de que se puede disponer. El anlisis estadstico de las diferentes reas funcionales le permite una interpretacin eficiente de las distintas situaciones de la compaa. Tipos de graficas indicadoras De maximizacin (ventas) De minimizar (personal) Estabilizacin (productiva) PLANES EL DESEO ECONOMIA PROVEEDORES GOBIERNO COMPETENCIA

INFLACION CONSUMIDORES FILTRO DE NECESITA INFORMACION Para ver LA FACTIBILIDAD De convertirse en OBJETIVOS FACTOR EXTERNO

Situacin Econmica del pas Situacin social del pas Situacin poltica MACROAMBIENTE Avance tecnolgico Ambiente general Grado de intervencin estatal Mercadeo Competencia MICROECONOMICOS Proveedores Medio ambiente especificado Intermediarios

FACTOR INTERNO Actividades administrativas Actividades financieras Actividades de produccin Actividades comerciales ESTUDIO Y ANALISIS DE LA INFORMACION INVESTIGACION PROPOSITO TOMA DE DECISIONES LABOR INVESTIGATIVA INTERNA SUMINISTRA INFORMACION QUE PERMITE DETECTAR PROBLEMAS CAUSA - EFECTO EMPRESA/ AREAS OPERACIONES LLEVA AL DISEO DE UN PLAN DE ACCION DIAGNOSTICO