BAB 3

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

A. SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

Organisasi memerlukan system pengendalian manajemen untuk memberikan jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Pengendalian manajemen meliputi beberapa aktifitas, yaitu : 1. Perencanaan . Koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi 3. Komunikasi informasi !. Pen am!i"an ke#u$usan ". Memo$i%asi orang # orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai dgn tujuan organisasi $. Pen enda"ian dan %. Peni"aian kiner&a

&istem pengendalian manajemen tersebut harus didukung dengan perangkat yang lain yang berupa struktur organisasi yang sesuai dengan tipe pengendalian manajemen yang digunakan manajemen &'( dan lingkungan yang mendukung.

B. TIPE PENGENDALIAN MANAJEMEN

)ipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi 3 kelompok, yaitu : 1. Pengendalian pre*entif +preventive control). 'alam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi dan perencanaan strategi yang dijabarkan dalam bentuk program,program . Pengendalian operational +operational control-. 'alam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan penga.asan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran.
1

3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis e*aluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

'. STRUKTUR PENGENDALIAN MANAJEMEN

&istem pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur organisasi yang baik. &truktur organisasi termanifestasi dalam bentuk struktur pusat pertanggungja.aban +respon sibility centers-. Pusat pertanggungja.aban adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer yang bertanggungja.ab terhaap aktifitas pusat pertanggungja.aban yang dipimpinnya. &uatu organisasi merupakan kumpulan dari berbagai pusat pertanggungja.aban. )ujuan dibuatnya pusat,pusat pertanggungja.aban tsb. Adalah : 1. &ebagai basis perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja manajemen dan unit organisasi yang dipimpinnya/ . 0ntuk memudahkan mencapai tujuan organisasi/ 3. (emfasilitasi terbentuknya goal congruence/ !. (endelegasikan tugas dan .e.enang ke unit,unit yang memiliki kompetensi sehingga mengurangi beban tugas manajer pusat/ ". (endorong kreatifitas dan daya ino*asi ba.ahan $. &ebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien/ dan %. &ebagai alat pengendalian anggaran

)anggungja.ab manajer pusat pertanggungja.aban adalah untuk menciptakan hubungan yang optimal antara sumber daya input yang digunakan dengan output yang dihasilkan dikaitkan dengan target kinerja.

Pusa$(#usa$ Per$an un &a)a!an.

Pada dasarnya terdapat ! jenis pertanggungja.aban, yaitu:

Pusa$ Bia*a (Expense center)

Pusat biaya adalah pusat pertanggungja.aban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan biaya yang telah dikeluarkan. &uatu unit organisasi disebut sebagai pusat

biaya apabila ukuran kinerja dinilai berdasarkan biaya yang telah digunakan +bukan nilai output yang dihasilkan-.

Pusa$ Penda#a$an +Reveneu center)

Pusat pendapatan adalah pusat pertanggungja.aban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan pendapatan yang dihasilkan.

Pusa$ La!a (Profit center)

Pusat laba adalah pusat pertanggungja.aban yang membandingkan input (expense) dengan output (revenue) dalam satu moneter. 1inerja manager dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan.

Pusa$ In%es$asi (Investment center)

Pusat 2n*estasi adalah pusat pertanggungja.aban yang prestasi manajer nya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan dikaitkan dengan in*estasi yang ditanamkan pada pusat pertanggungja.aban yang dipimpin nya.

Pusat pertanggungja.aban memperoleh sumber daya input berupa tenaga kerja material, dan sebagainya yang dengan input tersebut diharapkan dapat menghasilkan output dalam bentuk barang atau pelayanan pada tingkat kualitas dan kuantitas tertentu. &truktur pusat pertanggungja.aban sebagai alat pengendalian anggaran sejalan dengan program atau struktur akti*itas organisasi. )iap,tiap pusat pertanggungja.aban bertugas untuk melaksanakan program atau aktifitas tertentu dan penggabungan program,program dari tiap,tiap pusat pertanggunga.aban tersebut. 3ika system pengendalian anggaran berjalan dengan baik, maka informasi yang dikirimkan kepada manajer harus rele*an dan tepat .aktu. 2nformasi yang rele*an adalah informasi yang dapat membedakan dengan jelas antara biaya yang dapat dikendalikan secara langsung +controlable-. 'engan biaya,biaya yang tidak dapat dikendalikan +uncontrollableoleh manajer pusat pertanggungja.aban. 0ntuk biaya,biaya yang sifatnya controllable pengendaliannya dapat dilakukan dengan menetapkan standar biaya yang tepat. Biaya yang sifatnya uncontrolabel yang biasanya berupa discerepionary expenses maka pengendalian nya dilakukan melalui perencanaan anggaran yang ketat +hard budget-.

Pusat pertanggungja.aban merupakan bagian yang paling kompeten untuk menyiapkan anggaran karena mereka lah yang paling dekat dan berhubungan langsung dengan aktifitas pelayanan masyarakat.pusat pertanggungja.aban dapat berfungsi sebagai jembatan untuk dilakukan nya bottom-up budgeting atau participative budgeting. (aka proses penyiapan dan pengendalian anggaran harus menjadi focus perhatian manajer pusat pertanggungja.aban. 2nformasi yang terkait dengan system pengendalian anggaran biasanya banyak diketahui oleh bagian departemen anggaran. 'epartemen anggaran memiliki fungsi sebagai berikut : a. (enetapkan prosedur dan formulir untuk persiapan anggaran b. (engkoordinasikan dan membuat asumsi # asumsi sebagai dasar anggaran +asumsi tersebut misalnya tingkat inflasi, nilai tukar, dan harga migasc. (embantu mengkomunikasikan anggaran ke seluruh bagian organisasi d. (enganalisis anggaran yang diajukan dan membuat rekomendasi kepada budgetee +Budget holder- dan manager pusat pertanggungja.aban e. (enganalisis kinerja anggaran yang dilaporkan, menginteprestasikan hasil, dan menyiapkan ikhtisar laporan untuk manajer pusat pertanggungja.aban dan f. (enyiapakan pembuatan re*isi anggaran jika diperlukan

1omite anggaran juga memiliki peranan yang *ital. 1arena komite anggaran bertugas menyusun anggaran untuk tiap#tiap unit operasi. 'epartemen anggaran dan komite anggaran merupakan perangkat yang berada pada pusat pertanggungja.aban. Pusat pertanggungj.aban merupakan basis pengukuran kinerja, yaitu perbandingan antara apa yang telah dicapai oleh unit organisasi dengan anggaran yang telah ditetapkan.

D. PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

Proses pengendalian manajemen pada organisasi sector public dapat dilakukan dengan menggunakan saluran komunikasi formal maupun informal. &aluran komunikasi formal terdiri dari aktifitas formal dalam organisasi yang meliputi : 1. Perumusan strategi +strategy formulation. Perencanaan strategi +strategy planning3. Penggangaran !. Operasional +pelaksanaan anggaran". 4*aluasi kinerja

Pengendalian organisasi dapat berupa aturan dan prosedur birokrasi atau melalui system pengendalian dan manajemen informasi yang dirancang secara formal. 'alam organisasi setiap orang memiliki tujuan personal +individual goal-. 5aitu keselarasan antara indi*idual goal dengan organisation goal. 6aktor,faktor yang mempengaruhi goal congruence yaitu factor pengendalian formal dan factor informal. 6actor pengendalian formal misalnya adalah system pengendalian manajeme, sistem aturan +rules of the game-, dan re.ard 7 punishment system. &ementara faktor informal terdiri atas faktor eksternal dan internal. 6actor pengendalian informal yang bersifat eksternal, misalnya etos kerja dan loyalitas karya.an, sedangkan yang bersifat internal misalnya: kultur organisasi, gaya manajemen +management style-, dan gaya komunikasi +communication style-.

Perumusan S$ra$e i +S$ra$e * ,ormu"a$ion-

Perumusan strategi merupakan proses penentuan misi, *isi, tujuan, sasaran, target +outcome-, arah dan kebijakan, serta strategi orgnisasi. Perumusan strategi merupakan tugas dan tanggungja.ab manajemen puncak +top management-. &trategi yang dihasilkan dari proses perumusan strategi merupakan strategi global +makro- atau dalam perusahaan disebut corporate level strategy. &trategi makro tersebut kemudian dijabarkan +break down- menjadi strategi yang lebih mikro dalam bentuk program, program, kegiatan, atau proyek +dalam perusahaan disebut unit business level strategy-. 0ntuk melaksanakan program tersebut diperlukan anggaran dan pusat pertanggungja.aban dalam bentuk unit,unit kerja organisasi sebagai alat perencanaan dan pengendalian anggaran. Perencanaan dimulai dari perumusan strategi. Olsen dan 4adie +189 - menyatakan bah.a proses perumusan strategi terdiri atas lima komponen dasar, yaitu: Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan oleh manajemen eksekutif organisasi dan memberikan kerangka pengembangan strategi serta target yang akan dicapai . Analisis atau scanning lingkungan, terdiri dari pengindentifikasian dan pengukuran +assessment- faktor,faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi dan kondisi yang harus dipertimbangkan pada saat merumuskan strategi organisasi. Profil internal dan audit sumber daya, yang mengindentifikasi dan menge*aluasi kekuatan dan kelemahan organisasi dalam hal berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan strategik. Perumusan, e*aluasi, dan pemilihan strategik 2mplementasi dan pengendalian rencana strategik

'elapan langkah untuk menfasilitasi proses perumusan strategi, yaitu:

5

1. (emulai dan menyetujui proses perencanaan strategik . 2dentifikasi apa yang menjadi mandat organisasi 3. 1larifikasi misi dan nilai,nilai organisasi !. (enilai lingkungan eksternal +peluang dan ancaman". (enilai lingkungan internal +kekuatan dan kelemahan$. 2dentifikasi isu strategik yang sedang dihadapi organisasi %. Perumusan strategi untuk me,manage isu,isu 9. (enciptakan *isi organisasi untuk masa ke depan

Perencanaan S$ra$e ik +S$ra$e ic P"annin -

Perencanaan strategik adalah proses penentuan program,program, akti*itas, atau proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan. Perbedaannya dengan perumusan strategi adalah perumusan strategi merupakan proses untuk menentukan strategi, sedangkan perencanaan strategik adalah proses menentukan bagaimana mengimplementasikan strategi tersebut. Organisasi yang tidak memiliki atau tidak melakukan perencanaan strategik akan mengalami masalah dalam penganggaran, misalnya terjadinya beban kerja anggaran. Orientasi dilakukannya manajemen strategik pada organisasi publik menuntut adanya strategic vision, strategic thinking, strategic leadership, dan strategic organization.

Man.aa$ #erencanaan s$ra$e ik !a i or anisasi

(anfaat perencanaan strategik bagi organisasi antara lain: a. &ebagai sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektif/ b. &ebagai sarana untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan strategi yang telah ditetapkan/ c. &ebagai sarana untuk memfasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yang optimal +efektif dan efisien-/ d. &ebagai rerangka untuk pelaksanaan tindakan jangka pendek +short term action-/ e. &ebagai sarana bagi manajemen untuk dapat memahami strategi organisasi secara lebih jelas/ dan

f. &ebagai alat untuk memperkecil rentang alternati*e stategi.

)ujuan utama perencanaan strategik adalah untuk meningkatkan komunikasi antara manajer puncak dengan manajer le*el ba.ahnya.

Men u!a/ #erencanaan S$ra$e ik Men&adi Tindakan N*a$a

:al,hal yang mendukung perencanaan strategik : a. &tuktur pendukung, baik secara manajerial maupun politicial .ill/ b. Proses dan praktik implementasi dilapangan/dan c. 1ultur organisasi

Agar saling mendukung perlu dilakukan restrukturisasi dan reorganisasi +institutional reform- agar selaras dengan strategi da desain sistem pengendalian manajemen. ;estrukturiasi tersebut didasarkan pada prinsip: a. Perubahan struktur organisasi hendaknya dapat meningkatakan kapasitas untuk mencapai strategi yag efektif. b. Pimpinan eksekutif bertanggungja.ab utuk melaksanakan strategi dan arahan kebijakan hingga le*el ba.ah. c. 'e.an bertanggungja.ab secara kolektif untuk merencanakan strategi, kebijakan dan otorisasi alokasi sumber daya, dan menilai kinerja manajemen +eksekutif-

Perencanaan strategi harus didukung dengan budaya organisasi yang kuat. Perencanaan strategik harus diikuti dengan perubahan perilaku dan sikap anggota organisasi untuk melaksanakan program,program secara efektif dan efisien. Program,program yang sudah dirancang secara baik dapat gagal bila personel dilapangan bertindak tidak sesuai dengan arah dan strategi.

Pen an aran

Proses penganggaran pada organisasi sector publik memiliki karakteristik yang agak berbeda dengan pengganggaran pada sektor s.asta. Perbedaan tersebut terutama adalah adanya pengaruh politik dalam proses penggangaran.

Peni"aian Kiner&a

Penilaian 1inerja merupakan bagian dari proses pengendalian manajemen yang dapat digunakan sebagai alat pengendalian. Pengendalian manajemen melalui sistem penilaia kinerja dilakukan dengan cara menciptakan mekanisme reward 7 punishment. &istem pemberian penghargaan +reward- dan hukuman +punishment- digunakan sebagai pendorong bagi pencapaian strategi. 2nsentif positif bagi pencapaian tujuan disebut penghargaan +re.ard-, sedangkan insentif negati*e jika tujuan tidak tercapai disebut hukuman +punishment-. Peran penting adanya penghargaan +reward- dalam sebuah organisasi adalah untuk mendorong tercapainya tujuan organisasi dan untuk menciptakan kepuasaan bagi setiap indi*idu. Pemberian imbalan +reward- dapat berupa finansial dan nonfinansial seperti pshycological reward dan social reward. 2mbalan atau penghargaan yang sifatnya financial misalnya berupa kenaikan gaji, bonus, dan tunjangan. 2mbalan yang bersifat psikologis dan sosial misalnya berupa promosi jabatan, penambahan tanggung ja.ab dan kepercayaan, otonomi yang lebih besar, penempatan kerja di lokasi yang lebih baik, dan pengakuan. (ekanisme pemberian sanksi dan hukuman untuk kondisi tertentu diperlukan. <amun, orientasi penilaian kinerja hendaknya lebih diarahkan pada pemberian penghargaan +reward oriented-.