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Office 技巧簡介

作者: 郭國銓
後續修改: 丁建均
一、常用快捷鍵
 斜體 Ctrl + I, 粗體 Ctrl + B
 全選 Ctrl + A, 儲存 Ctrl + S
 複製 Ctrl + C, 剪下 Ctrl + X
 貼上 Ctrl + V, 搜尋 Ctrl + F
 復原 Ctrl + Z, 取消復原 Ctrl + Y
 換頁 Ctrl + Enter, 換行 ( 但不換段落 ) Shift + Enter
 繪圖時,可以用 Alt 配合滑鼠來微調大小和位置
 複製文字的格式 Ctrl + Shift + C
 將複製的格式套用到文字 Ctrl + Shift + V

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一、常用快捷鍵 ( 續 )
 下標 Ctrl + 等號
 上標 Ctrl + Shift + 加號
 改變字母的大小寫 Shift + F3
 將字母設為全部大寫格式 Ctrl + Shift + A
 將字母設為小寫格式 Ctrl + Shift + K
 增減縮排 Alt + Shift + 左右
 改變中英文輸入 Ctrl + Space
 改變全形半形 Shift + Space
 更改輸入法 Ctrl + Shift

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一、常用快捷鍵 ( 續 )
 Help: F1
 同樣的動作再做一次 : F4
 尋找與取代 F5:
( 在 PowerPoint 當中, F5 的功能為放映 )
 Ctrl + 標點符號 : 可輸入該標點符號的全形
( 例如: Ctrl + . 變成。 )
這功能只適用於 Word

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二、自動校正的活用
 一些常用的字,可用「自動校正」功能。
 例如: parameter 這個字太長了
(a) 可以選擇「工具」 「自動校正選項」

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二、自動校正的活用 ( 續 )
(b) 接著,在「取代」輸入 para ,在「成為」輸入
parameter
(c) 再按「新增」
以及「確定」

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二、自動校正的活用 ( 續 )
 以後,每次輸入 para 再按空白鍵 ( 或標點符號 ) ,就
會自動變成 parameter 了

按空白鍵

 如果真的想輸入 para 這個字,只要在變成 parameter


之後按 Ctrl + Z ( 復原 ) 即可
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三、符號的快速輸入法
 一些常用但鍵盤上找不到的符號 ( 像 , ) ,除了
「插入」 「符號」
之外,也可以用「自動校正」或「快速鍵」的功能來輸入
在 Word 中按 「插入」 「符號」後,可以發
現左下方有二個鍵 先選定要設定
快速輸入法的
符號
註:這方法只適
用於 Word ,不
能用在 Excel
和 PowerPoint
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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 接著,我們可以選擇要設定快速輸入法的符號,再按
「自動校正」這個鍵,就會出現如下的畫面

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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 接著在取代的地方,輸入 lb ,再按「新增」和「確定

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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 以後,每次輸入 lb 再按空白鍵或標點符號,就會自動
變成 了

按空白鍵

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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 或著,也可以用快速鍵的方式。
我們可以在 7 頁的畫面中,選擇要設定快速輸入法的
符號,再按「快速鍵」這個鍵,就會出現如下的畫面

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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 接著,按電腦鍵盤上的 Alt, Shift, 再按 L ,再一起將
這三個鍵放開,就會出現如下的畫面
 然後先按「指定」
再按「關閉」

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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 以後,每次按 Alt + Shift ,再按 L ,再一起放開後,
就會出現

註:以上所述的符號快速輸入法,只適用於 Word ,不
能用在 Excel 和 PowerPoint

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四、繪圖
 要調整圖形的位置和大小,除了用滑鼠之外,以下幾
個技巧也可以學起來

 同時調整長和寬: + Shift
 讓中心的位置不變: + Ctrl
 微調位置: Ctrl + 上下左右鍵
 微調大小或位置: Alt + 滑鼠

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四、繪圖(續)
 插入圖片時,要用框架而非文字方塊
 儘可能將繪圖畫布的「配置」設為「與文字排列」,以免
當文字增加時,圖片的位置會亂跑
「格式」 「繪圖畫布」 「配置」 「與文字排列

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四、繪圖(續)
 調整文字方塊中的內邊界
文字方塊的內邊界預設值皆為 0.25cm 。有時,為了要
讓圖變得更小,但不想把文字變小,則需要縮小內邊界
方法:選取文字方塊後,先按「格式」 「文字方塊」

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四、繪圖(續)
接著再按「文字方塊」這個標籤,並且將「內邊界」的值
調小,再按「確定」即可

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四、繪圖(續)
 畫圖時,有時加上文字方塊,會蓋住後面的線條或箭
號,而且會出現外框

此時,可以先選取文字方塊,再按「格式」 「文字
方塊 ( 如同 16 頁的圖 )

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四、繪圖(續)
接著,在「色彩與框線」這個標籤中,將填滿的「色彩」
選為「無填滿」,將框線類別的「色彩」選為「無線條」
,再按「確定」

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四、繪圖(續)
按照剛才說的方法,就可將文字方塊的外框,以及蓋住後
面線條和箭頭的問題解決

註:只需設定一個文字方塊,其他的文字方塊,只要選取
後按 F4 即可

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四、繪圖(續)
 群組:
• 要同時複製、剪下、移動、放大或縮小一組物件,可先
將這些物件選取後,再按右鍵,選「群組物件」,再按
「群組」,就可以將這些物件變成同一個群組,一同複
製、剪下、移動、放大或縮小。
將右邊三個箭頭設
成群組

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四、繪圖 (續)

群組
設為群組後,這三個箭頭
就可以一起移動、剪下、
和複製了

之後,若要處理個別的物件,只需按右鍵,選「群
組物件」,再按「取消群組」即可。

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五、巨集
 編輯文件時,有一些事情 ( 如插入方程式 ) 經常做,但
是每一次都要按多個按鍵,很麻煩

此時,可以用「巨集」的功能

 Example: 插入 MathType

原本流程是:「插入」 「物件」
「 MathType 」

現在希望只要按 Shift + Alt + F 就可以輸入


MathType
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五、巨集(續)
(a) 首先,按「工具」 「巨集」 「錄製新巨集」

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五、巨集(續)
(b) 接著,點選「鍵盤」

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五、巨集(續)
(c) 出現如下畫面後,先輸入想要設定的快速鍵 Shift +
Alt + F ( 直接按電腦上的鍵盤即可)
輸入完之後,接著按「指定」,再按「關閉」

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五、巨集(續)
(d) 接著,出現如下的畫面,就是開始錄製巨集了

此時,照著原本輸入 MathType 的流程操作


「插入」 「物件」 「 MathType 」
操作結束後,把 MathType 關掉 28
五、巨集(續)
(e) 接著,按方形的按鈕,即完成巨集的錄製

方形按鈕

以後,按 Shift + Alt + F ,就可以插入 MathType



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六、自動加 Fig. 與編號

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六、自動加 Fig. 與編號(續)

黃俊德製作

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七、 References
 台大圖書館 http://www.lib.ntu.edu.tw/

 Office 官方網站
http://office.microsoft.com/zh-tw/word/HP051866641028.aspx
 別人做的小技巧
http://disp.ee.ntu.edu.tw/Alex/skill%20of%20making%20paper.chm
 Google http://www.google.com.tw

 Office 中的 help

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