Office 技巧簡介

作者： 郭國銓
後續修改： 丁建均
一、常用快捷鍵
 斜體 Ctrl + I, 粗體 Ctrl + B
 全選 Ctrl + A, 儲存 Ctrl + S
 複製 Ctrl + C, 剪下 Ctrl + X
 貼上 Ctrl + V, 搜尋 Ctrl + F
 復原 Ctrl + Z, 取消復原 Ctrl + Y
 換頁 Ctrl + Enter, 換行 ( 但不換段落 ) Shift + Enter
 繪圖時，可以用 Alt 配合滑鼠來微調大小和位置
 複製文字的格式 Ctrl + Shift + C
 將複製的格式套用到文字 Ctrl + Shift + V

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一、常用快捷鍵 ( 續 )
 下標 Ctrl + 等號
 上標 Ctrl + Shift + 加號
 改變字母的大小寫 Shift + F3
 將字母設為全部大寫格式 Ctrl + Shift + A
 將字母設為小寫格式 Ctrl + Shift + K
 增減縮排 Alt + Shift + 左右
 改變中英文輸入 Ctrl + Space
 改變全形半形 Shift + Space
 更改輸入法 Ctrl + Shift

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一、常用快捷鍵 ( 續 )
 Help: F1
 同樣的動作再做一次 : F4
 尋找與取代 F5:
( 在 PowerPoint 當中， F5 的功能為放映 )
 Ctrl + 標點符號 : 可輸入該標點符號的全形
( 例如： Ctrl + . 變成。 )
這功能只適用於 Word

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二、自動校正的活用
 一些常用的字，可用「自動校正」功能。
 例如： parameter 這個字太長了
(a) 可以選擇「工具」 「自動校正選項」

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二、自動校正的活用 ( 續 )
(b) 接著，在「取代」輸入 para ，在「成為」輸入
parameter
(c) 再按「新增」
以及「確定」

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二、自動校正的活用 ( 續 )
 以後，每次輸入 para 再按空白鍵 ( 或標點符號 ) ，就
會自動變成 parameter 了

按空白鍵

 如果真的想輸入 para 這個字，只要在變成 parameter

之後按 Ctrl + Z ( 復原 ) 即可
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 三、符號的快速輸入法
 一些常用但鍵盤上找不到的符號 ( 像 ， ) ，除了
「插入」 「符號」
之外，也可以用「自動校正」或「快速鍵」的功能來輸入
在 Word 中按 「插入」 「符號」後，可以發
現左下方有二個鍵 先選定要設定
快速輸入法的
符號
註：這方法只適
用於 Word ，不
能用在 Excel
和 PowerPoint
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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 接著，我們可以選擇要設定快速輸入法的符號，再按
「自動校正」這個鍵，就會出現如下的畫面

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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 接著在取代的地方，輸入 lb ，再按「新增」和「確定
」

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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 以後，每次輸入 lb 再按空白鍵或標點符號，就會自動
變成 了

按空白鍵

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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 或著，也可以用快速鍵的方式。
我們可以在 7 頁的畫面中，選擇要設定快速輸入法的
符號，再按「快速鍵」這個鍵，就會出現如下的畫面

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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 接著，按電腦鍵盤上的 Alt, Shift, 再按 L ，再一起將
這三個鍵放開，就會出現如下的畫面
 然後先按「指定」
再按「關閉」

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三、符號的快速輸入法 ( 續 )
 以後，每次按 Alt + Shift ，再按 L ，再一起放開後，
就會出現

註：以上所述的符號快速輸入法，只適用於 Word ，不
能用在 Excel 和 PowerPoint

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四、繪圖
 要調整圖形的位置和大小，除了用滑鼠之外，以下幾
個技巧也可以學起來

 同時調整長和寬： + Shift
 讓中心的位置不變： + Ctrl
 微調位置： Ctrl + 上下左右鍵
 微調大小或位置： Alt + 滑鼠

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四、繪圖（續）
 插入圖片時，要用框架而非文字方塊
 儘可能將繪圖畫布的「配置」設為「與文字排列」，以免
當文字增加時，圖片的位置會亂跑
「格式」 「繪圖畫布」 「配置」 「與文字排列
」

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四、繪圖（續）
 調整文字方塊中的內邊界
文字方塊的內邊界預設值皆為 0.25cm 。有時，為了要
讓圖變得更小，但不想把文字變小，則需要縮小內邊界
方法：選取文字方塊後，先按「格式」 「文字方塊」

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四、繪圖（續）
接著再按「文字方塊」這個標籤，並且將「內邊界」的值
調小，再按「確定」即可

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四、繪圖（續）
 畫圖時，有時加上文字方塊，會蓋住後面的線條或箭
號，而且會出現外框

此時，可以先選取文字方塊，再按「格式」 「文字
方塊 ( 如同 16 頁的圖 )

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四、繪圖（續）
接著，在「色彩與框線」這個標籤中，將填滿的「色彩」
選為「無填滿」，將框線類別的「色彩」選為「無線條」
，再按「確定」

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四、繪圖（續）
按照剛才說的方法，就可將文字方塊的外框，以及蓋住後
面線條和箭頭的問題解決

註：只需設定一個文字方塊，其他的文字方塊，只要選取
後按 F4 即可

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四、繪圖（續）
 群組：
• 要同時複製、剪下、移動、放大或縮小一組物件，可先
將這些物件選取後，再按右鍵，選「群組物件」，再按
「群組」，就可以將這些物件變成同一個群組，一同複
製、剪下、移動、放大或縮小。
將右邊三個箭頭設
成群組

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四、繪圖 （續）

群組
設為群組後，這三個箭頭
就可以一起移動、剪下、
和複製了

之後，若要處理個別的物件，只需按右鍵，選「群
組物件」，再按「取消群組」即可。

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五、巨集
 編輯文件時，有一些事情 ( 如插入方程式 ) 經常做，但
是每一次都要按多個按鍵，很麻煩

此時，可以用「巨集」的功能

 Example: 插入 MathType

原本流程是：「插入」 「物件」
「 MathType 」

現在希望只要按 Shift + Alt + F 就可以輸入

MathType
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五、巨集（續）
(a) 首先，按「工具」 「巨集」 「錄製新巨集」

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五、巨集（續）
(b) 接著，點選「鍵盤」

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五、巨集（續）
(c) 出現如下畫面後，先輸入想要設定的快速鍵 Shift +
Alt + F ( 直接按電腦上的鍵盤即可）
輸入完之後，接著按「指定」，再按「關閉」

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五、巨集（續）
(d) 接著，出現如下的畫面，就是開始錄製巨集了

此時，照著原本輸入 MathType 的流程操作

「插入」 「物件」 「 MathType 」
操作結束後，把 MathType 關掉 28
五、巨集（續）
(e) 接著，按方形的按鈕，即完成巨集的錄製

方形按鈕

以後，按 Shift + Alt + F ，就可以插入 MathType

了
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六、自動加 Fig. 與編號

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六、自動加 Fig. 與編號（續）

黃俊德製作

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七、 References
 台大圖書館 http://www.lib.ntu.edu.tw/

 Office 官方網站
http://office.microsoft.com/zh-tw/word/HP051866641028.aspx
 別人做的小技巧
http://disp.ee.ntu.edu.tw/Alex/skill%20of%20making%20paper.chm
 Google http://www.google.com.tw

 Office 中的 help

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