Iniciacin del Proyecto : Carta de Proyecto Clarificando los roles Seis Sigma Crear la Carta de Proyecto (Project Charter)

Llevar a cabo el lanzamiento del proyecto con el equipo

Definir Pasos
Iniciacin del proyecto

Herramientas
Charter Proyecto Reuniones Efectivas

Resultados

Definir el proceso

Definir
Iniciacin del proyecto Definir el proceso Determinar los requerimientos clave del cliente Definir las variables claves de Salida del Proceso

Mapa SIPOC Mapa flujo valor

Charter Proyecto Formacin equipo proyecto Necesidades del cliente claras

Determinar los requerimientos clave del cliente

Lluvia ideas Diagrama afinidad Anlisis Murphy Entrevistas Encuestas rbol necesidades del cliente

Defina las variables clave de salida

Charter Proyecto KPOVs

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Fase DEFINIR del DMAIC En la fase DEFINIR, usted estar definiendo e iniciando su proyecto de mejora:

El equipo est organizado Ha identificado el problema y su objetivo de mejora Ha identificado el proceso a mejorar Ha entendido los requerimientos del cliente

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Clarificando los roles Seis Sigma

Lder de equipo (vosotros!) Champion / Patrocinador Miembros equipo Asesor Seis Sigma/Black Belt/ Responsable de Excelencia Operacional Otros Recursos
Contenidos
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Rol del Lder del Equipo

Administracin de Tareas

Establecer la estrategia Seis Sigma del equipo Liderar la implementacin de las herramientas Seis Sigma Administrar las reuniones de equipo (Facilitar) Administrar las actividades de equipo del proyecto Monitorizar y reportar avances del equipo
Administracin de Equipo

Seleccionar/ajustar los miembros del equipo Establecer normas del equipo Aconsejar a los miembros del equipo Administrar las relaciones dentro de la organizacin (interfaces) Asegurar que el equipo est entrenado y equipado para su trabajo

Contenidos

Administrando las interfaces organizacionales del equipo

Esta es la parte difcil del trabajo. mantener las RELACIONES que sern crticas para usted y el xito de su equipo. RELACIONES con. La direccin Responsables del Proceso Operadores del Proceso Funciones de apoyo Otros Green Belts
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ROLES Belt (USTED)

Champion/Patrocinador

Miembros equipo Asesor/Black Belts

Rol del Patrocinador (Champion) del Equipo

Administracin de Tareas
Determinar la direccin estratgica del equipo Definir los requerimientos de xito Resolver asuntos de recursos para el equipo Conducir revisiones peridicas de avances Apoyar en la implementacin de la solucin

Administracin de Equipo
Apoyar en la seleccin del equipo Comunicarse con el lder de equipo

Contenidos

Rol de Miembros del Equipo Administracin de Tareas Participar Cumplir tareas Aplicar el conocimiento especial Aprender a utilizar las herramientas Seis Sigma Apoyar en las actividades de registro del equipo Administracin de Equipo Participar Seguir normas de equipo Comunicar el avance de equipo a la organizacin funcional/local

Contenidos

Rol del Asesor Seis Sigma (Black Belt)

Administracin de Tareas
Compartir experiencia en el uso de los mtodos y herramientas Seis Sigma Revisar peridicamente el proceso y su progreso

Administracin de Equipo
Asesorar al lder de equipo y champion Fomentar las mejores prcticas para compartir conocimiento entre los miembros del equipo y los participantes de Seis Sigma
Contenidos
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Rol Otros Recursos

Administracin de Tareas
Proveer consejos expertos en el momento adecuado al proyecto Contribuir al equipo Participar e implantar las soluciones

Administracin de Equipo
Participar Seguir normas de equipo Comunicar el avance de equipo a la organizacin funcional/local
Contenidos
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Creando su Project Charter Por qu crear un Charter de Equipo? Elementos del Charter Ejercicio

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Porqu crear un Charter de Equipo?

Las razones por las que un equipo falla *:

El equipo no es apoyado por la jerarqua El enfoque del proyecto es muy amplio Los objetivos del proyecto no son significantes No se han identificado unos indicadores buenos Los miembros del equipo tienen mltiples agendas El equipo no est entrenado Los datos no estn disponibles

* Roger Snee, Improving Team Effectiveness, Quality Progress

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Hacer un borrador de Project Charter asegura que: El proyecto del equipo cuenta con un caso de negocio i.e., est alineado y ligado con objetivos estratgicos de la organizacin. Las metas del equipo estn clarificadas. El enfoque del proyecto est definido. Los roles y responsabilidades son claros. El equipo cuenta con su propio informe de actividades definido, y listo para comunicarlo. Los miembros del equipo estn alineados con los propsitos del mismo (Yo s por qu estoy aqui).
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Elemento central de comunicacin

Green Belt

Champion

Project Charter
Equipo

Black Belt

Adems, alguien dijo: La escritura es la memoria del futuro

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Estructura de Project Charter

Contenidos

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Estructura de Project Charter Identificacin de los datos ms relevantes del Proyecto

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Estructura de Project Charter Descripcin del Proyecto y los objetivos. Resultados econmicos y otros potenciales

VALIDACION DPTO. FINANZAS

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Estructura de Project Charter Planificacin temporal del cierre de etapas. Identificacin de necesidades especiales.

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Estructura de Project Charter Actualizacin del avance (Indicadores) Listado de las herramientas empleadas

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Estructura de Project Charter Balance del proyecto (en sentido amplio) Cierre formal del proyecto

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Iniciando su proyecto: Arranque del Equipo

Primera reunin del equipo e iniciacin del proyecto Agenda propuesta para un arranque de proyecto de GB (kick off) 4 horas
Tpico Revisin Seis Sigma Revisin Charter Introducir tcnica SPACER
Como grupo, establezca cdigo conducta Como grupo, establezca expectativas Como grupo, establezca roles

Tiempo
1 hora 30 min 1 hora

Crear SIPOC Revisin Charter

30 min 1 hora

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Principios de reuniones efectivas

Establezca el propsito y cdigo de conducta Defina los resultados deseados Establezca roles Utilice indicadores de la reunin Siempre cuente con una agenda Asigne elementos de accin

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SPACER

Use el concepto SPACER Seguridad Propsito Agenda Cdigo de Conducta Expectativas Roles y Responsabilidades
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Agenda Detallada! Cules son los objetivos de la reunin ? Qu herramientas tiene previsto utilizar? Cunto tiempo tomar cada actividad?
8:00 Revisar Agenda, Roles 8:05 Actualizacin elementos accin / Revisar 8:15 Entrenar en la Matriz C&E 8:30 Completar la Matriz C&E 10:15 Asignar nuevos elementos de accin 10:20 Pros / Cons

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Cdigo de conducta para los equipos

Establezca reglas especficas en la primera reunin que orienten cmo deber comportarse el equipo.
EJEMPLOS:

Reuniones rpidas
Si no puede asistir, llame al lder del equipo antes de la reunin

Una persona habla a la vez.

No conversaciones aisladas

No se permiten discursos.
Un discurso es de 60 segundos o ms

Dejar los rangos fuera del saln. Venir preparado con elementos de accin terminados. Seguir la agenda; centrarse en el asunto.

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Cdigo de conducta para los equipos Cada miembro del equipo tiene el derecho y la responsabilidad de reforzar el cdigo de conducta El grupo debe acordar las tcnicas que se utilizarn para llamar la atencin cuando se rompa el cdigo de conducta Algunos ejemplos:
Cualquiera puede solicitar tiempo y luego referirse a la regla que se rompi Un miembro del equipo golpea la mesa con su manos tres veces; les dems pueden hacer lo mismo para aceptar que la regla se rompi.

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Roles
Todos los miembros son participantes activos

Lder equipo: Establece guas y objetivos Por lo general la misma persona: Facilitador: Mantiene el equipo enfocado USTEDES! Admin.Tiempo: Asegura que se cumplan las fechas Responsable del acta: Toma notas y elabora la
minuta con los elementos de accin.

Representante:

Reporta a otros grupos.

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Resumen
Diferentes roles:

Lder del equipo (Usted!) Champion / Patrocinador Miembros equipo Asesor Seis Sigma/Black Belt/Gerente Excelencia Operacional Recursos
Los equipos son escenciales para hacer mejoras de proceso duraderas Las diferentes personalidades juegan diferentes roles dentro del equipo. La efectividad de las reuniones de equipo est directamente influenciada por la estructura. Utilice el mtodo SPACER para enfocar la reunin y ser ms efectiva

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Cmo hacer:
Iniciacin Proyecto

1. Con el champion, seleccione el equipo considere roles, habilidades, personalidades, etc. 2. Programe la reunin de lanzamiento (Kick Off) Revise el Charter con el equipo Revise la tcnica SPACER.

Desarrolle el Cdigo de Conducta del equipo Registre la expectativas del equipo para el proyecto

Elabore el SIPOC 3. Evale la eficacia de las reuniones a lo largo del proyecto.

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