CEREMONIAL Y PROTOCOLO

(Resumen)

ANTECEDENTES.
Las normas de Ceremonial y Protocolo han estado históricamente unidas a las de
la diplomacia, produciéndose por supuesto una evolución en su formalismo.
Desde el origen del hombre, toda norma de conducta que busque formas de
acercamiento por medios pacíficos entre las tribus primitivas, desarrollará una
labor elemental de diplomacia y con ella, reglas de procedimiento del ceremonial
para llevarlas a cabo.
El Ceremonial y Protocolo diplomático, basado en normas consuetudinarias o
costumbristas, adquirieron formas que son de aplicación hasta la actualidad.
DEFINICIONES.
1. Ceremonial. Para el diccionario de la Real Academia Española, el Ceremonial
es "una serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne".
Sin embargo para nuestro caso de estudio será el conjunto de reglas prácticas
que deben observarse en las relaciones oficiales de los jefes de Estado, sus
representantes, ejecutivos, directivos y en general de todos aquellos que deben
mantener relaciones de carácter público con otros personeros similares.
2. Protocolo. "Es la regla ceremonial, diplomática o palatina, establecida por
decreto o por costumbre".
Aplicación práctica y concreta del ceremonial. El protocolo implica
necesariamente pensar y no sólo aplicar reglas mecánicas.
El protocolo reconoce las jerarquías del ordenamiento institucional. Al efectuarlo,
instituye el rango de las autoridades y sus precedencias.
Tanto el ceremonial como el protocolo norman la relación entre quienes alternan
en una ceremonia oficial.
Precedencia. "Preeminencia o preferencia en el lugar y asiento. Primacía,
superioridad..."
Es el orden y ubicación que le corresponde a una autoridad, en un acto o
ceremonia, de acuerdo a su categoría.
La precedencia es el punto crucial y la base del ceremonial, ya que ésta respeta
las jerarquías y categorías de las personas y establece su ubicación y orden de la
estructura interna, tanto de los estados como en el ámbito internacional.
La precedencia desde tiempos antiguos y en todas partes es motivo de normas
estrictas que de no acatarse produce desavenencias y ofensas.
Ceder el paso o el lugar de honor en toda la escala de las jerarquías es un
derivado del orden de precedencia.
Ejemplo y enseñanza acerca de la precedencia se encuentra en la Biblia en la
siguiente parábola:
"Cuando fueres convidado por alguno a bodas, no te sientes en el primer lugar, no
sea que OTRO MAS DISTINGUIDO QUE TU, esté convidado por él y, viendo el
que te convidó a ti y a él, te diga DA LUGAR A ESTE y entonces comiences CON
VERGÜENZA A OCUPAR EL ULTIMO LUGAR. Más, cuando fueres convidado,
ve y siéntate EN EL ULTIMO LUGAR, para que cuando venga el que te convidó te
diga: Amigo, SUBE MAS ARRIBA, entonces tendrás GLORIA DELANTE DE LOS
QUE SE SIENTAN CONTIGO a la mesa. Porque cualquiera que se ENALTECE,
será HUMILLADO y el que se humille será ENALTECIDO".
Es importante señalar que el ceremonial no crea jerarquías, sólo las reconoce.
Tampoco inventa honores ni los otorga, ni fomenta el boato, sólo establece un
orden que haga posible las más libres y cómodas relaciones. No complica,
simplifica. No crea problemas, solamente los evita.
Ahora bien, en el caso de las ubicaciones téngase presente que el lugar
preferencial, reservado para el principal invitado, o sea quien preside el acto, es el
centro. Esto obliga a tener una fila de asientos impares. Siguen en importancia
inmediata del centro la ubicación a la derecha, luego la izquierda, luego la
derecha, y así sucesivamente.
EL CEREMONIAL PÚBLICO Y SU CLASIFICACIÓN.
Diversos tratadistas concuerdan en dividir el ceremonial público en tres ramas:
1. Ceremonial de Estado o Extranjero
2. Ceremonial Diplomático o de Embajada
3. Ceremonial de Cancillería de Protocolo
1. El ceremonial de estado atiende fundamentalmente a los honores y
preeminencias correspondientes a los Jefes de Estados, tanto en sus
actividades internas, como en sus contactos con otros Jefes de Estados.
2. El ceremonial diplomático comprende lo relativo a las dignidades y honores
debidos a los Agentes Diplomáticos en el ejercicio de sus funciones.
3. El ceremonial de cancillería es parte integrante del ceremonial diplomático en
lo que se refiere a las formalidades para la redacción de documentos y oficios
diplomáticos de cualquier naturaleza.
Si bien esta clasificación es útil en tanto que contribuye a sistematizar sus
diferentes actividades no hay que olvidar que en la práctica se tienden a asimilar
en una sola y que no es otra cosa que el ceremonial.
En este sentido, se debe comprender necesariamente la importancia del
ceremonial en la vida institucional de la organización, ya que, su adecuado uso le
proporcionará un valor de formalidad y respeto a la imagen que posee el público
de su empresa.
La precedencia constituye la parte más esencial del protocolo, de tal modo que
sin la previa precedencia el protocolo no es posible.
Los caracteres definitorios del protocolo son:
• Su sociabilidad
• Su oficialidad
• Su relevancia
ORDEN DE PRECEDENCIA.
Sobre las máximas autoridades presentes:
a) Si estuvieren presentes dos o más, se les reconocerá en orden alfabético de
apellido. Si el apellido de ambos comienza por la misma letra, se sigue en
orden alfabético de la segunda letra y, así sucesivamente.
Si el apellido fuese idéntico, se sigue el mismo procedimiento con el nombre.
Si el nombre es el mismo, entonces con el segundo nombre. En el raro caso
de que todos sus nombres y apellidos sean iguales, se reconocerá primero al
que más tiempo lleva como socio
b) Si estuvieren presente dos o más, se le dará precedencia al que ejerció su
cargo más recientemente y, así sucesivamente.
c) Si estuvieren presentes dos o más, se da precedencia de la misma manera
como a los ex presidentes internacionales (véase el punto b.). En caso de
estar presentes dos o más ex directores internacionales que ejercieron durante
los mismos años, se seguirá el procedimiento explicado en el punto a.
Planos Sobre Aplicación de la Precedencia
En Vehículos o Carruajes:
En el asiento de fondo, a la derecha, irá la persona de más alto rango, por ser el
lugar de honor.
Si son tres las personas:

Si son cuatro los ocupantes:

Si son tres personas, de rango equivalente:

En Testeras
En la testera, quién preside la reunión siempre debe ocupar el asiento del centro
de la mesa. El orador principal vendría a ocupar el asiento número dos,
siguiéndole el resto en orden de precedencia.
AUDITORIO

7 5 3 1 2 4 6
En una testera en que se ha colocado un podio al centro:
AUDITORIO

7 5 3 1 PODIO 2 4 6 8
Cuando están presentes las esposas:
AUDITORIO

5 C 3 A 1 PODIO 2 B 4 D 6

En Estrados

En Mesas
Diagrama de mesas rectangulares
Mesa rectangular para comida de hombres solos.

En caso de que el número de invitados sea un múltiplo de 4.

Mesa rectangular para comida con señoras.

(La precedencia de las señoras se han indicado con letras, por orden alfabético).
Mesas en Forma de “T”, en “U”
Mesa con forma de "T" solamente hombres.

Mesa "T" con asistencia de señoras.

Mesa con forma de "U" solamente hombres.

Mesa "U" con asistencia de señoras.

MESAS CIRCULARES
Mesa circular para hombres solos con una cabecera
Mesa circular para hombres solos con dos cabeceras.

Mesa circular con señoras.

Diagrama de mesas de dos, tres y cuatro personas:

Dos personas.

Tres personas.

Cuatro personas.

ORGANIZACIÓN DE ACTOS, CEREMONIAS Y EVENTOS.

1.- Clasificación
Para dar cierta uniformidad y otorgar a los actos la solemnidad inherente a su
carácter, es necesario observar un procedimiento general que permita formalizar
su realización. A continuación se ofrece una clasificación de los principales actos
que se realizan normalmente.
1. Actos solemnes
• Día institucional o celebración de la efeméride de la organización
• Inauguración Año Académico
• Entrega de Grados Académicos y Títulos Profesionales
 • Entrega de Grados Académicos Honoríficos
• Actos de inauguración o clausura
• Ceremonias de inauguración de exposiciones y de presentación de
libros o de productos
• Firmas de convenios
• Premiación por años de servicio
• Actos de bienvenida a visitas oficiales
2. Actos o eventos institucionales de trabajo
• Charla
• Conferencia
• Disertación
• Cursillo
• Curso
• Taller
• Seminario
• Coloquio
• Mesa redonda
• Panel
• Foro
• Encuentro
• Simposio
• Congreso
• Ciclo
• Jornada
3. Manifestaciones de tipo social con comidas
• Manifestaciones de pie: - Cóctel: de preferencia se ofrece en la tarde, de
19:00 a 21:00 horas
- Vino de Honor: de preferencia se ofrece entre las 12:30 a 15:00
horas
- Copa de Champagne: se ofrece al término de algún acto solemne
• Manifestaciones Mixtas:
- Recepciones: manifestación protocolar de 20:30 horas en adelante.
Se inicia con un cóctel y luego sigue con una comida
• Manifestaciones sentados:
- Almuerzos: se invita a las 13:00 horas
- Té u onces: como es tradicional, se invita a las 17:00 horas
- Comida: se invita aproximadamente a las 21:00 horas
• Manifestaciones de Gala:
- Cena: se invita a las 22:00 horas
- Banquetes: son comidas nocturnas que tienen un significado de
gran solemnidad, generalmente se ofrecen en honor de una
distinguida autoridad
2.- Consideraciones para organizar actos, ceremonias y eventos
• Definir nómina de invitados
• Redactar invitaciones
 • Imprimir invitaciones
• Elaborar programa de la ceremonia
• Escribir el libreto
• Despachar invitaciones (respaldar por fax y/o e-mail)
• Contar con un maestro de ceremonias
• Elaborar y despachar invitación para la prensa
• Confirmar a las autoridades o invitados
• Confirmar a la prensa
• Diseñar cuadro de precedencias
• Definir un equipo para recibir a las autoridades o invitados
• Coordinar la bendición (sí corresponde)
• Coordinar la presentación artística (sí corresponde)
• Considerar personas para izar el pabellón nacional (sí corresponde)
• Visitar el lugar del acto y coordinar con autoridad local (cuando es en
terreno)
• Considerar toldos y sillas
• Disponer de un podium
• Revisar ubicación del mástil
• Disponer de un equipo de amplificación
• Elaborar folletos (sí corresponde)
• Instalar paneles informativos (sí corresponde)
• Disponer de tijeras y bandeja (sí corresponde)
• Comprar Flores o galvano (sí corresponde)
• Contratar Cóctel (sí corresponde)
• Habilitar estacionamientos
• Despachar o entregar comunicados de prensa
• Disponer de soportes electrónicos (sí corresponde)
DESARROLLO DE UNA CEREMONIA
1.- El programa
La estructura del programa es el primer paso y es por lo tanto, un elemento
central para el correcto desarrollo de una ceremonia y es al mismo tiempo, la guía
para la elaboración del libreto.
La falta de conocimiento respecto del orden de los oradores cuando pronuncian
un discurso es posiblemente uno de los errores más comunes, es por esto, que es
preciso señalar que corresponde que haga uso de la palabra, en primer término,
la persona de menor rango. Hablará como último de los oradores quién preside
dicho acto o ceremonia.
Con todo, es importante señalar que en los funerales el orden de los oradores, por
el contrario, debe iniciarse con la persona de mayor rango y no debe considerarse
el uso de vocativos.
Como criterio al momento de definir quiénes harán uso de la palabra se puede
establecer dos:
1. Duración del acto o ceremonia
2. Rol de los oradores
A continuación se presenta un programa tipo de una ceremonia de inauguración:
• Saludo
 • Introducción
• Himno Nacional
• Palabras Bienvenida autoridad local
• Palabras representante comunidad
• Presentación artística
• Palabras autoridad regional
• Bendición
• Corte de cinta
2.- El libreto
A continuación se presenta el esquema de un libreto, señalándose al mismo
tiempo, como se debe ir estructurando su contenido:
• Saludo
Muy buenos días ( o tardes o noches)
Señoras y Señores ( en este punto sí es necesario se resalta la presencia
de la persona que da realce a la ceremonia)
• Introducción
Breve resumen del motivo que convoca a los asistentes.
• Himno Nacional
• Inicio del programa
En este punto comienza a desarrollarse el programa.
En primer lugar entrega las palabras el dueño de casa y las últimas
palabras son de la persona con mayor rango.
• Número artístico
Si la situación lo amerita se puede incorporar un número artístico, claro que
éste deberá ser sobrio y por sobre todo, tener correspondencia con el acto.
El libreto debe estar escrito con mayúsculas y debe ser entregado al maestro de
Ceremonia el día anterior de la misma.
3.- El maestro de ceremonias
El encargado de leer el libreto es el maestro de ceremonias, el cual debe poseer
ciertas características tales como:
• Buena pronunciación y dicción
• Gesticulación acorde
• Vestimenta adecuada a la ocasión
El rol esencial del maestro de ceremonias es presentar a las autoridades que
harán uso de la palabra, por lo tanto, no es principal actor, por tal motivo, jamás
debe saludar a cada una de las autoridades usando los vocativos que están
reservados sólo para los oradores, lo correcto es que salude en forma general la
presencia de ellas.
Dentro del aspecto formal cabe resaltar lo siguiente:
Se debe prever cada acción, movimiento o palabra del maestro de ceremonias,
hay que evitar las improvisaciones.
Antes de la ceremonia se debe revisar la nómina de connotados que darán realce
al acto, así no se nombrará a aquellos que a última hora no asisten.
Hay que destinar un espacio físico para el maestro de ceremonias, idealmente se
le debe ubicar a un costado del podium, así se evita mantenerlo de pie detrás del
podio, aparte que es incómodo, éste se transforma en un elemento de distracción
para el público.
Las palabras y frases: “A continuación”, “Enseguida”, “prosiguiendo con esta
ceremonia”, “Verán – o escucharán- Uds. a continuación, etc”., ayudan a hilar el
acto. Ejemplo: “Enseguida, hará uso de la palabra el Pastor Mariano del templo...”
El maestro de ceremonias no debe salirse del libreto, ni menos calificar el
discurso de los oradores. Jamás deberá decir: “Después de las hermosas
palabras pronunciadas por...”ºº
TITULOS Y TRATAMIENTO A AUTORIDADES
Corresponde un tratamiento especial, según su rango y jerarquía, a las altas
autoridades nacionales y extranjeras.
En algunos casos, el tratamiento epistolar varía del trato personal o verbal.
Autoridades Nacionales.
• Presidente de la República.
o (Epistolar) "Excelentísimo señor" o "Su Excelencia".
o (Verbal) "Excelencia" o "Señor Presidente". Congreso Nacional.
• Senadores y Diputados.
o (Epistolar) ”Honorable".
o (Verbal) "Señor Senado?' o "Señor Diputado".
• Poder Judicial.
o Corte Suprema. "Excelentísima".
o Cortes de Apelaciones. “llustrísima".
o Miembros de estos tribunales y Jueces. "Señoría". Ministros de
estado. "Señor Ministro”
• Autoridades Eclesiásticas.
o Cardenal. (Epistolar". "Eminencia Reverendísima". (Verbal).
"Monseñor".
o Arzobispos y Obispos (Epistolar). "Excelencia". (Verbal).
'Monseñor".
o Jefe de la Iglesia Ortodoxa. (Epistolar). "Patriarca". (Verbal). "Su
Beatitud".
o Iglesias Cristianas Protestantes. Superiores. "Honorable Pastor".
Autoridades Extranjeras.
• Papa. "Su Santidad, Beatísimo Padre". Emperador. "Su Majestad imperial".
• Rey, Reina. "Su Majestad".
• Príncipe Consorte. "Su Alteza real".
• Presidente de la República. "Excelentísimo Señor”
• Nuncio Apostólico. "Su Excelencia Reverendísima”.
• Embajadores. 'Excelentísimo Señor".
• Encargado de Negocios. "Honorable Señor".
• Representante de Organismos Internacionales. 'Honorable Señor”

COMERCIO INTERNACIONAL

PROTOCOLO Y CEREMONIAL
(Resumen)

DOCENTE: Dr. Oscar Landivar.

ASIGNATURA: Relaciones Internacionales

ESTUDIANTE: Fernando Espinoza R.

NIVEL: Noveno Semestre

TURNO: Noche

FECHA: 27 de julio de 2009

LA PAZ - BOLIVIA.