AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE

COBRANZAS

POR: PEDRO GUILLEN GUERRERO SERGIO H. PASILLAS MORALES

1.INTRODUCCIN. 2.CONCEPTO DE OPERACIN DE COBRANZAS.

3.OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE COBRANZAS.

4.ACTIVIDADES DE LA OPERACIN DE COBRANZAS. 5.METODOLOGIA EN LA AUDITORIA DE COBRANZAS.

FIN

INTRODUCCION
PARA ENTENDER COMO FUNCIONA EN LA PRACTICA LA AUDITORIA, ES IMPORTANTE ENTENDER COMO SE ADAPTAN LOS CONCEPTOS (PROCESO DE LA AUDITORIA) A DETERMINADAS AREAS DE LA AUDITORIA. EN LAS COBRANZAS VEREMOS A DETALLE LA APLICACIN DE ESTOS CONCEPTOS, DADO QUE ES PARTE IMPORTANTE DE CADA AUDITORIA.

OPERACIN DE COBRANZAS
CONJUNTO DE OPERACIONES NECESARIAS PARA TRANSFORMAR UN ACTIVO EXIGIBLE -DOCUMENTADO O NO- (CRDITOS) EN UN ACTIVO LQUIDO (DISPONIBILIDADES). COMIENZA CON LA EXISTENCIA DE UN DERECHO REPRESENTADO EN UNA CUENTA O UN DOCUMENTO A COBRAR Y TRAE COMO RESULTADO EL INGRESO DE DINERO O ALGN TTULO REPRESENTATIVO DE DINERO, CHEQUE U ORDEN DE PAGO. TAMBIEN ES LA DOCUMENTACIN DE UN CRDITO QUE YA EXISTE. SE TRATA DE UN CRDITO EN CUENTA CORRIENTE QUE ES CANCELADO POR EL DEUDOR MEDIANTE UN PAGAR. SI BIEN AQU EL COBRO NO ES DEFINITIVO, PUES SE SIGUE TENIENDO UN CRDITO Y AN NO SE HA PERCIBIDO EL DINERO, LAS CARACTERSTICAS DE LA GESTIN EMPRENDIDA SON DE SIMILAR IMPORTANCIA A LAS QUE SE REQUIEREN PARA LOGRAR EL COBRO EN DINERO. TAMBIN PODRA ACEPTARSE COMO OPERACIN BSICA DE COBRANZA AL DESCUENTO DE UN DOCUMENTO .

FORMAS DE COBRANZAS
COBRANZA POR COBRADORES. COBRANZA POR REPARTIDORES. COBRANZA POR AGENCIA. COBRANZA POR CORRESPONDENCIA. COBRANZA EN CAJA. COBRANZA POR DEPOSITO BANCARIO. COBRANZA DE DOCUMENTOS POR MEDIO DE UN BANCO. COBRANZA DE EXPORTACIONES.

COBRANZA POR COBRADORES

PERSONAL DE LA EMPRESA SALE A EFECTUAR LA COBRANZA DIRECTAMENTE EN EL DOMICILIO DEL DEUDOR. ALL SE PERCIBE EL DINERO, LOS CHEQUES O LOS PAGARS QUE FIRMA EL DEUDOR.

COBRANZA POR REPARTIDORES

ES REALIZADA POR EL MISMO REPARTIDOR QUE EFECTA LA ENTREGA DE LA MERCADERA VENDIDA. SUELE SER USADA POR EMPRESAS QUE SE DEDICAN A LA VENTA DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS

COBRANZA POR AGENCIA

EL DEUDOR TAMBIN ES VISITADO EN SU DOMICILIO. LA DIFERENCIA RADICA EN QUE LA COBRANZA ES REALIZADA POR ALGUNA EMPRESA DEDICADA ESPECIALMENTE A PRESTAR ESE SERVICIO Y QUE FUE CONTRATADA CON ESE FIN. EN REALIDAD NO ES UNA FORMA MUY UTILIZADA, RESERVNDOSE SU USO, GENERALMENTE, PARA EL CASO DE CRDITOS DE DIFCIL REALIZACIN.

COBRANZA POR CORRESPONDENCIA

EL DEUDOR ENVA POR CORRESPONDENCIA EL IMPORTE DE SU OBLIGACIN. NORMALMENTE EL DEUDOR ENVA UN CHEQUE DE MANERA TAL QUE ELIMINE CUALQUIER RIESGO POR EXTRAVO O SUSTRACCIN DEL VALOR.

COBRANZA EN CAJA
EN ESTE CASO ES EL CLIENTE QUIEN SE TRASLADA HASTA LA EMPRESA PARA REALIZAR EL PAGO DE SU DEUDA. ESTA FORMA SUELE EMPLEARSE EN LOS COMERCIOS MINORISTAS QUE VENDEN SUS MERCADERAS A CRDITO, GENERALMENTE CANCELABLES AL CABO DE UN NMERO DETERMINADO DE CUOTAS.

COBRANZA POR DEPOSITO BANCARIO

EL DEUDOR EFECTA SU PAGO DEPOSITANDO EL IMPORTE ADEUDADO EN LA CUENTA CORRIENTE BANCARIA DEL ACREEDOR. GENERALMENTE EN ESTOS CASOS SE USA UN MODELO DE BOLETA DE DEPSITO ESPECIAL QUE TIENE UNA COPIA MS QUE LA HABITUAL. ESA COPIA DEMS QUEDA EN PODER DEL BANCO, QUIEN LA HACE LLEGAR A SU CLIENTE PARA HACERLE SABER A STE DE LA COBRANZA QUE SE HA REALIZADO.

COBRANZA DE DOCUMENTOS POR MEDIO DE UN BANCO

EN ESTOS CASOS LOS DOCUMENTOS A COBRAR SON ENTREGADOS AL BANCO. ESTE ENVA EL AVISO DE VENCIMIENTO AL DEUDOR PARA QUE EFECTE EL PAGO DIRECTAMENTE EN EL BANCO. CUANDO EL DEUDOR PAGA, EL BANCO ACREDITA EL IMPORTE RECIBIDO EN LA CUENTA DE SU CLIENTE Y NOTIFICA A STE DEL XITO DE LA GESTIN DE COBRANZA. SI EL DOCUMENTO NO FUERA CANCELADO A SU VENCIMIENTO, EL BANCO PUEDE ENCARGARSE DEL PROTESTO DEL MISMO.

COBRANZA DE EXPORTACIONES
CUANDO EL DEUDOR RESIDE EN EL EXTERIOR, LA COBRANZA SE REALIZA NORMALMENTE A TRAVS DE INSTITUCIONES BANCARIAS QUE POSIBILITAN QUE SE CONCRETE LA OPERACIN. EL CRDITO SE PRODUCE SOBRE LA CUENTA CORRIENTE DEL ACREEDOR Y EL BANCO LE NOTIFICA LA COBRANZA EFECTUADA.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE COBRANZAS

1. 2. 3. 4. 5. 6.

EXAMINAR LOS RIESGOS INHERENTES, ENTRE ELLOS LOS DE FRAUDE. EXAMINAR EL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR Y DE LOS INGRESOS. CONFIRMAR LA EXISTENCIA DE CUENTAS POR OCURRENCIA DE LAS TRANSACCIONES DE INGRESOS. COBRAR Y LA

COMPROBAR LA INTEGRIDAD DE LAS TRANSACCIONES DE LAS CUENTAS POR COBRAR Y DE LOS INGRESOS. DETERMINAR SI EL CLIENTE TIENE DERECHO SOBRE LAS CUENTAS POR COBRAR REGISTRADAS. VERIFICAR LA VERACIDAD ADMINISTRATIVA DE LOS REGISTROS Y CEDULAS DE SOPORTE DE LAS CUENTAS POR COBRAR Y DE LOS INGRESOS. DETERMINAR SI LA VALUACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR Y LOS INGRESOS ESTN EN LOS RESPECTIVOS VALORES NETOS REALIZABLES. DETERMINAR SI LA PRESENTACION Y LA REVELACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR Y DE LOS INGRESOS SON ADECUADAS Y SI ENTRE OTRAS COSAS INCLUYEN LA CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN LAS CATEGORIAS CORRESPONDIENTES, UNA PRESENTACION ADECUADA DE LAS CUENTAS POR COBRAR PIGNORADAS, LA REVELACION DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR A PARTES RELACIONADAS.

7. 8.

ACTIVIDAD DE LA OPERACIN DE COBRANZAS

ACTIVIDADES OPERATIVAS
ACTIVIDADES DE INVERSIN ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO

ACTIVIDADES OPERATIVAS
ES EL MONTO ORIGINADO POR LAS ACTIVIDADES OPERATIVAS DE LA EMPRESA. SON LOS INGRESOS POR VENTAS, COMISIONES Y HONORARIOS. SON LOS PAGOS DE EFECTIVO A PROVEEDORES Y EMPLEADOS.

 SON LOS PAGOS DE EFECTIVO EN

SEGUROS.

SON LOS INGRESOS O PAGOS EN EFECTIVO

POR CONTRATOS COMERCIALES.

ACTIVIDADES DE INVERSIN
Son los pagos para adquirir propiedad planta y equipo. Son los ingresos de venta propiedad planta y equipo.

 Son los pagos por adquirir acciones de otras empresas. Ingresos por venta acciones de otras empresas.

 Son los prestamos realizados a los terceros. Ingresos por prestamos recibidos de terceros.

ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO
EFECTIVO QUE PROVIENE DE LA EMPRESA PAGOS DE EFECTIVO A LOS PROPIETARIOS DE LAS EMPRESAS PARA ADQUIRIR O REDIMIR ACCIONES. EFECTO QUE PROVIENE DE LA EMISIN DE OBLIGACIONES, PRESTAMOS Y BONOS.

METODOLOGA EN LA AUDITORIA DE COBRANZAS

PARA LLEVAR A CABO LA METODOLOGA DE AUDITORIA OPERACIONAL DE COBRANZAS CONSTA DE TRES ETAPAS LAS CUALES SON: 1. FAMILIARIZACIN. A) ESTUDIO AMBIENTAL B) ESTUDIO DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA C) VISITA A LAS INSTALACIONES

2) Investigacin y Anlisis a) Entrevistas b) Evaluacin de la Gestin Administrativa c) Examen de la documentacin

3) Diagnostico a) Fase creativa b) Reverificacion de hallazgos c) Elaboracin de informe

Familiarizacin.
Para llevar a cabo la auditoria de cobranza debo familiarizarme con la operacin que sellaba a cabo en este departamento.

ESTUDIO AMBIENTAL: determinar las repercusiones financieras que se tendran si se mejora su eficiencia y examinare la rotacin de las cuentas por cobrar.

 Estudio de la Gestin Administrativa: es la aplicacin prctica de conocer sus caractersticas y las posibles deficiencias, en cuanto a su evaluacin. Visita a las Instalaciones: Realizare una visita al departamento de cobranza para observar como se efectan las operaciones y as poder identificar los problemas.

Investigacin y Anlisis
Es el objetivo que se plantea para analizar la informacin de cobranza como documentacin y evaluarla. Entrevistas: formular un cuestionario donde establezca preguntas especificas del personal de cada rea (ventas compras, produccin, etc.)

 Evaluacin de la Gestin Administrativa: es la etapa de familiarizacin con la planeacin, organizacin, direccin y control de la cobranza, para evaluacin y determinar su eficacia y efectividad.

Examen de la documentacin: es el anlisis de la cobranza (crdito, facturas, cuentas, etc.) para obtener informacin mas clara y establecer que documentacin hace falta conforme a los procedimientos establecidos.

Diagnostico
Una vez que termine de realizar el estudio y evaluacin administrativa hacer un reporte de los indicios y fallas de ineficiencia.

Fase creativa: son los hallazgos realizados de la empresa que interfieren directamente en las operaciones de cobranza.

 Reverificacion de hallazgos: es checar la documentacin de la cobranza desde las cuentas (crdito, facturas, cuentas, etc.) y dar una opinin.

Elaboracin de informe: es realizar un informe detallado de cmo esta las area de cobranzas.