You are on page 1of 25

BAB III GAMBARAN UMUM PT SAIPEM INDONESIA

III.1. Sejarah Umum Perusahaan Dalam membahas sejarah umum PT Saipem Indonesia, maka perlu diketahui asalusul singkat dari induk perusahaan PT Saipem Indonesia, yaitu The Saipem Group. The Saipem Group atau biasa disebut Saipem merupakan anak perusahaan (subsidiary) yang berbentuk joint-stock company dari perusahaan induk bernama Eni S.p.A. Saipem yang berkantor pusat di San Donato Milanese, Milan, Italia dan memiliki corporate capital sebesar 441.410.900 Euro telah terdaftar di Milan Stock Exchange sejak 1984 dengan sekitar 43 % kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Eni. Sebelum diakuisisi oleh Eni, Saipem telah beroperasi sejak tahun 1950-an dengan mengedepankan akumulasi kompetensi dari berbagai aktifitas seperti pemasangan pipa untuk ekplorasi di daerah daratan (onshore pipelaying), pelaksanaan konstruksi (plant construction), dan pengeboran (drilling). Kini, The Saipem Group adalah perusahaan terbesar, terkuat, dan terluas secara internasional yang bergerak di bidang kontraktor industri eksplorasi minyak dan gas. Saipem juga merupakan yang terdepan di dunia dalam hal oil and gas contracting services sector, baik itu onshore (eksplorasi minyak dan gas yang dilakukan di daratan), maupun offshore (eksplorasi minyak dan gas yang dilakukan di lepas pantai). Fokus utama dari seluruh aktivitas yang dilakukan Saipem adalah mengedepankan arti pentingnya tingkat kesehatan dan keselamatan para pelaksananya yang mereka sebut sebagai our clients and our people.

34

Karena memiliki sistem manajemen lingkungan kesehatan dan keselamatan yang sangat kuat dan konsisten, maka Quality Management System yang dimiliki Saipem tersebut telah disertifikasi ISO 9001:2000 oleh Lloyds Register Certification. Sebagai perusahaan yang mendunia, Saipem justru menggunakan banyak Sumber Daya Manusia yang berasal dari negara-negara berkembang. Saipem merekrut begitu banyak pekerja, lebih dari 30.000 orang yang terdiri lebih dari 100 kewarganegaraan yang berbeda-beda, dan mayoritas berasal dari negara-negara berkembang yang paling efektif jika ditinjau dari segi biayanya (most cost effective developing countries) serta memiliki basis aktivitas dalam skala besar, seperti di India, Kroasia, Rumania, dan tentu saja, Indonesia. PT Saipem Indonesia didirikan sekitar 10 tahun yang lalu, berkantor pusat di Jalan Haji Rangkayo Rasuna Said Kavling 62, Kuningan, Jakarta Selatan, tepatnya di gedung Setiabudi Atrium lantai 6 (suite 601). Perusahaan ini dipimpin oleh Managing Director yang dijabat oleh seorang Frenchmen bernama Michel Laine dan menjalankan usahanya sebagai sebuah perusahaan kontraktor industri eksplorasi minyak dan gas. Dalam menjalankan bidang usahanya, PT Saipem Indonesia memiliki empat aktivitas utama yang disebut sebagai EPIC (Engineering, Procurement, Installation, Construction). Keempat aktivitas itu dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut: 1. Engineering Aktivitas utamanya adalah melakukan rancangan-rancangan atau desain-desain secara basic design dan detailed design yang diperlukan untuk membangun sebuah platform atau anjungan beserta segala kebutuhannya. Platform atau anjungan sangat diperlukan untuk menunjang proses industri eksplorasi minyak dan gas.

35

2. Procurement Aktivitas utamanya adalah melakukan pembelian material-material dan atau equipments yang digunakan untuk membangun sebuah platform atau anjungan beserta segala kebutuhan yang diperlukan. 3. Installation Aktivitas utamanya yaitu melakukan pemasangan atau instalasi material-material yang diperlukan terhadap pembangunan platform sampai dengan proses start up dimulai. Aktivitas lainnya yaitu memastikan apakah seluruh komponen yang telah dipasang dapat berfungsi sebagaimana mestinya. 4. Construction Aktivitas utamanya yaitu melaksanakan konstruksi atau dengan kata lain melakukan fabrikasi platform guna menunjang proses eksplorasi minyak dan gas yang merupakan tujuan utama bidang usaha perusahaan. Aktivitas ini oleh kalangan perusahaan dinamakan to fabricate. Dengan adanya aktivitas EPIC tersebut maka jelas bidang usaha apa yang dikerjakan oleh PT Saipem Indonesia dalam menjalankan roda kegiatan perusahaan. Pada intinya, PT Saipem Indonesia sebagai perusahaan kontraktor industri eksplorasi minyak dan gas harus mengikuti proses Tender (baik di dalam maupun luar negeri) terlebih dahulu sebelum mendapatkan kontrak untuk melakukan pekerjaan konstruksi platform yang dapat dilakukan bukan hanya di Indonesia, melainkan juga di luar negeri. Sebagai gambaran, pada saat skripsi ini ditulis, PT Saipem Indonesia sedang mendukung kegiatan pelaksanaan proyek-proyek bernilai besar yang sedang digarap di Australia dan Thailand dalam hal aktivitas Engineering dan Procurement.

36

III.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan III.2.1. Struktur Organisasi Perusahaan Setiap perusahaan pada dasarnya menginginkan agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Untuk mewujudkan hal itu diperlukan adanya sebuah struktur organisasi perusahaan sebagai salah satu gambaran yang memperlihatkan aspek-aspek penting dari suatu perusahaan yang mencakup pembagian tugas, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing fungsi atau bagian di dalam perusahaan. Dengan didukung oleh struktur organisasi yang baik, maka tujuan perusahaan dapat dicapai melalui suatu proses yang efisien, terarah, penuh dengan tanggung jawab (full of responsibilities), serta terciptanya hubungan antar individu yang menghasilkan sebuah teamwork yang baik guna mencapai tujuan perusahaan. Berikut ini adalah struktur organisasi yang dapat menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT Saipem Indonesia:
Shareholders Meeting (RUPS) CHAIRMAN

MANAGING DIRECTOR HUMAN RESOURCES & ICT


QUALITY, HEALTH, SAFETY, & ENVIRONMENT

ADMINISTRATION, FINANCE, & CONTROL

PROCUREMENT

OFFSHORE PLANT ENGINEERING

ESTIMATING & COMMERCIAL

Sumber: PT Saipem Indonesia.

37

Dari struktur organisasi tersebut, tampak bahwa PT Saipem Indonesia dalam kegiatan operasionalnya terdiri atas 6 (enam) departemen yang bertugas semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan. Keenam departemen yang saling berkoordinasi dan memiliki teamwork yang efektif demi kepentingan perusahaan tersebut adalah: 1. Administration, Finance, and Control (AFC) 2. Human Resources and ICT (HRIT) 3. Quality, Health, Safety, and Environment (QHSE) 4. Procurement (PROC) 5. Estimating and Commercial (COMM) 6. Offshore Plant Engineering (ENG) Keenam departemen diatas wajib melaporkan seluruh hasil dari kegiatan operasional yang telah dilakukannya kepada Managing Director (MDIR) yang nantinya akan memberikan laporan pertanggungjawabannya kepada Chairman (CHAM) yang berkedudukan di kantor pusat The Saipem Group di Milan, Italia.

III.2.2. Uraian Tugas Perusahaan Tujuan dalam pembagian fungsi dan tugas adalah agar seluruh pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien, dan ekonomis. Apabila seluruh pekerjaan dapat terlaksana secara efektif, efisien, dan ekonomis maka sasaran atau tujuan yang telah disusun dan dicanangkan sedemikian rupa oleh perusahaan dapat terlaksana dan tercapai dengan baik.

38

Dari struktur organisasi PT Saipem Indonesia yang telah digambarkan secara garis besar sebelumnya, maka seluruh tugas beserta tanggung jawab penuh yang dipikul oleh masing-masing departemen ataupun bagian termasuk seluruh personalia yang berwewenang selaku Kepala Bagian masing-masing departemen (di dalam perusahaan disebut sebagai Department Head) pada PT Saipem Indonesia dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Managing Director (MDIR) Dijabat oleh: Michel Laine Tugas dan tanggung jawab: a. Managing Director PT Saipem Indonesia harus mengawasi, memantau, dan mengevaluasi kinerja departemen-departemen, khususnya 6 departemen inti perusahaan yaitu departemen Administration, Finance, and Control (AFC), Human Resources and ICT (HRIT), Quality, Health, Safety, and Evironment (QHSE), Procurement (PROC), Estimating and Commercial (COMM), dan Offshore Plant Engineering (ENG). b. Managing Director PT Saipem Indonesia juga harus melaporkan hasil evaluasi kinerja PT Saipem Indonesia serta bertanggung jawab penuh kepada Chairman The Saipem Group yang berada di Milan, Italia.

2. Administration, Finance, and Control (AFC) Department Head / Kepala Bagian: Tomy John Tugas dan tanggung jawab:

39

a. Memastikan seluruh pencatatan, analisis, dan pengendalian dari keseluruhan aktivitas administrasi perusahaan telah dilakukan dengan baik, dan juga memastikan bahwa seluruh Laporan Tahunan dan Laporan Konsolidasi, termasuk juga Neraca, Laporan Laba / Rugi , dan Laporan Arus Kas telah disusun secara akurat. b. Mengkoordinasikan seluruh aktivitas operasional khususnya dalam Management Accounts, termasuk juga menyiapkan Laporan Penganggaran Perusahaan (Company Budget), Laporan Analisa Biaya (Cost Analysis Reporting) beserta pengendaliannya, dan juga melakukan analisa atas budgetary variances perusahaan sesuai dengan standar kebutuhan pelaporan kegiatan perusahaan. c. Memonitor dan mengendalikan seluruh biaya produktivitas, biaya overheads, biaya vessel (alat transportasi berupa kapal besar untuk mengangkut platform), seluruh biaya pelayanan dalam perusahaan, dan juga memantau performa perusahaan secara keseluruhan ditinjau dari segi efisiensinya. d. Memastikan adanya kegiatan operasional keuangan perusahaan termasuk juga adanya manajemen Cash Flow and Risk Capital yang berjalan dengan baik sesuai dengan prinsip-prinsip dasar perusahaan secara garis besar. e. Memastikan efektivitas kegiatan manajemen dalam hal aktivitas administrasi dan pencatatan yang tepat mengenai aset-aset internal perusahaan. f. Memastikan kesesuaian seluruh obligasi fiskal, dan mempertahankan hubungan penting antara perwakilan perusahaan dengan otoritas pemerintah.

40

g. Berkontribusi dalam mengumpulkan informasi-informasi serta mengidentifikasi apa saja kebutuhan-kebutuhan lokal yang diperlukan untuk menunjang aktivitas sekretariat perusahaan. h. Memastikan efektivitas dukungan atas proyek-proyek perusahaan dalam segala hal khususnya yang berkaitan dengan Perencanaan dan Pengendalian Biaya termasuk mengumpulkan informasi-informasi yang berkaitan erat dengan perencanaan, kontrak-kontrak, dan sebagainya, menyajikan seluruh laporan yang telah dikonsolidasi, menganalisa biaya-biaya proyek, membantu Project Manager dalam hal efektivitas waktu, aplikasi sistem pengendalian proyek beserta keterampilan, teknik-teknik, dan alat-alat yang diperlukan, serta juga me-manage seluruh pengendalian biaya, assigned engineers, dan berkolaborasi dengan departemen-departemen lain dalam perusahaan yang memiliki relevansi dan harus sejalan dengan standar-standar dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan oleh perusahaan sebagai panduan utama kegiatan perusahaan.

3. Human Resources and ICT (HRIT) Department Head / Kepala Bagian: Kusdiarto Tugas dan tanggung jawab: a. Memastikan bahwa seluruh metode dan instrumen-instrumen dalam hal perekrutan dan seleksi pegawai-pegawai perusahaan telah sesuai dengan kebutuhan kuantitas dan kualitas pegawai-pegawai yang diperlukan perusahaan, serta menjamin dan memonitor perkembangan Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan karena hal tersebut sangat penting untuk mendukung kelancaran

41

proyek-proyek

perusahaan,

utamanya

pada

departemen

Offshore

Plant

Engineering (ENG) sebagai ujung tombak kelancaran proyek-proyek yang telah, sedang, dan akan dilaksanakan perusahaan. b. Berkontribusi dalam hal mengumpulkan informasi-informasi dan juga

mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan lokal untuk evaluasi, kompensasi, pelatihan, serta perkembangan SDM perusahaan. c. Berkontribusi dalam hal mengumpulkan informasi-informasi dan juga

mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan lokal untuk defining dan updating struktur organisasi perusahaan serta relevansinya dengan Authorisations Matrix and Powers of Attorney System. d. Berkolaborasi dengan departemen Quality, Health, Safety, and Environment (QHSE) dalam hal perkembangan dan implementasi Sistem Dokumen Perusahaan (Company Document System) sesuai dengan Corporate Guidelines. e. Berkoordinasi dengan fungsi-fungsi lain yang relevan dalam perusahaan untuk memastikan bahwa perkembangan, implementasi, serta review atas Sistem Informasi Perusahaan (Company Information Systems), termasuk pengelolaan infrastruktur telekomunikasi dan fasilitas-fasilitas perusahaan telah dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan standar-standar yang telah ditetapkan perusahaan. f. Me-manage implementasi dan perkembangan kebijakan-kebijakan mengenai keamanan perusahaan, baik itu standar-standarnya maupun prosedur-prosedurnya sehingga adanya kepastian jaminan keamanan perusahaan.

42

g. Memastikan kelengkapan yang berkaitan dengan manajemen dan pengelolaan fasilitas-fasilitas perusahaan, seperti kendaraan, gedung, dan telepon. h. Memastikan kelengkapan pengelolaan administrasi SDM perusahaan telah sesuai dengan data-data SDM yang diperoleh perusahaan. i. Mengembangkan local content initiatives. j. Memastikan adanya aktivitas hubungan industrial dan manajemen litigasi buruh untuk kepentingan perusahaan. k. Memberikan pelaporan mengenai aktivitas dan definisi upah buruh berupa informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

4. Quality, Health, Safety, and Environment (QHSE) Department Head / Kepala Bagian: Dilip Sunderdas Tugas dan tanggung jawab: a. Bertanggung jawab atas seluruh aktivitas perusahaan terutama dalam hal kualitas serta perlindungan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan, di seluruh level area, sesuai dengan kebijakan-kebijakan dan standar-standar perusahaan. b. Berkoordinasi dan memastikan sertifikasi perusahaan dan kualitas proyek-proyek yang telah diotorisasi secara layak untuk tujuan perlindungan kualitas kesehatan, keselamatan, serta lingkungan. c. Memberikan dukungan sepanjang proses penawaran sampai dengan proses eksekusi proyek sebagai bentuk kontribusi pengimplementasian sistem

manajemen departemen QHSE, sesuai dengan hukum-hukum, peraturanperaturan, dan regulasi-regulasi yang berlaku demi kepuasan pelanggan.

43

d. Berkolaborasi dengan departemen Human Resources and ICT (HRIT) untuk memastikan terlaksananya perkembangan dan implementasi Sistem Dokumen Perusahaan sesuai dengan standar perusahaan. e. Memberikan spesialisasi dukungan dalam updating prosedur-prosedur umum sistem kesehatan, keselamatan, dan lingkungan perusahaan beserta seluruh instruksi kerjanya.

5. Procurement (PROC) Department Head / Kepala Bagian: Melanie Iskandar Tugas dan tanggung jawab: a. Memastikan adanya perkembangan yang signifikan atas material-material yang berkaitan dengan aktivitas pembelian untuk kepentingan proyek-proyek operasional perusahaan. b. Berkontribusi dalam hal manajemen sub-kontrak sebagaimana yang tertuang dalam aspek-aspek kontraktual. c. Berkontribusi dalam aktivitas manajemen material-material, ekspedisi, inspeksi dan percobaan, serta transportasi atau shipping ke area proyek. d. Bertanggung jawab atas pelaporan aktivitas-aktivitas dalam hal mendukung dan membantu fungsi-fungsi yang terkait yang terdapat pada Saipem Singapore dengan tujuan sebagai bentuk garansi adanya alur informasi yang tepat untuk perusahaan, utamanya untuk sentral perusahaan, The Saipem Group. e. Bertanggung jawab atas pelaporan aktivitas-aktivitas dengan tujuan agar memiliki kontribusi untuk penyampaian informasi yang tepat kepada perusahaan.

44

6. Estimating and Commercial (COMM) Department Head / Kepala Bagian: Budi Karnadi Tugas dan tanggung jawab: a. Berkontribusi untuk melakukan analisis estimasi atas dokumen-dokumen tender dan definisi kriteria-kriteria dalam menyiapkan penawaran (bid). b. Berkontribusi dalam persiapan dokumen-dokumen penting seperti pra-kualifikasi dan proposal untuk melakukan tendering dan atau untuk mengakuisisi proyekproyek. c. Berkoordinasi dalam proyek dengan tujuan mendapatkan feed back terutama dalam hal isu-isu operasional yang relevan demi meraih peningkatan yang cukup signifikan atas kualitas penawaran-penawaran di masa yang akan datang. d. Berkontribusi dalam hal implementasi risiko, kesempatan, dan pengetahuan metodologi-metodologi manajemen selama fase komersial. e. Berkontribusi dalam mengevaluasi biaya-biaya yang berkaitan dengan spesifikasispesifikasi tender termasuk strategi-strateginya berdasarkan strategi melakukan penawaran atau tidak (Bid No Bid).

7. Offshore Plant Engineering (ENG) Department Head / Kepala Bagian: Alain Bellio Tugas dan tanggung jawab: a. Memberikan jasa engineering secara detail untuk seluruh aspek yang terkait aktivitas-aktivitas estimasi dan komersial dan melakukan eksekusi proyek

45

termasuk dalam hal proses, instrumentasi, elektrikal, mekanikal, pemasangan pipa, dan disiplin-disiplin strukturnya. b. Berkontribusi dalam menentukan strategi-strategi untuk kapasitas-kapasitas dan inisiatif-inisiatif baru yang memiliki relasi terhadap isu-isu engineering. c. Memastikan bahwa aktivitas-aktivitas engineering telah dilakukan secara sempurna, beserta relevansinya dengan standar-standar dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan dan sejalan dengan target-target yang telah ditentukan berdasarkan ketepatan waktu, biaya-biaya, kualitas, dan keselamatan. d. Memberikan dukungan kepada departemen Human Resources and ICT (HRIT) dan departemen Offshore Plant Engineering (ENG) pusat agar alokasi-alokasi SDM dalam mengeksekusi proyek-proyek dapat berjalan dengan optimal.

Setiap Department Head atau Kepala Bagian, disamping harus memenuhi tanggung jawabnya masing-masing, juga diharuskan untuk melaksanakan beberapa tugas yang berguna bagi kelancaran aktivitas perusahaan. Beberapa tugas yang dimaksud adalah sebagai berikut: a. Mempromosikan perkembangan dan updating sistem dokumen perusahaan, memberikan garansi atas konsistensi penerapannya serta ketepatan aplikasi dengan fungsinya sesuai dengan Corporate Guidelines. b. Memastikan optimisme biaya-biaya overhead yang kompeten dan pencapaian target yang telah dicanangkan beserta anggaran daripada fungsi-fungsi yang bersangkutan.

46

c. Berkontribusi dalam hal perkembangan budaya yang terinspirasi dari perluasan pelatihan-pelatihan terbaik yang dimiliki perusahaan dan berdasarkan observasiobservasi terhadap nilai-nilai kualitas, keselamatan, kesehatan, dan lingkungan dan juga terhadap operasional pelatihan-pelatihan untuk kepastian efektivitas manajemen atas risiko-risiko dan kesempatan-kesempatan yang membentuk karakteristik aktivitas-aktivitas yang relevan. d. Melakukan supervisi di dalam area profesional yang relevan dan pada tingkatan level perusahaan, bahwa manajemen dan perkembangan SDM telah terlaksana dengan baik seperti rekrutmen dan mobilitas program-program yang menyatu dengan SDM perusahaan dan fungsi ICT. e. Memastikan adanya koordinasi yang efektif dan alur informasi yang konstan kepada manajemen APAC (Asia Pasific) demi adanya kepastian implementasi yang tepat dalam pengelolaan proses-proses, sejalan dengan kebijakan-kebijakan dan metodologi-metodologi yang telah ditetapkan oleh Saipem.

Seluruh fungsi-fungsi perusahaan, dalam hal ini departemen-departemen yang berada di dalam PT Saipem Indonesia, beserta tugas-tugas dan tanggung jawab-tanggung jawabnya masing-masing yang telah ditentukan, diharuskan untuk membina,

melestarikan, dan mempertahankan hubungan-hubungan baik dengan berkorespondensi secara semaksimal mungkin terhadap fungsi-fungsi yang berada pada The Saipem Group, khususnya pada manajemen APAC (Asia Pasific).

47

III.3. Ketenagakerjaan PT Saipem Indonesia memiliki karyawan-karyawan permanen atau full-time employees yang berjumlah sekitar 200 sampai dengan 300 orang. Perusahaan ini tidak merekrut karyawan-karyawan paruh waktu atau yang biasa disebut part-time employees. Namun demikian PT Saipem Indonesia menerapkan sistem perekrutan karyawan kontrak. Yang dimaksud dengan karyawan kontrak yaitu karyawan yang sengaja direkrut dan dipekerjakan dengan memberlakukan sistem kontrak dalam jangka waktu tertentu (biasanya dalam jangka waktu satu tahun). Perekrutan satu atau lebih karyawan kontrak dilakukan PT Saipem Indonesia dengan berdasarkan kejadian-kejadian yang sifatnya mendadak. Kejadian-kejadian yang bersifat mendadak tersebut semisal adanya pengunduran diri atau resign yang dilakukan secara tiba-tiba oleh satu orang atau lebih karyawan perusahaan sehingga situasi tersebut memaksa PT Saipem Indonesia untuk melakukan perekrutan karyawan kontrak agar pergerakan operasional perusahaan tidak terganggu kelancarannya. Untuk jam kerja, PT Saipem Indonesia memberlakukan sistem jam kerja untuk seluruh karyawan yaitu dari pukul 08:30 sampai dengan pukul 17:30 WIB. Jam kerja ini berlaku bagi seluruh karyawan, baik dari tingkatan yang paling rendah maupun sampai ke tingkatan Kepala Bagian atau kalau di perusahaan ini disebut Head Of Department (HOD). Apabila seorang karyawan bekerja hingga melebihi jam kerja (melewati pukul 17:30 WIB), semisal bekerja sampai pukul 19:00 WIB, maka karyawan tersebut berhak mengklaim untuk mendapatkan tambahan biaya bagi dirinya karena ia telah bekerja melewati jam kerja yang telah ditentukan perusahaan. Tambahan biaya yang dimaksud disebut biaya overtime dan biayanya akan diakumulasikan ke dalam gaji bulanan

48

karyawan tersebut. Namun yang perlu dicatat adalah karyawan tersebut harus benarbenar bekerja sampai dengan pukul 19:00 WIB, tidak kurang. Besarnya biaya overtime tersebut yakni sejumlah Rp. 50.000,-. Dan apabila karyawan tersebut terus melakukan pekerjaannya hingga melewati pukul 19:00 WIB, semisal sampai pukul 22:00 WIB, maka karyawan tersebut berhak mengklaim mendapatkan biaya overtime yang lebih besar yaitu sejumlah Rp. 150.000,-. Adapun hari kerja yang berlaku di PT Saipem Indonesia diluar hari libur nasional adalah dari hari Senin sampai hari Jumat setiap minggunya. Namun demikian PT Saipem Indonesia memperbolehkan dengan tidak mewajibkan karyawan-karyawannya untuk bekerja di hari Sabtu setiap minggunya. Jikalau ada karyawan yang bekerja di hari Sabtu setiap minggunya, maka karyawan tersebut juga akan mendapatkan tambahan biaya overtime sebesar Rp. 175.000,- dengan hitungan per 5 jam kerja di hari Sabtu setiap minggunya. Berbicara mengenai biaya overtime, PT Saipem Indonesia hanya mengizinkan dan memperbolehkan karyawan-karyawan perusahaan yang berada pada tingkat di bawah Head Of Department (HOD) untuk mendapatkan biaya overtime yang dapat diperoleh dengan melakukan cara-cara seperti telah disebutkan sebelumnya. Oleh karena biaya gaji yang diterima para Head Of Department (HOD) dari perusahaan sudah dianggap besar setiap bulannya, maka PT Saipem Indonesia tidak mengizinkan atau memperbolehkan, atau dengan kata lain melarang para Head Of Department (HOD) melakukan cara-cara diatas dengan tujuan untuk mendapatkan biaya tambahan yang disebut biaya overtime tersebut.

49

Mengenai sistem penggajian, PT Saipem Indonesia menerapkan sistem penggajian per bulan untuk setiap tahunnya. Sementara itu berdasarkan informasi yang diperoleh penulis, jumlah rata-rata gaji karyawan PT Saipem Indonesia berkisar di angka Rp. 8 juta setiap bulan. Gaji bersih yang diterima setiap karyawan setiap bulan adalah sudah termasuk di dalamnya berupa tunjangan kesehatan atau medical insurance dari perusahaan. Selain mendapatkan gaji bulanan, karyawan-karyawan PT Saipem Indonesia juga dapat menerima kompensasi-kompensasi tertentu seperti mendapatkan biaya overtime sebagaimana telah dibahas sebelumnya. Sementara itu, seperti di perusahaan-perusahaan pada umumnya, seluruh karyawan PT Saipem Indonesia juga berhak mendapatkan Tunjangan Hari Raya (THR) yang akan diberikan perusahaan sekali dalam setiap tahunnya. Jumlah THR yang diberikan perusahaan adalah sama dengan besarnya gaji pokok bulanan karyawan yang akan menerima THR tersebut. Dengan demikian maka jumlah THR yang diberikan perusahaan kepada karyawan-karyawannya akan bervariasi, sesuai dengan besarnya gaji pokok bulanan masing-masing karyawan. Dengan mendapatkan THR maka dapat dikatakan bahwa seluruh karyawan PT Saipem Indonesia digaji oleh perusahaan sebanyak 13 kali dalam setiap tahunnya. Selain itu, khusus untuk para Head Of Department (HOD), disamping mendapatkan gaji pokok bulanan dan THR, PT Saipem Indonesia juga memberikan fasilitas berupa tunjangan transportasi dan telekomunikasi. Tunjangan transportasi yang dimaksud adalah perusahaan memberikan masing-masing HOD sebuah kendaraan berupa mobil beserta supir dan biaya-biaya lainnya. Sedangkan tunjangan komunikasi yang dimaksud yaitu perusahaan memberikan masing-masing HOD sebuah alat komunikasi

50

berupa handphone beserta pengisian dan pembayaran pulsanya yang dilakukan dengan cara pasca-bayar.

III.4. Kegiatan Operasional Perusahaan Dalam membahas mengenai kegiatan operasional PT Saipem Indonesia, penulis dihadapkan pada sebuah realita yang menjelaskan bidang usaha dari perusahaan tersebut sedang berjalan. PT Saipem Indonesia yang menjadi obyek penelitian penulis adalah merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor industri eksplorasi minyak dan gas.

III.5. Bidang Usaha Perusahaan Dalam membahas mengenai bidang usaha PT Saipem Indonesia, maka penulis mengetahui apa saja yang dihasilkan dari kegiatan operasional perusahaan tersebut. Bidang usaha PT Saipem Indonesia mengerjakan kontrak-kontrak atas proyek eksplorasi minyak dan gas, baik itu offshore maupun onshore. Pembahasan terhadap kegiatan PT Saipem Indonesia diarahkan terhadap kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan.

III.6. Prosedur Operasional Pembelian PT Saipem Indonesia Dalam menjalankan aktivitasnya, bagian pembelian atau Procurement Department PT Saipem Indonesia memiliki prosedur operasional pembelian yang telah disusun oleh perusahaan yang disebut sebagai Procurement Procedure.

51

Prosedur ini telah disusun dan harus diaplikasikan dalam menunjang kegiatan pembelian yang merupakan salah satu bagian utama daripada proyek-proyek yang telah, sedang, atau akan dijalankan oleh perusahaan. Namun demikian sebelum dilaksanakannya prosedur operasional pembelian, perusahaan harus terlebih dahulu memastikan deskripsi tujuan proyek (purpose), ruang lingkup proyek (scope), sistem prosedur yang berhubungan (related system procedure), definisi-definisi proyek seperti nama proyek, perusahaan pelaksana proyek, kontraktor, pembeli, vendor atau supplier, sub-supplier, kontrak kerja atau purchase order, serta juga memastikan deskripsi tanggung jawab-tanggung jawab yang akan dibebankan kepada Project Procurement Manager, Project Procurement Coordinator, dan tentunya kepada pihak yang bertindak sebagai Purchaser. Tanggung jawab-tanggung jawab yang dimaksud adalah seperti Project Procurement Manager yang harus menyiapkan laporan kepada manajemen atas aktivitas-aktivitas pembelian dan sebagainya, Project Procurement Coordinator yang harus menyiapkan perencanaan pembelian atas materialmaterial yang diperlukan dalam proyek dan sebagainya, ataupun Purchaser yang memiliki tanggung jawab dalam menyiapkan Vendor List yang akan disetujui perusahaan dan sebagainya. Setelah perusahaan memastikan dan menetapkan deskripsi-deskripsi tersebut, barulah prosedur operasional pembelian yang telah disusun oleh perusahaan dapat dijalankan sebagaimana mestinya. Prosedur operasional pembelian PT Saipem Indonesia dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Sebuah tim yang dinamakan Project Team dibentuk oleh perusahaan dan akan mengerjakan sebuah proyek. Project Team tersebut menyiapkan dokumen permintaan

52

pembelian (Purchase Request) untuk kemudian dikirim kepada Project Procurement Manager. Hal ini juga bisa dilakukan oleh bagian Engineering dengan menyiapkan dokumen permintaan penawaran (Requisition for Quotation) yang juga akan dikirim kepada Project Procurement Manager. 2. Setelah menerima dokumen-dokumen yang diperlukan, Project Procurement Manager lalu menugaskan kepada pembeli (Purchaser) untuk menyiapkan daftar Vendor atau Supplier yang dinamakan Bidders List. 3. Daftar penawaran-penawaran tersebut diserahkan kepada Procurement Manager atau Project Director untuk kemudian dimintai persetujuannya. Apabila tidak disetujui, maka Purchaser harus menyiapkan ulang Bidders List sampai disetujui. 4. Apabila telah disetujui, maka Purchaser langsung menyiapkan sebuah paket penawaran dan permintaan seperti Letter Of Invitation dan sejenisnya. Paket penawaran dan permintaan yang telah disiapkan tersebut lalu dikirimkan ke pihak Supplier. Jika ada pertanyaan dari Supplier, maka Purchaser akan meneruskannya ke bagian Engineering dan kemudian jawabannya langsung dikirim ke pihak Supplier. 5. Setelah semuanya jelas, Supplier mengirim penawaran (Bid) kepada Procurement Manager dan Project Manager untuk kemudian meneruskannya ke Purchaser. 6. Kemudian Purchaser melakukan dua analisis, yakni analisis teknis dan analisis komersial. Analisis teknis (Technical Analysis) akan dilakukan oleh bagian Engineering, sedangkan analisis komersial (Commercial Analysis) akan dilakukan sendiri oleh Purchaser. Jika terdapat penyimpangan permintaan, seperti adanya kekurangan ataupun kelebihan permintaan, maka Eni S.p.A sebagai induk perusahaan Saipem akan menerbitkan spesifikasi persetujuannya (Waiver).

53

7. Setelah melakukan analisis teknis, Purchaser menyiapkan dokumen permintaan klarifikasi teknis (Technical Clarification Request) untuk memenuhi kelengkapan permintaan proyek yang bersangkutan seperti mengenai tekanan (pressure) pompa, ketebalan dan ukuran tangki, dan masalah-masalah teknis lainnya. 8. Sedangkan setelah melakukan analisis komersial, maka diperlukan konfirmasi terkait apabila ada pertanyaan seputar segi komersial seperti mengenai harga, pengiriman, garansi, dan masalah-masalah komersial lainnya. 9. Setelah melakukan dua analisis tersebut, Purchaser membuat tabel perbandingan penawaran-penawaran ditinjau dari segi teknis dan komersial. Dari tabel perbandingan tersebut, dapat dilihat perbandingan-perbandingan penawaran secara teknis seperti mengenai ukuran-ukuran (sizes) material-material yang dibutuhkan dan sebagainya serta secara komersial seperti mengenai persaingan harga dan sebagainya. 10. Jika Purchaser memutuskan bahwa diperlukannya sebuah klarifikasi final, maka Purchaser harus merancang sebuah pertemuan dengan mengundang pihak Supplier. Jika klarifikasi final tidak dianggap perlu, maka Purchaser langsung melakukan negosiasi final berdasarkan perbandingan dan rekomendasi penawaran final dari segi teknis dan komersial. 11. Hasil dari negosiasi final diserahkan kepada Project Team untuk dimintakan persetujuannya. Jika tidak disetujui, maka negosiasi harus dilakukan kembali dengan tetap berdasarkan kepada perbandingan dan rekomendasi penawaran final dari segi teknis dan komersial.

54

12. Setelah Project Team menyetujui negosiasi final tersebut, maka harus dilakukan persiapan rekomendasi kontraktor dan justifikasi yang ditujukan ke pihak owner, dalam hal ini induk perusahaan Saipem, yaitu Eni S.p.A. 13. Persetujuan dari pihak owner, dalam hal ini yaitu Eni, dijadikan dasar perusahaan untuk mengeluarkan Purchase Order yang ditujukan kepada Supplier yang telah dipilih oleh PT Saipem Indonesia selaku kontraktor. Sesuai dengan kebijakan perusahaan, Purchase Order yang dikeluarkan harus mencantumkan hal-hal berikut: Nama dan Nomor Kontrak serta lokasi Engineering Procurement

Construction (EPC). Nomor Dokumen (Requisiton Number). Nomor Purchase Order. Kode Proyek (Job Number). Spesifikasi material-material (spesifikasi aplikasi desain, kalkulasi-kalkulasi, standar-standar, kode-kode yang dibutuhkan, dan data-data lainnya). Harga-harga. Tanggal pengiriman. Persyaratan pengiriman, apakah dengan Cost Insurance Freight, Free On Board, atau Cost and Freight, sesuai dengan Inco Terms 2000. Penalty atau Liquidated Damages atas keterlambatan pengiriman materialmaterial sebesar 0,5 % dengan maksimal 10 % per hari yang dikenakan atas undelivered materials. Persyaratan-persyaratan pembelian yang berlaku secara umum.

55

Garansi dan Tanggung Jawab (Warranty and Liability) yang berlaku dari 12 bulan sampai dengan 36 bulan terhitung sejak start-up proyek.

Pengamatan atas perkembangan proyek (Expediting). Inspeksi dan Pengawasan (Inspection and Surveillance). Daftar Spare Parts (Provision of Spare Parts). Perencanaan Produksi. Pelaporan kemajuan produksi. Kalkulasi-kalkulasi dan gambar-gambar (drawings) sebagai data-data yang diperlukan Vendor atau Supplier.

Keperluan inspeksi beserta testing atas material-material. Tanda pengiriman material (Marking of Packages), termasuk alamatnya. Pembayaran. Lampiran-lampiran.

Purchase Order yang asli dikirimkan kepada Supplier atau Vendor terpilih, disertakan juga formulir standar mengenai requesting order acknowledgement. Formulir ini akan dikembalikan oleh Supplier atau Vendor setelah ditandatangani. Ketika formulir ini diterima, formulir ini harus diperiksa untuk melakukan verifikasi bahwa order telah disetujui tanpa adanya kualifikasi-kualifikasi tertentu. Sementara itu tembusan daripada Purchase Order, termasuk data-data Supplier atau Vendor, dimasukkan ke dalam bukubuku penyimpan data yang di dalam perusahaan dinamakan as-built data books. Selain itu, prosedur operasional pembelian PT Saipem Indonesia yang telah dijelaskan diatas dapat digambarkan dalam Flow Chart yang bersumber dari perusahaan sebagai berikut ini:

56

Project Team

Discipline Engineer

Purchase Request

Project Procurement Manager

Requisition for Quotation

Purchaser

Assignment to the Purchaser No

Prepare the Bidders List

Procurement Manager/ Project Director Yes

Approval ?

Bid package preparation and Inquiry issuance

Answer Supplier

Any Suppliers questions ?

Purchaser / Buyer

Discipline Engineer

57

Bid

Procurement and project manager

Answers

Supplier

Commercial and/or technical questions

Purchaser/ Buyer

Engineering Lead Discipline Technical Analysis

Commercial Analysis

ENI for specific issues in case of request of deviation / Waiver

no

Technical Conformity yes Issue of bids comparison Clarification Request

no

It is a final clarification necessary?

yes Organization of the meeting

Final negotiations

Final Commercial Bid Comparison

Final Technical Comparison and Recommendation

No Approval ? Yes Preparation of the Contractor recommendation and justifications and submission to Company Procurement / Engineering / Project Team

Company

OK

Yes Approval ? No

Issuance of the Purchase Order to the selected supplier by Contractor

58