You are on page 1of 2

URAIAN TUGAS KETUA PANITIA 1. Wajib hadir dan memimpin setiap rapat kepanitiaan 2.

Memastikan semua seksi menjalankan pekerjaan sesuai dengan deadline yg diberikan 3. Melakukan koordinasi dengan setiap koordinator seksi 4. Melakukan evaluasi pada kinerja setiap anggota tim 5. Memotivasi tim dalam bekerja 6. Mengusulkan re-shuffle kepanitiaan kepada ketua IPOTI PD Sulsel jika perlu SEKRETARIS 1. Membuat undangan rapat/ undangan kegiatan 2. Melakukan pengarsipan surat 3. Melakukan pengarsipan dokument kegiatan 4. Membuat proposal kegiatan 5. Menjadi notulen di setiap rapat kepanitiaan 6. Menyiapkan daftar hadir panitia di setiap rapat kepanitiaan 7. Menyiapkan daftar hadir panitia pada hari-H 8. Menyiapkan daftar hadir peserta pelatihan 9. Menyiapkan form biodata peserta 10. Menghadiri setiap rapat kepanitiaan 11. Membuat rekapan laporan pertanggungjawaban di akhir kegiatan BENDAHARA 1. Melakukan pengelolaan dana kegiatan yang masuk dan keluar 2. Melakukan koordinasi dengan Ketua IPOTI PD Sulsel, Ketua Panitia, dan Bendahara Umum IPOTI PD Sulsel terkait kebutuhan dana kegiatan 3. Melakukan koordinasi dengan seluruh koordinator seksi terkait kebutuhan dana yang ada di masing-masing seksi 4. Menghadiri setiap rapat kepanitiaan 5. Membuat LPJ keuangan di akhir kegiatan SEKSI ACARA 1. Menyusun agenda acara dengan detail beserta penanggungjawab masing-masing: - Penyambutan - Pembukaan - Pelatihan (Sesi materi) - Workshop - Penutupan 2. Melakukan survey dan memastikan lokasi pelatihan, penginapan, dan ruang serta fasilitas yang tersedia 3. Melakukan koordinasi dengan bendahara kegiatan terkait kebutuhan dana yang ada di seksinya 4. Menghadiri setiap rapat kepanitiaan SEKSI PERLENGKAPAN 1. Membuat desain brosur kegiatan 2. Mencetak brosur kegiatan 3. Membuat desain sertifikat panitia/ peserta 4. Mencetak sertifikat panitia/ peserta 5. Membuat desain plakat/ piagam pemateri 6. Mencetak plakat/ piagam pemateri 7. Membuat desain piagam peserta terbaik 8. Mencetak piagam peserta terbaik 9. Membuat desain spanduk 10. Mencetak spanduk kegiatan (indoor/ outdoor) 11. Membuat dan mencetak buku angkatan 12. Untuk persiapan acara, menyiapkan: - Palu Sidang

- Spanduk dalam ruangan - Bendera Merah Putih & Bendera Organisasi - Sound system - Laptop & LCD Projector - Pointer - Kertas HVS 1 Rim - ATK Panitia - Kwitansi - Printer - Stempel & Papan stempel 13. Kit (Tas dan ATK [Pulpen, Notebook]) 14. Melakukan koordinasi dengan bendahara kegiatan terkait kebutuhan dana yang ada di seksinya 15. Menghadiri setiap rapat kepanitiaan SEKSI ILMIAH 1. Menyusun garis besar materi pelatihan dan workshop yang akan disajikan 2. Melakukan koordinasi dengan PP IPOTI, Ketua IPOTI PD Sulsel, dan Ketua Panitia dalam menentukan pemateri pelatihan dan workshop 3. Melakukan pertemuan khusus pra-kegiatan untuk membicarakan kontent materi secara detail yang akan disajikan (Update keilmuan, untuk menghindari kontradiksi, overlapping materi, kesalahan atau perbedaan persepsi yang bisa muncul) 4. Melaksanakan dan mengevaluasi pre dan post test peserta pelatihan 5. Membuat format penilaian peserta dan melakukan penilaian kepada peserta pelatihan 6. Menyiapkan buku pedoman/ hand-out materi pelatihan pada peserta di setiap materi yang diberikan 7. Melakukan koordinasi dengan bendahara kegiatan terkait kebutuhan dana yang ada di seksinya 8. Menghadiri setiap rapat kepanitiaan

SEKSI PUBLIKASI & DOKUMENTASI 1. Membuat pemetaan/ daftar RS yang akan dibagikan brosur kegiatan & Undangan Pelatihan 2. Bertanggungjawab atas pendistribusian brosur & undangan ke tiap RS 3. Melakukan publikasi kegiatan di berbagai media 4. Menyiapkan kamera digital serta melakukan dokumentasi selama kegiatan berlangsung 5. Melakukan koordinasi dengan bendahara kegiatan terkait kebutuhan dana yang ada di seksinya 6. Menghadiri setiap rapat kepanitiaan SEKSI DANA 1. Membuat pemetaan/ daftar sponsor yang akan dilibatkan 2. Menetapkan jenis-jenis kerjasama dengan sponsor (Attach di proposal) 3. Membuat inovasi lain untuk menambah pemasukan panitia (Ex: Jualan gantungan kunci, baju kaos, jas, foto kegiatan, dll) 4. Melakukan koordinasi dengan bendahara kegiatan terkait kebutuhan dana yang ada di seksinya 5. Menghadiri setiap rapat kepanitiaan SEKSI KONSUMSI 1. Membuat perencanaan kebutuhan konsumsi dan melakukan pengelolaan konsumsi peserta dan panitia sebelum, selama, dan setelah kegiatan berlangsung 2. Melakukan koordinasi dengan bendahara kegiatan terkait kebutuhan dana yang ada di seksinya 3. Menghadiri setiap rapat kepanitiaan