Osnovni elementi Zaglavlje/adresant Datum Adresat Predmet Uvodni pozdrav Tekst Zavrni pozdrav Ime i prezime i potpis Prilozi

Poslovno pismo osnovni je vid komunikacije u savremenom poslovanju, ija je svrha da itaocu prui odreenu informaciju. Iako poslovno pismo po pravilu slui za komunikaciju izmeu dve razliite kompanije, kada god elite da imate trajnu zabeleku o tome da ste nekom poslali neku informaciju, odluite se za pisanje poslovnog pisma. Ova vrsta dokumenta ima veoma jasno i precizno definisanu strukturu koja ne trpi odstupanja. Prvo, i najvanije, primaocu poslovnog pisma mora odmah biti jasno uoljivo ko mu pie. Dakle, u vrhu stranice, zaglavlju, piu se osnovni podaci poiljaoca adresanta. Preduzea naravno imaju svoje memorandume u kojima se nalaze ovi podaci. Ukoliko je re o individualnom poslovnom pismu, u zaglavlju stoje osnovni podaci o poiljaocu ime, prezime, adresa, kontakt telefon (pravilo o broju mobilnog telefona primenjuje se i u ovom sluaju), e-mail. Sledeu celinu predstavljaju podaci o primaocu. Dakle, naziv kompanije, odnosno ime, prezime i adresa primaoca. Ukoliko znate ime i perezime primaoca, pravila lepog ponaanja vezana za ovaj vid poslovne korespondencije nalau da se uz ime i prezime navedu i podaci o funkciji/zvanju osobe kojoj se obraate. Ispod adresnih podataka primaoca navodi se mesto i vreme pisanja pisma. Datum se pie arapskim brojkama, bez nule ispred jednocifrenih brojeva, sa takom iza. Nakon datuma pie se puno ime meseca, pa onda godina sa etiri cifre i takom. Nakon datuma slanja pisma, navodi se predmet pisma, odnosno kratak i jasan opis sadraja pisma (npr. Predmet: Ponuda) Primaoca pisma oslovljavajte u skladu sa pravilom ako je primalac poznat, pismo zapoinjete reima Potovani gospodine/gospoo Petrovi. Ukoliko ne znate ime i prezime adresanta, pismo poinjete samo frazom Potovani. Prvi pasus Vaeg poslovnog pisma treba da sadri jasnu i preciznu informaciju o razlozima Vaeg obraanja adresatu. Ostali deo teksta treba da se odnosi iskljuivo na predmet Vaeg pisma. Informacije treba da su kratke, stil pisanja jasan i saet. Posebnu panju obratite na pravopis. Poslednji pasus, pre pozdrava, slui da iznesete svoja oekivanja u vezi sa predmetom Vaeg pisma. Na kraju, naravno, po zdrav. Opet formalan S potovanjem , Srdaan pozdrav i sl. Veoma je vano da ne zaboravite da se na kraju pisma potpiete, ali i da obavezno otkucate svoje ime i prezime. Na kraju, ukoliko uz Vae poslovno pismo aljete i bilo kakvu prateu dokument aciju, to obavezno i navedite, na kraju pisma, pod stavkom Prilozi, taksativno pobrojano. to se grafikog izgleda stranice tie, u savremenoj poslovnoj komunikaciji postoji vie prihvaenih oblika poslovnog pisma blok forma, zupasta, kombinovana, slobodna... No, bez obzira za koju se formu odluite, navedeni elementi isti su za sve. to se tipografskih pravila tie, i ovde vai preporuka da koristite standardne fontove, dakle, Times New Roman ili Arial, ne vee od 12 taaka.

KORIENJE ISPRAVNE FORME PISMA itaoci stiu utisak o poslovnom pismu i pre nego to ga proitaju. Kvalitet papira, dizajn zaglavlja, mesto poruke na stranici, stil, sve zajedno govori o organizaciji pisma. Manjkavost bilo kog od navedenih elemenata, moe umanjiti efektnost ove poruke, ak i kada je savreno napisana.

PAPIR Kvalitet Kvalitet papira zavisi od njegove vrste i teine. U mnogim kompanijama veina koristi papir sa zaglavljem od 90 g koji sadri 25 % pamunog vlakna. Kod drugih je 80 g istog sastava standard. Vrhunski slubenici esto za linu i poslovnu korespodenciju koriste 110 g teak bond papir koji sadri od 50% do 100% pamuka. Neke firme, kojima je visok kvalitet papira od izuzetne vanosti, u kompletnoj korespodenciji koriste ovaj mnogo skuplji papir. Naravno, koverte i ostali tabaci papira bi morali da odgovaraju papiru sa zaglavljem po kvalitetu i finoi. Boja Bela je daleko najrasprostranjenija boja za dopisivanje, ali i svetlo siva, plava i boja slonovae se takoe koriste. Veliina Standardna veliina papira za dopisivanje je 8 1/2 x 11 ina. Meutim, za linu i drutvenu upotrebu neki direktori i slubenici esto upotrebljavaju manji format papira kao to je Monarch(7 1/4 x 10 1/2 ina) ili Baronial(5 1/2 x 8 1/2 ina). Naravno, koverat bi trebalo da se izabere tako da odgovara veliini papira. Uobiajeni koverat za standardno pismo je 4 1/5 x 9 1/2 ina (pod nazivom br.10). STIL PISMA Moete izabrati jedan od mnogih stilova za pisanje pisma (pod stilom se podrazumeva opti raspored). Neke kompanija biraju stil i insistiraju da svi treba da ga koriste, ali u veini sluajeva stil zavisi od onoga ko pie pismo.Tri najpopularnija stila su semiblocked, blocked i fullblocked. Semiblocked stil

Kod semiblocked stila datum poinje na sredini stranice, kao i pozdrav na kraju pisma. Svaki pasus je uvuen za pet mesta. Blokced stil Jedina razlika izmeu semiblocked i blocked stila pasusi nisu uvueni. Fullblokced stil je to u blocked stilu

U ovom stilu, sve to je napisano postavljeno je u ravnoj liniji sa levom marginom: datum, adresa, pozdrav prilikom oslovljavanja, poeci pasusa, zavrni pozdrav, potpis itd. Poreenje Svaki stil za sebe ima svoje pristalice i mi neemo isticati njihove prednosti i mane. Svi stilovi podjednako dobro izgledaju, pod pretpostavkom da je pismo dobro izbalansirano. MARGINE I POSTAVKA Trebalo bi da postoji margina bar od 2,5 cm sa leve strane pisma, a desna margina bi trebalo da bude skoro ista ili malo ira. Ukoliko je pismo kratkog sadraja, moete poveati vae margine sa strane do 5 cm i vie. Margina na kraju stranice je obino najmanje jedan i po puta vea od margine sa strane; isto je i sa gornjom marginom kada koristite ist papir umesto papira sa zaglavljem. (Naravno,kada koristite papir sa zaglavljem gornja margina vam je postavljena). Sredina pisma treba da bude postavljena otprilike na sredini strane. PRORED Najvei broj poslovnih pisama ima prored jedan (single-spaced). jo po jedan prazan red ubacuje se izmeu pasusa, izmeu adrese i pozdrava ("Dear Mr. Smit") i izmeu pozdrava i prvog reda poruke. Zavrni pozdrav npr. ("Sincerely yours"), odvojen je sa dva reda od poslednjeg reda pisma. etiri prazna reda se obino ostavlja do potpisa, mada neki ljudi misle da je tri reda dovoljno. Kod relativno kratkih pisma od par kratkih pasusa moe se dobiti odlian efekat ako se ostavi dupli prored (ovo se ne odnosi na prored izmeu adrese i pozdrava). U ovakvom sluaju ne postoji dodatni prored meu pasusima. UVODNI POZDRAV (OBRAANJE) Kada piete pojedincu, uvek koristite njegovo ime (ukoliko ga znate). Dear John: (lini prijatelj ili blizak poslovni partner) Dear Mrs. Brown Dear Dr. Miles Dear Professor Lopez Dear Miss Smit Dear Ms. Williams (kada adresirate eni iji brani status ne znate ili kada mislite da ona ne eli da se zna. U ovom sluaju se na engleskom jeziku ne pie ni Mrs. to znai gospoa, ni Miss to znai gospoica, nego Ms. to je neodreeno). Ako se obraate pojedinanoj osobi, ije ime ne znate, na pr. nabavnom menaderu, direktoru personala, predsedniku itd.,upotrebite sledee: Director of Personnel S&S Corporation 325 N.W. Milhil Sao Paolo, California 32789 Dear Sir or Madam:

Kada elite da se obratite firmi radije nego osobi, sledee bi bilo poeljno: Ocean Diving Inc. 234 Oak Road Dallas, Texas 20392: Obratiti panju: Pozdrav "Gentlemen" (Gospodo) je bio korien dugo godina. Meutim, danas se smatra ovinistikim i postoji rastua tendencija za korienjem "Ladies and Gentlemen" Dame i gospodo ZAVRETAK PISMA Zavrni deo pisma je neophodan u poslovnim pismima. Rei koje izaberete, zavise od Vas. Lino (uobiajeno): Sincerely, Sincerely yours, Cordially, Cordially yours, Very sincerely yours, Very cordially yours,

Formalno: Yours very truly, Very truly yours, Respectfully yours, (nekome ko ima visok ugled) Potpuno neformalno (samo za osobe sa kojima smo zaista bliski): Best wishes, Warmest regards, See you in Athens! Za tipino poslovno pismo nae sugestije su: "Sincerely yours " ili "Cordially yours "

PISANJE NA ISTOM PAPIRU Ako piete lino pismo na istom papiru, dodaete vau adresu i datum u vrhu pisma. Koristite li semiblocked ili blocked stil, ova informacija e poinjati na sredini strane. Npr: 708 West Pine Street Midland, Texas 79701 June 30, 19(Adresa Mr. Johns-a ide ovde) Dear Mr. Johns: Ako koristite fulblocked stil, ova poruka e biti u ravni sa marginom na levoj strani, kao: S&A LTD, Apt. 6-C 4791 Johnson Avenue Dallas, Texas 63108 February 16, 19-

(Ovde ide adresa Ms. Brown) Potovana Ms Brown,

OSTALI ELEMENTI Neke osobe vie vole da adresiraju pismo na firmu, umesto na osobu, tako da ukoliko osoba kojoj se obraamo nije ona koja e preuzeti pismo ili je napustila kompaniju, kompanija nee vratiti pismo poiljaocu. (Praksa da se pismo vraa nije uobiajena kao nekad, osim ako je pismo obeleeno "Personal"). Danas se pretpostavlja da je pismo upueno firmi, odmah se otvara i alje odgovarajuem slubeniku. Red na koji treba obratiti panju Evo kako se panju: obino pie "Attention line" tj.red na koji treba obratiti

Plymouth Rock Manufacturing Company 412 Atlantic Avenue Boston, Massachusetts 02110 Attention: J.P.Scovill Chief Engineer Ladies and Gentlemen, Obratiti panju da se pie "Dame i gospodo", a ne "Dragi gospodine Scovill" zato to se pismo odnosi na kompaniju. Red koji se odnosi na sadraj Da bi se ubrzalo rasporeivanje pote, nekad je mudro naznaiti sadraj pisma. Uobiajeno je sledee: Mr. John Johns, Claims Supervisor Danube Marine Shipping Company 643 Vaci Street Budapest 94108 Dear Mr. Johns: Subject: Claim No. SE-541 I have just received your letter concerning the ... Potpis Ukoliko se na osnovu imena ne moe utvrditi da li se radi mukarcu eni onda u potpisu treba naznaiti (gospodin ili gospoa). Sincerely yours, (Mr.) Loyce O'Donohue Meutim, mnogi ljudi potpisuju pisma samo inicijalima ili ne naznae pol(u smislu gospoa ili gospodin) uz ime, iako ono moe biti muko ili ensko. ili

Ovo predstavlja poseban problem, pa se preporuuje da se eljeni oblik obraanja Mr. Miss Ms. ili Mrs. navede uz ime otkucano ispod potpisa. Za tipino poslovno pismo nae sugestije su: POETAK PISMA: Kada piete osobi koju znate uvek koristite njeno ime umesto "Dear sir" ili sl. SREDINA PISMA: Koristite jednostruki prored sa dodatnim praznim redom izmeu pasusa. Ne meajte levi desni i polu-blok. Podesite da vam sredina pisma bude na sredini strane. ZAVRETAK PISMA: "Sincerely yours " ili "Cordially yours " Dodatno odvojite potpis. NAPOMENE: Uvek koristite kvalitetan papir. Ne koristite hartiju upadljivih boja. Sva pisma piite istim fontom. Ne koristite vie od dva fonta. Tekst pisma ne bi trebalo da bude u boji ve crn.

Poslovne komunikacije u kojima su sredstvo prenoenja poruke napisane rijei, nazivamo pisanim poslovnim komunikacijama. Odvijaju se unutar poduzea ili izmeu poduzea i okoline, a mogu se izvoditi u papirnatom ili elektronikom obliku. Pisano poslovno komuniciranje, za razliku od usmenog, ostavlja pisani trag u poslovnim aktivnostima. Bitna prednost pisanog poslovnog komuniciranja je u tome to ostavlja dokument koji se moe uvati i koji slui kao dokaz u ostvarivanju prava, ili u meusobnom odnosu poslovnih partnera (urasek, Brki, 2007).

Koje su vrste pisane poslovne komunikacije

I. Poslovno pismo je najei je oblik poslovnog komuniciranja. Ono se sastavlja i alje posebno svakom poslovnom partneru. To je dokument o odreenom poslu, njegov sadraj ovisi o predmetu poslovanja. Ono predstavlja najmasovniji oblik pisanog poslovnog komuniciranja a njegova osnovna karakteristika je da ono pretpostavlja odgovor. Najee je upueno jednom poslovnom partneru, ali moe biti poslano i na razliite adrese.

Koji su glavni dijelovi poslovnog pisma

Zaglavlje sadri sve bitne elemente kojima se poiljatelj poslovnog pisma odlikuje, sadri bitne dijelove (naziv tvrtke, djelatnost i odredite ulicu i broj, potanski broj mjesta, i naziv mjesta poslovanja), i sporedne dijelove (broj telefona i telefaksa, broj iro-rauna, zatitni znak, godina osnivanja, spisak brojeva i dr.) a pie se u vrhu poslovnog pisma, na sredini najee, tako da je jasno oznaeno i upadljivo. Naziv tvrtke, mjesto i adresa trebaju biti uoljivi. Mjesto i datum. Piu se odmah iza zaglavlja, u istom redu sa pozivnom oznakom. Mogu se pisati i na vie naina: Zagreb, 10. svibnja 2009. god. Ili Zagreb, 10.05.2009. Datum je posebno vaan jer se od tog datuma utvruju nastale poslovne obaveze (vaei propisi po kojima je realiziran posao). Adresa primatelja sastoji se od naziva tvrtke, njene djelatnosti i odredita (ulica, broj, potanski broj, naziv mjesta). Pisma koja se alju u inozemstvo moraju imati odredinu zemlju, a adresa mora biti prilagoena zemlji u koju se alje. Pozivni znakovi(oznake) su u funkciji lakeg razvrstavanja pote. To mogu biti inicijali linosti ili odjeljenja tvrtke u kojoj je pismo napisano. Na primjer: va znak, na znak, va dopis, na dopis i sl. Predmet ili saetak predstavlja kratak sadraj poslovnog pisma. Ispisuje se ispod adrese, prije sadraja pisma s lijeve strane. Pie se do polovine reda, a kada to nije dovoljno koristi se drugi red. Uobiajeno je da se saetak podvlai, ili istakne na drugi nain. Saetkom se definira sama tema pisma. Sadraj pisma je glavni dio pisma kojim se daje poslovna informacija. On takoer ima uobiajenu formu. To je:

Poetak ili otvaranje pisma Uvoenje u poruku (kratko i racionalno), pozivanje na ranije dopisivanje, poslovnu vezu, telefonski razgovor, oglas i sl. Poruka ili sutina - jezgra pisma i u njemu se obrazlae razlog obraanja koji je naznaen u uvoenju u poruku. Stil pisanja: jasan, kratak i precizan te treba voditi rauna o pravopisu. Zavrni dio je zaokruivanje poruke, sa naglaenim optimizmom i eljom za daljnju suradnju

Pozdrav. Uljudni oprotaj sa poslovnim partnerom rijeima kao: Pozdravljam Vas; Primite nae pozdrave; S potovanjem; S osobitim potovanjem i sl. Potpis. To je sastavni dio pisma, koji ono dobiva znaaj slubenog dokumenta. Poslovno pismo potpisuje ovlateno lice koje zastupa firmu (direktor ili vlasnik). Potpis se sastoji od naziva tvrtke, vlastorunog potpisa i otkucanog imena i prezimena ovlatenog lica sa titulom. Ako pismo potpisuje jedna osoba, onda potpis ide sa desne strane po pravilu od 45. (50.) slovnog mjesta. Ako poslovno pismo potpisuju dvije osobe, onda osoba vieg ranga potpisuje sa desne strane, a

osoba nieg ranga sa lijeve strane, poevi od 10. slovnog mjesta.

Koji su sporedni dijelovi poslovnog pisma

Oslovljavanje(Gospodine direktore, Cijenjeni direktore i sl.) ako je pismo upueno poslovnom prijatelju moe se osloviti i sa Potovani prijatelju i sl. Prilozisu dokumenti koji se prilau uz pismo (prospekti, kalendar...) koji se navode ispod sadraja pisma sa lijeve strane od 10. slovnog mjesta, i posebno se oznaavaju (prilog br. 1, prilog br. 2 itd.). Nain otpreme. Kada se pismo alje obinom potom onda nema potrebe da se to posebno oznai. Ali kada se alje preporueno ili na neki drugi poseban nain onda se to obavezno oznaava na kraju pisma poslije priloga i to sa lijeve strane od 10. slovnog mjesta. Raspored kopija. Pismo se pie u vie primjeraka. Original se alje poslovnom partneru, a kopije se rasporeuju prema potrebi. U rasporedu kopija navodi se u koliko je primjeraka poslovno pismo umnoeno i kome su kopije dostavljene. Kao: Dostavljeno:

Imenovanom Raunovodstvu Arhivi.

Dodatak ili postskriptum je sporedni dio pisma koji se pie ako je isputeno neto u sadraju. Dodatak se pie tako to se sa lijeve strane nakon 10. slovnog mjesta stavi P.S. Dodatak se uvijek parafira jer se stavlja ispod potpisa i peata. Treba biti to krai. Sada kada se dokumentacija obrauje raunarima vri se viestruka korekcija teksta, pa se postskriptum sve manje koristi II. Memorandum Memorandumi su kratke interne poruke. Uobiajeno su neformalnog karaktera i krai su od jedne stranice te se odnose na jednu temu. itatelji memorandumima uobiajeno poklanjaju manje panje nego poslovnim pismima i e-mail-u. Memorandum sadri prostor za unos datuma, imena primatelja (za ili eng. to) i poiljatelja (od ili eng. from), predmet poruke (eng. Re: ili subjekt) te prostor za pisanje poruke. Memorandumi se ne trebaju potpisivati jer je ime poiljatelja istaknuto na poetku, no trebaju biti: pisani pozitivnim tonom, sa odreenom svrhom, jasnim jezikom, saeti, suvisli i zanimljivi. Zbog uporabe e-maila u internom poslovanju, pisani memorandumi sve vie gube na znaenju. III. E-mail E-mail ili elektronika pota je pisana poslovna komunikacija koja se rabi u internom i eksternom komuniciranju. Poslovni e-mail sastoji se od: 1. zaglavlja ili protokola koje obuhvaa:

e-mail adresu poiljatelja (eng. from) e-mail adresu primatelja (eng. to) adrese kopija (eng. cc) predmet poruke (eng. subjekt) listu priloga (eng. attachment) datum i vrijeme prijenosa koje se dodjeljuje automatski

2. teksta poruke koje obuhvaa:

potpunu adresu primatelja koja omoguuje razlikovanje poslovnog i osobnog e -maila, a sastoji se od naziva poduzea primatelja, predmeta poslovanja i sjedita

ponovljeni predmet oslovljavanje sadraj koji obuhvaa uvod, bit, zavretak, pozdrav i potpis (potpis se sastoji od naziva poduzea-poiljatelja i mjesta poslovanja, funkcije te punog imena i prezimena osobe koja upuuje e-mail)

Preporuke pri koritenju e-maila u poslovne svrhe

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

budite izravni e-mail poruke itajte redovito i odgovarajte brzo izbjegavajte uporabu velikih slova jer ona oznaavaju vikanje, a i uporabu tzv. emotikona i netkratica jer ih veina ljudi ne razumije koristite se mogunou povezivanja e-maila sa Web komunikacijama (u e-mailu ugraujte hiperlinkove) koristite se jednostavnim, manje formalnim jezikom nego za pisma ne sluite se e-mailom kako biste izbjegli telefonske razgovore jer ete tako ostaviti dojam da osobu namjerno izbjegavate ne aljite e-mail koji ste sastavili dok ste bili ljuti ograniite se na jednu temu i piite kratko, a duga objanjenja i dokumente poaljite kao prilog poruci proitajte i popravite e-mail poruku prije nego to ju poaljete

IV. Telefaks Telefaks je eksterna poslovna komunikacija u kojoj se kombiniraju prednosti papirnate i elektronike komunikacije, najee se rabi u poslovanju sa stalnim poslovnim partnerima i to u fazi operativnog poslovanja a moe se koristiti i u fazi promocije za slanje ponuda kao odgovora na upit (najee se radi o ponudama u obliku predrauna). Telefaks komunikacija treba sadravati komunikacijske podatke:

o primatelju koji obuhvaaju: naziv, adresu, broj telefaksa i ime kontakt osobe, o poiljatelju koji obuhvaaju: naziv poduzea, adresu, broj telefaksa i ime kontakt osobe, o samoj komunikaciji koji obuhvaaju: datum izrade i broj stranica, te predmet komunikacije.

Preporuke za telefaks komunikaciju

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

provjerite kvalitetu ispisa, kopirajte dokument koristei faks ureaj kojim ete slati komunikaciju izbjegavajte runo pisane biljeke jer se dobro ne vide kod prijenosa koristite faks kada poruka zahtijeva hitnu pozornost koristite jednostavan tip slova (font) na faks porukama izbjegavajte tamne slike jer poveavaju duinu prijenosa ne koristite faks ureaj za dokumente kojima je vaan vanjski izgled piite barem veliinom slova 12 uz popratnu poruku (eng. cover form), faks poruke poaljite u obliku poslovnog pisma ili memoranduma

V. Web Poslovne Web komunikacije poduzea provode na jedan od dva naina:

izrada i odravanje prezentacijskih WWW stranica, i izrada i odravanje komercijalnih WWW stranica

Prezentacijske WWW stranice su one kojima se poduzee predstavlja javnosti. Na njima se nalaze osnovni podaci o poduzeu, opisuje se djelatnost poduzea, glavni proizvodi, tu se mogu

nai i slike poduzea, slike managera i sl., prema tome to management poduzea odlui prezentirati vanjskom svijetu. Preporuka je da se stranice izrade barem na dva jezika zbog toga to jednom kreirana WWW stranica postavljena na WWW posluitelj postaje dostupna ljudima irom svijeta. VI. Chat Chat je izravna pisana poslovna komunikacija koja poslovnu primjenu nalazi u odravanju sastanaka izmeu dislociranih sudionika. Razgovor izmeu sudionika mrenog sastanka odvija se u pisanom obliku u realnom vremenu to znai da svi sudionici sastanka komuniciraju praenjem sastanka na ekranu te pisanjem komentara pomou tipkovnice. Za chat se koriste specijalizirani programi ili Web aplikacije, a za vrijeme mrenog sastanka svi sudionici trebaju biti istovremeno ukljueni u mreu i prisutni on -line. Kako bi se pospjeila njihova uinkovitost, mreni sastanci trebaju se planiraju kao sastanci licem-u-lice. Poslovni sastanci koritenjem chat tehnologije su znaajni za upravljanje tijekom i izvrenjem poslovnih procesa.

Koja su osnovna pravila pisanog poslovnog komuniciranja

Poslovno pismo je ogledalo onoga tko ga alje. Preko poslovnog pisma moe se stei dojam o poslovnom partneru, bolje nego na osnovu drugih izvora. Stoga treba obratiti pozornost na potovanje odreenih pravila kao to su administrativno - tehnika obrada, uvanje poslovne i slubene tajne, ekspeditivnost, tonost i preciznost izraavanja te urednost i estetski izgled poslovnog iskaza. mr. sc. Andreja Marceti

je glupost, ali je glupo ako mukarac nije lijepo odjeven prema drutvenom poloaju i nainu ivota (Pisma lorda Chesterfilda sinu strategija uspjeha u drutvu, C. Cookson). Koliko je za posao kojim se bavimo vano kako izgledamo odnosno kako smo odjeveni, kakva nam je frizura, kakve cipele nosimo, u kakvom uredu sjedimo? Da li je uope vano? Nije li vanije da smo dobri u onome to radimo? Ili je, ipak, nuno da i na izgled, naa pojava bude u skladu s ozbiljnou posla kojim se bavimo? Ljudi o nama stjeu dojam u prvih 20-ak sekundi susreta, govor tijela ini vie od 50% komunikacije i drugi nas najprije vide pa tek onda uju, stoga treba voditi rauna o nainu odijevanja. Odjea kao vana komponenta u definiranju imagea jedne osobe, pored toga to priopava informacije o njenoj osobnosti, socijalnom statusu, pripadnosti odreenoj grupi, seksualnosti, agresivnosti i ostalim sklonostima, utjee i na ponaanje osobe koja je nosi. Svaki zaposlenik bez obzira na kojem mjestu radi, svojom poj avom i ponaanjem u javnom prostoru mora ostavljati pozitivan dojam na druge ljude. Njegovani izgled i urednost zaposlenika doprinose povjerenju stranaka i poslovnih partnera prema tvrtki. Osim toga, time se izraava pozitivan odnos zaposlenika prema poslu kojim se bavi, ali i potovanje prema suradnicima i poslovnim partnerima. to je business dress code?

Standardizirana pravila odijevanja unutar radnog mjesta (business dress code) dio su neverbalne komunikacije i neizostavni dio "imagea" tvrtke pri emu naa pojavnost komunicira upravo ono to naim izgledom elimo poruiti. Odjea bi se trebala prilagoditi statusu i prigodi, vrsti posla,
godinama ivota, sezoni, dobu dana, kulturolokoj sredini i tjelesnim predispozicijama kao bitan initelj u stvaranju prvog dojma, a potom i imida. Uredan izgled i odjea pozitivno utjeu na cjelokupnu sliku o tvrtki. To je pravilo jednako vano za sve - za zaposlenike koji se svakodnevno susreu sa strankama i poslovnim partnerima, kao i za one koji nose radnu odje u. Odjea predstavlja nain komunikacije.
da dobro krojen, doban ne agresivni uzorci (leopard, tigar i sl) predubokog izreza, s printevima, sportske topii s porukama s tiskom, trasom, veernji materijal svila, saten blage tople boje i klasine nijanse s faldama jeans preizazovne i preuske A linije cjevaste (vrlo uske uz nogu) pastelni tonovi bermude cargo pants (hlae s vie depova) otkrivaju previe stopala flip flops (japanke) gladijatorke tenisice s bijelim arapama s kouljom kratkih rukava kravata agresivnih uzoraka ili s neobinim porukama bez loga uskladiti s odijelom, hlaama boje konjaka, pijeska boje tamni tonovi, neutralni crna, smea, tamnoplava, beige bordeaux, tamno siva

Blazer (sako) kostim odijelo majice

kraih rukava

bluze koulje suknje

kratkih rukava finog pamuka, ljeti kratkih rukava i rolke kratkih rukava iz kamira za mlae osobe do pet centimetara iznad koljena, za starije do koljena irokih nogavica lagano zaokruene, ire petice do 6 cm crne cipele na tamna odijela

priguene ili pastelne

hlae

cipele

kravata

remen torbe

uskladiti s bojom cipela velike aktovke

kozmetika nakit kosa

dezodorans (obavezan za mukarce i ene), parfem njegovani nokti (za mukarce i ene) make up zemljanih, prirodnih tonova redovita depilacija decentan, iz plemenitih metala, kristali Swarovski uredna, ista ako je duga - zaeljana i skupljena ulijeva povjerenje

za ene ne crveni ru, crveni nokti

to treba izbjegavati? Piercing, tatoo i tetovae, mukarci s naunicom u uhu to je moda za teenagere, manekene, rock zvijezde, buntovne (mlade) osobe. U poslovnoj komunikaciji to je neprihvatljivo. Poeljno je da su ramena i pupak uvijek pokriveni, nikako prekratke suknje, sportske majice, trenirke i sve to ne odaje dojam ozbiljnog poslovnog ovjeka. Velike tetovae na vidljivim mjestima takoer moraju biti izvan dometa pogleda stranaka i kolega. STROGO IZBJEGAVATI Majice s natpisima Dugi demperi Izlizane cipele Hlae od koe ili antilopa Vidljivi izraziti ukrasi u kosi Prozirne tkanine Cvjetni dezeni Haljine / suknje s naborima Poderane arape Nagi list iznad arape Vidljiva linija gaica Crno donje rublje ispod svijetle odjee Mreasta majica Sportske cipele uz odijelo Veernje odijelo noeno tijekom dana Red kemijskih olovaka u gornjem depu Bez grudnjaka Bez enskih arapa Potpuno crna odjea Bez minke Pretjerana minka Loe oiana kosa Unitene potpetice na cipelama Dress code na poslovnim domjencima Pitanje odijevanja postaje jo sloenije u vrijeme koktela i domjenaka koje posjeujemo za radnog vremena ili neposredno nakon posla, naroito za ene. Nekoliko osnovnih prav ila koja vam mogu pomoi da se u svim prigodama koje nas ekaju osjeate dobro:
1. 2. 3.

4. 5. 6.

Investirajte u malu crnu haljinu ili kostim krojen uz tijelo koji se nosi poput haljine, bez koulje. Duljina suknje je idealna do polovice koljena, midi ili mini nisu za takve prigode. Obvezne su cipele s petom. One e vam pomoi da izgledate bolje (ljepota i udobnost rijetko idu ruku pod ruku). Nemojte zaboraviti na duge, raskone, visee naunice koje odmah cijeli styling pretvaraju u neto sveano. Domjenak / koktel nije mjesto za minimalizam i neupadljive detalje, pogotovo ako ste odjenuli crnu haljinu ili kostim. Ako su vam najavili neto formalniju veer, za instant glamur odjenite haljinu od satena i nadopunite je alom od krzna koji se vezuje sa irokom svilenom manom. Ako na party idete izravno s posla, nemojte zaboraviti make up torbicu. Make up i frizura a k i traperice sa sakoom ili bijelom bluzom pretvaraju u veernju odjeu (ako niste zaboravili na tikle). Za hladnije dane investirajte u dobar, klasini kaput koji moete nositi i na hlae i na suknju, za

kine dane neete pogrijeiti sa balonerom. Jaknice ostavite za traperice ili trenirku. Teke tkanine poput vunenih (npr. tvid) prikladne su za hladnija razdoblja - jesen i zimu. Lagani, lepravi materijali poput lana idu uz ljeto. Svila odgovara uz sva godinja doba i u dobroj kombinaciji djeluje vrlo profinjeno i elegantno. 8. Dodaci Kone rukavice ne samo da izgledaju lijepo, ve i uvaju i griju ruke. Nakit neka bude jednostavan.
7.

Naoale su dodatak s kojim u znatnom stupnju utjeete na sliku sebe kao poslovne osobe. Osobe koje nose naoale doivljavaju se kao marljivije, inteligentnije, profesionalnije. Ukoliko morate nositi sunane naoale, osigurajte da su stakla dovoljno svijetla da vam se vide oi kroz njih. Ukoliko nosite naoale za kratkovidnost, potroite malo vie novca na stakla kako ne bi bila previe sjajna, a da ljudi mogu vidjeti vae oi. Da izbjegnete zastarjelost, kupujte naoale naelno svake dvije godine. Aktovke U zadnje vrijeme opet su postale vane aktovke, torbe koje su u skladu s modom simbol poslovnog ovjeka. Djelatnici koji ele pokazati svoj angaman na poslu ba za to koriste aktovke - torbe. Dogaa se ponekad da je elegantna torba velika investicija koja upotpunjuje opis uspjenog poslovnog ovjeka . Imajte u vaem uredu rezervnu odjeu (ukoliko ste sportski odjeveni), kak o biste bili spremni za neplanirani poslovni sastanak. Rezervna odjea za mukarce treba ukljuiti standardnu kravatu, istu koulju i odijelo. Rezervna odjea za ene treba sadravati istu koulju, odijelo i dodatni par arapa. Svatko bi se trebao pobrinuti da je njegov / njezin ured opremljen priborom za ivanje (ukljuujui rezervnu dugmad), etku za odjeu, pribor za cipele i kosu, parfem i dr. Business casual prednosti i nedostaci Leerni stil odijevanja ili business casual svoju je invaziju zapoeo ranih 90-ih godina u amerikim tvrtkama i omoguio poslovnim ljudima leerniji stil odijevanja, mogunost praenja modnih trendova uz odreenu dozu profesionalnosti. Ovaj modni stil prihvatila je veina zaposlenika, no mnogi (ipak) ne znaju to je prikladno odjenuti na posao, a to ne. Business casual slobodno se interpretira, a bez pisanih pravila zaposlenici isprobavaju razne stilove odijevanja. Dok neki poslovno leernim stilom smatraju dolazak na posao bez kravate, drugi na um u imaju traperice i obinu T-shirt majicu. Istraivanja* pokazuju (J. Magee, 1997) direktnu korelaciju izmeu odijevanja osobe, njezina naina razmiljanja, osjeaja, djela i ponaanja te naina na koji se to odraava na druge ljude odnosno kako oni reagiraju ili odgovaraju. *Prednosti BC - a

leerni stil znatno je ugodniji i udobniji za noenje zaposlenici se osjeaju oputenije nego u tradicionalnom poslovnom odijelu zaposlenici su vie oputeni u leernoj odjei to se preslikava na ugodnije odnose sa suradnicima leerni dani (poput "casual" petka) zaposlenicima poveavaju moral i potvruju da iako su na poslu, oni nisu samo posao, ve ljudi *Nedostaci BC-a

leerni stil odijevanja dovodi do leernijih (oputenijih) izvedbi na poslu poveava kanjenja, odsutnost i raniji odlazak s posla poveava sukobe, svae i neprikladne razgovore na poslu poveava provokativne akcije koje vode vioj stopi prigovora odjelima ljudskih resursa smanjuje uljudno i uglaeno ponaanje smanjuje produktivnosti i iznad svega kvalitetu rada smanjuje predanost i lojalnost zaposlenika kompaniji

Rezultati svjedoe o injenici utjecaja naina odijevanja na profesionalno ponaanje na radnom mjestu i glavni su razlog zato se tvrtke sve vie vraaju formalnom stilu odijevanja. No, svejedno

leeran business casual stil odijevanja se sasvim dobro uklopiti u radnu okolinu, no samo ukoliko je okolina strukturirana sa prikladnim granicama, ukljuujui i pisana pravila ponaanja, odnosno dress code. Zakljuno Mnogi zapadni praktiari s podruja vizualnih komunikacija (Z. Tomi, 2009), a koji izuavaju utjecaj odijevanja na imid i identitet osobe, prave izvjesnu razliku izmeu pojmova odjee i odijevanja. Za njih odjea pojedinca ukljuuje tjelesne modifikacije i/ili dodatke tijelu. Odjea tako definirana ukljuuje dugaak popis moguih izravnih tjelesnih modifikacija, kao to su frizirana kosa, tetovae, uljepana koa, probuene ui, mirisi, nakit, dodaci... Prema autorima tjelesne modifikacije i dodaci, koji ine odjeu, funkcioniraju kao medij komunikacije i odnose se prema identitetu. To znai da p ojedinci stjeu identitet kroz socijalnu interakciju u raznim drutvenim ambijentima. Tako konceptualizirani identitet prenosi se odjeom, poto odjea priopava socijalne pozicije onoga tko je nosi. Odjea istie identitet pojedinca, budui da ona komunicira odreenu poziciju. Dakle, u okviru slinih skupina odjea objanjava razne identitete. Moe se zakljuiti da odijelo ipak ini ovjeka! Da bi vas trite (radna sredina, suradnici ) kupilo va sadraj morate dodatno upakirati u kvalitetan omot, a to je va izgled: vaa njegovanost, vaa tjelesna teina, odjea koju nosite, dranje koje zauzimate, cipele u kojima hodate... Odjea, kao i frizura i minka, trebaju ulijevati dodatno samopouzdanje. Ne treba zaboraviti to je John Molly rekao u knjizi Odijevanjem do uspjeha (Dress for Success). On smatra da nain na koji se odijevamo ostavlja izuzetan trag na ljude koje susreemo profesionalno ili u svakodnevnom ivotu. Nae odijevanje utjee na njihovo ophoenje s nama. Nastup je sigurniji i poduze tniji kada ste dobro odjeveni. Odijelo je stoga dio imagea. Stoga, svakog dana krenite na posao kao da vam je prvi i ostavit ete dobar dojam (S. Brummitt, modna savjetnica za tvrtke, New York) jer standardizirana pravila odijevanja unutar radnog mjesta (business dress code) dio su neverbalne komunikacije i neizostavni dio "imagea" tvrtke pri emu naa pojavnost komunicira upravo ono to naim izgledom elimo poruiti. mr. sc. Andreja Marceti

Pametno postavljanje ciljeva

Opte je poznato da je postavljanje ciljeva vodi kroz ivot. Svako od nas sebi postavlja neke ciljeve, od momenta kada ujutro ustanemo (kratkoroni) do onih koji nas vode kroz ceo ivot (dugoroni). Postavljanje ciljeva zato i jeste najtei posao. Ono to bi trebalo da bu de prioritetno kod postavljanja ciljeva jeste da ciljevi budu pametni tj. na engleskom SMART. S - (specific) specifino, konkretno, prepoznatljivo, jasno, razumljivo, M - (measurable) merljiv rezultat, moe se proveriti je li i u kom stepenu ostvaren A - (achievable) ambiciozan, ostvarljiv s raspoloivim resursima u odreenom vremenu R - (resource bond) realan, rauna na realno raspoloive resurse T - (time constrained) ima definisano konano vreme za ostvarenje Dakle cilj mora biti jasan, merljiv, dostian, izazovan i vremenski odreen. S - specifian Cilj treba da bude specifino odreen, jasno definisan i potpuno shvatljiv. Pri postavljanju ovakvog cilja treba da odgovorite na pitanja Kako? Zato? i ta? Na ovaj nain e biti precizirano ta elite da postignete, na koji nain to planirate da uradite i koji je va motiv. Ukoliko ovaj plan zahteva vie ljudi, treba precizno definisati i ko su ti ljudi i koji su njihovi zadaci (i eventualno lokacija gde e se cilj izvriti). M - merljiv Ukoliko budete u stanju da merite rezultate svog rada tada ete moi i da realizujete svoje ciljeve. Kada odredite cilj, odredite i kriterijum po kome ete znati da li i kako ide ostvarenje tog cilja. Na primer, ako se postavi za cilj da prodaja bude dobra, ta to znai? Kako emo na kraju meseca znati da li smo ostvarili cilj tj. da li je prodaja bila dovoljno dobra ili ne? Koja je mera? Pogotovo ako se cilj odnosi na tim, ako cilj nije merljiv onda svako ima slobodu tumaenja ta je kome dobro tj. da li je prodaja bila dobra ili ne. U ovakvim situacijama je potrebno da se definie cilj koji e odgovoriti na pitanje - koliko? Npr. cilj je da se ostvari prodaja 10 artikala neke vrste po jednom mesecu). A - ambiciozan Cilj koji sebi postavite treba da bude ambiciozan, ali u gran icama vaih mogunosti. Bolje je postaviti sebi jedan stepenik kao prepreku nego tri odjednom, ako znate da tri sigurno neete moi da ostvarite. Za ovaj segment planiranja cilja je vano da budete fleksibilni tj. da ga, ukoliko bude prostora i mogunosti, irite po potrebi i ostvarljivosti (npr. da ga nakon nekog vremena revidirate i poveate ako osetite da moete vie). Ali ciljevi ipak ne mogu biti definisani kao neto to je ostvarivo samo po sebi, bez mnogo truda jer onda ciljevi nisu motiviui i ne doprinose razvoju. Ciljevi ipak moraju biti ambiciozni i zahtevati dodatni trud. R - realan Realan cilj u ovoj situaciji znai da imate volje i mogunosti da neto ostvarite. Ali ne dajte se zavarati - to ne znai da cilj treba da bude lak za ostvarivanje, nego samo da ga je mogue ostvariti. Motivacija igra veliku ulogu i ona uglavnom definie visinu zadatog cilja. Ali i tu moramo biti oprezni jer za previsoke ciljeve neemo imati dovoljno "snage" kako bismo ih ostvarili. Kako biste postavili realan cilj zapitajte se da li ste ikad ostvarili neto slino i da li ste u stanju to sada da uradite. Kljuna re je da ste sposobni i u stanju da izvrite zadati cilj. T tempiran Postavite vremenski rok do kada ete moi da ostvarite svoj cilj. Morate biti upoznati sa svojim mogunostima jer ukoliko pocenite ili precenite sebe, ostvarenje vaeg cilja pada u vodu. Dakle, nije dobro da date sebi previe vremena jer e se va cilj izgubiti u moru nekih drugih obaveza, ali ni premalo vremena nije reenje jer ga tada neete uspeti ostvariti.

Dobro definisanje i zapisivanje ciljeva

Ciljevi su krajnje take prema kojima su usmerene nae aktivnosti, oni su nae zvezde vodilje. Ipak, ciljevi kojih svako od nas ima u velikom broju, esto budu neispunjeni. Ako elite da je dnostavno i brzo ispunite ciljeve, da ispunjavate i najtee i najdue zadatke i da ih lako pratite, preporuujemo vam, osim njihovog pametnog osmiljavanja, da podelite ciljeve na to manje delove (koje je lake izvravati i kontrolisati) i da ih, pre sveg a zapisujete. Zapisivanjem ciljeva ete postii to da sve to biste eleli da ostvarite ne izgubite iz vida. Takoe, pokazalo se da ljudi koji zapisuju svoje ciljeve, u veoj meri ih i ostvaruju i uspeniji su u tome. Naime, osim to zapisivanje oteava da zaboravite koji su vam ciljevi, ono vam pomae i da ih bolje shvatite jer, da biste zapisali i razloili cilj na njegove inioce, potrebno je prvo da promislite o njemu i da ga dobro definiete. A nakon to ste postavili ciljeve (moete da ih definiete za sve oblasti svog ivota - poslovni ciljevi, emotivni, porodini, drutveni...), to to su zapisani omoguava vam da im se stalno vraate s vremena na vreme, iitavate ih i podseate se. Ponavljanje je majka znanja, zar ne? U tom smislu, zapisivanje v am olakava da ne izgubite fokus i da se stalno samomotiviete podseajui se na ono to elite da ostvarite i aktivnosti koje je u tu svrhu potrebno preduzeti.

Zbog toga je dobro i da vam ciljevi budu zapisani negde gde su vam pri ruci ili u videokrugu, kako ne biste zaboravili na njih. Ako oni postanu samo pranjavi papir u nekoj fioci ili nikada otvoreni fajl na raunaru, onda verovatno nita niste uradili.. Narednih nekoliko saveta e vam pomoi da ostanete fokusirani i istrajni u ostvarivanju ciljeva. Kljuna re je zapiite ih! Vremenski raspon ciljeva. Prvo je bitno podeliti ciljeve na kratkorone, srednjorone i dugorone. Iz poslovnog aspekta, kratkoroni ciljevi su trajanja do godinu dana, srednjoroni od godinu do pet godina a dugoroni preko pet godina. Meutim, ako se radi o vaim privatnim ciljevima, ta podela moe biti sasvim drugaija. U svakom sluaju, konkretizujte plan realizacije prema vremenskom zahtevu cilja, pa prema tome u principu vremenski prioritet imaju kratkoroni, zatim srednjeroni i potom dugoroni ciljevi koji vam ostavljaju najvie vremena za realizaciju. Podela ciljeva na manje delove. Za veliki broj ljudi vai pravilo - ukoliko nismo u mogunosti da odmah ostvarimo neki od svojih ciljeva ili nam deluju teki i sloeni, odlagaemo ih esto koliko god je to mogue. Da bi se to izbeglo, neophodno je da sve svoje kopleksne, srednjorone i pogotovo dugorone ciljeve, izdelimo na manje kratkoronih ciljeva i tako ih blagovremeno ostvarujemo, korak po korak. Kompleksne ciljeve je, takoe, potrebno deliti ak iako su oni kratkoroni, jer mogu biti dovoljno kompleksni da ih nije mogue reiti u jednom koraku. Posle razlaganja cilja na manje i ostvarljivije" delove, izloite plan aktivnosti sa odgovornostima i vremenskim ogranienjima. Izdefiniite kljune take u procesu ostvarivanja cilja i pokuajte predvideti eventualne probleme. Ukoliko na primer, morate proitati knjigu od tristotine strana, napravite plan tako da vam je zadati cilj da dnevno itate po, recimo, trideset stranica. Tako ete dugoroni cilj da proitate tristotine strana pretvoriti u deset kratkoronih tj. trideset strana dnevno. Postavljanje prioriteta - Ukoliko imamo vie ciljeva koji se vremenski preklapaju, treba da napravimo prioritete meu ciljevima i da ih prema tim prioritetima reavamo. Ukoliko to ne uinimo, znai da nam je sve podjednako vano i na taj nain se otvara mogunost da zanemarimo i ono to nam je od velikog znaaja. Prioritete, koji smo sebi postavili, u zavisnosti od drugih inilaca moemo revidirati, pa ne treba da se pribojavamo da su oni permanentno postavljeni. Piite uvek u prvom licu jednine. Razlog tome je personalizacija i prisvajanje cilja, ovo e vam pomoi da ciljeve zaista doivite kao svoje i da se na njih redovno podseate, a time su manje anse da ete od njih odustati. Npr. "do sledee srede moram proitati izvetaje koji su mi dati", umesto, proitati izvetaj do srede". Piite u sadanjem vremenu - ova stavka slui da ciljeve shvatite kao realnije i dostinije, ma koliko oni daleki bili. Psihosomatski efekat pribliavanja neega to nam je moda daleko, podstie da razvijamo svest o tom cilju kao o neemu to je mogue i dohvatljivo, a ne neto to e se dogoditi jednom...nekad". Na primer cilj za sledeu nedelju moe biti odrala sam sastanak sa... i dogovorili smo saradnju u pogledu...", umesto odrati sastanak sa... i dogovoriti saradnju u pogledu..." itajte svoje ciljeve stalno i iznova, ak i ako mislite da ih ve znate napamet . Ovo e vam omoguiti da svoj tok misli ukljuite u to aktivniji tok izvravanja zadatog. Samim tim e i vaa podsvest raditi za vas ak i kada niste potpuno posveeni ovom zadatku, a ponavljanje e vam pomoi da to nikada ne izgubite iz vida. Ukoliko sami sebe u trenucima slabosti budete podsetili na to koliko su vam oni vani, njihovo ponavljanje e postii efekat ojaavanja volje i elje da se on zaista ispuni.

Kako da pronaete motivaciju u ostvarenju poslovnih ciljeva?

Koliko god mi to eleli, bez prave motivacije i spremnosti da "izguramo cilj" uvek postoji ansa da odustanemo. Kako bismo bili sigurni da emo ostvariti neki cilj, on bi trebalo da bude pametno osmiljen jer samim tim znamo koliko da oekujemo od sebe i koliko moemo da postignemo. Meutim ono bez ega gotovo sigurno neemo moi da ostvarimo bilo koji cilj jeste dobra motivacija. Kada smo motivisani, odnosno kada nam je neto vano ili znaajno, mi smo u stanju da uradimo mnogo vie nego to nekada moemo da zamislimo. Meutim, lako je sa stvarima koje su nam vane i znaajne, ali ta da uinimo u onim situacijama kada nam se neto ne radi, ili kada ne vidimo svrhu u tome to treba da uradimo? I tu je odgovor motivacija - vano je da nauimo da prepoznamo ta je to to nas kao individue motivie, ta je to to nas spreava da realizujemo svoje ciljeve i da radimo na tome. Korak po korak... Motivacija se definie kao stepen u kojem se uporan trud usmerava u pravcu ostvarenja cilja. Nju primeujemo kao "onaj pokreta u nama". Dakle, motivaciju karakteriemo kao sloeni niz pokretaa koji su bazirani na: Trudu - podrazumeva razliite aktivnosti u smeru realizacije cilja Upornosti - stepen u kojem smo spremni da istrajemo u odreenoj aktivnosti (ova karakteristika je posebno vana kada je aktivnost koju treba da uradimo neprijatna) Usmeravanju - aktivnost bez usmerenje moe vrlo esto da dovede do rasipanja nae energije, zato je vano da postoji jasno usmerenje ka konkretnom cilju Cilj - takoe ima funkciju pokretaa i usmerava na rad i energiju. Cilj je blisko povezan sa uspenou i efikasnou. Jasan cilj ima uticaj na poveanje nae motivacije. Neposredno (i u nekim sluajevima) ga moemo posmatrati i kao razlog motivacije. Potrebe kao razlog aktivacije ka ostvarenju cilja Najee se ljudi aktiviraju usled neke konkretne potrebe i zadovoljenje odreene potrebe je jako esto motiv sam po sebi. Potrebe mogu biti razliite i psiholozi su ih tokom vremena razliito definisali: 1. Maslovljeva teorija potreba Ova teorija je osnovana na pet vanih ljudskih potreba koje su hijerarhijski struktuirane. to znai - da bi bilo koja od gornjih potreba mogla da bude ostvarena moraju se ostvariti potrebe koje su nie od nje same. Aktiviranje neke grupe potreba uslovljeno je prethodnim relativnim zadovoljenjem potreba "nieg reda". Pokreta ljudskog ponaanja je nazadovoljena potreba. U kontekstu organizacije i poslovnog okruenja, ove potrebe bi se odnosile na sledee aspekte (navedene od najvie do najnie):

Samoostvarenje - odnosi se na posao koji omoguava razvoj kapaciteta, lini i profesionalni razvoj, neto to e nam pomoi da se pokrenemo kroz neki zadatak. Za ove potrebe vai pravilo da to su vie zadovoljene njihova vanost postaje vea Samopotovanje - tu ubrajamo nagrade, unapreenja, izazove kao i sva ona priznanja koja odaju potu nama kao nekome ko je odgovoran za odreenu aktivnost Potreba za pripadanjem - veoma je vaan i oseaj pripadnosti (timu, kancelariji...), oseaj socijalne relacije i generalno prijateljsko okruenje... Potreba za sigurnou - tu ubrajamo sigurne uslove rada, siguran posao, penziju i socijalno osiguranje... Fizioloke potrebe - kao to su plata i uslovi rada koji obezbeuju egzistenciju.

Shodno navedenom, zadatak menadera i rukovodilaca organizacije je da prepoznaju razliite potrebe kod svojih zaposlenih i stvore uslove za njihovo ostvarenje i da primene individualizovani pristup zadovoljenju potreba kod svog kadra. Za kvalitet su vane potrebe vieg rada i vano je raditi na njihovom aktiviranju i zadovoljenju. 2. Teorija potreba Dejvida Mek Klilenda Mek Klilend iznosi svoju teoriju potreba (koja se jo naziva i Teorija tri potrebe) u kojoj istie vanost potreba koje se formiraju u toku ivota i koje se klasifikuju u tri grupe. Po teoriji Dejvida Mek Klilenda, uspenost neke osobe u organizacijskom kontekstu upravo zavisi od izraenosti ove tri grupe potreba. Potreba za postignuem - osobe kod kojih je izraena ova potreba imaju izuzetno visoku elju za uspenou tj. postignuem. Samim tim skloni su tome da izbegavaju visoko (strah od neuspeha) i nisko (nedovoljno stimulativne) rizine situacije, kako bi ostvarili izuzetan rezultat. Za njih je idealna situacija ona koja im obeava uspeno ostvarenje cilja koji nije preterano izazovan, dakle gde je verovatnoa za uspeh oko 50%. Kod njih je izraena potreba da se to postignue vidi i uglavnom zahtevaju povratnu informaciju dobij enu od odrugih, i ona moe da bude znaajnija od plate i finansijske stimulacije. U poslu najbolje rade ili sami ili sa ljudima koji takoe imaju visoku potrebu za postignuem. Potreba za afilijacijom (prihvatanjem, uvaavanjem od strane drugih) - osobe kod kojih je izraena ova potreba tee ka harmoninim odnosima sa drugim osobama i imaju visoku elju da ih drugi ljudi prihvate. Imaju tendenciju da se prilagoavaju grupnim normama. U poslu, preferiraju situacije koje pruaju dosta interakcije sa drugim ljudima i najbolje se snalaze u delatnostima pruanja usluga i rada sa klijentima. Najbolje rezultate ostvaruju u sredini koja je usmerena na saradnju i gde vladaju harmonijski odnosi meu zaposlenima. Potreba za moi - postoje dva tipa potrebe za moi: potreba za linom moi i institucionalizovanom. Osobe kod kojih je izraena potreba za linom moi mogu da se pretvore u diktatore i esto takav tip nije dobar za organizaciju - u osnovi imaju elju za dominacijom nad drugim ljudima. Drugi tip, institucionali zovani, je tip koji je odgovarajui u organizacijskom kontekstu i esto se sree kod menadera. U osnovi se kod njih nalazi potreba da se upravlja drugim ljudima kako bi se ostvarili organizacijski ciljevi. Oni tee ka razvijanju institucionalizovane moi i razvoju menaderskih vetina. Odlaganje i model funkcionalne motivacije Zadaci koje imamo i na privatnom i na poslovnom planu znaju da se nagomilaju u velikoj meri i da, usled haosa koji je pred nama, odlaemo njihovu realizaciju. Najvei broj obaveza koje odlaemo su one neprijatne (ili je njihov ishod neprijatan). U izbegavanju obaveza imamo tendenciju da budemo izuzetno kreativni i matoviti i umemo da smislimo milion i jedan razlog zato da neto ne obavimo ba sada. Nekako verujemo da e se stvari nekim udom, same od sebe reiti i na taj nain osloboditi nas neprijatnosti koje nosi rad na tim aktivnostima. Meutim, sa odlaganjem postiemo samo nagomilavanje i esto se stvari jo vie izkomplikuju, a retko kad se ree same od sebe. Da bismo poveali sopstvenu efikasnost i uspenost vano je prepoznati koje aktivnosti odlaemo, zato to radimo i kako da prevaziemo ovaj problem. Prevazilaenje odlaganja se postie motivisanjem. Model funkcionalne motivacije polazi od toga da je prvi korak u motivisanju da se zamisli postignut cilj, zatim izvri analiza oseanja vezano za njega i u skladu sa tim kako se oseamo, definiu i preduzmu dalji konkretni koraci za ostvarenje tog cilja. Ukoliko nam je neto neprijatno ili nam se prosto ne radi, mrzi nas ili nas n e interesuje posebno, moramo da znamo zato je to tako kako bismo mogli na to uticati. Prvi korak je da osvestite svoje potrebe - ta je to to je vama vano, u emu uivate ili vam je na bilo koji nain znaajno. Sledee to treba da uradite je da postavite ciljeve i pokuate da sagledate posledice do kojih e dovesti ostvarenje, kao i neostvarenje cilja. Ukoliko naiete na neke potekoe u postavljanju ili realizaciji ciljeva, konsultujte se sa nekim jer ponekad nismo sami dovoljno objektivni i tue miljenje moe da bude od vitalnog znaaja. I naravno - ne odlaite, prepoznajte prepreke, utvrdite gde bi i zbog ega moglo da usledi odlaganje relaizacije cilja i radite na prevazilaenju tih prepreka. I na kraju - nagradite se, odajte sebi priznanje bez obzira koliko ono veliko bilo - bilo da kupite sebi neku sitnicu, astite se produenim vikendom ili prosto pohvalite sebe za ostvareni uspeh (a sve u cilju da se motivacija odri ili "pomeri" na sledei cilj koji ostvarujete).

Uloga IT sektora u malim kompanijama u usponu

TA

EMO

MI,

OBINI

SMRTNICI",

SA

IT-EM?

Veliki broj firmi danas ima sektor ili barem jednu osobu koja je zaduena za IT. Pod tim vrlo iroko ovde moemo podrazumevati ljude koji rade odravanje raunara, mrea, servera, sajtova, programere... Pogotovo ako teite elektronskom vidu poslovanja ili se dosta oslanjate na IT, veoma je bitno da se organizujete tako da vam ovaj sektor, to je vie mogue, olakava i unapreuje poslovanje. Meutim, ukoliko niste iz te brane, potrebno je da razumete prirodu njegovog posla i naete nain da pomognete IT -u da bolje funkcionie, pa e i on pomoi celoj firmi da bolje funkcionie. Ovo je posebno teak zadatak u malim i srednjim firmama, u fazi ubrzanog razvoja, gde se izraenije javljaju problemi u komunikaciji sa IT-em, organizaciji, i on postaje usko grlo u radu. ta IT moe da uradi za vas Jedno od obeleja IT sektora jeste da je on potpora drugim odeljenjima, sa ciljem lakeg i efikasnijeg izvravanja zadataka. Meutim, ovo se esto preiroko shvata i oekuje se od IT-a da radi i tui posao. Na primer, ako ve koristite raunar, nauite barem osnovne stvari o njegovom funkcionisanju kako vam ne bi trebala pomo im ikonica vie nije na istom mestu na desktop -u. IT-evac moda ne mora da zna kako se prave formule u Excel -u i ne treba to da radi umesto vas, ali je duan da zna zato nee da se pokrene program ili zato vam ne radi Internet. Dakle, posao IT-a je sistemski deo rada raunara. I kada menaderi i ostali zaposleni omogue IT-u da se prevashodno bavi svojim poslom, onda e postati svesni potencijala i znaaja tog sektora. Specifinost IT-a je i to da je generalno prisutan u svim sektorima, od poetka do kraja radnog vremena, fiziki ili virtuelno, pri emu je ovo drugo ee. Ogroman broj informacija koje teku kroz firmu, na ovaj ili onaj nain prou kroz ovaj sektor. Samim tim, neophodno je da IT dobro sarauje sa menadmentom kako bi rast kompanije bio siguran i stabilan. U dananje vreme na tritu se nude razliite tehnologije i proizvodi iz elektronske industrije pa je teko odabrati one koji su pravi za vau firmu. Tu ponovo nastupa IT koji je odgovoran za izbor adekvatnog reenja, u saradnji sa ostalim sektorima, a pregledom stanja u kompaniji (obuenost kadrova, zastupljenost raunara i dr.) i njenih razvojnih potreba (smanjenje trokova poslovanja, ubrzanje rada, plasiranje novih usluga ili proizvoda i sl). On uzima u obzir predvieni rast firme i u odnosu na njega bira adekvatno reenje, razmatra mogunost njegove kasnije nadogradnje, da li je proizvod u ekspanziji ili mu istie vreme", da li je reenje za krai ili dui vremenski period, kao i mnogo drugih stavki koje IT treba da analizira i da svoju strunu preporuku. Ukoliko su odabrana reenja dovoljno prilagoena korisnicima, a strunost zaposlenih u IT sektoru na zadovoljavajuem nivou, ni kasnije neminovne intervencije nee biti previe problematine. Koliko je ovo vano govori i podatak da, po istraivanjima koje je raeno za Hewlett Packard, sat vremena nefunkcionisanja neke aplikacije na nivou firme moe predstavljati gubitak od nekoliko hiljada pa do stotine miliona dolara. Na primer, sat vremena nefunkcionisanja aplikacije za brokerske operacije, brokera moe kotati i do izgubljenih osam mili ona dolara. Meutim, nije sve ni u odravanju sistema. Kada se u firmi dostigne optimalni nivo automatizacije procesa i kanala komunikacije, na IT-u je da odri trku sa vremenom, prati trendove razvoja i uspeno ih pripaja postojeem sistemu, ime doprinosi daljem odravanju konkurentnosti firme. Komunikacija sa IT-em Postoji mnogo viceva o IT-evcima, ETF-ovcima, ali, zanemarivi preterivanja, svaka brana ima specifinosti i IT evci se meusobno vrlo dobro razumeju. Meutim, da biste im vi, na primer kao drutvenjak", preneli tano svoj problem ili ideju, moe biti potrebno malo vie truda. Dok vi priate ta elite, oni razmiljaju da li je to i kako ostvarljivo. Dok vi priate prostim srpskim jezikom (gora varijanta je ako imate filozofske" tendencije ), oni razmiljaju u kodovima, bajtovima... To je, naravno, pogodno tle za nastanak nesporazuma a, kako biste ih izbegli, trudite se da komunicirate na to razumljivijem nivou, jasno i precizno. Definiite sve detalje i zapiite ih ako je potrebno. I nemojte se uditi ako dobijete povratnu informaciju da nije sve izvodljivo ba tako kako ste zamislili. Onda zajedniki traite najbolju alternativu. Vrlo je poeljno da postoji ef IT sektora. Meutim, esto njega nema poto sektor nije dovoljno razvijen ili n ema oveka koji uz struno znanje ima i potrebne organizacione i upravljake kapacitete. Ipak, sa rastom ovog odeljenja neophodno je da ono ima vou koji je sposoban da komunicira sa svojim timom, ali i sa ostalim sektorima, tako da se izmeu njih formira funkcionalna veza. Daba vam ef IT-a ako ne ume pretpostavljenima ili efovima drugih odeljenja da prenese adekvatno ideje i stanje u svom odeljenju. Ali ako ume, olakao vam je pola posla. Sa ili bez ovakvog efa, ako ste Vi rukovodilac firme, poeljno je da usput uite o IT-u, kako biste ga bolje razumeli i znali ta i na koji nain moete oekivati od njega. I pazite da ne upadnete u klasinu zamku - pomislite da ste sve nauili, da ste sad mnogo pametni pa krenete da se frljate" tom novom pameu pred zaposlenima. Najmanje vam je potrebno da postanete predmet podsmeha. Takoe, ako se previe petljate u ono za ta niste

dovoljno struni, moete samo da oteavate strunjacima da rade. Velika mudrost i izazov menadera jeste i da pusti ljude da rade svoj posao. IT kao usko grlo Sa razvojem firme poveava se i broj ljudi u kompaniji kojima je IT potreban i koji e da ih vuku za rukav za najrazliitije stvari. Preti opasnost da IT bude preoptereen i zapadne u stanje haosa i tada je vreme da utvrdite koji su poslovi prioritetni, kao i ko od zaposlenih ima ovlaenje da menja ove prioritete. U suprotnom se moe desiti da vaeg administratora prekidaju kolege kojima treba namestiti eljeni desktop a oni nisu svesni niti moraju biti svesni da on ima bitnijeg posla. Ljudi imaju tendenciju da svoje stvari vide kao najhitnije, ne znajui da, na primer, prekidanje programera u radu nekada zahteva vreme da on povrati koncentraciju i vrati se posle u svoj kod. U veim firmama ovakvih problema ima manje, ali i one su prethodno morale da uvede jasnije i stroije sisteme organizacije. U ovom pogledu, moe se pokazati korisnim da se svi zadaci manjeg prioriteta alju IT -evcima mejlom umesto da im svakog asa neko ulazi u kancelariju i prekida ih u poslu. Tako i oni imaju n a jednom mestu pregled svih zadataka i lake izdvajaju prioritete. Osim poveanog obima, posao se i diferencira, odnosno javlja se vei broj razliitih zadataka koje IT obavlja paralelno, to je uglavnom tee od obavljanja jednog posla, makar on bio i slo eniji. Dobrom organizacijom ovo je sve lako reivo, meutim, znatan deo IT-evaca ima otpor prema administraciji, voenju evidencije i celokupnoj papirologiji", to pogoduje dezorganizaciji i veem broju greaka kada se susretnu sa poveanim i sloenijim radnim zahtevima. U tom sluaju se moe desiti da naiete i na otpor tenji da uvedete nove radne procedure i sisteme organizacije, ali to je bitka u kojoj morate istrajati. Opet, u ovome je dobar ef IT-a zlata vredan. On poznaje prirodu posla, kapacitete svojih ljudi i moe da rasporedi zadatke tako da se pravovremeno i kvalitetno obavljaju. Ali, ako ga nema, onda je na rukovodiocu firme da preuzme tu ulogu. U ovome mogu biti od pomoi programi za organizaciju radnih zadataka, tzv. task menaderi". Preko njih se vodi evidencija zadataka, vremena potrebnog za njihovo izvrenje, pregled neuraenih poslova, statistike efikasnosti po zaposlenom ili po sektoru, a radnicima se kreira lista zadataka po prioritetima i rokovima. Task menaderi mogu da sadre polja za dodatna objanjenja i komunikaciju izmeu rukovodilaca i izvrilaca projekta, kao i bazu uputstava i korisnih znanja iz relevantnih oblasti. Gotova besplatna reenja moete nai na Internetu ali, naravno, kvalitetniji programi se plaaju. A uvek je tu i opcija da napravite sopstveni softver koji e biti potpuno prilagoen vaem sistemu. Na kraju, sve se svodi na to da znate svoje poslovne potrebe i da se IT sektor adekvatno uposli kako bi vam na najfunkcionalniji nain pomogao da te potrebe i ostvarite.

Profesionalni cilj koji biste voljeli dosedi? - Napisati memoare i snimiti film ili seriju po njima. Ali jo je rano za to.