Organizacija ralanjivanja i grupiranja radnih zadataka

Davor Filipovi, univ. spec. oec.

Ralanjivanje i grupiranje zadataka

Ralanjivanje: razdvajanje (dekompozicija) poslovanja (ukupnog zadatka) na posebne zadatke i na pojedinane Grupiranje: sjedinjavanje (spajanje) zadataka na radna mjesta i organizacijske jedinice nieg i vieg ranga U okviru klasine teorije organizacije ralanjivanjem zadataka bavila se teorija departmentalizacije
Dubina ralanjivanja upravno je proporcionalna s veliinom organizacije

Naela ralanjivanja

Erich Kosiol

Prema izvrenju (zadatcima i funkcijama) Prema objektu (predmeti, proizvodi, potroai, teritorij) Prema rangu (izvrni zadatci, zadatci odluivanja) Prema fazi (zadatci planiranja, izvrenja, kontrole) Prema svrsi (primarni iz osnovne djelatnosti i sekundarni iz administrativnih djelatnosti)

Naela grupiranja
Za Kosiola su ista kao kod ralambe Rezultat su radna mjesta i organizacijske jedinice (odjeli, pogoni, slube, sektori) Najprije se poveu istorodni, zatim srodni (slini), a na kraju razliiti, ali meusobno ovisni zadatci. Oni se dodjeljuju pojedinanim nositeljima Logike povezivanja:
Cilj organizacijske jedinice, proces u kojem se odvija djelatnost, zadovoljavanje potroaa ili postupanje s materijalom, prostor (Gulick) Slinost poslova, tijesna povezanost poslova, najvea uporabljivost, posebni interesi, natjecateljstvo, autonomija i koordinacija (Koontz i ODonnell)

Organizacija funkcija ralanjivanje ukupnog zadatka na posebne

Opa reprodukcijska shema ima dvije temeljne funkcije (proizvodnju i promet): Novac-Roba-Proizvodnja-Roba1-Novac1 Suvremena je shema neto ira:
Istraivanje i studij proizvoda Novac Razvoj Nabava Briga o kadrovima Proizvodnja R1 N1

Pojam poslovne funkcije

Skup povezanih poslova kojima se na najsvrhovitiji nain obavlja poseban zadatak poduzea (poslovi ne moraju uvijek biti srodni, ali moraju biti logino povezani) Prvu klasifikaciju dao je Fayol, a pojedini autori navode i vie od 20 funkcija Porter je definirao primarne i potporne funkcije Mogua podjela: istraivanje i studij proizvoda, razvoj, proizvodnja, kadrovi, nabava, prodaja, financije i raunovodstvo Suvremene funkcije: marketing, R&D, CRM, HRM, ICT, PR, kontroling, sigurnost

Podjela poslovnog procesa na funkcije po M. Porteru

POSLOVNI PROCES

PRIMARNE FUNKCIJE: UNUTARNJA LOGISTIKA, PROIZVODNJA, MARKETING I PRODAJA, VANJSKA LOGISTIKA, SERVIS

POTPORNE FUNKCIJE: NABAVA, FINANCIJE, RAZVOJ TEHNOLOGIJE, UPRAVLJANJE LJUDIMA, MENADMENT, STRATEGIJSKO PLANIRANJE

Organizacijske jedinice i poslovne f-je

ORGANIZACIJSKA JEDINICA - a ORGANIZACIJSKA JEDINICA - b ORGANIZACIJSKA JEDINICA - c POSLOVNA FUNKCIJA - A POSLOVNA FUNKCIJA - B POSLOVNA FUNKCIJA - D POSLOVNA FUNKCIJA - E

ORGANIZACIJSKA JEDINICA - d

Organizacija radnih mjesta

Prostorno ogranien dio organizacije na kojem se nalazi sva potrebna oprema i svi potrebni materijalni inputi i gdje jedan ili vie izvritelja izvravaju pojedinaan zadatak imbenici radnog mjesta: ovjek, oprema, predmeti rada, prostor i radni uvjeti Radni zadatak ono to radnik mora izvriti obavljajui posao (posao=aktivnost ili niz aktivnosti kojima se postie radni zadatak)

Projektiranje radnih mjesta

Usklaivanje imbenika radnog mjesta s ciljem postizanja optimalnog uinka uz minimalno naprezanje radnika naela:
Rad to vie mehanizirati Racionalan redoslijed utvrditi unaprijed Obavljati samo propisan rad, bez nepotrebnih poslova Povezati s ostalim radnim mjestima Usavravati radni zadatak

Organizacijska pravila
Stroj treba postaviti tako da omogui maksimalnu preciznost Pokretni dijelovi stroja moraju imati dovoljno mjesta i u najnepovoljnijem poloaju Radno mjesto mora biti opremljeno i zatieno po standardima Sve potrebno mora se na vrijeme dostaviti (alat, materijal, dokumentacija) Prostor za smjetaj i odlaganje materijala i alata Zabrana dranja nepotrebnih predmeta ovjek mora imati poloaj u kojem se najmanje napree Radna dokumentacija mora biti dostupna bez uporabe ruku Poloaj komandnog ureaja ne smije traiti naporne pokrete

Procjena radnih mjesta

Izrauje se radi svrhovitije organizacije rada, izbora adekvatnih materijalnih imbenika, voenja kadrovske politike i pravilnijeg nagraivanja pojedinaca (vrednovanje rada, sistematizacija radnih mjesta) Popis i opis radnih mjesta Analiza i stupnjevanje radnih mjesta Bodovanje, rangiranje radnih mjesta

Analiza radnih mjesta

1. 2. 3. Pisani opis radnog mjesta s uporabom simbola za radni proces (operacija, kontrola, transport, zadravanje, zastoj, kombinacija) Analiza rada i prouavanje metoda Ispitivanje tehnoloke opremljenosti radnog mjesta i razvoj novih pomonih sredstava Prouavanje procesa u pojedinostima, primjenom gotovih podataka o simultanim pokretima i sinkronizaciji rada ovjek-stroj Prouavanje potrebnog radnog vremena Ocjenjivanje analize

4.
5. 6.

Poslovne funkcije
Uspjenost odvijanja svakog poslovnog procesa ovisi o djelotvornosti organizacije njegovih poslovnih funkcija.

Ukupan zadatak svakog poduzea realizira se posredovanjem poslovnih funkcija, kao sredstvom i nainom ostvarivanja posebnih zadataka u poduzeu.

Funkcija istraivanja i studija razvoja

Istraivanja se u prvom redu obavljaju zbog potrebe razvoja novih proizvoda i poboljanja starih.

Razvoj proizvoda ne dolazi preko noi potreban je sustavan i dugotrajan rad. Sam postupak istraivanja novog proizvoda razliit je zbog razliitosti u djelatnostima koje poduzea obavljaju (npr. bankovni proizvodi i farmaceutski).

Funkcija istraivanja i razvoja

Najvanije faze u istraivanju proizvoda:
Ideja o novom proizvodu moe se generirati na raznim mjestima od poduzea, kupaca, istraivakih instituta, konkurenata. Preliminarno istraivanje odnosi se na prikupljanje detaljnih tehnikih i ostalih podataka o proizvodu, izrauju se skice ili crtei. U ovoj fazi bitno je provjeriti je li novi proizvod patentno zatien kako bi se izbjegli gubitci novaca i vremena.

Funkcija istraivanja i razvoja

Najvanije faze u istraivanju proizvoda:
Pretprojektiranje odnosno laboratorijsko istraivanje ovisno o karakteru proizvoda, Razvoj plana proizvodnje odreuje se tehnoloki proces s odgovarajuom dokumentacijom i specifikacijama vremena i materijala potrebnog za izradu proizvoda (plan kooperacije).

Poluindustrijska proizvodnja slui za uoavanje nedostataka, kontrolu i eventualne izmjene vezane za proizvodnu tehnologiju i materijale.

Funkcija istraivanja i razvoja

Najvanije faze u istraivanju proizvoda:
Konano ispravljanje i oblikovanje proizvoda obavljanje posljednjih ispravaka u tehnici i tehnologiji proizvodnje, materijalu i obliku proizvoda. U razvijenim poduzeima obino se prije donoenja odluke o stalnom poetku proizvodnje odri itav niz savjetovanja sa zainteresiranima za proizvod. Na ovaj nain se takoer mogu ispraviti mnogi nedostatci proizvoda.

Funkcija istraivanja i razvoja

TROKOVI PROIZVODNJE najvaniji dio funkcije istraivanja. Novi proizvod osim kvalitete i dobrog dizajna mora zadovoljiti i trokovnu stranu tj. trokovi proizvodnje ne smiju premaiti kritinu granicu koja bi znaajno utjecala na prodajnu cijenu i na taj nain onemoguila prodaju. Trokovi istraivanja od 2% - 3% prihoda drutva.

Razvojna funkcija
U modernoj teoriji organizacije je jednako vana kao i sve druge funkcije u poduzeu. Mora omoguiti da se pri utvrivanju, a jo vie pri provoenju poslovne politike, pronau najpovoljnija rjeenja i to ne samo na temelju postojeih materijalnih, ljudskih i drugih resursa koje poduzee ima na raspolaganju, nego i na temelju tendencija koje se oekuju.

Razvojna funkcija
Razvojna sluba vodi rauna da poduzee svoj razvoj temelji na najmodernijim i najekonominijim postrojenjima ili tehnolokim procesima vodi rauna o budunosti poduzea. U definiranju razvoja neophodno je provesti istraivanje trita kako bi se saznale relevantne injenice vezane za asortiman proizvoda, konkurenciju, dobavljae, kupce(Porter 5 sila).

Razvojna funkcija
Studija razvoja tehniko tehnoloki i ekonomski zadaci, programski i operativni zadaci. Tehniko tehnoloki zadaci obuhvaaju zadatke praenja, projektiranja i svrhovite primjene najnovijih proizvodno-tehnolokih i organizacijskih rjeenja. Ekonomski zadaci obuhvaaju modele financiranja i kontrole trokova, a sve u cilju postizanja najpovoljnijih rezultata.

Razvojna funkcija
Programski zadaci ispitivanje postojeeg proizvodnog i tehnolokog procesa (da bi se utvrdili i otklonili eventualni nedostaci)

Operativni zadaci konkretizacija cjelokupnog ili etapnog plana razvoja kroz ugovaranje postrojenja i radova, te naposljetku njihove uporabe.

Razvojna funkcija
Zbog vanosti funkcije razvoja bilo bi poeljno da se razvojna funkcija u veim poduzeima organizira kao samostalna sluba.
Razvojna sluba trebala bi obuhvatiti:
Poslove programiranja (strateka marketinka istraivanja, praenje tehnikih i znanstvenih dostignua u cilju njihova koritenja, izbor najpovoljnijeg tehnolokog procesa, istraivanje ekonomskih uvjeta), Graevinsku skupinu (izrada projekata i ureenje prostora, razrada idejnih rjeenja, pribavljanje dokumentacije i potrebnih dozvola)

Razvojna funkcija
Skupinu za strojeve i postrojenja (specifikacija potrebnih strojeva, izbor dobavljaa opreme, izbor montaera i nadzor njihova rada, putanje u pogon), Ekonomsko-financijska skupina (ispitivanje ekonomske opravdanosti investicija u razvoj).

Funkcija upravljanja ljudskim resursima

Ima vane i odgovorne zadatke zbog toga to se oni kreu oko ovjeka kao proizvodnog imbenika.

Ti zadaci se definiraju i provode na osnovi odreene politike upravljanja ljudskim potencijalima koje su odredili organi drutva (uprava), osobito zadaci koji se odnose na planiranje, obrazovanje, uvjete rada i nagraivanje.

Funkcija upravljanja ljudskim resursima

Analiza radnih mjesta Planiranje Pridobivanje Odabir

Profesionalna orijentacija

Izobrazba

Razvoj karijere

Uvoenje u posao

Napredovanje

Prekid radnog odnosa

Motivacija

Kreativnost

Informiranje

Otkrivanje rukovodnih potencijala

Ocjenjivanje uspjenosti

Funkcija upravljanja ljudskim resursima

Zadatke funkcije upravljanja ljudskim resursima realizira odgovarajua sluba. Sluba najee obavlja sljedee poslove:
Plan i analiza, Radni odnosi (radnici se izabiru na osnovi sistematizacije radnih mjesta, a pri izboru se mora paljivo postupati i birati samo najbolje ljudske kvalitete), Nagraivanje (procjenom rada sustavno raditi na pronalaenju najboljih i stimulativnih oblika plaanja),

Funkcija upravljanja ljudskim resursima

Socijalna pitanja (rjeavanje socijalnih, zdravstvenih i slinih problema zaposlenika u cilju stvaranja bolje radne i drutvene atmosfere u poduzeu), Drutveni standard (poslovi organiziranja prehrane, smjetaja, prijevoza na posao kao i organiziranje slobodnog vremena za zaposlenike vrtii, kina, teretane, saune Google) Obrazovanje (magisteriji, doktorati, seminari, certifikati).

Nabava
Poslovna funkcija kojoj je zadatak kontinuirana opskrba potrebnim sirovinama, reprodukcijskim materijalom odreenih vrsta, dimenzija, kvalitete koji se u procesu proizvodnje stalno i postupno troe. Funkcija i djelatnost poduzea poslovnih subjekata koja se brine materijalima, opremom, uslugama i potrebnima za realizaciju ciljeva sustava. i drugih o opskrbi energijom poslovnog

Nabava
OSIGURATI HARMONIAN TIJEK PROIZVODNOG PROCESA PRAVODOBNOM I

EKONOMINOM NABAVOM POTREBNOG REPRODUKCIJSKOG MATERIJALA, SIROVINA I OSTALOG, ALI UKLJUUJE I NJIHOVO PREUZIMANJE, SKLADITENJE I IZDAVANJE Nabava u uem smislu (operativni zadaci)

Nabava u irem smislu (operativni + strategijski zadaci)

Nabava u uem smislu

Primanje, ispitivanje i objedinjavanje zahtjeva za nabavu dobivenih od pojedinih organizacijskih jedinica Promatranje i praenje trita nabave Izrada i postavljanje upita dobavljaima Primanje, ispitivanje i ocjena ponuda dobavljaa Voenje pregovora sa dobavljaima Izbor najpovoljnije ponude i naruivanje Praenje tokova isporuke i koordinacija svih izravnih veza sa dobavljaima Prijem i ispitivanje poiljke Kontrola rauna Reklamacija Voenje evidencija i datoteka nabave

Nabava
4 osnovna elementa o kojima treba voditi rauna u svim navedenim zadacima: a) kvaliteta b) kvantitet c) rokovi isporuke d) CIJENA
Ugovorena cijena ovisi o nainu plaanja, visini rabata, transportnim trokovima, nainu pakiranja i vraanju ambalae, rokovima isporuke

Nabava u irem smislu

1. stohastiko i deterministiko istraivanje potreba 2. izbor sustava nabavljanja 3. izraunavanje ekonominih koliina nabave i normativa zaliha 4. istraivanje trita nabave, praenje trendova ponude, potranje i cijena 5. analiza organizacije nabave 6. odluivanje o politici nabave 7. suradnja kod razvoja novog proizvoda, donoenje investicijskih odluka, organizacije zbrinjavanja otpada

Nabava
Decentralizacija: Predmetna ili prostorna decentralizacija se koristi u org. jedinicama gdje je prednost koristiti pojedinanu opskrbu; ako nabavu mogu obavljati samo specijalisti koji dobro poznaju tehnologiju proizvodnje; ako zbog svojstava materijali nisu povoljni za opskrbu s vlastitih zaliha; ako bi zbog nepovoljnog prostornog poloaja nastali veliki trokovi nabavljanja;

Nabava
Decentralizacija: manji trokovi, bolji odnosi sa lokalnim tritem, vea fleksibilnost _ nema ekonomije obujma, vei opi trokovi, konkurencija meu pojedinim slubama

Najea je kombinacija centralizirane i decentralizirane organizacije nabave.

Nabava
Komercijalna sluzba Skladite

Nabava

Prodaja

Transport

Nabava

Odjel nabave

Priprema nabave

Nabava u zemlji

Uvoz

Pripremanje materijala

Skladite

Proizvodna funkcija
Ima zadatak da u skladu sa strukturom i karakterom osnovnih sredstava, strukturom zaposlenih i njihovim radnim iskustvom proizvodi odreenu vrstu proizvoda koja treba zadovoljavati kvalitativne i kvantitativne norme uz to manje trokove.
Organizacija proizvodnje ovisi o karakteru proizvodnog odnosno tehnolokog procesa.

Proizvodna funkcija

Polazei od organizacije proizvodnje razlikuju se tri vrste proizvodnje:

Osnovna, pomona i sporedna;

Tri osnovna tipa proizvodnje: Pojedinana, serijska i masovna, Dva osnovna naina: kontinuirani i diskontinuirani.

Proizvodnja moe decentralizirana.

biti

centralizirana

ili

Proizvodna funkcija
U procesu proizvodnje nadzor proizvoda ima krucialnu ulogu. Proizvodi moraju odgovarati utvrenim standardima. Proizvodnja ispod utvrenih standarda predstavlja gubitak za poduzee pa je zadatak tehnikog nadzora:
Uklanjanje defektnog materijala i zaustavljanje pogrenog procesa rada, Nadzor kvalitativnog standarda procesa proizvodnje, Pruanje predodbe o kvaliteti proizvoda zaposlenima.

Proizvodna funkcija
Tekue i investicijsko odravanje bitno s aspekta budueg poslovanja. Tekue odravanje obino obavljaju zaposlenici iz procesa proizvodnje, dok se investicijsko odravanje povjerava specijaliziranim organizacijama. Osnivanje posebne slube za zatitu na radu (zdravlje zaposlenika, temperatura, praina, otrovi radni uvjeti na potrebnoj razini).

Prodajna funkcija
Jedna od najvanijih poslovnih funkcija jer omoguuje da se proizvedeni proizvodi dostave kupcu.

Naplatom isporuenih proizvoda poduzee dobiva novac neophodan za obnavljanje procesa proizvodnje.
Vitalna faza poslovanja o kojoj ovisi mogunost odravanja kontinuiranog procesa reprodukcije.

Prodajna funkcija

Glavni zadaci:
Prodaja robe, Korektni odnosi s kupcima (dogovaranje uvjeta plaanja kriza), Post prodajni odnosi zadovoljstvo kupaca.

Priprema prodaje: Istraivanje trita, marketing (tko je kupac naih proizvoda)

Prodaja

Financijska funkcija

Najvanija poslovna funkcija poduzea! Zadaci:

Analiza financijskih izvjetaja;
Analiza uspjenosti - RDG (profitne mare, analiza trokova), Plan za budue razdoblje, Analiza novanog toka (operativne, investicijske i financijske aktivnosti), Projekcija novanog toka, Ekonomska opravdanost projekata (nabava novih strojeva, izgradnja novih pogona NPV, IRR, PBP) Potrebna razina radnog kapitala.

Financijska funkcija

Najvanija poslovna funkcija poduzea! Zadaci:

Analiza financijskih izvjetaja;
Analiza uspjenosti - RDG (profitne mare, analiza trokova), Plan za budue razdoblje, Analiza novanog toka (operativne, investicijske i financijske aktivnosti), Projekcija novanog toka, Ekonomska opravdanost projekata (nabava novih strojeva, izgradnja novih pogona NPV, IRR, PBP) Potrebna razina radnog kapitala.

Pitanja
1. 2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

to je ralanjivanje, a to grupiranje zadataka? Tko se u okviru klasine teorije organizacije bavio ralanjivanjem zadataka. Naela ralanjivanja i grupiranja prema Kosiolu. Logika povezivanja zadataka prema Gulicku , te Koontz i ODonnell-u. Podjela poslovnog procesa na funkcije po M. Porteru. Organizacija radnih mjesta. Projektiranje radnih mjesta. Procjena i analiza radnih mjesta. Funkcija istraivanja i studija razvoja. Razvojna funkcija. Funkcija upravljanja ljudskim potencijalima. Nabava. Proizvodna funkcija. Prodajna funkcija. Financijska funkcija.