MINISTERIO DE ECONOMA

Direccin General de Auditora

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GUA PRCTICA PARA LA ELABORACIN, ORGANIZACIN Y ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO

La prctica debe ser siempre edificada sobre la buena teora. Leonardo Da Vinci Lo que se oye se olvida, lo que se ve se recuerda, lo que se hace se aprende. Annimo

Gua prctica para la elaboracin, organizacin y archivo de Papeles de Trabajo

Aprobada por Resolucin N 70/07 de la Direccin General de Auditora de fecha 12 de octubre de 2007.

Trabajo preparado por el Departamento de Apoyo Tcnico y Capacitacin de la Direccin General de Auditora

Publicacin 2/2007

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San Miguel de Tucumn, 12 de octubre de 2007.

RESOLUCION N 70/07

VISTO lo dispuesto por el Decreto Acuerdo 11/1 (ME), cuyo primer apartado de funciones asignadas a la Direccin General de Auditora expresa que deber emitir y mantener permanentemente actualizadas las

Normas de Auditora Interna, y

CONSIDERANDO que el Manual de Procedimientos de Auditora, aprobado Resolucin D.G.A. del N 31 del 11 de junio de 2007, fij el marco conceptual para la organizacin y ejecucin de los trabajos que realice la Direccin General de Auditora, y que en consecuencia resulta necesario instrumentar una herramienta que facilite la preparacin, manejo y archivo de la documentacin vinculada a tales trabajos,

Por ello, EL DIRECTOR GENERAL DE AUDITORIA

RESUELVE:

ARTCULO 1: Aprobar el uso en todos los trabajos de auditora que realice la Direccin General de Auditora, de la Gua Prctica para la elaboracin, organizacin y archivo de Papeles de Trabajo, que como anexo forma parte de la presente.

ARTCULO 2: La Gua Prctica para la elaboracin, organizacin y archivo de Papeles de Trabajo ser de aplicacin obligatoria a partir del 1 de noviembre de 2007.

ARTICULO 3: Comunquese por Secretara y oportunamente archvese.

C.P.N. Oscar Humberto Fiorito Director General de Auditora Ministerio de Economa

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INDICE Comentario Preliminar... 1. Marco Conceptual 1.1. Concepto ..... 1.2. Objetivo . 1.3. Lineamientos Especficos... 1.4. Estructura . 1.5. Propiedad y exhibicin 1.6. Conservacin y resguardo 2. Modelos y utilizacin de Papeles de Trabajo 2.1. Papeles de Trabajo elaborados a travs de aplicativos informticos ... 2.2. Papeles de Trabajo preimpresos para su confeccin manual. 3. Clasificacin y Archivo de Papeles de Trabajo 3.1. Clasificacin . 3.1.1. Legajo Permanente . 3.1.1.1. Concepto . 3.1.1.2. Contenido .. 3.1.1.3. Armado ... 3.1.2. Legajo Corriente .. 3.1.2.1. Concepto ... 3.1.2.2. Contenido .. 3.1.2.3. Armado ...... 3.2. Archivo ................ 3.2.1. Legajo Permanente ................. 3.2.2. Legajo Corriente... Bibliografa consultada 13 13 13 13 14 16 16 17 17 19 19 20 21 6 8 2 2 2 3 5 5 1

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Comentario preliminar

Con la preparacin de la Gua Prctica para la elaboracin, organizacin y archivo de Papeles de Trabajo, nuestro grupo de tareas est cumpliendo una primera etapa de planificacin, proyectada para el desarrollo de metodologas de trabajo formalizadas aplicables a la organizacin y ejecucin de proyectos de auditora.

Esta gua, complementaria del Manual del Procedimientos de Auditora, tiene por finalidad ofrecer a los auditores integrantes de la Direccin General de Auditora, una herramienta esencialmente prctica, debidamente probada en tareas de campo realizadas durante el perodo de investigacin y preparacin del contenido.

Consideramos que el marco terico conceptual de Papeles de Trabajo fue suficientemente tratado en el Manual del Procedimientos de Auditora, por lo que intentamos evitar la repeticin de conceptos y lineamientos generales ya desarrollados. En consecuencia, tratamos de orientar el contenido a la aplicabilidad y al desarrollo de ejemplos, con especial cuidado en la estandarizacin de formatos.

Adems, entendemos que los trabajos no solo deben ser efectivos y eficientes sino parecerlos, razn por la que pusimos nfasis en la esttica de los modelos propuestos.

Por ltimo, como habitualmente expresamos, solicitamos disculpas por los errores u omisiones involuntarias que pueda contener este trabajo, al cul pusimos todo nuestro empeo y expectativas.

San Miguel de Tucumn, agosto de 2007.

Cr. Jorge Luis Miranda Cra. Sonia Miranda Montejo Cra. Mara Constanza Cainzo

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1. Marco Conceptual Concepto Es el conjunto de cdulas1 y documentos que contienen los datos e informacin obtenida por el auditor en su revisin, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan y apoyan las observaciones, recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones del informe correspondiente2.

Objetivo El objetivo principal de los papeles de trabajo es el de brindar evidencias que respaldan el trabajo realizado por el auditor y de los hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes.

Lineamientos especficos Los auditores debern preparar sus papeles de trabajo considerando los siguientes aspectos: Deben ser claros, completos, concisos y prolijos, de modo que para su comprensin no se requiera de otras explicaciones complementarias. Aprovechar la informacin proporcionada por el rea auditada. Escribir todos los datos que sean necesarios. Anotar la informacin conforme se obtenga. Cruzar datos que aparecen simultneamente en dos o ms cdulas de auditora. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas realizadas. No repetir las cdulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos. Las cdulas de auditora deben formularse preferentemente en impresiones claras de computadora y estar firmadas por el auditor.
Son las hojas en las que se vuelcan los procedimientos de auditora efectuados durante la revisin, as como los resultados obtenidos. 2 Concepto tomado de www.consi.org.mx.
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El auditor deber conservar la confidencialidad de su contenido. Se debe supervisar su formulacin y contenido, dejando evidencia del hecho.

Estructura Los papeles de trabajo elaborados internamente (cdulas de auditora) constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie. El contenido bsico de cada uno de ellos es el siguiente: Encabezado Nombre de la entidad y/o reparticin pblica, dependencia u oficina en la que se realiza el trabajo. Ttulo de la auditora. Referencia de pgina que permita verificar su localizacin en el legajo y en el conjunto de todos los papeles de trabajo. Perodo que abarca la auditora. Tarea a realizar: nombre especfico del procedimiento a realizar.

Ejemplo:

B-1

Infografa N 1: Encabezado de Papel de Trabajo

Cuerpo: Informacin obtenida: cifras o conceptos sobre los que se trabaj. Tildes: seales que indican de forma sinttica los procedimientos aplicados. Referenciacin: cdigo de pgina de papeles de trabajo relacionados. Tarea realizada. Significado de los tildes utilizados.

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Notas aclaratorias: comentarios que clarifican el contenido de los papeles. Observaciones: descripcin de las deficiencias, irregularidades, desviaciones u

oportunidades de mejora en la cuestin evaluada. Conclusin: grado razonable de convencimiento a que llegue el auditor, principalmente sobre los aspectos positivos de la operacin, ya que respecto a los negativos slo bastar con referenciarlos a las observaciones correspondientes.

Ejemplo:

Infografa N 2 Cuerpo de Papel de Trabajo

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Pie: Iniciales y/o firma de quienes elaboraron y supervisaron el papel (margen inferior izquierdo). Fecha de realizacin (margen inferior derecho). Fuente: indicacin de la manera de cmo se ha obtenido la informacin, o referencia a los documentos bases y a las pruebas llevadas a cabo para su consecucin (margen inferior derecho).

Ejemplo:

Efectuado por: Sebastin Abaca Supervisado por: Rosa Corti

Fecha: 05/03/2004 Fuente: Planilla de recaudacin diaria

Infografa N 3: Pie de Papel de Trabajo

Propiedad y exhibicin La propiedad de los papeles de trabajo le corresponde a la Direccin General de Auditora. Los papeles de trabajo debern estar adecuadamente resguardados y su exhibicin es limitada. No obstante, dadas las funciones que cumplen o los intereses relacionados con la revisin, su exhibicin se limita a solicitud de: Auditados Organismos de Control Autoridades

Conservacin y resguardo El legajo permanente tiene una vigencia prolongada en el tiempo, actualizndose en cada auditora realizada. El legajo corriente ser archivado por el perodo de guarda general de 10 aos.

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2. Modelos y utilizacin de Papeles de Trabajo

Como ya se mencion en apartados anteriores, los papeles de trabajo pueden ser de elaboracin propia o bien documentos suministrados por el auditado o por terceras fuentes de informacin. Los documentos de elaboracin propia pueden ser confeccionados por medio de aplicativos informticos (hoja de clculo, base de datos o procesador de texto) o a travs de formularios preimpresos para su llenado en forma manual. 2.1. Papeles de Trabajo elaborados a travs de aplicativos informticos Los papeles confeccionados a travs de aplicativos informticos habitualmente son utilizados para preparar notas, actas, memorandos, formularios anexos predefinidos en el manual de procedimientos de auditora, base de datos, cuadros, grficos y clculos numricos.

Infografa N 4: Papel de trabajo confeccionado por medio de una planilla de clculo.

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En el caso de utilizacin de planillas de clculo para volcar datos que requieran la realizacin de operaciones numricas, se deber respetar los datos de identificacin del membrete de la Direccin General de Auditora. En razn de la dificultad para insertar fcilmente3 el membrete como encabezado de una hoja, sugerimos ubicar los datos (logos e identificacin) en la parte superior de la hoja de clculo utilizada.

Infografa N 5: Papel de trabajo confeccionado por medio de un procesador de texto.

Cabe aclarar que estos lineamientos son aplicables a los distintos tamaos de papel habitualmente utilizados en los trabajos de auditora (oficio, A4, carta, legal, etc.)

Nos referimos concretamente a las imgenes de los logos de la Direccin General de Auditora y del Ministerio de Economa.

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2.2.

Papeles de Trabajo preimpresos para su confeccin manual Se definieron cuatro modelos de formularios preimpresos para su confeccin manual. Consideramos que estos papeles sern utilizados con mayor frecuencia cuando se efectan tareas de campo en la sede del organismo auditado, en razn de que la mayor parte de trabajo actualmente se realiza por medio de aplicativos informticos.

A fin de reducir costos, la impresin de estos formularios prediseados est prevista realizarse en imprenta, en resmas engomadas de papel tamao oficio. Los modelos definidos son los siguientes:

Formulario 1 Anotaciones varias: se trata de una hoja en blanco que permite la inclusin de informacin en diversos formatos, tales como texto, cuadros, grficos, organigramas, etc.

Formulario 2 Notas: se trata de una hoja diseada con lneas punteadas que permite anotaciones de texto de manera ordenada y prolija. Por ejemplo: actas, notas, memorandos, etc.

Formulario 3 Flujograma: su diseo se realiz en una hoja de dos columnas con formato vertical. Por las caractersticas de este formulario, su utilizacin est prevista para diagramas de flujo verticales con el narrativo correspondiente. Este formato de hoja se puede adaptar a flujogramas de tipo horizontal que involucren pocos departamentos, como se muestra en el modelo presentado en la infografa Nro. 8.

Formulario 4 Clculos: su diseo se realiz con columnas separadas y lneas punteadas que facilitan el ingreso de nmeros y datos encolumnados, como por ejemplo comparaciones de conciliaciones bancarias, anlisis de cuentas contables, extracciones de datos de diversos formularios (libramientos, boletas de depsito, facturas, recibos, rdenes de compra, etc.).

Cabe sealar que la estructura de estos 4 modelos de formularios respeta el mismo encabezado y pi.

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Infografa N 6: Modelo de formulario Nro. 1 Anotaciones Varias

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Infografa N 7: Modelo de formulario Nro. 2 Notas

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Infografa N 8: Modelo de formulario Nro. 3 Flujograma

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Infografa N 9: Modelo de formulario Nro. 4 Clculos

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3. Clasificacin y archivo de Papeles de Trabajo

3.1.

Clasificacin Existen diversos criterios para clasificar y agrupar los papeles de trabajo. A fines operativos y teniendo en cuenta el tipo de documentacin que en ellos se archiva, como as tambin su frecuencia de utilizacin, consideramos apropiado su separacin en dos grupos principales:

Legajo Permanente

Legajo Corriente

3.1.1.

Legajo Permanente

3.1.1.1. Concepto Est integrado por un conjunto de documentos que por sus caractersticas tienen una alta posibilidad de ser consultados durante el transcurso de distintas auditoras. Debe contener toda la informacin relevante que conserve inters en el futuro, por ello, es necesaria su peridica actualizacin, con el fin de dejar constancia del historial de la entidad y/o reparticin auditada.

3.1.1.2. Contenido

El proceso de preparacin y armado del archivo permanente se inicia en la etapa de planeamiento. Por lo general cada trabajo de auditora es diferente, lo que implica que variar la informacin contenida en este tipo de archivo. A continuacin, a modo de ejemplo, se detalla la documentacin primordial que debe incluirse en este legajo:

Antecedentes y organizacin de la dependencia auditada. Documentos legales, contratos, convenios y acuerdos. Sistema de informacin y control.

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Rgimen fiscal. Documentos de auditora (informes de auditoras).

Queremos destacar que el concepto de legajo permanente no se limita a documentacin en papel, sino que es mucho ms amplio, en razn de que los papeles de trabajo pueden estar contenidos en otro tipo de formato, como ser disquetes, CD, u otros medios de almacenamiento.

3.1.1.3. Armado

Los papeles de trabajo que se incluirn en este legajo debern ordenarse en un bibliorato tamao oficio habilitado a tal efecto, el que contendr un lomo de identificacin de 20,5 cm. de alto y 6,5 cm. de ancho, de acuerdo al siguiente modelo:

Identificacin de la Direccin General de Auditora

Denominacin del legajo

Entidad y/o reparticin auditada

Infografa N 10: Lomo de Bibliorato del Legajo Permanente

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Una vez habilitado el bibliorato, en primer lugar, se deber incorporar una tapa de cartulina color verde tamao oficio con la denominacin de la entidad y/o reparticin a la que corresponde el legajo, segn se detalla en la siguiente infografa:

Identificacin de la Direccin General de Auditora

Denominacin del legajo

Entidad y/o reparticin auditada

Infografa N 11: Tapa del Legajo Permanente

A continuacin, para completar el armado, se proceder a aadir una primera hoja tamao oficio que contendr el ndice4 de la documentacin incorporada, de acuerdo a lo previsto en la siguiente infografa:

4 Se sugiere que la referencia de las hojas de este legajo se efecte con nmeros romanos y letras para diferenciarla de la referenciacin prevista para el legajo corriente, desarrollada en el Manual de Procedimientos de Auditora de la Direccin.

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Logo de la Direccin General de Auditora

Denominacin del legajo

Entidad y/o reparticin auditada

ndice del contenido y la referencia de pgina

Infografa N 12: 1 Hoja del Legajo Permanente

3.1.2.

Legajo Corriente

3.1.2.1. Concepto

Este legajo comprende los documentos que se preparan y se obtienen durante el transcurso de la auditora. Fundamentan y respaldan la ejecucin de los procedimientos realizados y la opinin del auditor.

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3.1.2.2. Contenido

Su contenido es diverso y variable, segn la entidad y/o reparticin que se audite, y an en un mismo organismo puede cambiar de una auditora a otra. A continuacin, a modo de ejemplo, se detalla la documentacin primordial que debe incluirse en este legajo:

Orden de trabajo actas, notas, y formularios internos. Memorando de planeacin. Programa de trabajo. Documentacin suministrada por el auditado. Papeles analticos. Resumen de observaciones. Opinin del auditado. Borrador del Informe de auditora.

Tambin en este tipo de legajo pueden existir evidencias contenidas en distintos formatos, como ser disquetes, CD, u otros medios de almacenamiento.

3.1.2.3. Armado

Los papeles de trabajo que se incluirn en este legajo debern agruparse con una tapa de cartulina color celeste tamao oficio, unidos por un broche metlico tipo nepaco perforado en el centro del margen izquierdo del papel.

En caso de que la documentacin exceda la capacidad del broche, corresponder habilitar un segundo ejemplar, indicando en el margen inferior de la tapa el nmero de volumen respectivo. Es decir, la documentacin agrupada en el primer broche habilitado se identificar con el Volumen I, la del segundo con el Volumen II y as sucesivamente.

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A continuacin de la tapa, en la primera hoja del legajo se deber incluir el ndice, indicando expresamente la referencia de pgina5 correspondiente, a fin de localizar rpidamente la documentacin incorporada.

Sugerimos que el armado de este legajo coincida con el inicio de las tareas de auditora, facilitndose de este modo la organizacin de la documentacin recopilada y elaborada. Las siguientes infografas presentan los modelos previstos, tanto para la tapa de cartulina, como para la primera hoja del legajo:

Identificacin de la Direccin General de Auditora

Denominacin del legajo

Entidad y/o reparticin auditada

Ao

N del volumen

Infografa N 13: Tapa del Legajo Corriente

Es la clave con la que se identifica cada documento a fin de localizar su lugar exacto en el legajo corriente.

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Logo de la Direccin General de Auditora

Denominacin del legajo

Entidad y/o reparticin auditada

ndice

Infografa N 14: 1 Hoja del Legajo Corriente

3.2. 3.2.1.

Archivo Legajo Permanente

El bibliorato que contiene el legajo permanente ser guardado en el armario biblioteca del grupo de auditora que tenga bajo su responsabilidad la auditora de la entidad y/o reparticin a la que corresponde la documentacin. Sugerimos que se ordenen alfabticamente a medida que se vayan incorporando, con el objeto de facilitar su rpida bsqueda para su posterior utilizacin.

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Consideramos conveniente que el supervisor del equipo de auditora instrumente una base de datos con el detalle de la documentacin de cada organismo, de modo tal de facilitar consultas internas, como as tambin de otros grupos de auditora que eventualmente puedan requerir la referida documentacin.

3.2.2 Legajo Corriente

Una vez finalizado el trabajo de auditora, se deber guardar los papeles y documentacin contenidos en este legajo en cajas archivo estndar, preferentemente plsticas de color azul, para hoja tamao oficio con las siguientes medidas: 36,5 cm. de largo, 25,5 cm. de ancho y 11 cm. de alto6. La identificacin de cada caja archivo se realizar por medio de un rotulo preimpreso, de 17 cm. de ancho por 8 cm. que ser engomado en el lateral izquierdo de la caja, segn el modelo presentado a continuacin:

Infografa N 15: Rotulo de Caja Archivo para Legajo Corriente

Estas medidas son las ms adecuadas para el tamao del legajo corriente y las posibilidades de guardado del mobiliario de la Direccin General de Auditora.

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Bibliografa Consultada

Manual de Control Interno, Rubn Oscar Rusenas, Ediciones Macchi, ao 1999. Papeles de Trabajo, Sindicatura General de la Nacin, norma aprobada por Res. N 103/00 SGN. Normas de Auditora Externa, Auditora General de la Nacin, aprobadas por Resolucin N 145/93 AGN. Normas de Auditora Interna Gubernamental, Sindicatura General de la Nacin, aprobadas por Res. N 152/02 SGN. Manual de Auditora Gubernamental Tomo I Auditora Financiera y Exmenes Especiales, 2 Edicin, El Salvador, ao 2002. Manual de Auditora Gubernamental Tomo II Auditora Operativa o de Gestin El Salvador, ao 2001. Compendio de Auditora Contable Mario Lomazzi Fondo Editorial de Derecho y Economa, ao 2001. www.consi.org.mx, consulta realizada el 3 de agosto de 2007. www.sgcba.gov.ar, consulta realizada el 6 de agosto de 2007.

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