NOES DE ARQUIVSTICA E ORGANIZAO DE ARQUIVOS HISTRICOS AULA III ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTRICOS

CONCEPO: CACILDA MAESIMA CDPH/DH/UEL EDSON JOS HOLTZ LEME - CDPH /DH/UEL JOS MIGUEL ARIAS NETO DH/UEL

ETAPAS PARA ORGANIZAO DE ACERVO

Recepo e Registro; Higienizao; Avaliao/Identificao; Classificao/Arranjo; Acondicionamento; Descrio; Disseminao.

RECEPO E REGISTRO
ARQUIVOS: recolhimento sistemtico da produo documental, oriunda do Arquivo Intermedirio, por meio de instrumento intitulado Relao de Recolhimento; CEDOCS: aquisio de acervo se d por meio de doao, custdia ou compra, segundo critrios definidos pela temtica do CEDOC (Centro de Documentao).

INSTRUMENTOS DE RECEPO NO CEDOC E ARQUIVO

Ficha de Controle do Acervo Contrato de Doao;

CONTRATO DE DOAO

REGISTRO DE DOCUMENTOS Aplicado a cada fundo, coleo ou parte do acervo;

Documentos adquiridos de forma avulsa, registro

individual; Colees e fundos registrados de forma coletiva (quantidade de peas, datas-limite, suportes, organizao existente ou no, data de entrada.

HIGIENIZAO
Todos os documentos recebidos por um Arquivo Permanente devem passar pelo processo de higienizao.

Neste processo sujidades, como acmulo de poeira,

grampos e clips metlicos e outros materiais

nocivos aos documentos, devero ser retirados.

 Para higienizao de documentos textuais, o responsvel pelo processo de higienizao, dever utilizar trinchas macias e demais equipamentos para remoo de partes

metlicas.
O Arquivo dever contar com uma sala especfica para este trabalho. O CDPH conta com uma sala de triagem, onde so armazenados os arquivos e colees que aguardam o processo de avaliao e registro. Em seguida os documentos so higienizados e recebem um acondicionamento

provisrio para aguardar o processo de arranjo.

AVALIAO
Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, 2005, p.41) Seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo. (Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996, p.16)

 Em arquivos correntes, avaliao consiste em um trabalho interdisciplinar para identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. (Bernardes, 1998, p.14) Na fase de arquivo corrente a avaliao deve ser realizada paralelamente ao trabalho de classificao, visando evitar a acumulao desordenada de documentos.

COMISSO DE AVALIAO E DESTINAO

Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de um arquivo, responsvel pela elaborao de tabela de temporalidade (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, 2005, p.53)

PLANO DE DESTINAO Esquema no qual se fixa a destinao dos documentos. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, 2005, p.133) Conjunto de instrumentos de destinao de documentos. (Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996, p.60)

ALGUNS INSTRUMENTOS DE DESTINAO

Tabela de temporalidade; Lista de eliminao; Termo de eliminao; Relao de recolhimento (controla a passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente); Relao de transferncia (controla a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio), etc.

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

(MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARAN, 1998)

EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

(MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARAN, 1998)

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

(MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARAN, 1998)

RELAO DE TRANSFERNCIA
(MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARAN, 1998)

Na fase de arquivo corrente a avaliao objetiva:

Reduo da massa documental; Agilidade na recuperao dos documentos e das informaes; Eficincia Administrativa; Melhor conservao dos documentos de guarda permanente; Racionalizao da produo e do fluxo de documentos (trmite); Liberao de espao fsico; Incremento pesquisa.
(Bernardes, 1998, p.15)

CRITRIOS DE AVALIAO VALOR PRIMRIO: refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo qual foi produzido, sejam esses fins de carter administrativo, legal ou fiscal. Os documentos apenas com valor primrio devem ser eliminados aps o cumprimento do prazo de guarda estabelecido na TTD. (Manual de gesto de documentos do Estado do Paran, 1998, p.8)

 VALOR SECUNDRIO: refere-se ao valor do documento para atender outros fins que no so, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com valor secundrio apresentam interesse cultural, cientfico, tecnolgico ou histrico. Devem ser preservados em carter permanente, mesmo j tendo cumprido suas finalidades primeiras. (Manual de gesto de documentos do Estado do Paran, 1998, p.8)

CLASSIFICAO
Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, 2005, p.49) A classificao e/ou arranjo constitui-se numa seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo. Viviane Tessitore

PLANO DE CLASSIFICAO
QUADRO DE CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS DO PODER PBLICO MUNICIPAL

CRITRIO FUNCIONAL P. M. SO JOS DOS CAMPOS - SP

5.5 ESPORTES, LAZER E TURISMO (SUBGRUPO FUNCIONAL) 5.5.01 Planejamento do Esporte, Lazer e Turismo (Funo) Sries Documentais 5.5.01.00.01 Plano Plurianual para o Esporte e Lazer. 5.5.01.00.02 Plano Anual da Secretaria de Esportes e Lazer. 5.5.01.00.03 Plano de atividades dos departamentos de atividades comunitrias, esportes e lazer.

CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DAS ATIVIDADES-MEIO DOS RGOS

(MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARAN, 1998)

ARRANJO
Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano previamente estabelecido. DBTA o termo adotado para a classificao dos documentos em arquivos permanentes.

 Histrico da pessoa fsica e/ou jurdica produtora e/ou acumuladora dos documentos. Este processo de pesquisa fundamental para se conhecer a trajetria do produtor dos documentos. Recomenda-se, tambm, conhecer os principais temas relacionados instituio e/ou vida pblica e privada (pessoa fsica), bem como o perodo abrangido pelos documentos.

:
importante consultar uma bibliografia bsica referente ao perodo da produo dos documentos; Realizar uma leitura sumria do acervo facilita o entendimento de detalhes importantes do processo de acumulao dos documentos; Deve-se observar a existncia ou no de uma ordem original dos documentos.

 Observar o ordem original possibilita ao tcnico, responsvel pelo arranjo, elucidar questes relativas aos interesses, prioridades e sentidos conferidos pelo titular ao seu acervo. CPDOC

Estes dados devero ser explicitados quando da descrio do acervo para que os pesquisadores possam entender melhor o perfil da pessoa fsica e/ou jurdica.

 Excetuando-se os casos de arquivos permanentes que recebem documentos j classificados na idade corrente (sistema de arquivos j implantado), na maioria das vezes, os acervos chegam para os arquivos permanentes e/ou centros de documentao totalmente desorganizados. tarefa do tcnico especializado estudar e elaborar a melhor forma de arranjo objetivando recuperar a lgica do acervo, facilitando o posterior acesso pelo pesquisador.

 O arranjo segue os mesmos passos da classificao. Para a definio da estrutura do arranjo (nmero de grupos, sries, sub-sries e dossis) deve-se levar em considerao a quantidade de espcies e tipos documentais do acervo, assim como sua quantidade fsica. Acervos pequenos seguem como norma de organizao o arranjo por sries - diviso atribuda a um arquivo, a partir de critrios de contedo e/ou espcie documental, e havendo necessidade dividla em sub-sries e dossis.

CRITRIOS O CPDOC Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea do Brasil tem uma vasta e rica experincia no tratamento de arquivos pessoais. Na metodologia de organizao dos acervos adotam, segundo as caractersticas de cada arquivo, diversos critrios de arranjo: Funcional Temtico Geogrfico Tipolgico

FUNCIONAL Agrupa documentos que dizem respeito s funes ou atividades especficas desenvolvidas pelo titular do arquivo. CPDOC
Exemplos: Srie: Ministro da Justia (do Arquivo Negro de Lima); Dossi: Membro da Junta Interamericana de Defesa (da srie Funes Militares do Arquivo Ulha Cintra)

TEMTICO: Agrupa documentos relacionados a um determinado assunto ou tema. CPDOC

Exemplos: Srie: Petrleo (do Arquivo Horta Barbosa) Dossi: Crise do Governo Joo Goulart (da srie Trajetria de Vida do Arquivo Cordeiro de Farias)

GEOGRFICO: Agrupa documentos por local (municpios, cidades, estados, regies, pases, etc.) CPDOC
Exemplos: Srie: Par de Minas (do Arquivo Benedito Valadares) Dossi: Amazonas (da sub-srie Servio de Inquritos Polticos e Sociais, da srie Chefatura de Polcia do Arquivo Filinto Mller)

TIPOLGICO: Agrupa documentos por tipo/espcie. Os mais comumente encontrados so correspondncia, documentos pessoais, produo intelectual e recortes de jornais, contando cada um desses conjuntos com os seguintes documentos:

a) Correspondncia (cartas, telegramas, cartes, bilhetes, etc) Exemplos: Srie Correspondncia do Arquivo Juraci Magalhes Dossi Cartas Comerciais e Circulares (da srie Correspondncia do Arquivo Juraci Magalhes)

b) Documentos Pessoais (certides, diplomas, ttulos, carteiras, dirios, declaraes de imposto de renda, biografias, currculo, etc., referentes aos titular do arquivo) Exemplos: Srie: Documentos Pessoais (do Arquivo Ulisses Guimares) Dossi: Diplomas (da srie Documentos Pessoais do Arquivo Gustavo Capanema)

c) Produo Intelectual (discursos, relatrios, artigos, entrevistas, etc., produzidos pelo titular do arquivo ou por terceiros) Exemplos: Srie: Produo Intelectual (do Arquivo Ansio Teixeira) Dossi: Discursos no Ministrio da Fazenda (da srie Produo Intelectual do Arquivo Osvaldo Aranha)

d) Recortes de Jornais: os recortes de jornais e revistas que integram os arquivos constituem sempre uma srie especfica. O CPDOC recebe apenas os que contm matrias de autoria dos titulares, informaes sobre a biografia e a trajetria dos mesmos ou, excepcionalmente, uma coleo sobre um assunto especfico diretamente ligado aos seus interesses.
Exemplos: . Srie Recortes de Jornais (do Arquivo Gustavo Capanema)

 comum que no acervo de pessoas fsicas sejam acrescentados documentos posteriores sua morte pelas pessoas que fazem a doao. Exemplos: votos de pesar, homenagens pstumas, recortes de jornais sobre o falecimento, etc. Neste caso deve-se abrir uma srie especfica, denominada Documentos Complementares.

No arranjo possvel combinar sries, subsries e dossis formados de diferentes critrios.

ORDENAO DOS DOCUMENTOS

Para se ordenar os documentos dentro dos dossis e ou sries adota-se, via de regra, o critrio cronolgico. Colocase o documento mais antigo em primeiro lugar. Este critrio o mais adotado na ordenao pois facilita a reconstituio da trajetria do titular dentro do processo histrico.
Na ordenao dos dossis dentro das sries pode-se adotar tanto o critrio cronolgico quanto o alfabtico. O alfabtico o mais utilizado quando os dossis so identificados por nomes. Exemplos: srie geogrfica (por localidade), srie temtica (por tema), srie produo intelectual (por autor) e srie correspondncia (por correspondente, quando assim ordenada).

Aconselha-se tambm que a disposio das sries no arquivo reflita a trajetria de vida pblica e privada do titular.

NUMERAO DOS DOCUMENTOS

Para se evitar o extravio de documentos de um dossi, depois de ordenados cronologicamente, deve-se numerar todos os documentos. A numerao, utilizando-se algarismos arbicos, deve ser feita seqencialmente no canto inferior direito dos documentos. Quando o dossis contiver pastas, as mesmas recebero nmeros seqenciais romanos. Exemplo: numerao do quarto documento da terceira pasta: III-4

Cpias de documentos no devem ser guardados no acervo. A duplicidade de documentos no recomendvel para arquivos permanentes para resguardar o espao para acondicionamento dos diversos acervos. As cpias devem ser devolvidas aos doadores. Caso no aceitem devem ser descartadas.

Excees regra: Cpia que auxilia a legibilidade do original; Cpia datilografada de manuscrito. Observao: Nesses casos deve-se guardar a cpia junto do documento original, anotando-se a palavra cpia no canto superior direito e repetindo-se a numerao do documento original.

GUIA DE TRANSFERNCIA
A Guia de Transferncia um artifcio que deve ser utilizado para localizar documentos que no podem ser mantidos dentro do dossi devido ao seu suporte. Segundo o CPDOC existem duas situaes: a) Nos casos em que fotografias, mapas, plantas ou folhetos vm encartados ou anexados a documentos textuais, devendo ser fisicamente separados destes ltimos e encaminhados a outro subsetor com o objetivo de receberem tratamento tcnico adequado. A fim de que no se perca a informao de que havia documentos encartados ou anexados que foram transferidos e de que seja possvel localiz-los no seu destino, a guia feita em duas vias uma substitui provisoriamente o documento retirado, outra o acompanha ao subsetor onde ser tratado. Aps o tratamento neste subsetor a guia devolvida, com o cdigo definitivo do documento transferido, substituindo a provisria. CPDOC

b) Para indicar a localizao de documentos de grande porte, mantidos no subsetor de arquivo, mas que devem ser acondicionados em armrios especiais (do tipo mapoteca) visando sua melhor preservao. Neste caso, preenche-se apenas uma guia de transferncia, que substitui no dossi o documento transferido, recebendo a numerao seqencial que caberia a este.

ANEXOS
possvel encontrarmos um ou mais documentos anexados em um documento do dossi, intencionalmente ou no, agrupados pelo titular. Exemplos: tradues, verses preliminares, rascunhos, respostas de cartas, anotaes, etc. Deve-se identificar este(s) anexo(s) com o mesmo nmero do documento utilizando-se a letra A maiscula acompanhada do nmero do anexo. Exemplo: II-4A1, II-4A2, 7-A1, etc. Obs.: Outro caso a anexao, em carter excepcional, pelo tcnico de documentos que mesmo no se enquadrando no perodo cronolgico do dossi auxiliam na compreenso do mesmo. Eles devem ser colocados no final do dossi e receber a notao A seguida do nmero correspondente. Ex.: A1, A2, A3

ACONDICIONAMENTO
Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio Dicionrio de Terminologia Arquivstica

. Embalagem ou guarda de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica

 Mais do que simplesmente embalar o documento visando sua proteo e conservao, o processo de acondicionamento deve levar em conta o suporte do documento. Arquivos deslizantes so os mais recomendados tanto para preservao quanto para racionalizar o uso do espao.

ARMAZENAMENTO CDPH