APLIKASI MANAJEMEN DALAM BISNIS Oleh: Prihatin Tiyanto PH

Posted on 2 April 2009 | Tinggalkan komentar

Setiap orang, kelompok atau organisasi yang menginginkan kemajuan usaha maka perlu menetapkan tujuan tujuannya. Organisasi agar dapat mencapai suatu tujuan memerlukan alat bantu dan biasanya disebut manajemen. Alat bantu manajemen selain dapat digunakan untuk mencapai tujuan, juga dapat digunakan sebagai pengendalian agar semua pelaksanaan kegiatan dapat dilakukan lebih efektif dan efesien. Alasan organisasi membutuhkan alat bantu manajemen diantaranya adalah sebagai berikut: a. untuk mencapai tujuan b. untuk menjaga keseimbangan diantara berbagai tujuan tujuan yang saling bertentangan c. untuk mencapai efisiensi dan efektivitas.

Individu, kelompok dan organisasi di dalam pelaksaan tugas agar dapat mencapai tujuannya menggunakan alat ukur. Untuk mengukur prestasi kerja (performance) manajemen biasanya menggunakan indikator efisiensi dan efektivitas. Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. Konsep efisiensi adalah penggunaan input dalam keterkaitan ini dapat berupa biaya, tenaga kerja, waktu dan lain lain, namun hasil atau outputnya dapat berupa rupiah, barang, jasa atau ukuran lainnya sehingga diperoleh outcome yang sering disebut performance atau produktivitas kerja. Selain itu dapat pula digunakan konsep efektivitas yaitu kemampuan untuk memilih sasaran atau penggunaan dengan peralatan yang tepat di dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. Konsep Efektivitas di dasari dengan penggunaan metode / cara dan teknik yang tepat untuk mencapai tujuan dengan hasil maksimal.

Definisi dan Fungsi Manajemen Banyak pakar manajemen memberikan pengertian atau batasan tentang manajemen, namun pada dasarnya memiliki pemahaman yang sama, diantaranya:

Manajemen adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

T. Hani Handoko: Management : The art of getting things done through (other) people Adalah seni pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya melalui usaha orang lain.

Stoner: Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya organisasi lainnya agar tujuan organisasi yang ditetapkan dapat tercapai.

Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen mencakup setidak tidaknya tiga hal: 1. ada unsur manusia yang menjalankan kegiatan 2. ada unsur tujuan yang sama 3. ada unsur perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, atau sering disebut fungsi manajemen atau organisasi.

Manajer atau pimpinan dalam melaksanakan suatu tugas atau kegiatan tidak terlepas dari fungsi manajemen, seperti planning, organizing, actuating, leading, controlling, coordinating dan masih banyak lagi fungsi manajemen yang lain. Pada dasarnya fungsi manajemen bergerak atau bekerja didasarkan struktur organisasi yang ada, dan masing masing organisasi yang satu dengan lainnya memiliki fungsi berbeda beda. Berikut adalah beberapa fungsi manajemen :

Perencanaan berarti memikirkan kegiatan sebelum kegiatan dilaksanakan. Misalnya metoda, rencana atau logika, bukan sekedar dugaan atau firasat, karena dengan perencanaan semua kegiatan yang akan dilaksanakan dapat dibuat berdasarkan skedul atau jadwal, bahan-baku, peralatan, kapan mulai dilaksanakan, kapan diselesaikan, cara pembiayaannya serta hasil akhir dari kegiatan yang sudah bisa diperkirakan sebelumnya.

Fungsi manajemen yang kedua adalah pengorganisasian berarti bahwa para manajer mengorganisasikan sumberdaya manusia dan material organisasi. Misal kemampuan menyusun berbagai sumberdaya dalam mencapai tujuan, semakin terkoordinasi dan terintegrasi semakin efektif mencapai tujuan organisasi. Pengorganisasian merupakan kemampuan menggerakkan organisasi agar kegiatan yang sudah direncanakan sebelumnya lebih tertata berdasarkan skedul yang dibuat. Tugas sudah didistribusikan pada orang yang tepat siapa yang menjalankan masing masing kegiatan dengan sarana dan prasarana yang dimiliki dan sudah direncanakan sebelumnya beserta target waktu dan hasil akhir yang sudah diperkirakan sebelumnya.

Fungsi manajemen yang lain pengarahan berarti manajer mengarahkan, memimpin dan mempengaruhi para bawahan. Manajer tidak melakukan kegiatan sendiri tetapi menyelesaikan kegiatan kegiatan esensial melalui orang lain, serta menciptakan iklim yang paling baik agar bawahan bisa bekerja secara maksimal. Pengarahan pada hakekatnya adalah memperlancar jalannya semua kegiatan yang sudah diuraikan sebelumnya di dalam perencanaan dan pengorganisasian, dengan maksud agar setiap orang atau unit yang diserahi tugas dapat bekerja dengan maksimal dan penuh tanggung jawab dan dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan tepat waktu, hasilnya sesuai target yang sudah ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian pengarahan berarti memberi arah pada setiap orang atau karyawan pada bidang tugasnya masing masing agar sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.

Fungsi lainnya adalah pengawasan berarti para manajer berupaya untuk menjamin bahwa organisasi bergerak kearah tujuan tujuan yang sudah direncanakan sebelumnya. Antara perencanaan dan pengawasan atau pengendalian adalah seperti satu keping mata uang dalam dua sisi, artinya setiap tahapan perencanaan juga ada tahapan yang sama dengan pengawasan. Semua yang di rencanakan, diorganisasikan , di arahkan dapat berjalan dengan baik seperti yang diharapkan, oleh karena itu setiap tahapan proses kegiatan semuanya mendapatkan pengawasan. Dengan demikian pengawasan adalah fungsi yang sangat penting untuk memperlancar dan menyelesaikan semua tugas menjadi lebih baik, tepat dan dengan kualitas yang terjamin (quality assurance) sehingga kecil kemungkinannya terjadi pembiasan. Pengawasan berfungsi sebagai pengendali organisasi yang efektif, karena semua proses kegiatan organisasi diarahkan menuju satu tujuan yang sama dan bila terjadi penyimpangan dapat segera diperbaiki.

Selain fungsi manajemen di atas sebenarnya masih banyak fungsi manajemen yang lain, seperti koordinasi, subordinate, coahing, staffing, supporting dan seterusnya, (baca dasar dasar organisasi Sutarto, Gajahmada Press)

Elemen atau unsur manajemen Manajer di dalam melaksanakan tugas tidak dapat dilepaskan dari fungsi manajemen seperti planning, organizing, actuating, controlling. Selain itu harus menggunakan media banyak yang menyebut sebagai elemen atau unsur manajemen. Organisasi memiliki elemen atau unsur agar manajemen dapat menjalankan fungsinya dengan baik seperti man, money, materials, machines, methods, market, morale, mangerial skills, MOT, MIS untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (stated goals).

Man adalah unsur utama organisasi, karena manusia memiliki kemampuan menjalankan ativitas atau melakukan kegiatan operasi organisasi. Organisasi tanpa manusia berarti organisasi tidak akan bisa menjalankan aktivitasnya sehingga tujuannya tidak dapat tercapai. Manusia adalah aktiva atau asset organisasi, di dalamnya memiliki modal intelektual yang mampu menentukan maju mundurnya organisasi. Manusia yang benar ditempat yang benar organisasi akan bergerak kearah yang dituju sehingga organisasi menjadi maju, sebaliknya manusia yang benar di tempat yang tidak benar, yang terjadi justru terdapat dua alternatif yaitu organisasi yang bisa maju bahkan malah mundur atau bangkrut.

Money adalah unsur manajemen lain yang relatif penting, karena uang adalah modal finansial dalam menjalankan operasi minimal, tanpa modal finansial organisasi tidak akan mampu bekerja dengan baik. Prinsip ekonomi menyatakan bahwa dengan modal finansial tertentu dapat diperoleh hasil sebesarbesarnya, sedang dengan modal finansial minimal akan diperoleh hasil tertentu. Dengan demikian modal finansial terkait erat agar organisasi yang mampu beroperasi secara cukup serta mendapatkan ruang gerak sehingga diperoleh hasil maksimal.

Materials adalah bahan-bahan yang akan digunakan untuk proses operasi kegiatan. Materials adalah bahan baku utama agar kegiatan dapat berjalan dengan baik. Bahan baku sebelumnya harus dipastikan tersedia secara cukup. Keterbatasan atau kelangkaan bahan tentu saja hasil yang diperoleh tidak maksimal. Bahan atau material harus sesuai dengan spesifikasi atau standard yang ditentukan, bahan yang tidak memenuhi persyaratan atau tidak memenuhi standard menyebabkan hasil yang diperoleh kualitasnya jauh dari memuaskan dan tidak seperti yang sudah ditargetkan sebelumnya. Padahal dalam banyak hal barang yang tersedia langka sehingga diperoleh dengan harga yang mahal.

Machines adalah peralatan utama yang akan digunakan untuk menjalankan kegiatan proses operasi. Mesin yang baik sesuai standard serta spesifikasi, hasil produk diharapkan sempurna lebih lanjut biaya operasi menjadi lebih efisien selain itu harga pokok barang yang dihasilkan memungkinkan menjadi lebih murah. Bila mesin yang dipergunakan adalah kuno atau tidak sesuai spesifikasi dapat diprediksi barang atau produk yang dihasilkan menjadi kurang layak akibat lebih lanjut harga pokok menjadi mahal dan inefisien, dengan demikian tidak memiliki daya saing.

Methods adalah tata cara di dalam menjalankan kegiatan operasi suatu usaha, tatacara berkaitan dengan system yang dapat berjalan dengan sempurna dan sehingga dapat dipastikan diperoleh hasil maksimal. Tatacara yang masih trial and error hasilnya tentu tidak akan maksimal. Metoda pada dasarnya adalah mencari format kegiatan yang paling efisien dan efektif sehingga terbentuk sebuah aktivitas sistem yang sistematis. Metoda harus selalu diperbaiki dan diperbaharui, mengingat kemajuan informasi dan teknologi. Kemajuan informasi dan teknologi dapat dipadukan dengan kegiatan organisasi, sehingga metoda yang dipakai tidak ketinggalan jaman. Metoda yang dievaluasi secara periodik bahkan dilakukan penelitian dan dilakukan up date memungkinkan diperolehnya cara cara yang lebih efisien-efektif dan diperoleh hasil kerja yang maksimal.

Markets adalah pasar yang akan dibidik dijadikan target atau pasar bagi sasaran barang dan jasa yang diproduksi. Pasar adalah tempat bertemunya penjual dan pembeli yang dapat menampung hasil operasi organisasi berupa barang dan jasa yang diproduksi. Pasar dan pembeli yang jelas berarti dapat memperkirakan siapa yang akan membeli barang atau jasa, dengan demikian sasarannya jelas apakah untuk kalangan atas, menengah atau bawah, dan dapat pula dirinci untuk kelompok umur dan jenis kelamin tertentu, bisa pula pasar dikelompokkan pada lokasi geografi, atau berdasarkan spesifikasi barang tertentu. Adanya pasar yang jelas memudahkan organisasi memasarkan barang hasil produksinya.

Morale adalah kejujuran yang ada pada hati nurani setiap pemilik kegiatan bisnis, dengan morale yang baik dan benar, hasil dari barang dan jasa yang diproduksi akan memperoleh kepercayaan konsumen atau masyarakat. Masyarakat atau stakeholders percaya bahwa barang dan jasa yang dihasilkan memenuhi syarat yang diinginkan. Morale memegang peran penting di dalam menjalankan aktivitas bisnis, pemilik yang perusahaan yang menjalankan usahanya diharapkan memiliki kepedulian untuk ikut bertanggung

jawab terhadap lingkungan sosialnya (CSR) sehingga perusahaan dapat membagikan sebagian profit yang diperolehnya kepada masyarakat. Perusahaan yang menjalankan CSR akan mendapatkan penilaian positip baik dari stakeholders internal dan eksternal termasuk lembaga lembaga donor internasional.

Managerial skills adalah keterampilan yang harus dimiliki setiap pemimpin bisnis. Setidak tidaknya pemimpin harus memiliki keterampilan yaitu konseptual, human relationship, administrative dan teknis skills. Ketrampilan ini adalah syarat untuk membawa organisasi kearah yang benar. Keterampilan konsepsional adalah keterampilan untuk merumuskan kemana organisasi diarahkan atau dituju bedasarkan visi, misi, tujuan, sasaran dan target yang ditetapkan, sehingga organisasi bergerak kearah jalan yang benar. Selanjutnya keterampilan human relationship adalah keterampilan berhubungan menjalin relasi dengan para stakeholders, suppliers, customers, relasi didalam upaya melakukan pendekatan, negosiasi sehingga tercipta jejaring (networking) yang akan memperkuat dan mem-back-up organisasi mencapai tujuannya. Keterampilan administrative adalah keterampilan dimana pimpinan organisasi di dalam menjalankan roda organisasi dapat dipertanggungjawabkan (accountable), karena semua aktivitasnya terdokumentasi secara tertulis. Keterampilan teknis adalah keterampilan minimal yang harus dimiliki seorang pemimpin karena pimpinan setidak-tidaknya harus memiliki pengetahuan dasar tentang teknis pemasaran, produksi, keuangan, sumberdaya manusia selain menguasai hal-hal teknis operasi suatu usaha, seperti pengetahuan teknis salesmanship, pengetahuan teknis penciptaan value added, inovasi, pengetahuan teknis pembukuan, maintenance dan psikologi sumberdaya manusia. Pemimpin yang memiliki kemampuan teknis menjadi acuan dasar bagi organisasi sehingga hasilnya maksimal lebih lagi bila menerapkan prinsip efisiensi dan efektivitas untuk meningkatkan produktivitas kerja individu dan organisasi.

MOT, manage of time artinya seorang pimpinan atau manajer mampu memanage waktu. Keberhasilan individu atau organisasi dengan sumberdaya yang ada serta mampu mengelola waktu secara ketat berarti sumberdaya manusia bekerja dengan disiplin. Kemampuan melakukan aktivitas dengan disiplin dan sumberdaya lain dikelola secara tepat dan ketat niscaya keberhasilan ada didepan mata.

MIS, management information system artinya manajemen memerlukan informasi sebagai suatu system maksudnya semua informasi dikelola sedemikian rupa sehingga menjadi data base yang setiap saat dapat dimanfaatkan bagi pengambilan keputusan manajerial. Informasi yang up to date , akurat dan valid merupakan indikasi bagi kemajuan suatu organisasi, dan dapat dijadikan tolok ukur keberhasilan organisasi.

Aplikasi Manajemen Manajemen perlu dipahami dengan jelas, karena pengertian manajemen dapat sebagai ilmu, seni serta sebagai profesi. Pengertian manajemen mengandung arti bekerja dengan orang orang, untuk mengintepretasikan dan mencapai tujuan dengan menggunakan fungsi manajemen planning, organizing,

staffing, leading dan controlling. Manajemen sebagai ilmu pengetahuan (science) berarti manajemen berusaha secara sistimatis memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat system kerjasama sehingga lebih bermanfaat bagi kemanusiaan. Manajemen tidak hanya menggunakan ilmu melainkan menggabungkannya dengan seni agar tujuan dapat dicapai dengan penuh artistic dan keindahan.

Selain hal di atas manajemen dapat dijadikan profesi berdasarkan kriteria sebagai berikut: 1. Pembuatan keputusan berdasarkan prinsip prinsip umum. 2. Penggunaan standard kerja tertentu bukan favoritisme. 3. Menggunakan kode etik yang kuat dan disiplin untuk menjadi klienya.

Manajemen berbeda dengan kewiraswastaan (entrepreneurship) dan supervisi. Sedangkan aplikasi manajemen bisa berhubungan dengan pengelompokan pekerjaan, individu, disiplin akademik ataupun proses.

Kegiatan dan peran manajer Manajer adalah orang orang yang bertanggung jawab atas bawahanya dan sumberdaya sumberdaya organisasi. Di dalam prakteknya dapat dikelompokkan pada tingkatan bawah, menengah dan tinggi.

1. Manajer lini atau pertama, manajer ini sering disebut kepala atau pemimpin (leader), mandor (foremen), dan penyelia (supervisor).

2. Manajer menengah meliputi berbagai tingkatan dalam organisasi. Para manajer ini sering disebut manajer departemen, kepala pengawas, manajer cabang, kepala pengawas.

3. Manajer puncak, yaitu manajer yang bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi seperti presiden direktur, wakil direktur, sekertaris perusahaan, kepala devisi, kepala perwakilan dan seterusnya.

Adanya tingkatan manajer akan membedakan fungsi manajemenya yaitu manajemen administrative dan manajemen operasional. Manajemen administrative berurusan dengan penetapan tujuan, perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia dan pengawasan. Manajemen operatif mencakup kegiatan motivasi, supervisi, komunikasi dan mengarahkan mereka mencapai hasil hasil yang efektif.

Atas dasar ruang lingkupnya manajer dapat dikelompokkan pada manajer fungsional yang bertanggung jawab pada satu kegiatan organisasi, seperti produksi, pemasaran, keuangan, kepegawaian atau akuntansi. Pada tingkatan yang lebih tinggi manajer umum yang mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas

satuan kerja keseluruhan atau devisi operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan kegiatan fungsional kerja.

Kegiatan kegiatan manajer mencakup tugas penting serta tugas pribadi, teknis, administrasi serta interaksional. Tugas tugas penting seorang manajer 1. Manajer bekerja dengan melalui orang lain. 2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas. 3. Manajer harus berpikir analitis dan konseptual. 4. Manajer adalah seorang mediator. 5. Manajer adalah seorang politisi. 6. Manajer adalah seorang diplomat. 7. Manajer harus mampu mengambil keputusan keputusan yang sulit. Kegiatan kegiatan yang dilakukan oleh manajer 1. Pribadi 2. Teknis 3. Administratip. 4. Interaksional.

Peran manajer Peranan antar pribadi - Pemuka simbolis, pemimpin, perantara. Peranan Informasional - Monitoring aliran informasional - Penerus informasi - Perwakilan Peranan pembuat keputusan - Wiraswasta - Penangkal kesulitan - Pengalokasian sumberdaya - Negotiator.

Alokasi waktu para pimpinan untuk pengawasan, perencanaan, pengkoordinasian, penilaian, penyelidikan, perundingan, penyusunan kepegawaian dan perwakilan. Bisa saja dengan pengelompokkan yang berbeda seperti pertemuan yang dijadwalkan, bekerja di atas meja, pertemuan tidak terjadwal, menerima telephone dan melakukan perjalanan.

Keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang manajer 1. Keterampilan konseptual Adalah keterampilan bagi seorang manajer untuk membuat konsep yang dijadikan acuan menuju satu sasaran yang ditetapkan. Konsep sebagai rambu-rambu petunjuk code of conduct bagi setiap warga organisasi sehingga menjadi standard pelayanan minimal di dalam berhadapan dengan pihak lain. Code of conduct harus mengacu pada visi, misi, yang di breakdawn pada tujuan , sasaran dan target yang harus dicapai bagi setiap karyawan.

2. Keterampilan kemanusiaan. Adalah keterampilan berhubungan dengan pihak lain, sehingga yang ditonjolkan adalah empati agar diperoleh simpati bukan antipati. Tujuan keterampilan kemanusiaan adalah komitmen pelanggan atau stakeholders terhadap barang atau produk dan jasa kita. Selanjutnya di arahkan pada loyalitas pelanggan melaui brand image atau merck perusahan.

3. Keterampilan administrative Adalah kemampuan melakukan catatan administratif dengan tertip serta dapat di pertanggungjawabkan secara transparan dan akurat, dengan demikian dapat diterima menurut standard akuntansi.

4. Keterampilan teknik. Adalah kemampuan melakukan fungsi fungsi teknis perusahaan seperti teknis produksi, pemasaran, keuangan serta sumberdaya manusia. Kemampuan ini dapat dijadikan sebagai pengarah untuk meluruskan berbagai hal yang menyimpang yang terdapat pada organisasi.

Secara lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 1 di bawah.

Top

Middle

Lower

Operasional

Gambar1: Keterampilan seorang manajer

Penutup

Siapapun diharapkan dapat menjadi manajer yang mampu mengelola 6 M plus 4 M. M dari ke enam M, unsure Man manusia sangat dominant karena tanpa manusia apapun kegiatan tidak akan bisa berjalan. Dan M dari 4 M unsure, morale menjadi sangat menentukan, karena maju mundurnya organisasi, usaha dan Negara tergantung moral nya. Mudah-mudahan semua yang di berikan amanah untuk memimpin dan manusia manusia yang mendapatkan kesempatan untuk memimpin bisa berbuat yang terbaik atau pada saat ini berada di posisi yang baik mau menyadari dan mengamalkan untuk kepentingan yang lebih luas, khususnya memakmurkan masyarakat, memajukan bangsa dan negaranya menjadi Negara yang bermartabat. Semoga bermanfaat. 2/4/09