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DESARROLLO DE LA GUA DEL TRABAJO ACADMICO

Se presenta un caso donde usted aplicar todo lo aprendido en el curso. No existen respuestas correctas o incorrectas y el desarrollo se basa ntegramente en su criterio. Usted deber hacer todos los supuestos que considere convenientes y desarrollar el caso de forma concisa y clara, evalundose fundamentalmente, el criterio y el ingenio. El alumno decidir qu parte de la informacin brindada es relevante y cul es slo informativa. CASO INNOVAL
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La Empresa Innovacin Alimenticia (INNOVAL), lder en la produccin y comercializacin de productos de consumo masivo, comprendiendo que el uso de los sistemas de informacin es fundamental para el xito de la empresa, decide embarcarse en un proyecto denominado SIGA (Sistema Integrado de Gestin Administrativa) que abarcara los mdulos de: i) Gestin de Personal, ii) Logstica y iii) Finanzas (el cual incluye la contabilidad). En la actualidad la empresa ya cuenta con sistemas de gestin de personal (planillas, escalafn y asistencia), Logstica (almacn, control de inventarios y control patrimonial y un sistema contable, todos desarrollados en la herramienta Visual Fox y usando la base de datos Oracle. Jorge Gonzales es el nuevo Gerente de Tecnologas de Informacin (GTI), l ha tenido una trayectoria exitosa en empresas de nuestro medio y ha sido convocado para llevar adelante la transformacin tecnolgica de la empresa. Su convocatoria era considerada necesaria por la empresa, debido a los problemas histricos (en materia de tecnologas de informacin), que la empresa atravesaba. Carlos del Carpio, Contador General de la empresa, tambin se mostraba entusiasmado por los nuevos aires que se venan para abordar los problemas en los sistemas. Carl os, con ms de 15 aos en la empresa, haba visto de cerca la evolucin de la empresa, empez como practicante y hoy en da posee una posicin expectante en la organizacin. Carlos siempre fue uno de los ms crticos de los sistemas y la informacin que se trabajaba en INNOVAL, aspectos que consideraba como muy deficientes. Carlos en una presentacin que tuvo ante los directivos resumi la problemtica de los sistemas de la manera siguiente: Informacin desactualizada. Los reportes de los registros de ventas, registros de compras, conciliacin bancaria, planillas, entre otros, no cuadraban con los reportes de totales ni con los archivos Excel que cada rea manejaba por un tema de seguridad. Los procesos de cierres contables, clculos de planillas y conciliaciones, requeran muchas personas para su procesamiento, existiendo sistemas que deberan hacer ese trabajo de manera automtica. Mucha de la informacin que debera ser actualizada por los usuarios dueos de cada sistema, era actualizada solo por personal de la GTI, lo cual provocaba retrasos y dependencia hacia dicha rea tcnica. Los sistemas se colgaban sin motivo aparente y comunicarse con la GTI y lograr que solucionen el problema era una odisea. Problemas con la seguridad, se haba comprobado que muchas personas usaban el usuario / clave de personal que ya no laboraba en la empresa y adicionalmente no haba una cultura de la seguridad, ya que los usuarios compartan sus claves de acceso a los sistemas. El acceso a las pginas de internet no estaba restringido, lo cual motivaba que los trabajadores pierdan tiempo viendo videos y sus correos personales.

Alfredo Iribarren, el anterior gerente de la GTI, es un joven ingeniero de sistemas que antes de venir a INNOVAL haba trabajado en un Banco local y lleg a INNOVAL, motivado por la idea de construir un rea de TI de cero. A los seis meses de trabajo, renunci por su disconformidad con la administracin de la empresa, lo cual le llev a informar sobre los motivos de su renuncia:

Caso creado por el profesor del curso, el nombre de la empresa y personajes son ficticios.

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Escaso apoyo de la alta direccin para poder gestionar los proyectos de TI de manera matricial, de tal forma que se pueda comprometer a los mejores elementos de la organizacin en los proyectos de transformacin tecnolgica. Esto se interpreta, como que la s gerencias funcionales no estaban dispuestas a permitir que su personal trabaje a tiempo completo en las etapas de anlisis y diseo de los sistemas a desarrollar. Poca cultura informtica del personal de la empresa, los cuales desconocan el manejo del software, herramientas de ofimtica y no se preocupaban por mantener actualizada la informacin en sus sistemas. Procesos no definidos, pese a la existencia de una Gerencia de Procesos Alta resistencia al cambio por parte de los trabajadores de la empresa, los cuales vean a la tecnologa como un riesgo que les podra hacer perder sus empleos. Nmero excesivo de personal en la GTI (50 personas), muchos de los cuales era personal antiguo en la empresa, con poca predisposicin para asumir retos y desactualizados en tecnologa moderna de TI.

Por otro lado, la alta direccin consideraba que Alfredo debera haber llevado adelante los proyectos sin quejarse tanto, con sus propios recursos y sin afectar el trabajo diario en la empresa, adems segn ellos, era la GTI quien debera definir los procesos de la empresa y luego automatizarlos, Jorge Gonzles asumi el cargo de gerente de la GTI y su primera labor consisti en hacer un diagnstico de la gerencia, recogiendo mucha de la problemtica encontrada por Carlos (el contador), luego de un mes de trabajo, ya tiene una visin ms clara de la organizacin y como parte de su plan de trabajo para desarrollar el nuevo sistema SIGA, plasm en un documento, las siguientes ideas a la alta direccin: La necesidad de que antes de desarrollar sistemas, era requisito indispensable que los procesos hayan sido definidos, sta sera bsicamente una labor de los usuarios dueos del proceso y con la gua del personal de la GTI. Contar con el apoyo total de la alta direccin y la participacin activa y comprometida de las gerencias usuarias de los sistemas. Capacitacin del personal de empresa en herramientas ofimticas, seguridad de la informacin, comprensin del rol de los sistemas de informacin y charlas de cmo hacer sus requerimientos a la GTI. Facilidades para la elaboracin de un plan de trabajo en el cual bajo el estndar del PMBOK se contemple la gestin del tiempo, alcance, costos, RRHH, riesgos, calidad, aprovisionamiento, las comunicaciones en el proyecto y la integracin.

Jorge Gonzles ha determinado a priori que el proyecto SIGA tendra una duracin de 24 meses, pero an no ha comunicado fechas a la alta direccin. Por otro lado, la organizacin espera resultados rpidos observables en un lapso de un ao. Se pide elaborar un informe de auditora, identificando bsicamente lo siguiente: a. Antecedentes b. Alcance y trabajo realizado c. Fortalezas y debilidades de la organizacin d. Cuadro con las observaciones, recomendaciones y su criticidad.

Estimados alumnos, recuerden agregar todos los supuestos que consideren convenientes y si desean consultar algunos de los siguientes enlaces: http://www.ub.edu.ar/catedras/ingenieria/auditoria/inf-audit/informe-audit.htm http://www.proyectosfindecarrera.com/informe-auditoria.htm

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INFORME DE AUDITORIA
Fecha de Informa : 05 MARZO 2014 Empresa Auditoria Lugar : INNOVACIN ALIMENTICIA INNOVAL : DE INFORMTICA : JR. PEARANDA 325 CUSCO (INNOVAL)

Grupo de Trabajo : RICHARD GONZALES CUSIHUALLPA LUCIA CHARALLA QUISPE Fecha de Inicio : 20 ENERO 2014 : OBJETIVOS DE CONTROL - DIAGNSTICO DE SOFTWARE : SISTEMA DE INFORMACIN INNOVAL

Fecha de Trmino : 20 FEBRERO 2014 Herramientas Alcance

I)

OBJETIVO: Dirigir el proceso de recoger, agrupar y evaluar evidencias pata determinar el sistema informatizado de gestin de personal, logstica y contablesalvaguarda los activos eficazmente y si sta utiliza los recursos eficientemente.

II) INTRODUCCIN INNOVAL para enrumbar al xito y seguir siendo lder en el rubro de la produccin de artculos de primera necesidad requiere para, tal la implementacin de sistemas de informacin en plataformas computacionales modernos que se utilizan para proveer servicios que conectan a los empleados, clientes y proveedores en un entorno digital coherente y actual. III) ANTECEDENTES INNOVAL a la fecha cuenta con un sistema de gestin con la siguiente estructura: Gestin de Personal Planillas Escalafn Asistencia

Logstica Almacn Control de Inventarios Control Patrimonial

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Sistema Contable Registro de Compras Registro de Ventas Diario Caja y Bancos Inventarios

El presente sistema de gestin est desarrollado en el lenguaje de programacin Visual FoxPro contra Base de Datos de Oracle. Alfredo Iribarren anterior encargado de la Gerencia de Tecnologas de Informacin, tuvo en manos el proyecto de implementacin de una nueva rea de Tecnologas de Informacin, desde su inicio, el cual estaba estipulado para un perodo de 24 meses (dos aos) pero el cual se tuvo que suspender por renuncia de dicho gerente a los 06 meses.

Jorge Gonzales en el actual Gerente de Tecnologas de Informacin de INNOVAL. Carlos del Carpio como contador de la empresa present el informe N 003-2013 ante los directivos con las observaciones acerca de la problemtica del sistema de informacin de la empresa:

Informacin desactualizada. Informacin contable de los sistemas de informacin que con es congruente con los reportes de seguridad. El sistema requiere sobrecarga de personal para su procesamiento. Centralizacin de informacin que origina recarga de trabajo al personal de la GTI. Colapsa el sistema y hay retraso en su rehabilitacin. Problemas con la seguridad Acceso a pginas de internet.No hay restriccin.

IV) ALCANCE Verificar la factibilidad y la presencia de condiciones para la implementacin del Sistema Integrado de Gestin Administrativa para el control en Gestin de Personal, Logstica y Finanzas.

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V) TRABAJO REALIZADO Observaciones al mdulo del sistema Con respecto al lenguaje de programacin (Visual FoxPro) en el cual est desarrollado el actual sistema de informacin, es un lenguaje de programacin procedural, orientado a objetos que posee un Sistema Gestor de Bases de datos o Database Management System (DBMS) y Sistema administrador de bases de datos relacionales. Esta plataforma de programacin ya tiene fecha de caducidad en su ltima versin del 2004. Se ha podido observar que en el momento del registro de los diferentes mdulos la aparicin del Error #3335 el cual es comn cuando dichos mdulos est siendo utilizado por ms de dos terminales a la vez.

Observaciones a los Datos Asimismo en los registros del sistema de informacin con el que cuenta la empresa, se ha podido comprobar que est desactualizada, puesto que en la verificacin de los registros de compras que hace el departamento de logstica, no se est comprometiendo en el mdulo de finanzas. En los despachos de Almacn, los registros de informacin que se ingresan al sistema no vincula los saldos en el inventario.

Observaciones a los recursos humanos El personal tiene conocimientos limitados en el manejo de Bases de Datos. Existen costumbres, dentro del personal, nada beneficiosos para el manejo seguro de la informacin al momento de realizarse los registros en las diferentes dependencias y sus respectivos terminales. Con respecto a la seguridad, el manejo de las contraseas respectivas a cada personal y terminal de la empresa, estas se ven vulnerables.

Observaciones a la seguridad del sistema Se pudo observar que el sistema de gestin con el cual cuenta la empresa, es bastante vulnerable a los ataques de hackers. La base de datos por estar en el lenguaje de programacin Visual FoxPro el cual por su naturaleza tiene los objetos contenidos de los diferentes mdulos en carpetas factibles a ser eliminados por quien tenga acceso a la Base de Datos, con el cual cuentan todos los usuarios de las diferentes terminales.

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VI) FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA ORGANIZACIN

Comentario de Situacin actual Recomendacin la Gerencia de Sistemas Se encuentra en buenas condiciones Necesaria el hardware de las para De acuerdo Gerente de Sistemas De acuerdo Gerente de Sistemas Se cuenta con proyecto completo Esta deber el ser un De acuerdo Gerente de Sistemas

diferentes implementar un nuevo sistema.

terminales. Fortalezas

Se utilizan estndares que califican Su uso ayuda a alcanzar positivamente para la administracin. los objetivos.

para la implementacin de nuevo implementado sistema

plazo no mayor de 18 meses.

Es determinante que se debe emigrar del VisualFoxPro

FoxPro con la versin 2004 quedar, si se De acuerdo Gerente de Sistemas

quiere seguir trabajando se puede correr riesgos de prdidas de datos El personal actual tiene ndices nulos La Debilidades mayora no tiene

que pueda garantizar seguridad en buen conocimiento de cualquier sistema computacin bsica y su adiestramiento sopesar gastos. Hay incongruencia de informacin Hay prdida de puede

De acuerdo Gerente de Sistemas

entre los sistemas de informacin y informacin, puesto que los resguardos. no se cumple con

De acuerdo Gerente de Sistemas

procedimientos adecuadamente.

VII) RESUMEN DEL INFORME El equipo de auditores ha tenido a bien considerar que es imperante la necesidad de implementar un SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA SIGA, y para el cual se deber establecer procedimientos, requerir con el personal idneo y finalmente cumplir minuciosamente con los trminos de dichos sistema. 7TA20133DUED