Uma Abordagem OutSystems Gesto Documental na Administrao Pblica

Carlos Fatelo, Solutions Factory Pedro Carrilho, OutSystems

Agenda
Introduo Vantagens para o Negcio e Utilizadores Principais Funcionalidades Referncias e Customizaes Comuns Demo

Introduo
Gesto Documental e Workflow
o Componente OutSystems
Intranet Extranet

o Aberto e pronto a estender o Testado e com funcionalidades para a Administrao Pblica o Implementado com sucesso em vrias entidades pblicas o Workflow adaptvel organizao
Auditoria

Gesto Documental

Modelao Processos

Arquivo

OutSystems Agile Platform

Scanner e Carimbadora

Carto Cidado

Outros Sistemas

Vantagens para o Negcio

Desmaterializao de documentos Gesto centralizada de documentos num nico repositrio Gesto e monitorizao de nveis de servio

Optimizao e reduo do tempo dos processos Facilidade de integrao com outras aplicaes da organizao

Gesto Documental

Flexibilidade

Principais Funcionalidades
o o o o o o o o o
o o o o o o

Registo e classificao de documentos (interno, entrada, sada) Workflows estruturados ou ad hoc Classificador hierrquico Integrao com scanners Gerao automtica de documentos com base em templates Versionamento de documentos Alertas e notificaes por email Mltiplas aces sobre o documento: Dar Despacho, Pedir Parecer Histrico de aces sobre o documento
Numerao automtica dos documentos Associao a documentos relacionados Controlo de carimbos nos documentos Tipos de documento, templates Word e meta dados por tipo de documento Armazenamento dos documentos em file system (File Storage) ou base de dados

Referncias e Customizaes Comuns

o o o o o

Adaptao imagem corporativa Personalizao dos workflows por tipo de documento Gerao de relatrios Extenso de outras funcionalidades Tempo mdio de implementao: 8 semanas

Demo

Demo
7

Fluxo Demonstrao

Ofcio d entrada Expediente

Recepo e Encaminhamento

Arquiva Documento

Elsa Andrade Responsvel Expediente

Verificar Documento Inbox

Dar Conhecimento

Anexa Processo

Monitoriza

Carlos Figueira Gabinete Presidncia

8

NOME DO PROJECTO / CLIENTE / DATA