MICROSOFT EXCEL

NOIUNI GENERALE
EXCEL este un pachet de programe de lucru cu tabele de calcul ce poate fi folosit n special n compartimentele financiar-contabile din domeniul economic. Documentele realizate n Excel se numesc registre de calcul sau agende de lucru i au extensia xls.

POSIBILITI OFERITE DE EXCEL

EXCEL ofer o serie de faciliti cum ar fi calcule economice care implic prelucrri de date ce interacioneaz ntre ele, analize de date, proiectarea bazelor de date etc.

n Microsoft Excel se pot crea i prelucra: date organizate sub form tabelar; grafice rezultate din prelucrarea datelor din tabele i prezentate n diferite forme; baze de date relaionale; macro-uri pentru lansarea automat a unor secvene de comenzi care pot s realizeze i aplicaii ale utilizatorului

n general, lucrul cu o aplicaie de calcul tabelar implic la fel ca i n cazul altor tipuri de sisteme, parcurgerea mai multor etape:
lasarea n execuie a aplicaiei; deschiderea foii de calcul (a documentului); introducerea i prelucrarea datelor; alte operaii de gestiune intern, printre care tiprirea i salvarea; nchiderea foii de calcul i prsirea aplicaiei.

LANSAREA N EXECUIE

START> PROGRAMS > MICROSOFT OFFICE > MICROSOFT EXCEL

MICROSOFT EXCEL

Interfaa aplicaiei Microsoft Excel cuprinde urmtoarele elemente:

Bara de titlu Bara meniului principal Barele de unelte Bara de formule Zona rezervat agendei de lucru Indicatorul celulei active Bara de defilare vertical i orizontal a foii de calcul Etichetele foilor de calcul Butoanele de defilare a foilor de calcul Linia de stare

Interfaa aplicatiei Excel

Elementul principal al ecranului Excel este agenda de lucru care conine n momentul iniial trei foi de calcul, numr ce poate fi modificat ulterior prin inserarea unei noi foi astfel: cu comanda Insert din meniul de control care apare efectund clic dreapta pe mouse pe eticheta foii(Sheet1) cu comanda Worksheet din meniul Insert. Redenumirea unei foi de calcul se realizeaz : cu opiunea Rename din meniul de control cu comanda Sheet->Rename din meniul Format. tergerea unei foi de calcul se realizeaz: Cu comanda Delete din meniul local Cu comanda Delete Sheet din meniul Edit.

Fiecare foaie de calcul const din linii i coloane, intersecia acestora genernd celule. O foaie de calcul este format din 256 de coloane i 65536 de linii. DEPLASAREA PE FOAIA DE CALCUL Cea mai mic unitate adresabil a unei foi de calcul este celula. Ea poate fi adresat prin litera corespunztoare coloanei i numrul liniei, de exemplu celula situat n coloanaa doua i linia a treia se refereniaz prin B3.

Celula activ apare ntr-un chenar ngroat avnd n dreapta jos un mic dreptunghi numit mner de umplere. Deplasarea pe foaia de calcul se face cu ajutorul tastelor cu sgei sau cu ajutorul mouse-ului.

Salvarea unui registru de calcul Pentru salvarea unui registru nou sau cu un nume nou: 1. FILE->SAVE AS
2. SAVE

NCHIDEREA APLICAIEI EXCEL comanda Close din meniul File comanda Exit din meniul File clic pe butonul de comand de nchidere n colul dreapta sus al ecranului.

Formatarea documentului
Se selecteaz meniul FILE(FIIER)>PAGE SETUP(SETARE PAGIN) n cadrul ferestrei de dialog sunt disponibile urmtoarele fie: -Page(orientarea paginilor-Portrait sau Landscape,scalarea paginilormicoreaz sau mrete dimensiunea zonei de tiprire i afieaz sau tiprete zona selectat pe numrul de pagini specificat aici,dimensiunea hrtiei,calitatea tipririi i modul de numerotare a paginilor) - Margins(modificarea dimensiunii marginilor paginii i centrarea textului) -Header/Footer(antetul i subsolul de pagin) -Sheet(Print Area-definirea zonei din foaie ce trebuie tiprit,Print Titles-titlurile de coloan i alte opiuni de tiprire specificate)

Antetul i subsolul pot fi introduse i din meniul View cu comanda Header and Footer.

Formatarea celulelor n funcie de tipul datelor

Prin formatare se nelege atribuirea diferitelor caracteristici referitoare la aspectul exterior al celulelor,liniilor i a coloanelor. Pot fistabilite urmtoarele caracteristici: -dimensiunea celulelor; -modul de afiare al numerelor; - fontul aplicat pentru afiarea datelor. Unele formatri depind de configurri regionale: - simbolul monetar utilizat; -modul de afiare a datelor calendaristice i a orelor; -caracterul folosit pentru separarea prii ntregi de partea zecimal a unui numr.

Toate comenzile de formatare de celule sau domenii de celule sunt accesibile prin : -intermediul meniului Format, comanda Cells -selectarea domeniului de celuleclic drepta pe domeniucomanda Format Cells. n ambele situaii se deschide o fereastr de dialog intitulat Format Cells, care cuprinde urmtoarele fie: Numr(Number) Aliniament(Alignment) Font Borduri(Border) Moduri de colorare(Patterns) Protecie(Protection)

Selectarea unei celule sau a unui grup de celule

Selectarea poate fi realizat cu mouse-ul sau cu tastatura. Exist trei moduri de a selecta un domeniu compact: 1. Se plaseaz cursorul-cruce n celula din unul dintre colurile domeniuli de selectat, se face clic pe butonul stng al mouse-ului i, inndu-l apsat, se mut cursorul n colul opus al domeniului, apoi se elibereaz butonul; 2. Se plaseaz cursorul-cruce n celula din unul dintre colurile domeniuli de selectat, se face clic pe butonul stng al mouse-ului i, innd apsat tasta SHIFT, se deplaseaz cursorul n colul opus al domeniului i se apas din nou butonul stng al mouse-ului; 3. Se plaseaz cursorul-cruce n celula din unul dintre colurile domeniuli de selectat, se face clic pe butonul stng al mouseului,se apas tasta F8,se mut cursorul n colul opus al domeniului i se face clic din nou pe butonul stng al mouse-ului;se apas din nou tasta F8.

selecteaz prima regiune sau o celul, se apas tasta CTRL i se ine apsat , selectnd n continuare celelalte regiuni. selecteaz prima linie sau coloan, se apas tasta SHIFT i se ine apsat, selectndu-se n continuare ultima linie sau coloan. selecteaz prima linie sau coloan, se apas tasta CTRL i se ine apsat, selectndu-se n continuare celelalte linii sau coloane.

Selectarea unui domeniu necompact de celule:se

Selectarea liniilor sau coloanelor alturate: se

Selectarea liniilor sau coloanelor nealturate: se

Copierea i mutarea coninutului celulelor

Copierea datelor dintr-o celul n alta se realizaez astfel: dup ce se selecteaz datele de copiat se selecteaz din meniul EDITCopy (sau Copy din bara de instrumente,sau CTRL+C,sau Copy din meniul local). Se face clic pe celula unde vor fi copiate i se alege din meniul EDIT Paste(sau butonul Paste,sau CTRL+V,sau Paste din meniul local)

Copierea datelor dintr-un registru de calcul n altul (dintr-o foaie de calcul n alta) se realizeaz cu combinaia COPY PASTE Mutarea datelor se realizeaz la fel cu copierea, numai c se folosesc comenzile CUT PASTE

tergerea unei celule,grup de celule,linie,rnd

Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celula sau grupul de celule care urmeaz a fi terse,din meniul EDIT se alege comanda DELETE,iar din fereastra care apare intitulat Delete se selecteaz una din opiuni dup care se d comanda OK. Pentru a elimina rapid linii sau coloane dintr-o foaie de calcul,se selecteaz una sau mai multe linii sau coloane, dup care se efectueaz un clic cu butonul drept al mouse-ului pe unul dintre aceste elemente. Din meniul local afiat se alege comanda DELETE.

Inserarea liniilor i coloanelor

Pentru a aduga o linie sau mai multe linii se selecteaz linia(sau liniile) deasupra creia se va aduga noua linie(noile linii) iar din meniul INSERT se alege comanda ROWS. Pentru a aduga o coloan sau mai multe coloane se selecteaz coloana(sau coloanele) n stnga creia se va aduga noua coloan(noile coloane) iar din meniul INSERT se alege comanda COLUMNS.

Borduri
Adugarea de linii la marginile celulei sau a domeniului de celule poate fi fcut prin parcurgerea urmtorilor pai: -se selecteaz domeniul -se execut clic pe butonul Borders din bara de unelte -se execut clic pe opiunea dorit dintr-o list de opiuni care va fi afiat SAU -se selecteaz domeniul -se alege meniul FORMATCELLS -se selecteaz apoi fia BORDER -se selecteaz stilul i modul de trasare a liniilor -se apas butonul OK

Sortarea datelor
n foile de calcul pot fi sortate date de tip numeric, text, dat calendaristic i timp. Sortarea se poate realiza n ordine cresctoare sau descresctoare. n general, sortarea se realizeaz astfel: se selecteaz o celul din blocul ale crui rnduri vor fi sortate se selecteaz din meniul DATA comanda SORT din fereastra de dialog (numit Sort) se selecteaz criteriile de sortare din lista ascuns Sort by(sotare dup) astfel: se selecteaz numele primului cmp dup care se face sortarea, precum i opiunile de sortare(cresctor i descresctor) lansarea n execuie a procesului de sortare se realizeaz prin butonul OK anularea comenzii de sortare se face cu comandea Undo Sort din meniul EDIT

Introducerea i editarea formulelor

Formulele pot fi introduse n dou moduri: Prin introducerea direct de la tastatur Prin selecia adreselor celulelor. Introducerea unei formule de la tastatur: -se selecteaz celula n care se dorete s apar rezultatul -se tasteaz semnul egal(,,=) -se introduc de la tastatur componentele formulei. Formula va fi afiat pe bara de formule -pentru nchiderea formulei se va tasta ENTER sau se va efectua un clic pe simbolul Enter de pe bara de formule. Rezultatul va fi calculat i afiat n celula selectat -operaia va fi abandonat dac se apas tasta ESC sau se efectueaz clic pe simbolul CANCEL.

Introducerea formulei prin selectarea adreselor celulelor:

-se selecteaz celula n care se dorete s apar rezultatul -se tasteaz semnul egal(,,=) -se efectueaz clic pe celula a crei adres trebuie s apar n formul. Adresa celulei se va afiaautomat pe bara de formule -se introduce de la tastatur un operator prin care se indic urmtoarea operaie care urmeaz s fie fcut -se repet paii trei i patru pn cnd formula este complet -pentru nchiderea formulei se va tasta ENTER sau se va efectua un clic pe simbolul Enter de pe bara de formule. Rezultatul va fi calculat i afiat n celula selectat -operaia va fi abandonat dac se apas tasta ESC sau se efectueaz clic pe simbolul CANCEL.

Introducerea unei funcii

O funcie poate fi introdus ntr-o celul tastndu-i direct numele , prin utilizarea comenzilor din bara de meniu, prin clic pe sgeata din dreapta butonului AutoSum din bara de unelte i apoi selectarea uneia din funciile afiate Pentru a introduce o funcie cu comenzi din bara de meniu , se execut urmatoarele operaii: 1. Se selecteaz celula unde trebuie introdus funcia 2. Se selecteaz din meniul INSERT opiunea FUNCTION i pe ecran apare o fereastr numit Insert Function 3. Din fereastr se selecteaz categoria funciei si funcia dorit dup care se acioneaz butonul OK 4. Pe ecran apare fereastra Function Arguments n care se trece domeniul de aplicare a funciei. Rezultatul apare dupa apsarea butonului OK.

Crearea unei diagrame Datele numerice din celule pot fi reprezentate grafic cu ajutorul diagramelor Pentru crearea unei diagrame se procedeaz n felul urmtor: -se selecteaz celulele care conin datele ce urmeaz a fi reprezentate -din meniul INSERT se alege comanda CHART sau se face clic pe butonul CHART WIZARD din bara de unelte -n ferestrele de dialog deschise se stabilesc opiunile folosite la desenarea diagramei -pentru a se trece la desenarea diagramei se d comanda FINISH.