PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

1 Compilacin de informacin institucional Normas sobre creacin y cambios estructurales. Manuales de procedimientos. Funciones de las dependencias. Organigrama actualizado. 2 Entrevista con los 3 Anlisis e interpretacin de la productores de los informacin documentos Aplicacin de Encuesta Identificacin y Estudio Unidad conformacin de series. Documental. Valoracin documental.

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1 Compilacin Informacin Institucional

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Compilacin Informacin Institucional

Disposiciones legales, actos administrativos, otras normas (cambios estructurales en entidad) Estructura Interna vigente, Manuales de funciones y procedimientos. Organigrama actual, resoluciones, actos administrativos de creacin grupos y asignacin funciones.

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2 Entrevista Productores Documentos Institucin

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Entrevista Productores Documentos Institucin

Identificacin y definicin de unidades documentales. Anlisis produccin y trmite documental (Manuales de procedimientos-dependencias). Identificacin valores primarios de la documentacin.

Aplicacin Encuesta Estudio Unidad Documental

Oficina Unidad documental
Trmite

Ubicacin

Frecuencia de Produccin Funciones Consulta Volmen de Produccin

Trasferencias

Encuesta Estudio Unidad Documental

Oficina

1. Nombre de la oficina Ubicacin en la estructura orgnica Fecha de ltima asignacin de funciones Acto Administrativo Funciones Unidades documentales que tramita

Encuesta Estudio Unidad Documental

Oficina

Realizan seleccin y descarte documental Sistema de organizacin de los archivos de gestin Qu volumen documental se produce anualmente, en promedio?

Encuesta Estudio Unidad Documental

Unidad documental

1. Oficina productora 2. Nombre de la unidad documental 3. Funcin de la oficina que la genera o tramita 4. Caracteres externos 4.1 Soporte 4.2 Formato 4.3 Ordenacin 4.4 Estado de conservacin

Encuesta Estudio Unidad Documental

Unidad documental 5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin 6. Trmite 7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? 8. Qu documentos conforman esta unidad documental? 9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite.

Encuesta Estudio Unidad Documental

Unidad documental 10. Con qu periodicidad se produce? 11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de gestin y quin lo establece? 12. Quines consultan en el archivo de gestin? 13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de Transferencias del archivo de gestin a otros archivos?

Encuesta Estudio Unidad Documental

Unidad documental 14. En el archivo central La oficina sigue consultando esta unidad Documental? 15. Qu problemas generales ha observado en la produccin, Trmite y conservacin de esta unidad documental? 16. Observaciones Funcionarios entrevistados

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3 ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA

ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA

Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales (Encuesta Estudio Unidad Documental y resultado del anlisis de manuales de procedimientos) Valoracin y Seleccin Documental (Encuesta estudio Unidad Documental)

OFICINA PRODUCTORA NORMAS

INSPECCIN DE POLICA D. 1355 de 1970, D. L. 522 de 1971, L. 23/91 Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Polica

FUNCIN

TRMITE

Manuales de procedimientos

Presentacin de denuncia Orden de citacin Recibo declaraciones y compilacin de pruebas Conminacin y/o multa Traslado CONTRAVENCIN ORDINARIA Denuncio Citacin Declaraciones Resolucin Oficio de traslado

UNIDAD DOCUMENTAL

CRITERIOS DE VALORACIN DOCUMENTAL

Normas Internas y Externas Tiempo de Retencin en Archivo de Gestin Consulta en Archivo de Gestin Transferencias: Periodicidad Consulta en Archivo Central: Frecuencia, Aos.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTIN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTRICO

Valores Primarios ADMINISTRATIVO Legal Fiscal Contable Tcnico

Valores Secundarios

Cultural Histrico Cientfico

DILIGENCIAMIENTO FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

CODIFICACIN

ORGANIGRAMA
DIRECCION 100

DIRECCION 100 DIRECCION 100

DIRECCION 100

DIRECCION 100

DIRECCION 100

DIRECCION 100

DIRECCION 100

DIRECCION 100

DIRECCION 100 DIRECCION 100

CODIFICACIN

FONDO
ENTIDAD XYZ

SECCIN
Direccin Divisiones

SUBSECCIN

Grupos

CODIFICACIN DOCUMENTAL

SERIE
100-01 INFORMES

SUBSERIE
100-01.01

Unidad DOCUMENTAL

Informes al Consejo Directivo

Informe

IDENTIFICACIN DE LA ENTIDAD Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

DIRECCIN 100

FUNCIONES DE LA DIRECCIN

Evaluar y controlar el funcionamiento de la Entidad y presentar informes al Consejo Directivo. Dirigir, nombrar y remover al personal de la Entidad, celebrar contratos de trabajo y ejercer en general aquellas funciones relacionadas con la administracin de personal al servicio de la Entidad. Someter a consideracin del Consejo el proyecto de presupuesto anual y ejercerlo una vez expedido.

FUNCIONES DE LA DIRECCIN
Entidad Productora: XYZ Oficina productora: DIRECCIN
RETENCIN Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E Disposicin Final PROCEDIMIENTOS

INFORMES Informes al Consejo Directivo 2 10 X