Traduccin libre realizada por INLAC . Documentos oficiales disponibles en : www.iso.

org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup

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International Accreditation Forum

Como auditar los procesos de alta direccin

Al reconocer que auditar a la alta direccin pudiera ser un punto sensitivo, este documento proporciona la directriz para sta categora de auditora. Los auditores deben involucrar a la alta direccin en la auditora, por ejemplo, invitarlos a la reunin de apertura y cierre, permitir suficiente tiempo en el plan de auditora para entrevistar a la alta direccin, discutir los hallazgos directamente con ellos, buscar evidencia de compromiso. Es importante cambiar el enfoque de atencin de slo al gerente de calidad hacia la alta direccin de la organizacin. Los auditores deben considerar las actividades de la alta direccin como procesos y deben auditarlas como tales.

Fase de planificacin El auditor necesita identificar los procesos de alta direccin y a) entender a la organizacin y su estructura organizacional revisando informacin como los organigramas, reportes anuales, planes de negocios, perfiles de la compaa, documentos editados, paginas electrnicas, b) hacer una provisin en el plan de auditora para recolectar informacin relevante sobre el compromiso de la alta direccin, directamente con, y haciendo entrevistas a la alta direccin, c) entender la cultura de la organizacin y su alta direccin para poder determinar su impacto en el plan de auditora y hacer los ajustes apropiados. d) tomar un enfoque profesional en su propia apariencia, determinando el cdigo de vestimenta de la organizacin, e) planear el tiempo para la entrevista con la alta direccin para asegurar la conveniencia y la puntualidad. Un auditor con experiencia limitada en auditora no debera ser asignado para entrevistar a la alta direccin. Conduciendo la auditora Algunos mtodos comunes para evaluar el compromiso de la alta direccin son:

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1. Entrevistas con la alta direccin El auditor puede, utilizando la terminologa de negocio apropiada para la alta direccin, hacer preguntas relevantes que a) busquen obtener evidencia de la conciencia de la alta direccin y su compromiso hacia la calidad y su relevancia hacia los objetivos generales de la organizacin y el sistema de gestin, b) establezcan evidencia de conformidad a los requisitos de la norma ISO 9001 sobre la responsabilidad de la direccin. 2. Recoleccin y corroboracin de evidencia El equipo auditor debe estar constantemente buscando oportunidades de corroborar las respuestas recibidas de la alta direccin cuando se entrevisto. Esto incluye: a) disponibilidad y relevancia de polticas y objetivos b) el establecimiento de ligas entre las polticas y los objetivos c) obtencin de evidencia de que esas polticas y objetivos son eficaces y estn entendidos a travs de toda la organizacin d) determinar si las polticas y objetivos son apropiados para la mejora continua del sistema de gestin de la calidad y asegurar la satisfaccin del cliente. e) determinar si la alta direccin est involucrada en las revisiones por la direccin. Pudiera necesitarse entrevistas y recoleccin de evidencia adicionales para proporcionar la corroboracin necesaria. El equipo auditor debe asegurar que cualquier evidencia adicional del compromiso de la alta direccin se recolecta. El equipo auditor debe revisar la evidencia recolectada, para asegurar que la informacin sea completa y precisa para proporcionar confianza al escribir la conclusin.

Reporte de auditora Los auditores deben preparar sus reportes de auditora de manera que los hagan apropiados para la presentacin a la alta direccin de las organizaciones. Pudiera ser adecuado presentar un resumen ejecutivo del reporte de auditora, apropiado para la presentacin a la alta direccin y las partes interesadas clave de la organizacin. El resumen ejecutivo debe sobre saltar los hallazgos clave, tanto positivos como negativos e identificar las oportunidades de mejora.