http://scn.sap.com/blogs/einvoicingcompliance/2013/06 /04/mexico-factura-electronica--cfdi-is-mandated-thereis-no-cfd-grandfathering Mexico Factura Electronica - CFDI is Mandated, There is NO CFD Grandfathering!

Posted by steve sprague in SAP e-Invoicing Compliance Blog on Jun 4, 2013 6:51:55 PM inShare1 With the announcment on May 31, 2013 of the updates to einvoicing in Mexico, there is a huge amount of interest - yet one potential failing of many companies. CFD is sunset, there are no "grandfather" clauses in the updates. Many organizations have been lulled into a peaceful sleep with the older knowledge that the government would still accept CFD. This is because in the past (and by past I mean before May 31, 2013) you could still send CFD XML if you had been doing CFD prior to Jan 1, 2010. There have been a number of CFDI mandates since then, and the CFD "grandfather" clause had always applied. UNTIL NOW -- in the resolution posted on the Mexico SAT website CFD is no longer viable as of January 1, 2014: The official documentation of the legislative changes was published: El 31 de mayo de 2013 se publica en el DOF la 2 Resolucin de Modificaciones a la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2013 (2 RM para la RMF 2013). Link to Mexico SAT Documentation With CFD eInvoicing no longer allowed -- are are the basics you need to understand about CFDI in Mexico:Establishing a Legal Entity 1. 2. 3. 4. Obtain a Registro Federal del Contribuyente RFC (Mexican Tax ID) With the RFC apply for FIEL (Firma Electronica Avanzada). It is based on PKI Public Key Infrastructure to identify and verify the information about tax payer before the SAT (Mexican Tax Authorities). With the FIEL apply for CSD (Certificado Sello Digital) to be used with CFDI process flows Have a solution provider capable of mapping your proprietary invoices into XML v3.2 defined by Anexo 20 of the Mexican tax code Miscelania Fiscal. This is by far the most underestimated issue with CFDI invoices as no customer accounting system is configured the same. Additionally, your customer specific requests can also have a major affect and create an integration nightmare to force your data into the government standard (not once but across all the different variations you have in your business and all the different variations requested by your customers Apply a digital signature known as a sello with the CSD. Validates the XML syntax obtain the Timbre Fiscal or government seal You must store the Timbre Fiscal in your back-end accounting system You must print out the invoice, which now includes the Timbre Fiscal and the strictest following of the law states you should place a copy on the truck at the time of shipping similar to the Brazil Nota Fiscal model. By law, you must make the signed XML available to your end customers Most companies will send the signed XML invoice and the PDF rendering to the customer via email, but other channels exist such as B2B communications or uploading to a customer portal These invoices must be stored for a minimum of 5 years. If you have to change the invoice, you must first cancel the original invoice with the government and generate a new one; otherwise, you will still be on the hook for the older invoice tax implications Note: Large customers can make the process more complex by requesting Addenda information. An Addenda is a specific space within the government XML that you can put specific information. The government does not care about this information, but for example a Wal-Mart might want the supplier to put the PO # in the Addenda, so they can expedite their payables process. Customer requirements can make the entire process much more complex as you can get these Addenda requests and/or a customer may request a lot of additional information on the PDF printout that is specific to them.

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

14. As a buyer, when you receive the XML invoice. The laws state that you need to validate that the XML is authentic and registered with the SAT and then archive this XML for 5 years as it will be the fundamental document if there is an audit.

http://www.edicomgroup.com/en_US/solutions/einvoicing/what_is/mexican_einvoicing.html

Accountability & Digital Certificates The invoice must be registered in a system that automatically notes the exact time that it is generated. Senders of digital invoices will need to possess a digital certificate, approved by the Mexican Tax Authority, which they will use to generate their electronic invoices. Certification of the CFDI An e-invoicing services provider approved by the Mexican Government, such as EDICOM, verifies that the electronic file complies with all established regulations, and adds its own unique certificate number to the invoice. The authorized services provider reports the invoice to the Mexican Government within 72 hours of its creation.

http://www.facturasat.com/cfdi.htm Emisin de Factura Electrnica CFDI en SAP Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es nica modalidad de factura electrnica que se utiliza en Mxico para la emisin. Existe en la actualidad algunas formas de integracin del CFDI sin embargo el integrarlo en SAP ECC de manera directa ofrece grandes ventajas que realizarlo por intermediarios. La facilidad de integralo en SAP ECC es el de contar con la seguridad de la informacin en donde los usuarios solo utilizan SAP ECC para su emisin.

Como funciona la integracin en SAP ECC?

De acuerdo a configuraciones realizadas en su implementacin estos son los puntos importantes en su emisin: Verificar cuales son lo modulos que se utilizan SD, FI o ambos Verificar si se esta utilizando alguna solucin de Industria:Healtcare, Oil, Real State.... Verificar la facilidad de realizar conexiones va Web Services para la conexin con el PAC Validar si existen diferentes formualarios de impresin Validar si algn cliente solicitar alguna addenda Validar si se esta utilizando algn concepto complemento Contar con un certificado de sello digital de prueba (CSD) Seleccionar 1 o varios PACS para establecer la comunicacin Validar la parte del resguardo de los XML

Una vez que se definan los puntos anteriores el siguiente paso es validar la infraestructura tecnologica con la que cuenta su compaa.

En donde se tendrn 2 alternativas para la integracin, una de ellas es utilizando la notas SAP y la otra alternativa es realizarla mediante la configuracin sin realizar las notas de SAP. Ambas soluciones permiten crear en SAP la mensajera electrnica en formato XML que posteriormente se integra el Certificado de sello digital para enviar via Web Services a uno a varios PACs el CFDI para obtener el timbrado del CFDI. Con la recepcin del timbre se resguarda en SAP para realizar los procesos de resguardo, impresin, cancelacin (en caso de ser requerido) dispersin por las diferentes alternativas que se puedan considerar y uno de los puntos ms importantes es la integracin de la informacin comercial, si es que algn cliente la solicita en la etiqueta del addenda. Para el caso del recibo de nmina electrnico se deben de realizar en el modulo de RH que contienen la informacin solicitada por el SAT con el complemento de nmina. Versin SAP ECC Si tienen Pi instalado (opcional) Al momento NO Existen NOTAS SAP para la emisin de CFDI, sin embargo se pueden realizar Si cuenta con Document Access para el resguardo de la facturas (Opcional)

Si cuenta con Portals para la publicacin de Facturas a Clientes (Opcional) Si va a enviar la facturas por MAIL, validar que en SAP ECC este activo el envo

Validando la informacin anterior es importante involucrar en el proceso a los siguientes consultores: SD, FI, Abap, Java/Netweaver, Portals, Basis quienes sern los responsables de la configuracin en SAP de la siguiente informacin: SD o FI, realizarn las especificaciones funcionales ABAP realizara las adecuaciones a los mensajes, formularios, Java/Netweaver realizar los mapeos y conexiones con PAC y clientes Portals, realizar el Portal de Publicacin de Facturas Basis, para temas de configuraciones de puertos, resguardo,

La configuracin en SAP ECC del CFDI les permitir realizar las siguientes funciones: Configuracin de los modulos desde donde se emite la factura. El documento electrnico ya estar en formato de XML. La factura ya estar en formato XML encriptada con el CSD del emisor. Se podr tener la configuracin con los PACs para agregar el UUID. Al recibir la factura timbrada se tiene la seguridad de que los datos enviados no fueron alterados. Se resguarda en SAP el XML timbrado Se puede dispersar la informacin a los clientes por Mail, Portal, Impresin, AS2, EBMX, Se tiene una mayor control del flujo de los documentos

Addendas Que es la Addenda? De acuerdo a la definicin del anexo 20, la seccin de la addenda es un etiqueta que el SAT creo para que las compaas integrarn informacin adicional que podr servir para automatizar el proceso de recepcin y pagos de las facturas de acuerdo a la reglas de negocio que hoy tienen algunas compaas. Como tal la addenda no tiene un patron definido ni una estructura estndar lo que hace un poco complejo la integracin con algunos clientes que hoy solicitan informacin en esta etiqueta. Hoy la addenda puede tener diferentes tipos de estructura y campos, por ejemplo: EDI XML

La informacin que se integra en la addenda suele ser muy variada y depende mucho del sector o la industria que esta solicitando los datos, por ejemplo: pueden solicitar la referencia del pedido, cdigos de barras, cdigos internos, referencia de la entrega y

muchas datos ms; que hacen que la integracin de la factura electrnica requiera ms informacin que solo temas fiscales.

Que impactos tiene el no integrar una addenda? En ocasiones el no integrar la informacin comercial en la estructura de la addenda tiene impactos a nivel comercial, ya que puede ocasionar que la recepcin de las facturas no sea tan gil y por ende tenga impactos en la cartera o cobranza. La informacin de la addenda no tiene una estructura definida y cada cliente requiere informacin de manera particular

Mapeador Dinamico de addendas en SAP ECC

El desarrollo del mapeador dinamico de addendas les permite integrar en soluciones de SAP ECC el addon para integrar de manera sencilla y 100% integrada en ECC la creacin de addendas de una manera sencilla mediante Drag and Drog. las ventajas de la solucin les permite ser autosuficientes en la creacin, modificacin y adaptacin de addendas en formato de EDI o XML. Se pueden incorporar nuevas adendas al proceso de negocios de manera inmediata Uso de una sola herramienta. La solucin se concentra en una sola interfaz de control que permite el rpido anlisis y creacin de diferentes escenarios de addenda Reduccin de costos en el proceso de implementacin de adendas, al incremetar el proceso de automatizacin. Solucin Drag and Drop. Menor tiempo de implementacin, al estar incorporada al proceso de facturacin. Permitir una forma fcil y universal para la creacin de addendas, Integrada en SAP. No depender de terceras compaas.

Con base en la creacin de una factura individual, el programa genera una addenda con los datos relacionados a la factura, de acuerdo a las necesidades especificas del cliente. El proceso de inclusin consiste en los siguientes pasos:

Creacin de un escenario de addenda especifico del cliente Transformacin del escenario a estructuras de informacin SAP Extraccin de informacin de la factura Llenado de las estructuras con la informacin extrada Conversin de estructuras con informacin a archivo XML de salida

Si esta buscando una solucin para crear addendas en SAP, contactenos:

QUE ES EDI
Electronic Data Interchange (Intercambio electrnico de Datos), por sus siglas en Ingls. Es el intercambio electrnico de documentos regulados a nivel mundial por la ONU Es la comunicacin electrnica de sistema a sistema con la mnima intervencin humana que ayuda a la disminucin de costos, eliminacin de errores y automatizacin de los procesos de envo recepcin. El Intercambio de documentos (comerciales, financieros, salud, transporte, automotriz etc.), estructurados, desde una aplicacin de un computadora a otra, mediante mensajes acordados y estandarizados internacionalmente, procesados automticamente, con un mnimo de intervencin humana Puede intercambiar cualquier tipo de documento en papel (pedido, pagos, inventarios, factura electrnica, catlogos de productos, etc.) Como es un estndar a nivel mundial, por lo que se pueden intercambiar con varios pases regiones.

Los estndares como tal han sido varios en cada regin del mundo, encontramos el estndar ANSI X-12 muy utilizado en USA, EDIFACT ms utilizado en Europa, ODDETTE utilizado en el reino unido y varios pases de Europa para el intercambio electrnico en la industria automotriz. VICS, etc; Para comprender Los estndares EDI as como saber interpretar las diferencias e integracin de cada uno de ellos se describe a continuacin su semntica abordando el tema de XML. Estndares EDI Implantacin del lenguaje:

Se crean los estndares EDI en 1970 En estados Unidos ANSI X-12 En Europa EDIFACT

ANSI x-12 publica su relase una vez ao y se caracterizan por: Nmero de la versin 3020, 3040, 3060, ect. Las transacciones se identifican con nmeros 850 Purchase Order. Un solo libro. EDIFACT publica sus relase dos veces al ao y se caracterizan por: EDIFACT 96-A, EDIFACT 96-B. Las transacciones se identifican con nombre ORDERS Un libro de 7 tomos, donde estn las transacciones y los elementos. La conjuncin de los estndares se dio en 1987 con la creacin del comit ISO (International Organisation for Standarizacion). XML/EDI (Extensible Mark-up language) Que es XML/EDI? XML es un metalenguaje que fue creado por la 3WC World Wide Web, quien es la responsable de la creacin, adopcin, y revisin; lo interesante de XML es que est abierto a cualquier plataforma lo que permite la flexibilidad entre los sistemas, actualmente muchas empresas estn utilizando XML para muchas funciones y desarrollo como pueden ser comunicaciones, PDAs, Market Place, E-Procument, etc. Como se integra XML/EDI? Actualmente la organizaciones mundiales de Comercio Electrnico como EAN/UCC, ONU, estn generando las guas de implementacin para las transacciones de comercio electrnico como pedidos, pagos, factura electrnica, aviso de pagos, reportes de ventas e inventarios, ;etc. y se estn determinando las estructuras de las DTDs. Lo que en un futuro prximo tendremos algunas guas ya definidas de XML/EDI. Porque XML para el comercio electrnico? XML/EDI se est pensando en la aplicacin de las transacciones por Internet para poder llegar a las empresas medianas y pequeas que posiblemente no puedan invertir en un software traductor de EDI, servicio de AS2, y/o tambin para aquellos proveedores de temporada, es decir que solo le venden alguna empresas en determinadas fechas del ao (Navidad, Verano, etc.).

http://scn.sap.com/blogs/einvoicingcompliance/2012/09/25/sap-mexico-e-invoicing-ondemandcfdi-outbound-einvoice-process-flow
The most overlooked effort in any Mexico e-Invoicing project is the SAP configuration work. Below is a sample of the inbound processes in Mexico for CFDI creation:

Process begins with the Customer creating an SAP invoice via its standard SAP process, (like the SAP VF01 transaction). This triggers the creation of a billing document as per normal SAP processing during which your end solution should create an IDOC and transmit to your middleware solution to transform to the XML. This is traditionally done via SAP tRFC. Note the SAP configuration to create this IDOC and manage the process internally is the most over looked portion of any project. Dont under estimate this work load and the constant changes to these configurations that will be necessary over the years as legislation changes. Your CFDI compliance solution should receive the outbound IDOC, extract and package the data into SAT compliant XML and forwards it onto for fiscal validation, signature and approval. Your Compliance Server will log the inbound message, validate it for compliance to mandatory attributes and sign it using your government assigned digital seal certificate. The message is transmitted in real time to the SAT servers, which then validates and approves as two asynchronous messages. Your solution should poll in real-time to obtain the approved SAT messages (including the SAT assigned timbre string), logging them into a long term archive repository, and then routing them back into your technical landscape for printing and updating to SAP. Status messages should be conveyed back to SAP for monitoring at all times. Your end users need this to monitor the flow as well as have audit ready data in case of government requests. Aside from status messages, you should also build into the SAP system the ability to view/print the invoice, along with functions such as contingency mode, invoice cancellation, receiving and reject/retry. These must be configured in the back-end system. After approval comes back from the government, the IDOC plus the SAT assigned protocol number is converted into a human readable invoice format and printed as additional shipment documentation accompanying the delivery. Printing and the complexity with extended attributes is often overlooked. Also, the Invoice output format is expected to remain consistent across all SAP billing types and output conditions. The SAT, typically when requested by the customer, requires the electronic facture be transmitted to the receiver in parallel to the delivery of the goods. This is typically accomplished via email in Latin America, so you will need to build this into your process flow. This way, when the truck arrives, the recipient will already have an electronic copy of the invoice to compare the printed output to whenever the goods physically arrive. The printed invoice may accompany the truck throughout for potential review by police or customs officials at any point along its journey. The official can scan the bar-code printed on the PDF and can validate it in realtime with the SAT servers to establish the validity of the goods movement. Finally, as the goods arrive at their ultimate destination, the receiver can validate the printed invoice through this same channel.

http://www.controlatutienda.com/entienda.pdf

Atencin: a partir del 2014, solo ser aceptada la factura CFDI, el CBB y CFD ya no sern validos como comprobante fiscal. La diferencia es que las facturas CFDI se sellan con un PAC (Proveedor Autorizado de Certificacin por el SAT). DESARROLLO toma los datos que usted captura en su factura (RFC del Emisor y del Receptor, productos y servicios facturados, Impuestos retenidos y trasladados, Total, pedimentos aduanales, series, lotes, etc. ) genera un archivo xml, lo envia al PAC va Internet, el PAC solicita al SAT un UUID que es el folio fiscal de su factura de 36 digitos (Ejemplo de UUID: D404DFC5-D877-470C-8613-6C4CED0DCF3E). El folio numrico subsecuente que conocemos ya no es precisamente fiscal, ese lo usamos para nuestra contabilidad. Una vez que el PAC obtiene el UUID, sella el documento electrnicamente, y regresa a DESARROLLO un archivo .xml ya sellado. Ese proceso conocido como timbrado tarda aproximadamente 3 segundos. Con base a esa informacin, DESARROLLO genera un cdigo de barras bidimensional nico que debe ser impreso en su factura electrnica. Tambin genera un archivo .pdf para que se enve junto con el .xml a su cliente, va correo electrnico. DESARROLLO almacena sus archivos .xml y .pdf, y usted TAMBIEN debe guardar los archivos xml que le envan sus proveedores por email. Ese archivo xml del CFDI tambin puede ser validado en la pgina: https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/ ah captura el RFC del emisor y del receptor y el folio UUID, as que el SAT ya tiene su factura electrnica almacenada, y su cliente puede validarla en cualquier momento.

ftp://ftp2.sat.gob.mx/asistencia_servicio_ftp/publicaciones/cfd/CFDIRepresentImpresa.pdf