Tecnicas de Redacao e Arquivo

Braslia 2009
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Governo Federal Ministrio da Educao

Secretaria de Educao Bsica Diretoria de Polticas de Formao, Materiais Didticos e de Tecnologias para a Educao Bsica
Universidade de Braslia(UnB)
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Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP) S725t Sousa, Rosineide Magalhes de. Tcnicas de redao e arquivo. / Rosineide Magalhes de Sousa. Braslia : Universidade de Braslia, 2009. 76 p. : il. ISBN 978-85-86290-93-0 1. Leitura e interpretao da legislao. 2. Certificaes: diplomas, certificados, atestados e declaraes. 3. Histricos e transferncias. I.Ttulo. II. Universidade de Braslia. Centro de Educao a Distncia. CDU 806:321(81)
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Apresentao
Este mdulo do Curso Tcnico de Formao para os Funcionrios da Educao (Profuncionrio) constitui um dos instrumentos mediadores na sua formao. Ele tem por objetivo central contribuir para que voc seja habilitado ao exerccio de uma funo tcnico-administrativa na escola. Neste mdulo, vamos tratar de vrios assuntos relacionados s atribuies de alguns servidores da escola, entre eles, o(a) secretrio(a) escolar; os auxiliares de secretaria; o(a) encarregado(a) administrativo(a) e outros servidores que se interessarem pelos servios administrativos de uma escola. Ento, os assuntos que vamos tratar so: linguagem, comunicao, interao, documentao, leis, arquivos e, principalmente, escriturao escolar. Voc deve se perguntar: por que falar de linguagem, comunicao e interao? Veja que esses elementos so essenciais para o bom funcionamento de nossos servios na escola. A linguagem tudo, por meio dela que nos comunicamos e interagimos com as pessoas. Ela se apresenta na forma de oralidade e escrita. Na instituio escola, lidamos com o atendimento ao pblico, interagimos o tempo todo com professores, com o pessoal do administrativo e outros servidores, mas principalmente com os alunos, que so o motivo da existncia da escola. De forma simples e objetiva, tentaremos promover aulas virtuais, por meio deste mdulo, que possam ajud-lo(a) na sua leitura diria. Ao longo das aulas, vamos estabelecer uma interao virtual por meio do nosso discurso dirigido a voc. Leremos alguns textos para que voc reflita sobre alguns temas e obtenha informaes adicionais sobre assuntos especficos e resolveremos algumas questes relacionadas aos contedos que vamos estudar ou revisar. As questes esto localizadas em pratique e reflexo, para que voc possa participar deste estudo, tambm, como co-autor, visto que a nossa proposta de linguagem se baseia na interao. Vale observar que a linguagem deste mdulo, s vezes, torna-se instrucional quando precisamos falar de procedimentos especficos de escriturao escolar e leis. Ento, vejamos a seguir o objetivo destas aulas. OBJETIVOS Esperamos que voc desenvolva habilidades comunicativas, interacionais e saiba lidar, de forma mais especfica, com a escriturao escolar, com mtodos bsicos
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de arquivamento e outros procedimentos importantes. Para isso, traamos os seguintes objetivos para nossas aulas: Unidade 1 Identificar como a linguagem e alguns de seus fenmenos so usados na comunicao e na interao com o outro. Unidade 2 Tratar de alguns tpicos da fala em situaes comunicativas, aliados apresentao pessoal. Unidade 3 Tratar de tpicos gramaticais aplicados escrita. Unidade 4 Expor sobre os temas: documentao e arquivo. Unidade 5 Identificar os procedimentos para arquivar documentos. Unidade 6 Discutir sobre algumas atitudes que podemos adotar para estabelecer uma boa interao com as pessoas no contexto de trabalho e refletir sobre tica profissional. Unidade 7 Identificar a contribuio de servidores administrativos. Unidade 8 Explicar os gneros textuais administrativos da escola e seus usos.
EMENTA Linguagem. Interao. Gneros institucionais: escriturao escolar. Noes de escriturao escolar. Contexto de trabalho administrativo escolar. Atribuies de papis sociais.
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Sumrio
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INTRODUO 12 Unidade 1 Lngua(gem) e interao 13 Unidade 2 Interao comunicativa com o outro 23 Unidade 3 Regras da escrita 27 Unidade 4 Noes de documentao e arquivo 33 Unidade 5 Onde arquivar os documentos? 41 Unidade 6 Atitudes no contexto de trabalho e tica profissional 47 Unidade 7 Contexto de trabalho e papis sociais 53 Unidade 8 Escriturao escolar: gneros administrativos 59 FINALIZANDO O MDULO 73 REFERNCIAS 74
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INTRODUO
Para iniciar nossas aulas, vamos refletir a partir do texto de Leonardo Boff o que pode significar ler, reler, compreender e interpretar, os quais so procedimentos de estudo que mais nos interessam.
Todo ponto de vista a vista de um ponto Leonardo Boff Ler significa reler e compreender, interpretar. Cada um l com os olhos que tem. E interpreta a partir de onde os ps pisam. Todo ponto de vista de um ponto. Para entender como algum l, necessrio saber como so seus olhos e qual sua viso de mundo. Isso faz da leitura sempre uma releitura. A cabea pensa a partir de onde os ps pisam. Para compreender, essencial conhecer o lugar social de quem olha. Vale dizer: como algum vive, com quem convive, que experincia tem, em que trabalha, que desejos alimenta, como assume os dramas da vida e da morte, e que esperanas o animam. Isso faz da compreenso sempre uma interpretao. Sendo assim, fica evidente que cada leitor coautor. Porque cada um l e rel com os olhos que tem. Porque compreende e interpreta a partir do mundo que habita.
Como sabemos, a escola uma instituio que lida com pessoas e sua responsabilidade muito grande. As pessoas que exercem papel social de professor(a), diretor(a), coordenador(a), encarregado(a) administrativo(a), secretrio(a), merendeiro(a), higienizadores(as) educam conforme suas atribuies e especificidades, mas ao mesmo tempo esto juntos, trabalhando pela mesma causa: formar pessoas (crianas, adolescentes, jovens e adultos) que saibam exercer a cidadania nas mltiplas possibilidades de sentido da palavra. Por outro lado, a escola constitui uma instituio como outras
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instituies, que precisam funcionar bem para que seu papel social seja satisfatrio. Por isso, cada pessoa assume um papel social, como citamos anteriormente, e o desempenha conforme suas atribuies e as necessidades que aparecem. A escola pode ser vista como um organismo, em que as partes precisam funcionar em harmonia para que o todo viva da melhor forma possvel.
A escola lida com a educao. Por isso, um contexto no qual educar pressupe aprender a aprender sempre, estar em formao continuada para acompanhar um mundo dinmico, com transformaes constantes. Assim, precisamos aprender com as situaes novas que vo aparecendo no diaa-dia.
A escola, depois da famlia, o contexto social em que a pessoa tem a oportunidade de moldar sua personalidade. na escola que podemos desenvolver sentimento de confiana, de participao, de cooperao, para que possamos exercer a cidadania. Como servidor(a), que trabalha na secretaria escolar ou em outros contextos da escola, voc desempenha suas atividades, mas ao mesmo tempo assume o papel de educador, pois participa o tempo todo da vida escolar dos alunos, alm de interagir tambm com docentes, direo e outros servidores. Afinal, nessa integrao que se d, de fato, o contexto de educao. Ento, educar pressupe aprender a aprender sempre e a formao continuada um meio para isso. Portanto, nosso objetivo, a priori, convidar voc para participar das aulas virtuais, que esto configuradas na forma de oito unidades, lendo e relendo-as a partir do seu ponto de vista. Vamos comear?
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Nesta unidade, temos como objetivo identificar como a linguagem e alguns de seus fenmenos so usados na comunicao e na interao com o outro. A linguagem um instrumento natural de comunicao do ser humano. Usamos a linguagem para expressar nossos pensamentos e sentimentos; defender nossas idias; ler e reler, compreender, dar sentido s coisas; fazer inferncias sobre a situao social, poltica e econmica do pas; para aprender com os textos, que registram a linguagem por meio de smbolos, o que constitui a escrita; para entender o mundo. Enfim, so muitas as funes e as atividades de linguagem que realizamos. Interagimos com as pessoas e com as instituies usando a linguagem verbal e no-verbal de forma to natural, que nem paramos para pensar como isso ocorre. Por exemplo, na escola, no exerccio de seu papel social e administrativo, o(a) secretrio(a) atende muitas pessoas: diretor(a), professores(as), alunos(as), pais, etc. Para isso, usa a fala, conversando, interagindo para resolver problemas, prestar servios que fazem parte de sua rotina. Nossos gestos, modo de nos vestir, o tom da nossa voz, tudo isso est relacionado nossa forma de falar na interao com o outro. Por isso, muitas pessoas recebem elogios: como fulano educado, eu fui muito bem atendida pela secretria, como ela educada. Os elogios surgem porque a comunicao foi boa, bem recebida pelo outro. A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola, principalmente nos servios administrativos. Muitos servios so realizados por meio de documentos prprios (documentao) dos servios administrativos: produzimos documentos, registramos matrculas dos(as) alunos(as), manuseamos o computador, interagimos por meio de e-mails, etc. Para isso, necessrio ter um bom domnio da escrita, conhecendo suas regras e sabendo aplic-las na produo de documentos que fazem parte de servios especficos, como os da secretaria, departamento de pessoal, entre outros. No entanto, escrever com clareza, objetividade e conciso tambm faz parte da boa comunicao. Comunicamo-nos utilizando a linguagem verbal (fala e escrita) e a no-verbal (gestos corporais e faciais, tom de voz, modo de se vestir, etc.).
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UNIDADE 1 Linguagem e interao
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Para tornar nossa conversa mais didtica, vamos falar de lngua e de linguagem verbal e no-verbal mais detalhadamente. Vale lembrar que outros mdulos do Profuncionrio tambm falam de linguagem. Falar de linguagem nunca demais, ainda mais quando a vemos de vrios pontos.
Lngua Para o lingista Ferdinand de Saussure (1916), a lngua um conjunto sistemtico de convenes sociais, utilizadas pela coletividade para gerar a comunicao. Constitui-se de signos lingsticos que resultam da unio de significante (imagem acstica) e significado (conceito). Dessa forma, a imagem acstica rvore significa vegetal lenhoso, com tronco e folhas ou, ainda, outros significados como rvore de natal, genealgica, etc. A variao de significado depende do que, de onde e com quem estamos falando. Portanto, o significado das palavras se apresenta de forma polissmica, pois podemos utilizar uma palavra (imagem acstica) com vrias sentidos (conceitos), dependendo do contexto de uso. A lngua se concretiza por meio da fala, linguagem verbal, e a fala, por sua vez, representada por meio da escrita.
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Linguagem verbal A linguagem verbal se realiza na fala e na escrita. Concretiza-se na fala, que se realiza por meio de signos lingsticos. A escrita representa o que falamos, mas no de forma to
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Polissmico: adjetivo que apresenta polissemia. Polissemia s.f. (Do grego plysemos, de polys, muito + sema, sinal, significao, pelo lat. polysemos.) Propriedade da palavra que rene vrios sentidos, que se definem num contexto determinado (Larousse, 1998, p. 4679). Veja o exemplo: Lave os cabelos em gua corrente. Comprei uma corrente de ouro. A palavra corrente aparece nos dois enunciados com sentidos diferentes.
IMPORTANTE
exata. Utilizamos para escrever smbolos: alfabeto, sinais de pontuao, acentuao, nmeros, etc. Portanto, utilizamos a fala e a escrita para dar sentido s nossas aes e atividades de linguagem e, principalmente, estabelecer a comunicao.
Linguagem no-verbal O sentido que damos s coisas do mundo e a comunicao que se estabelece entre as pessoas no ocorrem apenas por meio da linguagem verbal. Lemos o mundo, os fatos sociais e as pessoas utilizando a linguagem no-verbal. Por exemplo: quando o semforo aciona a luz amarela, isso significa ateno, pois em poucos segundos ser acionada a luz vermelha para os carros pararem em um determinado lugar, sinalizado na via de trnsito. Veja que as cores, nesse contexto, tm um significado especfico, representam um tipo de linguagem, que chamamos de no-verbal.
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Podemos citar como exemplos de linguagem no-verbal as cores, cones, movimentos corporais e faciais, desenhos, fotografias, situaes, mmicas, lugares, etc. A comunicao ocorre por meio da linguagem verbal, da no-verbal e na associao das duas. Um bom exemplo do uso das duas linguagens a utilizao de documentos que precisam ser expedidos em papel timbrado.
Agora, pense e registre, por que h exigncia de certos documentos serem produzidos em papel timbrado, isto , com a logomarca da empresa?
Variedades lingsticas Um fato que faz parte da nossa realidade social a existncia de variedades lingsticas, isto , formas diferentes das
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pessoas falarem uma mesma lngua. De forma simples, so exemplos de variedades lingsticas: os sotaques das pessoas de diferentes regies, a forma de falar de algumas tribos de adolescentes, que usam as grias; a forma de falar de alguns desportistas; a linguagem tcnica de determinados profissionais, como mdicos, advogados, policiais; a lngua padro e a considerada no padro. Exemplos de variedades lingsticas:
Na fala Fala de cantor de rap Ento a nossa filosofia mostrar pras pessoas, n, tentar passar pras pessoas que elas podem brilhar, que elas so importantes [...] isso a. Ento ns viramos p negro e falamos: p, carinha, o negcio o seguinte, tu bonitu, tu num feio como dizem que tu feio... Fala de um mdico explicando algumas doenas do corao Tem gente que nasce com o corao maior ou menor, e com vrios defeitos. Essas so as cardiopatias congnitas. O corao pode nascer com inmeros defeitos. Agora, o tamanho do corao tambm tem a ver com outros problemas que no so congnitos, com a insuficincia coronariana.
(Os exemplos foram retirados de SOUSA, R. M; VELLASCO, A. M. Educao e lngua materna II. Braslia: EdUnB, 2001).
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IMPORTANTE
Na escrita Documento escrito na norma padro ATA Aos trs dias do ms de setembro de dois mil e seis, foi inaugurado na Escola Felicidade do Campo, pelo Secretrio de Educao do Municpio de Alegre, o complexo poliesportivo Vida de atleta. Ele mede cerca de dois mil metros quadrados, tem uma piscina olmpica, seis banheiros: trs femininos e trs masculinos, dois vestirios e uma cantina. Aps a inaugurao, os alunos puderam desfrutar das instalaes da quadra.
Linguagem escrita coloquial Bilhete Me Sa com meus colegas 2 horas da tarde, v no cinema assistir um filme chamado. A idade do gelo II. No me espera pra jantar. T levando dinheiro pro lanche.
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Beijo, Karol
Todas as lnguas do mundo tm suas variedades lingsticas, pois as pessoas no so iguais, elas pertencem a culturas diferentes e formas de socializao que variam e marcam suas identidades. A lngua, devido a fatores sociais, polticos, econmicos e de escolarizao, apresenta variedades que so consideradas padro e no-padro. A primeira tida pela sociedade como a lngua culta, a de prestgio. A segunda, muitas vezes, as pessoas que a dominam so estigmatizadas, ou seja, so tratadas com preconceitos e desrespeito, o que no deveria acontecer, pois rotular com certos adjetivos as pessoas que no dominam uma linguagem dita padro um grande equvoco.
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Precisamos reconhecer as diferentes formas das pessoas usarem a lngua e respeit-las independentemente da forma como falam.
No porque ouvimos uma pessoa falar nis vamu no hospital que devemos pensar que ela no sabe falar o portugus. Na verdade, domina uma das variedades do portugus e se comunica do jeito que sabe. Quando estamos exercendo um papel social, no qual lidamos com o pblico, necessrio que nossa forma de falar seja clara e objetiva, conforme a variedade lingstica que dominamos. E, quando escrevemos, dependendo do gnero textual, precisamos usar a variedade padro, principalmente redao oficial, escriturao escolar, etc. Veja que no caso do bilhete da Karol, a linguagem estava adequada para esse gnero, mas para uma redao oficial, aquela linguagem no conveniente. Para sabermos mais sobre a variedade lingstica, vamos ler um fragmento do texto de Tnia Alkmim.
As variedades lingsticas e a estrutura social

Em qualquer comunidade de fala, podemos observar a coexistncia de um conjunto de variedades lingsticas. Essa coexistncia, entretanto, no se d no vcuo, mas no contexto das relaes sociais estabelecidas pela estrutura sociopoltica de cada comunidade. Na realidade objetiva da vida social, h sempre uma ordenao valorativa das variedades lingsticas em uso, que reflete a hierarquia dos grupos sociais. Isto , em todas as comunidades existem variedades que so consideradas superiores e outras inferiores. Em outras palavras, como afirma Gnerre (1985), uma variedade lingstica vale o que valem na sociedade os seus falantes, isto , vale como reflexo do poder e da autoridade que eles tm nas relaes econmicas e sociais. Constata-se, de modo muito evidente, a existncia de variedades de prestgio e de variedades no prestigiadas nas sociedades em geral. As sociedades de tradio ocidental oferecem um caso particular de variedade prestigiada: a variedade padro. A variedade padro a variedade lingstica socialmente mais valorizada, de reconhecido prestgio dentro de uma comunidade, cujo uso , normalmente, requerido em situaes de interao determinadas, definidas pela comunidade como prprias, em funo da formalidade da situao, do assunto tratado, da relao entre os interlocutores, etc. A questo da lngua padro tem uma enorme importncia em sociedades como a nossa. Algumas consideraes a seu respeito se impem. A variedade padro de uma comunidade tambm chamada norma culta, ou lngua culta no , como o senso comum faz crer, a lngua por excelncia, a lngua original, posta em circulao, da qual os falantes se apropriam como pode ou so capazes. O que chamamos de variedade padro o resultado de uma atitude social ante a lngua, que se traduz, de um lado pela seleo de um dos modos de falar entre os vrios existentes na comunidade e, de outro, pelo estabelecimento de um conjunto de normas que definem o modo correto de falar. Tradicionalmente, o melhor modo de falar e as regras do bom uso correspondem aos hbitos lingsticos dos grupos socialmente dominantes. Em nossas sociedades de tradio ocidental, a variedade padro, historicamente, coincide com a variedade falada pelas classes sociais altas, de determinadas regies geogrficas. Ou melhor, coincide com a variedade lingstica falada pela nobreza, pela burguesia, pelo habitante de ncleos urbanos, que so centros do poder econmico e do sistema cultural predominante.
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(ALKMIM, Tnia Maria. Sociolingstica 1. In: MUSSALIM, Fernanda.; BENTES, Anna Christina. Introduo sociolingstica 1. 2. ed. So Paulo: Cortez, 2001. p. 39-40.)
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IMPORTANTE
1. Por que importante uma pessoa que lida com o pblico ter o conhecimento sobre variedade lingstica? Escreva em poucas linhas seu ponto de vista. 2. Escreva um documento utilizado na escola (pode ser um memorando, uma ata ou um requerimento, entre outros.) e um bilhete, convidando um amigo muito prximo para ir ao clube. Atente-se para a variedade lingstica que voc deve usar.
Competncia comunicativa A competncia comunicativa de uma pessoa lhe permite saber adequar sua fala dependendo do seu interlocutor. Isso consiste em demonstrar habilidades de saber o que falar e como falar, utilizando as regras da lngua, com o estilo formal ou informal. Se conversamos com uma pessoa desconhecida, claro que usamos o estilo formal. Por exemplo: o senhor, por favor, pode me informar, quando posso renovar a matrcula do meu filho para o prximo semestre?. J com uma pessoa conhecida, em um momento de descontrao, o estilo j outro: querida, voc no conseguiu acessar a internet? T brincando!. Portanto, a nossa competncia comunicativa nos possibilita interagir com as pessoas de diferentes formas.
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Gneros textuais Na interao do cotidiano, usamos diferentes formas de comunicao, sejam elas orais ou escritas. Quando estamos na secretaria da escola, em uma situao de atendimento: dizemos bom dia, o que a senhora deseja? E ela responde o senhor pode me informar quando vai comear o perodo de renovao de matrcula?. Estabelece-se a uma situao de conversao, com falas bem marcadas. Esse tipo de situao se repete com outras pessoas e com variao do discurso, todos os dias, nesse contexto de trabalho. A essa configurao, podemos chamar de gnero textual da oralidade. Na secretaria, por exemplo, tambm lidamos com textos especficos: memorando, declarao, histrico, relatrio, ata,
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etc. J o encarregado administrativo da escola lida com outros gneros mais especficos sua rea de atuao: formulrio de registro de atestado mdico, folha de ponto, licena-maternidade, planilha, etc. Esses documentos tm configuraes bem marcadas, tm funo social, porque desempenham um papel social. A esses documentos chamamos de gneros textuais da escrita. por meio dos gneros da oralidade e da escrita que nos comunicamos, dando sentido s atividades sociais. Vejam que para esses gneros, usamos uma linguagem bem especfica, pertencente ao contexto escolar.
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Vamos ler um fragmento de texto da lingista Ingedore Koch, sobre gneros textuais.
Ingedore Koch (2006, p. 100-101) contribui conosco dizendo que no processo de leitura e construo de sentido dos textos, levamos em conta que a escrita/ fala baseiam-se em formas padro e relativamente estveis de estruturao e por essa razo que cotidianamente, em nossas atividades comunicativas, so incontveis as vezes em que no somente lemos textos diversos, como tambm produzimos ou ouvimos enunciados, tais como: escrevi uma carta, recebi o e-mail, achei o anncio interessante, o artigo apresenta argumentos consistentes [...] E a lista numerosa mesmo! Tanto que estudiosos que objetivaram o levantamento e a classificao de gneros textuais desistiram de faz-lo, em parte, porque os gneros existem em grande quantidade e, tambm, porque os gneros, como prticas sociocomunicativas, so dinmicos e sofrem variaes na sua constituio, que, em muitas ocasies, resultam em outros gneros.
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IMPORTANTE
Faa uma pesquisa em alguns contextos de sua escola, como por exemplo, diretoria, secretaria, cantina, portaria, etc. e pergunte aos servidores que cuidam desses setores, quais os documentos que usam no diaa-dia?
Nesta unidade, abordamos lngua, linguagem verbal e no-verbal, variao lingstica, competncia comunicativa e gneros textuais. Veja que esses tpicos esto inter-relacionados uns com os outros, pois fazem parte do processo de comunicao e interao social de qualquer contexto.
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Como voc j est municiado de conhecimentos sobre a linguagem escrita de gneros especficos, vamos tratar de alguns tpicos da fala em situaes comunicativas, aliados apresentao pessoal dos servidores que lidam diretamente com atendimento ao pblico. Na escola, a interao interpessoal ocorre o tempo todo, com todos os papis sociais. O diretor lida com professores, alunos, pais e pessoal da secretaria. Os professores lidam o tempo todo com os alunos, etc. Assim, quando se lida com pessoas, estabelecendo a interao face a face, precisamos atentar para alguns procedimentos. A cordialidade, a ratificao do outro, explicaes claras e objetivas, bom atendimento, tudo que esperamos de uma pessoa que esteja exercendo o papel de lidar com o pblico. Para que isso ocorra, devemos: prestar ateno solicitao do outro, sabendo ouvir com pacincia; tentar entender o que o outro solicita; atender s pessoas sem privilgios; no discriminar as pessoas por causa de sua forma de falar, de se vestir ou por causa de racismo; entender que a comunicao se d em se adaptar s situaes, ao tema, s pessoas envolvidas; perceber que qualquer informao da parte de quem faz um atendimento depende do conhecimento sobre o outro; evitar mal-entendidos para que no ocorram rudos na comunicao; concentrar-se na interao, ouvindo o outro com ateno.
UNIDADE 2 Interao comunicativa com o outro
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importante entender qual a funo social que exercemos em um local de trabalho e conhecer bem o servio que prestamos comunidade. Afinal, no difcil encontrar pessoas que esto exercendo uma funo, mas que parecem no saber o que esto fazendo ali, pois no tiveram a oportunidade de formar uma conscincia profissional e de saber a importncia de seu papel social. Por exemplo, quando estamos por trs de um balco atendendo alunos, pais e outras pessoas, interagimos com elas, fazendo a leitura de suas solicitaes e reivindicaes. O que foi solicitado, muitas vezes, dependendo do caso, transforma-
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Qual postura devemos adotar, no exerccio de uma funo que lida com o pblico, para garantir uma boa interao com o outro? Registre seu ponto de vista.
Estabelecemos uma boa interao e uma boa comunicao sendo prestativos e procurando dar sentido ao que ouvimos. Vamos refletir sobre interao e comunicao lendo o texto abaixo. A palavra que (des) emprega Linguagem empresarial usa termos em evidncias e garante muita pose, mas no raro diz pouco, nada ou permite interpretaes diferentes da desejada
(Por Luis Adonis Valente Correia)
Comunicao o fator gerador de impreciso, de mal-entendido, de distrbios e surpresas que grassam as empresas de hoje. Parece, e as pessoas acreditam, que todos esto falando a mesma lngua. Mas uma lngua to desprovida de significado que ou no dizem nada, ou permite diversas interpretaes. E assim todos seguem, aceitando ou fingido compreender. por meio de uma linguagem comum que se estabelece, de maneira mais explcita, a pertinncia ao meio, o sentimento de pertencer no somente empresa como tambm ao mundo empresarial, administrao que se transformou em businessshow. Os dilogos, principalmente os de seleo, recrutamento, alocao e venda de servios, pautam-se na utilizao das palavras em evidncia. Isso para demonstrar sintonia e outras dessas palavras favoritas alinhamento. O ritual da fala em administrao e negcios se transformou em um encostar de antenas de formigas que trocam o trabalho de carregar folhas pelo trabalho de emitir as palavras que fazem contato, ainda que no faam sentindo.
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se em atividades organizadas na forma de trabalho executado na secretaria de uma escola, que so: matrculas, expedio de documentos, organizao documental da vida escolar do aluno, etc.
Comunicao chic, contabilidade no . No entanto, h dois erros bsicos na comunicao no mbito administrativo que so indispensveis para a contabilidade: primeiro, utilizar a mesma palavra para definir coisas diferentes; segundo, utilizar palavras diferentes para definir a mesma coisa. Atender aos apelos dos modismos administrativos faz a comunicao oscilar e a organizao vacilar. Atualmente raro encontrar uma empresa de grande porte no Brasil que chame o empregado de empregado. Empregado chamado de colaborador. Poucas denominaes so to precisas quanto empregado. Demarca-o com tal nitidez que nos faz distingui-lo do terceirizado, por exemplo. Poucas denominaes so to imprecisas quanto colaborador. Colaborador abrange praticamente todos os nveis de relacionamento com a empresa. Com os terceirizados, por exemplo. Fornecedores e clientes so colaboradores. Pesquisadores e consumidores, tambm. Advogados e auditores, s vezes. Algumas colaboraes so pagas. Consumidores so grandes colaboradores das empresas ao comprarem seus produtos. O elogio que fazemos qualidade de um produto uma colaborao, mas isso no nos garante um crach. No h demrito algum em chamar empregado de empregado. sintoma de subdesenvolvimento evitar essa palavra por alguma conotao de explorao. muita culpa para quem quer uma empresa saudvel. Empresa saudvel aquela em que chamar os empregados de empregados no problema nem para esses profissionais nem para a empresa. A prtica empresarial invadiu os lares. Vrias empregadas domsticas ganharam a denominao de secretria, um caso de upgrade curioso: melhorar a titulao sem melhorar o cargo. Continuam com as mesmas atribuies. No acredito que eu venha a ler nos jornais: secretria cai com balde e vassoura quando limpava a janela. A no ser em caso de desvio de funo muito grande. possvel at que eu visse no jornal um grfico sobre quedas de janela, mas com certeza no seriam de secretrias.
(Texto transcrito na ntegra da Revista Lngua Portuguesa, Ano I, n. 3, 2005.)
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Muitas palavras da moda podem dificultar ou facilitar a comunicao? Por qu? Justifique sua resposta com base na compreenso do texto A palavra que (des) emprega. Para isso, registre sua opinio por escrito no seu caderno ou discuta oralmente com um colega que tambm est cursando o Profuncionrio.
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Na comunicao, principalmente nos gneros textuais escritos, utilizamos regras da lngua consideradas padro. Assim, nesta unidade, o objetivo tratar de tpicos gramaticais aplicados escrita. No mdulo Produo Textual na Educao Escolar, a autora exps como escrever com clareza, conciso, objetividade e apresentou gneros textuais oficiais, utilizados nos contextos administrativos da instituio escolar. Agora, vamos resgatar um daqueles gneros para trabalhar algumas regras da escrita oficial, pois a escrita oficial apresenta regras que so seguidas para que haja a padronizao de documentos. Podemos dizer que a escrita oficial uma variedade lingstica considerada padro.
MEMO no 034/2006
Em 1o de agosto de 2006.
Ao Sr. Diretor do Departamento Financeiro Assunto: Atraso de pagamento
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Solicito a V. Sa. verificar o motivo do atraso de pagamento, de maio de 2006, dos funcionrios auxiliares de secretaria: Joo Lopes de Almeida, matrcula n. 0007654, e Maria Luiza de Souza Lima, matrcula n. 0029876. Atenciosamente,
UNIDADE 3 Regras da escrita
Aparecida Campos Secretria Escolar
Como voc estudou no Mdulo 8, o memorando um tipo de correspondncia interna, que trata de qualquer assunto de
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Perceba que o memorando tem uma configurao mais ou menos fixa e serve a uma esfera social, por isso um gnero textual. Porm, devemos nos atentar para a linguagem que usada nesse tipo de documento e nos outros: ofcio, carta, requerimento, etc., ou seja, na redao oficial. Esse tipo de linguagem formal e enquadra-se no padro de linguagem de prestgio. Assim, fazem parte dessa linguagem algumas regras, que ressaltamos a seguir:
a) Locais e datas Devem ser escritos por extenso: Rio Branco, em 23 de junho de 2006. O primeiro dia do ms ser indicado pelo algarismo 1o No necessria a colocao de um zero esquerda da escrita de nmero que indica dia do ms: Braslia, 2 de agosto de 2006. Lei n 1.233, de 6 de abril de 2002.
b) Vocativo Invoca o destinatrio. a expresso utilizada para chamar a ateno da pessoa a quem se escreve. Deve ser seguida de vrgula. Algumas pessoas, no lugar da vrgula, usam os dois pontos. Senhor Diretor, Senhora Secretria de Estado:
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Excelentssimo Senhor: para Excelncia. Eminentssimo Senhor: para Eminncia. Senhor/Senhora: para Senhoria. Meritssimo: para Juiz
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As expresses vocativas mais usadas so:
IMPORTANTE
trabalho, utilizada entre unidades administrativas da mesma instituio, com o mesmo nvel hierrquico ou no.
c) Formas de tratamento Recorremos a essas formas para falar ou escrever a outras pessoas. Essas expresses vm de uma tradio milenar, que como expe Antnio Lima (2005, p. 9), estabeleceu que s autoridades supremas no se poderia falar diretamente, seno por meio de seus elevados atributos. Da, terem surgido expresses como Vossa Majestade, Vossa Excelncia, entre outras. Selecionamos para voc, algumas formas mais usadas: Voc (v.)/ Vocs (vv.): para pessoas de convvio social mais familiar. Senhor (Sr.)/Senhores (Srs.)/Senhora (Sra.)/Senhoras(Sras.): esses tratamentos marcam um certo distanciamento respeitoso. Vossa Senhoria (V. Sa.)/Vossas Senhorias (V. Sas.): para pessoas de cerimnia. Vossa Excelncia/Sua Excelncia: a expresso de tratamento de nvel mais elevado. Usa-se para o Presidente da Repblica, Presidente do Congresso Nacional e Presidente do Supremo Tribunal Federal. Tambm aplicada a governadores. Na escrita da redao oficial deve usar a forma por extenso bem como nos envelopes (Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica). Vossa Santidade (V. S.): para o Papa.
Pronomes de tratamento: os pronomes de tratamento indireto devem ser usados sempre com verbo na 3a pessoa do singular ou do plural, embora formalmente tais pronomes sejam da segunda pessoa. Por exemplo: V. Exa. sabe tudo. V. Exa. sabem tudo. A concordncia se faz com o sexo da pessoa a quem se dirige, como no exemplo: V. Sa. muito generoso. Usa-se Vossa (Senhoria, Excelncia, Eminncia, etc.) ao falar de terceiros, de pessoas de quem falamos. (Revista Lngua, n. 3, p. 39.)
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Vossa Excelncia Reverendssima (V. Exa. Revma.): para arcebispos e bispos. Vossa Reverendssima (V. Rera.) ou Vossas Reverendssimas (V. Revmas.): para monsenhores, cnegos e superiores religiosos. Vossa Magnificncia (V. Maga.): para reitores de universidades. Aqui, registramos alguns tpicos que so peculiares redao oficial. Contudo, indispensvel que o secretrio escolar tenha, em seu local de trabalho, um manual de redao e estilo atualizado, para que possa consultar as regras utilizadas na escrita, tais como: uso de crase, colocao pronominal, ortografia, regncia verbal, regncia nominal, conjugao verbal e uso de pontuao. Vale lembrar que aprendemos com a prti-
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A linguagem da redao oficial diferente da fala, por isso deve ser objetiva e clara. Deve-se evitar: rodeios e lugares comuns, como: venho por meio desta apresentar.... Com certeza, os materiais foram liberados; misturar tratamentos pronominais, como a mudana em um mesmo documento de V. Sa. para voc; discurso bajulador, como: com intenso apreo e admirao que tenho por V. Sa.. Outro ponto que deve ser observado na produo de redao oficial a esttica do documento, isto , a sua boa apresentao. Assim, devemos prestar ateno nas margens direita e esquerda, espaos no corpo do texto e sua centralizao no papel.
Quando conhecemos as diferentes modalidades de uso da linguagem, circulamos com mais liberdade nos diversos contextos sociais.
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IMPORTANTE
ca de escrever, isto , aprendemos escrever, escrevendo.
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Para voc que trabalha com diferentes documentos de um setor de servios, importante rever alguns conhecimentos bsicos sobre documentos, documentao e a funo social dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de arquivo. Por isso, nosso objetivo nesta unidade expor sobre os temas documentao, documentos e arquivo. Documentos Os documentos norteiam a nossa vida. Precisamos deles para registrar nossa presena e nossas aes no mundo. Vejamos esta trajetria: uma pessoa comum, ao longo de sua vida, possuidora de Registro de Nascimento, Carto de Vacinao, Ficha Individual Escolar, Boletim Escolar, Histrico Escolar, Identidade, Certido de Casamento, etc. As instituies, pblicas ou privadas, so produtoras, receptoras e, alm disso, preservam e guardam grande quantidade de documentos. Muitos documentos com o tempo deixam de existir, mas outros so preservados como memria viva: documentos administrativos e histricos esto arquivados em lugares prprios para isso, tais como: instituies privadas ou pblicas, centros de documentao, bibliotecas, etc. Entendemos por documento, conforme o Dicionrio Houaiss Eletrnico, qualquer escrito que possa esclarecer determinado fato ou objeto de valor documental, como construes, peas, papis, filmes, fotografia, entre outros. E, ainda, algo que instrua, prove ou comprove cientificamente algum acontecimento.
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UNIDADE 4 Noes de documentao e arquivo
Faa a relao de alguns documentos que voc mais utiliza na rotina de seu trabalho e explique qual a funo social deles.
Como voc mesmo identificou, cada documento que utilizamos, em um contexto especfico, tem uma funo social peculiar, isto , tem uma finalidade, um motivo de existncia. Documentao A vida moderna se apresenta de forma complexa, cuja dinmica da sociedade atual diferencia-se devido ao progresso industrial e tecnolgico. Nesse contexto, os conhecimentos so produzidos de diferentes formas e por diversas instituies.
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Quanto finalidade da documentao, vamos ler o que Joo Bosco Medeiros e Sonia Hernandes tm a dizer:
Em sentido amplo, a documentao tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir sua divulgao e utilizao, proporcionando o desenvolvimento da cincia e da tecnologia, a finalidade da documentao, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de como utilizada.
(MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretaria. So Paulo: Atlas, 2004. p. 211.)
A funo social da documentao de auxiliar o planejamento, o estudo, a pesquisa de qualquer campo ou nvel, a busca da histria, de fatos, isto , referncias necessrias para se tomar decises e, sobretudo, gerar informao. Conforme a natureza da empresa, a informao se organiza e se encontra disponvel na forma de jornais, livros, manuais, noticirios, boletins, teses, monografias, programas de computador, etc. Em uma secretaria escolar, por exemplo, as informaes peculiares esto registradas em gneros (documentos) especficos: livros-ata, histricos escolares, dirios de classe, memorandos, requerimentos, ofcios, projeto poltico-pedaggico da escola, atas de conselho de classe, etc. Tais documentos organizam e regulam o trabalho de um contexto, em relao ao processo de produo, distribuio e utilizao desses documentos. Por meio desse processo se organiza e registra a vida escolar do aluno, escrevendo pginas e pginas da histria de uma escola, cidade, estado ou pas, enfim, da sua educao. A documentao se apresenta na forma comercial, cientfica ou oficial, conforme sua organizao, utilizao ou finalidade. comercial quando organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais. cientfica quando o objetivo principal o de proporcionar informaes cientficas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. E, por fim, oficial quando sua organizao e utilizao tm o objeti-
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IMPORTANTE
Para que seja mais fcil o acesso a eles, documentos especializados so produzidos e normatizados, registrando fatos e conhecimentos conforme sua funo social. Desse processo, surge a documentao que constitui o conjunto de mtodos que tem como objetivo a produo, sistematizao, distribuio e utilizao de documentos.
vo de auxiliar e assessorar a Administrao Pblica no que diz respeito coleta e classificao de documentos oficiais, tais como: Leis, Leis Complementares, Decretos, etc. Hoje, a informtica tem nos ajudado muito, facilitando a busca de documentao e informaes em bancos de dados sistematizados de forma precisa e eficiente, tanto que vrias empresas j esto informatizadas, inclusive as instituies de ensino. Arquivo Produzimos documentos e mais documentos. E precisamos guard-los de alguma forma, visto que neles encontram-se informaes preciosas. E como fazer isso?
Geralmente, como voc guarda seus documentos pessoais, tais como: diplomas, certides, entre outros?
Arquivar guardar documentos de forma organizada em um arquivo. Vamos ler o que as informaes do Dicionrio Houaiss nos diz sobre arquivo:
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Arquivo
1. Conjunto de documentos manuscritos, grficos, fotogrficos, etc., produzidos, recebidos e acumulados no decurso das atividades, de uma entidade pblica ou privada. Inicialmente, como instrumentos de trabalho e posteriormente conservados como prova e evidncia do passado, para fins de direito dessa entidade ou terceiros, ou ainda para fins culturais e informativos. 2. Conjunto de documentos relativos histria de pas, regio, cidade, instituio, famlia, pessoa, etc. 3. Recinto onde se guardam esses documentos. 4. Conjunto de dados digitalizados que pode ser gravado em um dispositivo de armazenamento e tratado como ente nico. Arquivos podem conter representaes de documentos, figuras estticas ou em movimento, sons e quaisquer outros elementos capazes de serem digitalizados.
(HOUAISS, Antnio. Dicionrio Houaiss da Lngua Portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2004. p. 294).
Resumidamente: arquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituies pblicas ou privadas, ou ainda por pessoas. E so divididos em duas categorias: pblicos e privados. Os pblicos so produzidos ou recebidos por instituies governamentais de carter federal, estadual ou municipal. Os privados so
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Os arquivos constituem fontes culturais de grande relevncia, pois guardam a memria histrica individual e coletiva, manifestaes culturais, fatos da civilizao, leis, criaes cientficas e tecnolgicas, etc. E, por isso, devem ser preservados.
Escreva sobre a importncia da organizao de arquivos pblicos e privados, bem como sua funo social.
Tipos de arquivo Os arquivos so classificados em trs tipos: ativo, inativo e morto. A esses tipos relaciona-se a freqncia do uso ou consulta. Arquivo morto: onde esto guardados documentos que nunca ou pouqussimas vezes so consultados. Apesar da condio desse tipo de arquivo, no deve ser considerado depsito de lixo. Existem depsitos prprios para esse tipo de arquivo, como por exemplo: caixas de papelo prprias. Arquivo inativo: armazena documentos com pouca freqncia de uso. Uma boa opo para esse tipo de arquivo, quando h grande quantidade de documentos, a microfilmagem, cujo processo de reproduo fotogrfica reduzida atinge 95% do tamanho original do documento.
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Arquivo ativo: guarda documentos que so utilizados com muita freqncia, documentos em processo de concluso e, tambm, do ano letivo.
Espcies de arquivo Especificamente, os arquivos de instituies pblicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judicirias ou legislativas, so classificados em trs espcies: correntes, temporrios e permanentes. Arquivo corrente: blocos de documentos atuais que so con-
IMPORTANTE
produzidos e recebidos por pessoas fsicas, conforme suas atividades especficas, e instituies que no so pblicas. O arquivo tem como funo classificar, organizar e preservar a documentao.
sultados com muita freqncia, para a realizao de tarefas, esclarecimento de dvidas e pesquisas. Arquivo temporrio: bloco de documentos que retirado de arquivos correntes para ser transferido para depsitos temporrios. Arquivo permanente: bloco de documentos de carter histrico, cultural ou cientfico que so preservados indefinidamente.
Responda a questo antes de ler o tpico abaixo: existem documentos que possuem tempo de validade? Por qu?
Destruio de documentos: como se faz? Vamos pensar que alguns documentos possuem data de validade. Alguns documentos so guardados por 1, 2 ou 5 anos. Depois que o tempo de validade dos documentos venceu, eles so destrudos.
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Para que possamos destruir qualquer documento, com data de validade, de domnio pblico, que no serve mais, precisamos fazer o registro em documento prprio e observar, primeiramente, as regras da instituio.
Para efetivar a classificao de validade de tempo de certos documentos necessrio analisar a sua importncia, o seu valor documental e social, e se caiu em desuso.
Transferncia de documentos Com freqncia, preciso verificar as condies dos arquivos para realizar a transferncia de documentos. Com a verificao e anlise de documentos, saberemos para onde transferir os documentos, se para o arquivo inativo ou morto, ou se o documento permanece no arquivo ativo. Os processos de transferncia de documentos so: peridico fazemos a transferncia de documentos para o
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Permanente em que a transferncia de documentos se d em intervalos no preestabelecidos, quando for necessrio, devido ao acmulo de documentos. Dirio em que a transferncia , como o prprio nome diz, diria, quando consultamos um documento e verificamos que no mais necessidade mant-lo no arquivo ativo, ento, podemos transferi-lo para o arquivo inativo ou morto. O ato de preservar documentos to importante que h uma lei na constituio que assegura isso. Vejamos o que diz o artigo abaixo:
Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: (EC n. 42/2003) I as formas de expresso; II os modos de criar, fazer e viver; III as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas; IV as obras objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes artstico-culturais; V os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico. 1o O poder pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e preservao. 2o Cabem Administrao Pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. 3oA lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento de bens e valores culturais. 4o Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei. 5o Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminiscncias histricas dos antigos quilombos.
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Com o passar do tempo, houve o aumento de produo e veiculao de informaes tcnicas e cientficas em diferentes setores da sociedade. Na Administrao Pblica, principalmente, tem-se produzido, a cada dia, mais e mais documentos. Com isso, atualmente o objetivo de preservar e arquivar documentos no s histrico, mas sim de racionalizar a informao, proporcionar a eficincia administrativa e tornar prtica a tomada de decises.
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Antigamente, a preservao documental tinha carter histrico. A preocupao primordial era justamente proteger a memria histrica dos fatos registrados na forma de documentos.
IMPORTANTE
arquivo inativo ou morto, de forma planejada, em dias preestabelecidos.
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Como sabemos, os documentos registram fatos e informaes teis e relevantes, por isso precisamos arquiv-los em lugares prprios e seguros. Existem vrios tipos de pastas, depsitos de papelo, equipamentos de ferro e fichrios para o arquivamento de documentos. Portanto, nesta unidade, nosso objetivo identificar os procedimentos para guardar documentos.
Organizao de arquivos Na organizao de arquivos, precisamos observar alguns princpios bsicos, como segurana, previso, simplicidade, acesso e flexibilidade.
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A preocupao com a segurana de arquivos imprescindvel. Por isso, necessrio tomar medidas contra incndio, extravio e condies imprprias de preservao de documentos e manter os sigilosos em lugar conveniente.
UNIDADE 5 Onde arquivar os documentos?
muito desagradvel ter de encontrar um documento no arquivo, com urgncia, e no conseguir. Por isso, o arquivo deve proporcionar preciso para quem o consulta. Assim, quem organiza um arquivo deve assegurar bom acesso a quem precisa utiliz-lo, garantindo que os documentos sejam localizados com facilidade. Para que isso ocorra, o arquivo precisa ser simples, funcional e de fcil compreenso.
Com a dinmica dos servios administrativos e com o passar do tempo, a tendncia o nmero de documentos aumentar.
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Mtodos de arquivamento Como vimos, arquivar um processo que exige conhecimento e tcnica. Na maioria das vezes o adquirimos na prtica rotineira de nosso trabalho, na secretaria da escola. J falamos sobre documentao, tipos e espcies de arquivo, e transferncia de documentos. Agora, vamos relembrar ou conhecer alguns mtodos de arquivamento? So vrios os mtodos de arquivamento: alfabtico, numrico e alfanumrico. Contudo, nesta unidade, vamos falar do mtodo alfabtico, que o mais simples, prtico e proporciona-nos consultas diretas e rpidas. Alm disso, o mais utilizado nas instituies, principalmente na secretaria escolar, onde o mais importante, para ns, so os nomes dos alunos.
Vamos pr em ordem alfabtica os seguintes nomes: Maria Eduarda Melo Dias Jos Alencar de Lima Junior Pedro Jaime de Sousa Filho Alice Moura Neves Carlos Nascimentos Barbosa
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Bem, voc j comeou organizando o exemplo do mtodo alfabtico. Agora, vamos descrever algumas regras do mtodo e sua ordem de arquivamento.
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O mtodo alfabtico refere-se ao nome de pessoas, de empresas ou razes sociais.
IMPORTANTE
Isso nos leva a observar o crescimento do volume e a complexidade dos documentos a serem arquivados. Por isso, no precisamos adotar normas rgidas de arquivamento, mas sim sermos flexveis para esse procedimento, para que no sejam arquivados quaisquer documentos.
Arquivamento por nomes

Nome de pessoas Lucas Eduardo de Sousa Dias Lcia Maria Aguiar Alice Sales de Monteiro Dr. Joo Almeida Soares Manuel Carvalho Filho Vanda Almeida Pazos Almir Lima Dutra Junior Dalva Del Vigna Luis Castelo Branco Pedro de Marco Dbora Ferreira Vasconcellos Ordem de arquivamento Aguiar Lcia Maria Carvalho Manuel (Filho) Castelo Branco Luis De Marco Pedro Del Vigna Dalva Dias Lucas Eduardo de Sousa Dutra Almir Lima (Junior) Monteiro Alice Sales de Pazos Vanda Almeida Soares Joo Almeida (Dr.) Vasconcelos Dbora Ferreira
A classificao por ordem alfabtica permite vrios procedimentos: palavra por palavra, letra por letra, at o final de cada palavra; o ltimo sobrenome vem primeiro, por exemplo: Dias Lucas Eduardo de Sousa no se considera na ordem de arquivamento: ttulos, graus de parentesco, tais como: Dr., Junior e Filho;
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nomes precedidos por prefixos so arquivados conforme a primeira letra do prefixo. A primeira letra do prefixo escrita com letra maiscula: Del Vigna Dalva; no se separa sobrenome composto por substantivo e adjetivo: Castelo Branco Luis. Conectivos como de, do, da, e, que antecedem sobrenome, no so considerados na ordem de alfabtica: Monteiro Alice Sales de.
Nome de empresas Editora Parbola Banco do Brasil Mercado Boa Sorte O Estado de So Paulo 2 Irmos Oliveira Mercado Ordem de arquivamento Banco do Brasil Dois Irmos Oliveira Mercado Editora Parbola Estado de So Paulo (o) Mercado Boa Sorte
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escrevemos os nmeros por extenso; no consideramos o artigo (a, as, o, os) no arquivamento, ele deslocado para o fim: Estado de So Paulo (o).
Arquivamento por assunto Arquivam-se os documentos, em pastas, por ordem de assunto. Dentro das pastas, por exemplo, pode-se obedecer a ordem de data, por exemplo.
Dia dos Estudantes Dia dos Professores Festa Junina Reunio do Conselho de Classe
Como j vimos, o mtodo alfabtico possibilita vrios procedimentos de arquivamento. Quando arquivamos, organizamos pastas de acordo com o mtodo de classificao que escolhemos e, dentro das pastas, tambm organizamos documentos conforme uma classificao, dependendo da funo do arquivo e do tipo de documento. Veja o exemplo: em um arquivo ordenado pelo gnero da correspondncia, h uma pasta para cada gnero: Avisos, Memorando, Ofcio e Requerimento. Em cada pasta os documentos so arquivados por data. Em uma secretaria escolar, os arquivos so organizados de diferentes formas, pois h uma diversidade de documentos que so manuseados e preservados nos arquivos, como documentos de alunos, correspondncias oficiais, livros-ata, dirios, Leis, etc.
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Outras formas de arquivamento So as necessidades da secretaria escolar que ditam a forma de arquivar documentos. s vezes, h necessidade de arquivar documentos por data, ano, srie. o caso de correspondncia expedidas e recebidas, dossis ou pastas de alunos. Vale
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IMPORTANTE
No arquivamento de nome de empresas segue a ordem direta, observando o seguinte:
ressaltar que os documentos dos alunos, em muitas escolas, so arquivados em armrios de grande porte com pastas suspensas, para tornar prtico o manuseio.
Pesquise como so arquivados documentos em sua escola. Depois, convide um(a) colega da escola e organize um arquivo, conforme procedimentos aqui descritos neste mdulo ou conforme a pesquisa realizada.
Protocolo e Registro Um servio essencial o registro de entrada e de sada de documentos na escola. Para isso, necessrio o uso dirio do livro de protocolo, pois somos seres humanos e a nossa memria costuma falhar. Com registros escritos, podemos esclarecer dvidas, atestar a expedio e recebimento de documentos. Informtica Hoje, quem trabalha com o computador sabe da sua grande utilidade. Muitas escolas de vrias cidades do pas j esto equipadas com computadores, utilizando a tecnologia da informtica. Contudo, conhecemos a realidade do Brasil, h uma triste desigualdade social: muitas escolas j se servem do computador para a otimizao dos servios administrativos, porm muitas outras ainda utilizam mquina de escrever. As pessoas, que trabalham nas escolas informatizadas, relatam que a informtica um sistema que ajuda muito nas rotinas da escola.
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Nossa esperana que todas as escolas do Brasil tenham computadores e que sejam utilizados para facilitar os servios administrativos da equipe da secretaria escolar.
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O objetivo desta unidade falar de algumas atitudes que podemos adotar para estabelecer uma boa interao com as pessoas no contexto de trabalho e refletir sobre tica profissional. Nem sempre a formao tcnica para lidar com o trabalho o suficiente para desempenhar bem as atividades atribudas a ele. Hoje, precisamos aprender a estabelecer uma boa relao e interao com as pessoas, principalmente no contexto escolar. Para isso, necessrio observar, primeiramente, como podemos fazer isso. Ento, aconselhamos o seguinte: a discrio; o respeito s pessoas; o respeito s leis e hierarquia; o interesse pelo trabalho que se prope realizar; a organizao da tarefas dirias; o saber ouvir; a sensibilidade para dividir tarefas de forma eqitativa entre os colegas de trabalho.
No cumprimento de tarefas, devemos atentar para o seguinte: diviso do trabalho entre os pares de forma eqitativa;
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ouvir os pares nas suas dvidas em relao ao servio as eles atribudos; conferir os servios realizados; no concordar com a sada de documentos da secretaria sem acompanhamento; conferir escriturao produzida na secretaria escolar com a finalidade de evitar assinatura e expedio de documentos com erro.
UNIDADE 6 Atitudes no contexto de trabalho e tica profissional
Faa uma reflexo sobre a seguinte afirmao e comente-a: s vezes, muito complicado estabelecer uma boa interao interpessoal, visto que nem todas as pessoas do meu local de trabalho respeitam a discrio e assumem suas responsabilidades.
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Quando assumimos uma funo social em uma instituio pblica ou privada, devemos atentar para questes ticas. preciso saber o que tica e como podemos ter uma postura tica. Contudo, complexo definir essa palavra que tem tantos significados para ns. Para que possamos refletir sobre tica, vamos ler o texto a seguir.
A tica Hoje
Conforme a frase de Kant: age de maneira que possas querer que o motivo que te levou a agir se torne uma lei universal, temos como centro a conscincia moral e, portanto, a responsabilidade moral da pessoa. Assim, o dever tico apela para o pessoal, individual, mesmo que no se viva sozinho no mundo. O filsofo Theodor Adorno (1903-1969) diz que a tica est reduzida a algo individual, privativo. O filsofo Hegel defendia que a liberdade acontece eticamente dentro das instituies histricas e sociais, como na famlia, na sociedade civil e no Estado. Ele afirmava que o Estado a realidade efetiva da idia tica. Hoje, vemos que os grandes problemas ticos esto ao redor da famlia, da sociedade civil e do Estado. Ento, ao vermos uma tica concreta, no podemos deixar de lado essas estruturas em que estamos inseridos. A humanidade no sculo XX sentiu-se abalada em duas ocasies. Podemos afirmar que foram episdios devastadores os de 1914-1918, a 1a Guerra Mundial, e de 1939-1945, a 2a Guerra Mundial. Esses acontecimentos atingiram todos os aspectos da vida e da cultura mundial. Tivemos um repensar sobre sociedade, poltica, costumes, crenas, saber, cincia. Algumas anlises, diagnsticos e previses colocavam a humanidade numa responsabilidade tica otimista, e outras mostravam um fim fatal. Na dcada de 1980, temos o incio da chamada idade da tica. Nas linguagens religiosas, nas filosofias, nas polticas, nas cincias humanas em geral, os temas ticos passam a ser privilegiados, e a exigncia tica no comportamento do homem desencadeia uma nova maneira de ser na sociedade. Na dcada de 90 pudemos perceber que a crise maior da humanidade aconteceu no terreno das razes de viver e nos fins que do sentido ao viver. Estamos hoje numa crtica tica, anunciadas no presente, mas que ser do futuro. Ela no a crise do Ter mais, a crise do Ser. a busca entre sentido e no-sentido. Aqui se localiza a crise onde se desenrolam os temas ticos, tanto na linguagem quanto nas preocupaes do mundo ocidental. Voltando ao lugar dos acontecimentos dos grandes problemas ticos de hoje a famlia, sociedade civil e Estado , deparamo-nos com uma tica concreta. Ento, cabe investigar e refletir sobre essas questes e outras como as seguintes.
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O que tica no relacionamento familiar?

Quem dita os direitos e deveres dos pais e filhos? A autoridade dos pais vem de onde? Que tipo de educao deve ser dada aos filhos? Quem d as ordens da casa so os pais ou os filhos? Quem pode querer impor a sua vontade, os pais ou os filhos? O amor um sentimento livre? Qual o sentido de fidelidade que temos hoje? O que dizer hoje da promessa do sim, at que a morte nos separe? Qual deve ser a nova tica nas formas de relacionamento heterossexual? Como fundamentar as diferentes escolhas de vida, desde a vida celibatria at a homossexual?
O que tica no relacionamento da sociedade civil?

Numa sociedade excludente, como falar de tica onde a propriedade um privilgio de poucos? E o que dizer quando o desemprego alto e baixa a perspectiva de salrio justo? E quanto s formas de explorao da mo-deobra num sistema capitalista? Numa sociedade civil, composta de analfabetos
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IMPORTANTE
tica profissional
(nas letras e na poltica), falar de tica sempre pensar em revolucionar toda uma situao atual? Ouvimos dizer que precisamos ter em nosso pas uma reforma do Estado (que seria reforma poltica, fiscal, estrutural...). O discurso longo e duradouro, pois parece que no h interesse que isso venha a acontecer. De outro lado, vemos que no haver reforma do Estado se no houver uma reforma tica sobre a idia do bem comum, do bem pblico o que de todos e de ningum , da propriedade particular que hoje nas doutrinas ticas vista como uma forma de extenso da personalidade humana, do seu povo, de sua segurana pessoal e, acima de tudo, da autoconfiana sobre o mundo em transformao.
O que tica no relacionamento com o Estado?

Temos aqui problemas ticos complexos. Somente h liberdade do indivduo quando se respeita a liberdade do cidado em um Estado livre e direito. Portanto, o respeito e a tica adquirida por meio de leis, como a Constituio, os Direitos Humanos, a definio e diviso dos poderes para evitar abusos, com prtica de eleies peridicas. Ningum livre numa ditadura. O questionamento sobre a funo do Estado est entre as alternativas: - os Estados existem de fato com o intuito de buscar um interesse comum e universal, deixando interesses de classes ou de pequenos grupos; ou - os Estados so aparelhos conquistados por grupos ou classes para fazer uso como instrumento de hegemonia, para dominao e explorao. Inquieta-nos muito em nossa conscincia moral toda forma de poltica ditatorial, totalitria e autoritria. Quem gosta de ser submetido a uma forma de incapacidade de escolha, de ao, de questionamento e mudana? O que est sustentando hoje as relaes internacionais? O que dizer do problema moderno que enfrentamos e do qual estamos vivendo que a massificao? Essa massificao acontece nas relaes de trabalho, na vida social e familiar. As pessoas vo sendo colocadas cada vez mais na funo de simplesmente aceitar as coisas, de serem indiferentes aos fatos, perdendo a arte de falar e de expressar-se, perdendo, por isso, a voz e a vez. Filsofos do nosso tempo falam da despolitizao das massas, do desaparecimento ou dominao do espao pblico.
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(WONSOVICZ, Silvio. Aprendendo a viver juntos: investigando a tica. 9. ed. Florianpolis: Sophos, 2005. p. 79-82.)
Agora que voc leu o texto sobre tica e tirou suas prprias concluses do que seja isso, discuta com colega(s) a respeito do tema. Depois, escreva sobre o que ser tico para voc.
Para voc relembrar o que tica, retiramos do mesmo livro do texto A tica Hoje (p. 15) a seguinte definio.
tica: vem da lngua grega, ethos, significando modo de ser, a forma usada pela pessoa para organizar sua vida em sociedade. o processo feito pela pessoa de transformar em normas/regras prticas os valores surgidos no grupo e na cultura em que vive.
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Como ser tico sempre pode ser um ato de educar? Reflita sobre esse enunciado e d seu ponto de vista.
Princpios ticos profissionais No nosso objetivo dar receita de princpios ticos de um profissional. Contudo, sempre bom revisar tais princpios: respeito profisso; manter sigilo profissional, zelando de assuntos administrativos e que dizem respeito direo, a coordenadores, a professores, aos alunos, isto , a todas as pessoas envolvidas no processo educativo; ser firme e verdadeiro em seu discurso e na conduta profissional, para que possa gozar da confiana das pessoas; cumprir suas obrigaes de forma honrada e correta; cumprir horrio e realizar com eficincia e pontualidade as tarefas que lhe forem confiadas; reconhecer suas limitaes e tentar desenvolver habilidades que lhe possibilitem desempenhar bem suas tarefas; zelar pelo patrimnio da instituio onde atua;
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zelar pelas normas e procedimentos institucionais; evitar omisses, negligncias e atos irresponsveis que prejudiquem a instituio e as pessoas.
IMPORTANTE
Vale enfatizar que no Mdulo 1 do Profuncionrio, esse assunto discutido. Contudo, refletir sobre ele nunca demais.
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Nas nossas aulas, estamos falando de linguagem, interao, documentos, modo de arquiv-los e, tambm, de alguns papis sociais que so to importantes para o funcionamento da escola. Pois, como j dissemos, a escola constitui uma instituio e precisa da atuao de pessoas para existir. Ento, neste contexto, falaremos de quem trabalha como encarregado(a) administrativo(a) e secretrio(a) escolar. Contudo, o que falamos aqui serve para muitos(as) servidores(as) da escola. Portanto, o objetivo desta unidade identificar a contribuio de servidores(as) administrativos(as). A escola uma instituio social que tem por finalidade oferecer a educao formal, isto , uma educao que est organizada na forma de currculo, disciplinas de diferentes reas do conhecimento, metodologias, que envolvem trabalho pedaggico e tambm outros servios, que so realizados por muitos servidores.
Para falar de papis sociais e de escriturao escolar, tomamos como base a estrutura administrativa de escolas pblicas do Distrito Federal. Isso no significa que todas as escolas pblicas do Brasl tenham essa mesma estrutura administrativa, mas essa referncia nos auxilia para um trabalho mais linear. Portanto, cabe a voc comparar nossa exposio e tirar proveito, ao mximo, do que for nescessrio para sua formao. Lembre-se de que aprendemos o tempo todo, pois precisamos de solues para os problemas que surgem no trabalho.
Normalmente, a direo de uma escola composta por cinco papis sociais: diretor(a), vice-diretor(a), assistente pedaggico(a), assistente administrativo(a) (encarregado ou encarregada) e secretrio(a) escolar (chefe de secretaria). Vejamos que no so apenas cargos, mas essas pessoas, ao assumirem suas funes na escola, esto assumindo tambm seu papel social de educador, pois esto lidando com pessoas que esto em processo de formao. Aqui, como j dissemos, vamos falar apenas de alguns desses papis sociais. Encarregado(a) administrativo(a) Esse papel social faz parte do quadro de servidores(as) de cargo de confiana. Na ausncia do diretor(a) ou vice-diretor(a), o(a) encarregado(a) administrativo(a) que assume a direo, temporariamente, da escola, visto que assessora a direo. A pessoa que assume tal papel tem em sua rotina cuidar dos servios referentes ao quadro de pessoal da escola. Assim, algumas atribuies desse papel social so: fazer o controle de freqncia, atestado mdico, abonos, licena-gestante e outras licenas; fazer o controle do percentual de professores que tm direito a tirar a licena-prmio; fazer o controle de gratificao dos professores, etc. E, ainda, cuidar do patrimnio da escola, registrando, em livro prprio, quando ocorrer dano a ele ou roubo de algum bem. Tambm a essa pessoa cabe tomar as providncias para que o fato seja registrado pela polcia.
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UNIDADE 7 Contexto de trabalho e papis sociais
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Se no h quem cuide do pessoal e da estrutura fsica da escola, com certeza no haver como oferecer uma educao satisfatria aos(s) alunos(as), pois como sabemos necessrio um conjunto em funcionamento, mas por trs disso h sempre o exerccio de um papel social.
Entreviste um(a) encarregado(a) administrativo(a) e pea a ele(a) que fale sobre suas atribuies sociais na escola e depois discuta em grupo a importncia do trabalho dessa pessoa para a escola. Seria interessante perguntar a este profissional quais so os gneros (documentos) que ele/a utiliza em seu trabalho.
Papel do(a) secretrio(a) e seus(suas) auxiliares O que o(a) secretrio(a) e seus auxiliares fazem na escola uma forma peculiar de educar, em que cada um(a) contribui com seus conhecimentos e seus servios especficos. Vale ressaltar que algumas atribuies so restritas a esse profissional, como as que se seguem: assessorar o(a) diretor(a) da escola em servios tcnicos, relacionados secretaria; identificar a documentao de toda a escola;
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planejar, coordenar, controlar e supervisionar as atividades da secretaria; cuidar da vida escolar do aluno; prestar atendimento e informaes a pais e alunos sobre assuntos pertinentes ao interesse dessas pessoas, observando o aspecto sigiloso da informao; manter atualizados todos os livros da secretaria; participar de reunies; organizar e atualizar arquivos, coletneas de Leis, regula-
IMPORTANTE
Alm dessas atribuies, tambm responsvel em vistoriar o funcionamento fsico da escola com o objetivo de averiguar se tudo est em ordem, se no est faltando gua, energia eltrica, etc.
mentos e outras normas relacionadas escola; elaborar redao pertinente escola e digitar (ou datilografar), quando necessrio; instituir e encaminhar processos relacionados secretaria; orientar professores(as) quanto ao preenchimento do dirio de classe; acompanhar lanamentos de menes, conceitos ou notas, dias letivos e freqncia; supervisionar entrada e sada de documentos; assinar documentos da secretaria; realizar outras atividades pertinentes secretaria; Cabe, ainda, especificar as atribuies de seus(suas) auxiliares.
Comente sobre a importncia dos trabalhos desenvolvidos na secretaria escolar para o funcionamento da escola.
Especificaes que devem ser observadas
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H trabalhos que so especficos da secretaria escolar que devem ser observados, tais como: 1 abertura e encerramento do ano ou semestre eletivo; 2 expedio de registro de diplomas e certificados; 3 matrculas de alunos(as) por srie, turma, turno e nvel de ensino;
4 incinerao de documentos escolares; 5 levantamento de informao para o censo escolar; 6 organizao de documentos para nomeao e exonerao do diretor(a), vice-diretor(a) e secretrio(a); freqncia de alunos(as) s aulas; recebimento e expedio de transferncias de alunos(as); trancamento de matrcula e desistncia;
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dispensa de educao fsica; resultados de avaliao parcial, bimestral, semestral, final e, tambm, recuperao de estudos; aproveitamento, adaptao, equivalncia de estudos e promoo excepcional de estudos.
Como percebemos, so muitas as atribuies das pessoas que lidam com os servios da secretaria escolar, algumas so especficas ao() secretrio(a), como por exemplo: assinar documentos e registro de nomeao e exonerao do(a) diretor(a). O trabalho dessas pessoas essencial para o funcionamento da escola, pois por suas mos passam documentos que asseguram, em qualquer poca, a verificao da identidade de cada aluno(a) e o seu panorama de estudo.
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IMPORTANTE
controle de alunos(os) aprovados, reprovados, em recuperao e em dependncia;
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Cada instituio pblica ou privada, prestadora de servios especficos, possui documentos que marcam as atividades que so realizadas nesse determinado contexto. A esses documentos chamamos de gneros textuais administrativos, burocrticos ou institucionais. Veja um exemplo: geralmente, em um banco, os gneros textuais peculiares a seus servios so cheques, formulrios bancrios com diferentes finalidades, contratos financeiros, principalmente procedimentos realizados por meio eletrnico, etc. Muitas instituies administrativas produzem gneros comuns, como: cartas comerciais, atas, memorandos, ofcios, contratos, etc. Mas, o que muda em seus textos o assunto, a finalidade, que expede e que recebe. Partindo dessa primeira exposio, o objetivo desta unidade explicar os gneros textuais administrativos da escola e seus usos. A escola tambm possui seus gneros textuais especficos. O professor, por exemplo, trabalha com o livro didtico, textos, dirio de classe, etc. A secretaria tambm possui seus gneros textuais peculiares, isto , o conjunto de textos com configuraes especficas, que pertencem a um contexto especfico e que serve a uma esfera social, que a comunidade da escola. Portanto, ofcio, requerimento, ata, ficha, certificado, histrico escolar, declarao, memorando, cadastro de professores(as), dirio de classe so, por exemplo, gneros textuais da secretaria escolar, pois tm configuraes e finalidades especficas e servem, principalmente, para estabelecer a comunicao entre as pessoas. Quando o(a) aluno(a) recebe seu histrico escolar pode ler a sntese de toda a sua trajetria de estudos, pesquisa, resoluo de questes, interao com professores(as), colegas e direo, etc. Isso significa que o histrico escolar um gnero textual da linguagem escrita, que tem uma finalidade social: a histria escolar de uma pessoa que passou pelo ensino fundamental e/ou mdio.
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UNIDADE 8 Escriturao escolar: gneros administrativos
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Cada texto bem sucedido cria para seus leitores um fato social. Os fatos sociais consistem em aes sociais significativas realizadas pela linguagem, ou atos de fala. Esses atos so realizados atravs de formas textuais padronizadas, tpicas e, portanto, inteligveis, ou gneros, que esto relacionadas a outros textos e gneros que ocorrem em circunstncias relacionadas. Juntos, os vrios tipos de textos se acomodam em conjuntos de gneros dentro de sistemas de gneros, os quais fazem parte dos sistemas de atividades humanas.
(BAZERMAN, Charles. Gneros textuais, tipificao e interao. So Paulo: Cortez, 2005. p. 22.)
Faa um levantamento dos documentos com os quais a secretaria escolar lida, no que se refere ao aluno.
Gneros da secretaria escolar Neste longo tpico, identificaremos gneros textuais escritos que so utilizados na escola e que tambm os chamamos de escriturao escolar. Veja que cada gnero tem uma finalidade social.
Ata de abertura de ano letivo Tem como finalidade registrar a abertura do ano letivo que um fato relevante histria da escola e da educao.
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ATA DE ABERTURA DO ANO LETIVO DE 2006

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Aos vinte e sete dias do ms de fevereiro do ano de dois mil e seis, de acordo com o Calendrio Escolar, aprovado pelo Parecer n. seis, de vinte e um de agosto do ano de dois mil, que determina a oferta de duzentos dias letivos para o corrente ano, iniciou-se as atividades do ano letivo de dois mil e seis, com adoo da(s) grade(s) curriculare(s) aprovada(s) pelo Parecer n. oito, do ano de dois mil. A instituio de ensino funcionar no corrente ano letivo no Ensino Fundamental Segunda Fase, de quinta a oitava srie. Nada mais tendo a relatar, eu, Maria da Glria Campos Peixoto, Secretria, lavrei a presente ata, que ser assinada por mim e pelo Diretor desta instituio de ensino. So Pedro, 28 de fevereiro de 2006.
Joo Ribeiro Costa Diretor
Maria Campos Peixoto Secretria
IMPORTANTE
Gneros Textuais
Ata de encerramento de ano letivo Segue o mesmo padro da anterior, mas com outra finalidade: registrar o encerramento do ano letivo. Vale ressaltar que pode se relatar, na forma de ata, o que foi modificado durante o ano letivo referente turma, aluno e outros tpicos. ATA ENCERRAMENTO DO ANO LETIVO DE 2006
Aos vinte dias do ms de dezembro do ano de dois mil e seis, de acordo com o estabelecido no Calendrio Escolar, aprovado pelo Parecer n. seis, de vinte e um de agosto do ano de dois mil, que determina a oferta de duzentos dias letivos para o corrente ano, encerrou-se o ano letivo de dois mil e seis, aps terem sido cumpridos duzentos dias letivos e executadas a(s) grade(s) curriculare(s) aprovada(s) pelo Parecer n. oito, do ano de dois mil. A instituio de ensino funcionou nos turnos vespertino e matutino. Com oferta de Ensino Fundamental Segunda Fase, de quinta a oitava srie. Sendo quinta e sexta srie no perodo matutino e stima e oitava srie, no perodo vespertino. Nada mais tendo a relatar, eu, Maria da Glria Campos Peixoto, Secretria, lavrei a presente ata, que ser assinada por mim e pelo Diretor desta instituio de ensino. So Pedro, 28 de fevereiro de 2006. Joo Ribeiro Costa Diretor Maria Campos Peixoto Secretria
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Observamos que datas e nmeros de documentos so escritos por extenso, nesse tipo de documento.
Termo de abertura e encerramento do instrumento (livro) de registro de investiduras e exoneraes

TERMO DE ABERTURA
Este livro contm 240 pginas, numeradas e rubricadas por mim, destinandose ao registro de investidura e exonerao de Diretores, Vice-diretores e Secretrios Escolares.
Estabelecimento de Ensino
Local e Data
Assinatura do(a) Diretor(a)
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TERMO DE ENCERRAMENTO
Nesta data, esgotamos todas as suas folhas, declaramos encerrado o presente livro de Registro de Investidura e Exonerao.
Local e Data
Assinatura do(a) Diretor(a)
Termo de investidura do diretor(a), vice-diretor(a) e secretrio(a) A autoridade responsvel pela posse definida no Regimento Escolar da Instituio de Ensino. TERMO DE INVESTIDURA DO DIRETOR
Aos doze dias do ms de fevereiro do ano de dois mil e seis, a Senhora Jlia Cardoso de Lima, natural de Braslia/DF, Registro Profissional n. 432 758, Carteira de Identidade n. 145 567 SSP/DF, 27 de abril de 1985, assume a funo de Diretora do Centro de Ensino Fundamental Ansio Teixeira, para qual foi nomeada, por meio do Ato de Nomeao n. 8, de 26 de janeiro de 2006, publicado no D.O.U n. 0056, de 17 de janeiro de 2006. Braslia/DF, 12 de fevereiro de 2006.
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Carimbo e assinatura Da autoridade competente Carimbo e assinatura do(a) empossado(a).
TERMO DE EXONERAO DO VICE-DIRETOR

Aos vinte e dois dias do ms de novembro de dois mil e cinco, foi exonerado da funo de Vice-Diretor do Centro de Ensino Mdio Padre Anchieta, o Senhor Jos Antnio Dias Castro, por meio do Ato n. 46, de 18 de novembro de 2005, publicado no D.O.U n. 98, de 16 de novembro de 2005.
Braslia/DF, 23 de novembro de 2005.
Carimbo e assinatura Da autoridade competente
Carimbo e assinatura do(a) exonerado(a).
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Termo de exonerao do diretor(a), vice-diretor(a) e secretrio(a)
IMPORTANTE
Documentos pertinentes ao aluno Nesta parte, descrevemos procedimentos de processo de ingresso e permanncia do aluno na escola.
Procedimento de realizao de matrcula nova So vrios os procedimentos para a efetuao de matrcula nova, que dependem de fatos ocorridos na secretaria escolar. Primeiro, aps a renovao de matrcula de alunos que j esto na escola, matrcula interna, verifica-se o nmero de vagas remanescentes, isto , disponveis. Essas vagas so divulgadas pela secretria por meio de cartazes, de telefone, ou de interao face a face. No Calendrio Escolar est estabelecido perodo para matrcula que deve ser obedecido. No perodo de matrcula, os interessados s vagas na escola so atendidos, para esclarecimentos do procedimento de matrcula. Os documentos apresentados por esses interessados so examinados. Quando h casos de equivalncia, adaptao e aproveitamentos de estudos, a pessoa interessada em efetuar a matrcula encaminhada direo.
Perfil da(a) aluno(a) para efetuao de matrcula nova
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Ser iniciante no processo de educao formal, no ter estudado anteriormente em nenhum estabelecimento de ensino. Ter sido matriculado no ano anterior, mas que no renovou sua matrcula.
Ter sido transferido de uma escola para outra do mesmo sistema de ensino ou de outro Estado da Federao, ou, ainda, de outro pas. No ter documentao que comprove escolaridade anterior.
Procedimentos de matrcula Para efetuar a matrcula das pessoas que esto com os documentos organizados os procedimentos so: preencher formulrio de solicitao de matrcula ou similar em uma via, com os dados fornecidos por quem est interes-
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sando em efetuar a matrcula. Esse interessado deve assinar o formulrio;
O(a) aluno(a) menor de idade no pode assinar o formulrio de matrcula.
solicitar e identificar fotografias do(a) aluno(a), escrevendo o nome e a srie no verso; grampear as fotos na solicitao de matrcula, similar, declarao provisria para matrcula ou histrico escolar e ficha individual; compor a pasta individual do(a) aluno(a) com os documentos relacionados acima. freqente pais ou responsveis ou outras pessoas tentarem fazer matrcula na escola, sem ter a documentao necessria para isso. Quando ocorrer essa situao, voc deve recorrer s leis federais, estaduais ou municipais do Conselho de Educao ou Cmara de Educao Bsica ou buscar conversar com pessoas mais experientes no trabalho de secretaria, para saber como agir nesses casos.
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Renovao de matrcula Todo ano ou semestre realizada a renovao de matrcula dos alunos que j esto na escola, pois todo aluno matriculado no ano anterior tem direito a essa renovao. A instituio de ensino tem o dever de assegurar as vagas dos alunos que esto em atividade de recuperao. Para a realizao da renovao de matrcula, alguns procedimentos devem ser organizados pelo secretrio escolar e sua equipe, que so: divulgar na comunidade escolar, com antecedncia, informaes sobre perodo e normas para a renovao de matrcula e pedido de transferncia; compor as novas turmas depois do encerramento do perodo de matrcula, preparando as listas de matrcula por srie, modalidade, turma e turno;
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exigir declarao, em formulrio prprio, do(a) pai (me) ou do(a) aluno(a), ou do responsvel para efetuar a renovao de matrcula, caso o(a) aluno(a) seja menor de idade; aps a renovao, fazer levantamento do nmero de vagas disponveis para matrcula nova.
Transferncia de aluno Consiste na transferncia do(a) aluno(a) de uma instituio de ensino para outra, de um curso para outro, de uma habilitao para outra, de um Estado para outro, de um pas para outro, conforme sua solicitao, caso seja maior de idade, ou do pai, me ou responsvel, caso seja menor de idade. Para a realizao da transferncia, a secretaria escolar recebe a solicitao do(a) interessado(a) e procede a preparao do histrico escolar que o principal documento desse processo. A transferncia do(a) aluno(a) pode ocorrer em dois momentos: Durante o ano letivo: providenciam-se o histrico escolar, datado e assinado pelo(a) diretor(a) e pelo(a) secretrio(a) escolar, e a ficha individual do(a) aluno(a), ambos com cpia. Entregamos ao solicitante responsvel o original do histrico escolar e a ficha individual. Pea o recibo do interessado nas cpias desses documentos. Essas cpias sero arquivadas na pasta individual do(a) aluno(a) que ser remanejada para o arquivo permanente. Deve-se registrar a transferncia do(a) aluno(a) no dirio de classe e avisar aos(s) professores(as) da turma sobre o ocorrido. Final do ano letivo: quando a transferncia ocorre nesse perodo, providenciamos histrico escolar com cpia, lanado no campo pertinente todas as informaes necessrias da vida escolar do aluno, como: dispensa de educao fsica, etc. Quanto a recibo e arquivamento, o procedimento similar ao tpico anterior (transferncia durante o ano letivo).
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O recibo consta de data da entrega do documentos de transferncia e assinatura de quem recebeu. Observe os termos: Recebido em 12/07/2006. Por Maria Tereza de Souza Arajo.
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Consiste no procedimento pedaggico com o objetivo de complementar carga horria, contedos ou componentes curriculares inexistentes ou insuficientes ao currculo do curso pretendido. Diante desse caso, para a efetivao de matrcula, necessrio analisar previamente o histrico escolar do aluno, com a finalidade de constatar a regularidade e autenticidade desse documento. Depois desse procedimento, a documentao deve ser encaminhada aos responsveis para anlise do caso de adaptao e aproveitamento de estudos, com o objetivo de definir um e/ou mais componente(s) curricular(es) necessrio(s) adaptao. Aps esse procedimento, registramos a adaptao a ser cumprida na ficha de solicitao de matrcula ou em outros gneros, conforme o caso. E, ainda, registramos o resultado final da adaptao em ata, na ficha individual e, em caso de transferncia, tambm no histrico escolar. Aproveitamento de estudos Consiste em um recurso pedaggico que possibilita instituio de ensino creditar estudos, que contemplem o(a) aluno(a), de mesmo ou equivalente valor formativo, realizados com aproveitamento em outro curso ou em outro contexto, com objetivo de continuidade de estudo. No exame e deciso acerca do aproveitamento da(s) disciplina(s), so observados: seu valor formativo; contedo programtico; carga horria; atendimento especial ao aluno para recuperao de estudos. Esse recurso pedaggico pode ser efetivado conforme resultado da anlise de documentao apresentada, testes, entrevistas, etc. O desenvolvimento desse procedimento segue o roteiro que consiste em: receber a documentao do(a) aluno(a) e examin-la detalhadamente para a comprovao de sua regularidade e autenticidade. Depois, a documentao deve ser encaminhada aos responsveis, professores(as) especficos(as), para anlise e escolha dos casos que merecem aproveitamento de estudos. Por fim, registramos na ficha individual do(a) aluno(a), em ata e no histrico escolar a carga horria e o resultado do aproveitamento de estudo.
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IMPORTANTE
Adaptao de estudos
ATA DE APROVEITAMENTO DE ESTUDOS

Aos cinco dias do ms de junho de dois mil e seis foi concedido aproveitamento de estudos ao aluno Alusio de Moura Arajo, da 7a srie da Educao de Jovens e Adultos, no componente curricular Histria, de acordo com o Regimento Escolar. E, para constar, eu, Ansia Maria Guimares do Prado, Secretria desta Instituio de Ensino, lavrei a presente ata, assinada por mim, pela Diretora Carmem Lcia Sales e pelas professoras Ana Maria Cardoso e Rute Arajo da Silva. Assinaturas: Diretor Professoras Secretria
Equivalncia de estudos o nome que atribumos ao procedimento de equivalncia entre os estudos realizados no exterior e a estrutura de educao do Brasil. Esse processo tambm pode ocorrer no mesmo pas. Para montar esse processo so necessrios os seguintes documentos: histrico escolar, currculo, boletim, certificado ou gnero similar com o visto do consulado expedido pela Embaixada do Brasil no pas de origem ou pelo Itamaraty.
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Os documentos relacionados devem ser apresentados em traduo oficial feita por tradutor juramentado ou por instituies legitimadas: escola de lnguas, embaixadas, repartio pblica, etc. Caso o(a) aluno(a) tenha estudado no Brasil, os documentos necessrios para abertura de processo so: histrico escolar e/ou ficha individual da(s) srie(s) cursada(s). Depois de recebidos esses documentos do solicitante matrcula, o(a) secretrio(a) ir examin-los e posteriormente ir encaminh-los direo para tomar as providncias cabveis. Portanto, de competncia da direo considerar a equivalncia do diferente nvel ou srie(s), faixa etria do(a) aluno(a) e abordagem pedaggica para indicar a srie a ser cursada pelo(a) discente. Mediante a esse procedimento, a matrcula ser efetivada pela comisso, registrando-se, na ficha de matrcula, as adaptaes a serem realizadas. Por fim, as cpias autenticadas da documentao escolar sero arquivadas na pasta do(a) aluno(a).
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Percebendo que o(a) aluno(a) demonstra habilidades e conhecimentos alm da srie que est cursando, o(a) professor(a) pode encaminh-lo, conforme o parecer do conselho de classe ou comisso de professores(as), realizao de avaliao de todo o contedo de todos os componentes curriculares da srie em andamento, com a finalidade de comprovar estar o(a) aluno(a) apto a cursar a srie seguinte. Esse procedimento pedaggico consiste na Promoo do(a) Aluno(a), que pode ocorrer em qualquer poca do ano letivo, de acordo com os seguintes procedimentos: registramos, no livro de Atas de exames e processos especiais de avaliao, o resultado do processo de promoo do(a) aluno(a); registramos, na ficha individual do(a) aluno(a), os resultados obtidos na avaliao: nota ou meno/conceito final, resultado final: aprovado e, ainda, os dias letivos e/ou carga horria correspondente; registramos, na ficha individual da srie anterior, notas ou menes/conceitos obtidos na avaliao e, tambm, os dias letivos decorridos at a data da promoo do(a) aluno(a); registramos, na ficha individual da nova srie, os dias letivos restantes; o perodo em que o(a) aluno(a) estava freqentando a srie anterior no deve se contado como falta na nova srie; observamos que a soma dos dias letivos decorridos, na srie anterior, mais os dias letivos constantes, na nova srie, resultem no total de 180 ou 200 dias letivos, se for o caso; observamos, ainda, que a promoo do(a) aluno(a) deve constar nos dirios de classe das duas sries e no histrico escolar do aluno, por motivo de transferncia.
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Exemplo de observao que deve constar no dirio de classe e no histrico escolar, por motivo de transferncia: A aluna Maria Lcia da Silva Luz foi promovida, em 20 de junho de 2006, para a 4a srie do ensino fundamental, conforme Parecer n. X, do Conselho de Classe.
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IMPORTANTE
Promoo do(a) aluno(a)
ATA DE PROMOO DO(A) ALUNO(A)

Aos quatro dias do ms da abril de dois mil e seis, registra-se que a aluna Ana Luiza Moraes e Silva, conforme rezam o Pargrafo nico do artigo X da Resoluo n. Y e o Regimento Escolar desta Instituio de Ensino, aprovado pela Comisso Escolar, freqentou a segunda srie, do ensino fundamental, at esta data, cumprindo o total de 120 dias letivos, tendo sido submetida avaliao em todos os componentes curriculares da citada srie e obteve os seguintes resultados: Lngua Portuguesa 10; Matemtica 9.7; Cincias 10; Geografia, 9.8; Artes 9.6 e Histria 10, portando com resultado final Aprovada. Para constar, eu, Maria de Jesus Gomes Lima, Secretria desta Instituio de Ensino, lavrei a presente ata que est por mim assinada, pelo Diretor, Luis Cludio Dias, pelos Professores da aluna: Lidia Brito, Srgio Nascimento e Maria Cndida Nogueira e pelos membros do Conselho de Classe: Luis Cludio Dias, Vera Lcia Cardoso e Lidia Brito.
4 de abril de 2006.
Assinaturas: Diretor Vejamos o que dispe as seguintes Leis: Decreto-lei n. 1.044, 21 de outubro de 1969. Dispe sobre tratamento excepcional para os alunos portadores das afeces que indica. Havia dvida a respeito da validade do Decreto-lei n. 1.044/1969, pois teria sido revogado tacitamente pela Lei n. 9.394/1996. Contudo, o inciso IV, 3o, do art. 26 da Lei n. 9.394/1996 (LDB), com a redao dada pela Lei n. 10.793/2003, todavia, revitaliza o citado decreto-lei. Pargrafo nico. Os cursos noturnos podem ser dispensados da prtica de educao fsica. (ver Decreto-Lei n. 705/1969 e Leis n. 6.503/1977 e n. 7.692/1988) Informao transcrita do site: (www. consumidorbrail.com.br/ consumirdorbrasil/textos/ legistao/l9394.htm) Professores Conselho de Classe Secretria
Dispensa de educao fsica A dispensa da educao fsica amparada pela Lei n. 7.692/1988 e para se beneficiar dessa dispensa, necessrio o aluno se enquadrar em uma das seguintes condies: ter mais de trinta anos; ter filho(s); comprovar exercer atividade profissional em jornada igual ou superior a seis horas; estar cursando ps-graduao; estar prestando servio militar inicial ou comprovar realizar atividade esportiva obrigatria na instituio militar que serve; ser amparado pela Lei n. 1.044/1969; ser amparado pela Lei n. 7.692/1988. Depois que o(a) aluno(a) estiver ciente que pode ser dispensado da educao fsica, pode entrar em ao a secretaria escolar com procedimentos especficos, que so:
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comunicar ao() professor(a) responsvel pela prtica a data que foi concedida a dispensa do(a) aluno(a); registrar a dispensa do(a) aluno(a) da educao fsica, conforme amparo legal, na ficha individual, no histrico escolar, diploma e certificado, quando esses trs ltimos documentos forem expedidos.
Dirio de classe No contexto do trabalho pedaggico, o(a) professor(a) conta com um companheiro que adorado por uns e odiado por outros, mas que necessrio para padronizar o controle de prticas doscentes, principalmente na educao bsica. O dirio de classe tem a funo global de mostrar a situao pedaggica de cada aluno(a) de uma determinada srie, turma, disciplina. interessante notar que quando o(a) aluno(a) pergunta: quantas faltas eu tenho, professor(a)? E professor(a) diz 4 ou 5 . Muitas vezes, o(a) aluno(a) justifica o motivo de sua ausncia, relatando fatos que o impediram de comparecer aula. Por trs do dirio de classe tem muita histria das pessoas que esto com seus nomes em uma lista por ordem alfabtica. Contudo, tambm um dos gneros burocrticos das instituies de ensino, que registram e controlam a vida escolar do(a) aluno(a). No dirio de classe, registram a freqncia, avaliaes, conceito/menes, nota final, dias letivos, carga horria da disciplina e contedo programtico. O nmero de itens a ser preenchido em um dirio de classe varia muito, dependendo da instituio de ensino. Algumas instituies adotam um dirio mais simples com poucos itens, outras, um pouco mais complexo, com muitos itens a serem preenchidos, o que s vezes toma muito tempo do(a) professor(a). Por outro lado, poucas instituies esto adotando sistemas informatizados para o controle de freqncia dos(as) alunos(as). Contudo, o dirio de classe um documento importantssimo para a escola e cabe ao() diretor(a) orientar o() secretrio(a) escolar e aos(s) professores(as) na preparao e forma de uso desse documento.
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IMPORTANTE
orientar o(a) aluno(a) a requerer a dispensa da educao fsica;
Portanto, no podemos definir um modelo de dirio de classe universal, que sirva para todas as escolas. A escriturao escolar est tipificada no padro de muitos documentos escolares. Cada documento tem um padro especfico de escriturao, funo social e serve a uma pessoa ou muitas pessoas da instituio educacional. Os usos desses documentos vo compondo a forma de educar da escola. Agora que voc estudou bastante, poder ampliar seus conhecimentos realizando a seguinte tarefa:
Sugerimos que voc e um colega acrescentem a este mdulo o(os) tpico(s) que esto faltando, isto , assuntos que no foram tratados ao longo do mdulo. Para isso, pesquisem em uma escola, com pessoas que trabalham em funes administrativas. Vejam se no deixamos, por exemplo, de tratar de alguns gneros textuais administrativos, que so importantes para escola. Se vocs verificaram isso, registrem o modelo desse gnero e para que serve.
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Ler ouvir a voz do outro. Esperamos que por meio da leitura e estudo deste mdulo, tenhamos contribudo para sua formao profissional e de educador. Esperamos que nossa interao no acontea somente neste contexto, mas em outro, por isso deixamos aqui um meio de comunicao para que possamos entrar em contato: rosimaga@uol.com.br.
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FINALIZANDO O MDULO
IMPORTANTE
FINALIZANDO O MDULO
REFERNCIAS
KOCH, Ingedore; ELIAS, Vanda Maria. Ler e compreender: os sentidos do texto. So Paulo: Contexto, 2006. ALKMIM, Tnia Maria. Sociolingstica 1. In: MUSSALIM, Fernanda.; BENTES, Anna Christina. Introduo sociolingstica 1. 2. ed. So Paulo: Cortez, 2001. BORTONI-RICARDO, Stella Maris. Ns cheguemu na escola, e agora? So Paulo: Parbola, 2005. CORRA, Manoel Luiz G. Linguagem e comunicao social. So Paulo: Parbola, 2002. HOUAISS, Antnio. Dicionrio Houaiss da Lngua Portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2004. LIMA, Antonio Oliveira. Manual de redao oficial. 2a Ed. Rio de Janeiro: Campus, 2005. Manual de secretaria escolar do sistema de ensino do Distrito Federal. GDF/SEE/DF. Braslia, 2002. MEDEIROS, Joo Bosco. B.; HERNANDES, Manual da secretria. 9. ed. So Paulo: Atlas, 2004. REVISTA LNGUA PORTUGUESA, Ano I, n. 3, So Paulo: Editora Segmento, 2005.
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SOUSA, Rosineide Magalhes. A sociolingstica na formao docente. In: Aprendendo a aprender, v. 10. Braslia: UNICEUB, 2004. SOUSA, Rosineide Magalhes; VELLASCO, Ana Maria. Educao e lngua materna II. Braslia: EdUnB, 2001. WONSOVICZ, Silvio. Aprendendo a viver juntos: investigando a tica. 9. ed. Florianpolis: Sophos, 2005.
REFERNCIAS
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Braslia 2009

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Governo Federal Ministrio da Educao

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UNIDADE 1 Linguagem e interao

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UNIDADE 1 Linguagem e interao

UNIDADE 1 Linguagem e interao

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UNIDADE 1 Linguagem e interao

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UNIDADE 1 Linguagem e interao

As variedades lingsticas e a estrutura social

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UNIDADE 1 Linguagem e interao

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UNIDADE 1 Linguagem e interao

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UNIDADE 1 Linguagem e interao

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UNIDADE 2 Interao comunicativa com o outro

UNIDADE 2 Interao comunicativa com o outro

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Ao Sr. Diretor do Departamento Financeiro Assunto: Atraso de pagamento

UNIDADE 3 Regras da escrita

Aparecida Campos Secretria Escolar

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UNIDADE 3 Regras da escrita

As expresses vocativas mais usadas so:

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UNIDADE 3 Regras da escrita

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UNIDADE 3 Regras da escrita

ca de escrever, isto , aprendemos escrever, escrevendo.

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UNIDADE 4 Noes de documentao e arquivo

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UNIDADE 4 Noes de documentao e arquivo

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UNIDADE 4 Noes de documentao e arquivo

arquivo inativo ou morto, de forma planejada, em dias preestabelecidos.