PELAN TINDAKAN PEMBANGUNAN MASYARAKAT ( PROGRAM LOCAL AGENDA 21 )

GARIS PANDUAN PENGURUSAN JAWATANKUASA PENDUDUK (JKP) MAJLIS PERBANDARAN SUBANG JAYA

INTISARI KANDUNGAN BAHAGIAN I - PENERANGAN AM 1. Latar belakang 2. Objektif Penubuhan JKP 3. Perhubungan JKP dengan MPSJ

MUKA SURAT

4 5 5

BAHAGIAN II - SUSUNAN DAN FUNGSI JAWATANKUASA 1. Keanggotaan 2. Fungsi dan Tanggungjawab JKP 3. Syarat-syarat Pelantikan 3.1. Syarat-syarat Am 3.2. Pelantikan JKP 3.3. Sijil Pelantikan 3.4. Logo Rasmi JKP 3.5. Kad Kenal Diri 3.6. Tempoh Perjawatan 3.7. Penamatan Jawatan 3.8. Kekosongan Jawatan 3.9. Pengstrukturan JKP 3.10.Persempadanan Zon JKP 3.11.Carta JKP Mengikut Zon 6 6 9 9 10 10 10 11 11 11 12 13 14 15

BAHAGIAN III - PELAKSANAAN MESYUARAT 1. Pelaksanaan Mesyuarat 2. Undi 16 16

BAHAGIAN IV - PERUNTUKAN PERALATAN DAN PENGURUSAN KEWANGAN 1. Pejabat / Bilik Gerakan JKP 2. Peralatan Komputer 3. Geran Tahunan ( Pentadbiran ) 17 17 18 19 20 2

4. Geran Aktiviti Kemasyarakatan 5. Geran Kerja-Kerja Pembaikan Segera

BAHAGIAN V - PENGENDALIAN ADUAN PENDUDUK 1. Aduan 25

BAHAGIAN VI - PENGANJURAN PROGRAM KEMASYARAKATAN 1. Penganjuran Program Kemasyarakatan 2. Permohonan Tajaan 26 26

BAHAGIAN VII - PUBLISITI DAN HEBAHAN MAKLUMAN 1. Program Serta Maklumat JKP 27

GARIS PANDUAN PENGURUSAN JAWATANKUASA PENDUDUK (JKP) MPSJ

BAHAGIAN I PENERANGAN AM:

1. LATAR BELAKANG:

1.1

Selaras dengan hasrat untuk mencapai taraf Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) maju yang mempunyai ciri-ciri World Class, MPSJ perlu

bergerak bersama-sama dengan penduduk sebagai satu pasukan. Berikutan daripada itu Jawatankuasa Penduduk MPSJ telah ditubuhkan mengikut persempadanan kawasan pentadbiran dan politk yang terdiri daripada 29 sub zon yang mewakili kira-kira 470,000 orang penduduk di seluruh kawasan perbandaran MPSJ, meliputi Zon Damansara (Subang Jaya dan Bukit Lanchong), Zon Kinrara, Zon Sri Serdang dan Zon Seri Kembangan dengan keluasan 161.8 km.

1.2

Jawatankuasa Penduduk MPSJ

telah ditubuhkan pada 10hb Februari

2001 dan telah dirasmikan oleh Y.A.B Dato Seri Dr Mohamad Khir Bin Toyo, Dato Menteri Besar Selangor.

1.3

Bersempena

dengan

majlis

perasmian

tersebut,

MPSJ

telah

mengadakan Seminar JKP Pertama bagi memberikan kefahaman dan maklumat tentang fungsi dan peranan Jawatankuasa Penduduk MPSJ serta memaklumkan mereka akan peranan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) .

2. OBJEKTIF PENUBUHAN JKP: 2.1 Mewujudkan hubungan dua hala dan persefahaman di antara penduduk dengan MPSJ. 2.2 Menyalurkan maklumat / penerangan yang tepat, telus serta terperinci tentang aktiviti / program, dasar serta perkembangan semasa MPSJ kepada penduduk. 2.3 Mendapatkan maklumat tentang permasalahan dan aduan penduduk yang berkaitan untuk diselesaikan di peringkat MPSJ. 2.4 Menggalakkan penglibatan dan penyertaan masyarakat di dalam aktivitiaktiviti kemasyarakatan di peringkat MPSJ. 2.5 Merapatkan hubungan silaturahim di kalangan penduduk disamping mewujudkan semangat perpaduan berbilang bangsa.

3. PERHUBUNGAN JKP DENGAN PBT: 3.1 Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha JKP serta mana AJK JKP MPSJ boleh berurusan secara terus dengan Ahli Majlis atau PBT melalui Bahagian Khidmat Masyarakat. 3.2 Sebarang permasalahan penduduk atau cadangan projek serta program yang dicadangkan oleh JKP boleh di bawa ke dalam Mesyuarat Jawatankuasa Penduduk yang akan dipengerusikan oleh Yang Dipertua atau Timbalan Yang Dipertua atau Ahli Dewan Undangan Negeri (ADUN) masing-masing. 3.3 Pihak PBT boleh menjemput JKP untuk menghadiri seminar, bengkel atau perundingan sekiranya terdapat sebarang isu pertikaian, salah faham, perkara serta apa-apa isu yang berkaitan dengan penduduk, projek pembangunan atau lain-lain perkhidmatan Majlis. 5

3.4

Setiap JKP akan mempunyai seorang penasihat yang terdiri daripada Ahli Majlis serta dua orang Pegawai PBT sebagai mentor.

BAHAGIAN II SUSUNAN DAN FUNGSI JAWATANKUASA

1. KEANGGOTAAN

1.1

Ahli-ahli Jawatankuasa Penduduk hendaklah tidak kurang dari 10 orang dan tidak melebihi 30 orang jumlahnya. Jawatankuasa ini terdiri daripada mereka yang memegang jawatan berikut : ( tertakluk kepada pindaan ) Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Bendahari Ahli - ahli Jawatankuasa Kecil, seperti struktur yang ditunjukkan di rajah 1.

2. FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB JKP: -

2.1

Penasihat JKP (Ahli Majlis): Menghadiri mesyuarat-mesyuarat yang diadakan serta memantau aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan oleh JKP. Menjadi tempat rujukan kepada rakyat / penduduk setempat mengenai perkara-perkara yang bersangkutan dengan MPSJ. Menjadi orang perantaraan di antara rakyat dengan MPSJ dan sebaliknya. Bertanggungjawab memastikan kawasan kawalan mereka berada di dalam keadaan baik dan melaporkan kepada MPSJ perkara-perkara yang memerlukan tindakan. Bertanggungjawab memantau isu-isu semasa seperti setinggan, gerai haram, video haram, masalah sosial dan sebagainya. 6

 Menerima aduan-aduan dari rakyat dan merujukkannya kepada MPSJ Memaklumkan kepada pihakpihak yang bertanggungjawab tentang sebarang masalah, isu dan syak sebelum ianya merebak dan benar berlaku. Lain-lain peranan dan tugas yang dipertanggungjawabkan dari masa ke semasa.

2.2

Pegawai Kawasan ( Area Officer ) Menghadiri mesyuarat-mesyuarat yang diadakan serta memantau aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan oleh JKP. Menjadi tempat rujukan kepada rakyat / penduduk setempat mengenai perkara-perkara yang bersangkutan dengan MPSJ. Menjadi orang perantaraan di antara rakyat dengan MPSJ. Membuat pemantauan sekali dalam tempoh seminggu di kawasan JKP dan segera melaporkan kepada pengarah / pegawai yang

bertanggungjawab ( contoh: kerosakan lampu jalan, kerosakan jalan yang teruk, sampah haram dan sebagainya. ) Lain-lain peranan dan tugas yang dipertanggungjawabkan dari masa ke semasa oleh pihak pengurusan.

2.3

Pengerusi hendaklah: Mempengerusikan mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa dan

bertanggungjawab atas kelicinan perjalanan mesyuarat. Menentukan kehadiran ahli mencukupi untuk mesyuarat berjalan dengan lancar. Memastikan bahawa aktiviti-aktiviti Jawatankuasa dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

2.4

Naib Pengerusi hendaklah: Membantu Pengerusi menjalankan tugasnya. Mempengerusikan Pengerusi. 7 mesyuarat Jawatankuasa semasa ketiadaan

2.5

Setiausaha hendaklah: Bekerjasama rapat dengan Pengerusi Jawatankuasa. Memanggil mesyuarat Jawatankuasa dari masa ke semasa bila difikirkan perlu Mencatitkan minit mesyuarat dan menyediakan salinan minit untuk makluman dan / atau tindakan ahli-ahli Jawatankuasa. Menguruskan surat-menyurat dan pentadbiran am. Menarik perhatian Pengerusi mengenai perkara-perkara penting yang mungkin berbangkit dari masa ke semasa. Membantu Pengerusi merancang kegiatan-kegiatan / aktiviti JKP. Mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan JKP.

2.6

Bendahari hendaklah: Bertanggungjawab atas pentadbiran kewangan Jawatankuasa. Menyimpan sebuah buku kira-kira untuk merekodkan segala wang yang diterima dan perbelanjaan yang dilakukan oleh Jawatankuasa. Menyimpan sebuah Buku Derma untuk merekodkan butir-butir

berkenaan derma yang diterima / dimajukan kepada Jawatankuasa. Menyimpan sebuah Buku Catatan Harta untuk merekod semua butirbutir berkenaan stor / harta yang diterima / dikeluarkan termasuk yang dibeli oleh Jawatankuasa sendiri. Memastikan semua butir-butir berkenaan kewangan seperti resit-resit bank dan lain-lain resit, bil, baucer, cek dan lain-lain dokumen direkodkan di dalam Buku Kira-kira dan salinannya disimpan dengan sempurna untuk tujuan audit. Menerima wang dan membuat bayaran yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa. Memegang wang tunai tidak melebihi dari RM 50.00 pada suatu masa untuk perbelanjaan runcit khususnya keperluan serta-merta.

 Menyediakan penyata kewangan setiap tiga (3) bulan dan menghantar salinannya kepada PBT sebelum 15hb bulan berikutnya.

2.7

Ahli-ahli Jawatankuasa (AJK) hendaklah, apabila dipanggil: Menghadiri mesyuarat Jawatankuasa. Menyertai dan mengeluarkan buah fikiran yang konstruktif untuk perlaksanaan aktiviti-aktiviti kemasyarakatan dan kejiranan. Berhubung rapat dengan lain-lain ahli Jawatankuasa serta bekerja rapat dengan penduduk setempat. Memberikan kerjasama sepenuhnya serta perkhidmatan yang sempurna untuk menjayakan konsep JKP.

3. SYARAT SYARAT PELANTIKAN JKP :

3.1 SYARAT-SYARAT AM : Ahliahli yang dilantik hendaklah terdiri daripada: Warganegara yang berpengaruh dan mewakili semua lapisan masyarakat yang berbilang kaum dan yang bermastautin di kawasan itu. Mempunyai bakat kepimpinan. Sanggup berkhidmat untuk masyarakat dan mempunyai sikap dan keperibadian yang yang baik. Berumur tidak kurang daripada 21 tahun. Tidak pernah dikenakan hukuman mahkamah atas sebarang kesalahan jenayah atau mempunyai namanya dalam rekod polis sebagai orang yang dikehendaki.

3.2 PELANTIKAN JKP : 3.2.1 Semua ahli Jawatankuasa Penduduk akan dilantik oleh MPSJ di atas perakuan wakil rakyat dan penduduk setempat. Mereka terdiri dari pemimpin-pemimpin masyarakat, belia, badan keagamaan, sekolah dan lain-lain orang yang difikirkan sesuai di dalam sesuatu kawasan. Pemilihan / pelantikan JKP akan dilakukan setiap dua tahun. Setiap JKP yang dipilih akan menerima sijil perlantikan dan tag nama. Hanya sekurang-kurangnya 1 orang wakil sesuatu persatuan / NGO / organisasi sahaja dibenarkan menyertai JKP.

(Memberikan lebih ruang kepada wakil penduduk yang lain) Komposisi kaum di dalam JKP adalah seperti berikut : (Komposisi kaum di dalam zon JKP boleh berubah mengikut keadaan semasa penduduk di setiap zon JKP)

3.3 SIJIL PELANTIKAN JKP :

3.3.1 Tiap-tiap Ahli Jawatankuasa Penduduk yang dilantik akan mempunyai Sijil Pelantikan yang ditandatangani oleh Yang Dipertua MPSJ

3.4 LOGO RASMI JKP :

3.4.1 Semua urusan surat menyurat / dokumentasi / laporan dan sebagainya hendaklah menggunakan logo JKP sebagai identiti rasmi.

10

3.5 KAD KENAL DIRI :

3.5.1 Tiap-tiap

Ahli

JKP

akan

mempunyai

Kad

Kenal

Diri

yang

ditandatangani oleh Yang Dipertua MPSJ.

3.5.2 Kad kenal diri ini bertujuan untuk memudahkan JKP mendapat kerjasama penduduk apabila melaksanakan sesuatu program. Ia juga merupakan pengiktirafan MPSJ kepada JKP yang dilantik.

3.5.3

Kad ini adalah bukan kad kuasa.

3.6 TEMPOH PERJAWATAN JKP : 3.6.1 Tempoh perjawatan untuk semua Ahli JKP adalah tidak melebihi 2 tahun. Ini akan dinyatakan dalam surat perlantikan. Di akhir tempoh perjawatan, ahli-ahli JKP boleh dilantik semula mengikut budibicara MPSJ serta perakuan daripada Wakil Rakyat.

3.7 PENAMATAN JAWATAN JKP :

3.7.1 MPSJ boleh menamatkan perkhidmatan mana-mana Ahli Jawatankuasa JKP pada bila-bila masa jika difikirkan yang ahli berkenaan tidak sesuai untuk memegang jawatannya. Begitu juga seorang Ahli Jawatankuasa boleh memohon kepada Pengerusi JKP untuk meletakkan jawatannya di atas sebab-sebab yang tertentu. Pengerusi JKP juga boleh melantik lain-lain orang sebagai pengganti ahli itu bila difikirkan perlu tetapi hendaklah mendapat kelulusan dan pandangan MPSJ terlebih dahulu. Kuasa pelantikan adalah dibawah MPSJ.

11

3.8 KEKOSONGAN JAWATAN JKP :

3.8.1 Jika ada Ahli Jawatankuasa JKP yang telah meninggal dunia atau meletakkan jawatan, Pengerusi JKP boleh melantik penggantinya mengikut syarat-syarat perlantikan seperti yang telah ditetapkan.

12

3.9. PENGSTRUKTURAN JKP RAJAH 1.

AHLI MAJLIS (PENASIHAT)

PEGAWAI KAWASAN ( AREA OFFICER )

PENGERUSI

NAIB.PENGERUSI

SETIAUSAHA

BENDAHARI

AJK SUKAN & SOSIAL

AJK AGAMA

AJK KESELAMATAN

AJK ADUAN & KEBAJIKAN

AJK URUSETIA & PUBLISITI

AJK PENDIDIKAN

AJK KESIHATAN & KEBERSIHAN

AJK E-KOMUNITI

13

3.10 PERSEMPADANAN ZON JKP :

3.10.1 Pembentukan Zon JKP adalah dilakukan berdasarkan susun atur kawasan pentadbiran MPSJ, kepadatan penduduk, geografi kawasan dan mengikut persempadanan politik.

3.10.2 Zon JKP boleh berubah atau bertambah dari masa ke semasa berdasarkan pertambahan penempatan penduduk atau pembangunan setempat.

3.10.3 MPSJ akan memastikan semua kawasan pentadbirannya termasuk di dalam pengezonan JKP serta mempunyai wakil penduduk di semua kawasan.

14

3.11 CARTA JKP MENGIKUT ZON :

MAJLIS PERBANDARAN SUBANG JAYA
ZON SUBANG JAYA
ZON 1 SELURUH SUBANG JAYA ZON 2 USJ 2 USJ 7

ZON KINRARA

ZON SRI SERDANG

ZON 15 KG. TRADISI (KG SRI AMAN, KG SERI LANGKAS TAMBAHAN, KG BARU PUCHONG, KG BERSATU, KG SERI ANDALAS, KG TUN RAZAK, KG SERI PUCHONG) ZON 16 TMN PUCHONG INTAN TMN PUCHONG INDAH ZON 17 TMN PUCHONG PERDANA ZON 18 TMN PUCHONG PERMAI / TMN PUCHONG PRIMA / TMN DESA MILINIUM / TMN TASIK PRIMA / TMN PUCHONG TEKALI ZON 19 TMN PERINDUSTRIAN PUCHONG UTAMA , SEKSYEN 1,2 & TMN PUCHONG UTAMA PUSAT BANDAR PUCHONG UTAMA ZON 20 PST BDR PUCHONG & BDR PUTERI ZON 21 TMN INDUSTRI PST BDR PUCHONG, TMN PUCHONG HARTAMAS, PUCHONG BATU 14, KG BAHARU PUCHONG, BDR BUKIT PUCHONG

ZON SERI KEMBANGAN

ZON 25 TMN UNIVERSITI INDAH. TMN BKT SERDANG SEKSYEN 1,2,3, SG KUYOH ZON 26 TMN BKT SERDANG SEKSYEN 4 - 14 ZON 27 KG BARU SERI KEMBANGAN ZON 28 TMN SERDANG RAYA, TMN SERDANG PERDANA SEKSYEN 1-6

ZON 7 USJ 16- 28 ZON 8 KG BKT LANCHONG PUTRA HEIGHTS ZON 9 KG KUALA SG. BARU KG TENGAH BARU KG TENGAH KG. KENANGAN KG BATU 13 ZON 10 TMN PERINDUSTRIAN PUCHONG SEKSYEN 1,3,5,6 TAMAN SERI PUCHONG & TMN MUTIARA PUCHONG ZON 11 BANDAR PUCHONG JAYA (A) ZON 12 BANDAR PUCHONG JAYA (B) & BUKIT TANDANG ZON 13 TMN KINRARA, TMN PAIK SIONG, TMN KANDAN, TMN PUCHONG, KG MICHAEL CHEN ZON 14 TMN TENAGA TMN BUKIT KUCHAI,

ZON 3 USJ 8 USJ 15

ZON 4 BANDAR SUNWAY PJS 7, 9 & 11 ZON 5 USJ 1 ZON 6 BATU 3 TMN PERINDUSTRIAN SUBANG HI-TECH & SIME UEP SUBANG MAS

ZON 29 TAMAN SG. BESI INDAH SERDANG LAMA THE MINES

ZON 22 BDR KINRARA, TMN BUKIT KINRARA, TMN PUNCAK KINRARA, TMN PERINDUSTRIAN KINRARA SEKSYEN 1 & 2 ZON 24 SERI SERDANG, SERDANG JAYA SERI ANDALAS, KEMBANG SARI TAMAN INDUSTRI SERDANG JAYA

ZON 23 HUTAM SIMPAN AIR HITAM, TMN SAUJANA PUCHONG, TMN BUKIT MUTIARA. TMN LISTARI PUTRA, TMN EQUINE, TMN LESTARI PERDANA, PUTRA PERMAI, TMN PENGGIRAN PUTRA, TMN DATO DEMANG PUTRA, KOTA PERDANA, TMN PUNCAK JALIL

15

BAHAGIAN III PELAKSANAAN MESYUARAT.

1.

PELAKSANAAN MESYUARAT: 1.1 Jawatankuasa penduduk hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya 1 bulan sekali atau lebih kerap dari itu jika difikirkan perlu oleh Pengerusi JKP. Pemberitahuan dan agenda sesuatu mesyuarat

biasanya hendaklah diedarkan oleh Setiausaha kepada semua ahli. 1.2 Ahli Jawatankuasa hendaklah dimaklumkan sekurang-kurangnya tujuh hari sebelum tarikh mesyuarat. Tetapi dalam keadaan kecemasan, Pengerusi boleh mengarahkan supaya mesyuarat dipanggil dengan serta-merta. 1.3 Korum bagi mesyuarat adalah dua pertiga dari jumlah ahli

jawatankuasa. 1.4 Setiap minit mesyuarat atau kertas kerja yang dibentangkan hendaklah dihantar ke Unit Khidmat Masyarakat untuk tindakan selanjutnya.

2.

PENGUNDIAN: 2.1 Undi boleh dijalankan dengan mengangkat tangan atau dengan undi sulit mengikut peraturan majoriti ahli-ahli yang hadir dalam mesyuarat. Tiap-tiap ahli adalah berhak menggunakan satu undi sahaja. Jika

keputusan seri, maka pengerusi mesyuarat berhak menggunakan undi pemutusnya.

16

BAHAGIAN IV -

PERUNTUKAN JKP - PERALATAN DAN PENGURUSAN KEWANGAN

1.

PEJABAT / BILIK GERAKAN JKP :

1.1

MPSJ menyediakan balai masyarakat atau kabin bagi tujuan pejabat pentadbiran JKP. Pejabat ini boleh dijadikan ; Tempat bermesyuarat. Pusat Aduan Klinik Perkhidmatan Ahli Majlis / Wakil Rakyat Pusat Sumber Informasi PBT

2.

PERALATAN KOMPUTER:

a.

MPSJ telah menyediakan peralatan komputer beserta pencetak kepada JKP pada tahun 2002. (MPSJ tidak lagi menbekalkan / menyediakan peralatan komputer lagi )

b.

Peralatan ini diserahkan secara terus kepada setiap JKP. Ini bermakna JKP bertanggungjawab menjaga keselamatan serta penyelenggaraan pada peralatan tersebut

c.

Semua peralatan ini hendalah diletakkan di bilik gerakan JKP dan digunakan sepenuhnya demi tujuan JKP dan bukannya kegunaan peribadi.

d.

Pemasangan lain-lain aksesori komputer termasuk pemasangan talian Internet adalah di bawah tanggungjawab / tanggungan JKP.

17

3.

GERAN PENTADBIRAN JKP :

a.

MPSJ menyediakan peruntukan geran tahunan sebayak RM 3,000 setahun bagi tujuan memudahkan JKP di dalam urusan pentadbirannya. Peruntukan ini boleh digunakan untuk menjelaskan bil-bil yang berkaitan termasuk peralatan pejabat.

b.

Peruntukan ini boleh ditambah dari masa ke semasa tertakluk kepada budibicara Majlis. Semua urusan kewangan hendaklah menggunakan akaun semasa JKP sahaja.

c.

Sebarang pengeluaran wang di akaun hendaklah ditandatangani oleh Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari sahaja (sekurang-kurangnya dua tandatangan bagi pengeluaran wang).

d.

Penyata

akaun

hendaklah

disediakan

dan

dibentang

kepada

Jawatankuasa JKP di dalam mesyuarat bulanan dan salinan diberikan kepada Bahagian Khidmat Masyarakat. Setiap Zon JKP diminta untuk menyediakan penyata kewangan pada akhir tahun bagi tujuan penyemakan oleh Majlis.

18

4.

GERAN AKTIVITI KEMASYARAKATAN :

4.1 MPSJ menyediakan peruntukan bagi penganjuran aktiviti / program kemasyarakatan sebanyak RM 17,000 setahun kepada setiap JKP. Peruntukan ini boleh digunakan bagi tujuan:4.1.1 Menyewa peralatan bagi menjayakan sesuatu program JKP namun begitu kelulusan hendaklah diperoleh daripada Bahagian Khidmat Masyarakat. ( contoh Khemah, kerusi, Alat Siaraya dan lain-lain)

4.1.2 Membeli peralatan pejabat bagi penggunaan di kabin / balai / dewan JKP sahaja. ( Contoh: Meja, kerusi dan sebagainya. )

Carta alir permohonan peruntukan geran kemasyarakatan JKP : JKP- PENGHANTARAN PERMOHONAN SECARA KERTAS KERJA

LULUS - HANTAR SEBUTHARGA

TIDAK LULUS - JKP BUAT PINDAAN SEMAKAN SEMULA UNTUK KELULUSAN

PENYEDIAAN BORANG PESANAN PEMBELIAN / LO

PROSES PEMBAYARAN 30-60 HARI (JABATAN PERBENDAHARAAN)

19

5.

GERAN KERJA-KERJA PEMBAIKAN SEGERA

5.1

MPSJ menyediakan peruntukan sebanyak RM 70,000 setahun kepada JKP untuk melaksanakan kerja-kerja pembaikan bagi menyelesaikan masalah / aduan penduduk. Peruntukan ini dibahagikan kepada 2

bahagian iaitu a. Kerja Kejuruteraan RM 40,000 dan b. Kerja landskap RM 30,000. Bagi memudahkan pelaksanaan kerja, garis panduan perlaksanaan kerja-kerja segera JKP telah disediakan.

5.1.1 GARIS PANDUAN PERLAKSANAAN PROJEK-PROJEK KECIL DAN SEGERA (INDEN) OLEH JAWATANKUASA PENDUDUK

BERJUMLAH RM 70,000

LATAR BELAKANG Mesyuarat Penuh MPSJ Disember 2002, telah memutuskan memberi peruntukan berjumlah RM 100,000 setahun kepada setiap Zon JKP bagi melaksanakan projek-projek kecil dan segera. pertama MPSJ merupakan Pihak Berkuasa Tempatan yang di Malaysia yang menyediakan / memberikan

peruntukan sebegini kepada Jawatankuasa Penduduk. Namun begitu pada tahun 2006, pindaan telah dibuat kepada peruntukan ekoran pertambahan zon JKP yang menyebabkan peruntukan kini ialah sebanyak RM 70,000 bagi setiap zon JKP.

Pembentangan garis panduan ini telah dilakukan pada Seminar JKP MPSJ Bil 1 / 2003 bertempat di Hotel Holiday Villa, Subang Jaya pada 26 Mac 2003 dan telah sebulat suara diterima oleh perwakilan Jawatankuasa Penduduk MPSJ.

Penggunaan peruntukan 2003.

ini berkuatkuasa pada tahun 1 Mac

20

5.2. OBJEKTIF 5.2.1. Mengurangkan aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan oleh Majlis.

5.2.2. Meningkatkan kualiti hidup masyarakat melalui perkhidmatan yang cekap oleh Majlis.

5.2.3. Melibatkan penyertaan penduduk di bawah konsep Local Agenda 21 (LA 21).

5.3. KAEDAH PERLAKSANAAN PKS 5.3.1. Permohonan peruntukan kerja-kerja segera JKP hendaklah melalui Borang A dan di hantar ke Bahagian Khidmat Masyarakat untuk tujuan penyelarasan..

5.3.2. Projek hanya boleh dimulakan setelah mendapat kelulusan Majlis. MPSJ berhak menolak mana-mana permohonan sekiranya projek yang dicadangkan tidak sesuai, menggunakan kos yang tinggi atau bertindih dengan projek pembangunan majlis.

5.3.3. Kos sesuatu projek hendaklah tidak melebihi RM 20,000.00 bagi sesuatu projek.

5.3.4. Sebarang kerja yang telah dijalankan sebelum mendapat kelulusan Majlis dianggap tidak sah dan majlis tidak akan membuat sebarang pembayaran.

21

5.4. PENERAJU PROJEK 5.4.1 Kontraktor yang dilantik oleh Jawatankuasa Penduduk: Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan PKK dan Majlis. Mempunyai bidang kelas yang berkaitan dengan skop kerja. Mempunyai kemahiran berkaitan kerja yang dilaksanakan.

5.5. SKOP KERJA YANG DIBENARKAN 5.5.1. Kerja-kerja pembaikan dan penyelenggaraan kecil parit, longkang, jalan dan elektrikal.

5.5.2. Menebang / cantasan pokok-pokok yang merbahaya.

5.5.3. Kerja-kerja kecil penyelenggaraan dan membaiki kemudahankemudahan awam termasuk bangunan dan peralatan permainan.

5.5.4. Kerja-kerja senitaman, penanaman, penyelenggaraan, pembersihan dan pengangkutan pokok.

5.5.5. Lain-lain kerja pembersihan kecil atau penyelenggaraan yang sesuai dengan kelulusan Majlis.

22

5.6 PROSES KERJA PERMOHONAN PERUNTUKAN KERJA-KERJA PEMBAIKAN JKP :

CADANGAN PROJEK OLEH JKP ( MESYUARAT BULANAN )

DI SOKONG OLEH AHLI MAJLIS DILULUSKAN ADUN KAWASAN

ISI BORANG PERMOHONAN (BORANG A)

HANTAR BORANG PERMOHONAN UNIT KHIDMAT MASYARAKAT ( Proses 1 Hari) & JABATAN TEKNIKAL ( Proses 2 Minggu)

KELULUSAN PIHAK PENGURUSAN

LULUS (Surat Tawaran DIkeluarkan)

TIDAK ( JKP DIMAKLUMKAN)

JKP BOLEH MEMULAKAN PROJEK

23

5.7 KAWALAN DAN PENGURUSAN 5.7.1. Kontraktor hendaklah membuka akaun di bank tempatan.

5.7.2. Bagi projek dilaksanakan oleh JKP, satu penyata kewangan berasingan hendaklah disediakan.

5.7.3. JKP hendaklah mengemukakan laporan pelaksanaan berkala.

5.7.4 Majlis akan mengambil tindakan terhadap mana-mana kontraktor yang didapati tidak melaksanakan tugas dengan baik.

24

BAHAGIAN V PENGENDALIAN ADUAN PENDUDUK

1.

ADUAN: 1.1 Semua bentuk aduan masyarakat melalui JKP hendaklah disalurkan terus ke Unit Perhubungan Awam dan salinan kepada Unit Khidmat Masyarakat untuk tindakan selanjutnya.

1.2 Pihak JKP juga boleh menyelesaikan aduan sekiranya perkara tersebut merupakan aduan yang mudah di atasi atau boleh diselesaikan sesama mereka.

1.3 Pihak JKP juga boleh mengumpul aduan-aduan di dalam kawasan mereka dan membawanya ke perhatian MPSJ melalui Unit Khidmat Masyarakat.

1.4 Pihak JKP digalakkan menggunakan pelbagai saluran aduan yang telah disediakan oleh MPSJ.

25

BAHAGIAN VI PENGANJURAN PROGRAM KEMASYARAKATAN

1.

PENGANJURAN PROGRAM KEMASYARAKATAN:

1.1

Setiap

Zon

JKP

digalakkan

mengadakan

program-program

kemasyarakatan mereka sendiri dengan penglibatan penduduk yang pelbagai bangsa dan agama.

1.2

Setiap program yang dianjurkan hendaklah mempunyai kertas kerja dan telah diperbincangkan diperingkat Jawatankuasa JKP serta

dimaklumkan kepada MPSJ terlebih dahulu.

2.

PERMOHONAN TAJAAN:

2.1

Permohonan sebarang bentuk tajaan hendaklah dimaklumkan kepada Bahagian Khidmat Masyarakat . Dicadangkan supaya sebarang perkara di bawa di dalam mesyuarat bulanan JKP terlebih dahulu..

2.2

Setiap

urusan

permohonan

dan

penerimaan

tajaan

hendaklah

direkodkan dengan baik.

2.3

Sebarang penerimaan tajaan yang berbentuk kewangan hendaklah disalurkan terus ke akaun semasa JKP.

26

BAHAGIAN VII - PUBLISITI DAN HEBAHAN MAKLUMAN

1.

PROGRAM SERTA MAKLUMAT JKP

1.1

Setiap aktiviti atau makluman berkaitan JKP akan disampaikan melalui beberapa cara seperti ; Laman web JKP / MPSJ Poster di semua pejabat cawangan PBT Sekitaran / Buletin JKP Pamplet / risalah Elektronik Billboard Media massa

Garis panduan ini dikemaskini pada : November 2006

Disediakan oleh : Bahagian Khidmat Masyarakat Jabatan Pembangunan Kemasyarakatan Majlis Perbandaran Subang Jaya

27