You are on page 1of 8

Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan

VOLUME 09 No. 01 Maret 2006 Halaman 19 - 26


Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan
Artikel Penelitian

ANALISIS PERENCANAAN OBAT BERDASARKAN ABC INDEKS KRITIS


DI INSTALASI FARMASI
ANALYSIS OF DRUG PLANNING BASED ON ABC CRITICAL INDEX
IN PHARMACY UNIT

Susi Suciati1, Wiku B.B Adisasmito2


Rumah Sakit Karya Husada, Cikampek, Jawa Barat
1

2
Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat,
Universitas Indonesia, Depok, Jakarta

ABSTRACT PENGANTAR
B ackground: Planning process is one of the important Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri
functions in logistic management. This study aimed at finding Kesehatan No. 1333/Menkes/SK/XII/19991 tentang
out drug planning in Pharmacy Unit Karya Husada Hospital in
Cikampek, Jawa Barat, using ABC Critical Index. Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS), menyebutkan
Methods: This was a qualitative descriptive study, involving bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian yang
10 informants. Primary data were collected using questionnaire tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan
and check list, and the secondary data were collected from RS yang berorientasi kepada pelayanan pasien,
pharmacy unit, finance division and logistic division.
Results: By using ABC Critical Index showed that out of 1007 penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan
drug items, 36 (3,57%) are categorized as group A, 270 farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan
(26,81%) are categorized as Group B, and 701 (69,61%) are masyarakat.
categorized as Group C. Pelayanan farmasi merupakan pelayanan
Conclusions: ABC Critical Index method helps out hospital
effectively plan drug consumption by considering drug: 1) penunjang dan sekaligus merupakan revenue cen-
utilization, 2) investment value, and 3) critical status (vital, ter utama. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari
essential and non essential). The standard therapy is another 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan
important aspect in drug planning for doctors in prescribing perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan
therapy.
radiologi, bahan alat kesehatan habis, alat
Keywords: ABC critical index, pharmacy unit, standard kedokteran, dan gas medik), dan 50% dari seluruh
therapy, hospital management pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan
farmasi.2 Untuk itu, jika masalah perbekalan farmasi
ABSTRAK tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung
Latar Belakang: Proses perencanaan merupakan salah satu
jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS
fungsi yang penting dalam manajemen logistik. Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui gambaran proses perencanaan akan mengalami penurunan.
obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Karya Husada Cikampek Dengan meningkatnya pengetahuan dan
Jawa Barat dengan menggunakan ABC Indeks Kritis. ekonomi masyarakat menyebabkan makin
Metode: Penelitian merupakan penelitian deskriptif kualitatif
meningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap
dengan melibatkan 10 informan. Data primer diperoleh melalui
wawancara menggunakan kuesioner dan check list, pelayanan kefarmasian. Aspek terpenting dari
sedangkan data sekunder diperoleh dari Instalasi Farmasi, pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan
Bagian Keuangan dan Bagian Logistik. penggunaan obat, ini harus termasuk perencanaan
Hasil: Dengan menggunakan ABC Indeks Kritis, hasil penelitian
untuk menjamin ketersediaan, keamanan dan
menunjukkan bahwa dari 1007 item obat, 36 item merupakan
kelompok A (3,57%), 270 item obat dikelompokkan sebagai keefektifan penggunaan obat.3 Mengingat besarnya
kelompok B (26,81%), dan 701 item obat merupakan kelompok kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran
C (69,61%). pelayanan dan juga merupakan instalasi yang
Kesimpulan: Metode ABC Indeks Kritis dapat membantu rumah
memberikan sumber pemasukan terbesar di RS,
sakit dalam merencanakan pemakaian obat dengan
mempertimbangkan : 1) utilisasi, 2) nilai investasi, 3) kekritisan maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu
obat (vital, esensial dan non esensial). Standar terapi pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung
merupakan aspek penting lain dalam perencanaan obat karena jawab.
akan menjadi acuan dokter dalam memberikan terapinya.
Berdasarkan wawancara dengan kepala instalasi
Kata kunci : ABC indeks kritis, instalasi farmasi, standar terapi, farmasi dan staf gudang farmasi, diperoleh informasi
manajemen rumah sakit bahwa belum ada perencanaan kebutuhan barang

Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol. 09, No. 1 Maret 2006 19


Susi Suciati dkk.: Analisis Perencanaan Obat

farmasi yang menjadi dasar pengadaan barang. Pemrosesan data dimulai dengan dilakukannya
Selama ini, pengadaan obat dilakukan berdasarkan pengumpulan data yang terbagi menjadi dua, yaitu
pada data pemakaian obat rata-rata mingguan, data primer yang diperoleh dari hasil pengamatan atau
sehingga sering terjadi adanya pembelian obat yang observasi langsung, wawancara dan pengisian
tidak terencana yang harus disegerakan (cito) dan kuesioner. Data tersebut dikumpulkan dan dilakukan
pembelian ke apotek luar. Pada bulan Maret 2005, analisis isi. Data sekunder diperoleh dari data di
pembelian cito mencapai Rp28.466.969,00 dan Instalasi Farmasi, Bagian Keuangan dan Bagian
pembelian obat ke apotek luar pada bulan Januari – Logistik. Data yang berasal dari Instalasi Farmasi
Maret 2005 mencapai Rp 81.799.636,00. Hal ini dikelompokkan berdasarkan analisis ABC Indeks
tentu saja sangat merugikan RS baik dari segi Kritis. Analisis ABC Indeks Kritis digunakan untuk
pelayanan maupun segi keuangan. meningkatkan efisiensi penggunaan dana dengan
Perhitungan stok obat juga masih bermasalah pengelompokkan obat atau perbekalan farmasi,
terutama obat-obatan yang digunakan berdasarkan
yaitu adanya ketidaksesuaian angka stok akhir
dampaknya terhadap kesehatan.4 Analisis data
antara stok fisik dengan pencatatan yang dilakukan
dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
secara manual maupun dengan sistem komputer.
berikut.5
Sementara itu, masih ada juga dokter yang membuat
1. Menghitung nilai pakai
resep di luar standarisasi yang telah ditetapkan oleh
- Menghitung total pemakaian obat
Komite Farmasi dan Terapi (KFT). Hal ini menjadi - Data pemakaian obat dikelompokkan ber-
salah satu penyebab terjadinya pembelian obat ke dasarkan jumlah pemakaian. Diurutkan dari
apotek luar ataupun tidak terlayaninya resep terutama pemakaian terbesar sampai yang terkecil
untuk pasien tunai karena ketidaktersediaan obat. - Kelompok A dengan pemakaian 70% dari
Selain itu pada akhir bulan April 2005 saat keseluruhan pemakaian obat
dilakukan stock opname, diperoleh adanya obat dan Kelompok B dengan pemakaian 20% dari
alat kesehatan habis pakai yang telah kadaluarsa keseluruhan pemakaian obat
yang telah dibeli secara kontrak yaitu sekitar Kelompok C dengan pemakaian 10% dari
Rp18.447.371,00 dan Rp11.875.136,00 dari total keseluruhan pemakaian obat.
merupakan angka untuk obat yang kadaluarsa. 2. Menghitung nilai investasi
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui - Menghitung total investasi setiap jenis
proses perencanaan obat di Instalasi Farmasi RS. obat
Karya Husada dan membuat analisis kebutuhan obat - Dikelompokkan berdasarkan nilai investasi
berdasarkan ABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi obat. Diurutkan dari nilai investasi terbesar
RS. Karya Husada tahun 2004. sampai yang terkecil
- Kelompok A dengan nilai investasi 70%
BAHAN DAN CARA PENELITIAN dari total investasi obat
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif Kelompok B dengan nilai investasi 20%
kualitatif dengan pendekatan studi kasus yang dari total investasi obat
bertujuan untuk menperoleh gambaran mengenai Kelompok C dengan nilai investasi 20%
proses perencanaan obat di Instalasi Farmasi RS. dari total investasi obat.
Karya Husada dan membuat analisis kebutuhan obat 3. Menentukan nilai kritis obat
berdasarkan ABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi - Menyusun kriteria nilai kritis obat
RS. Karya Husada tahun 2004. - Membagikan kuesioner berupa daftar obat
Penelitian dilakukan di Instalasi Farmasi RS. kepada dokter untuk mendapatkan nilai
Karya Husada selama Februari dan April 2005. kritis obat, dengan kriteria yang telah
Informan penelitian berjumlah sepuluh orang yaitu ditentukan. Dokter yang mengisi kuesioner
Wakil Direktur Medis, Kepala Instalasi Farmasi, tersebut adalah dokter yang berpengaruh
Kepala Unit Akutansi, Administrasi Instalasi terhadap peresepan dan pemakaian obat.
Farmasi/Ass. Apoteker, Kepala Bagian Logistik,
Kepala Bagian Mutu dan Etika Keperawatan, Kuesioner yang berisi daftar obat dibagikan
Dokter Tetap (Spesialis Anak), Sekretaris Komite kepada dokter untuk mendapat penilaian mengenai
Medik/Dokter Umum Senior, Anggota KFT/Dokter nilai kritis. Dari kuesioner tersebut dilakukan
Spesialis Mata/Kepala Bagian, Penunjang Medis, analisis dengan langkah-langkah sebagai berikut.
dan Dokter Spesialis Penyakit Dalam. 1. Lakukan survei tentang kekritisan obat terhadap
dokter yang sering menulis resep.

20 Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol. 09, No. 1 Maret 2006


Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan

2. Buat rata-rata skor dari setiap jenis obat. 1. Formularium atau Standarisasi Obat dan
3. Susun tabel obat dari skor tertinggi hingga skor Standar Terapi
terrendah. Penentuan jenis obat yang akan diguna-
4. Cek persentase (%) kumulatif kan di Instalasi Farmasi RS. Karya Husada
Potong % kumulatif menjadi 70% untuk disesuaikan dengan standarisasi obat yang telah
kelompok X, 20% kelompok Y, dan 10% ditetapkan oleh KFT. Standarisasi ini dievaluasi
kelompok Z. setiap tahun untuk memantau kelancaran
Kriteria nilai kritis obat adalah : pemakaian obat yang telah dipesan oleh user
a. Kelompok X atau kelompok obat vital, adalah (dokter). Standarisasi obat ini sangat membantu
kelompok obat yang sangat essensial atau vital dalam penyediaan kebutuhan obat.
untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi Sebelum perencanaan pengadaan obat
penyakit penyebab kematian ataupun untuk dibuat, obat-obat yang akan diadakan oleh RS
pelayanan pokok kesehatan. Kelompok ini tidak dikonsultasikan terlebih dahulu antara pihak
boleh terjadi kekosongan. manajemen, apoteker, dan dokter melalui KFT.
b. Kelompok Y atau kelompok obat essensial Salah satu tugas KFT adalah membuat
adalah obat yang bekerja kausal yaitu obat formularium obat RS, agar dapat memaksimalkan
yang bekerja pada sumber penyebab penyakit, penggunaan obat secara rasional. Komite
Farmasi dan Terapi (KFT) merupakan peng-
logistik farmasi yang banyak digunakan dalam
hubung antara medical staff dan pelayanan farmasi
pengobatan penyakit terbanyak. Kekosongan
dalam hal penggunaan obat untuk mencapai
obat kelompok ini dapat ditolerir kurang dari
keamanan dan optimalisasi pelayanan.6
48 jam.
Formularium atau standarisasi obat yaitu
c. Kelompok Z atau kelompok obat nonessensial,
daftar obat baku yang dipakai oleh RS dan dipilih
adalah obat penunjang agar tindakan atau secara rasional, serta dilengkapi penjelasan,
pengobatan menjadi lebih baik, untuk sehingga merupakan informasi obat yang
kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan. lengkap untuk pelayanan medik RS. 7
Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolerir Berdasarkan standarisasi obat ini dokter membuat
lebih dari 48 jam. resep yang menjadi dasar pengajuan pengadaan
4. Menentukan nilai indeks kritis obat obat.
Untuk mendapat NIK obat dengan menggunakan Users (dokter) yang membuat resep obat
perhitungan sebagai berikut. di luar dari daftar yang ada dalam formularium
RS mengakibatkan pengadaan obat dan
NIK = Nilai Pakai + Nilai Investasi + (2 x Nilai Kritis) barang farmasi tidak dapat direncanakan dan
diadakan sesuai dengan kebutuhan RS.
5. Pengelompokan obat ke dalam kelompok A, Sebagai contoh, item obat tertentu dan obat
B dan C dengan kriteria : yang kadaluarsa menumpuk, serta item obat
Kelompok A dengan NIK 9.5 - 12 yang diperlukan tidak tersedia.2
Penyebab dari adanya dokter yang
Kelompok B dengan NIK 6.5 – 9.4
membuat resep di luar standarisasi obat yang
Kelompok C dengan NIK 4 – 6.4
telah ditetapkan, antara lain:
1. Kelengkapan obat yang sudah masuk
Kelompok A dengan NIK tertinggi yaitu 12,
dalam standarisasi belum sepenuhnya
mempunyai arti bahwa obat tersebut adalah obat
tersedia
dalam kategori kritis bagi sebagian besar 2. Obat yang diperlukan belum masuk dalam
pemakainya, atau bagi satu atau dua pemakai, standarisasi obat
tetapi juga mempunyai nilai investasi dan turn 3. Faktor pendekatan dari bagian pemasaran
over yang tinggi. perusahaan obat
Bila peresepan di luar standarisasi tersebut
berulang untuk obat yang sama, instalasi
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN farmasi akan membuat pengajuan ke KFT untuk
Dari hasil penelitian yang dilakukan di Instalasi dimasukkan ke dalam standarisasi. Selama
Farmasi RS. Karya Husada mengenai proses proses pengajuan dan disetujui oleh KFT, obat
pengadaan obat, ada beberapa hal yang menjadi
tersebut disediakan terlebih dahulu untuk
pertimbangan, yaitu:
menghindari pembelian obat ke apotek luar.
Form pengajuan obat baru tersebut minimal

Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol. 09, No. 1 Maret 2006 21


Susi Suciati dkk.: Analisis Perencanaan Obat

disetujui oleh dua dokter untuk dapat diajukan a. Nilai Pemakaian


ke KFT. Dari 1007 items obat di Instalasi Farmasi
Dari wawancara diketahui bahwa RS. Karya RS. Karya Husada, dikelompokkan menurut
Husada belum mempunyai standar terapi atau besarnya jumlah pemakaian dengan sistem 70
standar pelayanan medis, yang ada hanya – 20 – 10.4 Pengelompokkan obat berdasarkan
sebatas kesepakatan verbal tiap dokter dalam nilai pemakaian obat dalam analisis ABC di
setiap SMF, sehingga belum diberlakukan Instalasi Farmasi RS. Karya Husada, didapatkan
dengan resmi. Standar terapi merupakan hal hasil sebagai berikut.
yang penting dan dibuat oleh masing-masing Kelompok A: 124 item (12,31%) dari total item
SMF di komite medik yang diberlakukan resmi obat di instalasi farmasi dengan
baik oleh komite medik maupun oleh pihak jumlah pemakaian 506.214
manajemen RS. (69,10%) dari jumlah pemakaian
seluruhnya.
2. Anggaran Kelompok B: 176 item (17,48%) dari total item
Mulai tahun 2005, anggaran pengadaan obat di instalasi farmasi dengan
obat di RS. Karya Husada dibuat untuk setiap jumlah pemakaian 154.106
bulannya. Besarnya anggaran dibuat (21,04%) dari jumlah pemakaian
berdasarkan cakupan resep tahun 2004, seluruhnya.
ditambah dengan persentase kenaikan cakupan Kelompok C: 707 item (70,21%) dari total item
resep dari tiap-tiap pasien (tunai, jaminan, obat di instalasi farmasi dengan
karyawan) yang besarnya berbeda setiap jumlah pemakaian 72.240 (9,86%)
bulannya. dari jumlah pemakaian seluruhnya.
Bila dirasa pembelian sudah cukup besar Hasil pengelompokkan tersebut dapat dilihat
dan dana yang tersedia terbatas, bagian pada Tabel 1.
keuangan akan melakukan koordinasi dengan
bagian logistik dan instalasi farmasi untuk b. Nilai Investasi
kemungkinan adanya penundaan pemesanan Untuk pengelompokkan obat berdasarkan
barang, untuk lebih memprioritaskan obat nilai investasi obat dalam analisis ABC,
dengan pemesanan cito. Adapun untuk obat didapatkan hasil sebagai berikut :
yang masih dapat disubstitusi, proses Kelompok A: 76 item (7,55%) dari total item
pengadaan biasanya ditunda dahulu. obat di instalasi farmasi dengan
nilai investasi sebesar
Tabel 1. Pengelompokkan Obat Dengan Analisis ABC Rp2.782.736.612,00 (70,16%)
Berdasarkan Nilai Pemakaian Periode dari nilai investasi seluruhnya.
Januari – Desember 2004 Kelompok B:169 item (16,78%) dari total item
Kelompok Jumlah Persentase Jumlah Persentase
obat di instalasi farmasi dengan
Item Obat (%) Pemakaian (%) nilai investasi sebesar
A 124 12,31 506.214 69,10 Rp801.463.078,00 (20,21%) dari
B 176 17,48 154.106 21,04 nilai investasi seluruhnya.
C 707 70,21 72.240 9,86 Kelompok C: 76 item (7,55%) dari total item
Jumlah 1007 100 732.560 100,00 obat di instalasi farmasi dengan
nilai investasi sebesar
3. Penetapan Kebutuhan Obat dengan Rp382.215.061,00 (9,64%) dari
Analisis ABC Indeks Kritis nilai investasi seluruhnya.
Data yang digunakan untuk membuat Hasil pengelompokkan dapat dilihat pada Tabel 2.
analisis ABC Indeks Kritis adalah data
Tabel 2. Pengelompokkan Obat Dengan Analisis ABC
pemakaian obat selama periode bulan Januari Berdasarkan Nilai Investasi Periode
– Desember 2004, di bagian pelayanan resep Januari – Desember 2004
instalasi farmasi.
Dari analisis ABC Indeks Kritis terhadap
1007 obat di Instalasi Farmasi RS. Karya
Husada, diperoleh hasil berikut.

22 Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol. 09, No. 1 Maret 2006


Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan

Kelompok A dan B menyerap biaya Kelompok X: 86 item (8,54%) dari total item obat,
investasi sebesar 90% dari total investasi Kelompok Y: 461 item (45,78%) dari total item
keseluruhan, sehingga memerlukan perhatian obat, Kelompok Z: 460 item (45,68%) dari total
khusus pada pengendalian persediaan agar item obat.
selalu dapat terkontrol. Stok untuk kedua
kelompok ini hendaknya ditekan serendah Tabel 3. Pengelompokkan Obat Dengan Analisis ABC
mungkin, tetapi frekuensi pembelian dilakukan Berdasarkan Nilai Kritis Obat
Periode Januari – Desember 2004
lebih sering, seperti yang selama ini dilakukan
yaitu setiap minggu. Hanya yang perlu Kelompok Jumlah Persentase
Item Obat (%)
diperhatikan kerja sama yang baik dengan
pihak supplier agar pemesanan dapat dipenuhi X 86 8,54
Y 461 45,78
tepat waktu, sehingga tidak terjadi kekosongan Z 460 45,68
persediaan.
Jumlah 1007 100
Analisis ABC ini dapat digunakan, apalagi
bila sudah adanya standarisasi obat. Untuk itu
diperlukan kerja sama dan koordinasi yang d. Nilai Indeks Kritis
baik dengan unit terkait, misalnya bagian Dari hasil perhitungan didapat hasil
keuangan, logistik, dokter, serta unit pelayanan sebagai berikut:
lainnya. Kelompok A: dengan NIK 9.5 – 12, sebanyak
36 item obat (3,57%) dari total
c. Nilai Kritis item obat.
Pengelompokan obat dengan menggunakan Kelompok B: dengan NIK 6.5 – 9.4, sebanyak
nilai kritis obat dibuat berdasarkan efek terapi 270 item (26,88%) dari total item
atau manfaat terapetik obat terhadap kesehatan obat.
pasien dengan mempertimbangkan efisiensi Kelompok C: dengan NIK 4 – 6.4, sebanyak
penggunaan dana yang ada. 701 item (69,61%) dari total item
Dari pengelompokkan terhadap nilai kritis obat.
diperoleh hasil sebagai berikut. Hasil pengelompokkan tersebut dapat dilihat
Kelompok X: 86 item (8,54%) dari total item pada Tabel 4.
obat
Kelompok Y: 461 item (45,78%) dari total item Tabel 4. Pengelompokkan Obat Dengan Analisis ABC
obat Indeks Kritis Periode Januari – Desember
Kelompok Z: 460 item (45,68%) dari total item Kelompok Jumlah Persentase
obat Item Obat (%)
Pengelompokan obat dengan memper- A 36 3,57
timbangkan nilai kritis obat berdasarkan B 270 26,81
C 701 69,61
dampaknya terhadap kesehatan pasien dengan
Jumlah 1007 100
mempertimbangkan efisiensi penggunaan dana
yang ada.4 Melihat pengaruh atau efek obat
tersebut terhadap pasien, tentu hal ini sangat Kelompok A dengan NIK 9.5 – 12, sebanyak
tergantung dari informan yang melakukan 36 item obat atau sebesar 3,57% dari total item obat.
pengelompokkan obat tersebut, sehingga Obat-obat dalam kelompok ini tidak boleh terjadi
sangat mungkin untuk item obat yang sama kekosongan mengingat efek terapinya terhadap
karena informannya berbeda maka kelompok pasien. Pemesanan dapat dilakukan dalam jumlah
obatnya pun menjadi berbeda pula. Selain itu sedikit tetapi frekuensi pemesanan lebih sering dan
banyaknya item obat yang tersedia (1007 item), karena nilai investasinya yang cukup besar
menimbulkan kesulitan tersendiri mengingat berpotensi memberikan keuntungan yang besar pula
keterbatasan waktu yang dipunyai dokter untuk RS, maka kelompok ini memerlukan
sebagai user, dan tidak semua informan hafal pengawasan dan monitoring obat dengan ketat,
terhadap semua jenis item obat tersebut. pencatatan yang akurat dan lengkap, serta
Dari kuesioner yang diisi dokter untuk pemantauan tetap oleh pengambil keputusan yang
memberikan penilaian terhadap nilai kritis obat, berpengaruh, misalnya oleh Kepala Instalasi Farmasi
didapatkan hasil seperti pada Tabel 3, yaitu dan Kepala Bagian Logistik secara langsung.

Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol. 09, No. 1 Maret 2006 23


Susi Suciati dkk.: Analisis Perencanaan Obat

Pemesanan dapat dalam jumlah sedikit tetapi penggunaan data pemakaian obat selama satu
frekuensi pemesanan lebih sering. minggu sebelumnya.
Kelompok B dengan NIK 6.5 – 9.4 sebanyak
270 item atau sebesar 26,88% dari total item obat. 5. Lead time dan Stok Pengaman
Kekosongan obat ini dapat ditoleransi tidak lebih dari Lead time atau masa tenggang yang
24 jam, dengan frekuensi pemesanan lebih jarang dibutuhkan dari mulai pemesanan obat dilakukan
misalnya setiap dua minggu, tetapi jumlah sampai pengiriman barang. Lead time obat di RS.
pemesanan boleh relatif lebih banyak. Pengawasan Karya Husada rata-rata 1 – 3 hari. Bila proses di
dan monitoring terhadap kelompok ini tidak terlalu instalasi farmasi cepat dan stok obat sesuai antara
ketat dibandingkan kelompok I, misalnya dilakukan yang dicantumkan pada form permintaan obat
setiap tiga atau enam bulan sekali. dengan stok yang ada dalam sistem komputerisasi,
Kelompok C dengan NIK 4 – 6.4, sebanyak maka tidak ditemukan masalah pada pemesanan
701 item atau sebesar 69,61% dari total item obat. barang dan pembayaran obat. Bila pembayaran
Kekosongan obat untuk kelompok ini dapat lebih obat sesuai dengan jatuh temponya, maka tidak
dari 24 jam, dengan frekuensi pemesanan dapat ada penundaan pengiriman barang yang telah
dilakukan lebih jarang, disesuaikan dengan dipesan. Masalah terjadi bila pembelian obat dirasa
kebutuhan dan dana yang tersedia misalnya sudah cukup tinggi, maka beberapa pesanan obat
sebulan satu kali. Pengawasan dan monitoring dengan pertimbangan tertentu akan dilakukan
terhadap kelompok ini dapat lebih longgar, misalnya penundaan pemesanan, dan hal tersebut akan
dilakukan enam bulan atau satu tahun sekali. mengganggu ketersediaan obat.
Sering terjadinya kekosongan obat, pembelian Stok pengaman diperlukan untuk menghindari
cito, pembelian ke apotek luar ataupun adanya obat kekosongan obat akibat kenaikan jumlah pemakaian.
kadaluwarsa di Instalasi Farmasi RS. Karya Besarnya stok pengaman dapat ditentukan antara
Husada disebabkan tidak adanya perencanaan yang lain dengan berdasarkan lead time. Penetapan stok
tepat terhadap kebutuhan dan pengelolaan obat. pengaman obat di Instalasi Farmasi RS. Karya
Dengan menggunakan analisis ABC Indeks Kritis Husada dilakukan berdasarkan estimasi pemakaian
dapat dilakukan pengadaan dan pengawasan obat 1 – 2 hari, sedangkan untuk di ruang perawatan atau
dengan prioritas sesuai hasil analisis ABC Indeks tindakan berdasarkan perkiraan pemakaian harian
Kritis, yang bertujuan efisiensi penggunaan dana dan (satu hari).
efektivitas efek terapi obat terhadap pasien.
Dari beberapa penelitian serupa yang dilakukan 6. Stok Akhir dan Kapasitas Gudang
sebelumnya, pengklasifikasian obat dengan Besarnya persediaan (stok akhir) dan
menggunakan analisis ABC Indeks Kritis sangat komposisi obat yang dimiliki dapat diketahui setelah
sesuai untuk melakukan prioritas pengadaan dan diadakan penyetokan (stock opname) pada setiap
pengawasan penggunaan obat, sehingga lebih periode, sehingga agar tujuan inventory control
efisien dan efektif, terutama untuk RS yang tercapai yaitu terciptanya keseimbangan antara
mempunyai keterbatasan dana dan SDM.10,11 Hanya persediaan dan permintaan, maka stock opname
saja banyaknya item obat juga perlu dipertimbangkan harus seimbang dengan permintaan pada satu
kembali mengingat banyaknya item obat dengan periode waktu tertentu.
nama dagang yang berbeda tetapi mempunyai efek Besarnya stok akhir obat menjadi dasar
terapi yang sama. Karena penyederhanaan jenis dan pengadaan obat karena dari stok akhir tidak saja
jumlah item obat, penggunaan atau aplikasi analisis diketahui jumlah dan jenis obat yang diperlukan, tetapi
ABC Indeks Kritis akan lebih mudah dilakukan, juga diketahui percepatan pergerakan obat, sehingga
terutama pembatasan dalam kelompok C, mengingat kita dapat menentukan obat-obat yang bergerak cepat
jumlahnya sangat banyak yaitu 69,617% sementara (laku keras) dapat disediakan lebih banyak.13
efek terapinya merupakan obat penunjang saja. Untuk perhitungan stok akhir di instalasi farmasi
Untuk itu peran KFT dalam menyusun standarisasi RS. Karya Husada, sering terjadi ketidaksesuaian data
obat sangat diperlukan. antara pencatatan manual instalasi farmasi dengan
data yang tercantum di sistem komputerisasi, hingga
4. Pemakaian Periode Sebelumnya belum ada penetapan stok. Namun informasi stok akhir
Menurut Silalahi12 salah satu faktor penting dari instalasi farmasi tetap dijadikan pertimbangan bagi
dalam perencanaan obat adalah pemakaian pengajuan atau pemesanan obat, tetapi yang menjadi
periode sebelumnya. Perencanaan obat di Instalasi pertimbangan utama tetap pada jumlah pemakaian
Farmasi RS. Karya Husada dilakukan berdasarkan periode sebelumnya.

24 Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol. 09, No. 1 Maret 2006


Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan

Salah satu aspek penting lain yang harus KESIMPULAN DAN SARAN
diperhatikan dalam kegiatan pengadaan obat Aspek yang perlu dipertimbangkan dalam
adalah kapasitas gudang.14 Fasilitas pendukung perencanaan obat di RS yaitu standarisasi obat atau
kegiatan yang memadai merupakan salah satu formularium, anggaran, pemakaian periode
upaya meningkatkan motivasi kerja pegawai dalam sebelumnya, stok akhir dan kapasitas gudang, lead
menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Namun, time dan stok pengaman, jumlah kunjungan dan pola
tidak selamanya fasilitas tersebut ada di instalasi penyakit, standar terapi, penetapan kebutuhan obat
farmasi. Secara umum sekalipun instalasi farmasi dengan menggunakan ABC Indeks Kritis.
merupakan revenue center utama RS namun Penggunaan ABC Indek Kritis secara efektif
sering fasilitas pelayanannya minim dan dapat membantu RS dalam membuat perencanaan
memprihatinkan, misalnya gudang yang tidak obat dengan mempertimbangkan aspek pemakaian,
memenuhi syarat. Akibatnya, instalasi farmasi nilai investasi, kekritisan obat dalam hal
bekerja lambat mengantisipasi keperluan yang ur- penggolongan obat vital, essensial dan
gent dan sulit berkembang. 2 Hal tersebut nonessensial. Standar terapi merupakan aspek
dikarenakan kapasitas gudang terkait erat dengan penting lain dalam perencanaan obat karena akan
kegiatan penyimpanan, maka seluruh kegiatan menjadi acuan dokter dalam memberikan terapinya.
pengelolaan obat menjadi sia-sia bila proses
penyimpanan obat tidak terlaksana dengan baik.8 KEPUSTAKAAN
Untuk itu maka proses pengadaan sebaiknya 1. Departemen Kesehatan RI. SK Menkes No.
mempertimbangkan kapasitas gudang yang dimiliki 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar
RS, sehingga perubahan mutu obat terjadi karena Pelayanan Rumah Sakit Departemen
tidak tepatnya proses penyimpanan dapat dihindari. Kesehatan Republik Indonesia. Jakarta.1999.
Kondisi gudang farmasi yang sedang dalam masa 2. Yusmainita. Pemberdayaan Instalasi Farmasi
transisi, juga menjadi pertimbangan dalam proses Rumah Sakit Bagian I, diambil dari http://
pengadaan obat, karena masih ada obat yang tidak www.tempo.co.id/medika/arsip/012002/top-
disimpan pada tempat yang seharusnya,
1.htm. Tanggal 30 Maret 2005.
dikarenakan tempat penyimpanan yang terbatas.
3. Hamid, T.B.J. Elemen Pelayanan Minimum
Farmasi di Rumah Sakit, Direktorat Jendral
7. Jumlah Kunjungan dan Pola Penyakit
Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan,
Idealnya pemilihan obat juga dilakukan setelah
Depertemen Kesehatan RI, diambil dari http://
mengetahui gambaran pola penyakit, karakteristik
www.yanfar.go.id. Tanggal 10 Juni 2005.
pasien. Sedangkan jumlah kunjungan lebih
4. Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
berpengaruh terhadap jumlah obat yang harus
Pedoman perencanaan dan Pengelolaan Obat.
disediakan.4 Data atau informasi jumlah kunjungan
Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
tiap-tiap penyakit harus diketahui dengan tepat,
Jakarta. 1990.
sehingga dapat dipakai sebagai dasar penetapan
5. Junadi, P. Modul Kuliah Manajemen Logistik
pengadaan obat, terutama bila kita akan menggunakan
metode epidemiologi. dan Farmasi Rumah Sakit. Fakultas Kesehatan
Jumlah kunjungan dan pola penyakit menjadi Masyarakat. Universitas Indonesia. Depok.
pertimbangan bagi pengadaan obat di Instalasi 2000.
farmasi RS. Karya Husada. Karena pengajuan 6. Ramadhan, R., Sandi, I. Analisa Perencanaan
pengadaan obat dilakukan setiap minggu, dengan dan Pengendalian Obat di Instalasi Farmasi
jumlah pemesanan diasumsikan untuk pemakaian Rumah Sakit Karya Bhakti Tahun 2003. Pro-
satu minggu, maka peningkatan atau penurunan gram Studi Kajian Administrasi RS. Universitas
jumlah kunjungan, serta adanya trend penyakit Indonesia. Depok. Jurnal MARSI. 2004;V(1).
yang ditemukan, secara langsung berpengaruh 7. Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
pada pemakaian. Namun karena perkiraan jumlah Permenkes RI Nomor 085/Menkes/Per/I/1989,
kunjungan dan pola penyakit tidak diperhitungkan Tentang Obat Generik. Departemen Kesehatan
sebelum adanya perubahan jumlah kunjungan dan Republik Indonesia. Jakarta. 1989.
pola penyakit tersebut, melainkan pada saat atau 8. Subagya. Manajemen Logistik. Penerbit CV.
setelah trend itu terjadi, yaitu dilihat dari Hanmas Agung. Jakarta. 1994.
meningkatnya pemakaian akibatnya pemesanan 9. Rangkuti, F. Manajemen Persediaan, Aplikasi
atau pembelian obat secara cito tidak dapat di Bidang Bisnis, Manajemen. PT Raja Grafindo
dihindari. Persada. Jakarta. 1996.

Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol. 09, No. 1 Maret 2006 25


Susi Suciati dkk.: Analisis Perencanaan Obat

10. Purwaningrum, Y. Perencanaan Kebutuhan Obat 12. Silalahi, B.N.B. Prinsip Manajemen Rumah
di Bagian Administrasi Logistik Kesehatan Sakit. Lembaga Pengembangan Manajemen
Rumah Sakit Pusat Angkatan Darat Gatot Indonesia. Jakarta. 1989.
Soebroto Jakarta. Fakultas Kesehatan 13. Anief, M. Manajemen Farmasi. Gadjah Mada
Masyarakat. Universitas Indonesia. Depok. 2001. University Press. Yogyakarta. 1995.
11. Arnawilis. Proses Perencanaan Obat di Rumah 14. Bowersox, D.J. Manajemen Logistik, Integrasi
Sakit “Ibnu Sina” Yarsi Riau – Pekan Baru Sistem-Sistem Manajemen Distribusi Fisik dan
Tahun 2000. Program Pascasarjana Fakultas Manajemen Material. Bumi Aksara. Jakarta.
Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. 1986.
Depok. 2001.

26 Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol. 09, No. 1 Maret 2006