Presentation Skills

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Paula Molinari

MANUAL

Cmo ser un buen presentador

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ETAPA I. PREPARACIN
GUIA PARA LA PREPARACION DE UNA UENA PRESENTACION

!. IN"ORMACION # PLANI"ICACION El primer secreto para preparar una presentacin efectiva es $%ane&ar$ el 'onteni(o. (Usamos "manejar", ya que la mejor palabra que nos viene a la mente para describir ese estado es "manage" o "master", que no pueden traducirse con "conocer". "Dominar" puede servirnos (aunque suena un poco autoritario y no tan flexible como "manage"). En realidad, destinamos a la preparacin de la presentacin mucho ms tiempo que a la presentacin misma. El primer paso es... DISPONER DE LA INFORMACION NECESARIA ...para seleccionar el contenido y estructurarlo en forma efectiva. Cules son las preguntas que deberemos hacernos en esta instancia, antes de ponernos a traba ar! CUAL ES EL PROPOSITO DE LA PRESENTACION ! ANTICIPAR LAS NECESIDADES DE LA AUDIENCIA

"ui#n es mi )*+li'o! $na persona, muchas, de qu# nivel errquico, de qu# nivel cultural o t#cnico! Es un grupo homog#neo, heterog#neo. Cules son sus intereses, necesidades! cunto saben del tema! %bviamente es mu& distinto preparar una presentacin para potenciales clientes que tienen un alto inter#s sobre el tema, a una conferencia en un auditorio donde la ma&or parte de la gente no tiene idea de lo que se va a hablar. (En este segundo caso, deberemos dedicar mucho ms tiempo a captar el inter#s de la audiencia...' TIEMPO

"u# rol tengo! Cunto tie%)o tengo! Est previsto el tiempo para preguntas!

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ASPECTOS LOGISTICOS

En qu# l,-ar se desarrollar! El lugar tiene implicancias directas en el estilo de la presentacin & en los recursos de apo&o que necesitaremos. (o es lo mismo un auditorio que una peque)a sala de reuniones. tenci!n" #erificar la disponibilidad de equipamiento, luces, disposici!n de las sillas... IN"ORMACION

*. +enemos todos la in.or%a'i/n, los datos, todo el material...! ,a b-squeda de informacin sigue distintas metodolog.as seg-n el tema. (o nos ocuparemos aqu. de este aspecto.

La re-la (e oro0 Si ,n )resenta(or no )re)ara a(e',a(a%ente s, )resenta'i/n1 'orre ,n serio ries-o (e .ra'asar. Por lo tanto1 ',anti.i2,en el ries-o3 A %a4or i%)ortan'ia (e la )resenta'i/n1 %a4or tie%)o (e )re)ara'i/n .

$%E&'( )$ *D +D DE '+E' + ,%(* U* -(+ DE '+E)E*$ ,%(* requiere ./ -). DE '+E' + ,%(*

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Presentation Skills 2. PREPARACION DE LA PRESENTACION Consi(era'iones -enerales +oda presentacin debe respetar la siguiente estructura/

A)ert,ra Desarrollo Cierre

0ecomendamos revisar la 1coherencia de la estructura conceptual1, o sea/ lo que planteamos en la apertura, debe desarrollarse 1con fluide21 en el segundo momento. El tercer momento debe permitir integrar todos los conceptos 3 variables & relacionarse directamente con la apertura. En qu# orden )re)ara%os estas partes de nuestra presentacin!

!. El (esarrollo 5. El 'ierre 6. La a)ert,ra

4aremos una s.ntesis de los temas importantes a considerar en cada uno de estos momentos.

,omo dec0a rist!teles La apertura es ms que la mitad del todo

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5.!.A)ert,ra 768
5esde el punto de vista de los contenidos, en el momento de apertura planteamos los o+&eti9os (e la ':arla ; )resenta'i/n 4 los te%as que vamos a tratar. Pero desde el punto de vista de nuestra rela'i/n 'on la a,(ien'ia, es #ste el momento de ma&or riesgo. Como dec.a 6ristteles, la apertura es ms que la mitad del todo. Por qu#! Porque es el momento en que debemos 'a)tar la aten'i/n (el a,(itorio. 7i somos e8itosos en esto, el desarrollo ser mu& sencillo. 7i fracasamos, nos encontraremos frente a un p-blico que se aburre, se va en el medio de la presentacin, no hace preguntas, etc. En la apertura debemos 1enganchar1 al p-blico, despertar la curiosidad, darle sentido a todo el desarrollo posterior. tenci!n" 1a apertura es lo 2ltimo que se prepara""" $rucos para una buena apertura 0esaltar la importancia del tema $sar un inicio 9dramtico: 4acer una pregunta motivadora Contar un caso real

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5.5. Desarrollo
A. ESTRUCTURAR LOS CONTENIDOS Para el dise)o del desarrollo aconse amos utili2ar el 1 Modelo de Redes Con eptuales1. 1as redes conceptuales son mapas, diagramas construidos en base a conceptos (nociones 3 ideas) ordenados seg2n jerarqu0a de significados, vinculados entre s0 por la relaci!n que guardan estos significados .
Para qu# nos sirve! Para organi2ar los cap.tulos, temas, subtemas & poder presentarlos a la audiencia en forma relacionada.

Por otro lado, las ideas que conforman nuestra red se transforman inmediatamente en puntos clave de nuestro discurso. tenci!n" )iempre que organicemos los contenidos de una presentaci!n, por m4s datos que 5sta tenga, por larga que sea, debemos tener presente cu4l es la red conceptual que deseamos que el p2blico recuerde.
Tie%)os

Para desarrollar la presentacin & calcular bien los tiempos... +iempo real ; (menos' <=> E / si el tiempo asignado para mi presentacin es de ?=@, debo dise)ar una presentacin de A=@ . DE"INIR EL MATERIAL DE APO#O Para cada idea, concepto, tema, elegiremos material que e emplifique o ilustre dicho tpico/ estad.sticas, descripciones, datos de mercado, un caso, etc.

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6. Cierre
$n buen cierre debe cumplir con dos requisitos/ 5esde el punto de vista del 1efecto1, debe responder a la apertura que reali2amos (si generamos curiosidad, debe contar el secreto, etc.' Debemos nuevamente remitirnos a la apertura y contestar la pregunta que all0 formulamos. 5esde el punto de vista de la estructuracin de los contenidos, o sea nuestra red conceptual, debe repasar las ideas clave llegando al concepto organi2ador/ se debe 1abrochar1 la presentacin, no deben quedar 1hilos sueltos1.
B en el cierre, no debemos olvidarnos de...

estimular las preguntas agradecer al auditorio por su atencin.

(para no olvidarnos de estos dos -ltimos puntos, un buen truco es el de incluirlos en las transparencias 3 imgenes'.

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6.LAS A#UDAS <ISUALES

6ntes de entrar en este tema, que ho& es centro de atencin dada la importancia de la imagen en nuestros d.as, debemos resaltar que el )rin'i)al .a'tor (e =>ito en ,na )resenta'i/n es MANE?AR LOS CONTENIDOS. El segundo factor de #8ito es TENER UN AUDIENCIA. UEN MANE?O DE LA

,as a&udas visuales 1a&udan1, & se convierten esencialmente en un e8celente aliado para dirigir la percepcin de la audiencia, pero no lo son todo. 5e hecho, ho& se convierten en la ms com-n causa de fracaso de las presentaciones. (o asisti $d. alguna ve2 a una presentacin en la que el presentador le.a las transparencias! % bien, en la que un prestigioso presentador quedaba pegado al discurso que emanaba de su PC, ms que a adaptarse a las distintas necesidades del p-blico! Porqu# los apo&os visuales 9a&udan:! Pro!erbio "ino #Es u "amos $ ol!idamos% !emos $ re ordamos% "a emos $ entendemos&#

)eg2n investigaciones del *ational )afety ,ouncil (,6icago, .789) retenemos... Un ./: de lo que leemos Un ;/: de lo que escuc6amos Un </: de lo que vemos 'n ()* de lo que !emos $ es u "amos Un =/: de lo que decimos 'n +)* de lo que de imos $ "a emos

Esto nos ustifica la incorporacin de a&udas visuales.

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@C/%o (iseAa%os +,enas a4,(as 9is,alesB

Es ms fcil focali2arnos en lo que (% debemos hacerC

Exceso de informaci!n Cada imagen debe tener poco te8to (es ms, las imgenes ms efectivas son las de una palabra...' ,as imgenes no deben decir lo que el presentador debe decir... sino resaltar la idea clave. % oC (o confundir la a&uda visual con el guin. Exceso de elementos 5ebe tener pocos elementos & pocos colores. (o debe saturar. %legibilidad 6tencinC 5ebe ser legible para toda la audiencia Usar un solo medio (s!lo transparencias > s!lo ca?!n) Es preferible usar ms de un medio, para obligar al presentador a 9despegarse:. Por e emplo, combinar transparencias con rotafolios, ca)n con material concreto, etc...

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C. Pre)aran(o el -,i/n...

$na ve2 que estructuramos los contenidos & sabemos con qu# e emplos, datos , etc. ilustraremos cada punto, debemos preparar el guin. %D%/ ,67 6B$567 EF7$6,E7 NO 7%( E, G$F%(, (F 5EHE( I$(CF%(60 C%M% +6,.
El guin (% es para el p-blico, sino es la G$F6 del presentador, en la que relacionamos ideas claves, datos o e emplos, & tambi#n an#cdotas3chistes. Es el material del presentador.

Es conveniente que el guin tenga/ +iempos Claves para introducir los temas 6n#cdotas para relacionar con cada filmina Preguntas a formular al auditorio 6puntes para escribir en el rotafolios Etc., etc...

6hora/ '+ ,$%, + ....'+ ,$%, +.... '+ ,$%, +....

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ETAPA II0 EL DELI<ER# L,D1 'E%ara1 a''i/n...

,leg el momento de 1performar1, 1actuar1, & nos enfrentamos con una limitacin estructural... ,el presentador so$ $o.$ 6lgunos conse os... !. La )ost,ra $d. no se ver nervioso si mane a los contenidos del derecho & del rev#s, su coordinacin con los e emplos & con el material visual. P06C+F"$E E, G$F%(CCC (o se quede parado. Mu#vaseC Pero no mucho... (o se quede pegado a las 1a&udas visuales1. 5eben ser su a&uda, no su e eC $se las manos para subra&ar las ideas (al me or estilo italianoC' Por favor, no se cruce de bra2os, ni adopte la posicin de manos 1de cura1, ni ponga las manos en los bolsillos... 5. La 9oD (ada ha& ms aburrido que una presentacin con problemas de intensidad en la vo2 (inaudible, montona, sin energ.a'. Cambie la intensidad, vocalice, pegue alg-n gritoC 7i tiene tendencia a ser monocorde, su principal truco salvador es hacer preguntas (cuando uno pregunta cambia inmediatamente tono e intensidad...' 7i es posible, (% use el micrfono. ,a vo2 natural es ms clida. 7i debe usar micrfono, use micrfono corbatero, para poder moverse.

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6. El 'onta'to 9is,al Mire a su audiencia pero no en general, sino a cada uno de los participantes. 7i est dando una conferencia & el auditorio es mu& numeroso, busque referentes en todos los lados (adelante, atrs, a la derecha, a la i2quierda'. 7us o os deben 1barrer1 todo el auditorio. $n pobre contacto visual genera mal clima, no permite la retroalimentacin, da una imagen de nerviosismo. MF0E a su auditorioC 5etecte comentarios, movimientos, etc. & act-e en consecuencia. C. Las %,letillas +odos usamos muletillas, en el lengua e (o sea, este, bueno,...' o en los gestos (cru2arse & descru2arse de bra2os...' 6 ma&or nerviosismo, ma&or uso de muletillas. ,a -nica forma de eliminarlas/ practicar la presentacinC % es que vieron 3 escucharon alguna muletilla en un actor de teatro!!!!! Ensayen" ,ontrolen todas las variables controlables"

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Las )re-,ntas Escuchen con atencin la pregunta/ si no les qued absolutamente clara, repregunten... 7i no saben la respuesta, digan que no saben. Conteste 9claro & conciso:. ,as me ores respuestas son las que duran menos de un minuto (o pierda el mane o del grupo Evite terminar la presentacin con una respuesta. Euelva a cerrar en base a sus ideas originales.

Al-,nas re'o%en(a'iones Es preferible terminar antes que despu5s de la 6ora fijada 'reparar siempre el '1 * @ (qu5 pasa si se corta la luA...., qu5 pasa si el p2blico no 6ace preguntas..., qu5 pasa si me sobra el tiempo,...) )i la gente no pregunta .... Bqu5 6acerC Dueda muy feo cuando se termina una presentaci!n abruptamente. $rucoE prep4rese algunas preguntas para 6acer Ud. al auditorio...

7$E0+ECCCCCCCCCCCC

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