Phân hệ mua hàng

1
 Mục lục

• Phần 1: Các thông tin cơ bản

• Phần 2: Qui trình mua hàng
• Phần 3: Yêu cầu mua hàng
• Phần 4: Báo giá
• Phần 5: Đơn mua hàng
• Phần 6: Nhận hàng
• Phần 7: Hạch toán liên quan
• Phần 8: Tóm tắt

2
Phần 1: Các thông tin cơ bản

• Operating Unit
• Organization • Tiền tệ
• SubInventory
• Locator

• Mặt hàng • Nhân viên mua hàng

• Nhà cung cấp • Duyệt đơn hàng

3
 Cấu trúc hệ thống

Set of
books

Legal Legal
entity entity

Operating Operating Operating Operating

unit unit unit unit

Organization Organization Organization

Organization Organization
Subinventory Subinventory

4
 Mặt hàng (Master Item)

Các mặt hàng khai báo trước được dùng trong phân hệ Mua hàng.

• Yêu cầu mua hàng

• Thư hỏi giá
• Báo giá
Danh mục mặt hàng • Đơn mua hàng
5
 Nhà cung cấp (Suppliers)

Nhà cung cấp

Các Sites

Hà Nội TP.Hồ Chí Minh Đà Nẵng

Người liên hệ Người liên hệ Người liên hệ

6
 Tiền tệ (Currency)
Hệ thống cho phép sử dụng các loại tiền khác nhau khi thực hiện giao
dịch

Dollars Francs

Yen Pounds

7
 Tỷ giá

Có 3 loại tỷ giá:
• Tỷ giá thời điểm
• Tỷ giá hạch toán
• Tỷ giá do User nhập

8
 Duyệt đơn hàng

Theo quan hệ Nhân viên / Sếp

Richard Smith

Tom Jones
Kathy Moore

Robert Johnson Bill Brown

9
 Duyệt đơn hàng
Theo quan hệ hình cây

CQ Tổng Giám Đốc Giám Đốc điều hành HT

TP. Kinh Doanh Giám Đốc nhà máy

NV 1 NV 2 NV 1 NV 2

10
 Phần 2: Qui trình mua hàng
Có yêu cầu

Yêu cầu mua hàng Thư hỏi giá Nhà cung cấp Báo giá

Hạch toán

Đơn hàng Nhận hàng Hóa đơn Thanh toán

11
Purchasing Inventory Payables GL
 Phần 3: Yêu cầu mua hàng
(Requisitions)

Đặc điểm:
• Cho phép tạo yêu cầu trên hệ thống, không cần in ra giấy
• Duyệt trên hệ thống
• Cung cấp các thông tin của phiếu yêu cầu
• Có thể hủy hoặc đóng yêu cầu

12
 Tạo yêu cầu trực tiếp

Có yêu cầu

Tạo trực Chuyển duyệt

tiếp

Từ chối

Duyệt

Yêu cầu được duyệt

13
 Tạo yêu cầu tự động

Oracle
MRP

Oracle
Inventory

Oracle
WIP
Oracle
Các yêu cầu
Purchasing
-Mua hàng NCC
External
systems -Mua hàng nội bộ

14
 Phần 4: Báo giá

Đặc điểm:
• Tạo thư hỏi giá
• Ghi nhận thông tin báo giá
• Lưu danh sách NCC được duyệt

15
 Thư hỏi giá (RFQ)

RFQ
• Thông tin chung
– Ship-to, Bill-to NCC 1
– Ngày hiệu lực
• Thông tin chi tiết
– Số lượng
– ĐVT NCC 2
Lập RFQ – Giá
• Số lượng Min/Max
• Thời hạn thanh toán
• Báo giá theo số lượng NCC 3

16
 Tạo thư hỏi giá

Tạo tự
động
RFQ

Các yêu cầu Tìm kiếm

Tạo trực
tiếp
Chọn từ kết quả
RFQ
tìm kiếm

17
 Tạo báo giá (Quotation)

Thư hỏi giá

NCC 1 NCC 2 NCC 3 NCC 4

Báo giá

Báo giá Báo giá

được duyệt không duyệt

18
 Danh sách NCC được duyệt

Mặt hàng
DS NCC được duyệt Mặt hàng

Ship-to Sites

19
 Phần 5: Đơn mua hàng
(Purchase Orders)

Đặc điểm:
• Tạo đơn hàng dễ dàng
• Cho phép tạo đơn hàng từ yêu cầu mua hàng
• Xem thông tin các đơn hàng hiện có
• Lấy thông tin báo giá từ NCC

20
 Các loại đơn hàng

Có 4 loại đơn hàng:

• Standard purchase order
• Contract purchase order
• Blanket purchase agreement
Blanket releases
• Planned purchase order
Scheduled releases

21
 Cấu thành của đơn hàng

Thông tin chung Chi tiết mặt hàng

(Header) (Lines)

Thông tin giao hàng Thông tin định khoản

của NCC (Shipments) (Distributions)
22
 Standard Purchase Orders

• Biết chi tiết các mặt hàng cần mua.

• Biết giá, số lượng, ngày giao hàng.
• Có thể nhận hàng trực tiếp.

Nhận hàng lần 1

Standard
Purchase Order
Nhận hàng lần 2

23
 Contract Purchase Agreement

• Không biết chi tiết mặt hàng cần mua.

• Thiết lập các điều khoản với nhà cung cấp.
• Số hợp đồng này có thể được tham khảo trực tiếp trên
Standard Purchase Order.

Standard PO 1 Nhận hàng lần 1

Contract purchase
agreement
Standard PO 2 Nhận hàng lần 2

24
 Blanket Purchase Agreements

• Hợp đồng dài hạn (có ngày bắt đầu và kết thúc)
• Biết chi tiết các mặt hàng cần mua.
• Phát hành đơn hàng thực tế khi đến đợt nhận hàng.

Đơn hàng 1 Nhận hàng lần 1

Blanket
purchase
agreement Đơn hàng 2 Nhận hàng lần 2

25
 Planned Purchase Orders

• Có lịch nhận hàng.

• Xác định cụ thể các mặt hàng cần mua.
• Phát hành đơn hàng thực tế khi đến đợt nhận hàng.

01/06

Đơn hàng 1 Nhận hàng lần 1

Planned
purchase 01/07
order
Đơn hàng 2 Nhận hàng lần 2
26
 Tạo đơn hàng

Tạo tự động

PO

Các yêu cầu Tìm kiếm

Tạo trực tiếp

Chọn từ kết quả tìm kiếm

PO

27
 Phần 6: Nhận hàng

Đặc điểm:
• Cho phép nhận hàng hóa và dịch vụ
• Chuyển hàng giữa các vị trí
• Kiểm nghiệm
• Trả hàng
• Điều chỉnh nhập xuất
• Xem lịch sử nhận hàng

28
 Các kiểu nhận hàng

Standard
receipt
Nhận hàng Nhập hàng Nhập kho

Direct
receipt Nhập kho

Inspection
required
Kiểm nghiệm

Trả hàng cho NCC Từ chối Chấp nhận Nhập kho

29
 Trả hàng và điều chỉnh

Trả hàng
Xác định
mặt hàng
trả
Xuất hàng Xuất hàng khỏi kho

Trả hàng cho NCC

Điều chỉnh
Xác định lỗi Điều chỉnh
nhận hàng

Xuất hàng

30
 Phần 7: Hạch toán liên quan

TK Kho TK hàng đang chuyển

Nhận hàng 1 1 500
Nhập kho 2 500 2 500
Ghi nhận công nợ 3 3

TK phải trả TK sẽ phải trả

1 1 500
2 2
3 500 3 500

31
 Phần 8: Tóm tắt

• Giới thiệu thông tin cơ bản

• Giới thiệu 4 loại đơn hàng
• Giới thiệu qui trình mua hàng
• Các kiểu nhận hàng
• Cách hạch toán liên quan

32
33
34