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二十八、插入“图示”
三十、Excel 中“摄影”功能的妙用
这个功能比较另类,似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入,因为它的作用
竟然是——“抓屏” !而且还不是像“ PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”,而是允许让你通过鼠
标进行选择,“指哪抓哪”。
要找到这个功能还不太容易,我们点击 Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡
片的“类别”中点“工具”,再在命令栏中找到“摄影”按钮,并将它拖到工具栏的任意位置。
如果我们想要对表格中的某一部分“照相”,只须先选择它们(图 23),然后按下“摄影”按
钮,这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方(当然,
也可以是另一张表格),再次按下“摄影”按钮,这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过
来了。当然,和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然,Excel 是将它作为一幅图片来
对待了,我们可随意将它进行旋转、缩放处理。
不过,请各位一定要注意:这可不是一般的照片 !你可以试着改动原来被我们“拍摄”下
来的表格数据看看——刷新一下“照片”,结果“照片”中的数据竟然也被同步更新了!
三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
笔者建议,如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来,只须点击剪贴板菜单底部的
“选项”,清除“自动显示 Office 剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系
统任务栏上或随时弹出来,只须清除掉“在任务栏上显示 Office 剪贴板的图标”和“复制时在
任务栏附近显示状态”两个复选框上的选择。只保留“收集而不显示 Office 剪贴板”复选框前
面的钩即可。
当然,在取消剪贴板自动显示功能之后,你还可以随时恢复这个功能。比如我们可以自
定义一组快捷键,以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取“工具”之“自定义”选项,点击
弹出对话框下部的 “键盘”按钮,在弹出对话框的 “类别”列表中选取“编辑”,然后,在对
话框右上方的“命令 ”列表中选取“ EditOfficeClipboard” ; 将光标置于“请按新快捷键 ”对话
框中,并按下 Alt+Shift+C(或者你喜欢的其他组合),“关闭”对话框。现在,我们只要一
按下 Alt+Shift+C,Excel 2002 的剪贴板就会立刻出现在你面前了。
让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项,并点击“显示公式审核工具栏”。我们仍然
借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子,用鼠标选择 C12 单元格。从图 25 中我们可
以看到,该单元格中的结果是通过函数“ =VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此,
数据来源有 3 个:C8、A2 和 C6。所以,当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元
格”按钮后,Excel 立刻用箭头和蓝点指明了这 3 个单元格的所在(图 25)。当然,如果我
们表格中某个数据无效或语法不当的话,也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数
据”按钮来让 Excel 自动帮我们检查纰漏。
我们知道,滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”,但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页
时,你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢?
在“智能鼠标”的默认状态下,上下滚动鼠标滚轮,工作区中的表格会以 15%的比例放
大或缩小,而只有当我们按住 Ctrl 键,再滚动鼠标滚轮时,工作表才会像往常一样上下翻
页。另外,如果我们使用了 Excel 的“分级显示”,那么当我们按住 Shift 和滚动鼠标滚轮时,
又可以控制各级条目的显示或隐藏了。当然,还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸
索。
三十五、Excel 2002“监视”窗口的应用
如果你创建了一个较大的电子表格,并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时,
Excel 中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和
公式函数在改动时是如何影响当前数据的。
在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单,然后单击“显示监视窗口”按钮。右击我们想
跟踪的单元格,并在快捷菜单中选择“添加监视点”。这时,“监视窗口”的列表中就出现了
被 Excel 监视的单元格及其公式了。
以后,只要我们双击“监视窗口”中的该条目,被监视的单元格就会不请自来了。
提示:当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时,只有当所有被引用的工作簿都打
开时,才能在“监视窗 口”的列表中显示出来。