I.

JUSTIFICATION DE LELABORATION DES MANUELS DE PROCEDURES

Le manuel de procdures dcrit et formalise les procdures et les mcanismes de gestion administrative,
financire et budgtaire du Ministre de la Fonction Publique dans le contexte prospectif de la
dcentralisation. Il est fond sur les principes gnraux dorganisation et de gestion administrative et
financire en rapport avec les exigences lies au fonctionnement des institutions caractre public. Il
est con!u pour le Ministre de la Fonction Publique considr non seulement comme centre de dcision
et de gestion, mais galement comme structure oprationnelle mettant en "uvre des ob#ectifs
stratgiques et des mo$ens matriels importants.
Les manuels de procdures devraient permettre dune part aux %esponsable du Ministre d&armoniser
et doptimiser lexcution des t'c&es par les agents et dautre part, aux vrificateurs internes et
externes de contr(ler le respect des rgles dictes.
Les procdures comprennent )
des directives dictes par le Cabinet, qui ne peuvent *tre modifies que par ce dernier +
un listing de tches et leur squence dexcution constituant ensemble la manire dont les
directives du Cabinet sont mises en uvre, avec toutefois la possibilit de proposer des
amliorations sur la fa!on de les mettre en "uvre. ,es frquences de mise #our sont
parfois imposes par les directives.
IMPORTANCE DES MANUELS DE PROCEDURES
Les manuels de procdures doivent permettre au -abinet )
dtre renseigne sur les tches excutes par les agents au niveau de toutes les
,irections et de tous les services et la fa!on dont ils le font, en vue de bien grer les
activits quotidiennes du Ministre +
de faire connatre ce qui se fait au niveau des autres ,irections et des autres services et
par les autres agents afin d&armoniser les mt&odes de travail +
damliorer ce qui se fait en vue de rendre les ,irections et les services plus performants
gr'ce un gain de productivit du personnel.
Par voie de consquence pour les agents les manuels de procdures doivent permettre !
dtre tenus informs des pratiques a"ant cours au sein du #inistre et de la fa$on de les
mettre en uvre en vue de bien rpondre aux exigences du -abinet+
de bnficier mutuellement de leur savoir%faire afin de faciliter le travail par le partage de
. bonnes pratiques / +
damliorer ce qui se fait contribuant ainsi au dveloppement des performances du
Ministre.
PRINCIPALES UTILISATIONS DES MANUELS DE PROCEDURES
Les manuels de procdures doivent pouvoir servir comme )
outil de formation et de travail pour les agents& Cest le cas notamment lorsquun agent
est affect ' un nouveau poste ou doit excuter une tche nouvelle (
outil de rfrence et de )ustification en cas de dsaccord sur la manire dexcuter une
tche donne (
facteur dclosion des initiatives la procdure servant de )ustificatif a posteriori&
Il apparat ainsi que dune manire gnrale, les manuels de procdures jouent un rle
important dans la bonne excution des tches. Cette importance est encore renorce en ce
0 1 0
I! C"#$% $%&%$%'(I%) #% )" *I++I,'
-.-! ,bjecti du manuel de procdure administrati.e
,bjectis principaux
-e manuel doit mettre en place des procdures claires, &omognes et applicables par le Ministre de la
Fonction Publique )
Le but principal vis par ce manuel de procdures administratives est d&armoniser les diffrentes
procdures appliques au sein du Ministre de la Fonction Publique, d&omogniser les pratiques
administratives et oprationnelles et de consolider la capacit en gestion administrative, dassurer la
fluidit du circuit dinformation, de renforcer la capacit de contr(le et de suivi0valuation afin
d2amliorer la qualit du fonctionnement du Ministre et ses performances.
3 ce titre, il devra )
%ecentrer les directions centrales sur leurs missions rgaliennes +
%enforcer les comptences du ministre en limitant la dispersion des activits et en
privilgiant lmergence de p(les de comptences et dexcellence +
3mliorer la circulation de linformation, la coordination des acteurs et la co&rence des
actions +
-larifier les attributions pour rduire les conflits de territoire et les dperditions dnergie.
,bjectis spciiques
,accro4tre les gains de productivit +
,accro4tre la qualit du fonctionnement des services et ,irections 5rigueur, ractivit67 +
,e favoriser la s$nergie entre les diffrentes composantes administratives et les structures
oprationnelles du ministre +
,e traiter les donnes en temps rel +
,e favoriser un accs rapide linformation et en temps opportun +
Les qualits essentielles requises de ce manuel de procdures, destines *tre utilis par les dirigeants
et les agents du ministre de la Fonction Publique sont )
La facilit de lecture et dinterprtation +
La pertinence des procdures dveloppes eu gard la structure et lorganisation +
Larc&itecture simple et volutive du manuel +
La couverture de lensemble de lorganisation administrative et des activits induites par
son exploitation.
Pour atteindre ces ob#ectifs, il importe de prciser clairement la configuration de ce manuel et de
dfinir les sc&mes sur lesquels il sappuiera. 3 ce titre, nous aurons dterminer dans un premier
temps, la structure administrative, les postes qui $ sont lis et procder leur description.
-./! $sultat attendu
Le rsultat attendu devrait *tre llaboration dun manuel de procdures administratives pertinent et
couvrant toutes les activits administratives de la L89. Mais auparavant, la ,irection gnrale devra
valider ou infirmer les propositions faites dans cette tude.
0 : 0
*ission du consultant
Le -onsultant aura rdiger, dune part en tenant compte des textes rglementaires en vigueur et dautre
part, conformment aux attentes rappeles ci0dessus relatives limportance et lutilisation envisage,
trois manuels spars que sont )
#anuel dorganisation du #inistre de la *onction Publique (
#anuel de procdures de gestion interne du ministre(
#anuel de procdures doprations du ministre (
*anuel dorganisation du *inistre de la &onction 0ublique
Pour atteindre les ob#ectifs prcits, il importe danal$ser et dvaluer prcisment la capacit 5forces,
faiblesses et performances7 de lorganisation sur laquelle sappuiera la mise en "uvre des procdures. 3
ce titre, nous aurons dterminer dans un premier temps, la configuration du Ministre de la Fonction
Publique, les diffrentes composantes structurelles et oprationnelles, les postes qui $ sont lis et dans un
second temps apprcier et valuer le degr de performance de lorganisation actuelle et des procdures
existantes, de dtecter les d$sfonctionnements possibles, dmettre partir de cette valuation un
diagnostic appropri et de proposer des recommandations idoines en fonction des nouvelles orientations
stratgiques dfinies par le Ministre pour gestion de son ministre.
8os travaux sur ce point consisteront dcrire et prciser )

La structure organisationnelle du Ministre de la fonction publique )les diffrentes
composantes, la description des caratristiques de c&aque composante ) missions, ob#ectif ,
ca&ier de c&arges, les ressources &umaines requises pour assurer un bon fonctionnement
Les diffrents postes qui sont lis c&aque composante, les missions qui $ sont attac&es, la
dfinition correcte et prcise des attributions qui $ sont lies, les t'c&es qui lui sont dvolues+
Les rattac&ements &irarc&iques et fonctionnels, les primtres de pouvoir ) degr de
dpendance, dinterdpendance et dautonomie qui affectent le postes +
Les pouvoirs et les responsabilits qui accompagnent sa position &irarc&ique
Le ca&ier de c&arges du poste ) activits et flux de travail attac&s au poste, obligations et
droits lis la fonction +
La masse critique de comptences et les aptitudes ncessaires pour assumer correctement les
fonctions qui lui sont colles+
Les ob#ectifs assigns au poste en terme de rsultats et de performances +
La description des t'c&es attac&es c&aque poste et les diffrents traitements faire subir
aux informations et les rsultats attendus
Les contraintes de dlai et de qualit qui sont attac&es lexcution de c&aque t'c&e.
La description des supports appropris la circulation de linformation ) leur contenu, leur
priodicit, leurs destinataires, la mt&odologie de leur exploitation
,crire les mt&odes dexploitation des diffrentes informations produites +
0 ; 0
Mettre en place les indicateurs de performance permettant dapprcier les rsultats du
Ministre de la Fonction Publique par rapport aux ob#ectifs dfinis par me <ouvernement.
Les rsultats attendus de cette description de poste sont ) de fixer le cadre dapplication des
procdures, de prciser le r(le et la qualit des utilisateurs du manuel de procdures et de baliser le
c&emin contre tout risque de re#et.
*anuel de procdures de gestion interne du ministre1
=n manuel des procdures est un rglement de fonctionnement qui dcrit les flux de traitement
administratifs attac&s c&aque t$pe d2activits ou c&aque c$cle d2oprations au sein dune
institution.
Lefficacit et la scurit d2une institution ncessitent )
La mise en application de procdures formalises par crit, valides et large diffusion
destine &omogniser les traitements et les pratiques au sein de linstitution, assurer
une gestion optimum des dlais dexcution des t'c&es et permettre les contr(les
indispensables.
La description des circuits de linformation et la dfinition des supports permettant
dassurer leur circulation.
L2ob#ectif principal vis par ce manuel de procdures est de renforcer la capacit en gestion
administrative, comptable, financire et budgtaire du Ministre de la Fonction Publique afin de le
rendre apte accueillir et grer les c&angements organisationnels et mt&odologiques que ne
manqueront pas dinduire )
)a nou.elle .ision politique et conomique du gou.ernement dans le domaine de la
fonction publique +
)es nou.elles orientations stratgiques dinies par le Ministre dans le cadre de la
gestion de son ministre +
)es lois sur la dcentralisation qui accordent aux communes des attributions importantes
et devraient conduire les ministres se repositionner sur les politiques, la rglementation
et les grands pro#ets dintr*t national +
)a loi sur la *atrise d,u.rage #lgue qui devrait encadrer et encourager le recours
aux agences dexcution comme Ma4tres d>uvrage ,lgus pour les pro#ets nationaux,
sans nanmoins le rendre obligatoire +
)es procdures 0%$C qui, en pratique, nont pas dincidence relle en matire
dorganisation du Ministre 5fonctions, attributions7, mais qui impacteront par contre les
procdures dc&anges et de communication au sein du Ministre et devraient influer
0 ? 0
progressivement, mais fortement, sur la culture de gestion, donc sur les comportements
professionnels de ses cadres.
objectis spciiques
,crire les circuits de linformation comptable, financire et budgtaire+
,crire les supports appropris la circulation de linformation, leur contenu, leur
priodicit, leurs destinataires, la mt&odologie de leur exploitation +
,finir les diffrents traitements faire subir aux informations et les rsultats
attendus +
Mettre en place un s$stme budgtaire permettant le suivi, le contr(le, lanal$se et la
ma4trise des frais gnraux, des recettes et des dpenses +
@laborer les diffrentes procdures indispensables pour assurer tous les niveaux de
la structure les scurits ncessaires la protection et la sauvegarde du patrimoine,
pour garantir la qualit de linformation et permettre les contr(les essentiels une
bonne gestion.
-es procdures devraient permettre
,viter le c&evauc&ement des r(les, la confusion des pouvoirs et une apprciation
saine des responsabilits +
,valuer l2apport de c&aque membre en cas de russite +
,e dterminer les responsabilits en cas de non0ralisation des ob#ectifs + ,e raliser
lvaluation la scurisation du patrimoine du Ministre de la Fonction Publique +
,e dtecter les disfonctionnements apparus dans le s$stme et de procder une
correction rapide +
,e procder au contr(le de qualit.
*anuel de procdures techniques et doprations
Les manuels dexcution qui traitent des procdures oprationnelles de la mise en
"uvre et de lexcution des pro#ets quentreprend le Ministre de la Fonction
Publique +
Les manuels de procdures tec&niques propres aux ,irections et aux structures
spcialises +
Le guide des usagers, par nature, un manuel de procdures.
*anuel de procdures doprations intra!ministres
-e manuel ne contient que des procdures administratives, financires et budgtaires++ il ne remplace
Manuel des procdures de gestion du personnel,
Manuel dlaboration du budget A programme
0 B 0
0 C 0
II! *%(2,#,),3I% 3%'%$")%
Lapproc&e mt&odologique adopte devrait nous permettre datteindre les ob#ectifs suivants )
,45%C(I&+ +($"(%3I%+ "C(I,'+ $"00,$(+
I. %.aluation et anal6se diagnostique
de lorganisation structurelle du
ministre
3udit de lexistant ) revue diagnostique de
lexistant au niveau de lorganisation, du
fonctionnement, de la capacit de rponses
aux sollicitations, de la capacit remplir ses
missions, pertinence des supports, etc. )

3nal$ser les forces et les faiblesses de
lorganisation structurelle.
,tecter les d$sfonctionnements et les
failles du s$stme de fonctionnement
et du s$stme dinformation.
Proposer des corrections.
1. @valuer lorganisation
structurelle du ministre de la fonction publique et en faire le
diagnostique.
:. 3pprcier la qualit et la
pertinence du circuit de linformation au sein du Ministre de
la Fonction Publique.
;. Procder au recensement et
lapprciation des procdures etDou instructions existantes et
mises en "uvre au niveau du Ministre de la Fonction Publique
pour lexcution des t'c&es administratives et la circulation de
linformation ) valuation de leur pertinence, de leur efficacit,
de leur fiabilit, de leur conformit aux principes directeurs de
gestion administrative et de leur applicabilit.
?. Proposer le cas c&ant des
solutions correctives dans la perspective dune reconfiguration
et dune requalification de lorganisation structurelle.

$e.ue diagnostique de
lexistant
II. %laboration du projet de manuels
des procdures et des modles de
supports 6 arents.
-onfigurer larc&itecture des manuels de
procdure
Manuel dorganisation.
Manuel de procdures de gestion
interne du ministre.
Manuel de procdures tec&niques et
instructions.
Manuel de procdures intra0 ministres
1. @laborer une proposition de
procdures oprationnelles et administratives permettant
dexcuter au mieux les t'c&es lies c&acune des tapes
identifies )
les conditions 5lment dclenc&eur et diligences en
amont7 +
les procdures 5t'c&es7 +
les documents supports +
la responsabilit des intervenants 5rpartition des
pouvoirs c&aque tape et diligences en aval7 +

0rojet de manuels de
procdures
0 E 0
,45%C(I&+ +($"(%3I%+ "C(I,'+ $"00,$(+
II. %laboration du projet de manuels
des procdures et des modles de
supports 6 arents 7suite8.
-oncevoir les procdures et les supports $
affrents.
les contraintes et les responsabilits lies
loprationnalisation de la procdure 5procdures,
intervenants, documents supports, diligences en amont
et en aval7.
:. Procder llaboration des
procdures inexistantes ou au reprofilage des procdures
existantes mais non0conformes )
dresser un listing ex&austif des oprations concernes par les
procdures dvelopper. indiquer les diffrentes tapes du
processus, les intervenants, la nature des responsabilits
engages 5administratives, fonctionnelles, contr(le et principes
de gestion7, les bases rfrentielles de mise en "uvre
5rfrences lgales et rglementaires prendre en compte,
directives et textes7.
III. &inalisation des manuels des
procdures 9 $alisation au ni.eau
de chaque procdure de tests
onctionnalit et de pertinence
%aliser des tests de pertinence et defficacit
1. Procder aux tests suivants afin de voir si les procdures
con!ues sont adaptes, fonctionnelles, oprationnelles, et si
elles couvrent lensemble des aspects administratifs du
fonctionnement.
:. Foumettre le pro#et de manuel de procdures la validation des
responsables du -abinet, des ,irecteurs -entraux des -&efs de
Fervice et des utilisateurs et prendre en compte leurs
observations

*anuels de procdures
.alides
I:. &inalisation des manuels des
procdures et appropriation par
les utilisateurs des sa.oirs et
sa.oir!aire indispensables ; leur
matrise
Mettre en place lassistance indispensable
lappropriation des procdures par les
utilisateurs ) mise en "uvre mesures
daccompagnement
1. Former les utilisateurs des procdures ) organisation dun
sminaire de formation la ma4trise professionnelle de loutil
que reprsentent les procdures ! programme et calenr!er e
la "ormat!on
:. Mettre en place un processus de suivi0valuation de
lapplication des procdures ) planning de suivi valuation

$apport de in de mission
0 G 0
,45%C(I&+ - 9 %:")<"(I,' %( "'")=+% #I"3',+(I><% #% ),$3"'I+"(I,'
+($<C(<$%))% #< *I'I+(%$%
Il sagira non seulement dapprcier et dvaluer le degr de performance de lorganisation actuelle et des
procdures existantes, mais galement dmettre partir de nos valuations un diagnostic appropri sur
lexistant et de faire des recommandations idoines.
@n effet, au cas oH des dfaillances ou des d$sfonctionnements seraient constats au niveau du s$stme
administratif, nous devons identifier et anal$ser les facteurs structurels, procduraux, con#oncturels et
&umains responsables de ces d$sfonctionnements. Il sagira de rec&erc&er parmi les dfaillances )
-elles qui sont imputables lorganisation de c&aque structure du Ministre de la Fonction
Publique +
-elles qui sont imputables limperfection et linco&rence des procdures en vigueur +
-elles qui sont imputables la structure densemble du Ministre de la Fonction Publique+
-elles qui sont imputables la qualit des ressources &umaines +
-elles qui portent la marque dune dlgation insuffisante de pouvoir 5degr de
dcentralisation7
-elles qui sont imputables aux facteurs internes aux structures du Ministre de la Fonction
Publique et qui bloquent la fluidit et la fiabilit du s$stme dinformation.
Les rsultats de cette tude nous permettront de proposer les modifications indispensables au niveau de
lorganisation pour atteindre les ob#ectifs fixs la mission ) &armoniser les pratiques administratives,
unifier, &omogniser et clarifier les procdures existantes en laborant un manuel de procdures
administratives unique pour du Ministre de la Fonction Publique.
Le diagnostic de lexistant aura galement pour but didentifier et dapprcier les points forts et les points
faibles de lorganisation existante dans son ensemble afin dmettre une opinion motive sur son
fonctionnement et de proposer les corrections ncessaires aux d$sfonctionnements ventuels dtects et des
recommandations pour lever les goulots dtranglement structurels constats.
-ette tape devra nous permettre de dlimiter notre base dintervention et dorienter notre mission. @lle
influencera fortement la densit et l2intensit de nos investigations au niveau des autres tapes.
Lvaluation de lexistant portera essentiellement sur )
La revue anal$tique du cadre institutionnel et organique du Ministre de la Fonction Publique+
Lanal$se de la pertinence et de lefficacit de lorganisation actuelle de la structure +
Lvaluation de la pertinence des fic&es de postes et du s$stme de &irarc&isation +
Lvaluation de lefficacit du s$stme de contr(le interne et du suivi 0valuation des activits +
Lvaluation de la pertinence, de la co&rence et de lefficacit de c&aque procdure etDou
instructions. 8os travaux ce niveau seront orienter de manire dcouvrir les faiblesses de la
structure, dceler les dfaillances possibles dues un dfaut de conception ou une mauvaise
applicabilit +
Lvaluation de laptitude du s$stme administratif rpondre correctement et en temps rel
aux diffrentes sollicitations +
Lvaluation de la fluidit, de la fiabilit et de la pertinence du circuit de linformation
Lvaluation de la pertinence des supports de linformation.
0 G 0
(ra.aux ; eectuer
I In.estigations dinormation 9
sa mission + ses ob#ectifs + ses activits + ses mo$ens + son organisation + son positionnement+
son environnement institutionnel.
I *o6ens
+encontre et entrevues avec )
le Ministre, les responsables du -abinet +
les ,irecteurs -entraux les directeurs dpartementaux +
les c&efs de services.
,nal"se documentaire ! %ecueil et anal$se de la documentation existante textes )
textes lgales et rglementaires, directives et textes internes, lois, dcrets et autres
textes rglementaires + conventions particulires tudes, guide dapplications+
manuels de procdures, organigramme, contrats dob#ectifs, s$stme dorganisation
interne, diagramme de circulation des documents +
supports.

3nal$se de lorganisation structurelle du ministre +
3nal$se des procdures comptables et financires en vigueur, ainsi que des
procdures administratives existantes, crites ou non crites ) anal$se de qualit, de
pertinence, defficacit et de performance +
Mise en vidence des failles et des insuffisances du s$stme de lorganisation
-onfiguration du cadre conceptuel des procdures administratives
$apports ; mettre
Re#$e !agno%t!&$e e le'!%tant mettant en vidence les lments suivants )
Anal(%e !agno%t!&$e e lorgan!%at!on %tr$ct$relle $ m!n!%t)re 9 atouts et
faiblesses, d$sfonctionnement et insuffisance constats +
Organ!gramme et e%cr!pt!" e% centre% e re%pon%a*!l!t+ , missions, attributions-
e%cr!pt!" e% po%te% 9 fonctions, responsabilits, relations &irarc&iques et
fonctionnelles, etc +
La+&$at!on $ %(%t)me !n"ormat!on% am!n!%trat!" . mettre en place /
La+&$at!on e% %$pport% et $ %c0+ma act$el e c!rc$lat!on e% !n"ormat!on%
avec les exigences rglementaires et lorientation stratgique du ministre /
La &$al!t+ e% tra!tement% et le re%pect e% +la!% /
Le% (%"onct!onnement% et "a!lle% con%tat+% 9 causes, impacts, etc (
Recommanat!on% et propo%!t!on% 9 propositions de restructuration et de
corrections.
0 J 0
OBJECTIFS 2: ELABORATION DU PROJET DE MANUEL DES PROCEDURES
ADMINISTRATIVES ET DES MODELES DE SUPPORTS Y AFFERENTS
(ra.aux ; raliser 9
I >rganiser larc&itecture des manuels de procdures
I -oncevoir et rdiger les diffrentes procdures retenues
I %amnager les procdures existantes mais prsentant des faiblesses pr#udiciables leur efficacit +
I Inclure dans les manuels appropris les procdures existantes et conformes aux normes dfinies
I -oncevoir et confectionner ou positionner les supports affrents aux procdures
I ,finir un c&art0floK fluide et conviviale pour le traitement des informations dont les supports sont
les vecteurs ) qualit des traitements, respect ou raccourcissement des dlais.
*anuel dorganisation
Le manuel comporte dix 51L7 procdures, notamment )
1. La proc+$re e pa%%at!on e% marc0+% p$*l!c%
2. La proc+$re e r+cept!on e% commane%
3. La proc+$re e ge%t!on e% %toc4%
5. Le% proc+$re% e'+c$t!on e% +pen%e%
6. La proc+$re e ge%t!on e% !mmo*!l!%at!on%
7. La proc+$re e ge%t!on e% re%%o$rce% 0$ma!ne%
8. La proc+$re e% m!%%!on%
9. La proc+$re e %$!#! e% #+0!c$le%
:. La proc+$re !n#enta!re
1;. La proc+$re e contr<le !nterne
*anuel de procdures techniques et dinstructions
1. Le% man$el% e'+c$t!on qui traitent des procdures oprationnelles de la mise en "uvre et
de lexcution des pro#ets quentreprend le Ministre de la Fonction Publique
:. Le% man$el% e proc+$re% tec0n!&$e% et e% !n%tr$ct!on% propres aux ,irections et aux
structures spcialises +
;. Le g$!e e% $%ager%- qui nest pas par nature, un manuel de procdures.
*anuel de procdures doprations intra!ministres
-e manuel ne contient que des procdures administratives, financires et budgtaires++ il ne remplace
#anuel des procdures de gestion du personnel
#anuel dlaboration du budget - programme
Pour c&acune des procdures contenues dans le manuel de procdures de gestion interne dcrite ci0dessus, le
-onsultant aura dresser un listing ex&austif des oprations concernes par les procdures dvelopper. Il
sagira, pour c&aque opration, dindiquer les !""+rente% +tape% $ processus, les !nter#enant%, la nat$re
e% re%pon%a*!l!t+% engag+e% .administratives fonctionnelles contr/le et principes de gestion0, les *a%e%
r+"+rent!elle% de mise en "uvre .rfrences lgales et rglementaires ' prendre en compte directives et
textes internes etc&0.
I 0rocder ; llaboration des procdures inexistantes ou au reproilage des procdures
existantes mais non!conormes 9
0 1L 0
Identifier les t'c&es administratives et oprationnelles accomplir pour structurer les
processus fonctionnement et de gestion +
@laborer une proposition de procdures oprationnelles et administratives permettant
dexcuter au mieux les t'c&es lies c&acune des tapes identifies )
les conditions 5lment dclenc&eur et diligences en amont7 +
les procdures 5t'c&es7 +
les documents supports +
la responsabilit des intervenants 5rpartition des pouvoirs c&aque tape et
diligences en aval7 +
les contraintes et les responsabilits lies loprationnalisation de la procdure
5procdures, intervenants, documents supports, diligences en amont et en aval7.
,resser un listing ex&austif des oprations concernes par les procdures dvelopper et
indiquer les diffrentes tapes du processus, les intervenants, la nature des responsabilits
engages 5administratives, fonctionnelles, contr(le et principes de gestion7, les bases
rfrentielles de mise en "uvre 5rfrences lgales et rglementaires prendre en compte,
directives et textes7
@laborer ou fiabiliser les supports lis lexcution des t'c&es, dfinir les traitements $
effectuer, les fonctions des personnes c&arges de les excuter, les contr(les requis et les
personnes c&arges de ces contr(les, dterminer leur priodicit dmission, dfinir leur
destinataire et lutilisation finale qui doit en *tre faite, ainsi que leurs caractristiques de
validit ou de re#et +
,crire le diagramme de circulation des supports et de linformation administrative et
oprationnelle +
@laborer le pro#et de manuel des procdures administratives.
$apport ; mettre
Pro=et e man$el e% proc+$re%.

0 11 0
OBJECTIFS 3 : FINALISATION DES PROCEDURES : TESTS DE FONCTIONNALITE ET
VALIDATION
Moir si les procdures mises en place sont adaptes +
,tecter les anomalies et les faiblesses ventuelles des procdures +
Procder aux a#ustements, aux corrections et aux amliorations ncessaires +
(ra.aux ; raliser 9
Procder aux tests suivants afin de voir si les procdures con!ues sont adaptes,
fonctionnelles, oprationnelles, et si elles couvrent lensemble des aspects administratifs du
fonctionnement du Ministre en $ apportant lefficacit et les scurits indispensables )
test dex&austivit +
test de ralit +
test dadaptabilit +
test de scurit des transactions +
test de conformit +
test d&omognit +
test de pertinence et defficacit.
Foumettre le pro#et de manuel de procdures la validation des responsables du -abinet, des
,irecteurs -entraux, des -&efs de Fervice et des utilisateurs potentiels et prendre en compte
leurs observations ) il sagira dorganiser un atelier de validation et d$ faire valider par les
principaux acteurs concerns les diffrentes procdures proposes afin de confirmer leur
acceptation et de garantir et d&omogniser leur application.
$apport ; mettre 9
*anuels des procdures .alides.
0 1: 0
OBJECTIFS 4 : MISE EN PLACE DES MESURES DACCOMPAGNEMENT NECESSAIRES A
LAPPROPRIATION ET A LA MAITRISE DES PROCEDURES PAR LES
UTILISATEURS
I &ormation du personnel 9 Nransfrer aux utilisateurs des procdures les savoir0faire
requis pour leur bonne application.
(ra.aux ; eectuer 9
>rganiser des ateliers de formation pratique, conformment un programme driv du
processus dlaboration du manuel et un planning convenir avec les responsables du
Ministre pour assurer aux utilisateurs des manuels de procdures, une parfaite ma4trise
de leur application.
$apports ; mettre 9
$apports de ormation
I +ui.i et assistance aux utilisateurs pendant lapplication des procdures
%ecueillir les informations sur ladaptabilit, la fonctionnalit et loprationnalit des
procdures lors de leur mise en application +
%ecueillir les informations sur les vices de formes et les goulots dtranglement +
%enforcer si ncessaire les scurits existantes +
Procder aux corrections et aux amliorations ncessaires +
Faire le ra#out des procdures manquantes.
(ra.aux ; raliser 9
3ssistance lappropriation des procdures par le personnel
-ontr(le de lapplication effective des procdures +
@c&anges permanents avec les organes responsables du -abinet, les ,irecteurs -entraux
et les utilisateurs des procdures +
Fuivi pendant : semestres de lapplication des procdures du personnel raison de cinq
5B7 #ours par semestre +
-orrection et ra#out de procdures.
$apports ; mettre 9
$apports semestriels de sui.i!.aluation 1
$apport inal de la mission.

0 1; 0
I:! %><I0% #% )" *I++I,'
%( 0)"' #?I'(%$:%'(I,'
0 1? 0
5.1> COMPOSITION ET ?UALIFICATIONS DE L@E?UIPE DE LA MISSION
L2quipe de professionnels que nous proposons a t constitue sur la base de l2adquation de son
expertise avec les ob#ectifs et les spcificits de la mission. @n particulier, nous avons tenu compte de la
pluridisciplinarit suffisante pour couvrir les besoins d2appui en organisation, en laboration de manuel
de procdures, en contr(le interne et en renforcement oprationnel.
Le personnel 0 cl de la mission comprend les intervenants ci 0 aprs nomms )
- M. >mer N-OI9>P>, 3uditeur Financier Fenior, %esponsable et coordonnateur de la
mission +
- M. Q3FFI Patrice , expert A comptable dipl(m,) 3ssistant Fpcialiste des procdures +
- M. >Q3M93R3 Irne -383L 3=,IN ) 3ssistant Fpcialiste des procdures.
-
Les -urricula Mitae des principaux intervenants sont #oints en annexe.
0 1B 0
5>2. MISSION DE L@E?UIPE
("C2%+ #%:"'( %($% "++<*%%+ 0"$ C2"><% *%*4$%
0%$+,''%) (%C2'I><% #% 3%+(I,'
',* 0,+(% ("C2%+
%esponsable et coordonnateur de la
mission
0 -oordination gnrale de la mission
0 >rientation et planification des diffrentes tapes
de la mission
0 Fupervision et contr(le de tous les aspects de la
mission
0 3nal$se et valuation de lorganisation et des procdures
0 -onception et appui la mise en "uvre
des procdures
0 Formation
0 3ssistance la mise en "uvre des procdures
0 @laboration des rapports dtape, du manuel des
procdures et du rapport de de s$nt&se
0 1C 0
("C2%+ #%:"'( %($% "++<*%%+ 0"$ C2"><% *%*4$%
0 1E 0
0%$+,''%) (%C2'I><% #% 3%+(I,'
',* 0,+(% ("C2%+
3ssistant Fpcialiste des procdures
0 3nal$se de lexistant +
0 @valuation de lorganisation+
0 Mise en place et renforcement des outils dorganisation et
de gestion+
0 3nal$se et valuation de lorganisation et des procdures
0 -onception et appui la mise en "uvre
des procdures
0 Formation
0 3ssistance la mise en "uvre des procdures
0 @laboration des rapports dtape, du manuel des
procdures et du rapport de de s$nt&se
("C2%+ #%:"'( %($% "++<*%%+ 0"$ C2"><% *%*4$%

0%$+,''%) (%C2'I><% #% 3%+(I,'
',* 0,+(% ("C2%+
3ssistant Fpcialiste des procdures
0 3nal$se de lexistant +
0 @valuation de lorganisation+
0 Mise en place et renforcement des outils dorganisation et
de gestion+
0 3nal$se et valuation de lorganisation et des procdures
0 -onception et appui la mise en "uvre
des procdures
0 Formation
0 3ssistance la mise en "uvre des procdures
0 @laboration des rapports dtape, du manuel des
procdures et du rapport de de s$nt&se
5.3 , ECAEANCIER DES TRABAUC
0 1G 0
Lc&ancier des travaux est con!u pour tenir compte des impratifs de dlais contractuels. La dure de la mission est de ?L #ours ouvrables. Pour cette
mission lc&ancier des travaux se prsentera comme suit )
0)"' #% ($":"I) @ C")%'#$I%$
#iagramme de 3antt 8bre
,e semaines
ouvrables
8bre
Sours
ouvrables
+%*"I'%+
($":"<A " $%")I+%$
- / B C D E F G
,bjecti - ) Re#$e !agno%t!&$e e le'!%tant )
-onnaissance actualise du Ministre de la Fonction
Publique ) 3nal$se et valuation diagnostique de
lorganisation structurelle et renforcement de capacit
1 1L
,bjecti / ) 1laboration du pro)et de manuel des
procdures administratives et confection des modles
e %$pport% $ affrents
? :L
,bjecti B ) F!nal!%at!on e% man$el% e%
proc+$re% , R+al!%at!on au niveau de c&aque
procdure e te%t% "onct!onnal!t+ et e pert!nence et
#al!at!on par la$tor!t+ comman!ta!re , organisation
des ateliers de validation
1 B
>bservations du commanditaire 1 B
,bjecti C 9 M!%e en place e% me%$re%
accompagnement 9 3ssistance a la mise en "uvre des
procdures ) ateliers de formation, suivi0valuation
PM PM
(,(") -H
+%*"I'%+
DH
5,<$+
0 1J 0
5>5. EMISSION DE RAPPORTS
5>6. PLAN DE TRABAIL ET CALENDRIER DU PERSONNEL CLE
',* 0,+(%
#ure 9 semaines ; compter du dbut
de la mission
4udget de temps
par expert
- / B C D E F I
+emaines 5ours
> .N-OI9>P> %esponsable et
-oordonnateur de la
mission
G ?L
@. 3O>=38<38FI 3ssistant Fpcialiste
des procdures
G ?L
.
%apports mettre
%apport sur le ,iagnostic lexistant
Pro#et de manuel des procdures
%apport de latelier de validation
%apport final ) Manuel de procdures finalis et rapport de
formation
> .N-OI9>P> 3ssistant Fpcialiste
des procdures
G ?L
N>N3L
:? semaines 1:L
#ours
5>7. OCCUPATION TEMPORELLE DES ECPERTS
8>M >--=P3NI>8
,= N@MPF
N@MPF @TP@%N
-osme <>=8,@N@ Nemps plein G Femaines
@variste 3O>=38<38FI Nemps plein G Femaines
>mer N-OI9>P> Nemps plein G Femaines
total :? F@M3I8@F
.