1

PENGORGANISASIAN YANG
MENINGKATKAN UNJUK-KERJA
SISTEM
Halaman: 2
TOPIK BAHASAN
Pengorganisasian sistem
Masalah-masalah potensial struktur vertikal


Halaman: 3
Pengorganisasian sistem
Struktur organisasi (hierarchical/vertical
structure)
Membagi habis beban kerja kedalam uraian
berbagai tugas yang spesifik dan berurutan dan
mengelompokkannya kedalam unit/
seksi/bagian/departemen
Organisasi menjadi terbagi-bagi secara spesifik
kedalam unit/seksi/dst
Masing-masing unit/dst bekerja sesuai tupoksi
dan tujuannya
Koordinasi dan integrasi dilakukan agar setiap
unit/dst bekerja untuk kepentingan organisasi
secara utuh
Halaman: 4
Manajerial
Hirarki
Diskoordinasi
Ego program
Orientasi power &
politik
Organizational
bancruptcy
Perilaku Manajerial
Akuntabilitas
Cara Bekerja
Sistem Insentif
Struktur Hirarki
Halaman: 5
Diskusi Kelompok (10)
Uraikan masalah-
masalah potensial yang
dapat timbul pada
sistem struktur hirarki
yang kental
Halaman: 6
Masalah-masalah Potensial
Kontrol koordinasi yg ketat berakibat kurang lentur
Akuntabilitas kelompok kecil (unit/dst)
Isolasi sosial
Komunikasi yang terhambat
Konflik sumber-daya
Tidak ada yg bertanggung jawab untuk kegiatan yang
bersifat lintas-fungsional
Kepentingan klien tidak sinkron/utuh, ttp terpecah
Tumbuh kembang organisasi keseluruhan: terhambat
(stunting)
Kegiatan PSM yg tidak terintegrasi dg unit layanan
Supply dari suprastruktur vertikal

Halaman: 7
LINGKUNGAN

SUBSISTEM
MANAJERIAL


SUBSISTEM
STRATEGI
K
LINGKUNGAN
SUBSISTE
M
BUDAYA
SUBSISTEM
STRUKTUR

OUTPUT
SUBSISTEM
TEKNOLOGI

INPUT
Umpan Balik
Halaman: 8
Pendekatan Sistem
Organisasi terdiri dari berbagai sub-sistem
Sub-sistem tsb bekerja mengikuti arus kerja
horizontal mulai dari pemasok (supplier) - faktor
input organisasi - proses dalam organisasi -
output organisasi - klien/customer organisasi
Kemudian melalui arus umpan balik sub-sistem
menilai unjuk-kerja (performance) organisasi
Arus kerja horizontal menembus ego sektarian
(unit/ dst) dan menuntut kerjasama lintas-
fungsional
Halaman: 9
Penguatan Struktur Vertikal Melalui
Integrasi Horizontal
Pendekatan Kekuatan Kelemahan
Tim Ad-hoc 1. Kerjasama lintas
fungsional
2. Orientasi
pemecahan masalah
Lebih reaktif dp.
proaktif
Komite tetap/
Pantap
Penguatan koordinasi 1. Mendorong lepas
struktur dasar
2. Mendorong pasif
tiap struktur dasar
Manajemen
matriks
Penguatan fungsional
dan koordinasi melalui
kegiatan/proyek
1. Belum mendorong
perbaikan sistem
total
2. Struktur kompleks
3. Kurang integrasi
antar proyek/
kegiatan
Halaman: 10
Penguatan Struktur Vertikal Melalui
Pemilikan Sistem (System Ownership)
Pendekatan Kekuatan Kelemahan
Sistem Lintas-
Fungsional
1. Terbentuknya sub-sistem
tersendiri
2. Mendorong perbaikan
unjuk-kerja melalui
kerjasama tim
3. Orientasi pada klien
1. Pengaruh dan
kompleksitas vertikal
masih terasa
2. Memerlukan budaya
kerjasama tinggi
Sistem
berorientasi
produk/layanan
1. Mengurangi kekakuan
masing-2 fungsi/ struktur
2. Mengurangi kompleksitas
struktur
3. Membangun tim dan
fleksibilitas
4. Mengurangi tinggi hirarki
1. Skala ekonomi (-)
2. Tdk cocok u/
organisasi spesialistik
3. Integrasi thd sistem
lain (-)
4. Orientasi klien
mungkin (-)
Sistem
berorientasi
klien
(1-4 diatas)
5. Sangat respons thd
kebutuhan klien
(1-3 diatas)
Halaman: 11
Universitas &
Lingk. Makro Lain
STRUCTURING PS. D3 TKV
KLIEN
EXTERNAL
Struktur PS D3
TKV
Struktur Fakultas
(dan Program
Studi)
Halaman: 12
Keunggulan Pendekatan Kepemilikan
Sistem (System Ownership)
Tanggung jawab untuk peningkatan unjuk-kerja: jelas
Tiap orang/kelompok berfikir/bersikap/bertindak
kesisteman yg mencakup organisasi secara total
Identifikasi system owner untuk setiap sistem kritis yg ada
Menguraikan sistem secara rinci
Identifikasi seluruh sub-sistem yg diperlukan
Menguraikan bentuk dan jenis ketergantungan masing-2
sub-sistem
Prioritisasi sub-sistem berdasarkan kontribusinya
Identifikasi kelemahan masing-2 sub-sistem dan sebab-
sebabnya
Mengembangkan strategi sistem
Mengembangkan sistem penilaian sistem
Merekomendasi perubahan-2 menuju perbaikan
Halaman: 13
Contoh Sistem Perbaikan Mutu(1)
Langkah-1: Menyusun tanggung-jawab proses manajerial
kesisteman
Menyusun kriteria kepemilikan sistem tsb
Identifikasi siapa pemilik kesisteman tsb
Menyusun uraian tugas
Langkah-2: Menyusun kebutuhan klien dan proses sistem
Menyusun arus SIPOC
Melakukan analisis kebutuhan klien
Mengurikan kebutuhan klien dan kebutuhan sistem
Langkah-3: Menyusun indikator sistem
Memilih indikator yg efektif
Menilai indikator yg ada dalam sistem
Mengembangkan sistem RR termasuk sistem kepuasan
klien
Halaman: 14
Contoh Sistem Perbaikan Mutu(2)
Langkah-4: Penilaian kesesuaian produk/layanan dg
kebutuhan klien (conformance analysis)
Kumpulkan data ttg operasi/proses produksi/layanan
Identifikasi sebab variasi abnormal dan perbaiki
Bandingkan produk/layanan dari proses yg stabil dengan
kebutuhan klien
Langkah-5: Inovasi untuk peluang perbaikan sistem
Kumpulkan data berkaitan masalah-masalah dalam
proses produksi/layanan
Identifikasi area/sub-area yg akan diperbaiki/
dikembangkan
Idenifikasi poses dalam area/sub-area yang akan
diperbaiki/dikembangkan
Halaman: 15
Contoh Sistem Perbaikan Mutu(3)
Langkah-6: Buat prioritas yg akan diperbaiki/dikembangkan
dan menetapkan obyektif-nya
Identifiksi alternatif-alternatif perbaikan
Pilih prioritas
Susun obyektif-nya
Buat PoA-nya
Langkah-7: Implementasi perbaikan/pengembangan mutu
Penggerakan tim
Buat PDCA-nya
Implementasi
Review (=C) secara berkala
Halaman: 16
Tugas Kelompok:
1. Carilah satu organisasi (bisa UHAMKA,
RSJHK, dll)
2. Gambarkan struktur organisasinya
3. Gambarkan proses penjaminan mutunya.