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Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

MTODOS DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Vamos estudar a importncia da classificao para o correto arquivamento dos
documentos, conhecendo alguns mtodos de sua classificao.
O que classificar?
Classificar um processo natural que tem por finalidade reunir coisas
semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos
primordiais nos cuidados da documentao. Sua classificao se materializa a
partir de um plano que deve ter como caractersticas a simplicidade, a
flexibilidade e fcil assimilao e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo
sempre um padro e ter um gerenciamento centralizado.
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar uma das
atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, que inclui
procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade
no gerenciamento e controle das informaes.
Est previsto pelo CONARQ que a classificao deve ser realizada por servidores
treinados, de acordo com as seguintes operaes:
a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar
sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias
cruzadas que lhe correspondero.
b) Codificao - Consiste na atribuio do cdigo correspondente ao
assunto de que trata o documento.
Rotinas correspondentes s operaes de classificao, segundo o CONARQ:
1. Receber o documento para classificao.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)
secundrio(s), de acordo com seu contedo.

Procure a biblioteca ou arquivo pblico de sua cidade,
converse com a pessoa responsvel para in loco verificar
como funciona o mtodo de classificao de documentos.
A classificao universal de Dewey adotada nas
bibliotecas, mas tambm tem aplicao com xito nos
rgos pblicos. Experimente desenvolver uma nova forma
de arrumar o seu arquivo colocando em prtica o mtodo
de Dewey aplicado ao setor pblico.
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3. Localizar o(s) assunto(s) no cdigo de classificao de documentos
de arquivo, utilizando o incide, quando necessrio.
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento.
5. Preencher a folha de referncia para os assuntos secundrios. (Ao
final desta aula voc ter acesso ao modelo de folha de
referncia).
IMPORTANTE! Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o)
receber a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).
Segundo Paes (2002, p. 20), os documentos podem ser classificados da seguinte
maneira:
Por seus mantenedores.
a) Pblicos - federal, estadual e municipal.
b) Institucionais - instituies educacionais, igrejas, corporaes no
lucrativas, sociedades e associaes.
c) Comerciais - empresas, corporaes e companhias.
d) Famlias ou pessoais.
Atente para os estgios de evoluo dos arquivos, o que chamamos de Teoria das
Trs Idades, a seguir.
a) Arquivos de primeira idade ou corrente.
b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio.
c) Arquivos de terceira idade ou permanentes.
O que so documentos correntes?
- so aqueles que esto em curso, isto , tramitando, ou
que foram arquivados, mas so objetos de consultas freqentes. Podem ser
conservados no local onde foram produzidos, sob a responsabilidade das
pessoas, ou do rgo, que o criaram.
O que so documentos intermedirios?
- so aqueles que no so mais de uso corrente,
mas que por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ou
recolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem ser recolhidos
a um arquivo intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios
do organismo produtor e da instituio arquivstica.
O que so documentos permanentes?
- so aqueles de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles no so mais
necessrios ao cumprimento das atividades da administrao. Devem ser
conservados nas instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dos
profissionais de arquivo.
Documentos correntes
Documentos intermedirios
Documentos permanentes
Extrado do stio:
http://www.cona
rq.arquivonacion
al.gov.br. Acesso
em 27/12/2007.
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Pode-se afirmar que a Teoria das Trs Idades trouxe como inovao a noo do
documento intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmeros
documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento daquela
atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para fins de prova
e informao. o caso, por exemplo, da documentao referente ao
departamento de pessoal, oramento, material, entre outras.
Pela extenso de sua atuao
a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos
setores da organizao.
b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto
reunidos em um nico arquivo.
Pela natureza de seus documentos
a) Arquivo especial - Detm sob sua
guarda diferentes tipos de
suportes de documentos
resultantes da experincia
humana em algum campo
especfico do conhecimento, tais
como fotos, fitas cassete, filmes
VHS, discos, CD's, recortes de
jornais, disquetes, CD-ROOM,
entre outros. Por se tratar de
documentos na sua grande
maioria frgeis deve-se ter maior
cuidado com a conservao e
preservao, no somente no aspecto de armazenagem, mas
tambm em seu registro, acondicionamento e controle.
b) Arquivo especializado - Detm sob sua custdia documentos
resultantes da experincia humana num campo especfico,
independente da forma fsica que seus documentos apresentem.
Pelo Gnero
a) Escritos ou textuais.
b) Cartogrfico (perfis/mapas).
c) Iconogrficos (imagem esttica/cartazes).
d) Filmogrficos (filmes).
e) Sonoros; (CDs, Fita Cassete).
f) Microgrficos (microfilme).
g) Informticos.
Pela Natureza do assunto
a) Ostensivos documentos cuja divulgao no prejudica a
administrao.
b) Sigilosos documentos de conhecimento, custdia e divulgao
restrita.
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Podemos classificar os documentos em quatro graus:
a) Ultra-secreto - Esta classificao dada aos assuntos que
requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou
caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos
normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica
governamental de alto nvel e segredos de Estado, tais como:
negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra,
descobertas e experimentos cientficos de valor excepcional,
informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel. So
documentos oriundos da Presidncia e Ministrios (PAES, 2005, p. 30).
b) Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto
grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas
ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar
conhecimento, funcionalmente. So documentos considerados
secretos os referentes a planos, programas e medidas
governamentais, os assuntos extrados de matria ultra-secreta que,
sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original,
necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de
operaes militares, planos ou detalhes de operaes econmicas
ou financeiras, aperfeioamento em tcnicas ou materiais j
existentes, dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos,
econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios
de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptogrficos
importantes que no tenham recebido classificao inferior (PAES,
2005, p. 30).
c) Confidencial - A classificao de confidencial dada aos assuntos
que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu
conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um
indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em
geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal,
material, finanas e outros, cujo sigilo deva ser mantido por interesse
das partes, como por exemplo: informaes sobre e atividade de
pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes:
radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que devam
ser usualmente trocadas, cartas, fotografias areas e negativos que
indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana
nacional (PAES, 2005, p. 30).
d) Reservado - Esta classificao diz respeito aos assuntos que no
devem ser do conhecimento do pblico em geral. Recebem essa
classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e
suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e
negativos que indiquem instalaes importantes (PAES, 2005, p. 30).
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MODELO DE UMA FOLHA DE REFERNCIA


FOLHA DE REFERNCIA
RESUMO DO ASSUNTO:
DADOS DO DOCUMENTO:
N.:
Data:
Espcie:
Remetente:
Destinatrio:
CDIGO DO ASSUNTO
VER:

Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/
publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf
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6) Assinale a alternativa que corresponde corretamente definio de
classificao de documentos segundo Rosseau e Coutere:
a) A classificao de documentos consiste em organizar os
documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio
de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para
a sua recuperao.
b) A classificao de documentos consiste em arquivar os documentos
produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas
atividades.
c) A classificao de documentos corresponde s tcnicas
arquivsticas e visa melhorar os aspectos de pronta localizao de
documentos.
d) A classificao de documentos um mtodo de organizao de
documentos.
e) A classificao um sistema de arquivamento.
7) Sobre o Cdigo de Classificao de documentos INCORRETO afirmar que:
a) Consiste na atribuio de um cdigo para classificar os documentos
seguindo uma ordem pr-estabelecida de classes e subclasses.
b) um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e
qualquer documento produzido por uma determinada instituio.
c) Representa uma forma efetiva de controle da documentao.
d) um instrumento antigo desnecessrio na era da informao, j
que o computador controla tudo na atualidade.
e) O Cdigo de classificao tem por objetivo controlar e facilitar a
pronta localizao de documentos.
8) Os documentos podem ser classificados pelos seguintes critrios:
a) Pelos estgios de sua atuao (Teoria das Trs Idades).
b) Pela extenso de sua atuao (setoriais ou gerais).
c) Pelo gnero (escritos ou textuais, cartogrficos, iconogrficos, etc.).
O tema que estudamos, tratou da classificao de
documentos. Conhecemos os mtodos de classificao de
Mevil Dewey, a Teoria das Trs Idades, citados por Paes
(2005), os graus de sigilo dos documentos e suas implicaes.
Leia e pesquise mais. A classificao de documentos de
suma importncia para seu arquivamento.


As atividades propostas tm o objetivo de avaliar
seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.
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d) Pela natureza do assunto (ostensivos ou sigilosos).
e) Todas as alternativas anteriores.
9) Assinale a alternativa INCORRETA, a respeito do cdigo de classificao
aplicado ao setor pblico:
a) O Setor Pblico adota como mtodo principal de classificao de
documentos o sistema das bibliotecas desenvolvido por Mevil
Dewey. Trata-se de agrupamento em classes distintas.
b) O Setor Pblico no tem um sistema de classificao pr-
estabelecido, ficando a critrio de cada setor adaptar o sistema de
acordo com suas necessidades.
c) O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a
administrao pblica, atividade-meio, possui duas classes comuns
a todos os seus rgos: a classe 000 que se refere aos assuntos de
Administrao Geral e a classe 900 que corresponde a Assuntos
Diversos.
d) As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s
atividades-fins do rgo.
e) As classes definidas como documentos de atividades-fins no so
comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao,
seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera
especfica de competncia.
10) A Teoria das Trs Idades trouxe como inovao:
a) O processo de eliminao de documentos permanentes.
b) A noo de documento intermedirio.
c) O processo de eliminao de documentos correntes.
d) O conhecimento a respeito da inveno da escrita alfabtica.
e) A eliminao de documentos na fase temporria.