1

Microsoft Excel Microsoft Excel Calcul Calcul Tabelar Tabelar

Aplicaiile de calcul tabelar folosesc date ce sunt prezentate sub form de
tabele. Informaia este astfel organizat pe linii i coloane. Elementele tabelului se
numesc celule i acestea sunt unic determinate de identificatorul de coloan i
identificatorul de linie (asemntor tabelei de ah).
Aplicaiile soft de calcul tabelar folosesc noiunea de spreadsheet sau sheet
pentru foaia de calcul. Acesta reprezint un tabel de dimensiuni mari n care
fiecare celul poate conine informaie numeric, data calendaristic, ir de
caractere dar i formule matematice care au ca argumente valori numerice din
alte celule. De asemenea un utilitar de calcul tabelar prezint o bibliotec de
funcii matematice, statistice, economice ce ajut utilizatorul minimiznd efortul
depus n crearea formulelor dorite. Pentru a ntregi i finaliza lucrul n acest
domeniu astfel de programe prezint i utilitare de creare de grafice pentru a
reprezenta clar i elegant datele obinute.
2
Caracteristici ale calcului tabelar: Caracteristici ale calcului tabelar:
Permite crearea de formule matematice ntr-un mod facil, avnd n ajutor biblioteci
de funcii predefinite.
Modificarea unei date ntr-un domeniu care este folosit ca argument pentru o
funcie duce automat la actualizarea rezultatului calculat de funcia respectiv.
Conine faciliti de reprezentare grafic. Asemntor actualizrii formulelor i
graficele se refac odat cu modificarea valorilor numerice din celulele utilizate ca
domeniu.
Se permit operaii asemntoare softurilor dedicate lucrului cu baze de date:
Operaii de inserare de date, tergere, cutare, ordonare, nlocuire automat.
Se pot aplica evident, faciliti de tehnoredactare.
O foaie de calcul poate conine maxim 256 coloane notate dup cum urmeaz: A, B,
C, , Z, AA, AB, ,AZ, BA , IA, ..IV. Numrul maxim de linii este de 65536
i se numeroteaz de la 1 la 65536. O celul poate conine maxim 32000 de caractere
(alfabetice, numerice).
Un fiier de calcul tabelar conine una sau mai multe foi de calcul, care sunt implicit
denumite sheet1, sheet2, . Utilizatorul poate redenumi foaia de calcul afindu-i
meniul contextual (clic mouse dreapta) i alegerea opiunii rename.
Bar de unelte
(tools)
Bar de formule
Foaia de calcul activ
Buton activare
creare grafic
Buton activare
sortare
Bar de titlu
(implicit Book1)
Buton activare
bibliotec funcii
Bar de instrumente pentru
aranjare n pagin
FEREASTRA PRINCIPAL FEREASTRA PRINCIPAL
3
Indic posibilitatea de redimensionare a
obiectului grafic selectat n momentul respectiv.
sgeat pe diagonal
Se folosesc pentru redimensionarea pe
orizontal respectiv vertical (dup direcia
sgeii), a coloanelor respectiv rndurilor. Apare
n momentul suprapunerii prompterului de mouse
pe barele gri indicatoare.
indicatoare cu form
de sgeat dubl
sau:
Apare n momentul poziionrii pe bara de
formule sau se intr n editarea celulei respective
(dublu clic).
form de I (mare)
I
Este specific poziionrii pe bara de meniu,
sau de unelte, sau pe conturul seleciei. Se
folosete pentru a lansa n execuie o comand sau
a muta blocul respectiv.
form de sgeat

Apare cnd se atinge colul din dreapta jos a

seleciei. Se folosete pentru a umple celulele
folosind sursa prin ,,drag and drop. Astfel se
pot copia i formule.
form de cruce
neagr
Apare n momentul trecerii pe deasupra celulelor
foii de calcul. n aceast situaie pot fi selectate
celulele dorite.
form de cruce alb
Descriere Tip indicator Form
FORMELE PROMPTERULUI DE MOUSE FORMELE PROMPTERULUI DE MOUSE
Deplasarea Deplasarea n cadrul foii de calcul n cadrul foii de calcul
Sunt situaii n care cantitatea de informaie depete fereastra activ de
prezentare. Pentru a ajunge s vizualizm orice subdomeniu al foii de calcul se
vor folosi comenzile urmtoare.
Tastele sgei ne deplaseaz n direcia dorit (sus, jos, dreapta, stnga)
trecnd prin fiecare celul.
Se pot folosi barele orizontal respectiv vertical. Prin metoda drag and
drop acestea vor indica coloana respectiv rndul care vor deveni vizibile n
fereastra activ.
PgDn / PgUp permit deplasarea spre nceputul documentului respectiv
spre sfritul lui cu cte o pagin de afiare.
Alt+PgDn / PgUp deplaseaz la dreapta respectiv la stnga fereastra de
afiare cu cte o pagin.
Ctrl+Home / Ctrl+End poziioneaz la nceputul respectiv la sfritul foii de
calcul.
Ctrl+sgeat permite poziionarea pe marginile maxime ale foii de calcul.
Ctrl+PgUp / Ctrl+PgDn duc la schimbarea foii de calcul active.
Tot pentru poziionare n cadrul foii de calcul se poate folosi i funcia
GoTo care se afl n meniul Edit sau se poate lansa tastnd Ctrl+G. n csua
text Reference (referina dorit), se vor introduce coloana respectiv rndul celulei
destinaie. De exemplu introducnd A200 ne vom poziiona pe coloana A rndul
200.
4
Formatarea Formatarea celulelor celulelor
Definirea caracteristicilor ce in de tipul
de dat, aliniere, font, chenar, tip haur
realizeaz formatul celulei. Pentru a
activa fereastra corespunztoare exist
dou metode: 1 meniu Format + Cells;
2 Activarea meniului contextual i
alegerea opiunii format cells.
Formatarea textului dintr-un grup de
celule ajut mult utilizatorul la
introducerea datelor sau la prezentrile
finale unde se cere un aspect deosebit.
Formatarea celulei cuprinde caracteristici
grupate n mai multe pagini de
prezentare. Din grupul number pot fi
alese 12 opiuni ce sunt descrise n
continuare.
General General Nu exist un specific pentru acest format. Accept i scrierea cu
zecimale dar nu mai mult de 15 numere dup virgul. Afiarea se face totui numai
pe 9 numere. Este forma implicit, prestabilit la instalarea programului.
Number Number Prezint o opiune de delimitare a miilor (pentru specificul USA acesta
este ,), se poate defini numrul de zecimale (implicit dou), se poate alege una din
cele 4 forme de afiare a numerelor negative.
Currency Currency (valuta) Conine diferite simboluri monetare specifice fiecrei ri. Se
poate seta numrul de zecimale folosit ct i forma de prezentare a numerelor
negative la fel ca la tipul numeric. Implicit simbolul monetar este $ (exist i simbolul
monetar Lei folosit n Romnia).
Accounting Accounting (contabilitate) Este asemntor tipului Currency. Diferena const
n faptul c alinierea este fcut cu distanare ntre numrul respectiv i tipul valutei
folosite. Nu permite setri pentru numere negative.
Dates Dates Conine setri necesare lucrului cu date calendaristice. Sunt 12 variante
puse la dispoziie. Se pot afia luna, ziua, anul (cu 2 sau 4 caractere) i chiar ora i
minutul (Day(), Mount(), Year(), Now()).
Time Time Timpul poate fi afiat n 8 formate prestabilite. Pot fi afiate i secundele
i chiar ziua, luna i anul.
5
Percentage Percentage Se folosete pentru a specifica caracteristicile datelor introduse
sub form de procente. Numrul de zecimale se poate impune de utilizator (este
opional). Valoarea trebuie s fie ntre 0 i 1.
Fractions Fractions Pentru afiarea numerelor sub form de fracie utilizatorul are de
ales dintre 9 posibiliti de prezentare. Astfel se pot rotunji respectivele valori
numerice.
Scientific Scientific Forma tiinific este des utilizat pentru afiarea numerelor mari, n
notaie exponenial. Se permite setarea numrului de zecimale. Spre exemplu
numrul 12200000000 se poate scrie n forma tiinific 1.22E+10 adic :
1.22 *10
10
.
Text Text Acest format interpreteaz toate datele ca fiind de tip text.
Special Special Din acest format fac parte codurile ZIP, numerele de telefon evident
intr-o form standard.
Custom Custom Sunt puse la dispoziie 41 de formate dar se pot crea i tipuri noi
specifice necesare utilizatorului.
Exemple de formatri personalizate Exemple de formatri personalizate
Caractere speciale:
# (semn pentru afiare de numere) afieaz valorile numerice calculate fr a
impune un numr de zerouri nesemnificative.
0 (zero) impune afiarea valorilor numerice nesemnificative.
? Semn folosit pentru alinirea datelor la punctul zecimal sau la semnul de
fracie.
Exemple Exemple
Valoare Valoare format format afi afi are are
1232456.123456 #,###.#### 1,232,456.1235
1232456.123456 #.###00000 1232456.12345600
1232456.12 #.###00000 1232456.1200000
10 #.###00000 10.00000
10.1 ?.??? 10.1
123.234 ?.??? 123.234
10 ?.??? 10.
6
Func Func ia ia AutoFill AutoFill
Aceasta ajut la completarea celulelor cu date deduse din informaia coninut n
celulele surs. S presupunem c avem de completat coloana denumit ,,Nr. crt. a
unui tabel de 100 de pacieni. Este o operaie simpl dar foarte plictisitoare prin
completare pas cu pas de utilizator. Metod de lucru:
Se introduc n primele dou celule valorile de plecare a seriei. Pentru cazul
nostru se vor introduce valorile 1 i 2 n celulele A1 respectiv A2.
Se selecteaz cele dou celule.
Se poziioneaz mouse-ul n colul dreapta jos a seleciei, moment n care
prompterul se transform n cruce neagr.
Prin metoda Drag and Drop din aceast poziie se aplic clic stnga mouse i
se marcheaz destinaia. Destinaia nu poate fi dect pe linie sau coloan dup cum
au fost selectate primele dou celule. n exemplul nostru se va trage din coloana A
pn la celula A100. Astfel computerul va completa automat numrtoarea
continund cu 3 i ajungnd la 100.
Funcia AutoFill lucreaz pe direcia unei coloane sau a unui rnd. Totui pot fi
completate n acelai timp mai multe coloane dac n primele 2 celule din coloane se
scriu corect primele 2 elemente de plecare a seriei. Dac selectm o singur celul
atunci comanda se transform ntr-o simpl copiere pe linia sau coloana respectiv.
Se prezint n continuare un tabel cu datele introduse n celulele denumite surs i
completrile liniare realizate cu funcia AutoFill.
test, test, test, (rol de copiere) test
(o singur celul)
4, 3.5, 3, 2.5, 2, 1.5, 1, 0.5, 0, -0.5, .. 5, 4.5
(scade cu 0.5)
10/12/2000, 10/13/2000, (date
calendaristice n form lun/zi/an)
10/10/2000, 10/11/2000
Wednesday, Thursday,Friday, Monday, Tuesday
23:00, 0:00, 1:00, 21:00, 22:00 (introducere
de or)
q3, q4, q5, q1, q2
a3, a4, a5, a6, a1, a2
25, 35, 45, 5, 15
3, 4, 5, 6, 7, 1 , 2
Completare cu AutoFill Date introduse
Exemple pentru func Exemple pentru func ia ia AutoFill AutoFill
7
Celule Celule neconsecutive neconsecutive
Exist situaii cnd se dorete ca celulele de completat s se afle la diferite
distane ntre ele (de cteva rnduri sau coloane). Pentru a realiza aceasta se
vor selecta primele 2 celule apoi innd apsat tasta Ctrl se va selecta
destinaia de completat, chiar dac aceasta nu e format din celule consecutive
(dar obligator pe linia sau coloana primelor dou celule surs).
n continuare din meniul Edit Edit se aleg opiunile: Fill Fill i Series Series. Se va activa
aici butonul AutoFill AutoFill apoi pasul de cretere i evident OK OK. Iat n acest mod
s-a realizat exemplul de mai jos.
S-a plecat de la valorile 1 i 2 apoi s-au completat automat celulele
neconsecutive cu valori pn la 7.
7 6 5 4 3 2 1
Serii de puteri Serii de puteri
Funcia AutoFill AutoFill lucreaz doar cu serii liniare. Dac dorim s completm
anumite celule cu valori ale unei serii de puteri se va proceda astfel:
Se completeaz primele dou celule cu valorile dorite prima respectiv a doua
din cadrul seriei dorite.
Se selecteaz aceste celule i meninnd tasta Ctrl Ctrl apsat se definete
destinaia. Celulele de completat (destinaia) pot fi i neconsecutive dar trebuie s
fie obligator pe linia sau coloana definit de primele dou celule.
Din meniul Edit Edit se alege opiunea Fill Fill apoi Series Series.
Aici se va activa butonul Growth Growth, iar n csua text Step Step value value se va introduce
raia seriei dorite. Ca o facilitate se poate introduce i o valoare numeric maxim
la care s se opreasc ncrcarea seriei.
Opiunea trend trend ajut la determinarea automat a raiei seriei.
Mai jos este prezentat o serie de puteri cu raia 2 completat prin aceast
metod.
384 192 96 48 24 12 6 3
8
Exemple Exemple
Crearea de liste personalizate Crearea de liste personalizate
Dac se lucreaz des cu un anumit tip de date ce se repet, se pot realiza liste
personale definite de utilizator.
Paii necesari pentru realizarea unor liste personale:
Se alege din bara de meniu din grupul Tools Tools elementul Options Options.
Se activeaz pagina logic Custom Custom Lists Lists.
n continuare se activeaz New New Lists Lists apoi List List Entries Entries.
Se introduce lista tastndu-se enter enter dup fiecare element.
Noua list poate fi scris ntr-o foaie de calcul (pe linie sau coloan) i apoi
importat tot n pagina logic Custom Custom Lists Lists.
9
Scrierea unei formule matematice Scrierea unei formule matematice
O alt metod de a completa automat un set de celule const n aplicarea
unei formule i copierea n cadrul destinaiei dorite (coloan sau rnd). S
presupunem c avem de nmulit dou celule i rezultatul s-l adunm cu
valoarea altei celule.
Se va scrie formula de calcul doar n celula D1 apoi va fi copiat n celelalte
celule i astfel se vor calcula automat valorile funciei corespunztor datelor
relative din coloanele A, B i C.
n celula D1 se va scrie formula: ,,=A2*B2+C2. Menionm c orice
formul ncepe cu ,,=. n final prin copiere se vor obine rezultatele dorite
prezentate n tabelul urmtor.
25 7 3 6 3
26 2 6 4 2
20 5 5 3 1
D C B A
Este important de remarcat faptul c
formula din D1 este copiat n D2
pstrndu-se relativitatea la celule i
anume n D2 formula va fi: ,,=A2*B2+C2 =A2*B2+C2.
De fapt este ceea ce doream s
obinem. Indicele 2 a fost schimbat
automat de program.
10
Cteva func Cteva func ii necesare la utilizarea soft ii necesare la utilizarea soft- -urilor de calcul tabelar urilor de calcul tabelar
Dup cum s-a menionat deja o formul ncepe cu semnul ,,= i poate conine ca
argumente valori ale celulelor i chiar alte funcii. Exist implementate n Excel
aproximativ 100 de funcii grupate dup domeniul de activitate. Pentru a folosi
biblioteca de funcii vom activa butonul Paste Paste Function Function sau din meniu vom alege
Insert Insert i Function Function. nainte de aceasta vom avea grij s fim poziionai n celula
dorit.
Dintre funciile prezentate n Excel, o importan major o au cele din domeniul
matematic i statistic. O parte din acestea folosesc blocuri de date. Blocul de date se
definete prin celula de nceput, caracterul ,,: i celula de sfrit. Un bloc de date
poate conine celule de pe o linie, de pe o coloan sau un domeniu gen matrice de
date.
Exemple de blocuri de date:
- pe linie: C3:F3 (3 reprezint rndul, C coloana)
- pe o coloan: D4:D10
- bloc cuprinznd o matrice de date: B2:D7
Calculul mediei datelor: AVERAGE(bloc1, bloc2, .,bloc max 30)
Dup cum se prezint n sintax se pot media date din mai multe domenii,
deci celule neconsecutive din foia de calcul. Numrul de blocuri de date maxim
este 30, dar datele dintr-un bloc pot fi in numr mare de zeci de mii. Blocul de
date trebuie s conin obligatoriu date numerice. Dac anumite date din grup nu
sunt de tip numeric atunci acestea sunt ignorate. Astfel datele text, logice, sau
celule ce nu conin informaie nu vor fi introduse n calcul.
1.6175 10
9
1.35 8
1.82 7
abc 6
2.1 5
1.2 4
E 3
n celula E10 a fost introdus formula: =average(E4:E8)
Rezultatul este dup cum se vede:
(1.2+2.1+1.82+1.35)/4=1.6175
Celula cu textul ,,abc (E6) a fost ignorat.
Totui dac introducem explicit formula: =average(2,3,f,5)
atunci rezultatul anun eroare n argumentele funciei.
11
Determinarea maximului dintr-un ir de date:
MAX(bloc1, bloc2, ..bloc max 30)
Asemntor mediei afiarea maximului folosete un numr de maxim 30 blocuri
de date. Dac n cadrul celulelor intr erori cauzate de alte funcii atunci i rezultatul
dedus prin maxim va reprezenta o eroare. Celulele nule, text, valori logice vor fi
ignorate.
3 TRUE 2 1 1
D C B A
Astfel funcia: =max(A1:D1) , va prezenta valoarea 3.
Calculul minimului unui set de date: MIN(bloc 1, bloc 2, . bloc max 30)
Dac celulele din bloc nu conin numere atunci valoarea 0 va fi dedus de
funcie. Aceasta poate s ne ajute sau s ne dezavantajeze funcie de logica pe
care dorim s o aplicm.
Contorizarea datelor: COUNT(bloc1, bloc2, . bloc max 30)
Se ine cont numai de celulele ce conin numere, date calendaristice sau text ce
conine numere care pot fi convertite n tip numeric. Sunt admise maxim 30 de
blocuri. Celulele vide, valorile logice, textele ce nu pot fi convertite n numere, sau
blocurile ce prezint erori sunt ignorate.
4 20
19
10/12/1999 18
12 17
t 16
2 15
1 14
C 13
n celula C17 este introdus valoarea 12 iar tipul
celulei este text. Aceasta se observ i dup alinierea
datelor n cadrul celulelor.
n celula C20 s-a introdus funcia:
=count(C14:C18)
Rezultatul este 4 deoarece avem dou valori
numerice (C14, C15) o dat tip text (C17) ce poate fi
convertit n tip numeric i o dat calendaristic
(C18).
12
Exemplu practic: Exemplu practic:
- - calculul mediei aritmetice, calculul mediei aritmetice,
- - calculul mediei ponderate . calculul mediei ponderate .