Introduccin.

- El primer paso de la Mejora en cualquier tipo de Empresas es el Orden

y la Limpieza, Si deseamos Mejorar primero tenemos que estandarizar, imagnense
un lugar en donde no podamos encontrar lo que buscamos, que el exceso de material
terminado y materia prima nos impida ver las reas de oportunidad, es hay en donde
el Programa de las 5S inicial, la relacin trabajador-gerencia y que permita que todo el
personal participe activamente del proceso de mejora continua.
Lo anterior se logra con el programa de las 5S. que consiste en actividades de
orden y limpieza en el lugar de trabajo, que por su sencillez permiten la
participacin de pequeos grupos a lo largo y ancho de la compaa, los cuales
con su aporte contribuyen a incrementar la productividad y mejorar el ambiente
de trabajo.
Desde que empece a trabajar como dirigente de una organizacin empresarial y, por
supuesto, posteriormente como consultor, tuve muy claros las necesidades y
beneficios de la organizacin, orden y limpieza en todas las plantas de produccin y
oficinas , esmerndome en conseguir su implantacion y mantenimiento. Mas adelante
surgi la tcnica japonesa de las 5S junto al concepto de la Mejora Continua. A
continuacin, presento dos diapositivas power point donde trato de exponer las
necesidades estratgicas y los beneficios tangibles e intangibles que aporta el
programa de aplicacin de las 5S.
Descarga necesidad_ 5S
Descarga beneficios_5S

El movimiento de 5 S toma su nombre de cinco palabras
japonesas que principian con s: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. El
movimiento en cuestin a cobrado un gran auge en las empresas occidentales a partir
del bajsimo costo que implica su puesta en marcha, el ahorro en costos y recursos, la
reduccin de accidentes, el incremento en la motivacin del personal, y los
incrementos en calidad y productividad entre muchos otros. Las 5 S conjuntamente
con la estandarizacin (documentacin de la mejor forma de realizar el trabajo)
y la eliminacin del desperdicio ,constituyen los pilares fundamentales para la
prctica del kaizen (mejora continua en el lugar de accin).
A continuacin explicaremos en qu consisten estos cinco conceptos, para
seguidamente exponer los otros cuatro que , no por ser menos conocidos, tambin
tienen su importancia en alcanzar una mejora continua en cada organizacin
empresarial, si implantan dichas tecnicas o conceptos:

1.-Seiri Cuando menos es ms.Organizacin.-Ejecutar el seiri significa
diferencias entre los elementos necesarios de aquellos que no lo son,
procediendo a descartar estos ltimos. Ello implica una clasificacin de los
elementos existentes en el lugar de trabajo entre necesarios e innecesarios. Para
ello se establece un lmite a los que son necesarios. Un mtodo prctico para ello
consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los prximos treinta
das. El otro mtodo hace uso de una de las herramientas de gestin el diagrama de
Pareto, en funcin de ello habra que separar los pocos vitales de los muchos
triviales. Ello significa que como promedio aproximadamente entre un 20% y un 30%
de los elementos son utilizados entre el 80% y 70% de las oportunidades, mientras
que entre un 80% y 70% de los restantes elementos slo se utilizan entre el 20% y
30% de las veces. Ver diapositiva power point del diagrama de Pareto
Descarga diagrama-Pareto

Poner en prctica el seiri implica otorgar poder a los empleados y obreros
(empowerment) para que ellos determinen cuales son aquellos elementos o
componentes necesarios, siguiendo los postulados generales dictados por la
direccin. La colocacin de etiquetas rojas de un tamao ostensible ,sobre los
elementos innecesarios, permite visualizar luego de la seleccin la importante
cantidad de elementos sobrantes o innecesarios en el lugar de trabajo. Surge
luego que hacer con tales elementos, de tratarse de documentacin deber
asignrsela un cdigo y proceder a su archivo , de tal forma en caso de ser necesario
hacer uso de ellos se podrn encontrar fcilmente los mismos evitando la prdida de
tiempo o el extravo de los mismos . En el caso de mquinas o herramientas podrn
ser destinadas a sectores que necesiten de ellas o bien ubicarlas en un rea que
permita su utilizacin por diversos sectores ; siempre claro est de que se trate de
mquinas y herramientas de muy escaso uso, que no justifique la prdida de espacio
fsico. En el caso de formularios si estn fuera de uso debern utilizarse de ser posible
para otros fines ,utilizando la cara no impresa, y de no ser posible ello proceder a su
destruccin. Es importante evitar por tal motivo la impresin de formularios en tandas,
siendo mejor su impresin justo a tiempo( Just in Time:JIT) . Para el caso de las
materias primas y materiales existentes en exceso, los mismos debern ir al sector
anterior en el proceso, adoptndose todas las medidas necesarias para dentro de la
filosofa del JIT evitar la recurrencia de excesos de inventarios y sobreproducciones
de materiales y productos en proceso, debido a los ingentes recursos que se ven
desperdiciados por tal motivo : manipulacin de materiales, destruccin, accidentes,
uso de espacios, costos financieros, seguros, prdida de valor.Es fundamental que
tanto los empleados, como los supervisores, analistas y directivos recorran los lugares
luego de las colocaciones de las etiquetas antes mencionadas para tomar conciencia
y analizar las causas de tanto derroche.

2.-Seiton.Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.Orden.-El seiton
implica disponer en forma ordenada todos los elementos esenciales que quedan luego
de practicado el seiri, de manera que se tenga fcil acceso a stos. Significa tambin
suministrar un lugar conveniente, seguro y ordenado a cada cosa y mantener
cada cosa all. Clasificar los diversos elementos por su uso y disponerlos como
corresponde para minimizar el tiempo de bsqueda y el esfuerzo, requiere que cada
elemento disponga de una ubicacin, un nombre y un volumen designados.
Debe especificarse no slo la ubicacin, sino tambin el nmero mximo de artculos
que se permite. Los elementos que queden deben colocarse en el rea designada.
Cada pared debe estar numerada. La colocacin de las diversas herramientas,
suministros y trabajos en procesos deben estar ubicadas de acuerdo a las
seales o marcas especiales. Las marcas en el piso o en las estaciones de trabajo
indican las ubicaciones apropiadas para el trabajo en proceso, herramientas, etc. Al
pintar un rectngulo en el piso para delinear el rea para las cajas que contienen
trabajo en proceso, por ejemplo, se crea un espacio suficiente para almacenar el
volumen mximo de artculos. Las herramientas deben colocarse al alcance de la
mano y deben ser fciles de recoger y regresar a su sitio. Sus siluetas podran
pintarse en la superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita saber
cundo se encuentran en uso. El pasadizo tambin debe sealizarse claramente con
pintura, al igual que otros espacios designados para suministros y trabajo en proceso,
siendo el destino del pasadizo el de transito no debiendo dejarse nada all. Es muy
comn en reas administrativas el extravo de documentacin, contratos y otro tipo de
documentacin por falta del debido ordenamiento, lo cual trae aparejado importante
prdida de tiempo, como tambin la ausencia de documentacin de importancia en
momentos claves, y la mala imagen que queda de la empresa ante los ojos de
clientes internos o externos.

3.-Seiso . -Limpieza.-El seiso significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas
mquinas y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y otras reas del lugar
de trabajo. Tambin se la considera como una actividad fundamental a los efectos de
supervisar. Un operador que limpia una mquina puede descubrir muchos defectos de
funcionamiento; por tal razn el seiso es fundamental a los efectos del
mantenimiento de mquinas e instalaciones. As pues mientras se procede a la
limpieza de la mquina podemos detectar con facilidad la fuga de aceite, una grieta
que se est formando en la cubierta, o tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos
estos problemas, pueden solucionarse con facilidad. Es fundamental evitar la
emanacin de componentes que produzcan el enrarecimiento del aire, pero adems
contar con sistemas de aireacin propicios. Un aire limpio permitir detectar a tiempo
perdida de gases, qumicos o combustibles. No slo la limpieza de mquinas, pisos,
techos y del aire son importantes, tambin lo es la luz, el color, el calor y la acstica.
As un suministro adecuado de luz debe ser el primer objetivo, puesto que la luz es el
requisito esencial para ver. La luz es el elemento ms importante para proporcionar un
ambiente adecuado. Los colores claros de las paredes son tan importantes como la
luz que refleja, debido a que el negro y los colores oscuros absorben la luz y tienden a
crear un ambiente lbrego y deprimente. Al seleccionar colores para una industria o
cualquier otro lugar de trabajo, se debe pensar en la seguridad y en el estado de
nimo que pueda lograrse en las personas que lo ocupan, as como en las
condiciones de trabajo que conduzcan a incrementar la eficiencia del trabajo. Es obvio
que sin los requerimientos fundamentales para un alumbrado adecuado no se puede
llevar a cabo ningn trabajo visual en forma fcil, correcta y rpida, ni tampoco en
forma segura. Una exposicin excesiva al ruido causa lesiones al sistema auditivo,
causa molestias y, en ocasiones, interrumpe el curso del dilogo.

4.-Seiketsu.- Control visual.-Seiketsu significa mantener la limpieza de la persona
por medio del uso de ropa de trabajo adecuada, lentes, guantes, cascos, caretas y
zapatos de seguridad, as como mantener un entorno de trabajo saludable y
limpio. En relacin a la proteccin de los ojos es posible contar actualmente con
lentes para cada tipo de riesgo posible; pero el problema ms grande es que muchos
operarios no aceptan usar siempre el equipo de seguridad para proteger sus ojos. Es
ac donde la disciplina toma importancia fundamental, brindndole la informacin para
que el empleado sea en todo momento consciente de los riesgos, y mentalizndolo
para actuar conforme a las normativas de seguridad de la empresa. Seleccin,
proteccin, higiene personal esmerada, buena limpieza en la fbrica y un buen
programa de educacin continua son medidas muy tiles para eliminar los casos de
enfermedades de la piel en cualquier industria. La gerencia debe disear sistemas y
procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso; lo cual es
el otro significado del seiketsu (sistematizar).

5.- Shitsuke.- Disciplina.-Shitsuke implica autodisciplina. Las 5 S pueden
considerarse como una filosofa, una forma de vida en nuestro trabajo diario. La
esencia de las 5 S es seguir lo que se ha acordado. La implantacin de las 5 S en una
organizacin implica quebrar la tendencia a la acumulacin de elementos
innecesarios, al no realizar una limpieza continua y a no mantener en su debido orden
los elementos y componentes.; tambin implica cumplir con los principios de higiene y
cuidados personales. Vencida la resistencia al cambio, por medio de la
informacin, la capacitacin y brindndole los elementos necesarios, se hace
fundamental la autodisciplina para mantener y mejorar da a da el nuevo orden
establecido.
A las 5 S clsicas etapas ya mencionadas se pueden aadir otras 4 S que tratan
de involucrar aun mas al personal en la consecucin de una mejora continua
que lleve a la organizacin empresarial a la excelencia en la gestin .a saber:

6.-Shikari . Constancia .-Es la capacidad de una persona para mantenerse
firmemente en una lnea de accin. La voluntad de lograr una meta. Existe una
palabra japonesa konyo que en castellano traduce algo similar a la entereza o el
estado de espritu necesario para continuar en una direccin hasta lograr las
metas. La constancia en una actividad, mente positiva para el desarrollo de hbitos y
lucha por alcanzar un objetivo.

7.- Shitsukoku. Compromiso.- Es cumplir con lo pactado. Los procesos de
conversacin generan compromiso. Cuando se empea la palabra se hace todo el
esfuerzo por cumplir. Es una tica que se desarrolla en los lugares de trabajo a partir
de una alta moral personal. Algunas personas logran ser disciplinadas y constantes
(5 S y 6 S). Sin embargo, es posible que las personas no estn totalmente
comprometidas con la tarea. Shitsukoku significa perseverancia pala el logro de
algo, pero esa perseverancia nace del convencimiento y entendimiento de que el fin
buscado es necesario, til y urgente para la persona y para toda la sociedad.

8.- Seishoo. Coordinacin.- Esta S tiene que ver con la capacidad de realizar un
trabajo con mtodo y teniendo en cuenta a las dems personas que integran el
equipo de trabajo. Busca aglutinar los esfuerzos para el logro de un objetivo
establecido. Los equipos deben tener mtodos de trabajo, de coordinacin y un plan
para que no queda en lo posible nada a la suerte o sorpresa. Los resultados finales
sern los mejores para cada actor en el trabajo y para la empresa.

9.- Seido. Sincronizacin .-Para mantener el ritmo de la interpretacin musical,
debe existir una partitura. En el trabajo debe existir un plan de trabajo, normas
especficas que indiquen lo que cada persona debe realizar. Los procedimientos y
estndares ayudarn a armonizar el trabajo. Seido implica normalizar el trabajo