INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE

DOCUMENTOS
CODIGO: A-I-01
VERSION: 0
FECHA APROBACION: 08 de nove!"#e de $011
1. OBJETIVO
Estructurar de manera unificada y estandarizada la documentacin involucrada dentro del
Sistema de Gestin de Calidad de Empresa de Correo Entrega Rpida.
2. DEFINICIONES
Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestin de calidad de una
organizacin. (IS !"""# $""" numeral %.&.'(.
Procedimiento: es la manera como se especifica como efectuar las actividades de un
proceso. )n procedimiento documentado generalmente contiene# o*+etivo, alcance actividad
y responsa*le- lo que de*e .acer y qui/n lo de*e .acer, cundo, porque y cmo se de*e
.acer.
Intructi!o: descri*e las operaciones que .ay que realizar en cada proceso o en cada
puesto de tra*a+o, de forma detallada.
Formato: documento en el que se recolecta evidencia o*+etiva o registra informacin. Es la
plantilla como tal del documento y puede ser modificada.
"e#itro: documento que suministra evidencia o*+etiva de las actividades efectuadas o de
los resultados alcanzados, se recolectan en formatos.
Flu$o#rama: representacin grfica de las actividades que ocurren en un proceso, se
identifica mediante s0m*olos.
%. "ESPONS&B'E
Es responsa*ilidad del Representante por la 1ireccin dar cumplimiento a la coordinacin de las
actividades de ela*oracin de la documentacin seg2n la estructura descrita en /ste instructivo.
(. CONDICIONES )ENE"&'ES
3ara ela*orar documentos del sistema de calidad se de*en tener en cuenta los siguientes
criterios#
4ue sean sencillos y fciles de entender, de*e .a*er uniformidad en la redaccin y en la
terminolog0a.
El lengua+e de*e ser universal y no de*e usarse +ergas que confundan su interpretacin.
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*. IDENTIFIC&CI+N DE DOC,MENTOS
Enca-e.ado: en el enca*ezado va el logo de Empresa de Correo Entrega Rpida.
Identi/icaci0n# se refiere al t0tulo del documento, el cdigo, la versin y fec.a de apro*acin.
Pie de P1#ina: se relaciona el n2mero de pgina actual y el total de pginas del documento.
En el caso de ser impreso el documento, aparecer una nota que indica que es una copia no
controlada del documento.

2. FO"M&TO DE &'),NOS DOC,MENTOS
Caracterizaciones
Se identifican los aspectos mas relevantes del proceso como son el o*+etivo, los procesos cliente
y proveedor, las entradas, salidas, controles e indicadores, registros, recursos y los requisitos a
cumplir de la norma 78C9IS !""5#$"":.
Procedimientos
; continuacin se relaciona la estructura de los procedimientos#
O-$eti!o: es el fin .acia el cual se dirige el documento, lo que se pretende con /l.
&lcance: descri*e el campo de aplicacin del procedimiento o actividad y los l0mites de la
misma.
"e3ona-le: se refiere al cargo (s( de la persona (s( que van .acer y desarrollar las
actividades descritas en el procedimiento, documento o norma.
Veri0n: se refiere a las veces que .a sufrido modificaciones un documento.
C0di#o: es una cadena alfanum/rica, e<clusiva para cada documento y que permite su
identificacin +unto con el t0tulo.
De/inicione: son los conceptos necesarios para la comprensin del documento.
Dia#rama de Flu$o# representacin grfica de la secuencia del proceso.
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S4MBO'O DESC"IPCI+N
Indica actividades a realizar.
Conecta una pgina con otra relaciona la direccin a otra
actividad.
Representa los documentos que se generan durante el
proceso.
Se grafica cuando se presentan opciones o decisiones.
Se emplea para indicar el principio y fin de los procedimientos
Decri3ci0n# indica lo principal de cada actividad que compone el procedimiento.
5,67 5,I6N7 C,8NDO7 C+MO7 PO" 5,6 9 P&"& 5,67 DONDE7
El formato de la descripcin indica#
5u:7: 1escri*e las actividades.
5ui:n7: Cargo encargado de realizar la actividad.
Cu1ndo7: Espacio de tiempo en que se realiza la actividad.
C0mo7# =etodolog0a o mecanismo a trav/s del cual se realiza la actividad.
Por ;u:7 9 Para ;u:7: >ustificacin de realizacin de la actividad.
D0nde7# ?ugar donde se e+ecuta la actividad.
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<. CODIFIC&CI+N DE DOC,MENTOS
El cdigo del documento es una cadena alfanum/rica compuesta de la siguiente manera#
?as tres primeras letras corresponden a las iniciales del proceso al que pertenece el documento-
la siguiente letra es el tipo de documento (@( y a continuacin el consecutivo num/rico del
documento (""(. 1e igual forma se codifican los formatos y dems documentos del SGC#
Ti3o de documento =>?: Proceo
C Caracterizacin E Estrat/gicos
M =anual M =isionales
P 3rocedimiento & ;poyo
I Instructivo
5 3lan de Calidad
' ?istado
F Aormato
E Especificacin
En caso que un procedimiento se anule, el consecutivo que le correspond0a no ser utilizado por
otro documento.
@. CONT"O' DE C&MBIOS
En el cuadro de control de cam*ios u*icado en la parte inferior de cada procedimiento se registra
lo siguiente#
Naturale.a del cam-io: se descri*e *revemente el cam*io realizado en el documento.
Veri0n# indica el n2mero de cam*ios que .a tenido el documento actualizado. Esta inicia en
" (cero( y por cada solicitud de cam*io que implique cam*ios de fondo (metodolog0a,
recursos, inclusiones, e<clusiones( del documento se incrementa consecutivamente. Cuando
es la versin " se escri*e BCreacin del 3rocedimientoB.
&3ro-0# es el cargo que aprue*a el documento.
Ela-oraci0nA re!ii0n B a3ro-aci0n: se escri*e el cargo de quien ela*or, revis y apro*
los documentos vigentes. En la parte superior de la ta*la de control de cam*ios se registran
las firmas de los responsa*les respectivos, en el caso del documento f0sico correspondiente al
del Representante de la 1ireccin.
C. CONT"O' DE OBSO'ETOS
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3ara el control de los documentos o*soletos, se requiere el requerimiento en donde se solicite la
anulacin o modificacin del mismo y posteriormente se arc.iva el documento en el sistema en
una carpeta para documentos o*soletos y se recogen las copias o*soletas respectivas mediante
el formato C1istri*ucin y recoleccin de documentosB en la seccin CRecoleccin de documentos
o*soletosB.
1D. CONT"O' DOC,MENTOS E>TE"NOS
El Representante de la 1ireccin yDo dueEos de proceso son los responsa*les del control de los
documentos e<ternos, cada vez que se ingrese al sistema de calidad un documento e<terno
usado por cada proceso, se de*e notificar al Representante de la 1ireccin so*re el uso de un
documento e<terno, para su respectiva identificacin y control de su distri*ucin, utilizando el
formato F?istado maestro de documentos e<ternosF.
?a identificacin de estos documentos dentro del sistema de calidad se rige por el nom*re de
cada uno, no se usa ninguna codificacin al respecto. Si se tratan de documentos legales se
identifican por el n2mero del decreto o la resolucin.
11. CONT"O' DE "E)IST"OS
3ara diligenciar los registros se de*e tener en cuenta que#
7o de+ar espacios sin diligenciar en los formatos, en caso de ser as0 trazar l0neas o colocar un
7.;. (7o ;plica(.
7o diligenciar registros a lpiz.
7o de+ar registros sin firmas y fec.as.
Evitar .acer enmendaduras- en caso tal, trazar una l0nea so*re el error, corregir el dato,
colocar nom*re de quien corrige al lado de la correccin y la fec.a.
CONT"O' DE C&MBIOS
N&T,"&'EE& DE' C&MBIO VE"SION &P"OBO
Creacin del Instructivo de Ela*oracin de
1ocumentos
" >os/ El0as Gargas
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%enn P#e&o
D#e'&o# de C()d(d
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L(#++( A#(,-n
Re.#e+en&(n&e de )( Ge#en'(
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/o+0 E)1(+ V(#,(+
Ge#en&e Gene#()
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ELABORACIN REVISIN APROBACIN