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DE INFORMACION
FACTURA
Una vez se despacha la mercancía y se
recibe la copia de remisión debidamente
firmada por el comprador, como prueba
de haberla aceptado a satisfacción, la
empresa vendedora elabora la
correspondiente factura comercial. El
objetivo fundamental de la factura
comercial es servir de base para el cobro
de la mercancía despachada o servicio
prestado al cliente.
FACTURA
Una factura comercial contiene los siguientes datos:
• Número. Se lleva en orden consecutivo para el
control de las ventas.
• Nombre del cliente. Persona natural o jurídica a
quien se hizo la venta.
• Nombre del vendedor. Empleado que atendió el
pedido.
• Fecha. Día, mes y año en que se hace a facturación.
• Dirección donde se despachó. Lugar indicado por el
comprador donde debe enviarse la mercancía o
servicio.
• Forma de pago. Condiciones de la factura.
• Número de cédula o NIT del comprador.
FACTURA
ORDEN DE COMPRA
Es una solicitud formal de bien o
servicio. Contiene información sobre el
producto que se desea comprar y las
condiciones con las que se acepta la
negociación. El objetivo de la orden es
dejar constancia del compromiso del
cliente de comprar un bien o servicio
específico en determinadas condiciones.
Contiene la siguiente información:
• Número. Se lleva la orden consecutivo y permite que
el comprador controle e identifique rápidamente los
diferentes pedidos.
• Nombre del cliente. Persona natural o jurídica
interesada en la compra.
• Fecha de pedido. Día, mes y año en que se hace el
pedido.
• Dirección del cliente. Lugar donde debe enviarse la
mercancía o servicio.
• Forma de entrega o envío. Aérea, marítima o
terrestre.
• Nombre del ordenador. Persona natural o jurídica.
• Forma de pago. De acuerdo con la cotización.
• Descripción del objeto. Cantidad, descripción,
precios, descuentos, recargos y valor total.
• Firmas responsables. Comprador y vendedor.22
REMISION
Cuando el vendedor recibe el pedido, procede
al despacho de la mercancía o a prestar el
servicio solicitado, la mercancía se despacha
con una remisión, en la que se relacionan los
bienes enviados.
El objetivo fundamental de la remisión es
permitir al comprador la confrontación de la
mercancía recibida con la solicitud de pedido.
Una remisión contiene los siguientes datos:
• Número. Para el control
• Nombre del comprador. Persona natural o
jurídica.
• Datos del transportador. Empresa
encargada del transporte de la mercancía.
• Descripción de la mercancía. Código o
referencia de mercancía, descripción, unidad
y cantidad.
• Observaciones. Descripción de condiciones
especiales para el despacho.
• Firma del responsable. De quien despacha,
de quien transporta y de quien recibe.
ENTRADA DEL ALMACEN
Este formato se elabora en el departamento o sección de
recepción del almacén o bodega y su objetivo
fundamental es registrar la entrada de la mercancía a la
compañía. Este documento debe llegar con las copias
del sistema de la compañía a los siguientes lugares:
•Departamentos de compras
•Departamento de contabilidad
•Sección de pagos
•Encargado de las tarjetas de control de inventarios
•Encargado de procesamiento electrónico de datos