Recepción y Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos

Recepcin y almacenamiento de
medicamentos y dispositivos
mdicos

2
medicamentos y dispositivos mdicos

Tabla de contenido

INTRODUCCIN ................................................................................................................................ 4
MARCO NORMATIVO ...................................................................................................................... 4
1 DEFINICIN DEL PROCESO DE RECEPCIN Y ALMACENAMIENTO ............................ 5
1.1 ELEMENTOS DE LA DEFINICIN .......................................................................................... 5
1.1.1 Objetivo .................................................................................................................................. 7
1.1.2 Enfoque basado en procesos ................................................................................................... 7
1.2 PLANEACIN DEL ALMACENAMIENTO ............................................................................. 7
1.2.1 Seleccin del sitio ................................................................................................................... 8
Estar alejadas de sitios de alta contaminacin ............................................................................................ 9
Facilitar la circulacin de personas y objetos .............................................................................................. 9
1.2.2 Diseo de instalaciones ........................................................................................................ 11
Pisos .................................................................................................................................................................. 12
Paredes ............................................................................................................................................................. 12
Techos y cielo rasos ........................................................................................................................................ 12
Iluminacin ...................................................................................................................................................... 13
Ventilacin ....................................................................................................................................................... 13
Rayos solares ................................................................................................................................................... 14
Condiciones de temperatura y humedad .................................................................................................. 14
No contacto con el piso ................................................................................................................................. 15
Mantenimiento de la cadena de fro ........................................................................................................... 15
Medidas de seguridad ................................................................................................................................... 15
Condiciones de higiene y aseo. .................................................................................................................... 16
Sealizacin. .................................................................................................................................................... 17
Dotacin ........................................................................................................................................................... 17
1.2.3 Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos ....................................................... 19
Recurso Humano ............................................................................................................................................ 19
Documentacin ............................................................................................................................................... 20
Orientacin al usuario ................................................................................................................................... 21
1.2.4 Aplicacin de mtodos de inventarios ................................................................................... 22
2 RECEPCIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS .................................... 22
2.1 RESPONSABLE DE LA RECEPCIN .................................................................................... 22
2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN ......................................................................... 22
2.2.1 Procedimiento de verificacin .............................................................................................. 22
Estudio de la documentacin que contiene el negocio............................................................................ 23
Recepcin y estudio de la documentacin de entrega ............................................................................ 23
Comparacin de los contenidos de las documentaciones ...................................................................... 23
Inspeccin de los productos recibidos ........................................................................................................ 24
Muestreo .......................................................................................................................................................... 27
Acta de Recepcin .......................................................................................................................................... 28
Prohibicin de recepcin o tenencia de muestra mdicas ...................................................................... 28
2.2.2 Procedimiento de incorporacin al sistema .......................................................................... 28
Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos mdicos ............................................................. 28
Registro de salida de medicamentos y dispositivos mdicos ................................................................ 29

3
3 ORDENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS ......................... 30
3.1 PRIMER NIVEL DE ORDENAMIENTO................................................................................. 30
3.2 SEGUNDO NIVEL DE ORDENAMIENTO ............................................................................. 31
3.2.1 Medicamentos....................................................................................................................... 31
3.2.2 Dispositivos mdicos ............................................................................................................ 31
4 DEVOLUCIN DE MEDICAMENTOS ...................................................................................... 32
4.1 REA ESPECIAL ..................................................................................................................... 32
4.2 CONDICIONES PARA LA REUBICACIN ........................................................................... 33
4.3 REGISTRO E IDENTIFICACIN ........................................................................................... 33
4.4 ROTACIN ............................................................................................................................... 33
5 CONTROL DURANTE EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO ......................................... 33
5.1 CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES.................................................................. 34
5.1.1 Fotosensibles ........................................................................................................................ 34
5.1.2 Termolbiles ......................................................................................................................... 34
5.1.3 Inflamables ........................................................................................................................... 34
5.1.4 Medicamentos de gran volumen ............................................................................................ 34
5.1.5 Observacin de otras evidencias ........................................................................................... 35
5.2 MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL .................................................................... 35
5.3 CONTROL DE EXISTENCIAS ............................................................................................... 35
5.3.1 Justo a tiempo....................................................................................................................... 35
1. Revolucin del conocimiento: .................................................................................................................. 36
2. Utilizar las cinco S para mejorar la estacin de trabajo ....................................................................... 36
3. Flujo de fbrica ........................................................................................................................................... 37
4. Manejo de multi procesos ......................................................................................................................... 37
5. Operaciones estndares............................................................................................................................. 37
5.4 CONTROL DE INVENTARIOS .............................................................................................. 37
5.4.1 Toma de Inventarios ............................................................................................................. 38
Caractersticas del proceso de levantamiento de inventarios ................................................................ 38
5.5 CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO ....................................................................... 41
5.6 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA CONTINUA.................................................................. 41
5.6.1 Control de gestin ................................................................................................................ 41
5.6.2 Registros .............................................................................................................................. 43
ANEXOS .............................................................................................................................................. 44
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................. 51

4

Recepcin y almacenamiento de medicamentos y
dispositivos mdicos

INTRODUCCIN

Los medicamentos y dispositivos mdicos tienen que ser protegidos en sitios
especiales desde el momento que son recibidos del proveedor hasta que sean
distribuidos o utilizados. No se trata simplemente de disponer un local donde
guardar los productos sino que se debe disponer de un sistema organizado que
permita saber el tipo, la cantidad y la localizacin de los productos existentes, as
como la previsin de dotaciones para necesidades futuras y los mecanismos que
generen la informacin al sistema de la IPS.

A este proceso es al que se denomina recepcin y almacenamiento y tiene una
importancia trascendental para la proteccin de los medicamentos y dispositivos
mdicos. La organizacin de un almacn o bodega, debe tener en cuenta las
normas necesarias para el mantenimiento de la calidad y el resguardo de la
seguridad de los medicamentos y dispositivos mdicos.

Existen espacios especialmente diseados para servir a los propsitos del
almacenamiento de medicamentos y dispositivos mdicos, con las caractersticas y
el espacio adecuado para facilitar las diferentes tareas que se desempean dentro
de una bodega, tales como la carga, descarga, movilizacin y despacho, as como el
rea de almacenamiento propiamente dicho.

El presente mdulo contiene los procedimientos tpicos que se deben aplicar en
una IPS para la recepcin y el almacenamiento de los medicamentos y dispositivos
mdicos.

MARCO NORMATIVO

El mdulo se ajusta al marco legal siguiente:

5

1 Constitucin Poltica de Colombia, artculos 48 y 49.
2 Poltica Farmacutica Nacional.
3 Poltica de Prestacin de Servicios de Salud.
4 Ley 100 de 1993, artculo 156 literal c, artculo 162.
5 Acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud Nos. 228, 263,
282 y 336.
6 Decreto 2200 de 2005, artculo 13.
7 Resolucin 1403 de 2007.
8 Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos del Servicio
Farmacutico adoptado por el artculo 28 de la Resolucin 1403 de 2007.
9 Resolucin 1478 de 2006, para el caso de los medicamentos de control
especial.
10 Resolucin 1043 de 2006, Anexo Tcnico 1, Estndar 4, en lo pertinente.
11 Resolucin 4002 de 23007, Manual de Requisitos de Capacidad de
Almacenamiento y/o Acondicionamiento para Dispositivos mdicos.

1 DEFINICIN DEL PROCESO DE RECEPCIN Y
ALMACENAMIENTO

El proceso de recepcin y almacenamiento es el conjunto de actividades que
tiene como objetivo el cuidado y la conservacin de las especificaciones tcnicas
con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos mdicos.

1.1 ELEMENTOS DE LA DEFINICIN

Mediante la recepcin la institucin realiza una comparacin entre lo pactado
con el proveedor (aspectos administrativos) y entre lo establecido por la legislacin
vigente y lo que el producto muestra (aspectos tcnicos). Es el momento en el que
la IPS se apropia realmente de los medicamentos y dispositivos mdicos
comprados.

El almacenamiento tiene por objeto mantener y garantizar la calidad, la
conservacin y el cuidado de los medicamentos y dispositivos mdicos, para una
buena prestacin de los servicios en la institucin.

6
Dentro del Plan de gestin de Medicamentos y Dispositivos mdicos (PGMD)
de cada IPS de definirn las buenas prcticas de almacenamiento (BPA). Las BPA
son las polticas, actividades y recursos utilizados en el proceso de almacenamiento
para garantizar que los medicamentos y dispositivos mdicos sean entregados al
personal especializado que va a utilizarlos en las condiciones de calidad y
oportunidad que permitan cumplir su funcin: proteger, sanar, diagnosticar o
devolver la salud.

El establecimiento de las BPA se convierte en un medio para controlar y evaluar
las condiciones y prcticas del personal involucrado en el almacenamiento y
garantizar el cumplimiento de las normas. Para su cumplimiento deben estar
definidos cuatro componentes: La infraestructura, el personal, el ordenamiento y la
gestin administrativa.

Figura 1. Sistema de Gestin de Medicamentos y Dispositivos mdicos

7
1.1.1 Objetivo

Generar las condiciones apropiadas para la recepcin y almacenamiento de
medicamentos y dispositivos mdicos necesarios para el desarrollo de los servicios
prestados por las IPS y en las condiciones de calidad que den la efectividad de las
intervenciones.

1.1.2 Enfoque basado en procesos

Las actividades que componen la recepcin y almacenamiento gestionan la
transformacin de elementos de entrada (inputs), en resultados (outputs), su
identificacin e interaccin entre si, se basa en la metodologa del enfoque basado
en procesos.

Figura 2. Mapa de Procesos Recepcin y Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos
mdicos

1.2 PLANEACIN DEL ALMACENAMIENTO

8
La planeacin de las reas de almacenamiento debe tener en cuenta el producto:
lo que va a almacenarse y distribuirse; la cantidad o volumen, el recorrido: el
proceso y orden de las operaciones, y el tiempo: para qu perodo se deben prever
el almacenamiento de medicamentos y dispositivos mdicos.
1

Para la disposicin de las diferentes reas se debe realizar un plan general. En
ciertos casos parece sencillo disponer los elementos y equipos sobre la superficie,
despus de hacer un ejercicio de distribucin, una y otra vez hasta conseguir un
resultado satisfactorio. Pero en una bodega o almacn esta solucin conducir a
una prdida de tiempo, a dejar instalaciones inutilizadas, o a molestar al personal.
Estos problemas pueden evitarse si se dedica el tiempo a proyectar la instalacin
segn procesos lgicos, flujos de materiales y personal.

Por ejemplo, productos de gran rotacin y volumen deben estar dispuestos en
un lugar accesible y con recorridos internos cortos (catteres, jeringas, lquidos
parenterales, etc.). El tamao del almacn se puede reducir notablemente si se
establecen indicadores para conseguir tiempos de reposicin cortos. El rea de
recepcin depender del tamao de los pedidos y de una adecuada programacin
de entregas parciales, dependiendo de las polticas de la institucin y/o a las
negociaciones con los proveedores. El nmero y volumen de los elementos
almacenados dependen directamente del perfil epidemiolgico de la poblacin. El
tamao del inventario depende de la poltica de compras que tenga la IPS.

El almacenamiento debe planificarse, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Seleccin del sitio.
Diseo de instalaciones.
Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos para el cuidado y la
conservacin de los medicamentos y dispositivos mdicos.
Aplicacin de mtodos de inventarios que aseguren la rotacin adecuada de
los medicamentos y dispositivos mdicos y apoyen la planificacin de las
adquisiciones.

1.2.1 Seleccin del sitio

1
Richard Muther. PLANIFICACIN Y PROYECCIN DE LA EMPRESA INDUSTRIAL. Editores
Tcnicos Asociados. Barcelona, 1968

9
La seleccin del sitio dentro de la IPS debe cumplir con unas condiciones de
acceso, tamao y localizacin especiales.

Estar alejadas de sitios de alta contaminacin

Las reas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta
contaminacin, para conservar adecuadamente los dispositivos mdicos y la
estabilidad de los medicamentos que puedan resultar afectados.

El almacenamiento debe garantizar la estabilidad de los medicamentos y
dispositivos mdicos. Muchos de ellos son sensibles a factores ambientales como la
temperatura, las radiaciones, la luz, contaminantes del aire (CO2, CO, O2) y la
humedad.

Facilitar la circulacin de personas y objetos

Las reas de almacenamiento deben estar situadas preferiblemente en el primer
piso o en un mismo piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse de tal
manera que se facilite la circulacin de personas y de materiales.

El acceso. En el almacn se atienden clientes externos (proveedores) e internos
(pacientes, servicios, etc.) por ello su ubicacin debe permitir la atencin adecuada
y el flujo fcil de personal y materiales.

Si las entregas de productos son continuas y en grandes cantidades la entrada al
almacn debe tener contacto directo con el exterior y no ocasionar traumas en la
atencin. El almacn central debe estar ubicado en el primer piso y los
subdepsitos deben ser equidistantes a los servicios que atiendan. Por ejemplo, el
Servicio Farmacutico debe estar cerca de urgencias, ciruga y atencin
ambulatoria, entre otros.

El tamao. Depende del tipo y cantidad de elementos que se van a almacenar y
las reas o secciones en las que se va a dividir el espacio segn los productos y los
servicios que se presten.

Para determinar el tamao deben considerarse los siguientes aspectos:

10

Cantidad de productos a almacenar
Frecuencia de compras y entregas (de proveedores y a los servicios o
instituciones adscritas).
Volumen y caractersticas de los materiales.

Ejemplo:
Dentro del listado de medicamentos de una IPS de tercer nivel, con un nmero de X de camas, el
consumo promedio mensual de solucin salina normal por 500 ml es de 13.000 bolsas y el consumo
promedio mensual de solucin de lactato de Ringer por 500 ml es de 10.000 bolsas. Estos productos
hacen parte del listado de mayor volumen y mayor consumo. La presentacin comercial de los
productos mencionados es de 30 unidades por caja. La IPS establece compras con entregas parciales
semanales.
El rea ocupada por cada caja es de .098 m (.28 x .35)
Total de entregas: 23.000 bolsas/4 semanas = 5.600 bolsas por semana
Total de cajas: 5.600/30 =186.7 => 187
El rea requerida para el almacenamiento de 5.600 unidades entregadas semanalmente ser el
correspondiente al rea ocupada por cada caja multiplicado por el nmero total de cajas.
El rea requerida es de 187 cajas x .098 m =18.32 m en un solo nivel. Contando con estibas de
almacenamiento de 1.20 m x 1.20 m se podran acomodar (1.44 /.098 = 14.69) =>14 cajas por nivel.
Si se hacen arrumes de cuatro niveles de cajas (1.50 m mximo y las cajas son de .30 m de alto)
tenemos 14 x 4 = 56 cajas por estiba.
El nmero de estibas se determina: 187/56 = 3.34 => 4 estibas. El rea para cuatro estibas es 1.44 m
x 4 = 5.76 m. rea adicional para circulacin: 5.76 m x 1.2 = 6.91 m.
2

Conclusin: Para almacenar 5.600 unidades que equivalen a 187 cajas de 30 unidades cada una, se
requieren 4 estibas con 56 cajas por estiba, y un rea total de 6.91 m.

El rea total mnima de almacenamiento ser la suma de los clculos de espacio
requerido para cada producto de alto consumo y volumen, ms el espacio
requerido para funciones especficas consideradas en el diseo del rea.

Para el clculo del rea total requerida se deben contemplar los espacios de
almacenamiento de productos de baja rotacin y consumo y los espacios
destinados para las funciones de recepcin, entrega, administracin, etc.

Recomendaciones:

2
Factor multiplicador para calcular reas de circulacin. Factor de circulacin se refiere al espacio que se
considera adicional al calculado para disponer pasillos y corredores de acceso y circulacin.

11
Consultar el programa de necesidades de la institucin (cantidades anuales requeridas,
clasificacin ABC, clasificacin por tipo de producto, consumos histricos, unidades mnimas de
consumo, programa de entregas, etc.).
Determinar el nmero total de clientes externos e internos del almacn (subdepsitos, centros de
costo, dispensacin a pacientes ambulatorios u hospitalizados, tipo y nmero de proveedores,
etc.).
Establecer el listado de productos que ocupan mayor volumen y de productos de alto consumo
en la institucin (Criterios de clasificacin ABC y VEN).
Calcular el espacio ocupado por el mayor volumen de pedido para cada elemento del listado
elaborado (teniendo en cuenta los programas de entregas parciales).
Considerar la proyeccin de crecimiento de la institucin o de los servicios.
Determinar el rea total.
La altura libre mnima de una bodega recomendada debe ser de 3.00 m con el fin de hacer uso
ptimo del espacio areo, de 6.00 m si se piensa en aumentar la capacidad con la construccin
de un mezzanine. La mayora de las estanteras tienen una altura til de 2.00 a 2.40 m, lo que
permite el uso de los entrepaos superiores para almacenamiento. En este caso es importante
contar con una escalera para evitar problemas y accidentes.
Ubicar un depsito independiente de lquidos en la institucin y realizar programas de entregas
parciales con los proveedores.
Mejorar el proceso de suministros y administracin del almacn con el establecimiento de
indicadores para lograr una alta rotacin de inventarios para reducir costos y esfuerzos y
prestar un mejor servicio.

1.2.2 Diseo de instalaciones

Para lograr un servicio eficiente un almacn debe contar con las siguientes
reas:

rea de recepcin de medicamentos y dispositivos mdicos.
rea de cuarentena de medicamentos.
rea adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de
productos que se van a distribuir y/o dispensar.
rea independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de
control especial.
rea para el despacho de medicamentos y dispositivos mdicos.
rea debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos
que deben ser destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro.
rea destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos
y retirados del mercado.

12
rea para manejo y disposicin de residuos, de acuerdo con la
reglamentacin vigente.

Adicionalmente, el rea de almacenamiento debe contar con espacios para la
zona administrativa, servicios pblicos, vestier, gabinetes de incendios y
extinguidores, y dependiendo de sus condiciones especiales, sitio para material de
riesgo (lquidos inflamables, txicos, corrosivos, etc.),

Pisos

Los pisos deben ser impermeables, slidos, resistentes, antideslizantes, de fcil
limpieza y uniformes, de manera que ofrezcan continuidad para evitar tropiezos y
accidentes. Deben ser de material que no trasmita ruido ni vibracin.

Se debe contar con un eficiente sistema de alcantarillado que recoja las aguas
lluvias y residuales para evitar inundaciones. El sistema debe estar diseado de tal
forma que en el interior del almacn o bodega el piso tenga desniveles hacia los
puntos de recoleccin de aguas en el exterior. No es recomendable tener sifones o
rejillas dentro de los almacenes por la posibilidad de acceso de ratas a travs de las
alcantarillas de desage. Si esta situacin no se puede evitar, se deben instalar
mallas o rejillas seguras.

Paredes

Las paredes y muros deben ser impermeables, slidas, resistentes a factores
ambientales, de superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su
terminado no deben contener sustancias txicas, irritantes o inflamables.

Para el almacenamiento de sustancias inflamables y de implementos o equipo
para su manejo, se requerir eliminar riesgos a las personas y a la edificacin y su
acceso debe ser restringido.

Techos y cielo rasos

13
Los cielos rasos y techos deben ser impermeables, slidos, resistentes a factores
ambientales, de superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su
terminado no deben contener sustancias txicas, irritantes o inflamables.

Iluminacin

Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservacin adecuada e
identificacin de los medicamentos y dispositivos mdicos y el buen manejo de la
documentacin.

La luz artificial debe llegar a 200W en reas de recepcin y en las zonas de
verificacin, y entre 200W a 400W en zonas donde se manejen mercancas
pequeas o pequesimas o la letra de identificacin sea muy pequea.
3

Ventilacin

Debe tener un sistema de ventilacin natural y/o artificial que garantice la
conservacin adecuada de los medicamentos y dispositivos mdicos. No debe
entenderse por ventilacin natural las ventanas y/o puertas abiertas que podran
permitir la contaminacin de los medicamentos y dispositivos mdicos con polvo y
suciedad del exterior.

La contaminacin cruzada puede presentarse cuando existen gases
contaminantes y poca ventilacin. Los principales gases contaminantes son el CO2
(gas carbnico), el CO (monxido de carbono), el vapor de agua, entre otros. Se
disminuye asegurando de uno a dos cambios de aire por hora, como mnimo,
dentro de las instalaciones (permitir circulacin de aire de un extremo a otro del
recinto con ventanas altas localizadas en puntos opuestos, o con la disposicin de
elementos mecnicos de ventilacin).

Los antibiticos se contaminan por la presencia de gases y a su vez ellos pueden
contaminar a los dems productos, este es otro tipo de contaminacin cruzada, la
que es controlada de manera estricta en la industria farmacutica mediante el
aislamiento de la zona de produccin y procesamiento de antibiticos.

3
GUA TCNICA COLOMBIANA 8 DE383.011/93. VALORES DE ILUMINANCIA Y CALIDADES
RECOMENDADAS PARA EL LMITE DE REFLEJO.

14

Rayos solares

Se debe evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos
y dispositivos mdicos dentro de las reas de almacenamiento.

Condiciones de temperatura y humedad

En las reas de almacenamiento se debe contar con mecanismos que garanticen
las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por el
fabricante. Se llevarn registros de control de estas variables con un termmetro
adecuado y un higrmetro calibrado.

Tabla 1. Rangos de temperatura de almacenamiento, de acuerdo con lo especificado por los
fabricantes de medicamentos y dispositivos mdicos

Condicin Temperatura
Temperatura ambiente controlada 15 a 30 C
Guardar en refrigerador 2 a 8 C
Guardar en congelador -20 a 0 C
Consrvese en lugar fresco 8 a 15 C
Si la temperatura ambiente del lugar de almacenamiento es muy
alta y la etiqueta recomienda que se deba almacenar en lugar fresco,
el producto puede guardarse en un refrigerador, ajustando el rango
mediante el termostato.
Sin indicacin Si no se especifica una temperatura de almacenamiento o en la
etiqueta no aparece ninguna de las recomendaciones anteriores, la
temperatura del lugar debe mantenerse hasta un mximo de 30 C.
Temperaturas superiores deterioran los medicamentos pues alteran
la estabilidad y por ende la calidad de los mismos.

La humedad relativa es la cantidad de vapor de agua que contiene el aire. Se
expresa como un porcentaje del volumen total de aire (en peso o en volumen). Se
mide con un instrumento llamado higrmetro. Se debe ubicar, al igual que el
termmetro en sitios crticos del almacn para luego llevar registros o elaborar
grficas de temperatura y humedad. La humedad relativa recomendada debe estar
entre 60% y 70 %.

15
Algunos medicamentos traen en sus empaques originales una bolsita con un
material que ayuda a conservar las condiciones de almacenamiento, la cual no
debe ser retirada del frasco porque est ayudando a mantener un ambiente seco.
4

No contacto con el piso

Los medicamentos y dispositivos mdicos no deben estar en contacto directo
con el piso. Se ubicarn en estibas o estanteras de material sanitario, impermeable
y fcil de limpiar.

Mantenimiento de la cadena de fro

Los medicamentos que requieran refrigeracin sern almacenados en cuartos
fros, refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia que
garantice el mantenimiento de la cadena de fro, en caso de interrupciones de la
energa elctrica. Adicionalmente, deber disponerse de mecanismos que registren
la temperatura. La cantidad de medios de refrigeracin ser determinada por las
necesidades de almacenamiento y verificadas por la entidad territorial de salud,
quien podr disponer el aumento del nmero de los mismos.

Medidas de seguridad

Un buen manejo administrativo del almacn elimina problemas de ndole legal.
Sin embargo, algunas condiciones de seguridad son determinantes en el adecuado
manejo de los almacenes:

Atender a los clientes y visitantes en la zona destinada a la recepcin
(dotarla cmodamente) y con horarios y fechas determinadas (recepcin de
productos, atencin a proveedores, consulta de carteleras y convocatorias a
cotizacin, etc.). Estas medidas pueden facilitar un registro de visitantes y
mejor manejo del tiempo.
Establecer reas restringidas, sealizarlas e impedir el ingreso a terceros.
Establecer el uso de distintivos a personas visitantes.

4
Claudia E. Gonzlez C., Omar de J. Correa C., Carlos Moreno R., Gloria Y. Jaramillo. CURSO DE
GERENCIA Y ADMINISTRACIN DE SISTEMAS DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS
ESENCIALES. UNIDAD 5

16
Instalar sistemas que protejan las reas donde se ubica la documentacin y
los productos. Establecer, mediante instructivos de almacn, procedimientos
escritos en los que quede definido quien entra y que funcin cumple al
entrar. Solamente una persona debe poseer el dominio de las llaves de
entrada al rea en donde est depositada la mercanca. Establecer plizas de
manejo para los empleados responsables.
5

Garantizar la hermeticidad de claraboyas, cielo raso, zarzo, trampas, etc.
para impedir la entrada de aves, roedores e insectos.
En las hojas de las puertas se recomienda colocar defensas de caucho para
evitar la entrada de alimaas como cucarachas, roedores, etc.
El Servicio Farmacutico debe cumplir con las normas de manejo de los
medicamentos de control especial.
6

El rea de almacenamiento debe contar con telfono, carteleras, boletines,
informes, correo, radio, fax, computadores en red, acceso al correo electrnico, etc.

Condiciones de higiene y aseo.

Se debe elaborar un programa de limpieza, aseo general y control de plagas que
incluya:

Mantenimiento de estantes e productos en general libres de polvo y de
partculas adheridas a los empaques.
Mantenimiento de la nevera o refrigerador limpio y libre de alimentos. Se
debe usar exclusivamente para el almacenamiento de los productos que lo
requieran.
Aseo general de toda el rea del almacn. Limpieza de estibas, limpieza y
desinfeccin de los servicios sanitarios, etc.
Instrucciones al personal sobre normas de higiene personal, no fumar ni
consumir alimentos dentro del almacn.
Periodicidad, procedimientos y cuidados especiales que se deben tener en
cuenta para realizar fumigaciones o desratizaciones.

5
Ruiz Vctor E. ASESORA SOBRE BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAMIENTO PARA LAS
COOPERATIVAS DE HOSPITALES DE COLOMBIA.
6
El manejo de los medicamentos de control est sujeto a la normatividad expedida por el Fondo Nacional de
Estupefacientes y la Secretara de Salud del ente territorial correspondiente.

17
Sealizacin.

Las reas de almacenamiento deben tener una delimitacin de las diferentes
zonas (reas de circulacin, zonas de empaque, de recepcin, etc.) con lneas
pintadas o cinta del color correspondiente de 10 cm de ancho.

Figura 3. Cdigo de colores
7

rea de Recepcin
Verde
rea de Revisin
Rojo
rea de almacenamiento
Amarillo
Naranja
rea de Cuarentena No. 1
rea de Cuarentena No. 2
Negra
rea de Medicamentos de Control
Violeta
rea de Reciclaje
Rojo rayado
rea de cadena de fro
Azul
rea de preparados magistrales
Azul rayado

Zona de extinguidores, o gabinete de incendio con cuadrado rojo 60 x 60 cm.
Colocacin de avisos en sitios estratgicos con leyendas: NO FUMAR, NO
CONSUMIR ALIMENTOS, SALIDA DE EMERGENCIA, REA
RESTRINGIDA, NO CORRA, PISO RESBALOSO, TELFONO DE
BOMBEROS y otros que ayuden a proteger la integridad de las personas y
de los productos.

Dotacin

Las reas de almacenamiento deben contar con los recursos necesarios para su
funcionamiento:

Estibas. Se emplean para almacenar productos en su embalaje completo.
Protegen los productos que se colocan en el piso de la humedad, accidentes

7
Fuente: Repblica de Colombia, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Resolucin 2400 de mayo de
1979. Estatuto de Seguridad Industrial. Bogot, 1979.

18
y deterioro de los empaques. Es recomendable usar estibas plsticas, ya que
las de madera pueden generar focos de contaminacin.
Estantes, vitrinas y columnas de almacenamiento. Garantizan el
ordenamiento de los productos, la fcil ubicacin y el control de las
existencias.
Medios de refrigeracin. Para los elementos que lo requieran.
Estantera de seguridad. Para los medicamentos de control especial y los de
alto costo.
Montacargas. Se justifican para los almacenes grandes de IPS de mediana y
alta complejidad, segn la cantidad de productos que manejan.
Escaleras. La estantera permite organizar los productos y aprovechar el
espacio areo eficientemente aunque se pueden presentar problemas en la
utilizacin los entrepaos superiores. Las escaleras resuelven este problema
y evitan accidentes.
Controladores ambientales. Se pueden prevenir deterioro de productos
sensibles con termmetros ambientales e higrmetros ubicados
estratgicamente.
Extinguidores, gabinetes y detectores de incendios en los almacenes para
prevenir accidentes.
Dotacin de oficina. Para funciones administrativas (computador,
archivadores, escritorios, sillas, tarjeteros, etc.).
Percheros. Permiten mantener el orden el almacn.
Carteleras. Garantizan comunicacin, actualizacin y educacin de los
funcionarios.
Papeleras y canecas. Para desecho de material, en lo posible clasificadas
segn el tipo de desecho de acuerdo con el cdigo de colores respectivo y a
la clasificacin definida en el PGIRH. No debe haber material de desecho en
ningn momento en el piso, sugiere desorden, desaseo y peligro potencial.

Recomendaciones:
Los almacenes de las IPS deben garantizar una iluminacin que d lugar a condiciones agradables
de trabajo. Sin embargo, deben evitarse ventanales o claraboyas que dejen pasar luz solar directa
sobre los productos o los estantes ya que la radiacin ultravioleta de la luz solar, adems de
aumentar la temperatura ambiental, inestabiliza gran parte de los medicamentos y otro tipo de
productos. Ubicar los medicamentos y reactivos envasados en recipientes de vidrio color mbar
protegidos de la luz.
Se debe exigir a los fabricantes que en la etiqueta de los productos aparezca, cuando sea necesario, la
orientacin de proteger de la luz productos fotosensibles. Es deber de los fabricantes de

19
medicamentos y otros productos que aparezcan en la etiqueta del producto las condiciones
adecuadas de almacenamiento.
Mediante asesora o revisin bibliogrfica hacer un listado de los medicamentos y otros productos
con las especificaciones y recomendaciones de almacenamiento. Colocarlo en un lugar visible.
Si en una IPS se piensa construir un almacn debe descartarse la ubicacin cerca de las calderas
(por alta temperatura), central de esterilizacin (por alta temperatura), cocina (por alta temperatura
y contaminacin cruzada), estacionamiento (por contaminacin cruzada) y depsito de basuras (por
contaminacin cruzada).

1.2.3 Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos

El desarrollo de polticas y procedimientos constituye un paso preliminar
esencial para el trabajo que se pretenda abordar. Las polticas y procedimientos
sirven como herramientas para crear organizacin, estructura y planificacin de la
carga de trabajo.
8

Dentro del PGMD la IPS debe establecer los requisitos para la gestin del
proceso de recepcin y almacenamiento en lo referente al recurso humano, la
documentacin y la orientacin al usuario.

Recurso humano

De acuerdo a la complejidad de la institucin y al volumen de productos
manejados se puede calcular la cantidad de personas vinculadas al almacn. Se
recomienda que los operarios y personal que maneja el krdex tengan formacin
bsica sobre medicamentos y dispositivos mdicos, criterios tcnicos en su manejo
y claridad frente a las implicaciones de manejar productos destinados al servicio
de salud.

Sin excepcin, el personal debe contar con dotacin adecuada para el
desempeo de sus funciones (blusa, overol, guantes, gafas de proteccin,
tapabocas, etc.). La ropa de trabajo, en lo posible uniforme, debe ser cambiada
peridicamente (en algunos casos el cambio debe ser diario como en el Servicio
Farmacutico), de forma que genere de forma permanente buena impresin a los
clientes internos y externos. Se recomienda que las blusas de trabajo no tengan

8
SAVELLI A., SCHWARZ H., ZAGORSKI A., BYKOV A. Manual para el desarrollo y mantenimiento de
formularios teraputicos para hospitales. Washington, D.C./Mosc. Enero de 1996

20
bolsillos: uno muy pequeo para lpiz a la altura del pecho y con la menor
cantidad de abotonaduras posibles.
9

Documentacin

Para una buena administracin del almacn o bodega se requiere sistematizar la
informacin a travs de la siguiente documentacin:

Krdex: Indica el movimiento de los productos con fecha, destino, cantidad y
precio, entre otros. Cada producto debe tener una tarjeta de movimiento en donde
la descripcin corresponda a la denominacin comn internacional del producto
(nombre genrico), a la unidad mnima de despacho o unidad de consumo
10
(por
ejemplo tableta, ampolla, unidad, etc.) En la actualidad el krdex se maneja
mediante diversos programas o software. Manual o automatizado lo importante es
que la informacin sea unificada, clara y precisa, que se mantenga actualizada, que
los procedimientos para su manejo estn estandarizados (entregas, descargues,
recepcin, etc.) y sean conocidos por todo el personal del almacn.

Para la clasificacin y manejo del krdex se sugiere organizarlo con la misma
estructura de las subcuentas del plan contable de la entidad por funcionalidad y
facilidad para la elaboracin de los informes requeridos por contabilidad.
11

El mtodo de valorizacin comnmente aceptado en las IPS es el promedio
ponderado.

Ejemplo:
100 unidades de un mismo producto:
40, antiguas se compraron a $500
60, de reciente adquisicin se compraron a $600
(40 x $500) + (60 x $600) = $56.000
$56.000/100 =$560 (promedio ponderado)

9
RUIZ Victor Eduardo. Op. Cit.
10
Unidad mnima de consumo: Es la mnima unidad de despacho que permite un producto sin perder su
integridad ni su identificacin completa
11
MANUAL DE GESTION DE RECURSOS FISICOS. Guas de capacitacin y consulta. Programa de
Mejoramiento de los Servicios de Salud. Direccin General para el Desarrollo de los Servicios de Salud.
Repblica de Colombia. Ministerio de Salud.

21
Tarjetas murales: Se asimila a una tarjeta de krdex visible, pegada al frente del
sitio donde se encuentra ubicado el producto. Permite saber la cantidad exacta del
producto en cualquier momento, se actualiza en el instante en que se despacha o
dispensa el elemento y es un buen mecanismo de control de krdex a travs de la
confrontacin de datos.

Ficheros de ubicacin: Previa numeracin de estantes, entrepaos y calles del
almacn debe establecerse un directorio de ubicacin de los productos. Garantiza
la ubicacin rpida en caso de emergencia, ausencia o reemplazo del personal del
almacn y facilita la realizacin de inventarios. El fichero de ubicacin es la
herramienta fundamental del almacenamiento catico.

Ejemplo

El producto acetaminofn 500 mg tableta aparece en la ficha de ubicacin como 1.3.7/A.A. que
corresponde a la calle No. 1, estante No. 3, entrepao No. 7, grupo farmacolgico antiinflamatorios
no esteroides A, orden alfabtico A. La numeracin de las calles corresponde a los pasillos (oriente-
occidente) entre estantes y de acuerdo al tamao del almacn debe considerarse la numeracin de las
carreras tambin (norte-sur).

Formatos: Los formatos diseados para el manejo del almacn deben ayudar a
manejar la informacin y consolidarla. Se recomienda que no sea un nmero muy
elevado y que cada vez que se vaya a implementar se evale su conveniencia
(pedidos, despachos, recepcin tcnica por tipo de producto y recepcin
administrativa).

Informes contables: La elaboracin de los informes contables a los organismos
de control o a los departamentos internos que los requieran no consume tanto
tiempo, como tradicionalmente sucede, si se cuenta con un sistema adecuado de
reporte de descargues, entradas, etc. Para ello es importante contar con una forma
nica o normalizada de denominacin de los productos y de codificacin y
clasificacin de los mismos, en lo posible que correlacione el cdigo del plan de
cuentas, la codificacin del almacn, el Servicio Farmacutico y el sistema de
facturacin.

Orientacin al usuario

22
Con los proveedores (usuarios externos) hay que establecer mecanismos claros
de comunicacin, definir las condiciones de entrega y transporte de los
medicamentos y cumplimiento de las clusulas contractuales.

En relacin con los usuarios internos, la adecuada administracin del almacn es
el punto de apoyo de la gerencia del rea de suministros porque proporciona
informacin sobre los gastos, el comportamiento histrico de los consumos por
servicio, los proveedores, la calidad de los productos, la racionalidad en la
prescripcin, facilita la elaboracin de informes contables, etc. El soporte de una
buena gestin administrativa es el manejo adecuado de la informacin.

1.2.4 Aplicacin de mtodos de inventarios

El Servicio Farmacutico o establecimiento farmacutico contar con criterios,
procedimientos y recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este
control se har especialmente mediante la evaluacin de la rotacin de inventario
y del conteo fsico comparado con el registro de existencias. Se deber realizar
inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario
permanente.

2 RECEPCIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MDICOS

2.1 RESPONSABLE DE LA RECEPCIN

El director o la persona que ste delegue del Servicio Farmacutico de las IPS o
del establecimiento farmacutico, recibirn los medicamentos y dispositivos
mdicos adquiridos.

2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN

La recepcin de los productos debe cumplir con los procedimientos comerciales
y tcnicos de verificacin y procedimientos de incorporacin al sistema.

2.2.1 Procedimiento de verificacin

23
En la verificacin se seguir el siguiente procedimiento:

Estudio de la documentacin que contiene el negocio

Se estudiar previamente la documentacin que permita establecer las
condiciones del negocio.

La entrada a almacn o Servicio Farmacutico desde el punto de vista contable
contiene tres informaciones: qu producto ingresa, el valor (compra) y el
proveedor del mismo (factura). Para que el responsable del inventario pueda
verificar estas variables es necesario que oportunamente haya recibido el contrato
de suministro o la orden de compra de los productos que van a ingresar a almacn
o Servicio Farmacutico.

Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con lo establecido en
las normas comerciales de la IPS y pactadas en el momento de la compra.

Se verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor seleccionado,
en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el contrato de
suministro o la orden de compra. Se constata si el producto cumple o no con las
condiciones pactadas en la compra.

Nombre genrico del producto solicitado vs. el despachado.
Concentracin y forma farmacutica en el caso de medicamentos.
Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura)
acordados.
Fechas y formas de entrega.
Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.

Recepcin y estudio de la documentacin de entrega

Se estudiar la documentacin que presenta el encargado de hacer la
entrega.

Comparacin de los contenidos de las documentaciones

24
Se comparar el contenido de la documentacin que contiene el negocio con el
contenido de la documentacin de entrega, para establecer la correspondencia
entre los productos entregados y los productos especificados en el negocio,
respecto de fecha de entrega, cantidades, condiciones tcnicas, etc.

Inspeccin de los productos recibidos

Se proceder a realizar una inspeccin de los medicamentos y dispositivos
mdicos para verificar la cantidad de unidades, el nmero de lote, fechas de
vencimiento, registro sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de
almacenamiento durante el transporte, manipulacin, embalaje, material de
empaque y envase y las condiciones administrativas y tcnicas establecidas en la
negociacin.

Se comunicar a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la
legislacin vigente, cuando no cumplan con las especificaciones tcnicas de calidad
en la diligencia de recibo.

Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las
especificaciones tcnicas del producto y las establecidas en el momento de la
compra.

El responsable de este proceso es el jefe del Servicio Farmacutico y/o jefe de
almacn. Las caractersticas tcnicas del producto que llega al almacn o Servicio
Farmacutico deben ser las estipuladas en la orden de compra.

Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo sea
exactamente el solicitado, en la forma farmacutica y concentracin
estipulada.
Fecha de vencimiento: No debe recibirse en producto que tenga menos de
dos terceras partes de su vida til, o por lo menos, un ao para su
vencimiento.
Nmero de lote. El nmero de lote es importante porque en caso de
presentarse un problema de calidad, el nmero de lote orienta el
seguimiento. No se debe fraccionar un pedido en un nmero elevado de
lotes de fabricacin, no se deber aceptar ms de dos lotes en un mismo
pedido de un producto. Cuando un proveedor entrega un pedido de

25
diferentes nmeros de lote incrementa los riesgos de calidad de los
productos que entrega.
Certificaciones solicitadas (BPM, certificados de calidad): Si el contrato de
suministro o la orden de compra as lo estipula, debe entregarse con el
pedido ciertos documentos que acrediten aspectos de calidad. Por ejemplo,
certificado de anlisis del producto, certificado de buenas prcticas de
manufactura del fabricante, u otro certificado similar.

Se revisan adems otras caractersticas:

Embalaje: Sellados en buen estado y secos.
Envase: Hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo.
Tapas: Presencia de banda de seguridad.
Etiqueta: Impresin firme y clara.
Blster: Sellados, llenos, con informacin bsica.

Otros aspectos a tener en cuenta

Anlisis organolptico: Se refiere al anlisis de las caractersticas que se
pueden percibir por los sentidos (color, olor, textura) de un producto por
parte del responsable del almacn. Ver Tabla 2.
Inspeccin visual: Examina caractersticas de uniformidad en el color,
acabado, etc.
Control de pasa, no pasa: Evala si una caracterstica est{ por debajo o
por encima de un lmite fijado.
Defecto: Cualquier desviacin del producto a las especificaciones
previamente establecidas. Se clasifica en:
Defecto crtico: El que puede llegar a impedir la utilizacin del producto.
Defecto mayor: Sin ser crtico, tiene la posibilidad de reducir
considerablemente el uso del producto.
Defecto menor: No reduce materialmente el uso del producto.

Con el objetivo de poder tomar la decisin de aceptacin o rechazo de un lote de
recepcin, la Institucin debe definir unos niveles aceptables de calidad (NAC)
dentro del PGMD para cada uno de los defectos. Por ejemplo, puede definirse el

26
1% para defectos crticos, 6.5 % para defectos mayores y 15% para defectos
menores.
12

La clasificacin de los defectos encontrados durante la inspeccin se cruza con el
NAC y el resultado de este cruce permite aceptar o rechazar el lote de recepcin. El
lote se acepta si el nmero de defectuosos es igual o inferior al establecido para el
NAC respectivo, si es superior al establecido en la tabla se rechaza.

Tabla 2. Anlisis organolptico para inspeccin de productos

Productos Observaciones
Tabletas
Se observar que no tengan manchas, que no estn decoloradas, que
no estn quebradas ni pegajosas, que no tengan polvo adherido a la
superficie; igual tamao, color y apariencia
Cpsulas
No deben estar abiertas o vacas, no deben tener polvo adherido, no
deben estar deformadas, sin trazas de humedad, igual color y
apariencia.
Soluciones
Que no se observen materiales extraos, ni turbidez ni presencia de
gas.
Contenido completo, que estn cerrados hermticamente, incluyendo
banda de seguridad.
Emulsiones
Que sean homogneas, sin gas ni materiales extraos.
banda de seguridad.
Suspensiones
Que al agitarla se redisperse adecuadamente.
banda de seguridad.
Lquidos inyectables
Que no tengan partculas en suspensin, que no tengan turbidez, que
el contenido est completo.
Polvos para reconstruir
No deben estar apelmazados. Los polvos para inyeccin deben
desprenderse fcilmente del frasco, deben tener color uniforme, que
disuelvan fcilmente.
Polvos o granulados para
reconstruir a solucin oral
Que dispersen fcilmente, color y granulado uniforme.
Cremas y ungentos Que los tubos no estn colapsados ni con perforaciones o rupturas,
que el cierre est hermtico.
Equipo para la
administracin de
soluciones parenterales
Advertir si los sellos no estn intactos o si los protectores no estn en
su sitio.
Nota de advertencia: NO USAR CON SANGRE O CON
COMPONENTES SANGUNEOS
Equipo para transfusin de Advertir si los sellos no estn intactos o si los protectores no estn en

12
Repblica de Colombia, Ministerio de Salud. Normas Tcnicas de Calidad. Gua de Anlisis de
Medicamentos, M.M.Q., Cosmticos productos de limpieza, 3a. edicin. Bogot. 1994

27
Productos Observaciones
sangre su sitio
Guantes quirrgicos Si estn empolvados, se debe colocar aviso que el polvo de la
superficie debe ser removido aspticamente antes de iniciar los
procesos de operacin.
Si son estriles, verificar que el paquete no est abierto o daado.

Muestreo

Se definir el plan de muestreo a utilizar y calcular el tamao de la muestra. La
muestra al azar se extraer del total del lote y se proceder de conformidad con lo
estipulado en la Resolucin del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos
y Alimentos -INVIMA 2004008172 de 2004 y dems normas que lo
complementen, modifiquen o sustituyan. Este requisito es de aplicacin opcional
por parte de los establecimientos farmacuticos minoristas.

Otro mtodo utilizando es la norma Icontec 1097 (tablas militares 105 D),
13
en
donde se indica que la muestra es un conjunto de unidades escogidas, cuyas
observaciones son representativas y pueden inferirse a toda la poblacin.
14

El muestreo lo debe realizar el funcionario encargado del manejo de los
medicamentos (qumico farmacutico o regente de farmacia), o el profesional
tcnico del producto a analizar, de acuerdo con la norma antes mencionada.

El muestreo es la toma de unidades de una poblacin para analizar por medio
de ellas toda poblacin. Este nos permite hacer inferencias acerca de una poblacin
con base en la informacin obtenida en una muestra.

Los diferentes mtodos para seleccionar la muestra son conocidos como diseos
de muestreo; el objetivo principal de estos diseos es dar indicaciones para la
seleccin de una muestra que sea representativa de la poblacin bajo estudio,
proporcionando as una cantidad especificada de informacin a un costo mnimo.
Si la poblacin bajo estudio es uniforme en las caractersticas que sern medidas,
casi cualquier muestra produce resultados aceptables.

13
Instituto Colombiano de Normas Tcnicas. Norma Icontec 1097 (MS -105 D)
14
MORENO, R. Carlos y otros. Curso de Administracin de Sistemas de Suministro de Medicamentos
Esenciales. Calidad total y calidad de medicamentos esenciales. Universidad de Antioquia, OPS, OMS.
Mdulo 8. Primera edicin. Medelln, 1993.

28
Al muestrear se tomarn las precauciones necesarias para que el muestreo se
lleve a cabo en forma aleatoria y que la muestra sea una muestra aleatoria.

Una muestra aleatoria se selecciona de forma que toda combinacin de n
mediciones de la poblacin tenga la misma probabilidad de ser seleccionada.

Acta de Recepcin

Se elaborar un acta que recoja detalladamente la informacin que arroje el
procedimiento de recepcin, especialmente la fecha y hora de entrega, cantidad de
unidades, nmero de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de
trasporte, manipulacin, embalaje, material de empaque y envase, condiciones
administrativas y tcnicas establecidas en la negociacin y la que permita
identificar en todo momento la muestra tomada. El acta ser firmada por la
persona que recibe y la que entrega y ser archivada en el sitio previamente
designado y en orden sucesivo.

Prohibicin de recepcin o tenencia de muestra mdicas

Se prohbe la recepcin o tenencia de muestras mdicas en los servicios
farmacuticos de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud y en los
establecimientos farmacuticos.
2.2.2 Procedimiento de incorporacin al sistema

Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos mdicos

El Servicio Farmacutico o establecimiento farmacutico registrar en los
medios existentes para tal fin, preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha,
valor unitario, valor total, etc., de los medicamentos y dispositivos mdicos
recibidos.

Esta labor estar a cargo del director del Servicio farmacutico, jefe de almacn,
responsable de inventarios, digitador.

29
Una vez autorizada la recepcin del producto, se produce su incorporacin al
sistema contable de la IPS. En este procedimiento se involucran:

Compras.
Inventarios: existencias, costo de adquisicin.
Proveedores - cuentas por pagar.
Flujo de fondos.
Se genera el listado de vencimientos por producto y por nmero de lote

Los elementos del costo son: La mano de obra, los productos hospitalarios
(medicamentos y dispositivos mdicos) y los costos indirectos. Los productos son
determinantes del costo directo del servicio, por lo que se deber brindar
informacin peridica (preferiblemente mensual), detallada y valorada a la
contabilidad de la IPS.

La informacin derivada del ingreso de los productos sirve para la construccin
del sistema de costos de la IPS, el que a su vez sirve para definir las tarifas, hacer el
presupuesto, evaluar la ejecucin de los recursos y calcular la rentabilidad de los
servicios.

En caso de presentarse medicamentos no conformes con las especificaciones se
diligencia el formato de nota debito para su descuento del valor de la compra,
junto con la factura original del proveedor y copia del contrato de suministro u
orden de compra, se hace llegar a contabilidad para el pago, de acuerdo con las
condiciones estipuladas.

Registro de salida de medicamentos y dispositivos mdicos

Se debe contar con los procedimientos descritos dentro del PGMD para realizar
los registros de salida de almacn de los medicamentos y dispositivos mdicos con
el objeto de determinar responsabilidades en cuanto al pago de los productos y a
las personas involucradas.

La salida de los medicamentos y dispositivos mdicos afecta la contabilidad de
la IPS en los siguientes aspectos:

Ventas: nombre del paciente y/o nombre de la EPS o pagador

30
Consumo: Centro de costos al que se ha de cargar la baja
Inventarios
Clientes-cuentas por cobrar
Caja-bancos (si es una venta de contado)
Flujo de Fondos

3 ORDENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MDICOS

Los dispositivos mdicos y medicamentos sern distribuidos dentro del rea de
almacenamiento previamente asignada y debidamente identificada, de acuerdo
con la clasificacin farmacolgica y por orden alfabtico (medicamentos), acorde
con los criterios de almacenamiento, en los que bsicamente deben incluirse: la
frecuencia de demanda, volumen, forma farmacutica y nivel de atencin. Se
deben establecer medios de almacenamiento que permitan una rpida
identificacin y asignar cdigos a los medios de almacenamiento (espacios, reas
fsicas y estanteras) y a los medicamentos y dispositivos mdicos (normalizacin).
Los sujetos de aplicacin podrn utilizar cualquier otro sistema de ordenamiento
tcnicamente viable, que permita minimizar los errores de distribucin.

El ordenamiento del almacn responde a una clasificacin previa de los
productos, a la unificacin de la denominacin dentro de la IPS (uso de nombres
genricos y descripciones completas, unidades mnimas de consumo, etc.) a la
rotacin de cada elemento, a la cantidad, al tamao y a las fechas de vencimiento
de los medicamentos y dispositivos mdicos.

No existe una manera ideal de ordenamiento de productos, obedece a las
condiciones de cada institucin y al tipo de personal que maneja los medicamentos
y dispositivos mdicos. Lo importante es que el tipo de ordenamiento elegido se
mantenga en el tiempo y haga parte de una poltica establecida dentro del PGMD
sobre el manejo y administracin del almacenamiento.

3.1 PRIMER NIVEL DE ORDENAMIENTO

Establecer espacios para los elementos segn la clasificacin de uso. Las clases
de elementos propuestas son las siguientes (segn los elementos y servicios que
maneje cada institucin):

31

Medicamentos.
Material mdico-quirrgico.
Material para imagenologa.
Material odontolgico.
Material de reactivos y laboratorio clnico.
Materiales, repuestos y accesorios.
Vveres y rancho.

3.2 SEGUNDO NIVEL DE ORDENAMIENTO

Ordenamiento de cada clase de producto propuesto:

3.2.1 Medicamentos

El orden de los medicamentos debe atender tambin a criterios asistenciales. La
recomendacin es que los medicamentos deben ser dispensados por personal
especializado que pueda mantener el orden de los mismos por grupo
farmacolgico. Al interior del grupo farmacolgico, los medicamentos se deben
ordenar alfabticamente segn el nombre genrico y finalmente, deben ubicarse en
la estantera atendiendo al movimiento, al tamao, a las fechas de vencimiento y al
criterio PEPS (primeros en entrar primeros en salir) que adems permite en control
de inventarios.

3.2.2 Dispositivos mdicos

Si es posible, en el almacn se deben ubicar estos productos clasificados por
orden alfabtico. Una propuesta es la siguiente:

Agujas desechables
Cnulas
Catteres
Colectores y depsitos
Conectores
Detergentes y desinfectantes
Elementos de esterilizacin
Equipos de administracin de soluciones

32
Guantes
Hojas de bistur
Jeringas desechables
Material de curacin
Material de ortopedia y osteosntesis
Sondas y tubos
Vendas
Otros

Para los dems tipos de productos se debe elegir un orden interno que permita
su control y conservacin.

En las IPS donde el almacn es demasiado grande se recomienda aplicar el
llamado almacenamiento catico. Se refiere al sistema de ordenamiento de los
productos en el sitio que est disponible dentro del almacn en el momento de la
recepcin, es decir, muy pocas veces un producto estar almacenado en el mismo
lugar, incluso un mismo producto podr estar ubicado en diferentes lugares.

Al recibir un pedido se verifican los espacios disponibles y se ubica el producto
en el lugar ms conveniente (en lo posible un producto del mismo lote y fecha de
vencimiento debe ubicarse en el mismo sitio), se consigna inmediatamente su
ubicacin en una base de datos (lo ideal es que sea automatizada). Es indispensable
que cada espacio tenga su cdigo. Se debe garantizar que la informacin est
disponible en todo momento. Este tipo de almacenamiento permite utilizar al
mximo todo el espacio disponible.

4 DEVOLUCIN DE MEDICAMENTOS

Las devoluciones de medicamentos se sometern al siguiente procedimiento:

4.1 REA ESPECIAL

Deben guardarse aparte del rea de productos disponibles para la venta y/o
dispensacin y se debe prevenir su redistribucin hasta que se decida que estn
disponibles.

33
4.2 CONDICIONES PARA LA REUBICACIN

Los productos devueltos slo podrn reubicarse en el rea de disponibles para
su distribucin o dispensacin, si cumplen con las condiciones siguientes:

Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.
Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las
condiciones establecidas por el fabricante.
El periodo de vida til restante es superior al mnimo establecido.
Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o
servicio farmacutico, para autorizar su devolucin. Esta evaluacin debe
tener en cuenta la naturaleza del producto, condiciones especiales de
almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso
necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o
persona calificada de la casa fabricante. En caso de comprobar el no
cumplimiento de las especificaciones tcnicas de calidad, el servicio
farmacutico o establecimiento farmacutico deber comunicarlo en primera
instancia a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la
legislacin vigente.

4.3 REGISTRO E IDENTIFICACIN

Cualquier producto que se vuelva a ingresar al inventario disponible debe
identificarse y consignarse en los registros correspondientes. Los medicamentos
devueltos por los pacientes no se deben devolver al inventario, sino que deben ser
destruidos o desnaturalizados.

4.4 ROTACIN

Los productos devueltos deben cumplir con la rotacin, primero en expirar,
primero en salir. Este requisito es obligatorio en toda la cadena del medicamento.

5 CONTROL DURANTE EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO

El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico contar con criterios,
tcnicas y mtodos que permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la
calidad durante el proceso de almacenamiento de medicamentos y dispositivos
mdicos, de conformidad con el artculo 13 del Decreto 2200 de 2005 modificado

34
parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, el presente Manual, la resolucin que lo
adopta y las dems normas aplicables a la materia y las dems normas que los
modifiquen, adicionen o sustituyan.

5.1 CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos mdicos, se tendrn en cuenta algunas caractersticas
relacionadas con la luz, la temperatura, humedad y combustibilidad, lo mismo
que las de volumen y legales.

Las principales caractersticas son:

5.1.1 Fotosensibles

Productos que deben almacenarse protegidos de la luz.

5.1.2 Termolbiles

Productos que se altera o descompone por accin del calor. Deben almacenarse
a temperaturas adecuadas, para evitar su descomposicin con el calor. Entre ellos
se encuentran los productos biolgicos, los que se recomienda almacenar a
temperaturas de refrigeracin entre 2C y 8C. En climas clidos se recomienda
disponer de aire climatizado para su conservacin.

5.1.3 Inflamables

Productos que deben almacenarse en sitios que posean condiciones controladas
de ventilacin, temperatura y humedad, iluminacin adecuada, extintor y suelo
con desage que descarga de forma inmediata en un lugar seguro.

5.1.4 Medicamentos de gran volumen

Se consideran medicamentos de gran volumen aquellos cuyo volumen es igual o
superior a 500 mL, encontrndose entre ellos, los lquidos endovenosos,

35
expansores del plasma, soluciones para dilisis peritoneal, etc. El Servicio
Farmacutico debe contar con espacios que permitan su recepcin,
almacenamiento y distribucin y/o dispensacin adecuados.

5.1.5 Observacin de otras evidencias

Se debe observar cualquier otra evidencia de inestabilidad de los medicamentos,
de acuerdo con su forma farmacutica: precipitados, turbidez y crecimientos de
hongos en soluciones y jarabes, separacin de fases en emulsin (fase acuosa y fase
oleosa), cambio de color en soluciones coloreadas, prdida de dureza, indicios de
oxidacin y cambio de color en las tabletas y prdida de la capacidad de
redispersin al agitar, en el caso de las suspensiones.

5.2 MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

Deben almacenarse de acuerdo con la normatividad especial sobre la materia.

5.3 CONTROL DE EXISTENCIAS

procedimientos y recursos que permitan calcular las existencias necesarias para un
perodo determinado, fijando los niveles mnimo y mximo de existencias, punto
de reposicin o punto de pedido y presupuesto necesario para cumplir con la
prestacin oportuna del servicio. Este requisito es de aplicacin opcional por parte
de los distribuidores particulares. Se podrn utilizar aquellos indicadores que
vayan surgiendo y que permitan realizar un exacto control de existencias.

5.3.1 Justo a tiempo

A partir de los aos setenta los japoneses desarrollaron la metodologa del justo
a tiempo (JAT) y empezaron a utilizarla en sus empresas mejorando la flexibilidad
de los procesos fabriles. En Occidente, luego de analizar el xito de las principales
empresas japonesas, se encontraron alrededor de 14 puntos, siete de estos se
relacionaban directamente con el respeto por las personas y los otros siete ms
enfocados a la parte tcnica, en la que se sealaba la "eliminacin de desperdicio".

36
El modelo JAT se puede considerar como la filosofa industrial de reduccin
del dispendio o conjunto de tcnicas para reducir inventarios y el dispendio
desde la compra hasta distribucin. Este modelo sirve para trabajar en
procesos continuos ms no en procesos por lotes.

Los principales objetivos de JAT son:

Atacar los problemas fundamentales.
Eliminar despilfarros.
Buscar la simplicidad.
Disear sistemas para identificar problemas.
Tener alianzas con proveedores (buenas y a largo plazo).
Ser eficaces.

Los pasos bsicos de JAT son cinco:

1. Revolucin del conocimiento:

Reevaluar los conceptos tradicionales que puedan llegar a entorpecer el
modelo
Apropiarse de la metodologa justo a tiempo.
No se aceptan excusas
Es un cambio gradual para llegar a cero defectos, corrigiendo las fallas
inmediatamente.
No gastar dinero en mejoras
Tomar varios puntos de vista antes de tomar decisiones

2. Utilizar las cinco S para mejorar la estacin de trabajo

Seiri: separar/seleccionar
Seiton: Organizar
Seiso: Limpiar
Siketsu: estandarizar
Shitsuke: disciplina/hbito.

37
3. Flujo de fbrica

Tener flujo de procesos
Tener operarios entrenados y expertos
Espacios de movimiento para despejar el cuerpo
Usar maquinas pequeas y especializadas

4. Manejo de multi procesos

5. Operaciones estndares

Las operaciones estndares significan producir con calidad y reducir los costos a
travs de las reglas eficaces y mtodos de colocacin de personas, productos y
mquinas.

El modelo JAT es toda una cultura de la eficiencia, que no es exclusivo de la
produccin fabril, si no del mejoramiento continuo por medio del trabajo
organizado, la calidad laboral y el conocimiento de los procesos enfocados a la
calidad. Este modelo se puede aplicar a cualquier organizacin, ya que gran parte
de su filosofa se orienta al mejoramiento y organizacin del flujo de los procesos.

A nivel de la IPS se puede aplicar el modelo de JAT para determinar:

Los niveles ptimos de inventario
Los niveles mnimos en los cuales se hace imperativo hacer reposicin del
producto o
Los niveles mximos permisibles
El punto de reposicin del producto

5.4 CONTROL DE INVENTARIOS

El Servicio Farmacutico o establecimiento farmacutico contar con criterios,
procedimientos y recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este
control se har especialmente mediante la evaluacin de la rotacin de inventario
y del conteo fsico comparado con el registro de existencias. Se deber realizar
inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario
permanente. Este requisito es de aplicacin opcional por parte de los distribuidores

38
particulares. Se podrn utilizar aquellos indicadores, metodologas o sistemas que
vayan surgiendo y que permitan realizar un exacto control de inventarios.

El manejo tcnico de los inventarios es un mecanismo capaz de combinar la
disponibilidad y oportunidad de los medicamentos y dispositivos mdicos con la
disminucin del costo del inventario; y asegurar la articulacin del movimiento de
los productos en el almacn o Servicio Farmacutico con los sistemas
administrativos y contables.

5.4.1 Toma de Inventarios

La IPS debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias
para cada producto. Los medicamentos y dispositivos mdicos almacenados
requieren un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de
comparar las existencias fsicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que
permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, as como tambin
alimentar el sistema de informacin que va a permitir tomar decisiones
administrativas en cuanto a la programacin de compras, rotacin de inventarios,
devolucin a proveedores, entre otros.

Se debe tener en cuenta el Inventario general, ya que la informacin de este
inventario nos sirve para evidenciar si hubo prdida o ganancia durante el
ejercicio, para elaborar el presupuesto de la prxima vigencia, para identificar
medicamentos deteriorados o vencidos.

Caractersticas del proceso de levantamiento de inventarios

Planeacin del inventario:

El lder efecta la programacin de los inventarios, fijando fechas y hora de
realizacin del inventario.

El lder de inventario enva la programacin al responsable de almacn o
Servicio Farmacutico y efecta las modificaciones en caso de necesitarse.
El responsable de almacn o Servicio Farmacutico recibe y efecta
seguimiento de las tareas asignadas.

39
El lder del inventario programar las fechas y la hora de corte del
inventario, informar anticipadamente al inventario y fijar quienes se
encargarn de emitir los listados valorizados del sistema.
Con cinco das de anticipacin a la realizacin del inventario, el responsable
de almacn o Servicio Farmacutico alista el material requerido, coordina la
elaboracin de las tarjetas con el cdigo, nombre del medicamento y unidad
de medida, alista las tarjetas para registrar los conteos.
Los auxiliares asignados por el responsable de almacn o Servicio
Farmacutico identifican todos los suministros y otros elementos a
inventariar, en cada uno de los estantes.
El lder del inventario convoca a reunin programada con dos (2) das de
anticipacin y les da las instrucciones a cada uno de los funcionarios
involucrados en el procedimiento, recalcando la importancia y su papel
participativo.
El responsable de almacn o Servicio Farmacutico revisa uno a uno los
productos a inventariar y verifica valorizaciones en el sistema.
El responsable de almacn o Servicio Farmacutico verifica que se
encuentren la totalidad de los registros (cargos a cuentas de pacientes, etc.)
sin que quede un solo cargo por digitar, antes de iniciar el inventario.

Realizacin del inventario fsico

Los integrantes del grupo de conteo se presentan el da y la hora fijadas por
el lder del inventario.
El responsable de almacn o Servicio Farmacutico provee de los elementos
necesarios a los participantes como: esferos, planillas, etc. y da las ultimas
instrucciones.
El inventario comienza a la hora fijada, los integrantes de conteo se
ubicarn en grupos de dos personas por tipo de producto. (medicamentos,
mdico-quirrgico, etc.)
El digitador se ubica frente a la terminal de computador asignada para el
evento.
Los encargados de la mesa de control efectuarn lo mismo.
Una vez se encuentren ubicados, el coordinador da la orden de inicio y
comienza el conteo.
El conteo se realiza y se anota en la respectiva tarjeta, en la casilla
correspondiente y la pasan al digitador, cada hoja de conteo, una vez
terminado el diligenciamiento.

40
Cuando cada grupo ha finalizado el conteo de los estantes asignados y ha
entregado las hojas de conteo, se ubicar en otra posicin de acuerdo como
lo indique el lder del inventario.
Comenzarn segundo conteo cuando el coordinador as lo indique.
A medida que los grupos efectan segundo conteo, se realizar el registro
en la hoja respectiva y la entrega al digitador.
El digitador ingresa la informacin al sistema y emite el listado con la
comparacin de primero y segundo conteo, lo entregar a los integrantes de
la mesa de control, quienes verifican: cantidad del primer conteo, vs.
cantidad del segundo conteo.
Cuando los integrantes de la mesa de control encuentren diferencias,
verificarn fsicamente en el estante correspondiente y anotarn la cantidad
real en la tercera casilla del formato, de inmediato informan al digitador
entregando la hoja correspondiente para su ingreso al sistema, una vez haya
digitado la cantidad real, devolver la hoja a los miembros de la mesa de
control.
Al finalizar la revisin de cada hoja, firmarn en la parte inferior en seal de
aprobacin.
Al terminar el conteo los grupos podrn retirarse del almacn o Servicio
Farmacutico, cuando el coordinador verifique que todos los artculos han
sido contados.
De igual manera el digitador, al finalizar el ingreso al sistema de todos los
tems del almacn se retirar del almacn o Servicio Farmacutico, una vez
el coordinador haya verificado que todos los desprendibles han sido
grabados y d la orden de retiro.
Los integrantes de la mesa de control entregan los listados firmados y
contabilizados al coordinador del inventario.
El coordinador entregar los listados al responsable del almacn o Servicio
Farmacutico, quien ingresar al sistema y valorizar el inventario.

El responsable de almacn o Servicio Farmacutico revisa las diferencias
existentes:

Cantidades arrojadas del Inventario fsico contra el sistema.
Valores arrojados del total por tem de los elementos contados contra los
registrados por el sistema.
Anlisis de los productos de nula, baja y alta rotacin.

41
El responsable del almacn o Servicio Farmacutico elabora los informes
correspondientes para la gerencia, rea administrativa, contabilidad y
control interno.
El responsable del almacn o Servicio Farmacutico entregar los
resultados e informes a los anteriormente mencionados mximo tres das
despus de haberse efectuado el inventario.
Los directivos evaluarn y definirn la toma de decisiones para las
diferencias y los productos de nula, baja o alta rotacin e informan las
decisiones tomadas al responsable del almacn o Servicio Farmacutico,
quien ejecuta las acciones recomendadas.

5.5 CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO

procedimientos y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de
vencimiento de los medicamentos y dispositivos mdicos, para que sean
distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida
antelacin la devolucin o cambio al proveedor, de acuerdo con las condiciones de
negociacin.

Se debe tomar como factor de anlisis bsico el mtodo PVPS (Primeros en
Vencer Primeros en Salir) y su respectiva presentacin de informes sobre los
productos prximos a vencerse (mnimo tres meses) con numero de lote y fecha de
vencimiento para tomas las acciones pertinentes.

5.6 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA CONTINUA

5.6.1 Control de gestin

Los controles y evaluaciones deben corresponder a la realidad de cada
institucin y a los requerimientos administrativos o informes de gestin. Los
controles que adelante se sugieren son solo algunos ejemplos:

Tabla 3. Indicadores de Recepcin.

Resultado esperado Indicador Fuente de verificacin
Porcentaje de rechazo en
determinado perodo
Nmero de productos rechazados
x 100 / Nmero total de productos
ingresados
Actas de recepcin

42
Porcentaje de cumplimiento
de entregas por parte del
proveedor
Nmero de entregas efectuadas en
trminos pactados x 100 / Nmero
total entregas pactadas
Actas de recepcin

Tabla 4. Indicadores de satisfaccin.

Porcentaje de satisfaccin
Nmero de frmulas o pedidos
entregados / Nmero total de
frmulas o pedidos recibidos
Archivo de almacn

Tabla 5. Indicadores de control de inventarios adquisicin y almacenamiento

Tiempo durante el cual se
realizan todas las actividades
propias de la adquisicin
Tiempo de reposicin (tiempo de
abastecimiento): Lapso que
transcurre desde que el almacenista
solicita el pedido del producto, hasta
su ingreso al almacn.
Archivo de almacn y
archivo del Servicio
Farmacutico
Registro de las cantidades
despachadas promedio mes,
este promedio se hace teniendo
en cuenta informacin de los
12 meses del ao, y se actualiza
mensualmente. Deben
considerarse las variaciones de
consumo en perodos
determinados mediante
anlisis estadstico.
CPM = Consumo durante 12 meses
anteriores / 12
Archivo de almacn y
Farmacutico. Si existen
buenos registros se
pueden incluso calcular
los consumos diarios y
detectar variaciones de
comportamiento por
epidemias, casos de
catstrofes o hurto
continuado.
Cantidad mnima de
existencias de un producto que
se requiere tener en depsito
para garantizar la prestacin
de los servicios, teniendo en
cuenta el tiempo de reposicin.
Nivel mnimo de existencias (stock
mnimo)
NmE = Consumo promedio mensual
x tiempo de reposicin.
Archivo de almacn y
Farmacutico. Si el
tiempo de reposicin se
da en das dividir por 30.
Si el tiempo de
reposicin es en semanas
dividir por 4
Relacin entre la existencia de
seguridad y la demanda o
consumo promedio (CPM) de
un perodo en el cual pueda
reponerse la existencia y
alcanzar nuevamente un nivel
de normalidad.
Punto de reorden o punto de
reposicin
CPM x Tiempo de reposicin + NmE
Archivo de almacn y
Farmacutico.

43
Los niveles mximos de
existencia (NME) representan
la cantidad tope, la que no
debe sobrepasarse pues
compromete los recursos del
sistema de salud.
Nivel mximo de existencias
NME = CPM + PR + NmE
Archivo de almacn y
Farmacutico.
Es un parmetro que permite
conocer, en un momento dado,
cmo est rotando el
inventario, es decir, si los
medicamentos que se
compraron para ese perodo se
consumieron o rotaron de
acuerdo con la poltica y las
proyecciones del programa de
necesidades
ndice de rotacin
Consumos durante los 12 meses
anteriores / Inventario promedio
durante el mismo periodo
Edad del inventario
ndice de rotacin / 365
Archivo de almacn y
Farmacutico.
Valor del inventario tomado
como base antes de realizar un
programa de compras
Existencia real
Inventario fsico + Compras en
trmite + Entregas pendientes
Archivo de almacn y
Farmacutico.
Tiempo que cubre el inventario
real antes de agotarlo por
completo
Cubrimiento de la existencia real:
Existencia real / Nivel mnimo
Archivo de almacn y
Farmacutico.
Nivel de referencia para
solicitar un pedido
Cantidad a pedir: NME - Existencias
Archivo de almacn y
Farmacutico.

5.6.2 Registros

Los registros deben ser controlados a travs de la verificacin de la evidencia de
actividades desempeadas durante la realizacin de los mismos. Este control es
realizado mediante auditorias internas y externas de acuerdo con listas de
verificacin de cada uno de los registros elaborados por la IPS.

Control ambiental. En zonas de humedad y temperatura crtica o por la
estabilidad de los productos (vacunas en nevera, etc.).
Fichero de ubicacin. Actualizacin y revisin peridica de ubicacin de
productos.

44

ANEXOS

Formato: Krdex

Descripcin tcnica completa del producto Cdigo

No.
Saldo
anterior
Entada Salida Nuevo saldo
Valor
unitario
Valor total
Precio
promedio
ponderado

45

Formato: Tarjeta de conteo para toma de inventario fsico

Cdigo Producto Unidad de medida Cantidad total

Fecha
Lugar
Responsable
Mesa de conteo

Inspeccin, clasificacin y determinacin de defectos en el material de
acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacutica en los
medicamentos

Defecto Categora del defecto
Crtico Mayor Menor
Rotulacin
Ausencia de nombre genrico, nmero del registro sanitario,
laboratorio fabricante, nmero de lote, fecha de expiracin,
formulacin del producto, cantidad o volumen.
X
Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento
cuando el producto as lo requiera. (Ejemplo: Conservarse bajo
refrigeracin).
X
Ausencia de la va de administracin para soluciones y polvos X

46
Crtico Mayor Menor
parenterales.
Rotulacin del envase: individual
Ausencia del nombre genrico, nmero de lote o fecha de
expiracin
X
Ausencia de la va de administracin para soluciones y polvos
parenterales.
X
Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones
parenterales.
X
Ausencia de la formulacin del producto por unidad posolgica
sin necesidad de especificar excipientes.
X
Cuando se utilizan etiquetas
Etiquetas rotas, sucias o arrugadas X
Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en medicamentos
para reconstituir y que el nivel hasta donde debe hacerse est
marcado en la etiqueta)
X
Envase de vidrio
Frasco sin contenido o sin indicacin del contenido X
Color del envase (debe ser el que requiera el medicamento con
fines de proteccin).
X
Ausencia de bandas de seguridad X
Manchas o suciedades en su interior X
Grietas o rayones en cualquier parte del recipiente con
excepcin de envases de inyectables en los cuales se considera
crtico.
X
Deficiente hermeticidad del cierre con excepcin de los envases
de inyectables en los cuales se considera crtico.
X
Envase plstico
Presencia de olor objetable X
Envase sin contenido X
Ausencia de bandas de seguridad X
Envase abombado X
Suciedad interior X
Presencia de poros o grietas que afectan su utilizacin X
Deficiente hermeticidad del cierre X
Suciedad exterior X
Superficie defectuosa (rebabas, burbujas, hendiduras que
afectan su apariencia).
X
Deformaciones que afectan su apariencia X
Tubos colapsibles
Perforaciones, grietas o roturas X
Hermeticidad del cierre X
Tubos deformados X
Suciedad exterior X

47
Crtico Mayor Menor
Materiales laminados (blister)
Blister roto X
Blister vaco X
Blister mal sellado X
Superficie arrugada, rayada o defectuosa X
Cierres (tapas y agrafes)
Ausencia de agrafes cuando se requiera
Agrafe roto X
Carencia de perforaciones (cuando se requiera) X
Agrafes flojos X
Formas farmacuticas lquidas estriles
Turbidez (en soluciones) X
Presencia de partculas extraas X
Color no apropiado X
Floculacin (en soluciones) X
Color no uniforme: En caso de degradacin X
Mala distribucin del colorante X
Aspecto del polvo: Apelmasamiento que sugiera humedad X
Mala dispersin en caso de polvo para suspensin X
Formas farmacuticas lquidas no estriles
Falta de homogeneidad en emulsiones X
Presencia de gas X
Presencia de materiales extraos X
No redispersin en suspensiones X
Preparaciones slidas no estriles: polvos y granulados
No se dispersan fcilmente (polvos para suspensin) X
Color no uniforme X
Presencia de material extrao X
Granulado no uniforme en color y tamao X
Tabletas
Bordes erosionados, tabletas laminadas, porosas, manchadas y
moteadas.
X
Polvo adherido a la superficie X

Fuente: Repblica de Colombia, Ministerio de Salud. Normas Tcnicas de Calidad, Gua de Anlisis, medicamentos,
material mdico quirrgico, cosmticos, productos de limpieza. 3a. edicin. Bogot. 1994.

Algunos medicamentos e productos fotosensibles y alterables por alta
temperatura y humedad.

Medicamento
(nombre genrico)
Forma farmacutica
Fotosensibles
Temperatura
alta > 30
0
C
Humedad

48
Medicamento
(nombre genrico)
Forma farmacutica
Fotosensibles
Temperatura
alta > 30
0
C
Humedad
Acetaminofn Tableta X
Acetaminofn Elixir X
cido acetilsaliclico Tableta X X
cido acetilsalcilico +
codena
Tableta X
cido Flico Tableta X
cido nalidxico Tableta X
cido paraaminobenzico Locin X
cido retinico Gel, crema, locin X
Adrenalina Inyectable X
Alfametildopa Tableta X
Aminofilina Inyectable X
Ampicilina Polvo, suspensin X
Anfotericina B Polvo inyectable X
Antibiticos Diferentes formas X
Antitoxina tetnica Diferentes formas X
Apomorfina
Inyectable, solucin
oral, tabletas
X
Aztreonam Polvo, suspensin X
Bencilpenicilina Tableta X
Benzoato de bencilo Locin X
Benzocana + glicerina Solucin tica X
Betametasona Inyectable, tableta X
Biperideno Inyectable X
Bromocriptina Tableta X
Cafena + ergotamina Tableta X
Cefalexina Cpsula X
Clofibrato Tableta X
Clomifeno Tableta X
Cloral hidrato Elxir, jarabe X
Clorfeniramina
Elxir, jarabe,
Inyectable
X
Clorpromazina
Inyectable, jarabe,
tableta
X
Codena fosfato Jarabe, tableta X
Colchicina Tableta X
Dapsona Tableta X X
Dexametasona acetato
Suspensin,
inyectable
X
Dexametasona fosfato Inyectable X
Dextrometorfano Jarabe X
Diazepam Inyectable, tableta X

49
Medicamento
(nombre genrico)
Forma farmacutica
Fotosensibles
Temperatura
alta > 30
0
C
Humedad
Diazxido Inyectable X
Diclofenac sdico Inyectable X
Difenhidramina Inyectable, elxir X
Digoxina Inyectable X
Dihidromorfinona Tableta X
Droperidol Inyectable X
Epinefrina Inyectable X
Ergotamina Inyectable X
Eritromicina Tableta X
Espironolactona Tableta X
Fenitona Inyectable X
Fenobarbital Elxir X
Fenobarbital Tableta X
Fenoximetil penicilina Tableta X
Fentanilo citrato Inyectable X
Flufenazina Inyectable X
Furosemida Tableta, inyectable X
Haloperidol Inyectable X
Hidralazina Tableta X
Hidroquinona Locin, crema X
Hidroxicobalamina Inyectable X
Hidrxido de aluminio y
magnesio
Tableta X X
Hidroxiprogesterona Inyectable X
Hidroxipropafenona Inyectable X
Idoxuridina Solucin oftlmica X
Insulina Diferentes formas X
Isoniazida Tableta X X
Ketamina Inyectable X
Levomepromazina Inyectable X
Levotiroxina Tableta X
Lidocana + epinefrina Inyectable X
Liotironina Tableta X
Medicaciones
dermatolgicas
Crema, ungento X
Medrixona
Solucin, suspensin
oftlmica
X
Metamizol Tableta X
Metoclopramida Inyectable, tableta X
Metoxaleno Locin X
Metronidazol Tableta X X
Naloxona Inyectable X

50
Medicamento
(nombre genrico)
Forma farmacutica
Fotosensibles
Temperatura
alta > 30
0
C
Humedad
Naproxn Tableta X
Neostigmina Tableta X
Niclosamida Tableta X
Nitrazepam Tableta X
Nitrofurantona
Tableta, suspensin
oral
X
Penicilina procanica Inyectable X
Piperazina Elxir X
Pirantel pamoato Suspensin oral X
Piridoxina Tableta X
Pirimetamina Tableta X
Potasio gluconato Elxir X
Prednisolona Tableta X
Preparados oftlmicos
sulfamdicos
Ungento X
Primaquina Tableta X
Propanolol Inyectable, tableta X
Proparacana Solucin oral X
Quinidina Cpsula, tableta X
Reserpina Tableta X
Rifampicina Cpsula X
Rifampicina + isoniazida Cpsula X
Sales de rehidratacin oral Polvo X
Sueros Diferentes formas X
Sulfacetamida Solucin oftlmica X
Sulfacetamida sdica Ungento X
Terbutalina Solucin inyectable X
Testosterona Inyectable X
Tetraciclina
Cpsula, vulo,
supositorio
X X
Tiamina Tableta X
Timolol Solucin oftlmica X
Tinidazol Tableta X
Todos los medicamentos Tableta efervescente X
Tranilcipramina Tableta X
Triamcinolona Inyectable X
Trimetoprim
Sulfametoxazol
Tableta X X
Vacunas Diferentes formas X X
Verapamilo Inyectable X
Vitamina A Cpsula, solucin oral X
Vitamina K Solucin inyectable X

51
Medicamento
(nombre genrico)
Forma farmacutica
Fotosensibles
Temperatura
alta > 30
0
C
Humedad
Warfarina Tableta X
Yodopamina meglumnica Solucin inyectable X

Fuentes:
Universidad de Antioquia, Facultad de Qumica Farmacutica. Manipulacin y conservacin de medicamentos. Manual
nmero 1. Medelln.
RAMREZ, R. Nena del C. Revista Nuevos Tiempos, Cooperativa de Hospitales de Antioquia, COHAN. Volumen 2 No.
2, 1995.
MENDOZA Guillermo. M.V. Vademcum. Instituto Nacional de Salud. Santa Fe de Bogot. 1995

BIBLIOGRAFIA

MENDENHALL William; Reinmuth James. Estadstica para administracin y
economa Editorial iberoamericana, 1978, pags. 515-557.

Federal norma oficial mexicana de emergencia nom-em-003-ssa1-1998,
medicamentos genricos intercambiables. criterios y requisitos de las pruebas para
demostrar la intercambiabilidad y requisitos a que deben sujetarse los terceros
autorizados. - 25/03/1998

HAY, Edward J. "Justo a Tiempo" Editorial Norma, 1989, pgs. 17-18.

BROCKA Bruce; Brocka Suzanne M. "Quality Management", Agosto 1994, pgs.
329- 331.

CHASE Richard; Aquilano N.;Jacobs R. Manual de operaciones de menufacturay
servicios, plantacin y gestin de la operacin manufacturera y de servicio ed. Mc
Grawhill, 2001, pags. 479-489.

NARASMHAN Sim; Mcleavey D. plantacin de la produccin y control de
inventarios ed. Prentice-hall Hispanoamericana S.A. 1996 pags 450-460.

MALAGON, Londoo, Gal{n. administracin hospitalaria ed Medica
Panamericana, 2000, pags 458-481.

LEFCOVICH Mauricio. Sistema de Produccin Justo a Tiempo JIT 2004

52
DE LA RUBIA A. conservacin de medicamentos termolabiles Farm Hosp., Vol
30 No. 1 pags 1-3 2006.

Guia de buenas practicas en el transporte de medicamentos. Generalitat
Catalunya, Departament de Salut, Direccin general de recursos sanitarios. Versin
1 sept-05.

FERNANDEZ Maria del carmen. Normas IRAm de servicios de almacenamiento,
transporte y distribucin de alimentos y medicamentos Direccin normalizacin
IRAM. 2000

Directrices para el Control de temperatura de los productos durante el
almacenamiento de drogas y Transportes (GUA - 0069) Canad 2005.

TRAVERSO DELORENZI M. L., SALAMANO M. C. Aplicacin de un programa
de Acreditacin en Servicios de Farmacia hospitalarios en Argentina FARM
HOSP (Madrid) Vol. 26. N. 6, pp. 356-365, 2002

Recepción y Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Recepción y Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Recepcin y almacenamiento de

You might also like