CICLO DE EGRESOS

En el ciclo de egresos se encuentran dos divisiones las cuales se detallaran en

este trabajo. Estos ciclos son:

Ciclo de Egresos-Compras
Ciclo de Egresos-Nominas


I. Ciclo de Egresos-Compras

Este ciclo es tambin llamado de adquisicin y pago, y se dedica usualmente a
clasificar la adquisicin de los recursos entre diversas cuentas de activo y de
gastos. En ste ciclo existe cierta clasificacin de cuentas las cuales varan entre
el recibo de los recursos y el desembolso del efectivo, las cuentas a pagar y
diversos pasivos acumulados, tambin se afectan directamente por este ciclo, las
cuales se detallan a continuacin.


Funciones Tpicas

Funciones de Ejecucin

a. Solicitud de Compra
b. Solicitud de Cotizacin
c. Seleccin del mejor cotizante
d. Preparacin de solicitud de compra
e. Autorizacin para la adquisicin de bienes y servicios
f. Funcin especfica de compras
g. Recepcin de mercancas y suministros
h. Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos
i. Verificacin y aprobacin de los pagos

Funciones de Registro

a. Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados
b. Distribucin de las compras a las cuentas apropiadas
c. Actualizacin de los registros de inventarios y costos para controlar
las compras o devoluciones a proveedores
d. Desembolsos y registro de los pagos
e. Control de los fondos fijos de caja
f. Actualizacin del diario de: compra de bienes y servicios, pagos,
notas de dbito y crdito emitidas pro proveedores
g. Actualizacin de los sub mayores de: caja, inventarios, propiedades,
proveedores y compras

Funciones de Custodia
a. Proteccin de inventario
b. Mantener registros correctos de inventarios

Es importante detallar que en cada ciclo hay ciertas actividades o asientos los
cuales son comunes al ciclo debido a la naturaleza de sus actividades; en ste
ciclo los asientos comunes son:

Compras
Desembolso de Efectivo
Ajustes
Distribucin de Cuentas
Pagos adelantados acumulaciones

Para los asientas mencionados anteriormente, es necesario que figuren ciertos
documentos de acuerdo a la necesidad de cada asiento, los cuales pueden ser:

Solicitudes de Compras
rdenes de Compra
Documentos de Recepcin
Facturas de Proveedores
Notas de Dbito y de Crdito
Comprobantes
Solicitudes de Cheques
Cheques
Autorizaciones para desembolsos de proyectos

En ste ciclo tambin es muy importante el control interno, lo cual se detalla de la
siguiente manera incluyendo los objetivos de control interno de acuerdo a cada
funcin, tomando en cuenta lo siguiente:


Las transacciones se ejecutan adecuadamente

a. Autorizacin

Requisicin preparada manual o electrnicamente por cada departamento.
Cada solicitud o requisicin ser firmada por un supervisor quien debe tener
autorizacin para el tipo de erogacin. El departamento de compras tiene la
autoridad de colocar o expedir rdenes de compra respecto a bienes y
servicios que le han solicitado.

Antes de colocar un pedido, el departamento de compras debe cerciorarse
de cul es la mejor fuente de abastecimiento y en relacin de los artculos
importantes ser necesario pedir cotizaciones. Una orden de compra
autorizada constituye la autorizacin para recibir mercaderas y servicios.
La autorizacin de pagos de bienes y servicios se origina en el
departamento de cuentas por pagar a travs de la formulacin de una
cuenta por pagar, culmina con el cheque firmado por personas autorizadas.
Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas
establecidas por la Gerencia. En los criterios de seleccin de proveedores
que utilizan las empresas, estos deben especificar estndares para los
proveedores potenciales.

El precio y condiciones de los bienes y servicios que han de suministrar los
proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas
establecidas por la Gerencia. Las distribuciones de cuentas y los ajustes
los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de
pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con
polticas adecuadas establecidas por la Gerencia. Todos los pagos pro
bienes y servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo con polticas
adecuadas por la Gerencia, tambin deben establecerse y mantenerse
procedimientos de proceso del ciclo de compras de acuerdo con polticas
adecuadas establecidas por la Gerencia.

b. Segregacin de Funciones

Las funciones bsicas involucradas en la ejecucin transacciones de
compras y desembolsos de efectivo sern asignadas a diferentes
departamentos e individuos. El almacn, administracin, contabilidad, entre
otros departamentos enviaran sus requisiciones de artculos, activos o
servicios que necesiten al departamento de compras, en donde se inician y
aprueban estas requisiciones. Tambin se toma en consideracin el orden
de la compra de los artculos solicitados, esto tambin es realizado por el
departamento de compras, en donde se elaboran, aprueban y expiden las
rdenes.

El departamento de recepcin recibir los artculos ordenados y debe
contar e inspeccionar los artculos y dems activos recibidos, entregar los
artculos recibidos al departamento iniciador, obtener recibo de firmado del
departamento solicitante, y preparar reportes de recepcin. La bodega
recibir los artculos para inventario y debe mantener la custodia de los
mismos.

La preparacin de comprobante de pago le corresponde a cuentas por
pagar, para lo cual necesita la factura, sello de recibido, y autorizacin para
emitir el cheque. El departamento de tesorera, prepara, firma y remita el
cheque del proveedor a la persona que efectuara el pago. Cada uno de los
departamentos que se ven involucrados en el tramite emitir un resume
diario o mensual de las adquisiciones. Todos los tramites deben ir en
formas pre numeradas.

El departamento de cuentas por pagar deber seguir el siguiente
procedimiento:
1. Confirmar que coincidan la factura del proveedor con el aviso de
recepcin y orden de compra.
2. Determinar la correccin matemtica de la factura del proveedor.
3. Indicar en los documentos que la verificacin anterior con sus
respectivos pagos se han realizado.
4. Preparar la cuenta por pagar por duplicado, y adjuntar los
documentos de soporte.
5. Aprobar el documento de pago, teniendo a una persona que firme la
cuenta por pagar.

El departamento de tesorera quien tendr que emitir el cheque de pago
deber tomar en cuenta los siguientes procedimientos de control.

1. El banco debe ser notificado de los nombres de las personas que
tienen autorizacin para firmar cheques y debe enviarse las
muestras de sus firmas las que quedaran en el banco.
2. Se utilizaran cheques de la compaa impresos y pre numerados.
3. Un protector de cheques deber emplearse al imprimir la cantidad
del cheque.
4. Cada uno de los cheques estar respaldado por una cuenta por
pagar e ir acompaado por aviso de remesa de fondos.
5. Las personas autorizadas para firmar cheques verificaran toda la
documentacin de soporte antes de firmar un cheque.

c. Procedimientos de Documentacin

La documentacin se considera necesaria para cada uno de los pasos
bsicos de la funciones de compras y desembolsos de efectivo. Los
documentos clave sern la requisicin de compra y la orden de compra.
Dado que las requisiciones de compra son originadas en cualquier
departamento, solo en raras ocasiones podrn ser pre numeradas. Las
rdenes de compra son formuladas por el departamento de compras y
deben tener una descripcin precisa de los artculos y servicios deseados,
cantidades, precios y nombre y domicilio del proveedor. Estn pre
numeradas y firmadas de autorizadas.


La transacciones deben estar debidamente registradas

a. Separacin de Funciones

El personal de contabilidad que registra estas transacciones no participara
en la ejecucin de las transacciones, asimismo, dentro del departamento de
contabilidad, las personas que contabilizan en diarios las cuentas por
pagar, no sern las encargadas del archivo de cuentas por pagar no
liquidada. Contabilizar en el diario las transacciones de compras y
desembolsos y hacer los pases al mayor es responsabilidad de contabilidad
general, pendientes de liquidar, ser el encargado de cuentas por pagar,
quien las tendr que archivar adecuadamente.
Actualizar los registros de inventarios ser el encargado de inventarios y
tendr que afectar con las compras los mayores auxiliares. El departamento
de contabilidad deber asegurarse de la correcta clasificacin de cuentas y
averiguar partidas extraas en el catlogo de cuentas. El registro de
cheques deber estar de acuerdo con los datos contenidos en el cheque.

b. Registros Contables y Procedimientos

Los documentos fuente primarios para los asientos contables los constituye
al cuenta por pagar aprobada y luego el cheque de pago. Al contabilizar las
cuentas y averiguar partidas extraas, consultando el catlogo de cuentas.
Los procedimientos contables tambin incluyen el afectar los registros de
inventarios por razn de las compras. Los asientos en el registro de
cheques debern estar de acuerdo con los datos contenidos en el cheque.
Los cheques no constituyen desembolsos en tanto no sean entregados al
beneficiario.

c. Verificacin Interna Independiente

Contabilidad recibe resmenes diarios de cuentas por pagar y cheques los
cuales se compararan con los totales de los registros de las mismas
cuentas. Se verificara la secuencia numrica de los asientos.


Custodia de los Activos

Los inventarios, activos fijos y efectivo en bancos, constituyen los
principales tipos de activos asociados con este ciclo. La proteccin del
inventario recae sobre el departamento de almacn o bodega y su principal
control es el acceso restringido al personal autorizado. Mantener registros
correctos de los inventarios corresponde a la contabilidad, los saldos
registrados deben ser comparados con los activos disponibles y tal
actividad debe realizarse peridicamente.

En este ciclo tambin se toman en consideracin algunas cuentas para el Libro
Mayor o Centralizador, las cuales son:

Caja
Cuentas por Pagar
Inventarios
Activos Fijos
Gastos de Fabricacin
II. Ciclo de Egresos-Nomina

Para ste ciclo las transacciones relacionadas con las nminas involucran os
eventos y transacciones que corresponden a las remuneraciones a ejecutivos y
empleados. Este tipo de transacciones incluyen; personal asalariado, obreros que
se les paga por hora o sobre una base de incentivo, comisiones al personal de
ventas, premios a ejecutivos, planes de pensiones y de participacin de utilidades,
vacaciones pagadas, prestaciones a los empleados, ejemplo: el seguro mdico.


Funciones Tpicas

Ejecucin

a. Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal.
b. Relaciones laborales e industriales.
c. Capacitacin y evaluacin del personal.
d. Preparacin de informes de asistencia.
e. Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas.
f. Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios.
g. Nminas de ejecutivos, gerencia y confidenciales.

Registro

a. Contabilizacin en diarios de las transacciones relacionadas con la
nmina y pase a las cuentas mayor.
b. Actualizar los registros de empleados.
c. Determinar el costo de mano de obra.

Custodia

a. Proteccin de fondos de nmina.
b. Proteger los registros de nminas.
c. Mantener la correccin de las cuentas bancarias sobre nminas.

En ste ciclo hay ciertas actividades o asientos los cuales son comunes al ciclo
debido a la naturaleza de sus actividades; en ste ciclo los asientos comunes son:

Nminas pagadas.
Beneficios de empleados pagados.
Distribuciones de mano de obra.
Ajustes de nmina.
Pagos adelantados acumulaciones.
Proyectos adquisicin y pago.

Para los asientas mencionados anteriormente, es necesario que figuren ciertos
documentos de acuerdo a la necesidad de cada asiento, los cuales pueden ser:
Solicitud de empleo.
Entrevista y prueba de empleo.
Seleccin preliminar.
Exmenes fsicos.
Aviso de promocin y traslado del personal.
Aviso de aumento salarial.
Despido del personal.
Liquidacin de prestaciones laborales
Entre otras cuentas.

En ste ciclo al igual que los dems, tambin es muy importante el control interno,
lo cual se detalla de la siguiente manera incluyendo los objetivos de control interno
de acuerdo a cada funcin, tomando en cuenta lo siguiente:


Las transacciones de nminas estn adecuadamente ejecutadas

a. Autorizacin

Los empleados son contratados de conformidad con los criterios
establecidos por la administracin. Los salarios, deducciones, cambios
de puestos, y despidos deben ser debidamente autorizados. Los
registros apropiados deben ser mantenidos y el tiempo trabajado es
aprobado apropiadamente. El pago de remuneraciones del empleado se
realiza a empleados que realmente trabajan con la empresa sobre base
de datos aprobados y autorizados.

b. Segregacin de funciones

La contratacin de empleados la hace el departamento de personal,
quien evala las capacidades de los solicitantes sobre la base de
descripcin de puestos y polticas de contratacin, expidiendo
autorizacin de empleo. Personal, expedir autorizaciones de salarios,
deducciones de nminas, transferencias y terminacin de relaciones
laborales, manteniendo registro de personal para cada empleado.
Control de tiempo, supervisara la perforacin de tarjetas de reloj de
tiempo, elaboracin de boletas de tiempo. Nminas, expedir la nmina
de acuerdo con los controles de tiempo, clculos de sueldos,
descuentos y solicitara a Tesorera la emisin del cheque.

c. Controles fsicos y verificacin interna independiente.

Un control fsico bastante conocido lo constituyen los relojes de tiempo
para determinar el total de horas trabajadas. Cuando se utiliza tal
equipo, frecuentemente se asignan supervisores para vigilar que los
empleados perforen sus tarjetas en el reloj.

Dentro de las aplicaciones de verificacin constituye tener un segundo
empleado que le de validez:

a. La correccin de los datos de nmina calculados para cada
empleado.
b. Que corresponda a los importes de los cheques con las cantidades
correspondientes en el registro de nminas.
c. Que concuerden los datos que se presentan en la planilla del IGSS.

Las transacciones de nminas estn debidamente registradas

a. Separacin de Funciones

El personal de contabilidad que registra las transacciones de nmina no
deber preparar o pagar la nmina. El personal encargado de llevar los
registros de empleados y boletas de tiempo debidamente costeadas
tampoco se encargara del registro de la nmina o de efectuar los pases
de transacciones al mayor.

b. Registros Contables y Procedimientos

Los registros contables consisten en libros de primera anotacin, las
cuentas que se manejan en el mayor general y que concretamente son
las cuentas de gastos por salarios y de pasivos relacionados con las
nminas. Los resmenes de nminas proporcionan la base para
contabilizar en el diario, la nmina, en tanto que la cuentas por pagar y
los cheques proporcionan los datos para el registro de pagos de la
nmina.

c. Verificacin Interna Independiente

Cerciorarse que concuerde la nmina y los resmenes de distribucin
de costos de mano de obra con los totales del registro de nminas
dentro de la contabilidad general. Cerciorarse que concilien los costos
que se muestren en las boletas de tiempo con los pases que se hacen a
las rdenes de produccin o a la hoja de costos de produccin segn el
sistema de contabilidad de costos que se utilice. Custodia apropiada de
los fondos para nmina:

1. Tesorera es la encargada de la proteccin de los fondos para
nminas. El acceso a cuentas bancarias y sueldos no reclamados es
restringido a personal autorizado.
2. Nminas, tendr el acceso restringido a personal autorizado a los
registro de nminas.
3. Contabilidad cotejara peridicamente los saldos bancarios.

Entre las cuentas de Mayor o Centralizador se utilizaran las siguientes:
Mano de Obra Directa
Sueldos y Salarios
Cuentas por Pagar
Caja y Bancos

Entre la informacin que se deber incluir en los libros o asientos son:

Referencias personales
Nombre de empleados e informacin conexa
Tipos de retribucin
Elementos de beneficios a empleados
Registros de salarios de empleados

De sta manera se concluyen las dos divisiones del Ciclo de Egresos, las cuales
se detallaron y se incluyeron ejemplos de asientos y tambin se incluyeron
algunos procedimientos de acuerdo al ciclo y la actividad.