OFICIO: OF.001.GENTILLESSE.

06/12/2013
Seccin: GENTILLESSE
Asunto: Evaluacin de Control Interno
!"ato# 06 de enero de 201$
!"ato# 06 de %icie!"re del 2013
Sr.
&ern'n Orti( ).
Gerente
Gentille**e
!"ato
+re*ente.
Co!o ,arte del e-a!en e*,ecial a lo* antici,o* de .ondo*/ In0re*o* 1 Ga*to* de la
e!,re*a de ,roduccin de leva* de ,ana GENTILLESSE ,or el ,er2odo co!,rendido
entre el 1 de enero de 2011 al 31 de dicie!"re del 2012# 3e!o* e-a!inado lo*
,rocedi!iento* de control interno ad!ini*trativo 1 .inanciero i!,le!entado* en la
entidad. Nue*tra evaluacin .ue reali(ada de acuerdo con la Le1 del 4e0i!en
Tri"utario Interno# nor!a* 5ue deter!inan entre otra*# 5ue *e evaluar' la e.ectividad
de lo* ,rocedi!iento* de control interno e*ta"lecido* ,ara ,rote0er lo* recur*o* 1 la
inte0ridad de la in.or!acin .inanciera.

%e"ido a la naturale(a de nue*tra evaluacin# lo* re*ultado* *e encuentran
e-,re*ado* en lo* co!entario*# conclu*ione* 1 la* reco!endacione* la* cuale* de"en
*er a,licada* de !anera in!ediata 1 con el car'cter de o"li0atorio.
tenta!ente
In0. 6ar2a Fernanda Torre* 1ala
7%ITO4 8EFE %E E97I+O
EMPRESA GENTILLESSE
INFORME DE CONTROL INTERNO
EXAMEN ESPECIAL A LOS INGRESOS Y GASTOS
Del 1 de eneo de !"11 #l $1 de dicie%&e de !"1!
O'icin#s inst#l#d#s en ot# (uisdiccin
La o.icina ad!ini*trativa de la entidad *e encuentra locali(ada en la ciudad de !"ato
Calle %elive( 1 v. 6anuelita S'en(# de*de donde la +re*idente reali(a *u 0e*tin.
Siste%# de #c)i*o de l# docu%ent#cin de es+#ldo inco%+leto
La docu!entacin de car'cter ad!ini*trativo 1 .inanciero *e 3alla arc3ivada en .older*#
,ero lo* co!,ro"ante* de ,a0o no cuentan con la docu!entacin de re*,aldo 5ue
evidencien la* o,eracione* .inanciera* reali(ada* ,or la E!,re*a Gentille**e/
ade!'*# en lo* ca!"io* de Secretaria*:Te*orera*# *e o!iti la* acta* de entre0a
rece,cin de "iene*# re0i*tro 1 arc3ivo*# entre la* .uncionaria* *aliente 1 entrante.

l re*,ecto# la NCI 210:$# %ocu!entacin de re*,aldo 1 *u arc3ivo# di*,one lo
*i0uiente;
Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los
procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la
conservacin y custodia de la documentacin sustentatoria
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de
conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad el que debe
responder a la realidad y a las necesidades institucionales
Situacin 5ue *e ,re*ent ,or cuanto la* Secretaria* < Contadora# en *u turno# no
reali(aron la* acta* de entre0a rece,cin de "iene*# re0i*tro 1 docu!ento*# lo 5ue no
,er!iti i!,lantar un arc3ivo# ,ara la cla*i.icacin# 1 con*ervacin de lo* docu!ento*#
5ue 0arantice la e-i*tencia de un arc3ivo adecuado a la* nece*idade* in*titucionale*.
2
Conclusin
La entidad no cuenta con un arc3ivo 5ue a*e0ure un e.iciente !ane=o 1 con*ervacin
de lo* docu!ento* ad!ini*trativo* 1 .inanciero* in*titucionale*.
Reco%end#ciones
A l# Secet#i# , Cont#do#
4eali(ar' la e*tructuracin 1 !anteni!iento de un arc3ivo# 5ue *er' en orden
cronol0ico 1 *ecuencial 1 con la de"ida docu!entacin de re*,aldo.
Al Geente
l .inali(ar la 0e*tin de lo* .uncionario*# di*,ondr' 5ue *e realice la entre0a rece,cin
de "iene*# arc3ivo* 1 re0i*tro* con el .uncionario entrante# de lo cual *e de=ar'
con*tancia en un acta# en la 5ue de"er' detallar*e la* novedade* 5ue *e ,re*entaren#
,ara de*,u>* re0i*trarlo en el ,ro0ra!a conta"le.
T#ns'eenci#s de 'ondos +o +#te de l# Secet#i#, Cont#do#
+ara lo* ,a0o* ,or !edio de tran*.erencia* de la cuenta de Gentille**e en el )anco
+ro!>rica a la* cuenta* de lo* ,roveedore* de "iene* 1 *ervicio* 1 otro* lo reali(a
?nica!ente la Secretaria Contadora# ,or cuanto di*,one ade!'* de la* clave* del
*i*te!a de ,a0o*# entre0ado ,or el +re*idente de Gentille**e.
l re*,ecto# la NCI 302 < 12# Tran*.erencia de .ondo* ,or !edio* electrnico*#
di*,one;
!s importante implementar controles adecuados a esta forma de operar
enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de claves cuyo acceso
ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas" #adie ms
conocer la serie completa de claves utilizadas en una entidad
3
La entre0a de la clave a la Secretaria Contadora *e ,re*ent ,or la con.ian(a del
+re*idente de Gentille**e# ,oniendo en rie*0o la in.or!acin 1 cuenta* con.idenciale*
de la e!,re*a.
Conclusin
El Gerente de la e!,re*a GENTILLESSE entre0 *u clave a la Secretaria Contadora
,ara 5ue realice la tran*.erencia a lo* ,roveedore* 1 tercero*.
Reco%end#cin
Al Geente
Solicitar' al )anco +ro!>rica el ca!"io de *u clave ,ara reali(ar la* tran*.erencia*# la
!i*!a 5ue no *er' entre0ada a la Secretaria Contadora

F#lt# de c#+#cit#cin # Secet#i# Cont#do#
El Gerente de la e!,re*a GENTILLESSE# no di*,u*o 5ue la Secretaria Te*orera#
a*i*ta a cur*o* de ca,acitacin re.erente* al control de la 0e*tin de la ad!ini*tracin#
conta"ilidad# ,re*u,ue*to 1 otro* a.ine* or0ani(ado* ,or el SEC+# en *u* 'rea*# lo
5ue i!,idi la actuali(acin de *u* conoci!iento*# de !odo 5ue a*e0ure el
!e=ora!iento de la* actividade*.
+or *u ,arte la Nor!a de Control Interno 300:0$# di*,one;
Capacitacin y entrenamiento permanente$ La mxima autoridad de cada
entidad dispondr que los servidores sean entrenados y capacitados en forma
obligatoria constante y progresiva en funcin de las reas de especializacin
y del cargo que desempe%an"& Los servidores designados por la entidad para
recibir capacitacin externa estn en la obligacin de difundir los
conocimientos adquiridos al interior de su dependencia a efecto de me'orar el
rendimiento de todo el grupo
$
Situacin 5ue *e 0ener de"ido a 5ue el +re*idente de la e!,re*a GENTILLESSE# no
cont con un ,ro0ra!a de ca,acitacin# oca*ionando 5ue la Secretaria Contadora#
cu!,la *u* .uncione* *in el de"ido conoci!iento 1 e*,eciali(acin.
Conclusin
La .alta de ,lane* de ca,acitacin no ,er!iti 5ue la Secretaria Contadora actualice 1
,er.eccione *u* conoci!iento*.
Reco%end#cin
Al Geente
utori(ar' a la Secretaria Contadora# 5ue a*i*ta a lo* cur*o* 5ue el SEC+
re.erente* al 'rea .inanciera# con la .inalidad de !antener actuali(ado* *u*
conoci!iento* 1 0aranti(ar el !e=ora!iento de *u* actividade*.
No se le-#li.#on los co%+o&#ntes de +#-o
+ara el cu!,li!iento de la* o"li0acione* .inanciera* de la e!,re*a GENTILLESSE# *e
ela"oraron lo* re*,ectivo* co!,ro"ante* de ,a0o# ,ero vario* de e*to* no e*t'n
le0ali(ado* con la .ir!a 1 r?"rica del 0erente 1 Secretaria Contadora.
l re*,ecto la* Nor!a* de Control Interno# di*,onen;
..230-10 Control Previo al Pago: Los funcionarios designados para ordenar
un pago suscribir comprobantes de egreso o cheques entre otros
previamente verificarn que la transaccin disponga la documentacin
sustentatoria y autorizacin respectiva
Situacin 5ue *e ,re*ent ,or cuanto lo* .uncionario* ante* !encionado*# no
cu!,lieron con la o"li0acin de le0ali(ar lo* docu!ento*.
@
Conclusin
Lo* co!,ro"ante* 1 docu!ento* 5ue *u*tentan la* o,eracione* .inanciera* de la
entidad# no cuentan con la .ir!a 1 r?"rica de *u 0erente# lo 5ue no ,er!iti veri.icar *i
el 0erente e=ecut accione* de control ,revio al ,a0o.
Reco%end#cin
Al Geente
4eali(ar' accione* de control ,revio 1 le0ali(ar' o,ortuna!ente toda la
docu!entacin 5ue *u*tenta la* tran*accione* .inanciera*# lo 5ue *ervir' ,ara *u
revi*in ,o*terior.
F#lt# de contol de los #cti*os institucion#les
Lo* "iene* de la 8unta +arro5uial no 3an *ido o"=eto de identi.icacin ni codi.icacin
,or ,arte de la Secretaria : Contadora# ta!,oco 3an *ido *u=eto* de con*tatacione*
.2*ica* ,eridica*.
El Gerente 1 la Secretaria : Contadora# ino"*ervaron la* *i0uiente* Nor!a* de Control
Interno# 5ue di*,onen;
250-04 Identificacin y proteccin: (e establecer una codificacin adecuada
que permita una fcil identificacin organizacin y proteccin de las existencias de
suministros y bienes de larga duracin
250-0 Con!tatacin f"!ica de e#i!tencia! y $iene! de larga d%racin: (e
efectuaran constataciones f)sicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo
menos una vez al a%o *"+"& ,e esta diligencia se elaborara un acta y las diferencias
que se obtengan durante el proceso de constatacin f)sica
In0. 6). &enr1 Sarita!a.
S/PER0ISOR
6