EXCEL FR SECRETE

Grafice i diagrame









www.rs.ro

2 | EXCEL FR SECRETE- Grafice i diagrame



Cuprins


1. Introducere...................................................................................................................................... 3
2. Crearea graficelor n Excel ............................................................................................................. 3
3. Mutarea i copierea graficelor ....................................................................................................... 11





www.rs.ro

3 | EXCEL FR SECRETE- Grafice i diagrame


1. Introducere
Informaiile din acest document v ajut la...
... reprezentarea grafic a datelor;
... personalizarea graficelor;
... alegerea diagramelor potrivite pentru datele pe care le deinei;
... modificarea caracteristicilor graficelor.

2. Crearea graficelor n Excel

Deinei cu siguran o baz de date complex creat ntr-un fiier Excel i v
ntrebai cum putei prezenta mai bine informaia din ea. Tabelele cu foarte multe linii
i coloane n care ai nregistrat date importante pentru dumneavoastr sunt greu de
urmrit. Cu ajutorul graficelor, coninutul bazei de date capt form. Putei vizualiza
i urmri mult mai uor evoluia i tendina datelor dac sunt reprezentate prin
intermediul diagramelor sau al formelor desenate.
Exemplu
S.P. lucreaz n departamentul financiar al unei societi de consultan fiscal. El
trebuie s analizeze evoluia veniturilor generate de fiecare client n parte n anul 2010 i
s aduc la cunotina conducerii situaia de fapt. Societatea de consultan are ncheiate
doar contracte pe baz de rate orare, astfel c n fiecare lun factureaz clienilor timpul
consumat de ctre consultani pentru rezolvarea problemelor clienilor. Informaiile care
stau la baza analizei fcut de S.P. sunt sumarizate n tabelul de mai jos:

Figura 1- Datele care stau la baza analizei
De cele mai multe ori, citirea informaiilor financiare se poate face mai uor dac sunt
introduse ntr-un grafic. Crearea unui grafic n Excel se face uor i rapid, astfel:
www.rs.ro

4 | EXCEL FR SECRETE- Grafice i diagrame


n meniul Insert, tab-ul Charts, avei la dispoziie tipurile de grafice pe care le putei
crea.

Figura 2- Tipurile de grafice ce pot fi selectate din tabul Charts
Citirea unui grafic trebuie s se realizeze uor. Din acest motiv, este necesar existena
anumitor elemente n structura graficului:
Titlul graficului
Axele X (orizontal) i Y (vertical)
Etichetele axei X i valorile axei Y
Denumirile axelor X i Y
Legenda ataat graficului
Suprafaa de plotare, adic zona de reprezentare grafic propriu-zis.

S.P. decide asupra prezentrii sub form grafic a datelor incluse n tabelul creat.
Succesiunea pailor este urmtoarea:
Pasul 1- Structurai baza de date ce va reprezenta sursa informaiilor pentru graficul
dumneavoastr.
Pasul 2- Selectai datele pe care le vei include n grafic. Este necesar ca datele selectate s
aib continuitate n plaja de celule. Dac selectai o singur celul, Excel va extinde
selecia incluznd n grafic toate celulele coninnd date care sunt adiacente celulei
selectate de dumneavoastr.
Pasul 3 a- Din meniul Insert tab-ul Charts alegei tipul de grafic dorit care se potrivete cel
mai bine datelor pe care le avei de reprezentat. Graficul va fi inserat n foaia de
lucru activ.
S.P. a ales pentru reprezentarea grafic a datelor din tabelul creat un grafic de tip
Line.
Pasul 3 b- Se ntmpl s utilizai acelai tip de grafic n mod frecvent. n aceast situaie, l
putei seta ca implicit n caseta de dialog Change Chart Type: selectai tipul de
grafic dorit i apsai butonul Set as Default Chart.
www.rs.ro

5 | EXCEL FR SECRETE- Grafice i diagrame



Sugestii:
Tipul de grafic setat ca implicit se insereaz n foaia de lucru prin apsarea simultan
a tastelor Alt + F1. Inserarea acestuia ntr-o foaie de lucru nou denumit Chart Sheet
se face prin apsarea tastei F11.
Putei modifica att tipul de grafic ales ca implicit prin setarea unui alt tip de grafic n
caseta de dialog Change Chart Type, ct i graficul implicit inserat n foaia de lucru.

Figura 3- Caseta de dialog Change Chart Type
Accesai caseta de dialog Change Chart Type astfel:
- clic dreapta pe grafic i din meniul rapid care se deschide selectai Change Chart
Type;

Figura 4- Meniul rapid din care se poate alege opiunea Change Chart Type

- alegei din lista derulant ataat oricruia intre butoanele din meniul Insert tab-ul
Charts opiunea All Chart Types...;
- apsai butonul Change Chart Type din meniul Design tab-ul Types.
www.rs.ro

6 | EXCEL FR SECRETE- Grafice i diagrame


Dup executarea comenzii de inserare a graficului, devin active meniurile Design,
Layout i Format care v sunt utile n personalizarea graficului.
Pasul 4- Aranjarea datelor n grafic o facei n caseta de dialog Select Data Source, dac
acestea nu au fost deja dispuse de Excel n modul dorit de dumneavoastr n
momentul inserrii graficului n foaia de lucru.


Figura 5- Caseta de dialog Select Data Source
Caseta de dialog se deschide:
- fie prin apsarea butonului Select Data din tab-ul Data al meniului Design.

Figura 6- Butonul Select Data

- fie prin alegerea opiunii Select Data... din meniul rapid care se deschide atunci
cnd facei clic dreapta pe grafic.
Introducei n cmpul Chart data range celulele din foaia de lucru pe care dorii s le
reprezentai grafic.
n fereastra Legend Entries (Series) introducei denumirea datelor care vor fi reprezentate n
grafic pe axa vertical (Y) i care vor aprea n legend. Avei posibilitatea de a aduga serii
de date (apsnd butonul Add), de a le edita (butonul Edit) sau de a le terge (butonul
Remove).
www.rs.ro

7 | EXCEL FR SECRETE- Grafice i diagrame


n fereastra Horizontal (Category) Axis Labels se gsesc etichetele pentru axa orizontal
(X).
Butonul Switch Row/Column, situat deasupra celor dou ferestre, are rolul de a inversa
nregistrrile care apar n acestea. Aceeai aciune este ataat i butonului Switch
Row/Column din tab-ul Data al meniului Design.


Figura 7- Butonul Switch Row Column

Avei posibilitatea de a decide dac liniile i coloanele ascunse vor fi incluse n grafic bifnd
cmpul Show data n hidden rows and columns din caseta de dialog care se deschide la
apsarea butonului Hidden and Empty Cells. Astfel, bifnd acest cmp, liniile i coloanele
ascunse sunt incluse n grafic. Nebifarea cmpului implic neincluderea n grafic a liniilor i
coloanelor ascunse.


Figura 8- Butonul Switch Row Column
Atenie n situaia n care optai pentru neincluderea n grafic a liniilor i coloanelor
ascunse!
Dac acestea sunt incluse n calculul altor linii i coloane care sunt reprezentate grafic,
ascunderea lor nu implic i eliminarea din calculul altor linii.
Exemplu: Dac S.P. decide s nu reprezinte grafic clientul 3 i ascunde linia 6,
veniturile acestuia vor fi totui incluse n media trimestrial (linia 8). Dac S.P. nu elimin
acest client i din calculul mediei veniturilor trimestriale, informaiile prezentate n grafic nu
vor fi relevante.
www.rs.ro

8 | EXCEL FR SECRETE- Grafice i diagrame


Tot n caseta de dialog Hidden and Empty Cell Settings avei posibilitatea de a seta modul
n care vor fi reprezentate grafic celulele goale (nu cele n care este trecut valoarea zero!)
aflate n cadrul seriilor:
- Gaps celulele goale nu sunt reprezentate grafic, iar lipsa lor este marcat. Acest
tip de reprezentare este valabil pentru graficele de tip Column, Line, Pie, Bar,
Scatter.

Figura 9- Reprezentarea grafic cu excluderea celulelor goale

- Zero celulele goale sunt reprezentate ca avnd valoarea zero (adic marcate pe
axa orizontal). Acest tip de reprezentare este valabil pentru graficele de tip
Column, Line, Pie, Bar, Area, Scatter.

Figura 10- Reprezentarea grafic cu celulelor goale avnd valoarea 0

- Connect data points with line celulele goale sunt ignorate (ca i cum nu ar
exista). Aceast opiune este valabil doar pentru graficele de tip Line i Scatter.
www.rs.ro

9 | EXCEL FR SECRETE- Grafice i diagrame



Figura 11- Reprezentarea grafic ignornd celulele goale


Dup stabilirea modului de reprezentare a datelor pe orizontal i vertical, n caseta de
dialog Select Data Source, apsai butonul OK i n foaia de lucru vei vizualiza graficul
astfel creat.
Dac dup generarea graficului modificai datele din celulele surs, modificrile se vor opera
imediat i automat n graficul dumneavoastr.
Pasul 5- Punei un titlu graficului creat n situaia n care nu ai ales un template care conine
deja titlu. Apsai butonul Chart Title din meniul Layout tab-ul Labels i
introducei de la tastatur titlul graficului n caseta Chart Title inserat automat n
aria graficului.
S.P. a decis ca graficul creat s aib titlul Evolutie vanzari clienti 2010.
Pasul 6- Denumii graficul creat: selectai graficul i tastai numele pe care dorii s l
atribuii n cmpul ataat butonului Chart Name din tab-ul Properties al meniului
Layout.
Pasul 7- Denumii axele graficului apsnd butonul Axis Titles pe care l gsii n tab-ul
Labels din meniul Layout.

Figura 12- Butonul Axis Titles

S.P. a denumit axa orizontal Perioada de referinta, iar axa vertical Venituri
(euro).
Pasul 8- Dac dorii afiarea pe grafic a etichetelor seriilor de date apsai butonul Data
Labels din tab-ul Labels din meniul Layout.
www.rs.ro

10 | EXCEL FR SECRETE- Grafice i diagrame



Figura 13- Butonul Data Labels
S.P. a optat pentru afiarea pe grafic a etichetelor seriilor de date pentru o citire ct
mai uoar a acestora.
Pasul 9- Dac sub reprezentarea grafic dorii s prezentai i tabelul de date ce reprezint
sursa pentru grafic, l putei insera prin apsarea butonului Data Table din tab-ul
Labels al meniului Layout.

Figura 14- Butonul Data Table
S.P. a decis s nu insereze datele surs, deoarece a optat pentru afiarea pe grafic a
etichetelor seriilor de date.
Graficul creat de S.P. este urmtorul:


Figura 15- Reprezentarea grafic a evoluiei vnzrilor

www.rs.ro

11 | EXCEL FR SECRETE- Grafice i diagrame


3. Mutarea i copierea graficelor
Dac dup crearea graficului dorii s i schimbai locul, parcurgei urmtorii pai:
1- pentru mutarea graficului n aceeai foaie de lucru, selectai graficul fcnd clic pe
chenarul care delimiteaz graficul n foaia de lucru i, innd apsat butonul stng al
mouse-ului, tragei graficul n locul n care dorii s apar;
2- pentru mutarea sau copierea graficului ntr-o alt foaie de lucru din acelai fiier sau
dintr-un alt fiier: selectai graficul i din meniul rapid care se deschide alegei
opiunea Cut (pentru mutare) sau Copy (pentru copiere), selectai foaia de lucru n
care dorii s l copiai i apsai butonul Paste. Graficul va citi datele surs din foaia
n care a fost creat;
3- pentru mutarea graficului ntr-o alt foaie de lucru din acelai fiier, apsai butonul
Move Chart din tab-ul Location al meniului Design.

Figura 16- Butonul Move Chart
Se va deschide urmtoarea caset de dialog:


Figura 17- Caseta de dialog Move Chart

Avei posibilitatea de a genera o nou foaie de lucru (Chart1) n fiierul Excel n care lucrai
n care graficul s fie mutat bifnd opiunea New sheet din caseta de dialog Move Chart sau
de a muta graficul ntr-o foaie de lucru existent n fiierul n care lucrai pe care o alegei din
lista derulant ataat opiunii Object n dup bifarea acesteia.