04

La comunicacin
escrita
1. Normas de comunicacin
y expresin escrita.
2. Cartas comerciales.
3. Tipos de cartas.
4. Archivo de las comunicaciones.
4. La comunicacin escrita
tiene una peticin de mi hermana.... ejemplo: Cuntos aos tienes!.
0
4
4
7
".# Normas de comunicacin y expresin escrita
4.1 Normas de comunicacin y expresin escrita
$na %ran parte de las comunicaciones &ue reali'a la
empresa( tanto las exteriores como las interiores( se
hace a trav)s de documentos escritos. *ay distintos
modelos de documentos( pero a&u+ dedicaremos espe,
cial atencin a la carta comercial( las cartas circula-
res( las comunicaciones -reves y los documentos
&ue intercam-ian los particulares y los or%anismos
p.-li, cos: la instancia( el oficio y el certificado.
El documento escrito debe ser claro sencillo
ameno y bien estructurado.
/sta premisa la hemos de tener siempre en cuenta.
0eamos cules son las t)cnicas y normas para lo,
%rarlo.
! L os si"nos de pu n tuacin
1os si%nos de puntuacin son elementos de la comu,
nicacin escrita &ue sirven para poner los l+mites
entre las di2erentes ideas y para indicar las pausas y
los cam, -ios en el ritmo y la entonacin de la
lectura.
La c oma #$
3 4arca las pausas para ha-lar.
3 5epara las pala-ras en una serie o en una
sucesin de 2rases.
6or ejemplo: Tenemos una %ama amplia de
colo, res en nuestros coches: -lancos( ne%ros(
%rises( rojos( a'ules( verdes( etc..
3 /n los saludos( separa el destinatario de la 2rase.
6or ejemplo: Ami%os m+os( a%rade'co vuestra
pre, sencia7.
%unto y se"uido #.$
3 Tiene la 2uncin de separar di2erentes 2rases u
ora, ciones contenidas dentro de un prra2o.
6or ejemplo: 8uan me trajo el so-re. 1a carta con,
4. La comunicacin escrita
&i". 4.4 Modelo moderno &i". 4.' Distribucin de la pgina en un documento
0
4
4
(
3 5e pone punto
despu)s de una
a-reviatura sin
&ue ello impli&ue
&ue la si%uiente
pala-ra se inicie
con una letra
may.scula.
6or ejemplo:
5r.( 5ra.( 9lmo.(
etc.( tel.( 5A(
p%.
% u n to y apa r te #.$

3 9ndica el 2inal de un prra2o.
3 5irve para
terminar un tema
o idea y
comen'ar otro.
)os puntos #*$
3 6ermiten hacer
una pausa antes
de enumerar( con,
cluir o resumir.
3 5e utili'an en los
enca-e'amientos
de los docu,
mentos( despu)s
de la 2rmula de
cortes+a.
3 /n los
documentos
o2iciales( se
utili'an para
intro, ducir una
declaracin.
6or ejemplo:
/:6;N<;:
=ue en los
d+as7.
L os pu n tos
suspensi + os #...$

1os puntos suspensivos
consisten en tres
puntos se%ui, dos sin
espacios entre s+.
3 5e utili'an cuando se interrumpe un discurso y
se da por entendido lo &ue si%ue.
3 5e utili'an para no mencionar una pala-ra
malso, nante o para sorprender al lector con al%o
inesperado.
3 5irven para indicar &ue el texto contin.a.
El pa r , n tesis #- .$
5e utili'a para interrumpir una 2rase e introducir una
aclaracin o para aadir in2ormacin
complementaria.
/nterro"antes #01$
5irven para iniciar y terminar 2rases interro%ativas.
6or
".# Normas de comunicacin y expresin escrita
Exclamaciones #2 3$
5irven para iniciar y terminar una 2rase o pala-ra
excla, mativa o admirativa.
6or ejemplo: Aun&ue haya sem2oros( >cuidado? A
veces al%uien se los salta.
4 L o s p5r r a f o s
Toda in2ormacin se estructura en un escrito mediante
los p5rrafos( &ue contienen ideas expresadas
mediante di2erentes 2rases entrela'adas entre s+.
/mpie'an con letra may.scula y terminan en punto y
aparte. 1a sucesin de prra2os nos lleva a la
2ormacin de una p%ina escrita. <racias a los
prra2os la lectura resulta ms 2cil. 5e recomienda
&ue conten%an menos de cien pala-ras.
/n lo re2erente al interlineado( se utili'an el sencillo
y el de #(@.
1as 2ormas de los prra2os son las &ue permiten los
pro, cesadores modernos: alineados a la i'&uierda
ABi%. ".#C y justi2icados por am-os lados ABi%. ".DC.
/l modelo clsico de texto es con san%r+a Aun
espacio de entrada en -lancoC en la primera l+nea
ABi%. ".EC.
/l modelo moderno no tiene san%r+a y entre prra2o
y prra2o hay una l+nea en -lanco ABi%. "."C.
6 Las p5"inas
/l tamao de las hojas de papel &ue ms se utili'a es
el F9N A"( de D#G x DHI mm.
/n %eneral( se usa papel -lanco( -rillante y( como
m+nimo( de JG %r. Actualmente se utili'a tam-i)n
papel reciclado( lo cual da a la empresa una ima%en
positiva de respeto hacia el medio am-iente.
1os mr%enes i'&uierdo y superior de-en de ser de "
cm o ms. 1os mr%enes derecho e in2erior de-en ser
de E cm o ms. 5i un documento contiene ms de
una p%ina( el mar%en superior de la primera es ms
%rande &ue las dems para poder introducir los datos
de identi2icacin y el t+tulo.
$n documento contiene tres partes: el
enca-e'amiento( el texto y el pie( &ue se distri-uyen
en una p%ina de la manera &ue se muestra en la
Bi%ura ".@.
A pesar de la lluvia( *onorio no &uiso posponer la excursin
al 2aro &ue ha-+a estado esperando durante tanto tiempo.
1o &ue *onorio no sa-+a era lo &ue i-a a encontrar en a&uel 2aro.
&i". 4.1 Alineado a la izquierda
margen
ENCABEZAMIENTO
A pesar de la lluvia( *onorio no &uiso posponer la excursin al
2aro &ue ha-+a estado esperando durante tanto tiempo.
1o &ue *onorio no sa-+a era lo &ue i-a a encontrar en a&uel 2aro.
&i". 4.2 Justificado por ambos lados
A pesar de la lluvia( *onorio no &uiso posponer la excur,
sin al 2aro &ue ha-+a estado esperando durante tanto tiempo.
1o &ue *onorio no sa-+a era lo &ue i-a a encontrar en
a&uel 2aro.
margen
TEXTO
margen
&i". 4.3 Modelo clsico
A pesar de la lluvia( *onorio no &uiso posponer la excursin al
2aro &ue ha-+a estado esperando durante tanto tiempo. 1o
&ue
*onorio no sa-+a era lo &ue i-a a encontrar en a&uel 2aro.
PIE
margen
4. La comunicacin escrita
".D 1as cartas comerciales
3 =u) &ueremos conse%uir con ella! tura.
0
4
4
7
!cti+idades
1 Cundo utili'amos la coma en un escrito!
2 Cul es la 2uncin del punto y se%uido( y del
punto y aparte!
3 =u) es un prra2o! =u) es una san%r+a!
4 Cules son las partes de un documento!
' 6on los si%nos de puntuacin &ue correspondan en
la si%uiente 2rase:
/n nuestro viaje por Am)rica visitamos los si%uientes
pa+ses Canad 4)jico 0ene'uela Colom-ia 6er. Krasil y
Ar%entina el viaje tuvo una duracin de treinta d+as
solamente pudimos conocer las capitales de dichos pa+,
ses en donde visitamos museos par&ues pla'as y los
-arrios histricos al re%resar a /spaa nos dimos cuenta
de lo mucho &ue ha-+amos aprendido y las %randes
di2e, rencias culturales entre los pue-los podemos
concluir &ue nuestra experiencia 2ue 2ruct+2era y
enri&uecedora &u) pa+s nos %ust ms no podemos
responder a esa pre%unta por&ue cada uno de ellos
tenia una -elle'a especial
4.2 Las cartas comerciales
6ara comunicarse con los clientes( los proveedores y
el p.-lico en %eneral( la empresa utili'a la carta
comer, cial.
/n muchas ocasiones la carta es el primer contacto
&ue se esta-lece con la empresaL de ah+ &ue se de-a
cuidar mucho su 2orma y estilo.
5i &ueremos &ue la carta sea e2ectiva y &ue d) una
-uena ima%en de nuestra empresa( antes de
escri-irla hemos de decidir so-re el es&uema(
2ormato( diseo y estilo.
! 6 o n t enido de la c a r ta
Antes de empe'ar a escri-ir( de-emos re2lexionar -ien
so-re lo &ue &ueremos decir al lector.
Fe-emos tener claros los objetivos( los hechos( la
per- sona a la &ue nos diri%imos y el estilo de
redaccin.
8b9eti+os
1os o-jetivos responden a las pre%untas si%uientes:
3 6or &u) escri-imos la carta!
Antes de empe'ar a escri-ir( de-emos responder
esas pre%untas( anotar las respuestas y tenerlas en
cuenta en la redaccin.
Co-rar( pedir in2ormacin o hacer un pedido son
ejem, plos de o-jetivos a cumplir.
:ec;os
1os hechos responden a las si%uientes pre%untas:
3 Cules son los asuntos a los &ue nos re2erimos
en la carta!
3 Cules son las circunstancias &ue nos llevan a
escri-irla!
Al%unos ejemplos son incumplimiento de pa%o de una
2actura( lan'amiento y promocin de un nuevo pro,
ducto( 2alta de existencias en el almac)n( necesidad
de a-rir nuevos mercados por&ue el volumen de
ventas est esta-le desde hace al%.n tiempo( etc.
Tam-i)n de-emos pre%untarnos los moti+os &ue han
producido los hechos. 6or ejemplo( si no hemos
co-rado una 2actura los motivos pueden ser:
3 Nuestro cliente es un moroso.
3 Nuestro cliente se ha olvidado de pa%ar la 2ac,
3 Nuestro cliente est dis%ustado con nosotros.
3 Nuestra 2actura no ha lle%ado al cliente y la est
esperando( etc)tera.
5i pensamos en los posi-les motivos( en2ocaremos
mejor nuestra redaccin.
%ersona a la <ue se diri"e
Fe-emos tener en cuenta a la persona &ue reci-ir
nuestra carta. *emos de pre%untarnos:
3 =ui)n la reci-ir!
3 =u) espera &ue le di%amos en
ella!
5i deseamos una respuesta( hemos de pensar en los
ar%umentos para &ue nos conteste. 6or ejemplo( si
nuestro o-jetivo es vender ms( de-emos pensar en
cmo vamos a redactar la carta para lo%rarlo.
Estilo de redaccin
Fe-emos plantearnos la si%uiente pre%unta:
=u) estilo pre2erir( colo&uial o 2ormal! 1a
respuesta depender de la relacin &ue ten%amos
con nuestro lector.
Al%unos consejos a tener en cuenta son los
si%uientes:
3 /mplear siempre un tono cordial y respetuoso(
nunca a%resivo( cr+tico( sarcstico o irnico.
3 /vitar el ar%ot personal( la jer%a 2amiliar y las
expresiones locales.
3 5er
ama-les.
3 6ersonali'ar la carta. 5i responde a un escrito(
de-emos decir &ue lo hemos reci-ido y
re2erirnos a )l -revemente.
3 /mplear 2rases de cortes+a( principalmente en el
saludo y la despedida.
/scri-imos una carta para comunicarnos con el lectorL
por ello de-e ser concisa y clara. 1o primero exi%e
&ue seamos ahorrativos con las pala-ras y las
2rases( no de-emos poner ms &ue las necesarias.
1o se%undo exi%e &ue no utilicemos un len%uaje 2lo,
ridoL si nos diri%imos a personas in2ormadas(
utili'are, mos un len%uaje comercial.
*acer un -orrador nos
ayudar a ir
recti2icando hasta
4 * )ise=o de la carta
Toda carta tiene una estructura determinada. Aun&ue muchas empresas disean sus
propios modelos( tam, -i)n existen los &ue proponen los distintos autores.
No o-stante( se o-serva una tendencia a la simpli2i, cacin( posi-lemente a
causa de las nuevas tecnolo, %+as( como el correo electrnico. 1a estructura de la
carta es la si%uiente: mem-rete( destinatario( saludo( cuerpo de texto( cierre(
2irma( nom-re y car%o( lu%ar y 2echa( y anexo.
El membrete
/l mem-rete( en la parte superior i'&uierda( incorpora el lo%otipo( el nom-re( la
direccin( el cdi%o postal( el tel)2ono( el 2ax( la p%ina Me- y el correo electr,
nico de la empresa.
El destinatario
Contiene los datos de la persona o empresa &ue reci, -ir nuestra carta: nom-re(
car%o( direccin y cdi%o postal.
/n las cartas &ue se env+an en so-res sin ventanilla se coloca de-ajo del
mem-rete y alineado a la i'&uierda. /n caso contrario( de-e coincidir con la
ventanilla.
El saludo
/l saludo se coloca dos o tres l+neas por de-ajo del receptor( alineado a la
i'&uierda.
/l tipo de saludo estar en consonancia con la relacin &ue ten%amos con el
destinatario. /s aconseja-le emplear un tono neutro o 2ormal en los casos en &ue
la carta responda a una situacin con2lictiva o ne%ativa.
Fistin%uidoNa 5eorN5eora o cliente
5eor( 5eora o 5eores /stimado 5eor o 5eora =uerido
ami%o o =uerida ami%a Apreciado socio
Apreciado cliente
utili'ada se pone una coma. lu%ar y 2echa( la pala-ra Anexo. 0er 2i%uras ".O y ".I.
0
'
0
1
El cuerpo del texto
/l cuerpo del texto se coloca una l+nea por de-ajo
del saludo.
/l texto de-e ser -reve( claro( concreto( 2cil de leer
y sin redundancias. /s recomenda-le &ue haya
pocos prra2os( y &ue sean cortos. *ay &ue ir
directamente al asunto para lo%rar la atencin del
lector. 6ara hacerla ms atractiva se recomienda
separar los prra2os con una l+nea en -lanco.
Al%unas 2rases para iniciar una carta son:
Bue un placer reci-ir su carta del7
Nos diri%imos a usted mediante esta7.
Nos diri%imos a usted con el 2in de
comunicarle7 Nos ponemos en contacto con
usted con el 2in de in2ormarle7
Como acordamos con usted en la conversacin
tele2nica del d+a7.
Binali'adas las vacaciones de verano( volvemos a
contactar con usted para7
1es comunicamos &ue7
1es enviamos los catlo%os solicitados7
5e%.n consta en nuestra conta-ilidad7
Nos complace comunicarle &ue7
/s un placer comunicarles &ue7
A%radecer) &ue se sirvan suministrarnos con la
mayor -revedad posi-le7
1amentamos comunicarles &ue7
5inti)ndolo mucho( a.n no tenemos preparado
el7
Nos vemos o-li%ados a recha'ar su o2erta7
1amentamos pro2undamente tener &ue in2ormar,
les &ue7
Aca-amos de reci-ir su carta con
2echa7 Acusamos reci-o de su7
Pe2erente a su carta de 2echa7
1es o2recemos nuestros servicios de7
4uchas %racias por su pedido7
El cierre o despedida
/l cierre o despedida se sit.a por de-ajo del texto y
ali, neado a la i'&uierda. /n %eneral( despu)s de la
2rmula
/xisten di2erentes 2ormas de despedidaL por
ejemplo:
Atentamente(
1e saludo atentamente(
Cordialmente(
4uy cordialmente(
Peci-a un cordial saludo(
Aprovechamos la ocasin para saludarle atenta,
mente(
Pespetuosamente(
5e despide de usted atentamente(
Peci-a nuestro atento saludo(
/sperando sus prontas noticias( le saludamos
aten, tamente(
Po%ndole &ue nos disculpe por las molestias
oca, sionadas( le saludamos atentamente(
& irma nomb r e y ca r " o
1a 2irma se coloca alineada a la i'&uierda seis l+neas
en -lanco o ms por de-ajo de la despedida. Como
la mayor+a son ile%i-les( de-ajo se pone el nom-re y(
en la l+nea si%uiente( el car%o.
*ay ocasiones en las &ue por ausencia en el
momento de 2irmar de la persona &ue escri-e la
carta lo ha de hacer otra &ue est autori'ada( en
dicho caso al lado de su 2irma ha de poner las
iniciales po Apor ordenC o -ien pp Apor poderC.
L u"ar y fec;a
/l lu%ar y la 2echa se colocan o -ien en el enca-e'a,
miento( dos o tres l+neas por de-ajo del mem-rete y
alineados a la derecha( o -ien en el pie( dos o tres
l+neas por de-ajo del car%o y alineados a la
i'&uierda. /n /spaa( la re2erencia del lu%ar y la
2echa se hace de la si%uiente manera: nom-re de la
po-lacin se%uido de una coma( el d+a en ci2ras( el
mes en letras y el ao en ci2ras sin punto y
precedido de la preposicin de. 6or ejemplo:
5antander( #G de 2e-rero de DGG@.
!nexos
/n ocasiones se adjunta otro documento a la carta
utili'ada se pone una coma. lu%ar y 2echa( la pala-ra Anexo. 0er 2i%uras ".O y ".I.
0
'
0
1
como por ejemplo un
pedido o una lista de
precios. /n ese caso
se acostum-ra a poner
en el pie( de-ajo del
/n muchas empresas( so-retodo las %randes &ue
tienen mucho movimiento de documentacin( aaden
al%unos datos de re%istro en sus cartas( )stos son:
3 6ersona &ue orden hacer la carta y la &ue la
escri-i.
3 Pe2erencia del destinatario y re2erencia del
remitente.
3 N.mero del re%istro.
3 Asunto.
MEMBRETE
MEMBRETE
DESTINATARIO
SALUDO
SALUDO
DESTINATARIO
LUGAR Y FECHA
CUERPO DE TEXTO
CUERPO DE TEXTO
CIERRE
FIRMA
NOMBRE
CARGO
LUGAR Y FECHA
CIERRE
FIRMA
NOMBRE
CARGO
ANEXO ANEXO
&i". 4.> !structura de una carta
comercial
&i". 4.7 !structura de una carta comercial clsica
!cti+idades
> 6ara empe'ar a escri-ir una carta hemos de
re2le, xionar y tener claros cuatro aspectos:
Cules son!
7 A &u) pre%untas responden los o-jetivos de una
carta! Q los hechos!
( 5i un ami%o te pide consejo acerca del estilo para
escri-ir una carta comercial( &u) le dir+as!
/scri-e cuatro consejos.
7 /n &u) estilo escri-ir+as una carta a...
aC ...un hermano!
bC ...un cliente con &uien tenemos una relacin de
veinte aos y le tenemos &ue pedir &ue pa%ue una
deuda de dos meses!
cC ...un cliente a &uien nunca hemos visto y &ueremos visitar!
dC ...un ami%o!
eC ...el je2e de compras de una empresa para invitarle a la
inau%uracin de nuestras o2icinas!
10 5upon%amos &ue &ueremos escri-ir una carta &ue res, ponde
al hecho de &ue 2altan existencias en el almac)n.
=u) motivos pueden ser los causantes de este hecho!
11 Te han encar%ado el diseo de tres mem-retes
para tres casas di2erentes: una se dedica a la
comerciali, 'acin de mue-les del ho%ar( otra a
la venta de pe&ueos electrodom)sticos y la .ltima
es una tienda de ju%uetes. Fis)alos.
0
'
4
2
4. La comunicacin escrita
".E Tipos de cartas
!cti+idades
12 /n &u) tono escri-ir+as una carta con2lictiva!
13 Cules son los saludos ms 2recuentes &ue
conoces!
14 6on cuatro ejemplos de despedidas de cartas.
1' Con &u) 2rase iniciar+as una carta para...
aC ...saludar a un cliente despu)s de re%resar de las
vaca, ciones!
bC ... adjuntar catlo%os!
cC ...dar una -uena noticia!
dC ...pedir &ue nos suministren rpido un pedido!
eC ...pedir &ue nos pa%uen una deuda!
4.3 ?ipos de cartas
! 6 a r tas ci r cula r es
Las cartas circulares son cartas comerciales
i"uales diri"idas a particulares empresas o ins-
tituciones.
1os pro%ramas de tratamiento de texto 2acilitan la
con, 2eccin de circulares. 4ediante -ases de datos se
inclu, yen el nom-re y la direccin del destinatario(
en un modelo de correspondencia i%ual para todos.
6or lo %eneral( reci-ir una circular causa muy -uena
impre, sin.
Fe-emos cuidar la redaccin de este tipo de cartas(
de manera &ue el lector ten%a la impresin de &ue se
ha escrito exclusivamente para )lL de lo contrario no
la leer y lo ms pro-a-le es &ue la rompa y la tire a
la papelera.
<eneralmente se emplean para in2ormar del cam-io
de domicilio( tel)2ono o correo electrnico( de nuevos
pre, cios( de cam-io de dueo( del lan'amiento de
nuevos productos in2ormando so-re sus
caracter+sticas y ven, tajas( etc)tera.
SEGUROS DEL SOL
Antonio
5ure'
CN Kou( EOD
GJGEI
Karcelona
/stimado 5eor 5ure'(
1e damos la /N*;PAK$/NA.
5lo por ser cliente de 5e%uros del 5ol tiene a su disposicin unas muy
inte, resantes condiciones en nuestra nueva o2erta de 61AN F/
8$K91AC9RN.
6odr contratar nuestro plan de ju-ilacin sin necesidad de presentar
docu, mentacin al%una( y su dinero siempre estar a su disposicin.
5i desea ms in2ormacin so-re nuestras condiciones( llame a nuestra
;2i, cina Tele2nica al HHH JJJ III( con)ctese a MM M .se%u ros d elsol.com o
ac)r, &uese a su o2icina ha-itual.
/stamos se%uros de &ue le va a
interesar. Peci-a un cordial saludo(
Pa.l Pe&uena
5u-director <eneral
Firector Fivisin de 6lanes de 8u-ilacin
1as circulares tienen la misma 2orma( estructura y
estilo de redaccin &ue una carta comercialL por
tanto( hemos de aplicar las mismas normas &ue
hemos comen, tado anteriormente.
5ep
tiem
-re
4. La comunicacin escrita
".E Tipos de cartas
de DGG@
)ocumento 4.1 Modelo de carta circular
0
'
4
3
4. La comunicacin escrita
".E Tipos de cartas
6
4 6 o municaciones b r e + es
Las comunicaciones son documentos de uso
interno en la empresa especialmente entre
los diferentes departamentos.
<eneralmente se utili'an para dar rdenes( para
in2or, mar so-re al%.n cam-io interno( para solicitar
in2or, macin espec+2ica o al%o &ue pueda a2ectar a
la mar, cha normal de la empresa.
1as comunicaciones de-en ser -reves( claras y
precisas para &ue no haya e&u+vocos y se
comprendan inme, diatamente. /l tono de-e ser
neutro y respetuoso.
5olamente se incluye un tema por comunicacin para
&ue no haya con2usiones.
F/: Posa 4art+
6APA: /mpleados de Fel2+n 5.A.
/N09AF;: #" de junio de DGGO
A5$NT;: Kajas por en2ermedad y certi2icados
m)dicos
P/B.: E"IJ
Todos los empleados de-ern aportar una justi2icacin m)dica cuando
se ausenten por asistencia a consultorio m)dico. 1a persona &ue prevea
&ue( por en2ermedad( no va a poder acudir a su puesto de tra-ajo de-er
tele2o, near antes de las #G de la maana del primer d+a de ausencia y
ha-lar direc, tamente con el Fepartamento de Pecursos *umanos.
5er necesaria justi2icacin m)dica por ausencias de uno o dos d+as.
6ara -ajas con duracin superior a tres d+as de-er aportarse el
correspondiente parte de -aja y alta. /n los casos de -aja por
en2ermedad de-er comuni, carse el mismo d+a de la -aja al
Fepartamento de Pecursos *umanos.
1os partes de alta por en2ermedad de-ern ser entre%ados en el Feparta,
mento de Pecursos *umanos el mismo d+a de su incorporacin.
#D de mar'o de DGG@
P/C9K9F;NC;NB;P4/:
/n cuanto a la 2orma se eliminan todas las 2rmulas
de saludo y despedida.
/n la comunicacin de-e 2i%urar una re2erencia para
archivarlo( el emisor( el destinatario( la 2echa( el
asunto( el contenido( el anexo y la con2irmacin de
ha-erlo reci-ido.
/l %ran boom del correo electrnico( la instalacin de
modernas redes locales dentro de la empresa y la
2aci, lidad de archivar los mensajes electrnicos
hace &ue los directivos y empleados pre2ieran el
correo electr, nico a las comunicaciones internasL
de ah+ &ue est)n siendo reempla'adas.
La instancia el oficio y el
c e r tificado
/n las relaciones &ue tienen las empresas y los parti,
culares con la Administracin y viceversa se
producen una serie de comunicaciones escritas.
/n %ran parte de estas comunicaciones hemos de
hacer re2erencia a textos le%ales de +ndole jur+dica(
pero esto no &uiere decir &ue nuestros escritos
ten%an &ue ser redactados con un len%uaje
excesivamente 2ormal o lleno de tecnicismosL todo
lo contrario: tienen &ue ser claros y precisos.
6ara 2acilitar la redaccin( las administraciones pro,
porcionan a los particulares modelos
preesta-lecidos &ue cumplen con los re&uisitos
le%ales y democrticos.
La instancia
La instancia es un escrito <ue se diri"e a la
!dministracin p@blica mediante el cual se soli-
cita al"o contemplado dentro de la
normati+a le"al +i"ente.
5e suele llamar tam-i)n solicitud. /s recomenda-le
escri-irla en papel tamao 2olio A".
1a estructura es la si%uiente:
0
'4 4
)ocumento 4.2 Modelo de comunicacin
4. La comunicacin escrita
".E Tipos de cartas
3
)
a
t
o
s
p
e
r
s
o
n
a
l
e
s
d
e
l
s
o
li
c
i
t
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n
t
e
:
n
o
m
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r
e
y
a
p
e
,
l
l
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d
o
s
(
N
9
B
(
d
o
m
i
c
i
lio( tel)2ono y( si el caso lo
re&uiere( 2echa de nacimiento.
4. La comunicacin escrita
".E Tipos de cartas
)ocumento 4.' Modelo de certificado
0
'
4
>
3 Exposicin de ;ec;os y moti+os de la peticin.
Fe-e ponerse despu)s de la 2rmula /:6;N<; o
/:6;N/( se%uidamente aadimos la part+cula
que y el motivo de la solicitud.
3 Aolicitud. Tras la 2rmula 69F;N/ o 5;19C9T;NA
ponemos la solicitud de 2orma clara y precedida
de la part+cula que.
3 Belacin de documentos &ue se acompaan.
3 Lu"ar( fec;a y firma.
3 )estinatario. Rr%ano o car%o del responsa-le.
El oficio
El oficio es un documento <ue utiliCan los
or"a- nismos y corporaciones oficiales para
comuni- carse entre ellos y con los
particulares.
5e utili'a para noti2icar hechos( hacer peticiones o
adjuntar documentos e in2ormes.
5u redaccin de-e ser clara( -reve y ordenada. /l
ta, mao del papel utili'ado es el F9N A".
5u estructura es la si%uiente:
3 Dembrete. Fe-e incluir la mayor cantidad de
datos posi-le.
3 Beferencia o asunto. /s el tema de &ue trata.
1a re2erencia sirve para re%istrar el documento y
pos, teriormente -uscarlo en el archivo.
3 )ireccin. /n caso de &ue se utilice un so-re
con ventanilla.
3 6uerpo del escrito.
3 &irma( nombre y apellidos( y car"o.
3 Localidad y fec;a.
El certificado
El certificado es un documento expedido por las
autoridades y por los particulares en el cual se
da constancia o fe de la existencia de un
;ec;o o situacin determinada.
5u estructura es la si%uiente:
3 EncabeCamiento. Fonde consta el nom-re y el
4. La comunicacin escrita
".E Tipos de cartas
car%o de la persona &ue lo expide. para el certi2icado.
0
'
4
'
Ministerio de Educacin y Ciencia
Fepartamento de convalidaciones
<arc+a 5nche'( Antonio
IO@"ED# A
Calle 6e'( O( #S A
GJG## Karcelona
Tel.: HE" @DO D#E
/xpone &ue:
, *a-iendo o-tenido el t+tulo de /mpresariales en la
$niversidad de ;x2ord.
, =uiere aco%erse a lo esta-lecido en el
Peal Fecreto JON#HJI de #O de enero(
por el &ue se re%ulan las condiciones de
t+tulos extranjeros de edu, cacin
superior AKolet+n ;2icial del /stado de DE
de enero de #HJIC.
5olicito &ue:
, 5e me convalide el t+tulo de /mpresariales
o-tenido en la $niversidad
;
x
2
o
r
d
.

A
d
j
u
n
t
o
:
, Botocopia compulsada del t+tulo de la $niversidad de ;x2ord.
, 6lan de estudios de la $niversidad de ;x2ord.
, Certi2icado de autenticidad de la em-ajada de 9n%laterra en /spaa.
Karcelona( a D@ de enero de DGG@
Birma
)ocumento 4.3 Modelo tradicional de instancia
3 6uerpo del escrito. 5e inicia con la pala-ra
certi- fico o certifica. 5i han de ponerse
cantidades se suelen poner en letras. /l
.ltimo prra2o del cuerpo se inicia con la 2rase
Q para &ue conste( Tpara &ue surja los e2ectos
oportunosU Ta peticin del interesadoU( expido
T2irmoU el presente certi, 2icado.
3 &irma y sello( alineados a la i'&uierda.
3 Lu"ar y fec;a( alineados a la i'&uierda.
0)ase Focumento "." para el o2icio y Focumento ".@
)s
!EFN?!D/EN?8 )E G/LL! GEB)E
sHref.* '('477(3
&ec;a* 2' de 9unio de 2004
!sunto* /N&8BDE
Fe acuerdo con lo dispuesto en las ordenan'as municipales( se solicita a esta empresa la emisin de un
in2orme preceptivo so-re las condiciones de hi%iene de su local.
/l in2orme solicitado de-er emitirse en un pla'o de treinta d+as( de acuerdo tam-i)n con lo esta-lecido
en las ordenan'as municipales.
A juicio de esta consejer+a( el in2orme tiene carcter determinante para la resolucin del procedimiento( por
lo &ue se le comunica &ue( si no se emite dentro del pla'o esta-lecido se interrumpir el pla'o de los
trmites sucesivos( de acuerdo con lo esta-lecido en el art+culo JE.E de la 1ey EGN#HHD( de DO de
noviem-re( de P)%i, men 8ur+dico de las Administraciones 6.-licas y del 6rocedimiento Administrativo
Com.n AK;/ nS D@J( de DI de noviem-re de #HHDC( y sin perjuicio de la responsa-ilidad en la &ue incurre el
responsa-le de la demora.
Birma
Podri%o 5ancho
6)re'
Consejero de 5anidad
0illa 0erde( D@ de junio de DGG"
)ocumento 4.4 Modelo de oficio
F. 8os) <arc+a Pod)s( como responsa-le del departamento de personal de la empresa /:CA( 5A C9B A,
#DE"@OI y domicilio social en Karcelona( c. Fiputacin( nS DO@( C6 GJG##(
C / P T 9 B 9 C A:
#. =ue FV 4ar+a Pojo( con FN9 nS #DE"@OI caus alta en la empresa con 2echa #@ de mayo de DGG".
D. =ue tra-aja como comercial( ostentando actualmente la cate%or+a pro2esional de representante( con
pers, pectiva de continuidad en el empleo inde2inida.
E. =ue perci-e unos in%resos anuales de dieciocho mil euros A-rutosC.
Q( para &ue conste( 2irmo el presente certi2icado en Karcelona( a #I de octu-re de
DGG". Birma y sello
8os) <arc+a Pod
Karcelona( #I de octu-re de DGG"
)ocumento 4.( Modelo de carta "
0
'
4
(
) Dodelos de c o municacin
Como hemos explicado anteriormente( para escri-ir
una carta es aconseja-le se%uir una serie de pasos.
0e,
moslos ejempli2icados en el modelo de carta n.mero #
AFocumento ".OC.
3 8b9eti+os: 6or &u) escri-imos la carta! =u)
&ue, remos conse%uir! Feseamos in2ormar y
solicitar in2ormacin.
3 :ec;os: Cules son las circunstancias &ue nos
llevan a escri-irla! *emos a-ierto una li-rer+a en
un lu%ar privile%iado y necesitamos
in2ormacin comercial por&ue de-emos
completar nuestro 2ondo editorial.
3 %ersona a la <ue se diri"e. /l je2e de ventas de
4c<raM,*ill.
3 Estilo de redaccin. Tratndose de un je2e de
ven, tas( el estilo ser comercial( 2ormal y
respetuoso. 6ro, -a-lemente pre2erir &ue seamos
claros y concisos.
1i-rer+a Castillo
CN Fiputacin( @"
GJG#O
Karcelona
Tel.: HE# DED E"@
/ditorial 4c <raM,*ill
CN /nten'a( "E
GJG#" Karcelona
Fistin%uidos
5eores:
Nos ponemos en contacto con ustedes para
in2or, marles de nuestra prxima apertura como
li-rer+a especiali'ada en literatura clsica y
li-ros de texto.
Nuestro local est situado en un lu%ar
privile%iado( en una 'ona con una %ran cantidad
de cole%ios.
Fe-ido a &ue estamos completando nuestro
2ondo editorial( estamos interesados en tener
un con, tacto con ustedes a 2in de in2ormarnos
so-re su catlo%o( precios y condiciones de
pa%o.
/sperando sus prontas noticias( le saludamos
aten, tamente(
Armando 4olines
<erente
Karcelona( DE de enero de DGG@
)ocumento 4.> Modelo de carta # )ocumento 4.7 Modelo de carta $
0
'
4
7
McGraw-H!!
In"eramercana
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Tel.:
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Bax:
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hill.c
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r
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a Castillo
CN Fiputacin( @"
GJG#O Karcelona
Fistin%uido 5eor 4olines:
Bue un placer reci-ir su carta del DE de enero
de
DGG@ en la &ue nos pide in2ormacin so-re nues,
tras pu-licaciones.
1e anunciamos &ue el prximo #I de 2e-rero
pasar nuestro a%ente 4ariano <arc+a para darle
toda la in2ormacin so-re la editorial y los pro,
ductos &ue usted necesita.
5e%uros de serles .tiles en un 2uturo y con la
esperan'a de tener una lar%a y 2ruct+2era
relacin comercial( le saluda atentamente(
Bernando 1pe'
8e2e de ventas
Karcelona( I de 2e-rero de DGG@
McGraw-H!!
In"eramercana
CN /nten'a( "E
GJG#"
Karcelona
Tel.: HED DD# ##@ Bax: HED DDD DD@
ve n tasW m c% raM,hill.com
1i-rer+a Castillo
CN Fiputacin( @"
GJG#O Karcelona
/stimado 5eor 4olines:
1e escri-imos para in2ormarle de &ue hemos aumentado los precios de nuestros li-ros desde el I de
sep, tiem-re. Xste es nuestro primer aumento en tres aos( y ha sido inevita-le de-ido a los
incrementos en las materias primas y los transportes.
Nuestros li-ros se%uirn siendo editados con la misma calidad y presentacin. 1e adjuntamos el nuevo
catlo%o y le recordamos &ue se%uiremos o2reci)ndole unos precios y condiciones de pa%o muy
compe, titivos.
Binalmente( como %esto hacia nuestros mejores clientes y como o2erta especial( les in2ormamos &ue
esta, mos dispuestos a mantener los mismos precios vi%entes hasta el I de enero de DGGO para los
pedidos mayores de E.GGG Y.
1e saluda atentamente(
Bernando 1pe'
8e2e de ventas
Karcelona( #@ de septiem-re de DGG@
)ocumento 4.7 Modelo de carta %
0
'
4
7
Fiscos ;me%a
CN Ami%( #I
GJD#O Pu-+
Tel.: HEE D## DE" Bax: HED E"# DE@
o m e%aWo m e%a.com
1am-da Componentes
CN <ran 0+a( "@E
GJG#" Karcelona
/stimado 5eor 1pe':
Nos ponemos en contacto con usted con el 2in de in2ormarle de &ue( a 2echa de hoy( no hemos
reci-ido su pa%o de DGG Y correspondiente a la 2actura nS DED#( del #I de mayo. 1e a%radecer+amos
&ue tratara este asunto de ur%encia.
5i en los .ltimos d+as ha reali'ado el pa%o( i%nore esta carta y reci-a nuestro ms cordial
a%radecimiento. 5i tiene al%una duda por el estado de su cuenta( no dude en consultarlo con nosotros
llamando al tel),
2ono HEE D## DE" o pasando por nuestras o2icinas. Con mucho %usto le atenderemos
ama-lemente.
/sperando sus prontas noticias( le saludamos atentamente(
Carlos Bernnde'
8e2e de ventas
Pu-+( #O de septiem-re de DGG@
!cti+idades
1> /n el apartado so-re los modelos de
comunicacin tienes una serie de cartas. *a' un
es&uema de los o-jetivos( los hechos( el
destinatario y el estilo de redaccin de las cartas
D( E y ".
17 Pedacta de nuevo la carta # AFocumento ".OC
aa, diendo &ue los invitas a la 2iesta de
inau%uracin. Acu)rdate &ue tienes &ue poner el
lu%ar( el d+a y la hora.
1( Pedacta de nuevo la carta D AFocumento ".IC
haciendo previamente el es&uema so-re los
o-jeti, vos( los hechos( el destinatario y el estilo.
Files &ue aceptas la invitacin de la carta de la
actividad #I.
17 Contesta la carta E AFocumento ".JC. Files &ue
reci, -iste la carta y &ue intentars hacerles
pedidos de ms de E.GGG Y. *a' previamente el
es&uema so-re los o-jetivos( los hechos( el
destinatario y el estilo.
20 Contesta la carta " AFocumento ".HC haciendo pre,
viamente el es&uema so-re los o-jetivos( los
hechos( el destinatario y el estilo. Fisc.lpate por
no ha-er hecho el pa%o Aha ha-ido un pe&ueo
incen, dio en tu almac)nC y comun+cales &ue lo
hars en dos d+as.
21 Tu empresa se dedica a la 2a-ricacin de discos
CF( F0F y dis&uetes de E
#
N
D
para ordenadores. 5us
datos son los si%uientes:
Fiscos ;me%a
CN Ami%( #I
GJD#O Pu-+
Tel.: HEE D## DE" Bax: HED E"# DE@
o m e%aWo m e%a.com
/n su relacin comercial tiene como proveedores
a: 6lsticos Keta( 5A Cartones 9taca( 51
CN 0alencia( "J CN 9ndustria( DE
GJEGI 5a-adell GJ"#H Kadalona
Tiene los si%uientes clientes:
Pama Tecnolo%y( 5A 0ectra Componentes
CN *ospitales( DD CN 5ep.lveda( EDG
GJHGI CornellZ de 1lo-re%at GJG#J Karcelona
Pedacta las si%uientes cartas &ue se intercam-ia con
sus proveedores y clientes:
aC /l J de octu-re de DGG@( Fiscos ;me%a hace el pedido
nS A#DE a Cartones 9taca: ".GGG cajas para dis&uetes(
re2. F/6#D"( E.GGG cajas de CF( re2. CF/#DE( y ".GGG
cajas de F0F( re2. F0F4#". /l pedido le ur%e. *a' pre,
viamente el es&uema so-re los o-jetivos( los hechos(
el destinatario y el estilo.
bC /l #E de octu-re( el je2e de ventas( 8uan Cervantes( de
Cartones 9taca contesta la carta anterior al je2e de com,
pras( 6edro 1pe'( de Fiscos ;me%a a%radeciendo el
pedido y comentndole &ue ya lo estn preparando y
&ue se lo entre%arn el d+a #H de octu-re. *a'
previamente el es&uema.
cC /l DG de octu-re( 6edro 1pe' se &ueja a Cartones 9taca
por&ue "@G cajas de dis&uetes de E
#
N
D
re2. F/6#D"
son de2ectuosas. 1e in2orma &ue se las ha devuelto y
pide &ue se las repon%a lo ms ur%entemente posi-le.
*a' previa,
mente el es&uema.
dC /l DE de octu-re( el 5r. 8uan Cervantes acepta la &ueja
y se disculpa. Contesta &ue ha examinado las cajas y
&ue( e2ectivamente( estn de2ectuosas( tam-i)n le
con2irma &ue est preparando su sustitucin. *a'
previamente el es&uema.
eC /l DG de octu-re( el je2e de compras 6edro 1pe'( de
Fis, cos ;me%a( pide la con2irmacin de un descuento
del #G [ al je2e de ventas de 6lsticos ;me%a( Antonio
4arcos. /l motivo es &ue ha visto la lista de precios y
tiene previsto hacerle un pedido de O.GGG Y ms 90A.
1a operacin se har+a al contado. *a' previamente el
es&uema.
fC /l D# de octu-re( el 5r. 8uan Poca( director comercial
de Fiscos ;me%a( escri-e una carta al je2e de compras(
Ale, jandro Pam+re'( de Pama Tecnolo%y(
a%radeci)ndole su pedido A#D y comunicndole &ue no
se lo puede servir hasta &ue li&uide su cuenta
anterior( &ue asciende a
D.GGG Y y &ue de-+a ha-er hecho e2ectiva el D de octu,
-re. 1e da J d+as para e2ectuar el pa%o. *a'
previamente el es&uema.
gC /l DD de octu-re( el 5r. 6a-lo <arc+a( je2e de compras
de 0ectra Componentes( recha'a un presupuesto con
una o2erta &ue Fiscos ;me%a le ha-+a pasado por la
compra de I.GGG discos F0F por @.GGG Y ms 90A.
Fice &ue ha estudiado la o2erta pero &ue otro
2a-ricante se los o2rece a mejor precio. 1a carta es
respetuosa y deja la puerta a-ierta para otros
pedidos. *a' previamente el es&uema.
0
>
4
0
4. La comunicacin escrita
"." Archivo de las comunicaciones
1
2
Blores
*urtado
*urtado
*urtado
*urtado
Antonio
Al2redo
4ar+a
6edro
6edro
4
4.4 !rc;i+o de las comunicaciones
/l volumen inmenso de in2ormacin .til y
necesaria para el desarrollo de nuestro tra-ajo nos
o-li%a a %uar, darla en un lu%ar. Ahora -ien( no hay
&ue %uardarla toda( y so-re todo no hay &ue
%uardarla de cual&uier manera.
Nuestro arc;i+o es un centro de
documentacin <ue nos permite desarrollar
nuestro traba9o de forma eficaC. Nos ofrece
un ser+icio al me9or coste y nos permite una
conser+acin perfecta y una localiCacin r5pida
de nuestros documen- tos.
! 6riterios de clasificacin
6ara &ue nuestro archivo cumpla sus o-jetivos de-e,
mos crearlo si%uiendo unos criterios de clasi2icacin:
3 $n archivo no debe crear confusin: los criterios
de-en ser claros y .nicos. 6or ejemplo( los
apelli, dos precedidos por la preposicin de los
clasi2ica, remos siempre por la letra d: Fe la
4ata( Fel 0alle( etc)tera.
3 Toda persona &ue necesite el archivo y est) auto,
ri'ada para acceder a )l de-e conocer las
normas del arc;i+o( la 2orma en &ue est
or%ani'ado.
3 1a documentacin se archivar si%uiendo
criterios ob9eti+os. 6or ejemplo( aun&ue los
compaeros de una persona la cono'can por su
alias Acriterio su-, jetivoC( a la hora de archivar
su documentacin lo haremos por su apellido
Acriterio o-jetivoC.
&i". 4.( &n buen archivo permite desarrollar el trabajo de forma eficaz
Normas para el arc;i+o alfab,-
ti c o de nomb r es de personas
6ara or%ani'ar los nom-res de las personas de-emos
clasi2icarlos por los apellidos( se%uidos de una coma
y el nom-re de pila.
5i el primer apellido es id)ntico( se ordena por el
se%undo. 5i tam-i)n coinciden los dos apellidos( se
ordena por el nom-re y( si el nom-re es el mismo(
los ordenamos se%.n otros criterios( como puede
ser el FN9.
6aso pr5ctico 1
3 1os documentos se archivarn atendiendo a cri-
terios "en,ricos. 6or ejemplo( podemos
clasi2i, car a nuestros clientes por Conas
"eo"r5ficas. ;tro criterio %en)rico puede ser
or%ani'ar la documentacin por r"anos de
"estinL por ejemplo( por departamentos.
1os documentos pueden clasi2icarse adems
si%uiendo criterios %en)ricos de funcionalidadL
por ejemplo( in2or, mes de ventas( in2ormes
2inancieros( in2ormes de produccin( etc)tera.
%rimer
apellido
Ae"undo
apellido
4oreno
1pe'
6)re'
6)re'
6)re'
Nombre )N/
EOHGGGGG
"DGGGGGG
6
6ara los apellidos &ue conten%an un art+culo o
prepo, sicin ha-r &ue 2ijar un criterio. 6uede
considerarse &ue 2orman parte del apellido Asistema
modernoC o &ue 2orman parte del nom-re Asistema
clsicoC.
6aso pr5ctico 2
3 5i dos empresas tienen el mismo nom-re( las
orde, namos por ciudades.
) Dedios
/n el mercado existen una %ran cantidad de archivos
y hay muchos 2a-ricantes &ue se dedican a comercia,
%rimer
apellido
Fe 6edro
6edro
Ae"undo
apellido
Pam+re'
Pam+re'
Nombre
8uan
8uan de
ADe( 2orma parte del
apellidoC Ade( 2orma parte del
nom-reC
li'arlos. Cada empresa 2a-rica sus propios modelos
y la lista es intermina-le. /n lu%ar de explicar todos
los tipos de archivos( los clasi2icaremos en %randes
%ru, pos:
3 !rc;i+os +erticales. 5on mue-les &ue permiten
archivar los documentos verticalmente. Tienen
la
/n caso de &ue ten%amos &ue a-reviar nom-res
lar%os(
hemos de 2ijar un criterio y ela-orar un listado de
a-re, viaturas .nico para todos los empleados de la
empresaL de esta 2orma evitaremos duplicidades.
Normas para el arc;i+o alfab,-
tico de nombres de empresas
1os nom-res re%istrados de las empresas(
instituciones y corporaciones se archivarn
al2a-)ticamente con, 2orme a las si%uientes normas:
3 5i hay un art+culo( lo consideramos parte del
nom-re.
3 No re%istramos a-reviaturas( a menos &ue ten%a,
mos un listado completo de ellas.
3 Aun&ue la empresa utilice si%las( la archivamos
por el nom-re completo.
3 1as ci2ras preceden a las letras.
3 6rescindimos de los %uiones y consideramos &ue
los dos elementos 2orman una sola pala-ra.
ventaja de &ue se locali'an rpidamente. *ay de
varios tipos: con cajones verticales con o sin
%u+as para carpetas col%antes o con estanter+as.
6aso pr5ctico 3
0
>
4
2
D
*;PA
5(
5.A.
C
;
4
6
A
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P
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1
^46A<;( 5.A. <P;6,
096$4( 5.1. 9K/PC194A
5/P09C9;( 5.1. 919N$_A(
5.1.
1;5 T9<P/5( 5.A. A;viedoC
1;5 T9<P/5( 5.A.
A_ara%o'aC
;P<AN9_AC9RN NAC9;NA1 F/ C9/<;5 /56A\;1/5
&i". 4.7 Archivo vertical con gu'as para carpetas colgan-
tes
4. La comunicacin escrita
"." Archivo de las comunicaciones
1
3
3 !rc;i+os ;oriContales. 5on archivos
especiales para almacenar mapas( di-ujos o
planos.
3 !rc;i+adores con anillas. 5on carpetas plasti2i,
cadas o de cartn con unas anillas para colocar
los documentos.
3 ?ar9eteros. 5irven para %uardar tarjetas de visita
y llevan un separador al2a-)tico interior.
E Be"ist r o
El libro de re"istro es un sistema <ue tiene
por ob9eto anotar arc;i+ar y distribuir la
documen- tacin <ue entra y sale de
cual<uier empresa or"aniCacin corporacin
institucin y or"a- nismo p@blico o pri+ado.
1levaremos( por lo tanto( dos li-ros de re%istro: uno
para las entradas y otro para las salidas.
/n el re%istro anotaremos solamente los documentos
2irmados y &ue a2ecten al 2uncionamiento de la enti,
dad. /xcluiremos los documentos &ue conten%an
pu-li, cidad.
/l li-ro de re%istro ser anual.
Toda la documentacin &ue entra o &ue sale de-er
numerarse( empe'ando cada ao por el n.mero uno.
1a estructura del li-ro de re%istro es la
si%uiente:
3 NS de entrada o salida.
3
Pe2erencia.
3 Becha de la entrada o la salida.
3 Becha del documento.
3 6rocedencia o destino del documento.
3 Rr%ano receptor o emisor del
documento.
3 Asunto.
/s conveniente( y as+ estn diseados la mayor+a de
re%istros( &ue la estructura se colo&ue como enca-e,
'amiento de varias columnas( de tal manera &ue a la
salida o a la entrada( cada documento se anote en
una linea de re%istro.
6ara locali'ar un documento( nos serviremos del
n.mero de orden y de la re2erencia &ue nos
indicaran la posicin y el archivo en donde est)
%uardado.
!cti+idades
22 Cules son los re&uisitos &ue de-e tener un
archivo!
23 Cul es la estructura del re%istro!
24 ;rdena al2a-)ticamente la si%uiente lista de nom,
-res si%uiendo las re%las &ue has aprendido.
8es.s 6anero ;riola( Kerta de la Torre Codina( 4anuel
Carrasco Kae'( Antonio 6ueyo 5ala( 8es.s 5nche'
0alero( 8uan Carrasco 5oto( 8ose2ina Torres 4art+(
Fomin%o 4art+ 4endo'a( Armando 6ele%r+n 5oto( Nuria
Contreras Bernnde'( Pi%o-erto Chueca Pomero(
Al-erto Contreras 1pe'( Po%elio 6ueyo 5ala( 8uan
Carrasco <ue, rra( Ana 4ar+a Collado Castro( 8uan
4uo' Nadal.
2' Cul es la 2uncin del re%istro!
4. La comunicacin escrita
Actividades propuestas
1
3
2> /numera los tipos de archivo &ue hay. /n
&u) con, sisten los archivos verticales!
27 Cmo se archivan las empresas(
instituciones y corporaciones!
2( =u) si%ni2ica &ue un archivo no de-e crear
con2u, sin!
27 ;rdena al2a-)ticamente las si%uientes
empresas y or%anismos:
5oren( 5.A.L 5e%uri%est 1ll( 5.A.L Caldera Adam(
5.1.L 9nti, tuto Nacional de 9ndustria A9.N.9.CL
Peal 5ociedad /spa, ola de TenisL Bederacin
/spaola de CiclismoL Comps 4otores( 5.A.L
Trancascal( 5.A.L ;NC/L Binur-a( 5.A.L AKA
/ditores( 5.A.L N9CT;( 5.1.
!cti+idades propuestas
1 A continuacin ten)is un 2ra%mento de las
9nstruc, ciones para cantar de 8ulio Cort'ar sin
los si%nos de puntuacin. 9ntentad puntuarlo.
9N5TP$CC9;N/5 6APA CANTAP
/mpiece por romper los espejos de su casa deje caer los
-ra'os mire va%amente la pared olv'dese cante una sola
nota escuche por dentro si oye pero esto no ocurrir
mucho despu)s al%o como un paisaje sumido en el
miedo con ho%ueras entre las piedras con siluetas
semidesnudas en cuclillas creo &ue estar -ien
encaminado7
2 Cundo hemos de poner par)ntesis! 6ara &u)
sirven los puntos suspensivos!
3 /scri-e una carta a un ami%o o ami%a. /xpl+cale &ue
has empe'ado a estudiar el ciclo 2ormativo de
%rado medio de Comercio en tu po-lacin y &ue
has apro, -ado todos los exmenes &ue has hechoL
dile los cr), ditos &ue cursas y h-lale de tus
compaeros. 1a carta tiene &ue tener como mximo
una hoja.
4 Cul es la estructura de una instancia!
' Cul es la particularidad de una carta circular!
> 1a directora comercial Antonia 6into( de
Comercial Pima ACN Bontaner+a( #E( de Karcelona(
C6 GJGDGC escri-e una carta al director de B/N9:(
5.A. ACN 1as 2lores( @"C en la &ue le comunica &ue
el prximo d+a
#@ le enviar los DG televisores de D# pul%adas y
los
#I de D@ pul%adas &ue pidi. =ue se los env+a a
tra, v)s de Transportes 4asal( y no Transportes
Ppidos(
puesto &ue estos .ltimos son ms caros y su
servicio es lento. Pedctala( previamente ha' un
es&uema con los o-jetivos( los hechos( los motivos(
el destinatario y el estilo.
7 1a directora comercial Antonia 6into de la empresa
de la actividad anterior ha decidido &ue en ve' de
enviar tarjetas de Navidad a sus mejores clientes
les escri, -ir una carta circular 2elicitndoles. /n
la carta les a%radece su 2idelidad como clientes y
les mani2iesta &ue espera se%uir manteniendo la
misma relacin comercial. Fado &ue tienen una
relacin muy estre, cha( decide el estilo de la
carta. *a' previamente el es&uema.
( 1a directora comercial Antonia 6into escri-e un
comu, nicado interno a sus vendedores
convocndoles a una reunin para el DE de a-ril de
DGGO( a las #G de la maana( en la sala de
reuniones del departamento comercial de la
empresa. /l orden del d+a es el si%uiente:
#. 1an'amiento del nuevo televisor modelo 4:`
"GG.
D. Aumento de los precios para la nueva
temporada.
E. Nuevas normas so-re las condiciones y 2acilidades
de pa%o dadas a los clientes.
". Pue%os y pre%untas.
/scri-e el comunicado.
7 Pedacta un certi2icado para un alumno del cole%io
del cual eres director( en el &ue conste &ue el DG de
junio de DGG@( de #G a #E h( se present a un
examen de ;peraciones de 0enta.
0
>4 4
4. La comunicacin escrita
Conceptos -sicos
6onceptos b5sicos
3 6artas circulares. Cartas comerciales i%uales diri%idas a
par, ticulares( empresas o instituciones.
3 6ertificado. Focumento expedido por las autoridades y
por los particulares en el cual se da constancia o 2e de la
exis, tencia de un hecho o situacin determinada.
3 6ierre o despedida. /n una carta se sit.a por de-ajo del
texto y alineado a la i'&uierda.
3 6omunicaciones. 5on documentos de uso interno en la
empresa( especialmente entre los di2erentes departamen,
tos.
3 /nstancia. /scrito &ue se diri%e a la Administracin
p.-lica mediante el cual se solicita al%o contemplado
dentro de la normativa le%al vi%ente.
3 Libro de re"istro. 5istema &ue tiene por o-jeto anotar(
archivar y distri-uir la documentacin &ue entra y sale de
cual&uier empresa( or%ani'acin( corporacin( institucin
y or%anismo p.-lico o privado.
3 Dembrete. Colocado en la parte superior i'&uierda de la
carta( incorpora el lo%otipo( el nom-re( la direccin( el
cdi%o postal( el tel)2ono( el 2ax( la p%ina Me- y el
correo electrnico de la empresa.
3 8ficio. Focumento &ue utili'an los or%anismos y
corpora, ciones o2iciales para comunicarse entre ellos y
con los par, ticulares.
3 %5rrafos. Contienen ideas expresadas mediante di2erentes
2rases entrela'adas entre s+. /mpie'an con letra may.scula
y terminan en un punto y aparte.
3 Ai"nos de puntuacin. /lementos de la comunicacin
escrita &ue sirven para poner los l+mites entre las
di2erentes ideas y para indicar las pausas y los cam-ios en
el ritmo y la entonacin de la lectura.
4. La comunicacin escrita
Conceptos -sicos
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