GENERAL Proporcionar informacin de hechos econmicos, financieros y sociales suscitados en una empresa u organizacin; de forma continua, ordenada y sistemtica, sobre la marcha y/o desenvolvimiento de la misma, con relacin a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar CUENTA Y RAZON del movimiento de las riquezas pblicas y privadas con el fin de conocer sus resultados, para una acertada toma de decisiones.
Objetivo a corto plazo: Determinar el flujo de efectivo para iniciar operaciones de produccin. Determinar costos y gastos variables y fijos, as como el capital necesario a apostar, al igual que los crditos requeridos. Establecer las entradas y salidas de efectivo, evaluar el proyecto con los indicadores financieros propuestos, adems de establecer sistemas de financiamiento. Se espera que al finalizar los primeros seis meses de operacin las utilidades retenidas sean mayores de $5.000.
Objetivo a mediano plazo: Realizar proyecciones de flujo de efectivo, as como estados financieros (estado de resultados, flujo de efectivo y balance general). Evaluar la operacin con los mismos indicadores. Al finalizar el 1er ao se espera contar con ms de $12.000
Objetivos a largo plazo: Dar continuidad a los sistemas financieros y seguir elaborando proyecciones de flujo de efectivo y estados financieros. Continuar la evaluacin de los indicadores. Establezca los objetivos de la empresa en el rea de contabilidad, en el corto, mediano y largo plazos.
ENCARGADO DEL SISTEMA CONTABLE
El proceso contable debe ser establecido antes de llevar a cabo la primera actividad econmica de la empresa y, una vez diseado, poder registrar detalladamente cada operacin: para esto, es necesario plantear el sistema contable que se utilizara y capacitarse para implementarlo o bien contratar a la persona que lo haga, y en este caso ser un Contador, encargado de llevar un registro sistemtico de todas las operaciones de carcter monetario realizados en la empresa, y de que se cumplan las fechas de sumisin de los estados financieros.
CATALOGO DE CUENTAS Diariamente re realizaran actividades u operaciones monetarias al llevar a cabo inversiones en el negocio, vender productos o servicios a los clientes, efectuar compras a proveedores de artculos y pagar cuentas. Se utilizara el catlogo de cuentas para anotar estas operaciones de manera ordenada y facilitar el proceso contable. El catalogo debe relacionar los nmeros y los nombres o ttulos de las cuentas, las que deben llevarse por separado para cada activo, pasivo, capital, ingresos y gastos, conceptos que ms adelante se definirn. Por cada uno de estos conceptos, se utilizara una cuenta separada. El catlogo de cuentas se compone de partidas que se utilizaran dentro del proceso contable para registrar las operaciones de la empresa en el diario. El diario es el primer lugar donde se registran los hechos y las cifras asociados con todas las operaciones, segn el orden en que ocurren. Con este primer paso en el proceso contable del negocio, se adquiere un historial o registro contable de los sucesos.
Imagen 1. Ejemplo de un catlogo de cuentas
SOFTWARE A UTILIZAR
Nuestra empresa SOLARIS va a utilizar el programa ContaPlus.
La empresa Sage es la desarrolladora del programa ContaPlus, uno de los ms conocidos desde hace muchos aos. La edicin de 2012 se comercializa en tres versiones diferentes: Bsica, Profesional y lite. La versin lite es la ms completa, con un precio de 925 euros est diseado para realizar contabilidad financiera, presupuestaria y analtica. Es multiempresa y multiusuario, posee una larga coleccin de asientos predefinidos, soporta banca electrnica, plan presupuestario, asiento automtico de regulacin del IVA, gestin del IRPF mediante modulo adicional, libro de inventario e histrico de amortizaciones, adems de las funcionalidades tpicas de los sistemas de contabilidad general.
FLUJO DE EFECTIVO
Para empezar se sugiere preparar el flujo de efectivo en forma semanal, luego a un mes o un trimestre y finalmente como parte del presupuesto anual. Sin embargo, el empresario determinar, a partir de su experiencia, cul es el periodo ms conveniente para su empresa segn el giro de sta. Para preparar el flujo de efectivo, debe hacerse una lista en la que se estime por adelantado todas las entradas y salidas de efectivo para el periodo en que se prepara el flujo. As, para la elaboracin del flujo de efectivo se deben seguir los siguientes pasos:
1. Establecer el periodo que se pretende abarcar (semana, mes, trimestre, ao).
2. Hacer una lista de los ingresos probables de efectivo de ese periodo. Para la lista se pueden incluir los rubros: Saldo del efectivo al inicio del periodo. Ventas de contado. Cobro a clientes durante el periodo por ventas realizadas a crdito. Prstamos a corto y largo plazo de instituciones bancarias. Ventas de activo fijo. Nuevas aportaciones de accionistas. Despus de registrar los valores de cada una de estas fuentes de ingreso, se suman y se obtiene el total.
3. Se enlistan las obligaciones que implican egresos de efectivo tales como: Compra de materia prima al contado y a crdito. Gastos de fabricacin (seguros, combustibles, lubricantes, etctera). Sueldos y salarios, incluidos los gastos personales del empresario. Pago de capital e intereses por prstamos obtenidos. Compras de activos fijos. Gastos de administracin. Otros. Despus de haber determinado el valor de cada egreso, se suman y se obtiene el total. 4. Una vez que se han obtenido los totales de estas listas, se restan a los ingresos proyectados los egresos correspondientes. Si el resultado es positivo significa que los ingresos son mayores que los egresos; es decir, que existe un excedente. Esta es una manifestacin de que las cosas van bien, de que las decisiones que se han tomado han sido buenas y de que poco a poco se va aumentando el patrimonio. En caso contrario, el dueo debe estudiar las medidas para cubrir los faltantes, tales como agilizar la cobranza, eliminar la adquisicin de artculos no indispensables u obtener financiamiento de la entidad de fomento a su alcance, etctera.
5. A partir del conocimiento obtenido al elaborar estos pasos, debe estimar una cantidad mnima de efectivo para poder operar sin necesidad de pasar apuros incidentales por falta de liquidez.
Adems de esto, conviene aadir un porcentaje (10%) de la misma cantidad como colchn" para satisfacer cualquier imprevisto.
En resumen: 1. Precisar el periodo del flujo de efectivo. 2. Hacer la lista de ingresos y obtener el total. 3. Hacer la lista de egresos y obtener el total. 4. Restar a los ingresos los egresos correspondientes y decidir qu hacer, segn haya dficit o supervit. 5. Estimar la cantidad mnima de efectivo que se requerir para mantener en operacin a la empresa durante el periodo considerado. 6. Aumentar un porcentaje al mnimo estimado como margen para enfrentar cualquier contingencia.