Jurnal Apikes Bandung

TINJAUAN PEMINJAMAN DAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS

RAWAT JALAN GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS KERJA
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH CICALENGKA

R. Iqbal Taufik N
10.001.085
Akademik Perekam Medis dan Informatika Kesehatan, Bandung

Abstrak
Kesehatan merupaka kebutuhan dasar manusia untuk dapat hidup layak dan produktif. Hal
tersebut tentunya harus didukung oleh kualitas pelayanan dari petugas pelayan kesehatan itu
sendiri. Permasalahan yang penulis angkat yaitu tentang peminjaman dan penyimpanan rekam
medis rawat jalan guna menunjang efektivitas kerja.
Adapun permasalahan yang penulis teliti yaitu: (1) Bagaimana prosedur peminjaman dan
penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka Kabupaten
Bandung ? (2) Bagaimana pelaksanaan prosedur peminjaman dan penyimpanan rekam medis di
Rumah Sakit Umun Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung ? (3) Faktor apa saja yang
menghambat dalam proses peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit
Umum Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung ? (4) Upaya apa yang telah dilakukan oleh
Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung untuk mengatasi faktor-faktor
tersebut ? (5) Apa dampak yang akan terjadi terhadap efektivitas petugas rekam medis apabila
terkendalanya proses peminjaman dan penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum
Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung ?
Adapun ruang lingkup penelitian karya tulis ilmiah ini yaitu mengambil tempat di bagian rekam
medis rawat jalan Rumah Sakit Umum Daereh Cicalengka. Metode pengumpulan data yaitu
melalui wawancara, observasi dan dokumentasi. Jenis penelitian yang penulis ambil yaitu
menggunakan metode kualitatif deskriptif.
Hasil penelitiannya yaitu belum disebutkannya prosedur peminjaman rekam medis rawat jalan,
sehingga pelaksanaan prosedur peminjaman rekam medis rawat jalan masih belum sesuai dengan
apa yang disarankan oleh kementrian kesehatan dalam Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur
Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Tidak memakai tracer dalam peminjaman rekam medis,
tidak memakai sampul pelindung rekam medis adalah beberapa masalah yang penulis temukan di
lapangan.
Kesimpulan yang diambil yaitu untuk tercapainya efektivitas kerja dari pegawai rekam medis
maka harus ditunjang dengan standar prosedur operasional yang dapat meningkatkan efektivitas
kerja pegawai.
Saran yang penulis ajukan yaitu segera melakukan revisi standar prosedur operasional yang ada,
sehingga dapat meningkatkan efektivitas kinerja dari pegawai rekam medis.

Abstract

Health is nature requirement for people to have proper and productive life. It should be backing
by quality service of official from health service. The problem that writer found is loan and
storage medical record file to supporting work effectiveness.
The problem that writer through are: (1) how is prosedure operational of loan and storage
medical record at The General Hospital Cicalengka ? (2) how is implementation of loan and
Jurnal Apikes Bandung

storage medical record at General Hospital Cicalengka ? (3) what factor that hamper of loan
and storage medical record at General Hospital Cicalengka ? (4) what eforts already did of loan
and storage medical record at General Hospital Cicalengka ? (5) what will happen to work
effectiveness if there had constraint of loan and storage medical record at General Hospital
Cicalengka ?
As for the scope of research scientific writing the authors conducted research in medical records
at The General Hospital Cicalengka. The method of aggregatioan data by interview, observation
and documentation. Type of research that the writer take is using descriptive qualitative method.
The result of this research is there is not yet procedure of loan medical record, with the result
that implementation of loan medical record is not same with the suggestion from health
department in orientation organization and procedure of medical recordfor hospital in
Indonesia. Theres no tracer in loan medical record, no cover in medical record are some of
problem that writer found at hospital.
The conclution is for achieve work effectiveness for employee should be support by standard
procedure operational that could increase work effectiveness for employee.
The suggestion from writing is make revision standard procedure operational as soon as
possible, with the result that could increase work effectiveness from employee of medical record.


PENDAHULUAN

Menurut Peraturan Mentri Kesehatan
Republik Indonesia No.
269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis
adalah : Berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.
Salah satu pelayanan rekam medis di
rumah sakit yang memberikan kesan baik
ataupun buruk dalam pelayanan suatu rumah
sakit adalah ditinjau dari pelayanan yang
yang diberikan oleh rekam medis apakah
berjala dengan cepat, tepat dan efektif. Hal
tersebut dapat dilakukan salah satunya
dengan cara peningkatan kualitas dari segi
sarana dan prasarananya.
Dalam tahap penyelenggaraan rekam
medis diantaranya adalah penyimpanan dan
pengembalian berkas rekam medis.
Penyimpanan dokumen rekam medis
mempunyai arti penting sehubungan dengan
riwayat penyakit seseorang dan kerahasiaan




yang terkandung di dalamnya. Oleh sebab
itu cara penyimpanannya harus diatur
sedemikian rupa sehingga terjaga
kerahasiaannya dan memperoleh atau
mencari kembali untuk disediakan guna
pelayanan pasien yang pernah berobat. Di
sarana pelayanan kesehatan yang
bersangkutan untuk mempermudah
pengambilan berkas rekam medis yaitu
dengan menatanya berdasarkan nomor
rekam medis dan ditempatkan pada blok
blok nomor tertentu untuk mempermudah
pengambilannya menggunakan kartu
petunjuk keluar (tracer/out guide).

METODE PENELITIAN
Ruang lingkup
Penelitian yang dilakukan oleh
penulis selama bulan Mei sampai Juni 2013
di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka
Kabupaten Bandung yaitu mengenai
Tinjauan Pengambilan dan Penyimpanan
Berkas Rekam Medis Guna Menunjang
Efektivitas Kerja di Rumah Sakit Umum
Daerah Cicalengka.

Jurnal Apikes Bandung

Pengukuran Dan Pengamatan Variabel
Penelitian
Dalam karya tulis ilmiah ini
pengukuran dan pengamatan variabel
penelitian dibagi menjadi 2 (dua)
variabel, yaitu:
1. Pengambilan dan penyimpanan
berkas rekam medis yang diukur
melalui aspek:
a. Standar Prosedur Operasional
(SPO)
b. Tenaga
c. Rekam Medis
d. Tracer / Out Guide
e. Formulir Peminjaman
2. Efektifitas kerja yang diukur melalui
aspek:
a. Kecepatan
b. Ketepatan

Populasi
Menurut sugiyono (2009:90) populasi
adalah Wilayah generalisasi yang terdiri
atas objek atau subjek yang mempunyai
kualitas dan karakteristik tertentu yang
ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan
kemudian ditarik kesimpulannya.
Sebelum memulai penelitian, penulis
memulainya dengan menentukan populasi
yang dijadikan objek penelitian, dimana
dalam penelitian ini yang menjadi
populasinya adalah 2 (dua) orang petugas
pengambilan dan penyimpanan berkas
rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka.

Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini teknik
pengumpulan data yanng digunakan oleh
peniliti adalah
1. Wawancara
peniliti melakukan wawancara
dimana peneliti telah mempersiapkan
pertanyaan-pertanyaan sebagai panduan
wawancara.

2. Observasi
Observasi merupakan suatu teknik
pengumpulan data yang dirancang baik
itu secara sitematis atau tidak sistematis,
tentang apa yang diamati, kapan, dan
dimana tempatnya. Dengan demikian
penulis melakukan pengamatan langsung
ke bagian unit rekam medis.
3. Studi Kepustakaan
Penulis memperoleh data-data
dengan mempelajari buku-buku dan
literatur lainnya yang ada kaitannya
dengan penelitian serta mempelajari
dokumen-dokumen.

Teknik Dan Analisis Data
Teknik dan analisa yang digunakan
adalah metode deskriptif, yaitu menganalisis
data dengan cara mendeskirpsikan atau
menggambarkan data yang telah terkumpul
sebagaimana adanya mengenai faktor apa
saja yang menjadi kendala dalam proses
pengambilan dan penyimpanan berkas
rekam medis yang berpengaruh terhadap
efektivitas kerja di Rumah Sakit Umum
Daerah Cicalengka Kabupaten Bandung.

HASIL PENELITIAN DAN
PEMBAHASAN
Setelah mengadakan penelitian data
melalui metode dokumentasi pada
pelaksanaan peminjaman dan penyimpanan
rekam medis rawat jalan guna menunjang
evektifitas kerja, maka data yang diperoleh
diolah secara narasi.

HASIL PENELITIAN

Prosedur Peminjaman dan Penyimpanan
Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Berdasarkan Buku Pedoman
penyelenggaraan Rekam Medis RSUD
Cicalengka jilid II (Standar Prosedur
Operasional) tahun 2011 yang telah
disahkan oleh Direktur RSUD Cicalengka
dr. H. Suhardiman MA, MM.BAT
Jurnal Apikes Bandung

didapatkan prosedur pelaksanaan rekam
medis sebagai berikut:
a. Prosedur Peminjaman
Setiap permintaan rekam medis secara
tertulis dengan tujuan yang jelas
ditujukan kepada seksi rakam medis
wajib mengembalikan berkas tersebut
dalam keadaan baik dan lengkap.
Prosedur peminjaman rekam medis
bertujuan agar permintaan data rekam
medis dapat dipenuhi sesuai dengan
permintaanya.
Adapun prosedurnya sebagai berikut:
1) Instalasi yang memerlukan data
rekam medis dapat langsung
meminta ke seksi rekam medis.
2) Pihak luar yang memerlukan data
rekam medis RSUD Cicalengka
dapat dilayani dengan persetujuan
kepala seksi rekam medis.
3) Peminjam harus mengisi buku
peminjaman dan bon pinjam agar
diketahui identitas peminjam dan
rekam medis yang keluar.
4) Di tempat keluarnya rekam medis
diberi tracer/out guide sebagai
petunjuk keluar.
5) Peminjam rekam medis tidak boleh
dibawa keluar ruangan rekam
medis. Untuk kepentingan
penelitian, pendidikan dan lainnya
dilakukan ditempat yang telah
disediakan di dalam ruangan seksi
rekam medis
6) Peminjaman untuk kepentingan
asuransi dan surat keterangan medis
lainnya dilakukan oleh petugas
rekam medis atau petugas dari unit
terkait lainnya, diantar ke bagian
atau dokter yang melayani.
7) Peminjaman untuk keperluan
hukum harus ada permintaan dari
pengadilan dan harus disetujui oleh
direktur dan diantar oleh petugas
rekam medis.

b. Prosedur Penyimpanan
Prosedur penyimpanan bertujuan untuk
memudahkan pencarian dan
pengambilan kembali rekam medis
apabila dibutuhkan.
Penyimpanan rekam medis menganut
sistem sentralisasi, yaitu adanya
penyimpanan rekam medis rawat jalan
dan rawat inap disatukan dalam satu
folder. Berkas rekam medis non aktif
disimpan pada rak terpisah dengan
berkas rekam medis aktif. Berkas rekam
medis yang telah meninggal disusun
bersama berkas rekam medis non aktif.
Penyimpanan rekam medis disimpan
minimal 5 tahun untuk rawat jalan dan
rawat inap.
Adapun prosedur penyimpanan berkas
rekam medis rawat jalan sebagai
berikut:
1) Rekam medis yang telah selesai
digunakan kemudian dikembalikan
ke bagian penyimpanan, kemudian
dilakukan pengecekan kelengkapan,
kemudian dipilah menurut nomor
rekam medisnya.
2) Rekam medis disimpan dalam rak
sesuai dengan urutan nomor rekam
medis yang terdapat dalam sampul
rekam medis tersebut.

Prosedur Pengambilan Rekam Medis
Dari Rak Penyimpanan
Setiap permintaan peminjaman
rekam medis secara tertulis dengan tujuan
yang jelas ditujukan kepada seksi rekam
medis wajib mengembalikan berkas tersebut
dalam keadaan baik dan lengkap.
Hal ini bertujuan untuk
mempermudah dalam pengambilan dan
identifikasi rekam medis yang keluar dari
rak penyimpanan.
Berkas rekam medis yang disimpan pada rak
penyimpanan adalah berdasarkan sistem
angka langsung (Stright Digit Filing
Jurnal Apikes Bandung

System) dimana berkas disimpan menurut
urutan nomor rekam medis.
Prosedur nya sebagai berikut:
1) Perhatikan nomor rekam medis
2) Untuk keperluan berobat
ulang/kontrol tidak perlu diberi
tracer atau out guide
3) Untuk keperluan peminjaman,
harus diberi tracer atau out guide

Pelaksanaan Peminjaman dan
Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil penelitian yang
penulis lakukan di Rumah Sakit Umum
Daerah Cicalengka, pelaksanaan
peminjaman dan penyimpanan berkas rekam
medis rawat jalan adalah sebagai berikut:
a. Peminjaman Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan
1) Petugas pendaftaran menuliskan
nomer-nomer rekam medis yang
daftar di pendaftaran pada selembar
kertas.
2) Jika sudah terdapat 5-10 nomer
rekam medis lalu diberikan ke
petugas pengambilan berkas rekam
medis
3) Jika petugas pengambilan rekam
medis sedang tidak ada karena
sedang mendistribusikan berkas,
maka petugas pendaftaranlah yang
mengambil sendiri berkas rekam
medis.
4) Dalam proses pengambilan berkas,
petugas melihat dulu nomer rekam
medis yang akan diambil lalu dicari
berkas nya.
5) Setelah ketemu, berkas rekam
medis diambil tanpa menggunakan
out guide/tracer.
6) Berkas yang sudah diambil
kemudian disimpan di lemari
penyimpanan berkas untuk
kemudian didistribusikan per poli.
b. Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan
1) Berkas rekam medis yang telah
dicoding lalu dikumpulkan.
2) Berkas rekam medis rawat jalan
tidak melalui tahap assembling
karena rekam medis rawat jalan
tidak menggunakan sampul, hanya
lembaran-lembaran kertas yang
disatukan menggunakan hekter.
3) Petugas penyimpanan mensortir
berkas rekam medis berdasarkan
kepala nomer (dua nomer paling
akhir) karena sistim penyimpanan
rekam medis di RSUD Cicalengka
menggunakan sistim terminal digit.
4) Berkas yang telah terkumpul
berdasarkan kepala nomer
kemudian dimasukan ke dalam rak
penyimpanan.
5) Berkas rekam medis yang disimpan
ke dalam rak penyimpanan adalah
berkas rekam medis hari kemarin
dan tahap ini dilakukan pada waktu
siang hari ketika permintaan rekam
medis ke poli sudah berkurang.

Hambatan Dalam Proses Peminjaman
dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Pada pelaksanan peminjaman dan
penyimpanan berkas rekam medis di Rumah
Sakit Umum Daerah Cicalengka secara
umum telah berlangsung dengan baik.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan
penulis di Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka menemukan beberapa
permasalahan yang terjadi, adapun masalah
tersebut adalah sebagai berikut:
a. Belum tersedianya Standar Prosedur
Operasional untuk proses peminjaman
rekam medis rawat jalan, baru tersedia
Standar Operasional Prosedur untuk
proses peminjaman rekam medis rawat
inap dan keperluan hukum.
b. Belum tersedianya Out guide/tracer
untuk pengambilan berkas rekam medis
rawat jalan, baru untuk rawat inap saja
yang tersedia.
Jurnal Apikes Bandung

c. Belum tersedianya bon peminjaman
untuk rawat jalan, dikarenakan belum
adanya printer untuk mencetak bon
peminjaman di ruang penyimpanan.
d. Tidak adanya sampul untuk melindungi
berkas rekam medis rawat jalan. Masih
selembaran kertas untuk keperluan
berobat jalan saja.

Upaya Untuk Mengatasi Hambatan
Dalam Proses Peminjaman dan
Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan peninjauan permasalahan
yang sudah dijelaskan sebelumnya, pihak
Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka
berupaya mengatasi permasalahan yang ada.
Adapun upayanya sebagai berikut:
a. Pihak Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka masih akan membahas
mengenai belum tersedianya Standar
Prosedur Operasional untuk
peminjaman rekam medis rawat jalan
pada rapat panitia rekam medis yang
akan datang.
b. Untuk mengatasi belum tersedianya out
guide/tracer pada peminjaman rekam
medis rawat jalan, dilakukan
pembahasan pada rapat rutin yang
diadakan sebulan sekali oleh pihak unit
rekam medis.
c. Untuk pengadaan bon peminjaman
rekam medis rawat jalan beserta printer
nya masih menunggu persetujuan pihak
keuangan mengenai anggaran yang
telah diajukan.
d. Untuk mengatasi tidak adanya sampul
rekam medis, yaitu dengan perencanaan
anggaran yang terus diusahakan agar
tercapainya pemenuhan kebutuhan
sampul untuk seluruh berkas rekam
medis, baik itu rekam medis rawat inap
maupun rekam medis rawat jalan.



Dampak Terhadap Efektivitas Kerja
Apabila Terkendalanya Proses
Peminjaman dan Penyimpanan Berkas
Rekam Medis
Dampak yang ditimbulkan dari
hambatan-hambatan yang telah disebutkan
sebelumnya terhadap efektivitas kerja
pegawai adalah sebagai berikut:
a. Akan adanya kebingungan bagi
karyawan baru yang bertugas di bagian
penyimpanan (filing) rekam medis
dikarenakan belum adanya tupoksi yang
jelas mengenai prosedur peminjaman
rekam medis rawat jalan.
b. Dengan tidak menggunakan out
guide/tracer pada saat pengambilan
berkas rekam medis dari rak
penyimpanan, maka akan menambah
waktu rata rata penyimpanan kembali
rekam medis dikarenakan tidak adanya
pembatas atau tanda bahwa rekam
medis sedang dipinjam.
c. Tidak adanya bon peminjaman untuk
rekam medis rawat jalan tentu akan
lebih menyulitkan petugas pengambilan
berkas rekam medis dikarenakan
petugas tersebut harus membaca tulisan
nomer rekam medis yang ditulis oleh
petugas pendaftaran yang kadang
tulisan tersebut sulit terbaca karena
penulisan dilakukan dengan cepat.
d. Petugas penyimpanan memerlukan
waktu lebih lama dikarenakan harus
memilah berkas rekam medis selembar
demi selembar serta harus melihat
nomer rekam medis yang terdapat di
berkas pada saat penyimpanan. Pada
proses perapihan rak penyimpanan
rekam medis juga memerlukan
kesabaran yang ekstra dikarenakan
sulitnya mengatur tumpukan lembaran
kertas yang tidak memiliki sampul.




Jurnal Apikes Bandung

PEMBAHASAN

Prosedur Peminjaman dan Penyimpanan
Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Dalam prosedur peminjaman berkas
rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka belum disebutkan prosedur
peminjaman rekam medis rawat jalan, hanya
terdapat prosedur peminjaman rekam medis
untuk rawat inap dan keperluan hukum. Hal
ini dikarenakan terdapat perbedaan persepsi
mengenai arti dari kata peminjaman itu
sendiri. Pihak Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka beranggapan bahwa peminjaman
rekam medis hanya untuk keperluan rawat
inap serta kepentingan hukum, untuk
keperluan rekam medis rawat jalan bukan
dikatakan sebagai peminjaman. Hal ini
tentunya dapat membuat prosedur kerja yang
tidak konsisten dikarenakan belum adanya
tugas pokok dan fungsi yang jelas untuk
prosedur peminjaman rekam medis rawat
jalan.
Permasalahan lain yang ditemukan
oleh penulis pada saat penelitian yaitu
adanya perbedaan tata cara sistem
penyimpanan yang ada pada Standar
Prosedur Operasional dengan kenyataan di
lapangan. Pada Standar Prosedur
Operasional tentang Pengambilan Rekam
Medis Dari Rak Penyimpanan disebutkan
bahwa sistem penyimpanan rekam medis
berdasarkan sistem angka langsung (Stright
Digit Filing System), padahal kenyataan
yang ada di lapangan yaitu menggunakan
sistem penyimpanan berdasarkan sistem
angka akhir (Terminal Digit Filing System).
Setelah dikonfirmasi ternyata terdapat
kesalahan dalam pembuatan Standar
Prosedur Operasional. Sistem penyimpanan
yang seharusnya yaitu sistem penyimpanan
berdasarkan sistem angka akhir (Terminal
Digit Filing System).
Selain itu, pada Standar Prosedur
Operasional yang sama yaitu Pengambilan
Rekam Medis Dari Rak Penyimpanan,
di situ disebutkan bahwa untuk keperluan
berobat ulang atau kontrol tidak perlu diberi
out guide/tracer, hanya untuk keperluan
peminjaman saja yang harus diberi out
guide/tracer. Hal ini tentunya sangat
berbanding terbalik dengan ketentuan yang
tercantum dalam buku Pedoman
Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam
Medis Rumah Sakit di Indonesia revisi II
tahun 2006 yang dikeluarkan oleh
Departemen Kesehatan Republik Indonesia,
tentang tata cara pengambilan kembali
rekam medis yang menyebutkan bahwa
rekam medis tidak boleh keluar dari ruang
penyimpanan rekam medis tanpa tanda
keluar atau kartu peminjaman rekam medis.

Pelaksanaan Peminjaman dan
Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Pada pelaksanaan peminjaman dan
penyimpanan berkas rekam medis rawat
jalan di Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka sudah berjalan sebagaimana
mestinya, meskipun masih belum ada
Standar Prosedur Operasional untuk
mengatur tata cara pelaksanaan peminjaman
rekam medis rawat jalan. Berdasarkan hasil
wawancara yang dilakukan oleh penulis
kepada petugas filing di Rumah Sakit
Umum Daerah Cicalengka didapatkan hasil
bahwa dengan tidak adanya out guide/tracer
pada setiap berkas rekam medis yang
diambil dari rak penyimpanan dapat
berpengaruh terhadap kecepatan kinerja
petugas filing pada saat memasukan kembali
berkas rekam medis ke dalam rak
penyimpanan ketika sudah dipinjam oleh
poliklinik pada hari tersebut untuk keperluan
berobat olang atau kontrol pasien.
Selain dari pada itu, dengan tidak
tersedianya sampul/map untuk rekam medis
rawat jalan berpengaruh terhadap proses
perapihan rak penyimpanan rekam medis.
Perlu usaha lebih untuk merapihkan
tumpukan selembaran kertas rekam medis
rawat jalan. Hal ini tentunya dapat
Jurnal Apikes Bandung

diminimalisir jika berkas rekam medis rawat
jalan diberi sampul. Dengan struktur kertas
sampul yang lebih kuat dapat memudahkan
proses perapihan itu sendiri. Hanya tinggal
mendorong rekam medis masuk lebih
kedalam rak, rekam medis tersebut dapat
langsung tertata dengan rapih. Beda hal
dengan tidak menggunakan sampul, karena
harus merapihkannya selembar demi
selembar masuk lebih ke dalam rak
penyimpanan.
Dalam Pedoman Penyelenggaraan
dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia revisi II tahun 2006 yang
dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan
Republik Indonesia, dipaparkan dengan jelas
bahwa rekam medis harus diberi sampul
pelindung untuk memelihara keutuhan
susunan lembaran-lembaran rekam medis
serta untuk mencegah terlepas atau
tersobeknya lembaran rekam medis sebagai
akibat sering dibolak-balik lembaran
tersebut.

Hambatan Dalam Proses Peminjaman
dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Hambatan atau kendala yang timbul
di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka
untuk peningkatan efektivitas kerja petugas
yaitu susahnya membuat jadwal yang pas
untuk melaksanakan rapat pembahasan
revisi Standar Operasional Prosedur dengan
Panitia Rekam Medis dikarenakan sibuknya
kegiatan dari tiap keanggotaan yang ada.
Selain itu, hambatan lain yang timbul
yaitu Selalu terpotongnya anggaran rumah
tangga di unit rekam medis oleh bidang
keuangan. Hal ini dikarenakan minimnya
anggaran yang diterima oleh pihak Rumah
Sakit Umum Daerah Cicalengka dari
Pemerintah Kabupaten Bandung, sehingga
kebijakan dari bidang keuangan adalah
memotong anggaran yang telah diajukan
oleh unit rekam medis untuk pengadaan
pembuatan out guide/tracer, pengadaan
komputer beserta mesin pencetak (printer) di
ruangan penyimpanan untuk membuat bon
peminjaman serta pengadaan sampul/map
berkas rekam medis rawat jalan.

Upaya yang Dilakukan Untuk Mengatasi
Hambatan Dalam Proses Peminjaman
dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Adapun upaya yang telah dilakukan
oleh Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka untuk mengatasi kendala yang
ada dalam proses peminjaman dan
penyimpanan berkas rekam medis yaitu
dengan mengadakan perencanaan untuk
mengadakan rapat Panitia Rekam Medis
dengan agenda rapat perevisian Standar
Operasional Prosedur yang telah ada.
Disamping itu, untuk memenuhi
kebutuhan anggaran rumah tangga unit
rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka tidak bisa berbuat banyak. Dapat
dimaklumi mengingat hal tersebut
berhubungan dengan keterbatasan anggaran
yang di terima oleh pihak Rumah Sakit
Umum Daerah Cicalengka dari Pemerintah
Kabupaten Bandung. Karena Pemerintah
Kabupaten Bandung sendiri harus membagi
anggarannya ke tiga rumah sakit pemerintah
yang ada di wilayah kabupaten bandung,
yaitu RSUD Cicalengka, RSUD Soreang
dan RSUD Majalaya.

Dampak Terhadap Efektivitas Kerja
Apabila Terkendalanya Proses
Peminjaman dan Penyimpanan Berkas
Rekam Medis
Dampak yang ditimbulkan dari
terkendalanya proses peminjaman dan
penyimpanan berkas rekam medis terhadap
efektivitas kerja pegawai adalah akan terjadi
kebingungan bagi karyawan baru yang
bertugas di bagian penyimpanan (filing)
rekam medis dikarenakan belum adanya
tupoksi yang jelas mengenai prosedur
peminjaman rekam medis rawat jalan. Hal
tersebut menjadikan perlu adanya arahan
tambahan dari para petugas rekam medis
Jurnal Apikes Bandung

yang lebih senior mengenai prosedur yang
ada di Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka.
Selain itu, dengan tidak menggunakan
out guide/tracer pada saat pengambilan
berkas rekam medis dari rak penyimpanan,
maka akan menambah waktu rata rata
penyimpanan kembali rekam medis
dikarenakan tidak adanya pembatas atau
tanda bahwa rekam medis sedang dipinjam.
Dengan tidak adanya sampul rekam
medis rawat jalan, maka akan memerlukan
waktu lebih lama dikarenakan harus
memilah berkas rekam medis selembar demi
selembar serta harus melihat nomer rekam
medis yang terdapat di berkas pada saat
penyimpanan. Pada proses perapihan rak
penyimpanan rekam medis juga Perlu usaha
lebih untuk merapihkan tumpukan
selembaran kertas rekam medis rawat jalan.
Hal ini tentunya dapat diminimalisir jika
berkas rekam medis rawat jalan diberi
sampul. Dengan struktur kertas sampul yang
lebih kuat dapat memudahkan proses
perapihan itu sendiri. Hanya tinggal
mendorong rekam medis masuk lebih
kedalam rak, rekam medis tersebut dapat
langsung tertata dengan rapih. Beda hal
dengan tidak menggunakan sampul, karena
harus merapihkannya selembar demi
selembar masuk lebih ke dalam rak
penyimpanan.
Dampak lain yang muncul yaitu
ketidak puasan pegawai mengenai prosedur
yang ada, sehingga akan mempengaruhi
tehadap prestasi kerja pegawai. Hal ini
dikarenakan menurunnya tingkat antusias
terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh
pegawai yang bersangkutan.







KESIMPULAN

Prosedur Peminjaman dan Penyimpanan
Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di
RSUD Cicalengka
Prosedur peminjaman dan
penyimpanan berkas rekam medis di Rumah
Sakit Umum Daerah Cicalengka secara
umum sudah diketahui dan dijalankan
dengan baik. Hanya saja masih ada
kekurangan untuk Standar Prosedur
Operasional untuk peminjaman rekam medis
rawat jalan. Serta adanya perbedaan tata cara
sistem penyimpanan yang ada pada Standar
Prosedur Operasional dengan kenyataan di
lapangan. Pada Standar Prosedur
Operasional tentang Pengambilan Rekam
Medis Dari Rak Penyimpanan disebutkan
bahwa sistem penyimpanan rekam medis
berdasarkan sistem angka langsung (Stright
Digit Filing System), padahal kenyataan
yang ada di lapangan yaitu menggunakan
sistem penyimpanan berdasarkan sistem
angka akhir (Terminal Digit Filing System).

Pelaksanaan Peminjaman dan
Penyimpanan Berkas Rekam Medis di
RSUD Cicalengka
Pada pelaksanaan peminjaman dan
penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit
Umum Daerah Cicalengka ditemukan
beberapa permasalahan yaitu tidak
dipergunakannya out guide/tracer pada
peminjaman rekam medis rawat jalan, serta
tidak adanya sampul rekam medis rawat
jalan sehingga berkas rekam medis rawat
jalan hanya berbentuk selembaran kertas
saja. Hal ini tentunya sangat riskan jika
rekam medis tersebut sampai tersobek atau
hilang, mengingat fungsi da rekam medis itu
sendiri sangat penting.



Jurnal Apikes Bandung

Hambatan Dalam Proses Peminjaman
dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
di RSUD Cicalengka
Hambatan atau kendala yang timbul
di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka
untuk peningkatan efektivitas kerja petugas
yaitu susahnya membuat jadwal yang pas
untuk melaksanakan rapat pembahasan
revisi Standar Operasional Prosedur dengan
Panitia Rekam Medis dikarenakan sibuknya
kegiatan dari tiap keanggotaan yang ada.
Hambatan lain yang timbul yaitu
Selalu terpotongnya anggaran rumah tangga
di unit rekam medis oleh bidang keuangan
dikarenakan anggaran yang terbatas dari
Pemerintah Kabupaten kepada Rumah Sakit
Umum Daerah Cicalengka. Hal ini tentunya
menghambat pengadaan sampul rekam
medis rawat jalan, pengadaan out
guide/tracer, serta pengadaan komputer dan
alat pencetak (printer) untuk membuat bon
peminjaman rawat jalan.

Upaya yang Untuk Mengatasi Hambatan
Dalam Proses Peminjaman dan
Penyimpanan Berkas Rekam Medis di
RSUD Cicalengka
Upaya yang telah dilakukan oleh
Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka
untuk mengatasi kendala yang ada dalam
proses peminjaman dan penyimpanan berkas
rekam medis yaitu dengan mengadakan
perencanaan untuk mengadakan rapat
Panitia Rekam Medis dengan agenda rapat
perevisian Standar Operasional Prosedur
yang telah ada.
Untuk persoalan pemotongan
anggaran yang diterima oleh unit rekam
medis tidak dapat berbuat banyak, karena
memang sudah dari pemerintah kabupaten
dana yang ada terbatas.




Dampak Terhadap Efektivitas Kerja
Apabila Terkendalanya Proses
Peminjaman dan Penyimpanan Berkas
Rekam Medis
Dampak yang ditimbulkan dari
terkendalanya proses peminjaman dan
penyimpanan berkas rekam medis terhadap
efektivitas kerja pegawai adalah akan terjadi
kebingungan bagi karyawan baru yang
bertugas di bagian penyimpanan (filing)
rekam medis dikarenakan belum adanya
tupoksi yang jelas mengenai prosedur
peminjaman rekam medis rawat jalan. Serta
waktu yang dibutuhkan untuk melakukan
penyimpanan rekam medis menjadi lebih
lama dikarenakan tidak adanya out guide
serta tidak adanya sampul untuk melindungi
rekam medis rawat jalan.
Hal itu akan berakibat terhadap
tingkat prestasi kerja pegawai karena
menurunya antusias terhadap pekerjaan
dikarenakan ketidak puasan pegawai
terhadap prosedur yang ada.

SARAN

Dari hasil penelitian yang dilakukan di
Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka,
penulis mencoba untuk memberikan
beberapa saran yang diharapkan dapat
membantu dalam peningkatan efektivitas
pegawai rekam medis khususnya di bagian
peminjaman dan penyimpanan. Adapun
sarannya sebagai berikut:
1. Sebaiknya segera mempercepat
pelaksanaan rapat panitia rekam medis
untuk membahas revisi mengenai
Standar Prosedur Operasional unit
rekam medis Rumah Sakit Umum
Daerah Cicalengka sebagai pedoman
pelaksanaan rekam medis yang lebih
baik.
2. Perlu diadakannya sosialisasi kepada
bidang keuanga terkait pentingnya
penggunaan sampul rekam medis,
sehingga hal tersebut akan menjadi
Jurnal Apikes Bandung

bahan pertimbangan dalam penyetujuan
anggaran rumah tangga yang diajukan
oleh unit rekam medis.
3. Dalam pelaksanaan peminjaman dan
penyimpanan rekam medis rawat jalan
dapat mempergunakan out guide/tracer
rawat inap untuk sementara waktu
sebelum tersedianya out guide/tacer
untuk rawat jalan. Hal ini dapat
dilakukan mengingat jumlah tracer
untuk rawat inap yang tersedia yaitu
sebanyak 236 buah dan pasien rawat
jalan yang berkunjung ke Rumah Sakit
Umum Daerah Cicalengka rata-rata per
harinya 200 pasien.
4. Perlu adanya komunikasi tentang format
bon peminjaman yang akan dibuat
dengan pihak IT Rumah Sakit
berkenaan dengan pengadaan komputer
dan printer untuk pencetakan bon
peminjaman rekam medis rawat jalan.
5. Adapun bentuk dan jenis out guide/
tracer untuk rawat jalan yang disarankan
oleh penulis berdasarkan pada ukuran
map rekam medis rawat inap dengan
panjang 39 cm dan lebar 23.5 cm adalah
sebagai berikut:
5.1 Gambar Tracer

Sumber: saran penulis
Keterangan
Bahan : Plastik fiber
Warna : Hijau
Ukuran : Panjang 40 cm
Lebar 25 cm



DAFTAR PUSTAKA

Depertemen Kesehatan Republik Indonesia,
Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. 2006.
Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur
Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia
Revisi II. Jakarta: 196 hlm.

Hatta, R. Gemala. 2012.
Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan
Disarana Pelayanan Kesehatan Edisi Revisi
II. Penerbit Universitas Indonesia. Jakarta:
442 hlm.

Kumpulan SPO Bagian Instalasi Rekam
Medis Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka Kab. Bandung. 2011.
Notoatmodjo, Soekidjo, Prof. Dr. 2010.
Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka
Cipta. Jakarta: 236 hlm.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor 32 tahun 1996
Tentang Tenaga kesehatan.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor:
269/MENKES/PER/III/2008 Tentang
Rekam Medis.

Pedoman Pelaksanaan Rekam Medis Rumah
Sakit Umum Daerah Cicalengka Kab.
Bandung, Buku I.2011.

Rustiyanto, Ery. Amd.PK. S.KM. 2009.
Etika Profesi Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan.Graha Ilmu. Yogyakarta: 118
hlm.

Sedarmayanti, Prof. Dr. Hj. M.Pd. APU.
2011
Sumber Daya Manusia dan Produktivitas
Kerja. Mandar Maju. Bandung.

Sedarmayanti, Prof. Dr. Hj. M.Pd. APU.
2011
Jurnal Apikes Bandung

Tata Kerja dan Produktivitas Kerja. Mandar
Maju. Bandung: 243 hlm.

Sugiyono, Prof. Dr. 2009
Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitataif
dan R&D. Alfabeta. Bandung: 334 hlm.

Tim Redaksi Nuansa Aulia. 2009
Himpunan Peraturan Perundang-Undangan
Tentang Kesehatan. Bandung: 400 hlm.

Undang Undang No. 29 Tahun 2004
Tentang Praktek Kedokteran.

Undang-undang No. 44 Tahun 2009 tentang
Rumah Sakit












































































Jurnal Apikes Bandung





























































































Jurnal Apikes Bandung





























































































Jurnal Apikes Bandung





























































































Jurnal Apikes Bandung





























































































Jurnal Apikes Bandung





























































































Jurnal Apikes Bandung





























































































Jurnal Apikes Bandung





























































































Jurnal Apikes Bandung





























































































Jurnal Apikes Bandung





























































































Jurnal Apikes Bandung