Politicile financiare si proceduri interne ________________

Aprobat de ctre bord, data _____________

Aprobat de ctre bord, data ________

Politici financiare i proceduri

Cuprins
A. Structura organizaional............................................................2
Bordul........................................................................................................................................................................... 2
Directorul executiv.................................................................................................................................................... 3
Comisia de cenzori................................................................................................................................................... 4

B. Proceduri aferente evidenei contabile............................................5

Serviciul contabil. Organizarea i responsabiliti...........................................................................................5
Bazele evidenei contabile...................................................................................................................................... 5
Registrele contabile.................................................................................................................................................. 6
Verificarea conturilor bancare............................................................................................................................... 6
nchiderea perioadelor............................................................................................................................................. 7
Inregistrrile contabile............................................................................................................................................. 7
Copiile de rezerv a datelor contabile.................................................................................................................7
Modul de pstrare, nimicire i arhivare a documentelor................................................................................8

C. Politici de gestiune financiar a Asociaiei......................................10

Procesul de bugetare............................................................................................................................................. 10
Rapoarte financiare interne.................................................................................................................................. 11
Audit........................................................................................................................................................................... 11
Respectarea legislaiei fiscale.............................................................................................................................11

ncasri i datoriile debitoare.........................................................12

Prelucrarea facturilor..................................................................................................................................12
Constatarea veniturilor din activiti..................................................................................................................12
ncasri de numerar ...............................................................................................................................................13
Operaiunile la conturile de decontare..............................................................................................................13

Cheltuieli i datoriile creditoare .....................................................14

Cheltuieli privind salariile ....................................................................................................................................14
Tabelele din pontaj: ntocmirea i aprobarea...................................................................................................14
Procurri i achiziii................................................................................................................................................ 15
Aprobarea conturilor i facturilor spre plat i executarea lor...................................................................15
Rambursarea sumelor ctre titulari...................................................................................................................16
Cheltuielile de caltorie i detaare de serviciu......................................................................................16

Gestiunea patrimoniului...............................................................19
Gestiunea numerarului.......................................................................................................................................... 19
Bunuri materiale..........................................................................................................................................19
Active capitale.......................................................................................................................................................... 19
Programe informatice............................................................................................................................................ 20
Securitatea ncperilor...........................................................................................................................................20

D. Controlul intern......................................................................21
Direcii de administrare......................................................................................................................................... 21
Conflictele de interes............................................................................................................................................. 21
Divizarea obligaiunilor..........................................................................................................................................22
Pstrarea integritii patrimoniului.....................................................................................................................22
Sisteme de control intern a datelor prelucrate automatizat.........................................................................23

Politici si proceduri
Pag. | 1

Politicile financiare si proceduri interne ________________

Aprobat de ctre bord, data _____________

A. Structura organizaional
Acest compartiment dezvluie structura organizaional a asociaiei cu descrierea
ariilor de responsabiliti. Schema general a structurii organizaionale a asociaiei
poate fi reprezentat prin schema de mai jos:
Bordul
Cenzor
Director executiv
Serviciul contabil
Office manager

Managerul de proiecte

Angajai antrenai in proiecte

Bordul
Politici
Bordul este organul de conducere al Asociaiei, care asigura conducerea i
administrarea acesteia n perioada dintre Adunrile Generale. Bordul este organul
reprezentativ i este compus din cel puin 3 membri, alei de Adunarea General
pentru un termen de 1 an. Preedintele Bordului este desemnat de ctre Bord din
rndul membrilor Consiliului, pe durata mandatului Consiliului.
Funciile Bordului sunt urmtoarele:

Propune modificarea i completarea Statutului Asociaiei;

Aprob documentele interne, altele dect cele ce in de competena Adunrii
Generale;
Aprob i respinge aderarea de noi membri i membri Asociai;
Se pronuna asupra msurilor disciplinare care urmeaz a fi aplicate
membrilor pentru nclcrile admise;
Prezint nemijlocit sau prin Directorul Executiv spre aprobare Adunrii
Generale documente, strategii i planuri de dezvoltare a Asociaiei;
Aprob proiectul bugetului anual de venituri i cheltuieli;
Politici si proceduri
Pag. | 2

Politicile financiare si proceduri interne ________________

Aprobat de ctre bord, data _____________

Reprezint Asociaia n relaiile cu terii n probleme ce in de activitatea ei,

altele dect cele atribuite la competena Directorului Executiv, n baza i cu
respectarea poziiei formulate de Adunarea General a membrilor asociaiei;
Numete i recheam din funcie Directorul Executiv i Vice-directorul,
semneaz contractul de management sau individual de munca;
Aprob sau/i modific cuantumul i termenul de achitare a cotizaiilor de
aderare i anuale i stabilete, n caz de necesitate, alte contribuii;
Aproba afilierea la alte organizaii similare interne sau internaionale i
determin poziia Asociaiei fa de anumite probleme, fa de raporturile cu
autoritile publice i organizaiile neguvernamentale.
Decide difuzarea i aprob textul comunicatelor publice difuzate n numele
Asociaiei.
Exercit alte funcii, care nu sunt atribuite de prezentul Statut n competena
altor organe.

Directorul executiv
Politici: Directorul executiv are aria de mputerniciri i responsabiliti prevzute de
statutul asociaiei. Orice mputernicire sau delegare de drepturi suplimentare privind
exercitarea gestiunii asociaiei se va efectua de ctre bord n caz ne necesitate.
Atribuiile de baz ale directorului executiv sunt urmtoarele:
ntocmete i prezint spre aprobare Consiliului Directorilor documente,
strategii i planuri de dezvoltare a Asociaiei;
Elaboreaz proiectul bugetului de venituri i cheltuieli;
ntocmete rapoarte Consiliului de Directori i/sau Adunrii Generale referitor
la activitatea Asociaiei;
Soluioneaz solicitrile membrilor Asociaiei;
Elaboreaz msuri de implementare a deciziilor Adunrii Generale;
Convoac i organizeaz lucrul nemijlocit al Adunrii;
Elaboreaz statele de personal i le prezint spre aprobare Adunrii
Generale a membrilor;
Reprezint fr procur Asociaia n raporturile cu autoritile i persoanele
private pe plan local i internaional, n baza i cu respectarea poziiei
aprobate de Adunarea General a membrilor Asociaiei;
Emite ordine, instruciuni, dispoziii, ncheie acte de colaborare, contracte,
acorduri necesare realizrii scopurilor statutare ale Asociaii si/sau asigurrii
activitii curente a acesteia, n limitele i n conformitate cu bugetul anual al
Asociaiei;
Numete n funcie aparatul de lucru, elibereaz din funcie, stimuleaz
salariaii, n limitele bugetului anual al Asociaiei, i aplica sanciuni
disciplinare;
Poart rspundere pentru patrimoniul i resursele financiar-materiale;
Realizeaz alte funcii ncredinate de ctre Consiliul Directorilor i/sau
Adunarea General a membrilor Asociaiei.

Politici si proceduri
Pag. | 3

Politicile financiare si proceduri interne ________________

Aprobat de ctre bord, data _____________

Comisia de cenzori
Cenzorul este organul de control intern, ales de Adunarea General pentru o
perioada de 1 an.
Politici: Cenzorul efectueaz controlul financiar intern al Asociaiei cel puin o data
n an. Cenzorul verific n mod curent sau la cererea unui membru modul n care
este administrat patrimoniul, cum sunt administrate mijloacele bneti i bunurile
Asociaiei. Rezultatele controalelor sunt fixate n rapoarte, semnate de toi membrii
i prezentate Consiliului Directorilor. Rapoartele elaborate urmeaz a fi prezentate
oricrui membru care le-a solicitat.

Politici si proceduri
Pag. | 4