Kaji banding

(benchmarking)
Kaji banding (Benchmarking)
Adalah suatu proses yang berkesinambungan untuk
mengukur dan membandingkan produk, pelayanan, dan
praktik terhadap pesaing yang tangguh atau organisasi lain
yang dikenal sebagai leader (Kearn, Xerox)

Stealing shamelessly (Milliken)

Penelusuran yang berkesinambungan dan penerapan dari
praktik yang lebih baik yang akan membawa pada kinerja yang
kompetitif (Westinghouse)

Kajibanding adalah proses pembelajaran ( Bowers, Spendolini);

Mempelajari praktik yang dilakukan oleh kompetitor yang akan
memberi peluang kompetitif (Allaire, Xerox)

Jepang: Dantotsu = berjuang
menjadi terbaik dari yang terbaik
(striving to be the best of the best)
sehingga bisa mengalahkan
Amerika

Industri Jepang melakukan studi ke
luar negeri. Melihat dari tangan
pertama metode yang digunakan

Apabila Anda memahami musuh
saudara dan Anda sendiri, Anda
tidak perlu takut hasil dari seratus
pertempuran. (Sun Tzu)
Filosofis Dasar Benchmarking
Memahami operasi Anda (self evaluation)
Memahami pemimpin pasar atau kompetitor
Menggabung yang terbaik
Memperoleh superioritas
Lingkup kegiatan Benchmarking
1
One-time event
2
Periodic activity
3
Continuous activity
Macam benchmarking
Internal benchmarking
membandingkan dengan bagian
lain dalam suatu organisasi
Competitive benchmarking
membandingkan dengan
organisasi pesaing
Functional benchmarking
membandingkan dengan
organisasi bukan pesaing ttg
aktifitas fungsi yang sama
Generic benchmarking
membandingkan lintas fungsi
atau industri yang berbeda
Tipe Keuntungan Kerugian
Internal
Data mudah dikumpulkan
Hasil yang bermanfaat untuk
organisasi yang unggul dan multiunit
Keterbatasan fokus
Bias internal
Kompetitif
Mendapat informasi yang relevan
untuk keberhasilan bisnis
Peluang membandingkan aspek
praktek dan tehnologi
Kesulitan dalam mengumpulkan
data
Isu etika
Sikap yang tidak diharapkan dari
mitra benchmark
Fungsional/
generik
Sangat potensial untuk mempelajari
praktek-2 inovatif
Praktek dan tehnologi yang siap untuk
ditransfer
Peluang mengembangkan jejaring
profesional
Akses pada database yang relevan
Mendorong keberhasilan
Keterbatasan untuk transfer pada
lingkungan yang berbeda
Beberapa informasi tidak dapat
diterapkan
Time-consuming
Butir Benchmarking Riset Pasar Analisis
Kompetitif
Tujuan Generik Menganalisis apa,
mengapa dan bagaimana
baiknya kompetisi atau
perusahaan pemimpin
melakukannya
Menganalisis pasar,
segmen pelanggan
atau akseptasi
produk
Menganalisis
strategis
kompetitif
Fokus Umum Praktik-praktik usaha
yang memuaskan
kebutuhan pelanggan
Kebutuhan
pelanggan
Strategi kompetitif
Aplikasi Praktik-praktik usaha dan
produk
Produk dan jasa Pasar dan produk
Biayanya
terbatas pada
Tidak terbatas, kompetitif
fungsional, dan
benchmarking internal
digunakan
Bagaimana
pelanggan dipenuhi
Aktivitas pasar
Sumber
informasi
Pemimpin di bidangnya,
dan juga pesaing
Pelanggan Analisis industri
Manfaat
Butir Tanpa Benchmarking Dengan Benchmarking
Memenuhi persyaratan
pelanggan
Berdasarkan historis
Persepsi
Rendah kecocokannya (low fit)
Realita pasar
Penilaian objektif
Performa yang tinggi
Menetapkan sasaran
dan tujuan yang efektif
Kekurangan fokus eksternal
Reaktif
Industri yang tertinggal belakang
Dapat dipercaya, tidak dapat
diargumentasi
Proaktif
Industri yang memimpin
Mengembangkan tolok
ukur produktivitas yang
benar
Mengejar proyek yang disenangi
Kekuatan dan kelemahan tidak
dipahami
Rute resistensi yang paling kecil
Memecahkan masalah yang riil
Memahami keluaran
Berdasarkan praktik industri yang
terbaik
Menjadi kompetitif Berfokus secara internal
Perubahan secara evolusioner
Komitmen yang rendah
Pemahaman yang nyata/kongkrit
dari kompetisi
Ide baru dari praktik dan
teknologi
Komitmen yang tinggi
Praktik-praktik
pendidikan yang terbaik
Tidak ditemukan
Sedikit solusi
Rata-rata kemajuan PT
Aktivitas pengerjaan yang
dadakan
Pencarian yang proaktif untuk
perubahan
Banyak opsi
Terobosan praktik usaha
Performa terbaik
Apa yang diperoleh dari site visits
Mengetahui keunggulan mitra kaji banding
Mengetahui dan memahami kelemahan pihak
kita
Mengenal peluang untuk perbaikan dan
alternatif kegiatan-kegiatan inovatif yang
dapat dilakukan untuk perbaikan

Proses kajibanding
Langkah 1. menentukan indikator apa yang akan
dikajibanding
Dalam langkah ini perlu diidentifikasi jenis-jenis indikator yang
dipergunakan dalam benchmarking. Sebagai contoh Key
Performance Indicators dapat menggunakan model rantai nilai.
Langkah 2. Mengidentifikasi mitra kajibanding
Pemahaman mengenai partner ini dapat berupa sebuah lembaga
pelayanan kesehatan yang dinilai lebih baik di dalam negeri atau di
luar negeri yang akan diacu sebagai gold-standar. Partner yang baik
bukan saja yang memiliki penampilan yang hebat tetapi juga
kemungkinan untuk diikuti.
Lembaga yang bersedia mengikuti benchmarking akan siap untuk
memberikan data indikator mutu/kinerja dan berbagai keterangan
lainnya.
Langkah 3. Mendapatkan/mengumpulkan data indikator-
indikator mitra kajibanding.
Langkah 4. Menganalisa data
Tujuan analisis data ini untuk memahami
mengapa ada perbedaan, persamaan serta
hubungannya dengan hal-hal yang harus
diperbaiki.
Langkah 5. Melaksanakan perubahan untuk
peningkatan mutu/kinerja
Bagi lembaga yang mengikuti proses
benchmarking dan mempunyai indikator
pelayanan yang rendah, maka harus mencari
solusi untuk peningkatan sesuai dengan analisis
data yang ada.

Bagaimana tindak lanjut pasca site visit ?
Bukan sekedar one-time event (kegiatan
sesaat)
Tindak lanjut multi-years (3 - 5 tahun), dengan
pertimbangan konsekuensi pembiayaan dan
sumber pembiayaan
Kesinambungan pelaksanaan kaji banding
dengan mitra kajibanding
Kinerja
Rumahsakit
Mitra
Jumlah dan jenis SDM
Kompetensi
Fungsi sistem pendukung
Lingkungan Kerja

Kinerja
Rumahsakit
Asal
Jumlah dan jenis SDM
Kompetensi
Fungsi sistem pendukung
Lingkungan Kerja

Gaps
Rencana
Perbaikan
Contoh framework yang
digunakan
Penentu keberhasilan Benchmarking
Komitmen yang aktif untuk benchmarking dari manajemen
Pemahaman yang jelas dan komprehensif bagaimana
pekerjaan dilakukan sebagai dasar perbandingan terhadap
praktik yang terbaik
Keinginan untuk berubah dan beradaptasi berdasarkan
temuan benchmarking
Kesadaran bahwa kompetisi selalu berubah dan perlu
mendahuluinya
Keinginan membagi informasi dengan mitra benchmark
Konsentrasi pada perusahaan terkemuka dalam bidang yang
diakui oleh pemimpin
Ketaatan pada proses benchmarking
Usaha yang berkesinambungan
Institusionalisasi benchmarking
Kinerja
Indikator kinerja output:




Indikator kinerja proses:
Faktor penentu kinerja
Kecukupan SDM
Kompetensi SDM
Sistem pendukung pelayanan:
Ketersediaan fasilitas yang memadai
Kebersihan tempat pelayanan
Adanya prosedur tetap
Dsb
Lingkungan yang mendukung:
Lingkungan fisik rumahsakit
Kebijakan atau regulasi yang ada di kab/kota
dsb
Tugas
Tiap kelompok menyusun rencana kajibanding ke
sebuah rumahsakit: Rencana/kerangka acuan
kajibanding, yang isinya adalah:
Latar belakang
Tujuan kajibanding
Kerangka pikir dan Indikator-indikator yang akan
digunakan
Mitra kajibanding
Instrumen yang akan digunakan (lampirkan)
Rincian kegiatan kajibanding
Penjadwalan kajibanding