PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO

FISICO DE ALMACEN


DEFINICIONES

a) Inventario fsico de almacn
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o presencia
real de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados,
apreciar su estado de conservacin y condiciones de seguridad.

Se tienen los siguientes tipos de inventario:

Inventario general
()
Inventario selectivo

Inventario al barrer

Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el
inventario empezando por un punto determinado almacn efectuando el conteo de
todos los bienes encontrados sin excepcin

EJECUCION DE INVENTARIO
Paso 1.- En el da, lugar y hora sealados se reunirn el jefe de equipo con el
personal a su cargo presentndose ante el titular del almacn por inventariar, con la
autorizacin correspondiente, dejando copia de la misma al encargado de dicho
almacn.

Paso 2.- El jefe de equipo en su caso dar las instrucciones necesarias sobre el
movimiento de almacn al almacenero con el objeto de poder efectuar la labor sin
ningn tipo de complicaciones. En este paso el almacenero deber transportar los
materiales pendientes de entrega a la zona de despacho debiendo estos
corresponder a los de las notas de salida del corte documentario.

En el caso de los materiales pendientes de ingreso a la fecha del corte
documentario, debern ser internados y ubicados en el lugar que les
corresponda.


ASEGURARSE QUE EL ALMACENERO NO TENGA EN SU PODER TARJETAS
DE CONTROL VISIBLE Y QUE ESTAS SE ENCUENTREN JUNTO CON LOS
ARTICULOS EN LAS UBICACIONES RESPECTIVAS, EN TODO CASO
ESTABLECER RESPONSABILIDAD VERBAL O POR ESCRITO ANTE TAL
SITUACION. SI LAS TARJETAS OBRAN EN SU PODER PEDIRLE LAS TARJETAS
E INICIAR CONTEO CON STAS.

En caso de que el inventario se efecte en movimiento antes de proceder al ingreso o
salida de un material, el almacenero deber comunicar al jefe de equipo para que este
proceda a controlar e inventariar los materiales que se procesan, debiendo este, en
todos los casos anotar su visto en los documentos de almacn y anexo de corte
documentario.

EL ALMACENERO Y SU PERSONAL INTERVENDRN EN EL INVENTARIO SOLO
PARA INDICAR EL LUGAR DONDE SE ENCUENTRAN UBICADOS LOS BIENES Y
PARA ACLARAR ASPECTOS REQUERIDOS POR EL EQUIPO INVENTARIADOR.

Paso 3.- Seguidamente se proceder a efectuar el corte documentario debiendo firmar
el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso
de trmite anotando en un documento denominado Corte de Inventario la relacin de
los documentos antes sealados y dems ocurrencias necesarias previas al inicio de
la labor de conteo. Dicho documento ser suscrito por el Contador general, jefe de
equipo y encargado del almacn.

Paso 4.- Una vez concluido el corte documentario, el encargado del almacn
proceder a ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y salida de almacn
por tramitar que figuran el en documento Corte de Inventario. El jefe de equipo
proceder a verificar el ingreso de esta informacin en el aplicativo de inventario,
procedindose a imprimir el listado oficial de toma de inventario el cual ser emitido
en los siguientes ejemplares:
_ Original: Jefe de equipo
_ Copia: Encargado de cada Almacn.
Los listados en mencin sern desglosados una vez concluido el proceso fsico de
inventario.

Paso 5 .- Una vez concluido el corte documentario fsico el personal inventariador
proceder a ubicarse en los stands o zonas asignadas procediendo el conteo de los
materiales de acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido.

Paso 6.- El inventario ser al barrer y se realizar por parejas, donde uno
contar y otro apuntar en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas
consignando los nombres de los inventariadores y la fecha en cada una de las hojas.

El proceso de anotacin deber contener el cdigo del tem, la cantidad encontrada
(CONTEO) y el cdigo de ubicacin de ser el caso.

Seguidamente la persona que cuenta anotar en la tarjeta de control visible la fecha
de inventario, el trmino inventario en la descripcin, la cantidad inventariada y un
visto que evidencie la labor efectuada.

En el caso de no existir o encontrarse deteriorada la tarjeta de control visible,
recomendar al almacenero para que la sustituya.

Al trmino del da se entregarn las hojas de trabajo al jefe de
equipo quien las custodiar hasta el da siguiente.

Paso 7.- Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal
inventariador suscribir todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de
equipo dichos documentos. El jefe de equipo podr ir requiriendo hojas de trabajo
terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantando su
trabajo de centralizacin de datos. (ENTREGAR AL DIGITADOR PARA SU
AVANCE)

Paso 8.- El jefe de equipo proceder al traslado de los datos contenidos en las hojas
de trabajo al listado de control de inventario en original y copia siguiendo el
procedimiento que se detalla:

a) Se verificar la cantidad inventariada (CONTEO) con el saldo que figura en el
listado (CANTIDAD CONTABLE)

b) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuar el reconteo en
presencia del jefe de almacn. ( EN UN PROCESO DE AUDITORIA SE PROCEDE
AL RECONTEO AL FINAL)

c) De persistir la diferencia (CONTEO = RECONTEO =/= CANTIDAD CONTABLE)
esta ser refrendada por el almacenero en la lnea correspondiente del listado.

Paso 9.- Terminada la labor de verificacin, al final de los listados debern suscribirlos
necesariamente el encargado del Almacn y el jefe de equipo haciendo un resumen
de los faltantes y sobrantes. (LOS ARTICULOS FALTANTES NO UBICADOS, Y
NO SUSTENTADOS POR EL ALMACENERO DEBERAN SER REFRENDADOS
POR STE EN SEAL DE RESPONSABILIDAD)

Se proceder seguidamente a desglosar el listado en original y copia entregando al
encargado del almacn el ejemplar que le corresponde.

Paso 10.- Al finalizar el proceso de inventario fsico el equipo de inventariadores
entregarn al jefe de equipo el material de trabajo, quien a su vez lo entregar a su
jefe inmediato. Toda la documentacin de trabajo, base de constatacin del inventario
ser archivada. (LOS LISTADOS DE LA TOMA DE INVENTARIO CONSTITUYEN
EVIDENCIA REAL Y POR TANTO SON CONSIDERADOS PAPELES DE TRABAJO
LO CUALES SERAN CUSTODIADOS Y ENTREGADOS AL FINAL)