You are on page 1of 33

BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kualitas organisasi atau lembaga biasanya dilihat dari kuantitas dan kulitas
produk yang berupa barang atau jasa. Untuk mendapatkan produk dengan
kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya
sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya
sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan canggih faktor. Hal ini
seperti apa yang dikatakan Robert L. Mathis dan John H Jackson !""#$ %&
'(umber )aya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan
organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bah*a unsur manusia dalam
organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing+.
,rganisasi atau lembaga di bidang pendidikan juga sama seperti halnya
sebuah perusahaan, sumber daya manusia ()M& merupakan faktor penentu
keberhasilan tujuan pendidikan. Hal ini sejalan dengan pernyataan (ergio-anni,
et.al #./01#2%& dalam http133uhar4suharsaputra.mht, akses, !! Maret !"#"& yang
menyatakan bah*a1
'Perhaps the most critical difference between the school and most
other organization is the human intensity that characterize its work.
School are human organization in the sense that their products are human
and their processes require the sosializing of humans+ 5arangkali
perbedaan yang paling kritis menonjol& antara sekolah dan hampir semua
organisasi adalah intensitas manusia yang menandai pekerjaannya.
(ekolah adalah organisasi manusia yang di dalamnya memproduk manusia
dan prosesnya memerlukan sosialisasi dari manusia.
6endapat tersebut menunjukan bah*a masalah sumberdaya manusia
menjadi hal yang sangat dominan dalam proses pendidikan3pembelajaran, hal ini
juga berarti bah*a mengelola sumberdaya manusia merupakan bidang yang
sangat penting dalam melaksanakan proses pendidikan3pembelajaran di sekolah.
Uraian di atas menunjukkan bah*a sumber daya manusia perlu dikelola
dengan sebaik7baiknya. 6engelolaan tersebut merupakan tugas dari Manajemen
(umber )aya Manusia M()M&.
(alah satu tugas M()M adalah untuk mendayagunakan sumberdaya
manusia yang dimilikinya secara optimal. 6endayagunaan ini seringkali berarti
mengupayakan agar sumberdaya manusia itu mampu dan mau bekerja secara
optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Upaya tersebut dilakukan melalui
proses manajemen terhadap sumberdaya manusia, dengan berbagai kegiatannya
Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan dengan baik
bilamana ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat dan
kemampuannya, serta bila mana bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan
pekerjaan itu. lni berarti bah*a perusahaan harus bisa menempatkan orang pada
jabatan7jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, dengan tidak lupa
mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya.
(ecara singkat dapat dikatakan bah*a manajemen sumberdaya manusia
sangat erat kaitannya dengan motto 8The Right Man on the Right Place and the
Right Time8. Jadi manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus
bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat
sesuai dengan minat dan kemampuannya.
6enerapan motto 8The Right Man on the Right Place at the Right Time8
ada beberapa hal yang harus diketahui. )ari sudut perusahaan, maka unsur
pertama yang harus diketahui adalah unsur 8Place78 nya, sebab perusahaan
sebagai organisasi adalah *adah tempat manusia man& bekerja. 9empat bekerja
ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai Jabatan.
(eringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan
kadang7kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih
jauh, sehingga perlu ada pengertian yang seragam dalam memahami tulisan ini.
(ering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan7jabatan yang
mempunyai tugas7tugas yang berbeda. (ebaliknya untuk tugas7tugas yang sama
adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda.
5ahkan ironisnya para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau
merasa ragu tentang apa yang seharusnya dikerjakan
6eramsalahan tersebut perlu dilakukan :nalisa Jabatan. (uatu studi yang
secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang
berhubungan dengan suatu jabatan
(tudi yang berkaitan dengan analisis jabatan penulis angkat dalam sebuah
makalah yang berjudul 'Job nalysis! Job "escription, dan Job Spesification+.
5erdasarkan judul tersebut penulis akan membahas hal7hal sebagai
berikut1
#. )efinisi dan pengertian
!. ;nformasi yang diperoleh dari job analysis
2. 9ujuan analisis jabatan
%. Metode dan proses pengumpulan informasi bagi analisis jabatan
<. 9eknik melakukan analisis jabatan
=. ;si aspek7aspek& job descriptions
0. Langkah7langkah pelaksanaan job descriptions
/. Langkah7langkah pelaksanaan job description
.. Job spesification
#". Kaitan antara job analysis, job description dan job spesification
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi dan Pengertian Job Analisis
Menurut Malayu !""<$!/& Job nalisis analisis pekerjaan& adalah
menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan,
bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.
Menurut Umar !""<1=& bah*a analisis pekerjaan adalah merupakan
suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan
orang lain untuk tujuan manajemen.
Menuurt >omes !""2$.#& analisis jabatan adalah proses pengumpulan
informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang
dilaksanakan dengan mengamati atau mengadakan inter-ie* pada pekerjaan,
dengan bukti7bukti yang benar dari super-isor. 5enandin ? Russell dalam
>omes !""21.#& mengatakan analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftar
uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai ke*ajiban7ke*ajiban pekerja
dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan
penglaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk
melaksanakan ke*ajiban dari kedudukannya secara memuaskan.
(ecara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk
mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas7tugas duties& dan
persyaratan dari suatu jabatan tertentu. (tephen Robbin #..2& mendefinisikan
analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari
tugas7tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan
dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang
pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan7kemampuan lain yang diperlukan
karya*an untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.
#Job analisis is in$ol$es de$eloping a detailed description of the tasks
in$ol$e in a %ob! determining the relationship of a gi$en %ob to other %obs! and
ascertain the knowledge! skills! and abilities necessary for an employee to
successfully perform the %ob+ Robbin, #..2&.
Menurut Milko-ich ? @e*man #...& analisis jabatan adalah proses
pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi
terpercaya dan rele-an, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal7usul dari
suatu jabatan tertentu 'job analisis is the systematic process of collecting
rele$ant! work&related information related to the nature of a specific %ob+&. Hal
senada juga dikemukan oleh 5ernardin ? Russel1 '%ob analisis is the process
of gathering information about a %ob+ 5ernardin ? Russel, #..2&.
5erdasarkan batasan7batasan di atas maka menurut penulis analisis
pekerjaan memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses
pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan
seorang pekerja secara sistematis
Jenis analisis jabatan menurut >omes !""2$.<7#"#& membagi dua
jenis analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional traditional %ob
description& dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil result&oriented
%ob description&.
#. Traditional Job analysis
:nalisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi
melalui tiga aspek, yaitu1 #& tanggung ja*ab responsibilities&, !& merinci
unit organisasi agar pekerja bertanggung ja*ab, tunduk kepada pengarah
dan bagian pengendali pelaksana$ ke*ajiban7ke*ajiban duties& umum
seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan$dan 2& kualifikasi7
kualifikasi qualifications& minimal yang diterima sebagai kelayakan.
Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian
perusahaan tidak ditujukan pada sifat7sifat pekerjaan secara spesifik, tidak
ada syarat7syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar7
standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja,
tidak merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan *aktu dari suatu
pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga
tidak bermanfaat bagi perencana ()M yang memerlukannya.
!. Result&'riented Job "escription (R'"s)
:nalisis yang berorientasi hasil ini juga dinamakan output&oriented
%ob description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam program7
oriented budgets. Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil
menguraikan harapan7harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja
dan sekaligus mendorong para super-isor dan pekerja untuk mengetahui
bah*a baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan
tertentu. :nalisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan7pertanyaan tentang
tasks! conditions! standards! S*s! qualification.
Kelebihan dari model Result&'riented Job "escription (R'"s&
adalah bah*a model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input
personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan
sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan
tujuan yang ditetapkan untuk e-aluasi terhadap performansi pekerja bagi
para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan
performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan
penempatan para pega*ai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer
kepega*aian terhadap produktifitas organisasi. (elain kelebihan yang
telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa
kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan
peninjauan kembali atas R,)s, setiap kedudukan memerlukan R,)s
tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi
yang tidak dapat diukur.
:nalisis Jabatan mencakup ! dua& elemen, yaitu 1 #. Uraian
Jabatan Job "escription& dan ! (pesifikasi Jabatan Job Spesification&
atau 6ersyaratan Jabatan Job Requirement&
B. Informasi yang diperoleh dari job analysis
;nformasi yang diperoleh dari %ob analysis adalah perencanaan tenaga
kerja manpower planning)! perekrutan dan penempatan recruitment and
placement&, pengembangan organisasi organisation de$elopment&, pelatihan
dan pengembangan training and de$elopment&, penggajian dan imbal jasa
compensation and benefit&, hubungan industrial industrial relation), dan juga
sistem informasi ()M human resources information sistem).
:nalisis pekerjaan selain menghasilkan %ob description! %ob
specification! dan %ob e$aluation juga berguna untuk hal7hal berikut.
#. 6erekrutan dan (eleksi Recruitment and Selection&
:nalisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan
dan syarat7syarat karya*an yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan. ;si spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk
memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
!. Kompensasi (+ompensation)
;nformasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas
tentang latar belakang pendidikan, usia, pengalaman, dan lain7lain&
orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat
menentukan gajinya.
2. A-aluasi Jabatan
;nformasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas
mengenai berat3ringannya pekerjaan, besar3kecilnya risiko yang
dihadapi pekerja, sulit3mudahnya mendapatkan personil. )engan
demikian, perusahaan dapat menetapkan oaji pada posisi jabatan
tersebut.
%. 6enilaian 6restasi Kerja (Performance ppraisal)
6enilaian ptestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi
aktual pega*ai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk
menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan
dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam
penentuan sasaran pekerjaannya.
<. Latihan (Training)
;nformasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program
latihan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis
keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam
pengembangan program7program latihan.
=. 6romosi dan 6emindahan
;nformasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu
menentukan promosi ataupun pemindahan karya*an.
0. ,rganisasi
;nformasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali
memberikan petunjuk bah*a organisasi yang ada perlu diperbaiki.
/. 6emerkayaan 6ekerjaan (Job ,nrichment)
;nformasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.
.. 6enyederhanaan 6ekerjaan (-ork Simplification)
;nformasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan
atau spesialisasi pekerjaan. )engan perkembangan perusahaan dan
spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan7pekerjaan yang
harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.
#". 6enempatan (Placement)
;nformasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para
karya*an pada pekerjaan7pekerjaan yang sesuai dengan
keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.
##. 6eramalan dan 6erekrutan
;nformasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan
perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
#!. ,rientasi dan ;nduksi
;nformasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi
bagi karya*an baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan
ke*ajibannya, menginduksi, dan lainnya
. !"#"an Analisis $a%atan
9ujuan :nalisis Jabatan menurut >omes !""2$.!& :da #! tujuan
analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor s*asta,
yaitu1
#. Job description!yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, ri*ayat
pekerjaan, ke*ajiban7ke*ajiban pekerjaan, dan pertanggung ja*aban,
serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai
standar pekerjaan.
!. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan7pekerjaan kedalam kelas7
kelas, kelompok7kelompok, atau jenis7jenis berdasarkan rencana
sistematika tertentu
2. Job e$aluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan
berdasarkan kegunaan masing7masing di dalam organisasi dan dalam pasar
tenaga kerja luar yang terikat
%. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha7usaha untuk
mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam
berbagai kelompok
<. Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu
bagi suatu pekerjaan
=. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang
dilakukan oleh super-isor terhadap performansi pekerjaan dari para
pekerja
0. -orker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja
/. -orker mobility, yaitu dinamika keluar7masuknya seseorang dalam posisi,
perkerjaan7pekerjaan, dan okupasi7okupasi tertentu
.. ,fficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan
rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja,
susunan kerja dan standar kerja
#". Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak
aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan
##. .uman resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu
organisasi
#!. /egal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.
D. Metode dan Proses Peng"mp"lan Informasi %agi Analis $a%atan
Joseph A. Morsh dalam :sBad !""%& memperbincangkan beberapa
motode dalam analisis jabatan. Metode7metode tersebut adalah metode dengan
0uestionaire angket&, metode dengan '+heck&/ist+, dengan *a*ancara
indi-idual, pengamatan, *a*ancara kelompok, technical conference, catatan
harian, metode dengan ikut bersama7sama kerja dan yang terakhir adalah
metode teknik critical incident
#. Ca*ancara
Ca*ancara harus memperhatikan hal7hal sebagai berikut1
a. 6ro dan Kontra.
Ca*ancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas
dan tanggung ja*ab jabatan, dan penggunaannya yang luas
mencerminkan keunggulan.
b. 6ertanyaan D pertanyaan yang Khas.
Meskipun ada kekurangan7kekurangannya, *a*ancara itu digunakan
secara luas.
c. 6edoman Ca*ancara.
!. Kuesioner
Meminta karya*an mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas7tugas
yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung ja*ab mereka adalah satu
cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
2. ,bser-asi
,bser-asi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan7jabatan terutama
terdiri dari kegiatan yang dapat diobser-asi secara fisik.
%. 5uku Harian diary3log&
6endekatan yang lain adalah meminta karya*an membuat buku harian
diary3log& atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari.
Untuk setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut
bersama dengan *aktunya& dicatat oleh karya*an itu dalam sebuah buku
harian.
:nalisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data7data
dari internal organisasi. )ata7data yang biasanya digunakan adalah dokumen
-isi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja
bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan
dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa.
(elanjutnya analis jabatan sebutan untuk orang yang melakukan
analisa jabatan& akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi
mengenai suatu jabatan.(etelah mendapatkan informasi dari data yang sudah
ada, analis jabatan akan ter%un ke lapangan mengadakan #& 6enyebaran
Euestioner, !& Ca*ancara dengan pemangku jabatan3incumbent,
atasan3superior, rekan3peer, dan ba*ahan3subordinate! 2& ,bser-asi. 6roses
terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah
berjalan. :rtinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. )i lapangan ini, analis
jabatan akan menggali mengenai1 tanggungja*ab dan *e*enang jabatan,
tugastugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala
dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan stake
holders&.
:nalis jabatan sebelum mengadakan *a*ancara, biasanya akan
menyebarkan Euestioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas.
Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi
yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. )ia akan
membuat draf atas informasi tersebut. )raf uraian jabatan dan persyaratan
jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan
pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.
E. !eknik Melak"kan Analisis $a%atan
:nalisa jabatan adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan
dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain
untuk mengerti tentang jabatan tersebut.
:da 2 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu #&
mengumpulkan informasi, !& menganalisis dan mengelola informasi jabatan,
dan 2& menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku.
:nalisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan
uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang
baik untuk proses pengelolaan ()M yang lain e-aluasi jabatan, rekrutmen
dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan&.
:da sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan
proses analisis jabatan, yaitu1
#. 6roses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung ja*ab setiap
jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau
tujuan organisasi. Hal ini, nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar
tanggung ja*ab, bukan daftar tugas atau akti-itas.
!. 6roses analisis jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan
sedang memangku jabatan tersebut. ;ni penting untuk menghindari bias
dalam menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau
metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Fang perlu kita analisis
adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang
ada saat ini.
2. Kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan
adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai
rancangan strategi dan struktur organisasi.
6rinsip7prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di
banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan 'selera+ masing7masing
atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. ;ni
membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan
oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan
munculnya banyak masalah mengenai tumpang7tindih tanggung ja*ab
antarjabatan, atau rangkap7merangkap tanggung ja*ab oleh karena ada
beberapa tanggung ja*ab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun, juga
akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung ja*abnya sangat
besar3luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga
tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak
masalah seperti kecemburuan dan demoti-asi.
Gormat isi uraian jabatan memang bisa sangat ber-ariasi dari satu
organisasi ke organisasi yang lain. @amun, dengan kerangka berpikir bah*a
uraian jabatan ini diperlukan sebagai bahan dasar informasi untuk proses
pengelolaan ()M yang lainnya, maka dalam format uraian jabatan tersebut
sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai berikut1 identitas jabatan,
tujuan jabatan, tanggung ja*ab utama, indikator kinerja, dimensi3ukuran
jabatan, dan spesifikasi jabatan. )i luar itu, organisasi dapat memasukkan juga
informasi tambahan lainnya, misalnya ke*enangan, tantangan, hubungan
kerja, dan struktur organisasi
&. Isi 'aspek(aspek) Job Descriptions
Job description uraian jabatan& merupakan dokumen formal organisasi
yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk
memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu
organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur
sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam
organisasi. 6ada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam
pengelolaan ()M di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan
batasan.Uraian pekerjaan %ob descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta
disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.
Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional,
sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian
pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,
supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung ja*ab yang harus
dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas
yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut.
Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan
dan e-aluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian
pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang
mengetahui tugas dan tanggung ja*abnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan
tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi o$eracting.
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan
tanggung ja*ab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek7aspek
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta
menguraikan hal7hal berikut.
#. ;dentifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan,
seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi.
!. Hubungan tugas dan tanggung ja*ab, yakni perincian tugas dan tanggung
ja*ab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan
hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang
lain di dalam maupun di luar organisasi.
2. (tandar *e*enang dan pekerjaan, yakni ke*enangan dan prestasi yang
harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
%. (yarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat7alat, mesin7mesin,
dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan
tersebut.
<. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum
pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi7fungsi dan akti-itas
utamanya.
=. 6enjelasan tentang jabatan di ba*ah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan
jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas
akan dipromosikan.
Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan
menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung ja*ab, dan standar
prestasi yang dicapinya. Urian pekerjaan harus menjadi dasar untuk
menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa,
baru siapa sehingga mis manajemen dapat dihindari.
*. Langkah(langkah Pelaksanaan Job Description
:da beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan.1
#. 9entukan lebih dulu tugas7tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu,
termasuk didalamnya perilaku dan akti-itas yang melekat pada jabatan itu.
!. Mengidentifikasi knowledge! abilities! skills! dan other characteristics
(*S'+s) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas7tugas itu.
a. Kno*ledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur
yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.
b. bilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa
diamati. Misalnya1 kemampuan seorang pengetik yang baik adalah
menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya.
c. Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa
dipelajari, baik yang sifatnya motorik, -erbal, manual, atau melakukan
pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang.
d. 'ther characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau *atak
yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Laporan analisa
jabatan untuk seorang per*ira patroli jalan raya mungkin berupa
pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan
menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan
tugasnya dengan cukup baik.
6roses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah7langkah sebagai
berikut1
#. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.
Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan artinya
penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi
analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan
jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. ;nformasi
hasiH analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan %ob description! %ob
specification! dan %ob e$aluation dalam pengadaan pega*ai.
!. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis
harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar
belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.
6engumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis,
sur-ei, sensus, dan sample! sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan
cara *a*ancara, obser-asi, kuesioner, dan angket. )ata yang terkumpul
dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.
2. Menyeleksi mu*akal orang yang akan diserahi& jabatan yang akan
dianalisis.
Menyeleksi mu*akal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis
harus memilih beberapa mu*akal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu
dilakukan untuk menghemat biaya dan *aktu jika banyak pekerjaan yang akan
dianalisis
4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan artinya penganalisis
mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang
akti-itas pekerjaan, perilaku karya*an yang diperlukan, kondisi kerja, dan
syarat7syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan
<. Meninjau informasi dengan pihak7pihak yang berkepentingan
Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentingan artinya
analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi
pekerjaan. ;nformasi hendaknya di-erifikasi dengan pekerja yang akan
melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karya*an bersangkutan.
)engan mem-erifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan
kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan
mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan inI juga
akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisis
pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang
tersebut untuk memodifikasi uraian tentang akti-itas yang dilaksanakannya.
=. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis
pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan e-aluasi
pekerjaan
0. Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan.
Meramalkanl dan memperhitungkan perkembangan perusahaan,
artinya penganalisis harus juga memperhitungkan3meramalkan perkembangan
uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan
pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan
dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karya*an
untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan
pekerjaan *alaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi
perusahaan.
:nalisis pekerjaan akan memperoleh informasi tentang pekerjaan,
uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan e-aluasi pekerjaan pada perusahaan
tersebut.
H. Spesifiksi Peker#aan 'Job spesification)
(pesifikasi pekerjaan %ob specification) disusun berdasarkan uraian
pekerjaan dengan menja*ab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan,
pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan
tersebut dengan baik. (pesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang
yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.
(pesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum
orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan
kompeten
6ada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang
jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.
(pesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal7hal berikut1
#. 9ingkat pendidikan pekerja.
!. Jenis kelamin pekerja.
2. Keadaan fisik pekerja.
%. 6engetahuan dan kecakapan pekerja.
<. 5atas umur pekerja.
=. @ikah atau belum.
0. Minat pekerja.
/. Amosi dan temperamen pekerja.
.. 6engalaman pekerja
I. +aitan antara $o% Analysis, $o% Des-ription dan $o% Spesifi-ation
Kaitan antara Job :nalysis, Job )escription dan Job (pesification adalah
%ob analsis merupakan proses mencari informasi sampai denngan analisis untuk
penyususunan uraian pekerjaan %ob description) dan spesifikasi pekerjaan atau
persyaratan apa3siapa dari masing7masing jenis pekerjaan harus dikerjakan.
Uraian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar7benar
diperoleh sesuai dengan kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga ada
efektitifias dan efisiensi ()M.
:nalisis pekerjaan juga dibutuhkan untuk job specification spesifikasi
pekerjaan sehingga pekerjaan yang ada benar7benar dapat dikerjaan oleh orang
yang profesional. Jika pekerjaan dikerjaan orang yang profesional maka
diharapkan akan menghasil produk yang dapat bersaing dengan organisasi atau
lembaga lain.

BAB III
SIMPULAN DAN SA.AN
A. Simp"lan
6embahasan di atas dapat simpulkan sebagai berikut1
#. :nalisis pekerjaan3jabatan yaitu proses pengumpulan inforamsi yang
berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis.
Hasil dari analisis pekerjaan adalah uraian pekerjaan %ob description) dan
spesifikasi pekerjaan Job specification&
!. Job description atau uraian pekerjaan adalah )okumen formal organisasi yang
berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan
dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu
organisasi. Urian pekerjaan tersebut biasanya berisi1 a. ;dentifikasi pekerjaan
atau jabatan, b. Hubungan tugas dan tanggung ja*ab, c. (tandar *e*enang
dan pekerjaan, d. (yarat kerja3(tndar Kerja, e. Ringkasan pekerjaan atau
jabatan, dan f. (pesifiksi 6ekerjaan 6enjelasan tentang jabatan di ba*ah dan
di atasnya&
2. (pesifiksi 6ekerjaan Job spesification& adalah uraian persyaratan kualitas
minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan
dengan baik dan kompeten. Job spesification berisi1 a. 9ingkat pendidikan
pekerja, b. Jenis kelamin pekerja, c. Keadaan fisik pekerja, d. 6engetahuan
dan kecakapan pekerja, e. 5atas umur pekerja, f. @ikah atau belum., g. Minat
pekerja, h Amosi dan temperamen pekerja, dan i. 6engalaman pekerja
B. Saran
(aran yang dapat penulis ajukan adalah hendaknya pembaca dapat
mengimplemantasikan analis jabatan apabila dengan sebenar7benarnya seandainya
mendapat tugas sebagai analis jabatan atau sebagai pemimpin suatu oraganisasi
atau lembaga.
DA&!A. PUS!A+A
:di, ;sbandi Rukminto. !""!. Pemikiran&pemikiran dalam Pembangunan
*ese%ahteraan Sosial, Jakarta1 Lembaga 6enerbit GA7U;
:nonim, !"#". :nlissi Jabatan
http133***.pemimpin7unggul.com3analisa4jabatan.html
http133analisa7jabatan.blogspot.com3!""/3"%3analisa7jabatan7pengantar7
dankonsep.html , akses, #% :pril !"#"&
)essler, >erry, #..2, Mana%emen Sumber "aya Manusia. .uman Ressouce
Management 1 c! ,disi 2ndonesia! Jilid 3, Jakarta, 6renhaliindo
Handoko dan 9jiptono. #..=. *epemimpinanTransformasional dan
Pemberdayaan, )imuat dalam Jurna Akonomi dan 5isnis ;ndonesia.
Gakultas Akonomi Uni-ersitas >ajah Mada
Hasibuan, H.Malayu (.6. !""<$ Mana%emen Sumber "aya Manusia$ , Jakarta1
5umi :ksara.
Husna (uad ? Heiddjrachman #..0&. Mana%emen Personalia. 6enerbit 56GA.
Fogyakarta.
Mathis, Robert L. dan John H Jackson, !""#, Mana%emen Sumber "aya
Manusia, , Jakarta , (alemba Ampat.
Moekiat #../&. nalisis Jabatan. 6enerbit Mandar Maju. 5andung
(aid! ;smail. 3445. Pemberdayaan Sumber "aya paratur Pemerintah "itin%au
dari Sudut .ukum *epegawaian. Jurnal 1 204 6/2S2S! T.76 22! 6'M'R
8! 'ktober 3445
(aydam >ouJaJi #..=&. Mana%emen Sumber "aya Manusia. 6enerbit )jambatan
Umar, Husen. !""<. Riset Sumber "aya Manusia. Jakarta$ 69 >ramedia Utama.
.
CeKley Kenneth @ ? Fulk >ary #..!&. Perilaku 'rganisasi dan Psikologi
Personalia. 6enerbit Rineka Lipta.

You might also like