PEJABAT PELAJARAN DAERAH

KOTA TINGGI

TAKLIMAT PENGURUSAN SISTEM
PEMFAILAN

(PENGELASAN PERKARA DAN PENGKODAN
SISTEM ARKIB)


DISAMPAIKAN OLEH ;
NORAINI BINTI MOHD ALI
PEMBANTU TADBIR
PPD KOTA TINGGI
PENGENALAN
Sistem pemfailan adalah amat
penting di dalam sesebuah organisasi
bagi memastikan kelicinan perjalanan
perkhidmatan organisasi tersebut.
Satu proses kerja intelektual yang
melibatkan pengumpulan maklumat.
Sistem fail yang berkesan terhasil dari
perancangan dan pengurusan yang
teliti dan sistematik.
DEFINISI-DEFINISI
DEFINISI PEMFAILAN
suatu proses menyusun, mengatur,
mengasingkan, mengagihkan serta
menyimpan surat dan dokumen di tempat
yang selamat.
memberi kemudahan semasa membuat
rujukan.
perlu di kemaskinikan dari semasa ke
semasa mengikut kaedah-kaedah yang
tertentu.
KEPENTINGAN PENGURUSAN
FAIL
Surat / dokumen yang diterima dan
diwujudkan hendaklah dimasukkan dalam
satu fail yang didaftarkan menggunakan
fail yang ditetapkan.
Maklumat yang disimpan dapat dikawal
dan diuruskan dengan cepat/tepat apabila
diperlukan.
Diurus mengikut piawaian / prosedur
pengurusan rekod yang ditetapkan oleh
Jabatan Arkib Negara.
KEPERLUAN FAIL
Bahan rujukan
Kemudahan rekod kepada tindakan yang
diambil
Keputusan yang diperolehi
Sumber penyiasatan
Bahan bukti
Bahan penyelidikan
Mengekalkan ingatan
PROSEDUR PENDAFTARAN
FAIL
Pendaftaran

Pergerakan

Penyimpanan

Pelupusan
KLASIFIKASI
Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-
kumpulan yang mempunyai kategori /
perkara yang sama atau seakan-akan
sama dan fail-fail ini dikenali dengan
identiti yang tersendiri.

Identiti ini termasuklah kod nombor, kod
warna, kod abjad, kod perkara dan lain-
lain lagi.
PENGKELASAN FAIL
Fail-fail ini boleh dikategorikan kepada 3 iaitu :
a) Urusan Am ( house keeping files ).
Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan
hal pentadbiran, bangunan dan harta,kelengkapan
dan bekalan, kewangan dan personel.

b) Urusan Fungsian ( functional files ).
Contoh : surat / dokumen yang berkaitan
dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.

c) Fail Terperingkat
Fail yang perlu diberi peringkat pengkelasan
mengikut peringkat keselamatan selaras dengan
Arahan Keselamatan.

WARNA KULIT FAIL
Terhad Putih(catatan
TERHAD)
Sulit Hijau(catatan SULIT)
Rahsia Merah Jambu
Berpalang Merah
(catatan RAHSIA)
Rahsia Besar Kuning Berpalang
Merah (catatan
RAHSIA BESAR)




JENIS-JENIS FAIL
Terhad Hanya Boleh dilihat dan dibawa
dalam kawasan jabatan sahaja.
Sulit Hanya boleh lihat oleh pegawai
yang berkenaan sahaja.
Rahsia-Jika didedahkan akan
menjejaskan maruah jabatan atau negara
Rahsia Besar- Jika didedahkan kepada
pihak luar akan mengancam keselamatan
dan kesetabilan negara.
KLASIFIKASI PERKARA
CONTOH:

Kumpulan Utama

Perkara Utama (Level 1)


Sub Perkara Utama-Aktiviti (Level 2)


Sub-sub Perkara Utama
- Sub Aktiviti (Level 3)

NO. RUJUKAN FAIL
Rujukan Pertama - Kod Ringkas Organisasi
Rujukan Kedua - Taraf Keselamatan
Rujukan Ketiga - Kod Kumpulan Utama
Rujukan Keempat - Kod Sub Perkara Utama
(Level 1)
Rujukan Kelima - Kod Sub Perkara utama
(Level 2)
Perkara Keenam - Kod Sub-sub Perkara Utama
(Level 3)
Perkara Ketujuh - Ruang bagi Jld.2 (jila ada)
Perkara Kelapan - Bil. Urutan dokumen/surat


KOD RINGKAS ORGANISASI
KOD SEKOLAH ( JEA/JBA )
JPN ( JPNJ.HEM ) - Jabatan Pelajaran Negeri

PPD (JPA3005) - Pejabat Pelajaran Daerah

SEK ( JBA3025 ) - Sekolah ( Kod Sekolah )





SISTEM BLOK NOMBOR
100 - PENTADBIRAN

200 - BANGUNAN DAN HARTA (ASET TETAP)

300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN (ASET ALIH)

400 - KEWANGAN

500 - SUMBER MANUSIA

600 - PENGURUSAN KURIKULUM

700 - PENGURUSAN KOKURIKULUM




CONTOH PENULISAN
KOD FAIL ( Kulit Fail ) LAMA
JBA3025/02/10/001

Kod Sekolah
Kod HEM
Kod SPBT
Kod Perkara
CONTOH PENULISAN
KOD FAIL ( Kulit Fail ) BARU
JBA3025 /100-19/5/1

Singkatan
Organisasi
JPN/PPD/Sek
Kod Kump.
Utama
Kod Perkara
Utama
Kod Sub
Perkara Utama
Kod Sub-sub
Perkara Utama
CONTOH PENULISAN
NOMBOR BIL. SURAT ( LAMA )
JBA3025/02/10/001( 1 )

Kod Sekolah
Kod HEM
Kod SPBT
Kod Perkara
Kod Siri Kes
(Bil. Surat)
CONTOH PENULISAN
NOMBOR BIL. SURAT ( BARU )
JBA3025/100-19/5/1/ (01)

Singkatan
Organisasi
JPN/PPD/Sek
Kod Kump.
Utama
Kod Perkara
Utama (L-1)
Kod Sub Perkara
Utama (L-2)
Kod Sub-sub
Perkara Utama (L-3)
Bil. Surat
TARAF KESELAMATAN
RB - Rahsia Besar

R - Rahsia

S - Sulit

TIADA - Terhad / Terbuka

Prosedur pengurusan fail
PEMBUKAAN FAIL
a) Dokumen diterima / diwujudkan dan
fail belum ada, maka fail baru dibuka.
b) Tajuk, no. rujukan dan tarikh perlu
dicatat di atas kulit fail. Fail ini
hendaklah didaftarkan dalam daftar fail
jabatan.
c) Setiap fail ada kertas minit dan
kandungan surat / dokumen disusun
mengikut tarikh transaksi.

d) Setiap kandungan diberi nombor dan
direkod di atas kertas minit.
e) Dakwat merah bagi dokumen / surat
yang diterima dan dakwat biru / hitam
bagi surat keluar.
f) Kertas minit sebelah kiri dan surat-surat
sebelah kanan.
g) Kertas minit ditebuk.

SAMBUNGAN
SAMBUNGAN
h) Minit pendek minit bebas yang
tidak lebih daripada satu perenggan
boleh dicatat di kertas minit.

i) Minit panjang yang memerlukan
perenggan lanjut hendaklah ditaip
dan dikandungkan sebagai satu
kandungan.




SAMBUNGAN
KANDUNGAN YANG PERLU ADA DI
KERTAS MINIT ( SURAT MASUK )

1. No. rujukan
2. Perkara
3. Tarikh surat terima
4. Tarikh Surat Kandung
5. Penerima/pengirim

SAMBUNGAN
KANDUNGAN YANG PERLU ADA DI
KERTAS MINIT ( SURAT KELUAR )

1. No. rujukan
2. Perkara
3. Tarikh surat
4. Tarikh Surat Hantar
5. Penerima/pengirim

CONTOH PENULISAN KERTAS MINIT
( LAMA )
BIL
TARIKH
MASUK /
KELUAR
KEPADA / DARIPADA DAN NO.
RUJUKAN
PERKARA CATATAN
1 6 Jan 2009 Kepada JPN Johor:
JBA3025/02/10/01(1)
Fail 5(1)
Memaklumkan
kekurangan Buku
Teks Geografi
Tingkatan 3
2 15 Feb 2009 Daripada JPN Johor:
JPNJ/HEM(BT)/1471/(51)/Jld.03/(27)
Mensyuarat
pengisian
BTBT190/BTBT170
Kegunaan 2006
3 31 Mac 2009 Daripada BBT:
KP.BT.8945/Jld.21/(15)
Lawatan
pemantauan
pelaksanaan
eMATEKS
CONTOH PENULISAN KERTAS MINIT
( BARU )

(AM 6)

Kertas Minit No. Helai No.

No. Ruj. JPNJ.HEM(36)/100-19/5/6 (21) Per. Lawatan Pemantauan Buku
Teks dan Bahan Bacaan Seluruh Negara. Tarikh Terima/ Kandung 5.9. 2010
Penerima/Pengirim PPDKT/JPNJ
No. Ruj. JBA3025/100-19/5(01) Per. Penerimaan Borang BTBTR 190
Tarikh Surat/Hantar 9 Sept. 2010 Penerima/Pengirim PPD/Sekolah
PNMB (Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO.A4 = 210mm x 297mm)
1
2
SAMBUNGAN
j) Surat rasmi yang didaftar tidak
boleh dikeluarkan daripada
kandungan fail kecuali lampiran
yang ketebalannya melebihi 4
sentimeter. Contohnya : laporan
atau terbitan.

k) Atau memerlukan pemeliharaan
yang berbeza. Contohnya : lukisan,
peta, pelan.



SAMBUNGAN
l) Lampiran yang dikeluarkan
mestilah dicatatkan kod fail dan
no lampiran yang berkenaan.

m) Slip pengganti hendaklah
dikandungkan ke dalam fail yang
tercatat maklumat tempat
simpan dokumen tersebut.



SAMBUNGAN
PENUTUPAN FAIL
n) Fail yang mengandungi 100
kandungan / ketebalan 4 sentimeter
hendaklah ditutup dan dibuka fail
baru.

o) Atas kulit yang ditutup hendaklah
dipalang dengan dakwat merah dan
dicatat DITUTUP JILID 2
DIBUKA dengan dakwat biru/hitam.

p) Di atas kulit baru fail dicatat tajuk
dan no. rujukan sama beserta Jilid
2 (Jld. 2)




SAMBUNGAN.
FAIL SEMENTARA
- Fail sementara boleh dibuka apabila :
i) surat / dokumen diterima memerlukan
tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan
tidak dapat dikesan.
ii) lebih dari seorang pegawai perlu ambil
tindakan dengan menggunakan fail yang sama.
- No. rujukan fail dan tajuk mesti sama dengan
fail ini.
- Isi kandungan serta kulit fail ini hendaklah
dimasukan kembali jika fail asal telah dijumpai
sebagai kandungan fail.
- Jika fail asal tidak dijumpai sehingga satu
tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka.
JENIS, PENYIMPANAN DAN
PERGERAKAN FAIL
Fail terbuka / sulit - disimpan dikabinet
besi yang berkunci.
Fail Rahsia disimpan dikabinet besi dan
dipasang dengan palang besi berkunci.
Fail Rahsia Besar disimpan dalam bilik
kebal dan seelok-eloknya dipasang
dengan kunci tatakira.

SAMBUNGAN.
Pergerakan/pengedaran fail adalah seperti
berikut:
Semua pergerakan fail diedarkan oleh
Pembantu Tadbir Fail kepada pegawai atau
kakitangan yang menggunakannya.
Catatan perlulah dibuat di muka hadapan kulit
fail berkenaan.
Perkara-perkara yang perlu dicatat ialah:
-Nama jawatan
-Tarikh fail diedarkan
KEGAGALAN MEMULANGKAN FAIL
Adalah perlu diawasi,bahawa pegawai
yang membawa fail menyerahkan
kepada pegawai yang sepatutnya dan
meminta menandatangani penerimaan
fail berkenaan.
Jika fail-fail yang dipinjamkan
hilang,maka kelalaian pegawai
berkenaan patutlah dikenakan tindakan
tatatertib kerana kecuaian.
Siang bercinta malam berkasih,

SEKIAN, TERIMA KASIH