Lean Office

LEAN OFFICE
Objetivos:
1. Definir Lean Office y sus beneficios
2. Definir Sistema Lean
3. Identificar las Herramientas Lean y
cuando usarlas
Lean Office
LEAN es:
1. Una forma de pensar
2. Un enfoque total de sistema
3. Enfoque sobre el valor agregado
4. Un enfoque en quitar desperdicio
del proceso
5. Una cultura en la cual todos en la
organizacin continuamente mejoran
Lean Office
Que es Lean Office:
Eliminar desperdicio en los procesos
productivos, particularmente los
administrativos y agregar valor

Lean Office
Beneficios:
1. Reduccion del papel
2. Mejora el flujo del trabajo
3. Mejora la productividad
4. Mejora los equipos de trabajo
5. Reduce los costos totales de operacin
6. Mejora la satistaccion del cliente externo e interno
7. Mejora los lead times
Lean Office
Valor Agragado:
Cualquier actividad que incremente la forma
o funcion del producto o servicio
Algo por lo que el cliente esta dispuesto a
pagar
Valor No Agragado:
Cualquier actividad que que no modifica la
forma o funcion y no es necesaria
No beneficia al cliente
Lean Office
Reduccir
Simplificar
Eliminar
Dejar de hacer
Dejar de hacer
Valor
Agregado
Valor No
Agregado
Necesario No
necesario
Valor y Necesidad
Tipo 2 Tipo 1
Lean Office
Valor y Necesidad
Valor
Tipo 2 Tipo 1
Estado Futuro
El objetivo es eliminar el tipo 2 y reducir el tipo 1
utilizando las herramientas LEAN
Lean Office
Sistema LEAN:
Identificar
los tipos
de
desperdicio
Monitorear
y
Controlar
Tomar
Acciones
Idenficar
el impacto
del
desperdicio
Lean Office
Sistema LEAN:
Identificar
los tipos
de
desperdicio
Monitorear
y
Controlar
Tomar
Acciones
Idenficar
el impacto
del
desperdicio
8 desperdicios
Estado actual
VSM
Lean Metrics
5 s
Trabajo STD
Control visual
Estado futuro
Flujo continuo
Sistema Pull
SMED
Kaizen
Lean metrics
Reportes
Sistema de
Calidad
Lean Office
Los 8
Desperdicios
Defectos
Sobre produccion
Esperas
Valor
No Agragado
Variacion
Inventario
Transporte
Trabajadores no
utilizados
Lean Office
1. Defectos
Falla o imperfeccin que puede afectar la funcin
Errores de entrada de Datos
Registros y archivos perdidos
Informacion incorrecta en algun
reporte o documento
Lean Office
2. Sobre produccion
Producir un producto en exceso, mas de lo requerido
Imprimir documentos antes
de requerirlos
Crear reportes que nadie lee o
necesita
Procesar documentos antes de
que la siguiente persona este lista
para atenderlos
Lean Office
3. Esperas
Periodo de tiempo gastado mientras esperas
a que algo suceda para poder continuar
Tiempos muertos
Tiempo de respuesta del sistema
Esperar por aprobaciones
Retrasos en informacin recibida
Esperar a proveedores
Esperar instrucciones
Lean Office
4. Procesos de Valor No Agregado
Esfuerzos que no agregan valor al producto o servicio
desde el punto de vista del cliente
Re-entrada de datos
Copias en exceso
Reportes innecesarios
Revisiones excesivas
Demasiadas firmas
Lean Office
5. Variacin
Mltiples mtodos o herramientas para realizar la misma
actividad
Varios formatos con la misma
informacin
Misma actividad realizada de
formas diferentes
Tiempo para realizar actividades
sin un fin claro
Lean Office
6. Inventario excesivo
Existencias que una organizacin tiene sin que sea
necesario tener
Gente innecesaria en oficinas
Reportes y documentos obsoletos
Demasiado papel membretado
Lean Office
7. Transporte innecesario
Movimiento de gente o informacin que no agrega
valor al producto o servicio
E-Mails excesivos o con
documentos de mas
Fax o copias demasiado lejos
Layout de oficina poble

Lean Office
8. Empleados no utilizados
Movimiento de gente o informacin que no agrega
valor al producto o servicio
Trabajadores limitados de
autoridad y responsabilidad en
tareas bsicas
Mal manejo de la gente
Herramientas de negocios
Innadecuadas o no disponibles